módulo iv gestión y administración de recursos humanos y financieros d iplomado n acional de p...
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Módulo IV
Gestión y Administración de Recursos Humanos y
Financieros
DIPLOMADO NACIONAL DE PROFESIONALIZACIÓN
Misión de Fundación Merced
Contribuir al desarrollo integral de las personas que viven en condiciones de pobreza en México, especialmente los niños y jóvenes, y de su entorno, por medio del apoyo y promoción de instituciones comprometidas con los valores éticos que generen un impacto social positivo en la comunidad.
Objetivo del módulo
Dotar a los asistentes de las herramientas necesarias para la formulación de una estrategia eficaz y eficiente para el manejo de recursos humanos y financieros en las organizaciones de la sociedad civil.
Ejercicio 1
• Breve auto-presentación de los asistentes, nombre, organización en la que trabajan, actividad dentro de la organización, tiempo y expectativas del curso-taller
• Oferta personal de actitud, disposición y talentos para ofertar al grupo durante el curso-taller
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Ubicación
Concepción del Desarrollo
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Asistencialismo
• Dar• Dar del tener• Paternalismo• Dependencia• Exonera de la gestión
Desarrollo
• Participar• Participar del ser• Compromiso• Responsabilidad• Promueve la gestión
Status QuoStatus Quo Cambio SocialCambio Social
Formas de Organización de la Sociedad Civil
Visión del Centro Mexicano para la Filantropía
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GOBIERNO ProfesionistasPersonas ArtesanosFisicas Otros
Lucrativo
ESTADO Personas CorporativosNACIÓN Morales Empresas
Otros
AsociacionesSOCIEDAD Religiosas
CIVILClubes Sociales y Deportivos
Asociaciones de Cámaras EmpresarialesAutobeneficio Colegios de Profesionistas
SindicatosNo Cooperativas
Lucrativo Partidos y Organizaciones
Políticas IndependientesFundaciones Operativas
(tienen patrimonio propio) Empresariales Comunitarias
Educación Desarrollo Salud Ecología
Instituciones de Asociaciones Operativas Bienestara Terceros (no tienen patrimonio propio) Ciencia y Tecnología
Culturales Derechos Humanos Cívicas Otros
Promoción y FortalecimientoInstituciones al Servicio Investigación
del Sector Procuración de Fondos Otros
Subtemas
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1. Planeación estratégica2. Planeación operativa3. Estructura organizacional4. Administración y finanizas5. Procuración de fondos6. Legal y fiscal7. Población atendida8. Evaluación de impacto9. Programas/proyectos10. Gobierno institucional11. Recursos humanos12. Voluntariado
Autodiagnóstico
• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• Misión y visión. • Objetivos y metas• Definición de valores • Definición de fuerzas,
oportunidades, debilidades y amenazas Alianzas y redes estratégicas nacionales e internacionales.
• Información estratégica nacional e internacional.
• Contactos relevantes.
• PLANEACIÓN OPERATIVA
• Planeación a corto, mediano y largo plazo.
• Evaluación de los resultados.
• Registro y sistematización
• Sistemas de información
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Autodiagnóstico
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
• Organigrama• Definición de puestos• Perfiles de puesto• Registro de procesos y
procedimientos• Políticas y reglamentos
organizacionales• Sistemas formales de
comunicación ascendente y descendente
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
• Manejo de recursos monetarios
• Planeación financiera• Administración de
activos• Control y planeación de
compras institucionales• Selección y cultivo de
proveedores• Control de inventarios• Manejo de tecnología
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Autodiagnóstico
PROCURACIÓN DE FONDOS
• Base de datos de donantes
• Estructura básica de las actividades de la procuración de fondos
• Personal dedicado a la procuración de fondos
• Evaluación y seguimiento de la procuración de fondos
LEGAL Y FISCAL• Contabilidad
institucional.• Constitución Legal.• Obligaciones con la JAP
(en el caso del DF y algunos estados de la República)
• Otras obligaciones (Registro en SEDESOL derivado de la Ley de Fomento)
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Autodiagnóstico
POBLACIÓN ATENDIDA
• Conocimiento.• Segmentación.• Mecanismos de
retroalimentación.
EVALUACIÓN DE IMPACTO• Diseño de mecanismos de
evaluación de impacto• Estadísticas de evaluación en
cumplimiento con la misión• Comparación con estadísticas
nacionales• Cálculo de costo-beneficio de
la inversión social• Datos
históricos/sistematización de experiencias exitosas
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Autodiagnóstico
PROGRAMAS Y PROYECTOS• Definición de los programas
institucionales• Delimitación de alcances del
programa, cambios esperados• Personal capacitado para
diseño, implementación, evaluación, seguimiento y rendición de cuentas de los programas.
• Modelo de atención• Sistematización de
aprendizajes
• GOBIERNO INSTITUCIONAL
• Organización y funciones
• Formación del Órgano de Gobierno
• Motivación y desarrollo
• Selección del Órgano de Gobierno
• Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno
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Autodiagnóstico
RECURSOS HUMANOS• Política general de
contratación y remuneraciones.
• Apoyo de alumnos universitarios de servicio social.
• Voluntarios estratégicos y operativos
• Selección, motivación y rotación del personal.
• Capacitación.• Evaluación del desempeño.
