Электронное приложение к журналам «Главный врач» и «Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения».

Подписаться без каталожных наценок на журналы «Главный врач», «Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения», «Охрана труда и пожарная безопасность в учреждениях здравоохранения» и «Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций в учреждениях, организациях и на предприятиях» с любого номера можно в редакции (тел. (495) 541-89-22, E-mail: zdrav1@mail.ru) или на сайте http://interdocnet.ru/, а также в любом почтовом отделении.

СПРАВОЧНИК ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В МЕДИЦИНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

(настоящая редакция начинает действовать с 1 июля 2018 года)

© Центр изучения проблем здравоохранения и образования, 2017

Аннотация В справочнике на основе действующих нормативно-правовых актов рассматриваются

практические вопросы организации делопроизводства в медицинских организациях и органах управления здравоохранением. Представлены правила оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, примерная инструкция по делопроизводству, положение об отделе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, список основных терминов в области делопроизводства и архивного дела.

Издание предназначено для руководителей учреждений здравоохранения, их секретарей, работников канцелярий, отделов кадров и всех, интересующихся вопросами делопроизводства.

Содержание:

ПРЕДИСЛОВИЕОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МЕДИЦИНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ1. Общие положения 2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение2.2. Постановления 2.3. Положение, правила, инструкция 2.4. Протокол 2.5. Служебные письма2.6. Должностные инструкции2.7. Заявления

3. Правила оформления документов3.1. Общие требования к созданию документов3.2. Оформление реквизитов документов3.3. Бланки документов

4. Организация документооборота и исполнения документов 4.1. Организация документооборота 4.2. Организация доставки документов 4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 4.5. Порядок прохождения внутренних документов 4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной

почты и факсимильной связи

4.7. Учет количества документов 4.8. Работа исполнителей с документами 4.9. Организация делопроизводства по обращениям граждан

5. Поисковая система по документам 5.1. Общие положения5.2. Регистрация документов 5.3. Организация поисковой системы по документам

6. Контроль исполнения документов 7. Организация документов в делопроизводстве

7.1. Общие положения7.2. Составление номенклатур дел7.3. Формирование и оформление дел7.4. Организация оперативного хранения документов7.5. Комплектование и хранение документов в архиве организации7.6. Сроки хранения документов в организации

8. Порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

9. Порядок работы с секретными документами10. Общие сведения о системах электронного документооборота11. Особенности работы с электронными документамиПРИЛОЖЕНИЕ N 1. Примерная инструкция по делопроизводству в медицинских

организацияхПРИЛОЖЕНИЕ N 2. Примерное положение об отделе (службе) документационного

обеспеченияПРИЛОЖЕНИЕ N 3. Примерные должностные инструкции работников службы

документационного обеспечения ПРИЛОЖЕНИЕ N 4. Методические рекомендации по разработке и утверждению

должностных инструкций работников медицинских организацийПРИЛОЖЕНИЕ N 5. Примерная инструкция о порядке рассмотрения обращений

граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организацияхПРИЛОЖЕНИЕ N 6. Основные термины и определения в области делопроизводства и

архивного дела

Список сокращений и условных обозначенийБД – база данных.ГОСТ Р 7.0.97-2016 – национальный стандарт Российской Федерации «Система

стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

ДОУ – документационное обеспечение управления.РКК – регистрационно-контрольная карточка.РКФ – регистрационно-контрольная форма.РФ – Российская Федерация.СУБД – система управления базами данных.СЭД – система электронного документооборота.ЭК – экспертная комиссия.ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.

ПРЕДИСЛОВИЕ

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Целью настоящего электронного издания является распространение информации об организации, ведении и совершенствовании систем документационного обеспечения управления на основе единых организационно-методических подходов. Весь представленный материал основан на действующих нормативно-правовых актах, включая ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). В справочнике рассматриваются практические вопросы организации документооборота и исполнения документов, правила их оформления и порядок передачи на хранение в архив. Приводятся примерная инструкция по делопроизводству, положение об отделе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, список основных терминов в области делопроизводства и архивного дела.

Издание предназначено для руководителей учреждений здравоохранения, их секретарей, работников канцелярий, отделов кадров и всех, интересующихся вопросами делопроизводства.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МЕДИЦИНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. Общие положения

Медицинские организации и органы управления здравоохранением (далее по тексту – организации) организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций1, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Организация документооборота в медицинском учреждении осуществляется специальным структурным подразделением2 или назначенным ответственным за делопроизводство лицом3, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). Примерные должностные инструкции работников службы ДОУ представлены в приложении N 3.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

При оформлении документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях

Хотя в соответствии с действующим законодательством о стандартизации в Российской Федерации требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие. Это качается и других рекомендаций, изложенных в книге.

При подготовке документов на компьютере обычно используют текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1-2 интервала.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение

В медицинских организациях и органах управления здравоохранением самыми распространенными документами являются приказы и распоряжения. Их часто считают синонимами, хотя между ними существуют определенные различия.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). Распоряжение же издается в целях решения оперативных вопросов и, как правило, имеет

1 Примерная инструкция по делопроизводству в медицинских организациях представлена в приложении N 1.2 Примерное положение об отделе (службе) документационного обеспечения представлено в приложении N 2.3 В небольших медицинских организациях – это, как правило, секретарь главного врача.

ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности, а распоряжения могут подписывать их заместители в пределах своей компетенции.

Распоряжения, как и приказы, обязательны для исполнения.Таким образом, приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения

нормативно-правового характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» касается всех организаций независимо от подчиненности и форм собственности.

Порядок подготовки, согласования и подписания приказов и распоряжений практически идентичен. Их проекты готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений руководителя организации, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации. Наименование вида документа – приказ (распоряжение). Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2015 г. N 21; 15.06.2015 N 21.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например: О командировании работников Департамента здравоохранения в ...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом

размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с

указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа: наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ – располагается центрованно;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа

Городская клиническая больница N 5

ПРИКАЗот 15.10.2015 N 69

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях совершенствования организации делопроизводства и в связи с ______ (основание) приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2016 года Инструкцию по делопроизводству в городской клинической больнице N 5 (приложение N 1 к настоящему приказу).

2. Признать утратившим силу приказ __________________________________.3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

Главный врач (подпись) (расшифровка подписи)

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления распоряжения

Департамент здравоохранения

РАСПОРЯЖЕНИЕот 22.10.2015 N 17

1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка в Департаменте здравоохранения (приложение N 1 к настоящему распоряжению).

2. Признать утратившим силу _______________________.

Руководитель Департамента здравоохранения (подпись) (расшифровка подписи)

Визы (на оборотной стороне)

2.2. Постановления

При решении наиболее значимых нормативно-правовых вопросов органы государственной власти в пределах своей компетенции издают постановления как

самостоятельные документы. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений.

Образец оформления постановления

Герб России

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ(РОССТАТ)

ПОСТАНОВЛЕНИЕот 00.00.0000 N 00

г. Москва

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Во исполнение _______ (основание) Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается).

2. Установить ________________________________3. Признать утратившими силу __________________

Председатель (подпись) (расшифровка подписи)

В медицинских организациях и органах управления здравоохранением на региональном и муниципальном уровнях принятие постановлений встречается редко. В системе здравоохранения распространены в основном постановления главных государственных санитарных врачей, которыми утверждаются санитарные правила, методические указания и т.д.

2.3. Положение, правила, инструкция

Положения, правила и инструкции подписываются руководителем или утверждаются приказом руководителя организации. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮГлавный врач

Центральной районной больницы(подпись) (расшифровка подписи)

25.01.2016

УТВЕРЖДЕНО приказом Департамента здравоохранения

от 27.01.2016 N 12

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, «Положение о внутреннем контроле качества медицинской помощи в медицинской организации», «Инструкция о порядке заполнения медицинской документации», «Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Департаменте здравоохранения»). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кому?" (например, «Инструкция для интервьюеров по проведению социологического опроса в подведомственных Департаменту здравоохранения медицинских организациях»).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.4. Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, коллегии, медицинского совета), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями организации и сторонними организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку

присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки

дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или

прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы медицинских, технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4.

Образец оформления протокола

Министерство здравоохраненияРоссийской Федерации

П Р О Т О К О Лот 00.00.0000 N 00

г. Москва

Коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации

Председатель коллегии _____________________________

Секретарь коллегии ________________________________

Присутствовали: 50 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О Концепции управления качеством медицинской помощи в Российской Федерации. Доклад руководителя Департамента организации медицинской помощи населению Минздрава России А.А. Иванова.

2. О ...

1. СЛУШАЛИ: Иванова А.А. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:Петров П.П. – краткая запись выступления Сидоров С.С. – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:1.1. Одобрить Концепцию управления качеством медицинской помощи в

Российской Федерации.1.2. ...

2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий (подпись) (расшифровка подписи)

Секретарь (подпись) (расшифровка подписи)

2.5. Служебные письма

Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов; - как исполнение поручений вышестоящих органов; - как сопроводительные письма; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на

основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы

нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или

нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство здравоохранения Российской Федерации считает...", "Федеральный

фонд обязательного медицинского страхования рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями,

регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Образец оформления письма

Герб РоссииФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА

РОССИИ(РОСАРХИВ)

Ильинка ул., 12, Москва, 103132Тел./факс 206-35-31

ОКПО 02892798, ОГРН 1027712345678, ИНН/КПП 7708033140/771001001______________ N ____________На N __________ от ___________

Председателю Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии Ленинский просп., д. 9, Москва,

117049

О ГОСТ Р 7.0.97-2016

Росархив представляет на Ваше рассмотрение и утверждение ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива.

Приложение: на 10 л. в 1 экз. Заместитель руководителя ______________ В.А. Еремченко

2.6. Должностные инструкции

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование медицинской организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Наименования должностей медицинских и фармацевтических работников в должностных инструкциях должны соответствовать номенклатуре должностей медицинских работников и фармацевтических работников, утвержденной приказом Минздрава России от 20.12.2012 N 1183н (ред. от 01.08.2014).

Наименование организации должно соответствовать номенклатуре медицинских организаций, утвержденной приказом Минздрава России от 06.08.2013 N 529н.

Основным нормативным правовым документом при разработке должностных инструкций работников медицинских организаций является Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (раздел "Квалификационные характеристики должностей работников в сфере здравоохранения"), утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23.07.2010 N 541н. Содержащиеся в нем квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда и специфики деятельности конкретных медицинских организаций.

Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов: - общие положения; - обязанности;- права;- ответственность. В разделе "Общие положения" указывают: - уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,

необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;- требования к стажу работы по специальности; - основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных

знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

- основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

- порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения медицинской организации с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности медицинской организации.

В разделе "Права" приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

В разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮГлавный врач городской больницы N 7

________________ (подпись)Петров И.И.

23.01.2016

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом (наименование медицинской организации)

от 23.01.2016 N 18

Утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

Более подробно о порядке разработки и утверждения должностных инструкций работников медицинских организаций см. в одноименных методических рекомендациях, представленных в приложении N 4.

2.7. Заявления

Под заявлением понимается адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.), а также сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Заявление является официальным документом, поэтому при его составлении и обработке рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако следует учитывать, что требования стандарта носят рекомендательный характер и, кроме того, трудно требовать от заявителей (если они не работники организации) соблюдения всех правил оформления заявления. Они могут не знать точного наименования организации, фамилий должностных лиц, наименования их должностей и т.д., поэтому неправильно оформленное заявление – это

не повод отказываться от его рассмотрения. Не забывайте, что многие заявления в органы управления здравоохранением и медицинские организации пишутся пожилыми и больными людьми, а также их родственниками.1

В зависимости от назначения заявление пишется в свободной форме или по установленной форме и обычно адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами заявления являются: - адресат; - автор заявления (фамилия, имя, отчество); - адрес заявителя (домашний адрес, телефон). Если заявление передается от

работника организации, то вместо адреса указывается его должность и подразделение, в котором он работает;

- вид документа (заявление); - дата; - текст заявления; - приложение (при наличии); - подпись заявителя.Как правило, текст заявления начинается с существа вопроса и обращения (прошу

перевести..., прошу проверить состояние ... ), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Иногда на первом месте может быть преамбула, с изложением истории и существа дела, ссылками на нормативно-правовые акты и др.

Текст заявлений по однотипным повторяющимся вопросам (например, кадровым) может быть типовым.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (например, по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

В целях экономии времени, повышения качества заявлений и эффективности работы с ними используются типовые бланки и образцы заявлений. В качестве примера можно привести образец заявления об отказе от проведения патологоанатомического вскрытия.

Главному врачу__________________________________________________________________________________________________________________

(наименование медицинской организации, Ф.И.О.)

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании статьи 67 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации", пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 12.01.1996 N 8 "О погребении и похоронном деле"Я, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Ф.И.О., паспортные данные, реквизиты документа, подтверждающего право представлять интересы умершего)

1 Примерная инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях представлена в приложении N 5.

близкий родственник, законный представитель умершего, лицо, взявшее на себя обязанности погребения (нужное подчеркнуть), отказываюсь от проведения патологоанатомического вскрытия умершего________________________________________________________________________________

(место смерти и дата)________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. и возраст умершего)по причине (нужное подчеркнуть):- по религиозным мотивам;- по иным мотивам, основаниям (указать) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Я информирован о невозможности проведения экспертного анализа в случае сомнений в качестве медицинской помощи при отсутствии патологоанатомического вскрытия.

Я не имею претензий к медицинской организации________________________________________________________________________________

(наименование медицинской организации)по поводу качества диагностики и лечения.

"___" ________ 201__ г. ____________________________ (подпись заявителя, Ф.И.О.)

3. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). В соответствии с ним документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman N 13, 14;Arial N 12, 13;Verdana N 12, 13;Calibri N 14 и приближенные к ним.При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или

центрируются по ширине текста.Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные

части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается

через два интервала.Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один

пробел.Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого

полей документа).Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не

более 7,5 см.Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не

более 12 см.Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено

выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Образец оформления титульного листа см. на рис. 1.

