1

เมือ่เราพิมพ์เอกสารและจัดหน้าเรียบร้อยแล้ว ก่อนสั่งพิมพ์งาน เราควรดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ว่ามีความ

สวยงามเหมาะสมหรือไม่ อย่างไรเพื่อป้องกันความผิดพลาดซึ่งมีวิธีการดู ดังนี้

1. ไปที่แท็บ แฟ้ม > พิมพ์ จะปรากฏตัวอย่างหน้าเอกสารให้เห็น เราตั้งเคอร์เซอร์ไว้หน้าไหน

เอกสารหน้านั้น จะมาแสดง ทางด้านขวามือ ดังภาพ

2

2. เราสามารถ เลือกดูหน้าไหนก็ได้ จากเมนูข้างล่างโดยคลิกเลือกลูกศรเดินหน้า ถอยหลัง

ดังภาพ

3. ถ้าต้องการดูทีละสองหน้า ก็สามารถเลื่อนย่อ-ขยาย % ลดลงเหลือ 35% ก็สามารถดูได้ทั้งสอง

หน้า

3

เมื่อเราพิมพ์งานเสร็จแล้ว ต้องการพิมพ์งานออกจากเครื่อง ซึ่งมีวิธีการสั่งพิมพ์ได้หลากหลายรูปแบบ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่แท็บ แฟ้ม > พิมพ์

2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง ให้ตั้งค่า ดังต่อไปนี้ 2.1 เราจะพิมพ์ กี่ชุด

2.2 เลือกตั้งเครื่องพิมพ์

4

2.3 การตั้งค่าในการพิมพ์ มี 3 แบบ

1) พิมพ์หน้าทั้งหมด (ทั้งเอกสาร)

2) พิมพ์หน้าปัจจุบัน

3) พิมพ์ช่วงที่ก าหนดเอง สามารถใส่หมายเลขหน้าในช่องที่ก าหนด เช่น 3-5 เป็นต้น

2.4 นอกจากนี้ ยังก าหนดได้อีกว่า เอกสารจะพิมพ์ด้านเดียว หรือจะพิมพ์ทั้งสองด้านด้วยตนเองโดยต้องป้อนกระดาษใหม่ เมื่อพร้อมที่จะพิมพ์ด้านที่สอง

5

2.5 เราต้องการก าหนดให้เอกสารพิมพ์ออกมาเรียงทีละชุด 1,2,3 1,2,3 1,2,3 หรือ ไม่เรียงทีละชุด 1,1,1 2,2,2 3,3,3 ดังภาพ

2.6 การวางแนวของเอกสาร จะเลือกแนวตั้ง หรือแนวนอน ดังภาพ

2.7 ก าหนดขนาดของกระดาษได้อีกด้วย ดังภาพ

6

2.8 ก าหนดระยะขอบของกระดาษ ตามที่มีให้ หรือจะก าหนดระยะขอบเองก็ได้ ดังภาพ

7

2.9 ก าหนดว่าจะพิมพ์ 1 หน้าต่อหน้ากระดาษ หรืออ่ืน ๆ ตามที่ต้องการและมีให้เลือก ดังภาพ

3. นอกจากนี้ เรายังสามารถตั้งค่าหน้ากระดาษ โดยคลิกที่ตั้งค่าหน้ากระดาษ ดังภาพ

4. ก าหนดค่าต่าง ๆ จากกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ดังภาพ

8

9

โปรแกรม MS Word 2010 เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office 2010 ซึ่งเป็นโปรแกรมพ้ืนฐานที่มีผู้นิยมใช้เป็นจ านวนมาก ทั้งนักเรียน นักศึกษา ประชาชนทั่วไป ทั้งภาครัฐ เอกชน หน่วยงาน และองค์กรต่าง ๆ โดยส่วนใหญ่ มักจะใช้โปรแกรมนี้ในการพิมพ์เอกสาร การท าจดหมายเวียน แผ่นพับ แผ่นปลิว เป็นต้น ซึ่งในรายละเอียดการใช้โปรแกรมจะมีมากมายหลายเรื่อง แต่ในเว็บแห่งนี้ จะน าเรื่องที่ส าคัญ มีความจ าเป็น และมีคนนิยมใช้เป็นจ านวนมากมาน าเสนอ เพ่ือให้เกิดความรู้ และทักษะที่สามารถจะใช้โปรแกรมนี้ให้ท างานตามที่เราต้องการได้เป็นอย่างดี

โปรแกรม MS Word 2010 มีข้ันตอนส าเร็จรูปให้เลือกใช้ในการสร้างจดหมายเวียนส าหรับการเรียนรู้ครั้งนี้ เราจะสร้างจดหมายเวียนอย่างง่าย ๆ มีขั้นตอนไม่ยุ่งยาก ใช้เวลาสั้น ๆ ซึ่งในจดหมายเวียนนี้ เราก าหนดจุดเปลี่ยน 2 จุด คือ ชื่อหน่วยงาน (ผู้อ านวยการสถาบัน กศน.ภาคต่าง ๆ) และชื่อผู้ที่เชิญเข้าร่วมประชุม