VOLUNTARIADO• Selección e
incorporación del voluntariado
• Motivación al voluntariado
• Capacitación del voluntariado.
• Evaluación del desempeño.
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Ejercicio 2Diagnóstico de la organización
1. Junto con tu(s) compañero(a)(s) de organización, responder el cuestionario que se presenta a continuación.
2. Al finalizar, llenar la gráfica de acuerdo con los valores que obtuvieron. Con ella lograrán identificar la “fotografía” de su organización.
3. Dividir las áreas que tienen un puntaje menor a 50 como oportunidades y las áreas que tuvieron un puntaje mayor a 75 como fortalezas.
Área de fortalecimiento sustentable
0% 25% 50% 75% 100%
Muy mal
Mal Regular Bien Muy bien
Planeación estratégica
Planeación operativa
Estructura organizacional
Administración y finanzas
Procuración de fondos
Legal y fiscal
Población atendida
Evaluación de impacto
Programas/proyectos
Gobierno Institucional
Recursos Humanos
Voluntariado
AUTODIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
AUTODIAGNÓSTICO
0
1
0
20
30
40
50
60
70
80
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLANEACIÓN OPERATIVA
ESTUCTURA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCURACIÓN DE FONDOS
LEGAL Y FISCAL
POLACIÓN ATENDIDA
EVALUACIÓN DE IMPACTO
PROGRAMAS/PROYECTOS
GOBIERNO INSTITUCIONAL
RECURSOS HUMANOS
VOLUNTARIADO
LECTURA DE GRÁFICA
AUTODIAGNÓSTICO
0
10
20
30
40
50
60
70
80
P LANEACIÓN ESTRATÉGICA
P LANEACIÓN OP ERATIVA
ESTUCTURA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
P ROCURACIÓN DE FONDOS
LEGAL Y FISCAL
P OLACIÓN ATENDIDA
EVALUACIÓN DE IMP ACTO
P ROGRAMAS/P ROYECTOS
GOBIERNO INSTITUCIONAL
RECURSOS HUMANOS
VOLUNTARIADO
ORGANIZACIONALHUMANO
Visualizar su organización
Oportunidades Fortalezas
Acciones
Fortalezas Oportunidades
PLENARIO
INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS Y
REFLEXIONES
Subtemas1. Funciones del Órgano de Gobierno
2. Clasificación de los Órganos de Gobierno
3. Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno
4. Selección y Formación del Órgano de Gobierno.
5. Motivación del Órgano de Gobierno
6. Capacitación del Órgano de Gobierno.
7. Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno.
8. Desarrollo de definiciones de puesto por escrito
9. Desarrollo de un organigrama.
Ejercicio 3Juego de papeles
1. Dividir al grupo en cuatro equipos de 10 a 12 personas2. En cada equipo cada uno de los miembros asumirá un papel: uno
será el presidente de la organización, tres serán consejeros, uno será el director general de la organización, uno el director de desarrollo y tres serán operativos.( se pondrán un gafete con los nombres de sus papeles). El resto asumirá el rol de miembros de la asamblea.
3. Una vez organizados, el ponente les presentará situaciones de conflicto en donde los participantes deberán enfrentar la situación de acuerdo al rol que tienen asignado.
4. Los observadores retroalimentarán al grupo comentando sus puntos de vista en relación a la viabilidad de las soluciones y con el grupo sopesarán las interacciones que se realizaron de acuerdo al rol establecido.
Funciones del Órgano de Gobierno
1. Formulación de políticas
2. Diseño de estrategias
3. Seguimiento y evaluación
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El Órgano de Gobierno debe delegar la parte operativa
Clasificación de los Órganos de Gobierno
1. Patronato
2. Consejos
3. Asamblea
4. Mesa directiva
5. Asamblea de socios
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Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno
• Determinar misión y propósito
• Seleccionar al Director Ejecutivo
• Apoyar y evaluar al Director Ejecutivo
• Planeación eficaz
• Garantizar suficiencia de recursos
• Garantizar y supervisar una Administración eficiente
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Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno
• Determinar y supervisar los programas y servicios
• Promover la visibilidad
• Asegurar la integridad legal y ética
• Reclutar y orientar a los nuevos miembros del Órgano de Gobierno
• Evaluar su propio desempeño
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Selección y Formación del Órgano de Gobierno
Los criterios de selección generalmente son arbitrarios, es importante que esto deje de ser así y que cada organización haga un esfuerzo por regular el procedimiento a seguir, los requisitos que deben cumplir los miembros que se inviten a formar parte del Órgano de Gobierno, asi mismo, dejar muy claro las responsabilidades que contraen al integrarse al mismo.
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Motivación y Desarrollo del
Consejo
El programa institucional de desarrollo del Consejo debe considerarse en la Planeación estratégica, considerando los intereses, expectativas y motivaciones de sus miembros.
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Capacitación del Órgano de Gobierno
Se debe llevar a cabo un proceso de inducción a los miembros que ingresen a este órgano.
Se debe contar con un programa que detecte y atienda las necesidades de capacitación entre los integrantes del Órgano de Gobierno.
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Evaluación y Seguimiento del Órgano de Gobierno
• Revisar periódicamente los logros respecto a metas y objetivos.
• Atender fallas y celebrar éxitos.
• Revisar cumplimiento de sus responsabilidades de los integrantes.