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА

Наименование организации

Гриф согласования документа Гриф утверждения документа

Наименование вида документаЗаголовок к тексту

Место составления (издания) документа – год издания документа

Рисунок 1. Расположение реквизитов на титульном листе документа

3.2. Оформление реквизитов документов

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;03 – товарный знак (знак обслуживания);04 – код формы документа;05 – наименование организации – автора документа;06 – наименование структурного подразделения – автора документа;07 – наименование должности лица – автора документа;08 – справочные данные об организации;09 – наименование вида документа;10 – дата документа;11 – регистрационный номер документа;12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;13 – место составления (издания) документа;14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;16 – гриф утверждения документа;17 – заголовок к тексту;18 – текст документа;19 – отметка о приложении;20 – гриф согласования документа;21 – виза;22 – подпись;23 – отметка об электронной подписи;24 – печать;25 – отметка об исполнителе;26 – отметка о заверении копии;27 – отметка о поступлении документа;28 – резолюция;29 – отметка о контроле;30 – отметка о направлении документа в дело.Указанные реквизиты документов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

следующим образом (в скобках указан код реквизита, наименование реквизита выделено курсивом):

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) (01) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации (02), разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Товарный знак (знак обслуживания) (03), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Код формы документа (04) проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример – Форма по ОКУД 0211151.

Наименование организации (05) – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках

указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование структурного подразделения (06) – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Наименование должности лица (07) – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Справочные данные об организации (08) указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Наименование вида документа (09) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

Дата документа (10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.Регистрационный номер документа (11) – цифровой или буквенно-цифровой

идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (12) включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Место составления (издания) документа (13) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Гриф ограничения доступа к документу (14) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Адресат (15) используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Генеральному директору страховой медицинской организации

И.И. Сергееву

или

Главному инженеруООО "Медтехника"

С.С. Петрову

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентствоРосархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство здравоохраненияРоссийской федерации

Департамент организации медицинской помощи

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного

подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Городская клиническая больница N 1Начальнику отдела кадров

Семеновой М.А.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например:

1. г-ну Фамилия И.О.2. г-же Фамилия И.О.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные

подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям муниципальных органовуправления здравоохранением

Саратовской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Заведующим отделениямицентральной районной больницы

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234. Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Например:

Фамилия И.О.Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Гриф утверждения (16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор территориального фонда

обязательного медицинского страхования_________ (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент) УТВЕРЖДЕН приказом Министерства здравоохранения

Новосибирской области от 15.06.2017 N 116

(Правила) УТВЕРЖДЕНЫприказом Министерства здравоохранения

Новосибирской области от 15.06.2017 N 117

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение) УТВЕРЖДЕНОКоллегией Минздрава России(протокол от 04.07.2017 N 5)

Заголовок к тексту (17) – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;- письмо (о чем?) о предоставлении информации.Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого

поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и

центрируется относительно самой длинной строки.Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5

строк.Текст документа (18) составляется на государственном языке Российской Федерации

или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего

лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали",

"выступили", "постановили", "решили").В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных

подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на

рассмотрение...");- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество

считает возможным...");- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю

рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и

графические сокращения.При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.В деловых (служебных) письмах могут использоваться:- вступительное обращение:Уважаемый господин Председатель!Уважаемый господин Губернатор!Уважаемый господин Прохоров!Уважаемая госпожа Захарова!Уважаемый Николай Петрович!Уважаемая Ольга Николаевна!Уважаемые господа!В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в

обращении по фамилии инициалы лица не указываются.- заключительная этикетная фраза:С уважением, ...

Отметка о приложении (19) содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов... на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:Приложение:отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:CD в 1 экз.При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются

наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах,

распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2к приказу Министерства здравоохранения Московской области от 22.03.2015 N 93

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного

документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1УТВЕРЖДЕНОприказом главного врачагородской больницы N 3от 18.05.2017 N 68

Гриф согласования (20) документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым

согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНОДиректор ВНИИДАД(подпись) И.О. ФамилияДата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНОКомиссией по делам социальной защиты военнослужащих(протокол от _________ N __)

СОГЛАСОВАНОписьмом ВАК от 16.12.2015 N 249

Виза (21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отделаПодпись И.О. ФамилияДата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.Руководитель юридического отделаПодпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Подпись (22) включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Например:

Главный врач Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Главный врач городской детской клинической больницы N 10

Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:

Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:

Директор института Подпись И.О. ФамилияГлавный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора по кадрам Заместитель директора по связям с общественностью

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии Подпись И.О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

И.о. главного врача Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанностиглавного врача Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи (23) используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Например:

┌──────────────────────────────────────────┐ │Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │Наименование│органа │ должности │власти │ Н.Н. Николаев │ │ │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ └──────────────────────────────────────────┘

Печать (24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Отметка об исполнителе (25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии (26) оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

ВерноИнспектор службы кадров Подпись И.О. ФамилияДата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.Отметка о поступлении документа (27) служит для подтверждения факта

поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.Резолюция (28) содержит указание по исполнению документа. Резолюция

оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Например:

Фамилия И.О.Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.ПодписьДата

Отметка о контроле (29) свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Отметка о направлении документа в дело (30) определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.Зав. статистическим отделомПодпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.3. Бланки документов

Документы организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для изготовления бланков документов, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;10 мм – правое;20 мм – верхнее;20 мм – нижнее.Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не

менее 30 мм.Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе

(бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с рис. 2 и 3. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (см. рис. 2) и продольный (см. рис. 3).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в

пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ

зоны расположения реквизитов);- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:- общий бланк;- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых

бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены на рис. 2 и 3..Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме

делового (служебного) письма.Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных

нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.

Рисунок 2 – Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 углового бланка

Рисунок 3 – Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 продольного бланка

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

4.2. Организация доставки документов

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы, адресованные руководству организации, а также без указания

конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее – РКФ)1 вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.2

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234. Документы для почтовой отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи.

На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии),

1 Регистрационно-контрольная (регистрационно-учетная) форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. В настоящей книге РКФ фактически является синонимом регистрационно-контрольной карточки (РКК).

2 Порядок заполнения РКФ рассмотрен в главе 5 «Поисковая система по документам».

для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);б) название улицы, номер дома, номер квартиры;в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);г) название района;д) название республики, края, области, автономного округа (области);е) название страны (для международных почтовых отправлений);ж) почтовый индекс.Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их

подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012).

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя. Дата и время отправки сообщения фиксируются

компьютером автоматически. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, обычно не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в

подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.7. Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов.

Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным структурным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе

учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Форма справки об объеме документооборота представлена ниже.

СПРАВКА ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТАза _____________ 201__

(месяц)

Документы Количество документов Всегоподлинники тираж

поступающиеотправляемыевнутренниеИтого

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата

4.8. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны

за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.9. Организация делопроизводства по обращениям граждан

Вопросы совершенствования работы с обращениями граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях должны постоянно находиться в поле зрения их руководителей. Это не только требование закона1, но и необходимое условие эффективного управления. Анализ жалоб и предложений крайне важен для принятия

1 Правоотношения, возникающие при рассмотрении обращений граждан, в том числе в сфере здравоохранения, регулируются Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) и иными нормативно-правовыми актами органов законодательной и исполнительной власти на федеральном, региональном и муниципальном уровнях. Закон устанавливается обязанность государственных органов власти, органов местного самоуправления и должностных лиц рассматривать обращения граждан, принимать по ним необходимые решения, организовывать личный прием граждан, обеспечивать контроль за соблюдением законодательства об обращениях граждан, выявлять и устранять причины, порождающие нарушение прав и свобод граждан.

оптимальных управленческих решений в сфере организации медицинского обслуживания населения. Следует помнить, что даже необоснованные жалобы, оставленные без ответа или рассмотренные с нарушением установленного законодательством срока, могут стать причиной судебного разбирательства.

Для организации работы с обращениями граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях разрабатывается и утверждается соответствующая инструкция, определяющая порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, организации приема граждан в органах и учреждениях здравоохранения.1

Делопроизводство по обращениям граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях ведется, как правило, отдельно от других видов делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках. При использовании систем электронного документооборота ведение делопроизводства по обращениям граждан выделяется в виде отдельной подсистемы.

Все поступившие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб2. На них заполняются регистрационно-контрольные карточки3. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается.

Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется специально назначенными сотрудниками, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения. При наличии отдела документационного обеспечения функции по учету (регистрации), рассмотрения и разрешения обращений граждан могут возлагаться на него.

Все поступающие письма граждан вскрываются и регистрируются на регистрационно-контрольных карточках. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения (например: Ан-9, А-10, К-17, Ю-1). Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы "Кл" и "Ан".

Правила работы с обращениями граждан в системах электронного документооборота (СЭД) изложены в соответствующих инструкциях. На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки. В них вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

- наименование вида обращения;- кому адресовано обращение;- ф.и.о. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;- дата регистрации обращения;- регистрационный номер;- количество листов обращения;- заголовок к тексту обращения;- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);- подразделение-исполнитель;- срок исполнения обращения;- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);- движение обращения;1 Примерная Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в органах управления здравоохранением и

медицинских организациях представлена в Приложении 5.2 Форма журнала учета предложений, заявлений и жалоб представлена в Приложении 1 к Инструкции о порядке

рассмотрения обращений граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях.3 Образец регистрационно-контрольной карточки содержится в Приложении 2 к Инструкции о порядке рассмотрения

обращений граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях.

- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и

задач использования информации может дополняться другими реквизитами:- наличие приложений;- постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков

исполнения;- тематика обращений (рубрикатор);- совместное рассмотрение;- вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой).Предложения, заявления и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же

вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера (например, К-25/1, К-25/2 и т.д.).

Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.

На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа, в нем указывается предварительный срок исполнения.

При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций или других материалов, которые полностью или частично отсутствуют, проставляется штамп "Получено без приложения" или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.

Письменное обращение должно содержать либо наименование органа или организации, в которое направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. О содержании таких писем докладывается руководству органа управления или медицинской организации, если в них содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы работникам органа управления здравоохранением или медицинской организации, то такое обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в структурные подразделения органа управления здравоохранением или медицинской организации, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, орган управления здравоохранением или медицинская организация вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения уже направлялись в орган управления здравоохранением или медицинскую организацию. О данном решении структурное подразделение-исполнитель уведомляет гражданина, направившего обращение.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со

времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении

предыдущего обращения.Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные

нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в орган управления здравоохранением или медицинскую организацию, рассматриваются как первичные.

По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное".

Письма граждан, адресованные руководителю органа управления здравоохранением или медицинской организации, передаются в секретариат для доклада, далее по указанию руководства письма направляются на исполнение в структурные подразделения и подведомственные организации.

В таком же порядке решается вопрос о коллективных письмах, а также письмах граждан, если их поступает значительное количество по одному и тому же вопросу.

Если полученные письма граждан по своему содержанию не требуют специального рассмотрения руководства органа управления здравоохранением или медицинской организации, они направляются на исполнение непосредственно в структурные подразделения и подведомственные организации.

Заявления с пометкой "Лично" или "Только лично" рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы, или другими сотрудниками по их поручению. Письма, адресованные конкретным лицам, не вскрываются и передаются им без регистрации.

Если руководителем, рассматривающим заявление, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам (организациям) или должностным лицам, действия которых обжалуются.

По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;- о передаче обращения на рассмотрение в подведомственные организации;- о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, организацию,

учреждение, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к ведению органа управления здравоохранением или медицинской организации;

- об оставлении обращения без рассмотрения (в случае анонимного обращения).В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции

органа управления здравоохранением или медицинской организации, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах (учреждениях, организациях), не позднее чем в трехдневный срок в соответствующие ведомства (учреждения, организации) направляются копии обращений или выписки из них, о чем извещаются заявители. Руководители, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в

обращениях граждан, не позднее чем в трехдневный срок направляют их по принадлежности, извещая об этом заявителей.

На письменных заявлениях граждан запрещается делать резолюции и надписи.При учете заявлений граждан с использованием средств электронно-вычислительной

техники могут использоваться другие формы регистрационно-контрольных карточек, приспособленные к машинной обработке, с обязательным сохранением всех реквизитов. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям и их анализа.

Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется в алфавитном порядке. Карточки на коллективные и анонимные письма хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.

Данные о пересылке (передаче) заявлений, содержании поручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения, продлении срока исполнения, окончательном исполнении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материалов рассмотрения заявлений отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.

Сопроводительные записки к заявлениям регистрируются как отдельные документы в установленном порядке. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения заявлений граждан подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с установленными требованиями ведения делопроизводства.

Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) органа управления здравоохранением или медицинской организации, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) органов управления здравоохранением и медицинских организаций отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

Руководители органов управления здравоохранением и медицинских организаций, их заместители и другие должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

- принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

- сообщать в письменной или устной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения – разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

В случае устного ответа заявителю составляется соответствующая справка, которая приобщается к материалам рассмотрения обращения. В журнале учета предложений,

заявлений и жалоб и контрольной карточке делается отметка о том, что результаты рассмотрения обращения сообщены заявителю в личной беседе.

По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности органа управления здравоохранением или медицинской организации, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности органа управления здравоохранением или медицинской организации.

Сроки хранения заявлений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах управления здравоохранением и медицинских организациях. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов управления здравоохранением и медицинских организаций может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан и материалов по их реализации. Дела после завершения делопроизводства по ним, по истечении установленных сроков хранения в секретариатах, сдаются в архивы органов управления здравоохранением и медицинских организаций.

Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое заявление.

Письменное или устное заявление не считается разрешенным, если в процессе его рассмотрения были подготовлены, но не доложены или доложены, но не утверждены руководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов и т.п. Рассмотрение заявления не может считаться законченным, если сообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленных автором вопросов.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

На материалах, связанных с рассмотрением заявлений, после принятия решения и их исполнения должна быть надпись: "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Дела с обращениями граждан по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

5. Поисковая система по документам

5.1. Общие положения

Для учета, поиска и контроля прохождения документов создается поисковая система, включающая в себя регистрацию и индексирование документов, базы данных и классификационные справочники.

Поисковая система может быть представлена в виде бумажных носителей (картотек) и в электронном виде (СУБД).1

5.2. Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

1 Более подробно о системах электронного документооборота см. главу 10.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые

– в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящего органа, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

Документы регистрируются в РКФ – традиционных или электронных карточках, журналах.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены ниже.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты Комментарий по заполнению

1 2

Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида документа

Автор (корреспондент) При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество,

фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа

Дата поступления Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Индекс поступления Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа.

