Управление договорами проще с m-files
TRANSCRIPT
АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРАМИ
Светлин СавовКомания FTS
► Международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов
► 20-летний опыт работы в Европе и России► 250 клиентов в 14 странах мира
О компании FTS
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Инновационная система управления документами и корпоративной информацией
► Разработана в соответствии с международными стандартами ISO, FDA CFR, EU GMP, HIPAA
► Существует и развивается с 2005 года► Более 16 000 клиентов в 100 странах мира ► Входит в топ-20 ведущих ECM-систем по версиям
международных ИТ-исследовательских компаний Gartner, Forrester и Nucleus Research
О системе M-Files
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Присутствие нескольких копий одного и того же договорного документа и, как следствие, сложности в обнаружении актуальной его версии
► Документы хранятся на рабочих станциях или в почтовых программах, что подвергает компанию риску их потери или утечки информации
► Согласование договоров осуществляется в бумажном виде или по электронной почте, что усложняет контроль процесса и возможность управления задержками
► Истечение договоров отслеживается путем просмотра электронных или бумажных копий договоров
Основные проблемы, с которыми сталкиваются организации при работе с договорами
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Обеспечение доступа сотрудникам к самой последней версии договора с возможностью просмотра истории изменений
► Автоматизация маршрутов прохождения договоров с использованием конструктора рабочих процессов, который поддерживает последовательный и параллельный типы согласования
► Отслеживание сроков истечения договоров с автоматическим уведомлением по электронной почте и возможность автоматического продления сроков действия
► Идентификация задержек в договорном процессе► Поддержка непрерывности работы с договорами за счет
автоматического делегирования обязанностей от отсутствующих сотрудников их заместителям на период отсутствия
Решение M-Files по управлению договорами
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Сохранение документов
► Система M-Files интегрирована в Проводник Windows► Сохранение документов из папок Windows или Microsoft Office
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Структура метаданных (атрибутов) документа► Настраиваемая структура
метаданных► Легкая конфигурация карточки
документа► Карточка связывается с
файлом документа при создании
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мгновенный обзор документов► Договоры и другие данные
отображаются в динамических представлениях
► Динамические представления строятся на основе атрибутов карточки документа
► Представления управляются централизованно
► Пользователи могут создавать свои собственные представления
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мгновенный обзор документов► Любой документ может отображаться в нескольких
представлениях без создания дубликатов документа, например: Документы по департаменту
Документы по статусу
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Интеграция с Microsoft Office► Создание документов на базе
шаблонов► Встроенная интеграция с
Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и SharePoint
► Автоматическое заполнение документов на основе атрибутов карточек
► Генерация штрих-кодов документов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Контроль версий► Изменения сохраняются автоматически► Полный аудиторский след изменений► Возможен откат к предыдущей версии► Доступно сравнение версий документа в
Microsoft Word
v1
v2v3
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Возможности поиска
► Простота в использовании и быстрое нахождение данных► Поиск осуществляется на основе атрибутов и текста файлов► Расширенные возможности поиска
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Информационная безопасность► Доступ к договорам всегда
осуществляется на основе пользовательских разрешений
► Разные уровни разрешений: только чтение или редактирование
► Разрешения могут автоматически устанавливаться на основе атрибутов карточки документа
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Маршруты прохождения договоров
► Гибкие и легко конфигурируемые маршруты прохождения► Поддержка параллельного и последовательного типов согласования► Автоматические уведомления по электронной почте при изменении
состояний маршрута
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование договоров
► Все документы, назначенные пользователю, отображаются в едином окне
► Автоматическое определение согласующих лиц, исходя из условий, определенных в правилах согласования
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Статистика согласований
► Записи пользовательских действий создаются автоматически► Затраченное время рассчитывается с учетом рабочих часов,
выходных и праздничных дней► Время начала и окончания сохраняется в локальном и UTC
форматах времени► Действия по согласованию могут быть распечатаны в виде
листа согласования
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мониторинг договоров
► Уведомления об истечении договоров на основе атрибутов карточки документа
► Функциональность по автоматическому продлению договоров► Легкая конфигурация временных интервалов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мульти-файловые документы
► Мульти-файловый документ может содержать несколько файлов► Согласование мульти-файловых документов применяется сразу ко
всем файлам такого документа
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Замена сотрудников► Регистрация отпусков,
пропусков по болезни, командировок и других отсутствий
► Документы, назначенные определенному сотруднику, становятся автоматически доступными для редактирования или согласования его заместителю на период отсутствия
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Веб- и мобильный интерфейсы
► Веб-доступ через любые популярные Интернет-браузеры, такие как Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera
► Бесплатные мобильные приложения для iPhone/iPad и устройств на базе Android и Windows Phone
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Прямое соединение с любой базой данных
► Готовые интеграционные пакеты для Microsoft Dynamics, SAP, Salesforce, NetSuite, Maconomy и др.
Интеграция с другими бизнес-системами