• Reflexionar sobre las áreas de trabajo que necesiten ser mejoradas y/o reforzadas.
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Organigrama
Se debe contar con un organigrama del Órgano de Gobierno que establezca las líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación.
Este material deberá encontrarse en un documento que considere también las capacidades e intereses de los consejeros.
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Definiciones de Puestos
• Capacidad de liderazgo y promoción
• Autoridad moral en la comunidad
• Relaciones con los ámbitos económico, político y social
• Tiempo y disposición para trabajar en el O. de G.
• Experiencia en el ámbito empresarial, manejo de instituciones o trabajo en OSCs.
• Mística de servicio
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Ejercicio 4Evaluación del Órgano de Gobierno
• Evalúa el funcionamiento de tu Órgano de Gobierno (Consejo, Comité o Asamblea).
• Con el instrumento que se te presenta a continuación describe el estado de tu Órgano de Gobierno. En él te pedimos que analices los puntos explicados anteriormente y las acciones que ha desarrollado tu institución en el trabajo del Órgano de Gobierno.
Acciones de trabajo del Órgano de Gobierno
No se tiene contemplado
Se tiene información, pero no se ejecuta
Se tienen instrumentos diseñados para ello
Se ejecuta Se ejecuta, se evalúa y se le da seguimiento
Organización y funciones del Órgano de Gobierno
Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno
Formación del Órgano de Gobierno.
Motivación y desarrollo del Órgano de Gobierno.
Selección del Órgano de Gobierno.
Capacitación del Órgano de Gobierno.
Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno.
Desarrollo de un organigrama.
Desarrollo de definiciones de puesto por escrito
Visualizar su Órgano de Gobierno
oportunidades fortalezas
Oportunidades
Acciones
Fortalezas
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Tema 3
Administración de Recursos Humanos y
Financieros
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UBICACIÓN
Las Organizaciones cumplen sus propósitos con visión y método para alcanzar el éxito
FUNCIONES BÁSICAS DE LAADMINISTRACIÓN
FUNCIONES BÁSICASPlaneación Qué hacer en la organización
Organización Cómo hacer las
actividades
Dirección Cómo se ordena
la actividad
Control Quién y cómo se
supervisa
1.- División del trabajo2.- Autoridad3.- Disciplina4.- Orden5.- Equidad6.- Iniciativa7.- Espíritu de equipo
PR
INC
IPIO
SA
DM
INIS
TR
AT
IVO
S
1.- División del trabajo
Dividir el trabajo según el tipo de actividad y las capacidades reales de las personas que lo van a realizar.
2.- Autoridad
Ejercer el poder y el derecho demandar en la empresa para DAR órdenes y que se cumplan.
3.- Disciplina
Se refiere a cuidar que las reglas y normas establecidas en la empresa se cumplan.
4.- Orden
Lograr tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
5.- Equidad
Igualdad y justicia para todas las personas en la empresa.
6.- Iniciativa
Las personas deben tener libertad y facilidades para llevar a cabo sus planes, proyectos y formular ordenadamente sugerencias de mejora continua
7.- Espíritu de equipo
Que las personas trabajen en equipo para obtener los resultados deseados.
Ejercicio 5
• Dividimos al grupo en 7 equipos.• El grupo nombrará a un relator que anotará las
conclusiones finales y las circulará por e-mail entre los miembros del grupo.
• Cada uno de los equipos debe trabajar en uno de los principios básicos de administración y hacer cinco recomendaciones de “cómos-prácticos y realistas” para que se apliquen estos principios en las OSC’s.
• Al final, en plenaria, se discutirán las conclusiones
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Administramos
Recursos humanos
Recursos económicos
Infraestructura
Administración de los recursos financieros de la organización
Administración Financiera
Es el ordenar y organizar los bienes en general, en cuando a sus valores en dinero
Referidos a una OSC implica el poder cuantificar sus operaciones en forma
ordenada por expresarlas en sus valores monetarios e informar así sobre ellos.
Las circunstancias que enfrenta la administración
financiera
INTERNAS
EXTERNAS
EXTERNAS
Administración financiera en OSC’s
En su operación, las OSC’s no pueden sustraerse de la cantidad de los ingresos y egresos necesarios para llevar a cabo su operación
Se refiere a la asignación de los recursos económicos en la organización para cumplir la misión en un tiempo determinado:
misión visión Objetivos de laorganización
programas
TODO CUESTAherramienta
La administración de los recursos financieros de una OSC implica...
• Diseñar presupuestos anuales
• Presentar y evaluar estados financieros y estados de resultados mensuales
• Nómina
• Control de ingresos y egresos
• Catálogo de cuentas
• Obligaciones fiscales
Ejercicio 6Catálogo de cuentas
En plenaria, realicen una lista de los principales gastos de la organización.
Con la lista, analicen los resultados y elaboren un catálogo de cuentas para la administración de las OSC’s
Costos de administración de la organización
1. Personal de administración (secretaria, contador, director general, intendencia)
2. Alquiler de instalaciones3. Servicios prestados por terceros4. Luz, agua, predial5. Comunicaciones, Relaciones Públicas y Promoción6. Honorarios diversos (abogado, contador, traducción, etc.)7. Compra equipamientos (computadoras, fax, mobiliario)8. Memoria anual9. Impuestos10.Auditoría11.Recaudación de fondos12.Impuestos
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Costos de operación de la organización
1.Personal que trabaja a favor de los beneficiados (maestros, promotores, capacitadores, médicos, etc.)