Заголовок к тексту Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова.

Резолюция В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

Срок исполнения Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

Дело В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. Регистрация документов – ответов осуществляется в РКФ инициативных документов.

Документу – ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

5.3. Организация поисковой системы по документам

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности организации; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов;номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и

другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

В автоматизированных поисковых системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем организации.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения обеспечивает руководитель организации и по его поручению специальная служба контроля (или ответственное за это направление работы лицо), а в ее отсутствие служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений организации.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по

исполнителям, группам документов. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из

вышестоящих органов и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" –

исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;

по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки, – до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя организации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) – автор документа.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его

поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства федерального органа в установленные им сроки или по запросам.

Форма справки о состоянии исполнения документов на 00.00.0000 в ..................

N п/п

Название документа

Краткое содержание

Дата N Срок исполнения

Фамилия исполнителя

Состояние исполнения

Причины невыполнения

1 2 3 4 5 6 7 8

Наименование должности руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка подписи

Дата

7. Организация документов в делопроизводстве

7.1. Общие положения

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет и систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу их в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-правовыми и методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.2. Составление номенклатур дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных

нормативно-правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных

документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел организации.

Форма номенклатуры дел организации (структурного подразделения)

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1 2 3 4 5Название раздела

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в организации (структурном подразделении)

По срокам хранения Всего В том числе:переходящих с отметкой "ЭПК"

1 2 3 4ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)ИТОГО:

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации.

Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в

номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и

состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные

материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей

последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда

Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования

управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно – территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных

документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты ЗАО "МЕДСТРАХ" о работе с обращениями граждан".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его

отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с службой срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.3. Формирование и оформление дел

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел

по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние

экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела

проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической

последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с

относящимися к ним приложениями. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются

приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному

составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы

к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и

систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущею года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа – заверителя дела и составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приводятся ниже); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Форма листа – заверителя дела

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист (ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера ______ + листов внутренней описи ________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

NN листов

1 2

__________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N __________

N п/п Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись Расшифровка

Дата

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного

хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.4. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях организации.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения

хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя

службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта – заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.5. Комплектование и хранение документов в архиве организации

После завершения работы с документом он подшивается в дело, которое определенное время хранится по месту своего формирования в структурных подразделениях организации, затем в соответствии с действующим порядком передается в архив организации (при его наличии) и далее в государственный (муниципальный) архив.

Сроки передачи и хранения архивных документов определены Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изм. от 04.02.2015) "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее – приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

- предоставление помещения для размещения архивных документов;- обеспечение нормативных условий хранения документов;- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

- проверка наличия и состояния документов.Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения

документов;- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения,

охранной и пожарной сигнализацией;- соблюдение противопожарного режима;- соблюдение охранного режима;- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов,

проведение санитарно-гигиенических мероприятий.Комплектование архива организации осуществляется в соответствии с приказом

Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.Документы Архивного фонда Российской Федерации1 и документы временных

(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации эти дела также могут передаваться в архив организации.

Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности. Целью экспертизы ценности документов является:

- отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;- выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов

носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:- действующего законодательства и иных нормативно-правовых актов Российской

Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

- типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения. Основной ее задачей является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЭК являются:- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел,

документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;

1 Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел организации и при

подготовке дел к передаче в архив;в архиве организации – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное

хранение.Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации

составляются описи дел: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел и документов.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.6. Сроки хранения документов в организации

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

В настоящее время сроки хранения документов в организациях установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень), утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 04.02.2015).

Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Перечень представлен в табличной форме и состоит из 12 разделов:- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные

функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2 – 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении,

увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень имеет 4 графы.

Номер статьи

Вид документа Срок хранения документа Примечания

1 2 3 4

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

8. Порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Документы организации после проведения экспертизы их ценности могут передаваться или в соответствии с действующим законодательством подлежат обязательной передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и архива организации по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив установлен приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях". В соответствии с этим приказом документы Архивного фонда Российской Федерации,

образовавшиеся в организациях – источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. В организациях – источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Передача дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой – в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел – в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

9. Порядок работы с секретными документами

Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне", другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно

секретные работы. Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут

быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет "Первый отдел".

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны: а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе;

пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению; б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными,

действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в "Первом отделе";

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью. Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер, гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: "В дело". Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах. На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет список рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в "Первый отдел";

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным "Первого отдела" за все числящиеся секретные документы.

По требованию сотрудников "Первого отдела" работники организации обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства организации.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения "Первого отдела"; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности. При этом необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне1, и Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности2.

1 Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 28.05.2015).

2 Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утверждены

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно".

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники "Первого отдела".

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию руководителя организации. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграмм от одних исполнителей другим, а также за пределы организации производится только через "Первый отдел".

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре. По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие

справки, которые учитываются в "Первом отделе", хранятся как документы соответствующей степени секретности.

Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.

Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается. За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату

документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению государственной тайны виновные лица несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.

10. Общие сведения о системах электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) пока еще редкость в учреждениях здравоохранения. Основными причинами такого положения являются высокая стоимость СЭД и недостаточная информированность руководителей органов управления здравоохранением и медицинских организаций об их возможностях. Однако ситуация быстро меняется в связи с выходом на рынок новых видов программного обеспечения для организации документооборота и снижением цен на массовые программные продукты в этом сегменте. Кроме того, в Интернете можно найти и скачать бесплатные программы по делопроизводству.

Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 22.05.2008).

Основной единицей электронного документооборота является регистрационно-контрольная карточка (РКК), содержащая набор реквизитов, основные характеристики и данные о движении документа, начиная с его получения и заканчивая списанием в архив, что позволяет контролировать сроки рассмотрения обращения. Поэтому первым и одним из наиболее ответственных этапов создания базы данных (БД) являются классификация документов, учитывающая особенности документооборота в конкретной организации, и разработка соответствующей формы РКК, на основе которой строится основной элемент СЭД – электронная таблица1.

В большинстве случаев документы представлены на бумажных носителях, поэтому в СЭД часто используется не сам документ, а его регистрационно-контрольная карточка, в которую заносится кратное содержание документа. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и включить его электронную версию в БД.

Электронные документы заносятся в БД сразу.В настоящее время имеется большое количество самых разнообразных программных

средств – систем управления базами данных (СУБД). Несмотря на все их разнообразие, технические характеристики и возможности, все они в целом построены по единым принципам.

В настоящее время наиболее распространенным пакетом компьютерных программ, устанавливаемых в органах управления здравоохранением и медицинских организациях, является «Microsoft Office». В его состав входит СУБД «Access». Знакомство с этой наиболее популярной и распространенной программой управления БД позволяет понять общие принципы работы СУБД и в случае необходимости более квалифицированно подойти к выбору СЭД. Кроме того, программа «Access» сама по себе обладает огромными возможностями управления БД, является признанным стандартом хранения и обработки данных, проста в использовании и не требует специальной профессиональной подготовки при ее эксплуатации, а главное – отлично подходит для делопроизводства в организациях.

Программа представляет собой систему взаимосвязанных таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей и инструментов работы с ними. Возможности Access позволяют пользователю, не имеющего опыта программирования, но четко понимающего поставленную задачу, создавать соответствующие приложения. При помощи Access можно вводить, хранить, находить и анализировать данные, создавать собственные формы, запросы и отчеты, объединять информацию в логические блоки и многое другое.

Вся информация в Access хранится в виде таблиц, а запросы, формы и отчеты являются производными объектами. Поэтому первым этапом при формировании БД является создание таблиц. Все другие объекты Access, такие как формы, запросы и отчеты, зависят от данных в таблицах.

Электронный документооборот – это не только сбор и хранение данных о документах, но и возможность выполнять с ними самые разнообразные операции. Например, составить список документов с просроченными сроками рассмотрения, подготовить отчет об объеме документооборота и т.д.

11. Особенности работы с электронными документами

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота организации. Выделяют 2 вида электронных документов:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов2, полученные в результате сканирования 1 Электронная таблица данных – основная часть СУБД, где в табличной форме хранится информация. Таблица состоит

из строк и столбцов (полей). Каждому полю соответствует определенный вид данных, например, дата регистрации документа, регистрационный номер, наименование документа, краткое его содержание и др. Информация о каждом документе хранится в отдельной строке таблицы, называемой записью.

2 Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам

делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие организации документы заверяются электронной подписью руководителя организации – автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте организации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем организации на основе рекомендаций архивных учреждений и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя организации, направлении электронных документов в структурные подразделения организации и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Документы на бумажном носителе включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в организациях в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526) передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;- проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных

компьютерных программ;- проверка воспроизводимости электронных документов;- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче

электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

- наименование организации (полное, сокращенное);- номер фонда;- номер описи электронных дел, документов;- номер дела по описи;- отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или

"Раб." (рабочий);- крайние даты документов электронного дела;- при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа

к документам.Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя

таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.Обязательными условиями хранения электронных документов в архиве являются:- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы

хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного

раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЕДИЦИНСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Настоящая инструкция объединяет в единое целое отдельные части справочника в формате документа и может быть взята за основу при разработке или актуализации инструкций и положений по делопроизводству в учреждениях здравоохранения. Тем, кому в настоящее время не требуется образец инструкции, советуем ее хотя бы просмотреть, так как она содержит основные положения по оформлению документов и документообороту, изложенные в книге.

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в медицинских организациях (далее – организации) подготовлена с целью совершенствования на единой методической основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

1.3. Инструкция содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

1.5. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативно-правовыми актами.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организациях возлагается на их руководителей. Руководитель организации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства – структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

1.8. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

II. Документация организации

2.1. Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Документирование заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.2. Организации издают следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования, правила и действия могут быть отменены или изменены только путем издания новых нормативно-правовых документов. Использование в этих целях телефонограмм, телеграмм и факсограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативно-правовых актов по данному вопросу.

2.3. В целях повышения качества и эффективности делопроизводства настоящей инструкцией устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов на основе унификации состава, форм и структуры содержания документов, а также процессов работы с документами в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). В соответствии с ним документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman N 13, 14;Arial N 12, 13;Verdana N 12, 13;Calibri N 14 и приближенные к ним.При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или

центрируются по ширине текста.Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные

части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается

через два интервала.Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один

пробел.Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого

полей документа).Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не

более 7,5 см.Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не

более 12 см.Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено

выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Образец оформления титульного листа см. на рис. 1.

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА

Наименование организации

Гриф согласования документа Гриф утверждения документа

Наименование вида документаЗаголовок к тексту

Место составления (издания) документа – год издания документа

Рисунок 1. Расположение реквизитов на титульном листе документа

3.2. Оформление реквизитов документов

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;03 – товарный знак (знак обслуживания);04 – код формы документа;05 – наименование организации – автора документа;06 – наименование структурного подразделения – автора документа;07 – наименование должности лица – автора документа;08 – справочные данные об организации;09 – наименование вида документа;10 – дата документа;11 – регистрационный номер документа;12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;13 – место составления (издания) документа;14 – гриф ограничения доступа к документу;15 – адресат;16 – гриф утверждения документа;17 – заголовок к тексту;18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;20 – гриф согласования документа;21 – виза;22 – подпись;23 – отметка об электронной подписи;24 – печать;25 – отметка об исполнителе;26 – отметка о заверении копии;27 – отметка о поступлении документа;28 – резолюция;29 – отметка о контроле;30 – отметка о направлении документа в дело.Указанные реквизиты документов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

следующим образом (в скобках указан код реквизита, наименование реквизита выделено курсивом):

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) (01) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации (02), разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Товарный знак (знак обслуживания) (03), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Код формы документа (04) проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример – Форма по ОКУД 0211151.

Наименование организации (05) – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование структурного подразделения (06) – автора документа (в том числе

филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Наименование должности лица (07) – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Справочные данные об организации (08) указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Наименование вида документа (09) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

Дата документа (10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.Регистрационный номер документа (11) – цифровой или буквенно-цифровой

идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (12) включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Место составления (издания) документа (13) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Гриф ограничения доступа к документу (14) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Адресат (15) используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Генеральному директору страховой медицинской организации

И.И. Сергееву

или

Главному инженеруООО "Медтехника"

С.С. Петрову

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентствоРосархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство здравоохраненияРоссийской федерации

Департамент организации медицинской помощи

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Городская клиническая больница N 1Начальнику отдела кадров

Семеновой М.А.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например:

1. г-ну Фамилия И.О.2. г-же Фамилия И.О.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные

подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям муниципальных органовуправления здравоохранением

Саратовской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Заведующим отделениямицентральной районной больницы

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234. Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Например:

Фамилия И.О.Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Гриф утверждения (16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор территориального фонда

обязательного медицинского страхования_________ (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент) УТВЕРЖДЕН приказом Министерства здравоохранения

Новосибирской области от 15.06.2017 N 116

(Правила) УТВЕРЖДЕНЫприказом Министерства здравоохранения

Новосибирской области от 15.06.2017 N 117

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение) УТВЕРЖДЕНОКоллегией Минздрава России(протокол от 04.07.2017 N 5)

Заголовок к тексту (17) – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;- письмо (о чем?) о предоставлении информации.Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого

поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5 строк.