ขั้นตอนในการสร้างจดหมายเวียน มีดังต่อไปนี้

1. ใช้โปรแกรม MS Word สร้างฟอร์มจดหมายเสียก่อน โดยเว้นที่อยู่ จุดที่ 1 และชื่อผู้ที่จะเชิญไว้ จุดที่ 2 โดยใช้ชื่อไฟล์ว่า letter.docx ดังภาพ

10

2. สร้างไฟล์เก็บข้อมูล ที่อยู่ คือภาคต่าง ๆ และชื่อผู้ที่จะเชิญ โดยใช้โปรแกรม MS Excel และใช้ชื่อไฟล์ว่า name.xlsx ดังภาพ

3. ใช้โปรแกรม MS Word สร้างจดหมายเวียน โดยมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

3.1 เปิดฟอร์มจดหมายเชิญประชุม ดังภาพ

11

3.2 ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย ดังภาพ

3.3 ไปที่กลุ่มเริ่มจดหมายเวียน คลิกท่ีสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ตรงเริ่มจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

12

3.4 เมนูทางขวามือ เลือกชนิดของเอกสาร > จดหมาย > ขั้นตอน 1 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : ก าลังเริ่มเอกสาร ดังภาพ

3.5 เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น > ใช้เอกสารปัจจุบัน > ขั้นตอน 2 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : เลือกผู้รับ > คลิกเรยีกดู เลือกไฟล์ข้อมูล (name.xlsx) ที่เก็บที่อยู่และจะปรากฏชื่อผู้รับที่ถูกเลือกจากไฟล์ ชื่อผู้รับ

13

3.6 เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่จะปรากฏชื่อผู้รับที่ถูกเลือกจากไฟล์ข้อมูล (name.xlsx) > ขั้นตอน 3

ของ 6 ให้คลิกถัดไป : โปรดเขียนจดหมายของคุณ ดังภาพ

14

3.7 โปรดเขียนจดหมายของคุณ เรามีฟอร์มที่เขียนจดหมายไว้แล้วและเปิดอยู่ โดยให้คลิกตั้งเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดที่จะเติมข้อมูลที่อยู่หลังค าว่าภาค ต่อไปคลิก > รายการเพิ่มเติม > คลิกเลือกชื่อฟิวล์ที่เป็นที่

อยู่และคลิกปุ่มแทรก จะปรากฏ "ที่อยู่" อยู่ในบั้ง << org >> ดังภาพ

3.8 ต่อจากนั้น ให้ตั้งเคอร์เซอร์ในส่วนที่จะเติมชื่อ และคลิกรายการเพ่ิมเติมอีกครั้ง > เลือกฟิวล์ที่

15

เป็นชื่อและคลิกปุ่มแทรกและปิดไป ก็จะปรากฏชื่อฟิวล์ ในบั้ง << name >> ดังที่เห็น ดังภาพ

3.9 ต่อไป ขั้นตอน 4 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณ ลองเช็คดูจดหมายที่พร้อมพิมพ์ ทางขวามือ โดยคลิก << ถอยหลังมายังผู้รับคนที่ 1 และคลิกไล่ดูผู้รับ คนที่ 2 3 4 และ 5 เป็นไปตามท่ีต้องการหรือไม่ ถ้าเป็นไปตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกขั้นตอน 5 ของ 6 ให้คลิกถัดไป : ท าการผสานให้

เสร็จสิ้นสมบูรณ์

3.10 เมื่อท าการผสานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์ จดหมายพร้อมที่จะใช้พิมพ์ ให้เลือกผสาน > การพิมพ์> ถ้าเลือกพิมพ์ทั้งหมดก็เลือกทั้งหมดและคลิกตกลง/ถ้าต้องการพิมพ์หน้าปัจจุบัน ให้เลือกระเบียนปัจจุบัน แต่ถ้าต้องการพิมพ์ จดหมายฉบับที่ 1 ถึง 3 ให้ใส่ตัวเลขที่ต้องการพิมพ์ แล้วคลิก ตกลง จะได้จดหมายเวียนตาม

ต้องการ ดังภาพ

16

การสร้างจดหมายเวียนอีกวิธีการหนึ่ง ที่ไม่ต้องใช้ ตัวช่วยสร้างจดหมายทีละขั้นตอน วิธีการนี้สั้นและ

ลดขั้นตอน แต่เราต้องมีจดหมายที่จะท าเป็นจดหมายเวียนแล้ว และมีข้อมูลที่ต้องการน ามาใส่ในจดหมายเวียน

อยู่ในไฟล์ excel เรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนท าจดหมายเวียน ดังนี้

1. เปิดจดหมายที่ต้องการท าจดหมายเวียน สมมติจดหมายมีข้อความสั้น ๆ ดังนี้

2. สิ่งที่ต้องการน ามาเติมในจดหมายนี้ มี 2 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 จังหวัดอะไร และส่วนที่ 2 เชิญใคร

3. ไปที่ แท็บการส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่…

4. โดยไปเลือกไฟล์ excel ที่เตรียมไว้แล้ว ดังภาพ

17

5. ต่อจากนั้น ตั้งเคอร์เซอร์ไว้ตรงต าแหน่งที่จะเติมข้อมูลส่วนที่ 1 หลังค าว่า “จังหวัด” ต่อจากนั้น