2.Materiales que se usan en el desarrollo de los programas
3.Viáticos necesarios para operar programas
4.Sistematización de la experiencia5.Evaluación de impacto
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Objetivo Metas Programas
Costo por año Fuentes de financiamiento
Monto por fuente
Probabilidad
2005 2006 2007
PLANEACIÓN POR OBJETIVOS
Transparencia de las Organizaciones
Evaluar el impacto social de las obras y compararlo con la utilización de los ingresos para satisfacción de los donantes en cuanto al resultado obtenido con su aportación
COSTO - BENEFICIO
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Mecanismos de Información Financiera
• Determinar las necesidades de información que deberán ser suficientes, pero no excesivas para:
1.Controlar y administrar
2.Llevar la contabilidad
3. Informar a terceros
4.Cumplir con las obligaciones fiscales
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Preparación de Estados Financieros
• Los estados financieros que deben incluir la información operativa necesaria para relacionarla con las cifras presupuestales.
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Año 2004 Presupuestado 2005 Ejercido mes de octubre 2005
Gastos Gastos administrativos Salarios Servicios Comunicaciones Gastos de operación de programas Educación Salud Proyectos productivos
Total de gastos
Ingresos Ingresos no etiquetados Ingresos fuente A Ingresos fuente B Ingresos fuente C Ingresos por actividades productivas Ingresos para administración
Total de ingresos estimados
Diferencia total entre ingresos y gastos
Diferencia entre ingresos y egresos de administración
Estados financieros
Presupuestos
• Los presupuestos deben reflejar los ingresos necesarios para realizar las operaciones de la organización y los gastos que derivan de esas operaciones.
• Los presupuestos se deben realizar de forma anual y revisar mes con mes su cumplimiento.
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• Tanto el presupuesto de ingresos como de gastos se prepararán en forma mensual y se complementarán con una estimación de entradas y salidas de efectivo, también mensual, para así tener la posibilidad de anticipar las necesidades mensuales de efectivo.
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Presupuestos
Ejercicio 7
A continuación te solicitamos que obtengas el costo de lo que se enuncia y al final, en plenaria, responde a la pregunta que te solicitamos
• Costo por cada beneficiado
• Costo total del servicio proporcionado a los beneficiados
• Costo por egresado de la institución
• Costo por cada beneficiado que logró obtener cambios permanentes en su vida
¿Tiene mi organización una administración adecuada?
Recursos Humanos
Es la interacción dinámica entre las funciones del área personal y los objetivos de la organización.
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PERSONAL NECESARIO
CUMPLIMIENTO DE LA
MISIÓN
OBJETIVOSMETAS
ESTRATEGIAS
Ejercicio 8Necesidades de personal de la
organización
1. Junto con tu(s) compañera(o)(s) de organización realiza una lista de las principales actividades que realizan en su organización (no importa si las realizan voluntarios o personal remunerado)
2. Revisar si para las actividades existe suficiente personal o es excesivo.
En plenaria comentaremos los resultados
Suficiencia de personal
Actividad Personal
Suficiencia de personal
Actividad1. Manejo
administrativo2. Procuración de
fondos3. Diseño de
programas/proyectos
4. 3Educadores de campo
Personal1. Contador
2. Procurador
3. Desarrollador de proyectos
4. 3 Maestros
2 Reglas básicas del éxito de
la organización
1.Encontrar la persona adecuada para el puesto adecuado
2.La riqueza de la organización está en los colaboradores
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El manejo del recurso humano implica
• Diseño de puestos
• Procesos
• Diagramas de flujo de la organización
• Mecanismos de evaluación
• Perfiles de puestos
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Puestos comunes en las organizaciones
• Presidente• Consejeros (vicepresidentes, secretario, tesorero,
coordinadores de comisiones).• Director General• Director o gerente de Desarrollo• Director o gerente de operaciones o programas• Personal de administración (secretarias, contadores,
intendencia)• Personal de operación de programas (promotores,
educadores, médicos, evaluadores, sistematizadores, etc.).
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Presidente (a)Funciones del puesto1. Dirección estratégica de la
organización2. Coordinar las actividades del
órgano de gobierno3. Evaluar la administración y
operación de la institución4. Ser representante legal5. Ser la figura pública de la
organización6. Facilitar la procuración de
fondos
Perfil1. Hombre o mujer 2. Conocimiento global de los
ámbitos económico, político y social del país
3. Con contactos en el sector empresarial, social y gubernamental
4. Con formación en administración
5. Fuerte liderazgo6. Sensibilidad con respecto al
sector7. Con trayectoria destacada en
su actividad profesional
Procurador de fondos
Funciones del puesto1. Diseña y aplica estrategias
para buscar recursos 2. Llevar las relaciones
públicas estratégicas3. Rendición de cuentas4. Manejo de bases de datos5. Desarrollo para el
crecimiento institucional6. Evaluación de impacto de
programas de desarrollo social
Perfil1. Sensibilidad social2. Experiencia probada en
procuración de fondos3. Excelente manejo de
relaciones públicas4. Manejo de herramientas de
evaluación de programas5. Sentido de la oportunidad6. Que trabaje en función de
resultados7. Ética y transparencia en el
desarrollo de sus actividades
Gerencia de proyectos sociales
Funciones del puesto
1. Diseña, implementa y evalúa programas de desarrollo social
2. Maneja instrumentos de recolección de información
3. Búsqueda de contactos y oportunidades de desarrollo social
4. Sistematización de aprendizajes5. Manejo de personal y administración
de cada programa6. Coordinar actividades con la
dirección general7. Cumplir con las metas anuales8. Manejo estadístico de información9. Contacto con la población atendida