Текст документа (18) составляется на государственном языке Российской Федерации

или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего

лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали",

"выступили", "постановили", "решили").В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных

подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на

рассмотрение...");- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество

считает возможным...");- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю

рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и

графические сокращения.При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.В деловых (служебных) письмах могут использоваться:- вступительное обращение:Уважаемый господин Председатель!Уважаемый господин Губернатор!Уважаемый господин Прохоров!Уважаемая госпожа Захарова!Уважаемый Николай Петрович!Уважаемая Ольга Николаевна!Уважаемые господа!В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в

обращении по фамилии инициалы лица не указываются.- заключительная этикетная фраза:С уважением, ...Отметка о приложении (19) содержит сведения о документе (документах),

прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к

распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов... на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:Приложение:отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:CD в 1 экз.При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются

наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах,

распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2к приказу Министерства здравоохранения Московской области от 22.03.2015 N 93

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1УТВЕРЖДЕНО

приказом главного врачагородской больницы N 3от 18.05.2017 N 68

Гриф согласования (20) документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым

согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНОДиректор ВНИИДАД(подпись) И.О. ФамилияДата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНОКомиссией по делам социальной защиты военнослужащих(протокол от _________ N __)

СОГЛАСОВАНОписьмом ВАК от 16.12.2015 N 249

Виза (21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отделаПодпись И.О. ФамилияДата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.Руководитель юридического отделаПодпись И.О. ФамилияДата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Подпись (22) включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Например:

Главный врач Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Главный врач городской детской клинической больницы N 10

Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:

Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:

Директор института Подпись И.О. ФамилияГлавный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора по кадрам Заместитель директора по связям с общественностью

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии Подпись И.О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

И.о. главного врача Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанностиглавного врача Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи (23) используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Например:

┌──────────────────────────────────────────┐ │Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │Наименование│органа │ должности │власти │ Н.Н. Николаев │ │ │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ └──────────────────────────────────────────┘

Печать (24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Отметка об исполнителе (25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа

документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии (26) оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

ВерноИнспектор службы кадров Подпись И.О. ФамилияДата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.Отметка о поступлении документа (27) служит для подтверждения факта

поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.Резолюция (28) содержит указание по исполнению документа. Резолюция

оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Например:

Фамилия И.О.Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.ПодписьДата

Отметка о контроле (29) свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Отметка о направлении документа в дело (30) определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.Зав. статистическим отделомПодписьДата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.3. Бланки документов

Документы организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для изготовления бланков документов, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;10 мм – правое;20 мм – верхнее;20 мм – нижнее.Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не

менее 30 мм.Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе

(бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от

несанкционированных изменений.Бланки документов оформляются в соответствии с рис. 2 и 3. Ориентировочные

границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (см. рис. 2) и продольный (см. рис. 3).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в

пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ

зоны расположения реквизитов);- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:- общий бланк;- бланк письма;- бланк конкретного вида документа.Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых

бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены на рис. 2 и 3..

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.

Рисунок 2 – Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 углового бланка

Рисунок 3 – Расположение реквизитов и границы зонна формате A4 продольного бланка

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений руководителя организации, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, например: «О проведении специальной оценки условий труда в кардиологическом отделении». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,

послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с

указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Страницы приказа и их приложений нумеруются как единый документ.К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на

командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения.

4.2. ПостановлениеПостановление – правовой акт, принимаемый в пределах своей компетенции

органами государственной власти и органами коллегиального управления в целях решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов.

В медицинских организациях и органах управления здравоохранением на региональном и муниципальном уровнях принятие постановлений встречается редко. В системе здравоохранения распространены в основном постановления главных государственных санитарных врачей, которыми утверждаются санитарные правила, методические указания и т.д.

4.3. РаспоряжениеРаспоряжение – правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов и,

как правило, в отличие от приказа имеет более ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Издается преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативно-правовых актов.

Распоряжения могут подписывать не только руководители организаций, но и их заместители в пределах своей компетенции.

Подготовка и оформление реквизитов распоряжения аналогичны оформлению приказов.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.4. Положение, правила, инструкцияПоложения, правила и инструкции подписываются руководителем или утверждаются

приказом руководителя организации. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮГлавный врач

Центральной районной больницы(подпись) (расшифровка подписи)

25.01.2016

УТВЕРЖДЕНО приказом Департамента здравоохранения

от 27.01.2016 N 12

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, «Положение о внутреннем контроле качества медицинской помощи в медицинской организации», «Инструкция о порядке заполнения медицинской документации», «Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Департаменте здравоохранения»). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кому?" (например, «Инструкция для интервьюеров по проведению социологического опроса в подведомственных Департаменту здравоохранения медицинских организациях»).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.5. ПротоколПротокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения

вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается положениями об этих органах или регламентами их работы.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку

присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки

дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений), решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения

заседания коллегиального органа или совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года

отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы медицинских, технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Протокол может содержать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4.

4.6. АктАкт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты,

события (акт приема работ, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании

которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора, например:

Составлен в 3-х экземплярах:1-й экземпляр -2-й экземпляр -3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

4.7. Служебные письма Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные,

гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов; - как исполнение поручений вышестоящих органов; - как сопроводительные письма; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на

основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы

нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или

нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство здравоохранения Российской Федерации считает...", "Федеральный

фонд обязательного медицинского страхования рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями,

регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

5.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи. Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в организацию факсограммы подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные – немедленно.

5.2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству организации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

5.3. Исходящие факсограммы и телефонограммы подписываются руководством организации. Ответственность за содержание информации, передаваемой по электронным каналам связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.4. Срочные документы в виде телефонограмм и факсограмм, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения.

5.5. Электронные письма передаются электронной почтой (E-mail). Программное обеспечение электронной почты позволяет осуществлять обмен данными между компьютерами, анализ, поиск, отбор по заданному критерию, обработку, копирование, хранение полученных и отправленных сообщений. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. При передаче электронных документов в другие организации

документы заверяются электронной подписью руководителя организации – автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

6.1. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование организации – получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства организации. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

6.2. Подписанный документ, созданный в организации, регистрируется в отделе документационного обеспечения или секретариате. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.3. Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234. Документы для почтовой отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи.

На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);г) название района;д) название республики, края, области, автономного округа (области);е) название страны (для международных почтовых отправлений);ж) почтовый индекс.Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их

подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012).

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

VII. Поисковые системы

7.1. Для учета, поиска и контроля сроков прохождения и исполнения документов создается поисковая система, включающая в себя: регистрацию и индексирование документов; базы данных документов и регистрационно-учетных форм; классификационные

справочники. Поисковая система может быть представлена в виде бумажных носителей информации (картотек) и в электронном виде (СУБД).

7.2. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационно-контрольных карточек1 или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел.

7.3. При традиционной карточной регистрации входящих документов используется 4 экземпляра регистрационно-контрольных карточек, которые составляют учетно-справочные картотеки по порядку номеров, корреспондентам и структурным подразделениям (на этом экземпляре карточки за получение документа расписывается сотрудник подразделения – исполнителя). Один экземпляр предназначен для отдела – исполнителя. При карточной регистрации исходящих документов используется 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и корреспондентам).

В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек. При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

7.4. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационно-учетные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

7.5. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и входящие документы, поступающие от юридических и частных лиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки и информации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты.

7.6. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

7.7. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер. Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа.

7.8. Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из вышестоящего органа и направляемые ему, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Документы регистрируются на традиционных регистрационных карточках или в электронном виде. Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК) и правила ее заполнения представлены соответственно в приложениях N 1 и N 2 к настоящей инструкции.

1 Регистрационно-контрольная форма (РКФ) – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

7.9. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрация документов происходит автоматически с использованием установленного набора обязательных реквизитов и единой структуры регистрационного номера. Данные о электронной регистрации документа можно продублировать машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете, поиске, контроле сроков исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской дисциплины и т.д. Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью следующих баз данных: приказов по основной деятельности, распоряжений, приказов по кадрам, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции и других в зависимости от особенностей ведения делопроизводства в организации.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

7.10. В структурном подразделении организации при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе регистрационно-контрольной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения. По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно-справочную картотеку и располагается по порядку номеров.

VIII. Подсчет объема документооборота

8.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

8.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно. 8.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов:

распорядительные, переписка, обращения граждан и др. Подсчет документооборота осуществляется в целом по организации с обязательным

учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 3).

IX. Контроль исполнения документов

9.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

9.2. Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения (при его наличии), ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

9.3. После рассмотрения документов руководством организации на документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль". Отметка о постановке на контроль проставляется также в регистрационной карточке документа.

9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 3 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – регистрационно-контрольную карточку или банк регистрационных данных.

9.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

9.6. Контроль исполнения строится на базе картотек РКК или автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии и др.).

9.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов.

9.8. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием СЭД. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма). После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив.

X. Работа исполнителей с документами

10.1. Руководители организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

10.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные документы передаются немедленно.

10.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование.

10.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

10.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

XI. Составление номенклатур дел

11.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.2. Номенклатура дел организации составляется службой (отделом, отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений.

11.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об организации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

11.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

11.5. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

11.6. После утверждения номенклатур дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.

XII. Формирование дел

12.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

12.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

XIII. Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности документов – определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

13.2. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению; в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Положение о ЭК представлено в приложении N 4 к настоящей инструкции.

ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного (муниципального) архива и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

13.4. Основными функциями ЭК являются: - организация ежегодного отбора документов для хранения; - рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10

лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).

13.5. ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации и представитель соответствующего госархива. Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников организации.

13.6. ЭК проводят заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым руководителем организации по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителем организации.

13.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего госархива.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.

Окончательное решение принимают ЭК организации. 13.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и других

структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу

документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях

означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.

13.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах и других структурных подразделениях проводится отбор дел документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

13.11. Архивы организации проводят экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

13.12. При проведении экспертизы в архивах организации используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел указанной организации, утвержденные в установленном порядке.

13.13. Проведение экспертизы в архивах базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь организационно-распорядительной (приказов, распоряжений, решений, протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.

13.14. При проведении экспертизы документов в архивах организации уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

13.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации принимаются меры по их розыску.

13.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел постоянного хранения. После этого можно уничтожать дела, включенные в данные акты.

13.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2015 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2021 года.

13.19. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение) оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива или службы документационного обеспечения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

ХIV. Оформление дел

14.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.

14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5), внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

14.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

14.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

14.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

14.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации; наименование отдела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивах организации только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел организации, согласованных с ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива.

На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

ХV. Составление описей дел

15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями, составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

15.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется

справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

15.3. Описательная статья описи дел отдела и другого структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части).

15.4. При составлении описи дел отдела и другого структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

15.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

15.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

ХVI. Оперативное хранение документов и дел

16.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

16.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

16.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

16.4. Выдача дел другим отделам, структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

16.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ХVII. Передача дел и документов в архив организации

17.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, в

соответствии с действующим законодательством входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение организация образует архив.

17.2. В своей практической деятельности архив организации руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве организации (приложение N 5 к настоящей инструкции).

17.3. Главными задачами архива организации являются: комплектование архива организации документами; обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве; подготовка и передача документов на государственное хранение; осуществление методического руководства и проверок состояния делопроизводства в организации и ее структурных подразделениях.

17.4. Архив организации в целях выполнения своих задач осуществляет следующие функции: принимает на хранение в соответствии с установленным порядком документы структурных подразделений организации; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архивы дел и документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архивах документам; проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; ежегодно представляют на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; оказывает методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов; подготавливает и в установленном порядке передает документы на государственное хранение; оказывает методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения организации в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив; ежегодно представляет по установленным формам в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; осуществляет использование документов, хранящихся в архиве; выдает в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки; консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве; участвует в разработке локальных нормативно-правовых актов и методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

17.5. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

17.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.7. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии документов. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

ХVIII. Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

18.1. Документы организации после проведения экспертизы их ценности могут передаваться или в соответствии с действующим законодательством подлежат обязательной передаче на хранение в государственный (муниципальный) архив.

18.2. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и архива организации по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

18.3. Порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив установлен приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях". В соответствии с этим приказом документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях – источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

18.4. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. В организациях – источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

18.5. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

18.6. Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

18.7. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

18.8. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

18.9. Передача дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

18.10. При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

18.11. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой – в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

18.12. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел – в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Приложение N 1к инструкции по делопроизводству

в медицинских организациях

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

N документа Дата документа Дата поступления Вход. N

Корреспондент

Кому

N дела, в которое подшит документ после исполнения (отметка о направлении в дело)

Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание

Кол-во листов

Резолюция Срок исполнения Расписка и дата

Исполнитель

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Исполнитель Дата Исх. NКому N дела, в которое

подшит исх. документ (отметка о направлении в дело)

Кем подписан Наименование вида документа, заголовок, содержание или отметка об исполнении

Кол-во листовОтметки о ходе исполнения Расписка и дата

Приложение N 2к инструкции по делопроизводству

в медицинских организациях

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

Реквизиты Пояснения по заполнениюАвтор (корреспондент) При регистрации поступающего

документа записывается наименование организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации (должностного лица) – корреспондента.

Дата документа Дата, присвоенная документу организацией – автором: число, месяц, год.

N документа Номер, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего документа.

Дата поступления Дата поступления документа в организацию переносится с регистрационного штампа.

Вход. N (номер поступления) Номер, присвоенный документу организацией-получателем, переносится из регистрационного штампа.

Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание

Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем).

Переносится заголовок, сформулированный на документе.

Резолюция Переносится с документа: основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель.

Срок исполнения Проставляются число, месяц, год арабскими цифрами. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа.

Отметки о ходе исполнения Фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения (даты проверки и причины задержки исполнения документа). Графа может быть использована для отражения движения документа.

N дела, в которое подшит документ после исполнения (отметка о направлении в дело)

Номер дела, в которое подшит после исполнения входящий документ в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N...").

Исх. N (номер отправления) Номер, присвоенный документу организацией-отправителем, переносится с отправляемого (ответного) документа.

Наименование вида ответного или инициативного документа, заголовок, содержание или отметка об исполнении

Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем). Переносится заголовок, сформулированный на документе, или краткая запись решения вопроса по существу.

N дела, в которое подшит исходящий документ (отметка о направлении в дело)

Номер дела, в которое подшит исходящий ответный или инициативный документ в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N...").