ไปที่ ไอคอน แทรกเขตข้อมูล คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ คลี่ลงมา คลิกเลือก province

6. ส่วนที่ 2 ที่ต้องการเติมข้อมูล คือ เชิญ…ตามด้วยชื่อบุคคลที่เชิญ ให้ตั้งเคอร์เซอร์ไว้หลังค าว่าเชิญ

คลิกเลือก name ดังภาพ

7. เมื่อคลิกแทรกเขตข้อมูลผสานเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏค าว่า«province» อยู่หลัง จังหวัด

และ«name»อยู่หลังค าว่าเชิญ ดังภาพ

18

8. เมื่อคลิกท่ีแท็บการส่งจดหมาย > ไอคอน เน้นเขตข้อมูลผสาน จะปรากฏแถบสีเทาที่ค าว่า

province และ name ดังภาพ

9. เมื่อไปที่แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จะปรากฏชื่อ จังหวัด และชื่อ บุคคล ที่จะเชิญมาปรากฏตาม

ข้อมูลที่พิมพ์ไว้ในไฟล์ excel และสามารถไล่ดูรายชื่อ จากเครื่องมือดังภาพ

10. ถ้าต้องการพิมพ์ จดหมายเวียนไปที่ การส่งจดหมาย > ไอคอนเสร็จสิ้นและผสาน >พิมพ์เอกสาร

ดังภาพ

19

การสร้างเลขไทยในจดหมายเวียน

ปัญหาหนึ่ง ในการสร้างจดหมายเวียนในโปรแกรม MS Word คือ เมื่อมีการใช้ตัวเลขในฟิลด์ของ

จดหมายเวียน ตัวเลข จะเป็นเลขอารบิค เสมอ แม้ว่าจะเปลี่ยนตัวเลขในข้อมูลเดิมให้เป็นเลขไทย เมื่อมาแสดง

ในจดหมายเวียน ก็จะเป็นเลขอารบิค ถ้าต้องการเลขไทยในจดหมายเวียน เช่น เลขที่ใบวุฒิบัตร ต้องการให้

เป็นเลขไทย จะท าอย่างไร

เราสามารถท าได้โดยการจัดรูปแบบของตัวเลขในฟิลด์ของจดหมายเวียน ให้เป็นเลขไทย โดยการใส่

Switch เพ่ิมบังคับให้แสดงตัวเลขเป็นเลขไทยได้ ซึ่งมีข้ันตอน ดังนี้

วิธีการ

1. จัดท าจดหมายเวียน ให้ได้ดังภาพเสียก่อน ข้อมูลสามารถน ามาจาก Excel หรือ Access หรือ

อ่ืน ๆ ก็ได้

2. ถ้าดูตามปกติ โดยคลิกที่ แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จะเห็นดังนี้

3. ให้กดปุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพ่ือให้เห็นชื่อฟิลด์ เหมือนข้อ 1 แล้ว คลิกขวาที่ฟิลด์ที่ต้องการให้

แสดงเลขไทย และเลือก Toggle field หรือ สลับโค้ดเขตข้อมูล

20

4. จะแสดงดังภาพ

5. ให้เพ่ิม switch ที่ฟิลด์นี้ เพ่ือให้จัดรูปแบบเป็นเลขไทย ดังภาพ (ตัว t และเลขศูนย์)

6. เมื่อกลับมาดู โดยคลิกที่แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จะเห็นเป็นเลขไทยทุกรายการที่อยู่ในฟิลด์นี้

21

7. ถ้าเลื่อนรายการต่อไป จะเห็นว่า ตัวเลขยังเป็นเลขไทย ดังภาพ

8. เครื่องหมาย # แสดงว่าเป็นตัวเลข และ "t0" (ตัว t และ เลขศูนย์) คือ ให้ใช้ตัวเลขไทย

9. ถ้า ก าหนดรูปแบบ t0 แล้วไม่เป็นภาษาไทย ต้องตรวจสอบรูปแบบของ Office ว่า เป็นภาษาไทย ใช้

รูปแบบภาษาไทยหรือไม่ ถ้าไปตรวจสอบกับ Excel จะเห็นได้ง่าย โดยให้พิมพ์ ตัวเลข และกด Ctrl +

1 เลือก ตัวเลข แบบก าหนดเอง จะเห็นมีรูปแบบตัวเลขไทย เช่น t0, t0.00, t#,##0

เป็นต้น

10. นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ switches ตัวอ่ืน ๆ ได้อีก เช่น

1) \#0.00 เป็นเลขอารบิค มีทศนิยม 2 ต าแหน่ง เช่น 4.00

2) \# $#,###.00 ตัวเลข มีเครื่องหมาย $ น าหน้า และมีทศนิยม 2 ต าแหน่ง เช่น $4.00

3) \# "t0.00 บาท" ตัวเลขไทย ทศนิยม 2 ต าแหน่ง มีค าว่า บาท ต่อท้าย เช่น ๕.๐๐ บาท

เป็นต้น