Perfil
1. Experiencia de trabajo de desarrollo social directo con la población atendida.
2. Capacidad de síntesis3. Manejo de formatos e instrumentos
de desarrollo de proyectos4. Ética y transparencia en el
desarrollo de sus actividades5. Conocimientos de metodologías de
trabajo comunitario6. Manejo y motivación de grupos de
trabajo7. Buena redacción
Elaboración de Perfiles
En colaboración de los jefes inmediatos y sus colaboradores se necesita hacer un análisis detallado de las funciones que se deben realizar en un puesto.
El perfil se realiza con base en el análisis del puesto y sus actividades y no de la persona que actualmente ocupa.
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La estructura de la organización se refleja en el organigrama
CONSEJO
GERENCIA DE
PROCURACIÓN
GERENCIA DE
PROGRAMAS
GERENCIA DE
COMUNICACIÓN
PRESIDENCIA
PROCURADOR
SEGUIMIENTO A DONATIVOS
EVENTOS
PROYECTOS PRODUCTIVOS
PROGRAMAS
PROYECTO 1
PROYECTO 2
MEDIOS MASIVOS
COMERCIALIZACIÓN
PRODUCCIÓN
DISEÑO DE IMAGEN
Ejercicio 9Líneas de mando
Junto con compañero(a)(s) de su organización, muestra el organigrama de ella.
Respondan a la siguientes preguntas:• ¿El organigrama refleja la estructura de trabajo de su
organización?• ¿El organigrama refleja de manera muy clara las líneas
de mando?
Capacitación y desarrollo
Capacitación
Todo personal de una organización requiere capacitarse y actualizar sus conocimientos permanentemente
Desarrollo
El crecimiento que las personas tengan dentro de una organización va en relación directa al crecimiento de la organización
Reconocimiento
La realización del trabajo de todo empleado o voluntario, debe ser reconocida periódicamente por las personas a quienes reporta dentro de la organización.
La organización debe desarrollar incentivos de reconocimiento:
Diplomas, distintivos, reconocimientos por antigüedad, por calidad y mérito en el servicio.
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Premisas Básicas
Sin confianza no puede haber
comunicación
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Premisas Básicas
Lo que NO se
comunica NO existe
Ejercicio 10
• En equipos de 10 personas, los participantes desarrollarán un boceto de cada una de las herramientas de comunicación contenida en la “caja de herramientas”.
• Puden usar todos los materiales y formas que les de la imaginación.
• Al final, cada equipo expondrá el uso de su caja de herramientas.
Manual de inducción. Esquema General
Bienvenido:Nuestra historia Cultura institucional
Misión de la organización ObjetivosVisión Filosofía institucionalCompromisos institucionalesValores
Clima de trabajoEstrategias de trabajo Prestaciones y beneficiosReglamento interior de trabajo
Caja de Herramientas No. 1
Horarios Días/formas de pago Puntualidad y asistencia Incapacidades, vacacionesPrima vacacionalDías de descanso
PrestacionesAguinaldo Pago cuota IMSSFondo de ahorro Vales de despensaSeguros Sistema de ahorro para el retiro Especiales
Manual de inducción
Manual del Consejero
1.- Carta de bienvenida por el presidente del Órgano de Gobierno.
2.- Presentación institucional.
Misión de la organización.Visión valores objetivos.Filosofía institucional. Compromisos institucionales.
3.- Documentos base. 4.- Planeación estratégica.
Caja de Herramientas No. 2
Manual del Consejero
5.- Programas de trabajo. 6.- Comités del Órgano de Gobierno. 7.- Directorios de :
Miembros. Donantes. Órgano de Gobierno. Staff.
8- Calendario anual de actividades.
Directorios de los medios.
El directorio es una herramienta indispensable para mantener contacto permanente con los medios.
Datos relevantes:
Medio Jefe de información
Director Contacto
Teléfono/e-mail/Fax Sección
Dirección Puesto
Periodicidad Teléfono/e-mail/Fax
Hora de cierre
Caja de
Herramientas No. 3
Primera parte
Síntesis informativasy monitoreo de medios
Detectar y determinar los medios de interés para la organización.
Conocer la imagen de la organización en los medios y en la opinión pública.
Identificar problemas de percepción en el público de lo que es y hace la organización.
Guía para entrevistas.
•IDENTIFICAR A LOS VOCEROS INSTITUCIONALES,
FUERA DE ELLOS NADIE DEBERA DE RESPONDER A
LOS MEDIOS.
•Se sugiere hable el presidente del Órgano de Gobierno.
•Algún consejero o patrono con tradición y prestigio.
•El director de la institución.
•El responsable de comunicación.
Caja de
Herramientas No. 3
Segunda parte
Guía para entrevistas
•Plantear como debemos de presentar la misión visión y valores de la organización a la opinión pública.