Приложение N 3к инструкции по делопроизводству

в медицинских организациях

Форма примерной сводки о документообороте организации

СВЕДЕНИЯ

о документообороте __________________________________________ за _______ квартал 201_ г. (наименование организации)

Вид документа Квартал

предыдущего года

Квартал текущего

года

%%

1 2 3 41. Входящие документы

1.1. Законы, решения, постановления, распоряжения и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта РФ, органов местного самоуправления 1.2. Документы вышестоящих органов:постановления, распоряжения, письма, телеграммы, телетайпограммы, факсограммы

1.3. Другие документы:письма, телеграммы, факсограммы организаций, учреждений, предприятий, обращения граждан (письма, заявления, жалобы) и депутатов 1.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" Итого 2. Исходящие документы

2.1. Письма в органы местного самоуправления 2.2. Документы в вышестоящие органы исполнительной власти: письма, телеграммы, телетайпограммы, факсограммы,2.3. Другие документы: письма, телеграммы, факсограммы, направленные организациям, учреждениям, предприятиям, письма гражданам и депутатам 2.4. Документы с грифом "Для служебного пользования"

Итого

3. Внутренние документы:

– приказы по основной деятельности– приказы по личному составу

– распоряжения– протоколы заседаний коллегии– протоколы совещаний, заседаний– докладные записки– справки, акты, заключения, отчеты, сводки– документы с грифом "Для служебного пользования"– др.

Итого

Всего (по каждой группе документов целесообразно учитывать и их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4. Количество документов и листов (через дробь), отпечатанных в машбюро

5. Количество документов и листов (через дробь), размноженных на ксероксе

Начальник отдела документационного обеспечения

Подпись Расшифровка подписи

Приложение N 4к инструкции по делопроизводству

в медицинских организациях

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством организации. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами организации, нормативно-методическими документами соответствующего государственного (муниципального) архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации; ее секретарем является лицо, ответственное за архив. Персональный состав ЭК назначается руководителем организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и представителя соответствующего государственного (муниципального) архива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются организация и проведение: - экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении

номенклатуры дел, формировании дел; - экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению; - отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе

научно-технической и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции: - организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу

по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатур дел; дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего государственного (муниципального) архива, а затем на утверждение руководителю организации – описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива, а затем на утверждение руководителю организации – сводные номенклатуры, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива – предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение руководителем организаций – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

оказывает методическую и практическую помощь нижестоящим органам по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов;

совместно с отделами документационного обеспечения и кадров проводит для сотрудников делопроизводственных служб и архивов, других сотрудников организаций инструктаж и консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

- заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;

- в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

- информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

- в установленном порядке представлять организацию в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива, получает от них соответствующие организационно методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством. 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях,

которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение N 5к инструкции по делопроизводству

в медицинских организациях

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива организации.

1.2. Архив организации осуществляет прием, учет и хранение документов,

образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с действующим законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы, осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений организации в области делопроизводства и архивного дела.

1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением организации или входит в состав отдела документационного обеспечения, непосредственно подчиняется соответственно руководителю организации (или одному из его заместителей) или начальнику отдела документационного обеспечения.

1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.

1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.9. Заведующий архивом: - руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за

своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования,

организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;

- участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;- осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих

должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего архивом его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или назначенный приказом руководителя организации другой работник.

1.11. Заведующий архивом или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.

2. Основные задачи архива

2.1. Прием, учет и хранение документов.2.2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата,

обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача

документов на хранение в государственные архивы.2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль

деятельности структурных подразделений по вопросам организации архивного дела. 2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических

материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.2.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе

на основе использования современных информационных технологий.2.7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении

управленческих решений руководства организации. 2.7. Повышение уровня грамотности работников организации в области

делопроизводства и архивного дела.2.8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции архива

3.1. Планирование, организация и контроль деятельности организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

3.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

3.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование руководства и сотрудников организации о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в архиве).

3.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6. Контроль за своевременным поступлением в архив законченных делопроизводством документов.

3.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по

личному составу на рассмотрение экспертных комиссий организации и соответствующего государственного архива.

3.8. Участие в работе экспертной комиссии организации, экспертиза ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

3.9. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3.10. Подготовка и в установленном порядке передача на хранение в государственные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.11. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.12. Составление установленной отчетности, учет выдачи архивных справок и дел, ежегодное представление в соответствующий государственный архив сведений о составе и объеме документов по установленной форме.

3.13. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.14. Методическая помощь структурным подразделениям организации в составлении номенклатур, формировании и оформлении дел, подготовке их к передаче в архив.

3.15. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

4. Права и ответственность

4.1. Архив имеет право: - получать поступающие в организацию документы и иные информационные

материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителей организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству организации;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива и организации в целом;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности; - вносить предложения руководству организации по повышению квалификации,

поощрению и наложению взысканий на работников архива и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива.

4.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:- выполнение возложенных на архив функций и задач;- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение

приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его

работниками своих функциональных обязанностей;- соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-

противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности; - ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми

документами; - предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной

информации о деятельности архива;- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ (СЛУЖБЕ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела (службы) документационного обеспечения (далее – отдел).

1.2. Отдел осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением организации и

подчиняется непосредственно ее руководителю или одному из его заместителей.1.4. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством,

нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.6. Начальник и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Отдел возглавляет начальник, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж практической работы по специальности не менее одного года.

1.9. Начальник отдела: - руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за

своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования,

организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;

- участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела,

направлении их на переподготовку и повышение квалификации;- совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела;- осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих

должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.

1.10. В период отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или назначенный приказом руководителя организации другой работник.

1.11. Начальник отдела или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени отдела по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание отдела утверждаются руководителем организации.

2. Основные задачи отдела

2.1. Документационное обеспечение деятельности организации, включая процессы управления, в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

2.4. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

2.5. Ведение и совершенствование системы электронного документооборота (при ее наличии) на основе единой информационно-технической политики и применения современных информационных технологий.

2.6. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности организации, их архивное хранение, а также организация работы архива организации, экспертной комиссии по экспертизе документов.

2.7. Обеспечение режима доступа и использования документной информации.2.8. Повышение уровня подготовки работников организации в области

делопроизводства.2.9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела

3.1. Формирование и совершенствование системы делопроизводства в организации.3.2. Соблюдение установленного действующими нормативно-правовыми актами

правил оформления документов и порядка документооборота.3.3. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании

автоматизированных информационных систем документооборота.

3.4. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

3.5. Своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству организации.

3.6. Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.7. Оформление, выпуск, хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) организации, обеспечение их рассылки и ознакомление с ними.

3.8. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

3.9. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.10. Машинописное (или с применением средств вычислительной и копировальной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

3.11. Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства организации, анализ состояния исполнительской дисциплины.

3.12. Методическое руководство документационным обеспечением в структурных подразделениях организации.

3.13. Разработка и внедрение в практическую деятельность организации нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.

3.14. Составление сводной номенклатуры дел организации, номенклатуры дел отдела.3.15. Формирование дел отдела и контроль за формированием дел в структурных

подразделениях организации.3.16. Организация работы по приему руководством посетителей по личным вопросам,

а также делопроизводства по обращениям.3.17. Организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) на

основе соответствующих инструкций.3.18. Техническое обслуживание созываемых руководством организации совещаний

и заседаний.3.19. Экспертиза научной и практической ценности документов при их отборе на

государственное хранение.3.20. Подготовка документов отдела к сдаче в архив организации.3.21. Организация и проведение мероприятий по повышению квалификации

работников, занятых документационным обеспечением деятельности организации.3.22. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с

целями и задачами организации.

4. Права и ответственность

4.1. Отдел имеет право: - получать поступающие в организацию документы и иные информационные

материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителей организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

- осуществлять проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству;

- возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими нормативно-правовыми актами требований;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;

- участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных систем документооборота;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности; - вносить предложения руководству организации по повышению квалификации,

поощрению и наложению взысканий на работников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов документационного обеспечения деятельности организации.

4.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за:- выполнение возложенных на отдел функций и задач;- организацию работы отдела, своевременное и квалифицированное выполнение

приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками отдела правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности отдела;

- готовность отдела к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

ПРИМЕРНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ1

ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. Заведующий канцелярией должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.4. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.5. Заведующий канцелярией непосредственно подчиняется руководителю организации или его заместителю.

2. Должностные обязанности

Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и контролирует их внедрение и исполнение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив,

1 Представленные образцы должностных инструкций разработаны на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 12.02.2014), и могут служить основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень квалификационных требований, должностных обязанностей и прав работников, меру их ответственности и схему подчиненности с учетом особенностей деятельности конкретной организации. Обращаем внимание, что лица, не имеющие соответствующего дополнительного профессионального образования или стажа работы, установленных квалификационными требованиями, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии организации, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности, так же как и лица, имеющие специальную подготовку и необходимый стаж работы.

подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией имеет право:1. отдавать распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными ему

работниками;2. участвовать в подборе и расстановке кадров по своей деятельности;3. вносить предложения руководству по поощрению и наложению взысканий на

работников организации по своей деятельности;4. вносить предложения по развитию и совершенствованию деятельности

организации;5. запрашивать у руководства, получать и пользоваться информационными

материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

6. участие в конференциях и совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой;

7. проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующей квалификационной категории;

8. повышать свою квалификацию. Заведующий канцелярией пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с

Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность за:1. осуществление возложенных на него должностных обязанностей;2. организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение

приказов, распоряжений и поручений вышестоящего руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3. рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

4. соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

5. предоставление в установленном порядке статистической и иной информации по своей деятельности;

6. обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины и выполнения функциональных обязанностей подчиненных ему работников;

7. готовность канцелярии к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.За нарушение законодательных и нормативных актов заведующий канцелярией

может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель должен знать: нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в учреждении; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру учреждения и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.4. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется руководителю своего структурного подразделения.

2. Должностные обязанности

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей учреждения передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:1. вносить предложения руководству по организации и условиям своей трудовой

деятельности; 2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми

документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;3. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения

соответствующего квалификационного разряда;4. повышать свою квалификацию. Делопроизводитель пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым

кодексом РФ.

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность за:1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных

обязанностей;2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и

поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и

техники безопасности; 4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми

актами; 5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства,

по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам и иным лицам.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов делопроизводитель может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

ДОКУМЕНТОВЕД

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность документоведа.

1.2. Требования к квалификации:Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в

должности документоведа II категории не менее 3 лет.Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в

должности документоведа не менее 3 лет.Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований

к стажу работы.1.3. Документовед должен знать: законодательные и нормативные правовые акты,

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.4. Документовед назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Документовед непосредственно подчиняется руководителю своего структурного подразделения.

2. Должностные обязанности

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной

техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

Документовед имеет право:1. вносить предложения руководству по организации и условиям своей трудовой

деятельности; 2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми

документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;3. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения

соответствующего квалификационного разряда;4. повышать свою квалификацию. Документовед пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым

кодексом РФ.

4. Ответственность

Документовед несет ответственность за:1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных

обязанностей;2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и

поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и

техники безопасности; 4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми

актами; 5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства,

по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам и иным лицам.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов документовед может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

ЗАВЕДУЮЩИЙ АРХИВОМ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего архивом организации.

1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Заведующий архивом должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру учреждения; правила оформления медицинской документации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.4. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Заведующий архивом непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации.

2. Должностные обязанности

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в учреждении. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3. Права

Заведующий архивом имеет право:1. отдавать распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными ему

работниками;2. участвовать в подборе и расстановке кадров по своей деятельности;3. вносить предложения руководству по поощрению и наложению взысканий на

работников организации по своей деятельности;4. вносить предложения по развитию и совершенствованию деятельности

организации;

5. запрашивать у руководства, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

6. принимать участие в конференциях и совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой;

7. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующей квалификационной категории;

8. повышать свою квалификацию. Заведующий архивом пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с

Трудовым кодексом РФ.

4. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность за:1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных

обязанностей;2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и

поручений вышестоящего руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;3. рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и

кадровых ресурсов;4. соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического

режима, противопожарной безопасности и охраны труда; 5. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми

актами; 6. предоставление в установленном порядке статистической и иной информации по

своей деятельности;7. соблюдение исполнительской дисциплины и выполнение должностных

обязанностей подчиненных ему работников;8. готовность к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов

заведующий архивом может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

АРХИВАРИУС

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность архивариуса.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Архивариус должен знать: нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в учреждении; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру учреждения; основы организации труда; правила

эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.4. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Архивариус непосредственно подчиняется руководителю своего структурного подразделения, при его отсутствии руководителю медицинской организации или его заместителю.

2. Должностные обязанности

Осуществляет работу по ведению архивного дела в учреждении. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. Права

Архивариус имеет право:1. вносить предложения руководству по организации и условиям своей трудовой

деятельности; 2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми

документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;3. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения

соответствующего квалификационного разряда;4. повышать свою квалификацию. Архивариус пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым

кодексом РФ.

4. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных

обязанностей;2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и

поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и

техники безопасности; 4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми

актами; 5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства,

по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам и иным лицам.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов архивариус может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ И УТВЕРЖДЕНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ МЕДИЦИНСКИХ

ОРГАНИЗАЦИЙ

I. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации подготовлены с целью совершенствования документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

1.2. Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и содержание должностных инструкций, а также принципы и порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

1.3. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования.

1.4. Разработка и практическое использование должностных инструкций направлены на совершенствование нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и при наложении на них дисциплинарных взысканий.

1.5. Должностные инструкции разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на медицинскую организацию, в соответствии с ее штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативно-правовых актов.

1.6. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

1.7. Основным нормативным правовым документом при разработке должностных инструкций работников медицинских организаций является Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (раздел "Квалификационные характеристики должностей работников в сфере здравоохранения"), утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23.07.2010 N 541н. Содержащиеся в нем квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда и специфики деятельности конкретных медицинских организаций.

II. Структура, содержание и оформление должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции указывают наименование медицинской организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Наименования должностей медицинских и фармацевтических работников в должностных инструкциях должны соответствовать номенклатуре должностей медицинских работников и фармацевтических работников, утвержденной приказом Минздрава России от 20.12.2012 N 1183н (ред. от 01.08.2014).

Наименование организации должно соответствовать номенклатуре медицинских организаций, утвержденной приказом Минздрава России от 06.08.2013 N 529н.

Образец оформления должностной инструкции представлен в приложении 1.2.2. Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

- общие положения; - обязанности;- права;- ответственность. 2.3. В разделе "Общие положения" указывают: - уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,

необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;- требования к стажу работы по специальности; - основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных

знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

- основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

- порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

2.4. В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения медицинской организации с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности медицинской организации.

