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Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung
ORACLE Versicherungsforum 08.06.2005, Schloss Bensberg
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Agenda
Über PapierKomplexität reduzierenTechnologie mit PotenzialPersönlicher Ausblick
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Papier im Prozess ...
• ... ist Informationsträger• ... ist verbindlich in der Kommunikation• ... ist rechtlich abgesichert• ... ist Produkt der Versicherungswirtschaft • ... ist langsam im Transport• ... erlaubt schnelle Anweisungen• ... schafft schwergewichtige Akten und Archive• ... ist unser gewohntes Medium
• ... ist eine Effizienzfalle (?!?)
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Papier berührt ...
• ... Kommunikation• ... Logistik• ... Rechtsverbindlichkeit• ... Arbeitsverhalten
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Papierwelt
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
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Medienbrüche – Variante1
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
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Medienbrüche – Variante2
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
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Medienbrüche – Variante3
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
Scan
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Medienbrüche – Variante4
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
Scan
Das Ersetzen von Papier ist komplex und benötigt Äquivalente.
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Agenda
Über PapierKomplexität reduzierenTechnologie mit PotenzialPersönlicher Ausblick
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Beispiel ATRADIUS AG
• Archivlösung IDEA Aufnahme und Abbildung von 25.000 Akten mit
beliebiger Strukturierung. Zusammenführung von Papierteilakten zu einer
vereinheitlichten digitalen Kundenakte. Unterstützung von 13 Fachabteilungen mit 300 MA. Digitalisierung von 2.000.000 Seiten in 6 Wochen. Ausbau- und Integrationsfähigkeit.
• Weltweiter Zugriff auf die Akte.• Unterstützung der „Satelliten-Büros“.
Zeitrahmen• Projektbeginn + 7,5 Monate = Start Produktion.• Projektbeginn + 3,5 Monate = Start Software-
Development, Aufbau IT-Infrastruktur, Scan-Vorbereitung.
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Prozessmodell IDEA
Posteingang Bearbeitung Ablage /Postausgang
Scan
Optimiert wurde der Zugriff auf Akten und deren Verwaltung.
IDEA
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Akten und Dokumente
• Oberbegriff Unterbegriff
• Registerblatt• Registerblatt
Unterbegriff Unterbegriff
• Registerblatt• ....• Registerblatt
– Unterregister– ...
Hierarchie von Begriffen bestimmt die Semantik von Akte und Dokument.
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Dateisystem
• Das Dateisystem ist die akzeptierte Standardsoftware zur flexiblen Modellierung von Begriffshierarchien. Sehr flexibel. Wenig Sicher.
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Dokument-Management Systeme• Dokumentenzentrierte Abbildung von
Begriffshierarchien und Dokumenten-eigenschaften. Wenig flexibel. Sehr sicher.
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ORACLE iFS
• Datenbankbasiertes Dateisystem. Sehr flexibel. Sehr sicher.
• Die Datenbank stellt sich nach außen dar, als wäre sie ein Dateisystem.
• Die Dokumente, Dateien oder E-Mails liegen als Dateiobjekte in der Datenbank.
• Der Zugriffsschutz wird über den Datenbank-Kernel gesteuert.
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IDEA Implementierung
• Modellierung von Akten.
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IDEA Implementierung
• Zuordnung der Dokumente zur Akte: Drag&Drop Geführter Dialog Scan
• Navigation in der Akte wie im Dateisystem-Browser.
• Sortierung der Dokumente.
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IDEA Implementierung
• Anzeige der Dokumente im Navigationsbaum.
• Optimierte Anzeige von Dokumenten. Ganzseitenansicht DIN
A4 senkrecht. Monitorbetrieb im sog.
Portraitmodus. 18“ Zoll TFT Monitore.
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Architektur
Index-Server
Intra-, Inter-, Extranet
Arbeitsplatz-rechner
Juke-Box
Datei-Server
Mail-Server
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IDEA-Architektur
Archiv-Server
Intra-, Inter-, Extranet
Arbeitsplatz-rechner
• WenigerKomponenten
• WenigerKosten
• WenigerLieferanten
Datei-Server
Mail-Server
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IDEA Benefits
• Reduzierung von Investitions- und Betriebs-kosten.
• 1:1 Abbildung der Papierwelt im Archiv.• Schnelle Akten-/Dokumentzugriffe.• Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit
zum Kunden und Quality of Service.• Das Archiv ist gleichzeitig aktenbasiertes
Content-Management-System im Intra-/ Extranet.
• Wegfall von Tätigkeiten.• Hochautomatisierte Scanprozesse.
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Agenda
Über PapierKomplexität reduzierenTechnologie mit PotenzialPersönlicher Ausblick
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IT-Landschaft
KnowledgeManagement
BetriebsSystem
ArchivSystem
RetrievalSystem
DocumentManagement
WorkflowManagement
LegacySysteme
Office Suite
E-MailCollaboration
Suite
ContentManagement
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Zukünftige IT-Landkarte
KnowledgeManagement
ArchivSystem
RetrievalSystem
DocumentManagement
WorkflowManagement
LegacySysteme
Office SuiteE-Mail
CollaborationSuite
ContentManagement
Data + FileManagement
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Potentiale IDEA
Datei-, Mail-,Archiv-Server
Intra-, Inter-, Extranet
Arbeitsplatz-rechner
• Single point of truth.• Suchzeitenoptimierung
durch Reduzieren der Ablageorte.
• Einfache und kostengünstige Integration mit Drittanwendungen.
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Agenda
Über PapierKomplexität reduzierenTechnologie mit PotenzialPersönlicher Ausblick
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Meine Erwartungen
• Datenbankbasierte Dateisysteme werden in den nächsten 5-10 Jahren zum Standard.
• Die damit verbundene Virtualisierung von Datei- und Verzeichnisdiensten: öffnet weitgehende Modellierungsfreiheit für andere
Arbeitsorganisationsformen (z.B. Mobile Worker, Outsourcing, Telearbeit).
Gestaltet etablierte IT-Marktsegmente gravierend um.
Reduziert Betriebs- und Herstellungskosten. Konzentriert die erheblich die Anbieterzahl.
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Gute Beratung erkennen Sie daran,dass Schwieriges und Kompliziertes
einfach und machbar wird.Stefan Görres
Vielen Dank
maitcomanagement – it – consulting
Stefan GörresBrüsseler Ring 5152074 Aachenfon: +49 173 3131399fax: +49 221 27113154mail: [email protected]: www.maitco.de/