•Tópicos y temas en los que debemos de incidir cada que tenemos presencia pública.
•Políticas generales de la organización.
•Hablar de las principales aportaciones a la comunidad empleos directos, logros trascendentes, obstáculos vinculación con la problemática social, entre otros.
•Temas colaterales a tratar.
Kit promocional
1.- Determinar qué materiales deben incluirse (dependerá de lo que le interese promover a la organización).
2.- Notas ya publicadas, reportes, fotografías, artículos, presentación institucional.
Caja de Herramientas No. 4
3.- Nota informativa, biografía, artículo, boletín de prensa, historia o testimonio particular.
4.- Identifica todos tus materiales con el nombre de la organización, el responsable del envío, teléfono, fax y correo electrónico.
5.- Saca copias de los materiales incluidos en el kit, de manera que sepas claramente qué le has enviado a cada medio.
Kit promocional
Realización de juntas efectivas 1 1.- Propósito de las juntas.
• Comunicar.• Resolver problemas.• Planear y delegar responsabilidades.• Dar seguimiento a diversos asuntos. 2.- ¿Cómo lograr una junta eficaz?
• Selección de un lugar dónde no interrumpan.• Determinar la hora y el día apropiado.• Establecer metas para la reunión, preparación de la agenda.• Avisar a los participantes con anticipación.• La reunión no deberá exceder las dos horas.• Distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a
utilizar para que los participantes los revisen con antelación.• Comenzar y terminar puntualmente.• Evitar apartarse de la agenda, determinar quién vigilará el tiempo y el
estricto cumplimiento de la agenda.• Allegarse los materiales necesarios que se utilizarán.
Caja de Herramientas No. 5
3.- ¿ Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión ?• Usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de
acción/delegación/seguimiento. • Asignar periodos específicos para cada tema.• Evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y
responsabilidades de cada participante. 4.- ¿ Cómo dirigir la junta ?• Comunicación.- Quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los
participantes cuándo atender y cuándo participar.• Resolución de problemas.- Identificar problemas y soluciones, crear
planes de acción/delegación/seguimiento.• Delegación.- Quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las
personas más aptas, cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo.
• Seguimiento.- Quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuándo se harán los seguimientos.
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Tema 4
Procuración de Fondos y Sustentabilidad
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PROFESIONALIZACIÓN
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Subtemas
1. Sustentabilidad de la causa y de la organización2. El sector no lucrativo3. Tendencias generales de financiamiento4. Proceso estratégico para lograr la sustentabilidad5. Identificando las fuentes de financiamiento6. ¿De dónde podemos obtener recursos?7. Financiamiento por donativos y aportaciones8. Proyectos productivos para la sustentabilidad financiera9. Casos de éxito10.10 recomendaciones para no obtener recursos11.10 recomendaciones para construir una causa
sustentable
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PROFESIONALIZACIÓN
Sustentabilidad de la Causa y de la Organización
• Una organización se sustenta por que la comunidad lo necesita
• La organización puede hacer lo que la sociedad necesita.– Cómo se logra:
• Comunicación• Transparencia• Movilización de recursos• Creatividad e innovación
Ejercicio 11 Presentación institucional
Reúnanse en equipos de diez personas, es importante que en el mismo equipo no coincidan los miembros de su organización.
Cada miembro del equipo presentará oralmente su institución y convencerá, en dos minutos, al resto del equipo de la importancia de su labor, de la relevancia de su misión y los programas. Entre todos discutan y la claridad de los discursos y explicarán los por qué.
Al final, en plenaria, se mostrarán las presentaciones más exitosas.
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PROFESIONALIZACIÓN
El Sector no Lucrativo
TENDENCIAS EN MÉXICO: • Profesionalización del sector• Diversificación de fuentes de ingresos• Formalización de los programas
empresariales• Alianzas estratégicas• Uso de nuevas tecnologías• Integración de programas de voluntariado• Exigencia gubernamental: registro
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PROFESIONALIZACIÓN
Tendencias Generales de Financiamiento
• Tendencia mundial: • La gran mayoría de los recursos provienen de
donaciones de individuos (80% de los recursos) en pequeños montos
• Situación en México: • Poco conocimiento por parte de los ciudadanos• Desconfianza generalizada• Búsqueda de “grandes “ donativos• Personas tradicionales ya están saturadas de causas
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PROFESIONALIZACIÓN
Proceso Estratégico para
lograr sustentabilidad
• Mostrando cómo su causa es importante.• Mostrando cómo el trabajo de la
organización es importante.• Convocando a la comunidad a participar y
ayudar a cumplir con la misión que la organización ha planteado orientada a la causa.
Ejercicio 12Recursos de la organización
• Responda de manera colectiva las siguientes preguntas:
¿Para qué necesitamos recursos?
¿Cuántos recursos necesitamos?
¿De dónde podemos obtenerlos?
¿Cómo podemos obtenerlos?
¿Qué hay que hacer después de obtenerlos?
Discutir en plenaria para concluir sobre las necesidades de las organizaciones.
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Identificando las Fuentes de Financiamiento
• Fuentes de financiamiento: • Los donativos• Generación de recursos.