2.5. В разделе "Права" приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

2.6. В разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления (приложение 2). Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

2.8. При оформлении должностных инструкций рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками.

2.9. При подготовке должностных инструкций рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14 через 1–1,5 интервала.

2.10. Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его

подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮГлавный врач городской больницы N 7

________________ (подпись)Петров И.И.

23.01.2016

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНОприказом (наименование медицинской организации)

от 23.01.2016 N 18

III. Порядок согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) организации. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями организации, руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность, заместителями руководителя организации, курирующими соответствующие структурные подразделения и виды деятельности.

3.2. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом.

3.3. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

3.4. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

Приложение N 1к методическим рекомендациям

Образец оформления должностной инструкции

________________________________________________________(наименование медицинской организации)

УТВЕРЖДАЮ

Главный врач противотуберкулезного диспансера N 4

________________ (подпись)Родионов С.Г.

15.01.2016

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВРАЧА-ФТИЗИАТРА(указать полное наименование должности и структурного подразделения по штатному

расписанию)

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность врача-фтизиатра.

1.2. На должность врача-фтизиатра назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по одной из специальностей "Лечебное дело", "Педиатрия" и послевузовское профессиональное образование (интернатура и (или) ординатура) по специальности "Фтизиатрия", сертификат специалиста по специальности "Фтизиатрия" без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Врач-фтизиатр должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере здравоохранения; принципы организации фтизиатрической помощи в Российской Федерации; социальные и эпидемиологические предпосылки ликвидации туберкулеза как массового заболевания, факторы риска заболевания туберкулезом; эпидемиологию, статистику туберкулеза, организацию противоэпидемических мероприятий при туберкулезе; биологические свойства возбудителя туберкулеза, средства его выявления и культивации; морфологию легких и механизмы защиты аппарата дыхания от повреждающих факторов, патогенез и патоморфологию туберкулеза; состояние иммунной системы при туберкулезе; патофизиологию дыхания и патофизиологические нарушения, возникающие в организме при специфическом инфекционном процессе; методы клинического, лабораторного и функционального обследования больных туберкулезом; методику рентгенологического обследования органов грудной клетки; показания к бронхоскопии и биопсии при заболевании туберкулезом и другой патологии; клиническую классификацию туберкулеза; классификацию остаточных изменений после перенесенного туберкулеза; клиническую и рентгенологическую семиотику основных форм туберкулеза органов дыхания и других локализаций специфического процесса, заболеваний органов дыхания, сходных с туберкулезом; осложнения туберкулеза органов дыхания и меры их предупреждения; клиническую и рентгенологическую семиотику заболеваний органов дыхания, сходных с туберкулезом; особенности клинического проявления и течения туберкулеза, его выявление и профилактику у детей и подростков; особенности клиники и принципы диагностики внелегочных форм туберкулеза (мочеполового, костно-суставного, периферических и мезентериальных лимфатических узлов, мозговых оболочек, кожи, глаз и других органов); неотложные лечебные мероприятия, применяемые при угрожающих состояниях, принципы комплексной терапии туберкулеза, методы и средства патогенетической терапии; механизмы действия, принципы применения противотуберкулезных химиопрепаратов, побочные реакции, меры их профилактики и лечения; показания и принципы санаторного лечения больных туберкулезом; показания к хирургическому лечению больных туберкулезом; вопросы медико-социальной экспертизы при туберкулезе; специфическую и неспецифическую профилактику туберкулеза; основы диспансеризации больных туберкулезом и лиц с повышенным риском заболевания туберкулезом; задачи

противотуберкулезной пропаганды и методы санитарного просвещения; статистические отчетные формы; правила санитарно-эпидемиологического режима; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.4. Врач-фтизиатр назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя медицинской организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.5. Врач-фтизиатр непосредственно подчиняется заведующему отделением, а при его отсутствии руководителю медицинской организации или его заместителю.

II. Должностные обязанности

Выполняет перечень работ и услуг для диагностики заболевания, оценки состояния больного и клинической ситуации в соответствии со стандартом медицинской помощи. Выполняет перечень работ и услуг для лечения заболевания, состояния, клинической ситуации в соответствии со стандартом медицинской помощи. Проводит экспертизу временной нетрудоспособности. Организует и проводит на врачебном участке лечебно-профилактические, противоэпидемические мероприятия, санитарное просвещение, направленные на профилактику распространения туберкулеза среди населения. Проводит динамическое наблюдение за состоянием здоровья больных туберкулезом, контактирующих с ними лиц и лиц с повышенным риском заболевания туберкулезом, состоящих на учете.

III. Права

Врач-фтизиатр имеет право:1) самостоятельно устанавливать диагноз по специальности на основании

клинических наблюдений и обследования, сбора анамнеза, данных клинико-лабораторных и инструментальных исследований; определять тактику ведения больного в соответствии с установленными правилами и стандартами; назначать необходимые для комплексного обследования пациента методы инструментальной, функциональной и лабораторной диагностики; проводить диагностические, лечебные, реабилитационные и профилактические процедуры с использованием разрешенных методов диагностики и лечения; при необходимости привлекать в установленном порядке врачей других специальностей для консультаций, обследования и лечения больных;

2) вносить предложения руководству по совершенствованию лечебно-диагностического процесса, улучшению работы административно-хозяйственных и параклинических служб, организации и условиям своей трудовой деятельности;

3) контролировать в рамках своей компетенции работу среднего и младшего медицинского персонала, отдавать им распоряжения и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий;

4) запрашивать, получать и пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

5) принимать участие в научно-практических конференциях и совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой;

6) проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующей квалификационной категории;

7) повышать свою квалификацию на курсах усовершенствования не реже одного раза в 5 лет.

Врач-фтизиатр пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

IV. Ответственность

Врач-фтизиатр несет ответственность за:1) своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных

обязанностей;2) своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и

поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;3) соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и

техники безопасности; 4) своевременное и качественное оформление медицинской и иной служебной

документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами; 5) предоставление в установленном порядке статистической и иной информации по

своей деятельности;6) соблюдение исполнительской дисциплины и выполнение должностных

обязанностей подчиненными ему работниками (при их наличии);7) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства,

по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и санитарных правил, создающих угрозу деятельности медицинской организации, его работникам, пациентам и посетителям.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов врач-фтизиатр может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Руководитель структурного подразделения (заведующий отделением)_____________________________________________________________ (наименование должности) (подпись, фамилия, инициалы, дата)

Согласовано: Начальник юридического отдела (юрисконсульт) ____________________________________________________________ (подпись, фамилия, инициалы, дата)

Ознакомлен: (дата и подпись работника)

Приложение N 2к методическим рекомендациям

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

N п/п

Фамилия, имя, отчество работника,

назначаемого на должность

Дата и подпись работника после ознакомления с инструкцией и

получения ее копии

Дата и номер приказа о назначении на

должность

Дата и номер приказа об освобождении от

занимаемой должности

1 2 3 4 5

Примечания. 1. Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения

которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

2. На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель организации или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЕМ И МЕДИЦИНСКИХ

ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными действующими нормативно-правовыми актами в данной области.

1.2. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях (далее – Инструкция) определяет порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, организации приема граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях.

1.3. Предусмотренный Инструкцией порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан не распространяется на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством Российской Федерации.

1.4. Основные термины, используемые в настоящей Инструкции:- обращение гражданина (далее – обращение) – направленные в государственный

орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

- предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

- заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

- жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

- должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

1.5. Органы управления здравоохранением и медицинские организации обязаны в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и иными действующими нормативно-правовыми актами рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

1.6. Рассмотрение обращений граждан является служебной обязанностью руководителей органов управления здравоохранением и медицинских учреждений, которые несут личную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан

и их приему в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

1.7. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан и их приему могут осуществлять отдел организации работы с гражданами, организационно-методический отдел, секретариат, секретарь руководителя и иные подразделения в зависимости от организационной структуры и штатного расписания органа управления здравоохранением или медицинской организации.

1.8. При поступлении заявлений, предложений и жалоб граждан руководители органов управления здравоохранением и медицинских организаций в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии их к своему рассмотрению либо направлении в другой государственный орган власти или орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в обращении вопросов. О направлении заявления в другой государственный орган или орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) сообщается заявителю. При рассмотрении заявлений граждан принимаются решения по существу поставленных в них вопросов, о чем сообщается заявителю.

1.9. Письменные обращения граждан должны быть ими подписаны с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения сути предложения, заявления или жалобы также почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения. Заявления граждан, не содержащие указанных сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат. При этом анонимные письма, содержащие информацию о готовящихся или совершенных преступлениях, направляются для проверки этих сообщений в соответствующие правоохранительные органы. При получении писем, содержащих угрозы совершения террористических и иных экстремистских акций, принимаются меры для сохранения возможно имеющихся на них следов, которые могут быть использованы при проведении оперативно-розыскных мероприятий и следственных действий.

1.10. Руководители органов управления здравоохранением и медицинских организаций при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:

- внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений;

- систематически анализировать обращения граждан;- проверять работу по рассмотрению обращений граждан в подведомственных

организациях, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

1.11. Конституцией Российской Федерации предусмотрено право граждан на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления к должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения. Коллективными обращениями признаются заявления, поданные от имени двух и более лиц и подписанные хотя бы одним из этих лиц с указанием его фамилии, имени, отчества, данных о месте его жительства, а также работы или учебы. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

1.12. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в орган управления здравоохранением или медицинские организации с критикой деятельности указанного органа управления, медицинской организации или должностных лиц этих организаций либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

1.13. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

1.14. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, проявление волокиты и бюрократического отношения к ним, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

II. Организация делопроизводства по обращениям граждан

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях ведется, как правило, отдельно от других видов делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках. При использовании систем электронного документооборота ведение делопроизводства по обращениям граждан выделяется в виде отдельной подсистемы.

2.2. Все поступившие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб (Приложение N 1). На них заполняются регистрационно-контрольные карточки (Приложение N 2). Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается.

2.3. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется специально назначенными сотрудниками, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения. При наличии отдела документационного обеспечения функции по учету (регистрации), рассмотрения и разрешения обращений граждан могут возлагаться на него.

2.3. Все поступающие письма граждан вскрываются и регистрируются на регистрационно-контрольных карточках. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения (например: Ан-9, А-10, К-17, Ю-1). Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы "Кл" и "Ан".

2.4. Правила работы с обращениями граждан в системах электронного документооборота (СЭД) изложены в соответствующих инструкциях. На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки. В них вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

- наименование вида обращения;- кому адресовано обращение;- ф.и.о. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;- дата регистрации обращения;- регистрационный номер;- количество листов обращения;- заголовок к тексту обращения;- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);- подразделение-исполнитель;- срок исполнения обращения;- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);- движение обращения;

- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и

задач использования информации может дополняться другими реквизитами:- наличие приложений;- постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков

исполнения;- тематика обращений (рубрикатор);- совместное рассмотрение;- вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой).2.5. Предложения, заявления и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же

вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера (например, К-25/1, К-25/2 и т.д.).

2.6. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.

2.7. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа, в нем указывается предварительный срок исполнения.

2.8. При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций или других материалов, которые полностью или частично отсутствуют, проставляется штамп "Получено без приложения" или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.

2.9. Письменное обращение должно содержать либо наименование органа или организации, в которое направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

2.10. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. О содержании таких писем докладывается руководству органа управления здравоохранением или медицинской организации, если в них содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

2.11. Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы работникам органа управления здравоохранением или медицинской организации, то такое обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления.

2.12. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в структурные подразделения органа управления здравоохранением или медицинской организации, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.13. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, орган управления здравоохранением или медицинская организация вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения уже направлялись в орган

управления здравоохранением или медицинскую организацию. О данном решении структурное подразделение-исполнитель уведомляет гражданина, направившего обращение.

2.14. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

2.15. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со

времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении

предыдущего обращения.Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные

нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в орган управления здравоохранением или медицинскую организацию, рассматриваются как первичные.

По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное".

Письма граждан, адресованные руководителю органа управления здравоохранением или медицинской организации, передаются в секретариат для доклада, далее по указанию руководства письма направляются на исполнение в структурные подразделения и подведомственные организации. В таком же порядке решается вопрос о коллективных письмах, а также письмах граждан, если их поступает значительное количество по одному и тому же вопросу.

Если полученные письма граждан по своему содержанию не требуют специального рассмотрения руководства органа управления здравоохранением или медицинской организации, они направляются на исполнение непосредственно в структурные подразделения и подведомственные организации.

2.16. При поступлении повторного письма работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству управления (отдела) вместе с предыдущими обращениями.

2.17. Заявления с пометкой "Лично" или "Только лично" рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы, или другими сотрудниками по их поручению. Письма, адресованные конкретным лицам, не вскрываются и передаются им без регистрации.

2.18. Если руководителем, рассматривающим заявление, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

2.19. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам (организациям) или должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.20. По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;- о передаче обращения на рассмотрение в подведомственные организации;- о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, организацию,

учреждение, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к ведению органа управления здравоохранением или медицинской организации;

- об оставлении обращения без рассмотрения (в случае анонимного обращения).

2.21. В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции органа управления здравоохранением или медицинской организации, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах (учреждениях, организациях), не позднее чем в трехдневный срок в соответствующие ведомства (учреждения, организации) направляются копии обращений или выписки из них, о чем извещаются заявители. Руководители, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в обращениях граждан, не позднее чем в трехдневный срок направляют их по принадлежности, извещая об этом заявителей.

2.22. На письменных заявлениях граждан запрещается делать резолюции и надписи.2.23. При учете заявлений граждан с использованием средств электронно-

вычислительной техники могут использоваться другие формы регистрационно-контрольных карточек, приспособленные к машинной обработке, с обязательным сохранением всех реквизитов. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям и их анализа.

2.24. Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется в алфавитном порядке. Карточки на коллективные и анонимные письма хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.

2.25. Данные о пересылке (передаче) заявлений, содержании поручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения, продлении срока исполнения, окончательном исполнении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материалов рассмотрения заявлений отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.

2.26. Сопроводительные записки к заявлениям регистрируются как отдельные документы в установленном порядке. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения заявлений граждан подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с установленными требованиями ведения делопроизводства.