• Portafolio de fuentes de financiamiento:
• Es la mezcla de todos los fondos de los cuales la organización puede disponer, para cubrir el total de sus requerimientos de recursos.
¿De dónde podemos obtenerlos?
Fuentes de Financiamiento
Individuos Actividades emprendedoras
Fundaciones Rendimientos financieros
Empresas
Dependencias Gubernamentales
Organismos InternacionalesPremios y reconocimientos
Donativos Generación de Recursos
Ejercicio 13Fuentes de financiamiento
• Diversificación de las fuentes de financiamiento
• En parejas, con los miembros de su organización, hacer una lista de las fuentes de financiamiento de su organización.
• Con ella, elaborar una una gráfica de pie en donde se muestre la diversificación de los ingresos en porcentajes (%),
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Financiamiento por donativos
• Se deben ajustar a las convocatorias, mecanismos, tiempos, formas de seguimiento y rendición de cuentas de las instancias financiadoras.
Gobierno CoinversiónFundaciones ProyectosDonantes ProgramasIndividuos Campañas Negocio Ventas
PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LA PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LA SUSTENTABILIDAD FINANCIERASUSTENTABILIDAD FINANCIERA
• Renta de espacios e infraestructura Asesorías especializadas– Venta de productos solidarios– Micro y medianas empresas de apoyo– Venta de servicios– Mano de obra especializada
Fuente: Fundación Majjocca, A.C.
EMPRESA ORGANIZACIÓN ALIANZA
TIENDA PARA DIABETICOS
Proveedores y Banco
PRODUCTOS SOLIDARIOS UN KILO DE AYUDA Supermercados
TARJETAS SOLIDARIAS UNICEF
Servicio postal
SERVICIOS MEDICOS ESP. KALNEMI Dif, Congreso
MICROEMPRESA DAUNIS
Proveedores
SERVICIOS A ONGS F. MERCED Corporativos
YOGURT IMAGEN SOCIAL DANONE Casa de la
Amistad
Fuente: Fundación Majjocca, A.C.
CASOS DE EXITOCASOS DE EXITO
Costo beneficio Productos de interés popular
Conocimientos Acercarlos al consumidor
Experiencia Fácil tratamiento
Personal Consumo permanente
Espacio Mercadotecnia social
Ganancias TRANSPARENCIA
Clientes
Investigación de las empresas que están cerca de usted y los productos y servicios para complementarlas.Fuente: Fundación Majjocca, A.C.
PARA EL DISEÑO DE PROYECTOS PARA EL DISEÑO DE PROYECTOS PRODUCTIVOSPRODUCTIVOS
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Proceso Estratégico
Hoy Mañana
Planeación
SUSTENTABLE
Ejercicio 14Proyección anual
Te pedimos que te reúnas con tu compañero de organización
Elabora una lista de las acciones que puedes realizar, por año, para procurar recursos para tu organización. Señala nombre del responsable de ejecutarlo.
2005 2006 2007
Si la organización no muestra solidez, transparencia y
eficiencia en la operación de sus proyectos
No accede a los recursos...
La fórmula de una campaña sustentable...
Se construye sobre la planificación y diversificación de
las fuentes de financiamiento
10 recomendaciones para no obtener recursos
1. Mostrar problemas y no resultados2. Mostrar presupuestos no claros3. Entregar los informes fuera de tiempo4. Aplazar las citas con los donantes5. Presentar proyectos no relacionados con nuestra misión6. Presentar gastos de administración mayores al 10%7. Presentar proyectos con una sola fuente de financiamiento8. Creer que el donante tiene obligación de otorgarnos recursos9. No cumplir con las metas de los proyectos10. La población atendida no tiene mejoras sensibles en su calidad
de vida
10 recomendaciones para construir una causa sustentable
1. Mostrar solidez en la organización2. Diversificar las fuentes de ingreso3. Planear financieramente cuando menos a 3 años4. Mostrar resultados cuantitativos y perdurables5. Informar claramente de los resultados financieros y en
calidad de vida6. Buscar financiamiento en los pequeños donativos7. Presentar proyectos claros y bien construidos8. Presentar proyectos que muestren resultados de egreso
donde la población atendida no necesite a la institución9. La organización debe demostrar que recibe fondos del
gobierno, de la empresa, de otras fundaciones y de recursos propios.
10. La organización debe resolver problemas sociales con resultados comprobables
Ejercicio 16Sociodrama
• Dividirse en cuatro equipos de 10 personas. Cada equipo presentará un proyecto de autosustentabilidad
Equipo 1
Equipo 2
Equipo 3
Equipo 4
Equipo 5
• Los equipos tienen 30 minutos para imaginar-diseñar su propuesta que presentarán al comité de evaluación.
• Los representantes del equipo realizan una representación de su propuesta en 10 minutos.
• El equipo de evaluación debe dictaminar sobre la viabilidad de los proyectos.
Al final, en plenaria, el grupo debe refleccionar cuáles fueron las deficiencias y aciertos de las presentaciones. Se deben proponer mejoras para conseguir realizar las propuestas.
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Tema 5
Transparencia, Rendición de Cuentas
y Materiales de Referencia
Subtemas
1. Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social
2. Mecanismos de Rendición de Cuentas3. Implementación de Mecanismos de
Transparencia4. Evaluación de Impacto de Proyectos5. Preparación de informes6. Publicación de Informes Anuales7. Ética8. Códigos de Ética y conducta
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Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social
Hoy en día la tendencia es que los proyectos sean transparentes a la hora de presentar los resultados financieros.