2.27. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) органа управления здравоохранением или медицинской организации, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.

2.28. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

2.29. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) органов управления здравоохранением и медицинских организаций отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

2.30. Руководители органов управления здравоохранением и медицинских организаций, их заместители и другие должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

- принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

- сообщать в письменной или устной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения – разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

В случае устного ответа заявителю составляется соответствующая справка, которая приобщается к материалам рассмотрения обращения. В журнале учета предложений, заявлений и жалоб и контрольной карточке делается отметка о том, что результаты рассмотрения обращения сообщены заявителю в личной беседе.

2.31. По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности органа управления здравоохранением или медицинской организации, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности органа управления здравоохранением или медицинской организации.

2.32. Сроки хранения заявлений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах управления здравоохранением и медицинских организациях. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов управления здравоохранением и медицинских организаций может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан и материалов по их реализации.

2.33. Дела после завершения делопроизводства по ним и по истечении установленных сроков хранения в секретариатах, сдаются в архивы органов управления здравоохранением и медицинских организаций.

2.34. Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое заявление.

2.35. Письменное или устное заявление не считается разрешенным, если в процессе его рассмотрения были подготовлены, но не доложены или доложены, но не утверждены руководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов и т.п. Рассмотрение заявления не может считаться законченным, если сообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленных автором вопросов.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

2.36. На материалах, связанных с рассмотрением заявлений, после принятия решения и их исполнения должна быть надпись: "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

2.37. Дела с обращениями граждан по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их поступления в орган или учреждение здравоохранения, обязанный разрешить поставленные вопросы по существу.

3.2. Заявления и жалобы граждан рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления их адресату, обязанному разрешить поставленные вопросы по существу, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, – безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.

3.3. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение на их рассмотрение, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом (письменно или устно) заявителю.

О продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует также сотрудника, осуществляющего контроль за исполнением поручения по данному обращению. В учетных формах делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения обращения, номера рапорта, должности и фамилии лица, принявшего решение о продлении срока.

3.4. Порядок и сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов законодательных органов власти различных уровней регламентируются Законом Российской Федерации "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" и соответствующими законами субъектов Российской Федерации. При получении запроса депутата законодательного органа, руководитель органа управления здравоохранением или медицинской организации обязан дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок. При этом инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

3.5 Выступления и опубликованные в средствах массовой информации материалы, связанные с предложениями, заявлениями и жалобами, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

IV. Организация приема граждан

4.1. Прием граждан проводится руководителями органов управления здравоохранением и медицинских организаций, их заместителями или по их поручению другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

4.2. Место, дни и часы приема граждан устанавливаются соответствующими распоряжениями руководителей органов управления здравоохранением и медицинских организаций. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

4.3. Для приема граждан отводятся специальные помещения – приемные, которые оборудуются необходимым имуществом и оснащаются средствами связи. Прием граждан может проводиться в служебных кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием.

4.4. Прием граждан проводится в порядке очередности. Для ее соблюдения ведется список. По желанию посетителей может производиться предварительная запись на прием.

4.5. Лицо, осуществляющее прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов может привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих структурных подразделений органов управления здравоохранением и медицинских организаций.

4.6. Прием начинается с предложения посетителю сообщить свою фамилию, имя и отчество, место жительства и работы, изложить существо вопроса, с которым он обращается. При необходимости гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

4.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в

карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.8. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. Лицо, осуществляющее прием, руководствуясь законодательными и иными нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

- удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

- отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

- принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения. Если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить свою просьбу, лицо, осуществляющее прием, обязано оказать ему в этом необходимую помощь.

4.9. Все материалы, полученные от посетителя в ходе приема, передаются по журналу учета приема граждан (Приложение N 3) на регистрацию и в соответствии с решением должностного лица, осуществляющего прием, ставятся на контроль и направляются на исполнение. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей инструкцией.

4.10. Если решение вопросов, поставленных посетителем в ходе приема, не входит в компетенцию должностного лица, осуществляющего прием, посетителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, и по возможности оказывается необходимое содействие.

4.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.12. При нарушении посетителями общественного порядка принимаются меры к пресечению указанных действий. При необходимости вызываются представители органов внутренних дел, а в случаях, когда посетитель совершает действия, дающие основания предполагать наличие у него тяжелого психического расстройства, вызывается врач-психиатр для оказания ему медицинской помощи (в соответствии с Законом «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании»).

V. Особенности рассмотрения обращений граждан, страдающих психическими расстройствами

5.1. Диагноз психического заболевания не повод для отказа рассмотрения обращения гражданина. Лица, страдающие психическими расстройствами, обладают всеми правами и свободами граждан, предусмотренными Конституцией Российской Федерации и федеральными законами, в том числе правом обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Ограничение прав и свобод граждан, связанное с психическим расстройством, допустимо лишь в случаях, предусмотренных законами Российской Федерации. Обращения гражданин, страдающих психическими расстройствами, рассматривается в общем порядке, предусмотренным Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей инструкцией.

5.2. Порядок обжалования действий по оказанию психиатрической помощи регламентируется законом «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» от 02.07.1992 N 3185-1 (ред. от 08.03.2015). Все лица, страдающие психическими расстройствами, при оказании им психиатрической помощи имеют право на получение

информации о своих правах, а также в доступной для них форме и с учетом их психического состояния информации о характере имеющихся у них психических расстройств и применяемых методах лечения.

5.3. В соответствии со статьей 37 закона «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» все пациенты, находящиеся на лечении или обследовании в психиатрическом стационаре, вправе обращаться непосредственно к главному врачу или заведующему отделением по вопросам лечения, обследования, выписки из психиатрического стационара и соблюдения прав, предоставленных настоящим Законом; а также подавать без цензуры жалобы и заявления в органы представительной и исполнительной власти, прокуратуру, суд и адвокату.

5.4. Администрация и медицинский персонал психиатрического стационара обязаны создать условия для осуществления прав пациентов и их законных представителей, предусмотренных настоящим Законом, в том числе обеспечивать возможность направления жалоб и заявлений пациентов в органы представительной и исполнительной власти, прокуратуру, суд, а также адвокату.

5.5. Действия медицинских работников, иных специалистов, работников социального обеспечения и образования, врачебных комиссий, ущемляющие права и законные интересы граждан при оказании им психиатрической помощи, могут быть обжалованы по выбору лица, приносящего жалобу, непосредственно в суд, а также в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу) или прокурору. Жалоба может быть подана лицом, чьи права и законные интересы нарушены, его представителем, а также организацией, которой законом или ее уставом (положением) предоставлено право защищать права граждан, в месячный срок, исчисляемый со дня, когда лицу стало известно о совершении действий, ущемляющих его права и законные интересы. Лицу, пропустившему срок обжалования по уважительной причине, пропущенный срок может быть восстановлен органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу.

5.6. В целях обеспечения рассмотрения жалоб граждан по оказанию психиатрической помощи при Министерстве здравоохранения Российской Федерации, органах управления здравоохранением субъектов Российской Федерации создаются комиссии по рассмотрению жалоб граждан по оказанию психиатрической помощи в составе соответствующих специалистов.

5.7. Жалоба по оказанию психиатрической помощи, поданная в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу), рассматривается в десятидневный срок с момента обращения. Решение вышестоящего органа (вышестоящего должностного лица) по существу жалобы должно быть мотивированным и основанным на законе. Копия решения в трехдневный срок после рассмотрения жалобы по существу направляется или вручается заявителю и лицу, чьи действия обжалуются. Решение вышестоящего органа (вышестоящего должностного лица) может быть обжаловано в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

5.8. При рассмотрении жалобы по оказанию психиатрической помощи необходимо обеспечить сохранение врачебной тайны. Сведения о наличии у гражданина психического расстройства, фактах обращения за психиатрической помощью и лечении в медицинской организации, оказывающем такую помощь, а также иные сведения о состоянии психического здоровья являются врачебной тайной, охраняемой законом. Для реализации прав и законных интересов лица, страдающего психическим расстройством, по его просьбе либо по просьбе его законного представителя им могут быть предоставлены сведения о состоянии психического здоровья данного лица и об оказанной ему психиатрической помощи.

5.9. Заявление представителя медицинской организации, оказывающей психиатрическую помощь, о госпитализации лица в психиатрический стационар в

недобровольном порядке1 рассматривается судом в течение пяти дней с момента его принятия в помещении суда либо в психиатрическом учреждении. Лицу должно быть предоставлено право лично участвовать в судебном рассмотрении вопроса о его госпитализации. Если по сведениям, полученным от представителя психиатрического учреждения, психическое состояние лица не позволяет ему лично участвовать в рассмотрении вопроса о его госпитализации в помещении суда, то заявление о госпитализации рассматривается судьей в психиатрическом учреждении. Участие в рассмотрении заявления прокурора, представителя психиатрического учреждения, ходатайствующего о госпитализации, и представителя лица, в отношении которого решается вопрос о госпитализации, обязательно.

VI. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан

6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие исполнения. Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации ответа его автору.

6.2. Руководители органов управления здравоохранением и медицинских организаций осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного действующим законодательством и настоящей инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан.

6.3. Руководители контролируют работу с обращениями граждан и организацией их приема как лично, так и через своих заместителей, лиц, ответственных за делопроизводство, и секретариаты (делопроизводственные участки).

6.4. В целях систематического контроля за работой с обращениями граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях создаются постоянно действующие комиссии, которые не реже одного раза в квартал проводят проверку состояния работы по рассмотрению обращений граждан. На основании изучения и анализа имеющихся материалов комиссии разрабатывают и вносят предложения о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, устранению причин и условий, порождающих жалобы. О результатах проверки составляется акт. Особому контролю подлежат повторные обращения, а также другие обращения по указанию руководителя органа управления здравоохранением или медицинской организации.

6.5. Обращения граждан, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщать в Федеральное Собрание Российской Федерации, другие органы государственной власти Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, органы законодательной и исполнительной власти субъекта РФ, органы местного самоуправления и средства массовой информации, берутся на особый контроль и разрешаются в первую очередь. В этом случае на контрольной карточке и обращении проставляется штамп (пометка) "Особый контроль".

6.6. На обращение оформляется контрольная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр контрольной карточки вместе с обращением направляется исполнителю, другой остается у должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением поручений по

1 В соответствии со статьей 33 закона «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» вопрос о госпитализации лица в психиатрический стационар в недобровольном порядке по основаниям, предусмотренным статьей 29 данного закона, решается в суде по месту нахождения психиатрического учреждения. Заявление о госпитализации лица в психиатрический стационар в недобровольном порядке подается в суд представителем психиатрического учреждения, в котором находится лицо. К заявлению, в котором должны быть указаны предусмотренные законом основания для госпитализации в психиатрический стационар в недобровольном порядке, прилагается мотивированное заключение комиссии врачей-психиатров о необходимости дальнейшего пребывания лица в психиатрическом стационаре. Принимая заявление, судья одновременно дает санкцию на пребывание лица в психиатрическом стационаре на срок, необходимый для рассмотрения заявления в суде. Постановление судьи об удовлетворении заявления является основанием для госпитализации и дальнейшего содержания лица в психиатрическом стационаре. Постановление судьи в десятидневный срок со дня вынесения может быть обжаловано лицом, помещенным в психиатрический стационар, его представителем, руководителем психиатрического учреждения, а также организацией, которой законом либо ее уставом (положением) предоставлено право защищать права граждан, или прокурором в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

обращениям граждан. Контрольная карточка оформляется должностным лицом, осуществляющим контроль.

6.7. При осуществлении контроля обращается внимание на сроки исполнения поручений по обращениям граждан и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.

6.8. Должностные лица на основании имеющихся у них контрольных карточек и переписки контролируют ход и результаты разрешения обращений, направленных в подведомственные учреждения.

6.9. Контрольная карточка (после внесения в нее исполнителем информации о содержании ответа заявителю, его номера и даты подписания) возвращается должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, для формирования картотеки, включенной в номенклатуру дел, журналов и картотек. Сведения о результатах рассмотрения обращений переносятся в журнал учета предложений, заявлений и жалоб, который представляется для проверки своевременности и правильности выполнения принятых решений: руководителям органов управления здравоохранением и медицинских организаций ежемесячно, инспектирующим (проверяющим) – по их требованию.

6.10. Картотека контрольных карточек хранится 5 лет после окончания ее ведения делопроизводством, затем уничтожается в установленном порядке.

6.11. В представляемых в вышестоящие органы сообщениях о результатах рассмотрения обращений граждан, взятых на контроль, должны быть отражены:

- факты, установленные при проверке изложенных в обращении сведений;- факты, подтверждающие или опровергающие доводы заявителя;- номер и дата ответа заявителю.В случае, если выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан,

недостатки и упущения в деятельности органа управления здравоохранением или медицинской организации, в сообщении также указывается, какие приняты меры в отношении виновных лиц, по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, а также по устранению недостатков и упущений в работе органа управления здравоохранением или медицинской организации.

6.12. Контроль осуществляется путем запроса у исполнителей или должностных лиц, осуществляющих контроль, устной информации или письменных сообщений (справок) о состоянии исполнения поручений. Периодичность проверки хода исполнения поручения определяется сотрудником, осуществляющим контроль, в зависимости от срока исполнения поручения.

6.13. Сотрудник, осуществляющий контроль, обязан:- знать ход исполнения поручения и предпосылки возможных задержек его

исполнения;- содействовать своевременному и качественному исполнению поручения;- своевременно докладывать руководству о ходе исполнения поручения;- отражать в контрольной карточке ход исполнения поручения.6.14. Решение о снятии обращения с контроля принимают руководитель или другое

должностное лицо органа управления здравоохранением или медицинской организации, ответственное за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан. Промежуточный ответ на обращение, взятое на контроль, не является основанием для снятия обращения с контроля. Снятие обращения с контроля оформляется подписью в контрольной карточке лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.

6.15. Состояние работы с обращениями граждан и по организации приема граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях проверяется при их инспектировании, а также путем целевых проверок. В ходе проверок глубоко и всесторонне

изучается организация работы с обращениями граждан и по приему граждан, вскрываются недостатки и оказывается практическая помощь в их устранении. Результаты проверок отражаются в актах или справках. Недопустимы выводы о состоянии этой работы только по статистическим показателям.