Se debe definir en dónde, son quién y en qué se gastaron los recursos.
Ejercicio 17Mecanismos de transparencia y rendición
de cuentas• Discutir, en plenaria, bajo la modalidad de lluvia
de ideas, las siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son los mecanismos que implementa mi organización para rendir cuentas y demostrar a la sociedad que se realiza un trabajo transparente?
• ¿Cuáles son los problemas que mi organización ha enfrentado por no tener claros los mecanismos de transparencia?
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Mecanismos de Rendición de Cuentas
Se carece de un común denominador pero para llevarlo a cabo se presentan desde los estados financieros hasta la publicación del modelo de intervención.
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Implementación de Mecanismos de Transparencia
Los mecanismos pueden ser variados, desde transmitir resultados y auscultar opinión sobre la calidad de los servicios hasta abrir canales para acceder expeditamente a los procesos de la administración y operación.
El primer paso que se debe dar hacia los mecanismos de transparencia es romper el paradigma de antaño de hacer las cosas de puro corazón y pasar a la profesionalización de los servicios.
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Evaluación de Impacto de Proyectos
Es importante diseñar mecanismos e instrumentos por medio de los cuales la organización pueda medir los resultados de su trabajo, por medio de variables lo mas cuantificable y observables que sea posible
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Preparación de informes
• Identidad• Actores• Programas• Modelos de intervención• Estados Financieros• Resultados• Expectativas
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Publicación de Informes Anuales
Su publicación es el máximo esfuerzo de una organización por ponderarse como una organización.
El informe anual es un recuento de la labor de una organización a lo largo del año, un historiograma que sirve para identificar a la organización y su labor.
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Códigos de Ética
Guían el actuar de las organizaciones de acuerdo a sus valores en la construcción de un bien común.
Principios Máximas Lemas Decálogo
Códigos de conducta
Son conjuntos de normas que buscan regular la manera con que las personas se comporten en su vida y acciones.
• Reglamentos Internos• Comisiones de Justicia
Ejercicio 18
Con el objetivo de concluir, elaborar individualmente una breve síntesis que contenga aquellos elementos revisados durante el curso-taller, que se consideran mas importantes, útiles e inútiles.
Elaborar y si se desea, compartir lista de acciones y compromisos para aplicar inmediatamente.
Currículo Leticia Martínez Gil• Estudió la licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva y Maestría en Comunicación en
la UNAM y los diplomados en Mercadotecnia por la Universidad Anáhuac y el Diplomado Líderes Sociales, Programa de Gerenciamiento para las Organizaciones de la Sociedad Civil del ITESM.
• Como docente fue catedrática en distintas universidades como la UNAM, Universidad Anáhuac, Universidad Claustro de Sor Juana, Universidad de Florida, Universidad del Valle de México, entre otras. Ha impartido conferencias sobre Comunicación Educativa, Nuevas Tecnologías, Opinión Pública, Fortalecimiento Institucional y Profesionalización para las Organizaciones de la Sociedad Civil, en diversos Estados del país entre otros.
• Como investigadora colaboró de investigación para la UNAM, Universidad de Florida, Universidad Anáhuac y Editorial Contornos, con los temas de Nuevas Tecnologías de Comunicación e Información, Comunicación Educativa por Computadora, Estudios de Migración y Estudios Históricos respectivamente.
• En su trabajo filantrópico ha coordinado grupos de formación y fortalecimiento institucional para 5800 personas de 2300 OSC’s a nivel nacional. Es miembro de la Comisión de Certificación de CERTEZA, programa de certificación para OSC’s. Ha desarrollado materiales impresos y digitales que apoyan el trabajo del tercer sector.
• Fue Vicepresidenta de Comunicación en la Red por la Infancia, miembro de la Red de Desarrollo Rural Sustentable y de la Red de Salud Mental.
• Actualmente es Directora de Formación en Fundación Merced y Directora General de Zícaro, Consejera de Cinco Panes y Dos Peces, A.C. y Presidenta de Fundación Zícaro.
Currículo Mauricio Guerrero • Licenciado en Comunicación y Estudios de Maestría en Sociología por la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad
Nacional Autónoma de México,• Maestría en Comunicación Institucional por el Centro Avanzado de
Comunicaciones “Eulalio Ferrer”A.C. • Acreditó el Curso de Formación de la Unión Social de Empresarios
de México A.C. y obtuvo el Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV.
• Fue Reportero en la Dirección de Comunicación Social en la Secretaria de Salud, fue Director de la Escuela de Comunicación y Relaciones Públicas en la Universidad Latinoamericana, fue Director de Recursos Humanos y del Centro Avanzado de Comunicación en el Grupo Ferrer, Coordinador de Comunicación Organizacional en la Universidad Anáhuac y Director de Promoción del Centro Mexicano para la Filantropía
• Es Vicepresidente de Fundación Merced y de Fundación Porvenir, ha sido miembro del Consejo Directivo de diversas organizaciones profesionales y de la sociedad civil. Ha dictado mas de 150 cursos y conferencias.
• Es Consultor en temas de Comunicación y Mercadotecnia Social, dirige desde 2001 CMS Consultores.