6.16. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волокита, бюрократическое отношение к предложениям, заявлениям и жалобам влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6.17. Материалы для анализа и обобщения вопросов, содержащихся в обращениях граждан, а также работы, проводимой органами и учреждениями здравоохранения по рассмотрению обращений и организации приема граждан, ежемесячно представляются руководству органа управления здравоохранением или медицинской организации в виде аналитических справок и отчетов "О работе по рассмотрению обращений и организации приема граждан" (Приложение N 4).

Приложение N 1к инструкции

о порядке рассмотрения обращений гражданв органах управления здравоохранением

и медицинских организацияхИнв. N____________(срок хранения)

ЖУРНАЛ N____УЧЕТА ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ

___________________________________________________________________(наименование органа управления здравоохранением или медицинской организации)

Том N______Начат "__" ___________ 201_ г.

Окончен "__" ___________ 201_ г.На _____ листах

Журнал в _____ томах

Порядковый

учетный номер

Дата поступл

ения

Ф.И.О. заявите

ля

Адрес местожительст

ва заявите

ля

Количество листов Откуда поступило,

N и дата

Вид обращения

и его краткое

содержание

Кому передано,

куда направлено

указание (резолюция),

дата, срок исполнения

Подпись лица,

получившего

обращение

Отметка об исполнении

и ответе заявителю

Местонахождение обращения

Основного

документа

Приложения

Номер дела и тома

Номера листов

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Примечания: 1. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен мастичной печатью и заверен руководителем органа управления здравоохранением или

медицинской организации. 2. Журнал представляется для проверки своевременности и правильности выполнения принятых решений: руководителю органа управления

здравоохранением или медицинской организации – ежемесячно, инспектирующим (проверяющим) по их требованию.

Приложение N 2 к инструкции

о порядке рассмотрения обращений гражданв органах управления здравоохранением

и медицинских организациях

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКАФ.И.О. ____________________________________

Гриф ____________________________

____________________________________ N _______________________________ Адрес ______________________________ Дата регистр. ____________________________________ "_______" _________________ 201_ г.

Поступил ______________________ N _______ от ___________________________ 201_ г. Предыдущие обращения N ______ от _______________ N ____ от ___________________ Содержание __________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Документ на _________ листах. Приложения на ___________ листах. Кому доложено, резолюция и дата Исполнитель ____________________________________ _______________-____________ ____________________________________ тел. ________________________

Оборотная сторона карточки

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ Дата контрольных проверок

Что проделано по заявлению

______________________ __________________________________________________ ______________________ __________________________________________________ ______________________ __________________________________________________ ______________________ __________________________________________________ ______________________ __________________________________________________ Содержание заключения (справки), когда и кем утверждено _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Ответ автору _________________________________________________________________ Дело N_________________ Том N________________________ Листы _________________ Подпись контролера

Примечание. Размеры карточки соответствуют формату А5 (148 210 мм).

Приложение N 3 к инструкции

о порядке рассмотрения обращений гражданв органах управления здравоохранением

и медицинских организациях

Инв. N _________________Срок хранения __________

ЖУРНАЛ N ______УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

____________________________________________________________________________________________________________________

(наименование органа управления здравоохранением или медицинской организации)

Том N __________________ Начат "__" _______________ 201_ г.

Окончен "__" _______________ 201_ г. На ____ листах

Журнал в ____ томах

Порядковыйучетный номер

Дата приема Ф.И.О. посетителя

Адрес, профессия,

место работы (службы),

должность и другие

сведения о посетителе

Вид обращения

и его краткоесодержание

Какое принято решение,

кому поручена проверка,

исполнение,ответ

заявителю

Кто принимал(фамилия),

подпись

1 2 3 4 5 6 7

Приложение N 4к инструкции

о порядке рассмотрения обращений гражданв органах управления здравоохранением

и медицинских организациях

ПЕРЕЧЕНЬВОПРОСОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОСВЕЩЕНИЮ В ОТЧЕТЕ

"О РАБОТЕ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН"

1. Организация работы по рассмотрению обращений и приему граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях.

2. Состояние работы по систематическому изучению характера поступающих обращений и личных обращений граждан, использование этих данных в целях дальнейшего совершенствования деятельности органов управления здравоохранением и медицинских организаций. Изучение причин повторных письменных и устных обращений граждан с жалобами в органы и учреждения здравоохранения, их количество. Количество обоснованных жалоб и заявлений (раздельно). Причины возникновения обоснованных жалоб. Меры, направленные на устранение причин и условий, порождающих обоснованные жалобы и повторные обращения.

3. Организация приема граждан. 4. Контроль за состоянием работы с обращениями граждан и по организации их

приема. Проверка данного направления работы в подведомственных учреждениях и структурных подразделениях. Наиболее характерные недостатки, выявленные в ходе проверки, мероприятия по их устранению.

5. Заслушивание руководителей структурных подразделений о работе с обращениями и по организации приема граждан.

6. Планирование деятельности постоянно действующих комиссий по работе с обращениями граждан. Периодичность их работы. Меры, принятые по результатам проведенных ими проверок, внесенные предложения.

7. Рассмотрение вопросов о работе с обращениями и по организации приема граждан на оперативных совещаниях у руководства органа управления здравоохранением или медицинской организации.

8. Личное участие руководящего состава в рассмотрении и разрешении обращений и приеме граждан.

9. Обобщение и распространение положительного опыта работы с обращениями и по организации приема граждан в органах управления здравоохранением и медицинских организациях.

К отчету прилагаются статистические данные по форме 1 и 2.

Форма 1

СТАТИСТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ О РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАНВ _________________________________________________________________ ЗА

201__ ГОД(наименование органа управления здравоохранением или медицинской организации)

Код обращения

Тема обращений Подразделение – исполнитель

Общее количество обращений

1 2 3 41 Лекарственное обеспечение2 Направление на госпитализацию3 Амбулаторно-поликлиническое

обслуживание4 Стационарная медицинская помощь5 Скорая медицинская помощь6 Стоматологическая помощь7 Санаторно-курортное лечение8 Медицинское обслуживание инвалидов и

участников ВОВ, других льготных групп населения

9 Медицинское обслуживание детей и подростков

10 Несвоевременные или неполные выплаты заработной платы и пособий работникам здравоохранения

11 Оказание материальной помощи12 Обжалование действий должностных лиц,

критические замечания в их адрес13 Другие вопросы

Форма 2

С П Р А В К Аоб исполнении предложений, заявлений и жалоб

за __________________ 200 __ г.

1. Остаток на начало квартала

2. Поступило, всего в том числе: неконтрольных повторных коллективных из вышестоящих органов

3. Исполнено, всего в том числе: до 15 дней до 1 месяца

с нарушением сроков исполнения удовлетворено направлено в другие ведомства направлено в подведомственные организации в том числе взято на контроль проверено с выездом на место

4. Осталось на исполнении на следующий квартал

5. Рассмотрено: руководителем органа управления здравоохранением или медицинской организации заместителями руководителя органа управления здравоохранением или медицинской организации

В аналитической справке за квартал необходимо указать, по каким основным вопросам поступили письма, их количество. Какие меры принимаются подведомственными учреждениями и структурными подразделениями по сокращению поступления писем граждан (указать, по каким вопросам направлены предложения в Правительство, изданы или внесены поправки в инструкции или другие нормативные документы и т.п.).

ПРИЛОЖЕНИЕ N 6

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА

АВТОР ДОКУМЕНТА – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

АДРЕСАТ – реквизит, содержащий информацию о получателе документа.АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты,

события (акт приема работ, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т.п.).

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ – сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

АННОТАЦИЯ – краткое изложение первоисточника (книги, документа). В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» аннотация включает характеристику основной темы, проблемы объекта, цели работы и ее результаты. В аннотации указывают, что нового несет в себе данный документ в сравнении с другими, родственными по тематике и целевому назначению. Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.

АРХИВ – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА – документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ – совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

АРХИВНАЯ КОПИЯ – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

АРХИВНОЕ ДЕЛО – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

АРХИВНЫЙ КАТАЛОГ – справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

АРХИВНЫЙ ПУТЕВОДИТЕЛЬ – справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК – справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

АРХИВНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

АРХИВНЫЙ ФОНД – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ – архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

АРХИВНЫЙ ШИФР – обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

АУТЕНТИЧНОСТЬ (электронного документа) – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

БЛАНК ДОКУМЕНТА – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

ВЕДОМОСТЬ – документ, содержащий перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (например, платежная ведомость, оборотная ведомость).

ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

ВИД ДОКУМЕНТА – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

ВИДЕОДОКУМЕНТ – аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.

ВИЗА – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

ВКЛЮЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

ВЛАДЕЛЕЦ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию.ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ – прием на постоянное хранение

отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – копия части документа, заверенная в установленном порядке.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – документ, подтверждающий гарантию.ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ – федеральное государственное учреждение,

создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое субъектом РФ, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

ДАТА ДОКУМЕНТА – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

ДЕЛО – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – хранение документов архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

ДОКУМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ДОКУМЕНТ ПОДЛИННЫЙ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ – документ, которому в соответствии с нормативно-правовыми актами установлено вечное хранение.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ВЫСТАВКА – экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД – совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на носителе по установленным правилам.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ – структурированная информация, зафиксированная на носителе.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

ДОКУМЕНТОПОТОК – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

ДОСТОВЕРНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

ДОСТУП К ДОКУМЕНТУ – возможность и условия получения и использования документа

ДОСЬЕ – сгруппированные документы, относящиеся к какому-либо делу.ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА – повторный экземпляр подлинника документа.ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – единица измерения количества

документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА – указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом "о".

ЗАПИСКА – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события.

ЗАЯВЛЕНИЕ – 1. Адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д. 2. Сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ (ведомость) – перечень имущества организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

ИНДЕКС ДЕЛА – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

ИНДЕКСАЦИЯ – проставление индексов.ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок исполнения

документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

ИНСТРУКЦИЯ – нормативно-правовой акт, издаваемый в целях установления и/или разъяснения правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые, трудовые или иные аспекты деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц, работников и граждан. Инструкции разделяются на типовые и индивидуальные. Типовые обычно издают органы управления для однотипных организаций или видов работ.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА – создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К АРХИВНОМУ ФОНДУ – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА – организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из организации.КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – каталог документальных материалов,

содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. работников.

КАТАЛОГИЗАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

КИНОДОКУМЕНТ – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

КОНВЕРТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (конвертация электронных документов) – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

КОНСЕРВАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА – система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ) ДОКУМЕНТА – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

ЛИСТ ФОНДА – учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного

фонда.ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА – документ, содержащий сведения о количестве листов

дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.ЛИЧНОЕ ДЕЛО – папка, включающее документы о каком-либо лице (автобиография,

документы или их заверенные копии об образовании, трудовой и общественной деятельности, наградах и т.п.).

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ (ИЗДАНИЯ) ДОКУМЕНТА – реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации – автора документа.

МЕТАДАННЫЕ – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

МИГРАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ – перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

НАКЛАДНАЯ – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА – создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА – совокупность описаний архивных документов.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ДЕЛА – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых уславливаются какие-либо правила, нормы, порядки.

НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

ОБЗОР АРХИВНОГО ФОНДА – справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД – архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или

логические обусловленные связи.ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА – количество документов, поступивших в

организацию и созданных ею за определенный период.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – 1. Документ, поясняющий содержание отдельных

положений основного документа (плана, отчета, проекта). 2. Письменное сообщение вышестоящему должностному лицу, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ – временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ АРХИВНОГО СПРАВОЧНИКА – совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

ОПИСЬ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБО ЦЕННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ – реквизит, используемый для придания копии

правового статуса.ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ – реквизит, содержащий сведения о

дополнительно прилагаемом документе (документах).ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – реквизит, подтверждающий факт

получения документа организацией.ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО –

реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах

выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий.ОФЕРТА – см. предложение.ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – первая публикация полного

текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или

его первое размещение на официальном интернет-портале.ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией, должностным

лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА – подготовка дела к передаче на архивное хранение.ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – проставление на документе необходимых

реквизитов.ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ (экспедиционная обработка документов)

– обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

ПЕЧАТЬ – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и физическими лицами.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, информирующее заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения начинаются со слов: «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте, просьбе, свершившимся или планируемом действии.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее какой-либо факт: отправки или получения документов, товаров; состоявшийся ранее разговор; устную договоренность и т.д.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – письмо конкретному лицу или нескольким лицам, служащее основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия.

ПЛОТНОСТЬ ДОКУМЕНТОПОТОКА – количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единственный экземпляр документа.ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения об авторе, времени и месте

создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

ПОДПИСАНИЕ (ДОКУМЕНТА) – заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

ПОДПИСЬ – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

ПОЛОЖЕНИЕ – организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию деятельности какой-либо организации, структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица и др., а также порядок осуществления какой-либо деятельности.

ПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой

информации.ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими органами

государственной власти и органами коллегиального управления в целях решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений.

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – вечное хранение документов без права их уничтожения.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Предложение – 1. Письменное заявление от имени организации или физического лица, адресованное другой организации или физическому лицу, о готовности заключить с ними договор на определенных условиях. 2. Рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО (претензия) – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИГОДНОСТЬ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

ПРИЗНАКИ ЗАВЕДЕНИЯ ДЕЛА – основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» касается всех организаций независимо от их подчиненности и форм собственности.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы организации (органа управления) на определенный период времени, этапы и сроки осуществления мероприятий (работ).

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

ПРОФИЛЬ АРХИВА – установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

РАСПИСАНИЕ – документ, содержащий информацию о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов и, как правило, в отличие от приказа имеет более ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Распоряжения могут подписывать не только руководители организаций, но и их заместители в пределах своей компетенции.

РЕГИСТРАЦИОННО-УЧЕТНАЯ ФОРМА – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название организации, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

РЕЕСТР – перечень (список) чего-либо, применяемый в делопроизводстве, статистическом учете, бухгалтерском учете и т.д.

РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

РЕЗОЛЮЦИЯ – 1. Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. 2. Решение, принятое совещанием, собранием, съездом, конференцией и т.д.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – элемент оформления документа.РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА – восстановление первоначальных или

близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

РЕФЕРАТ – это краткое письменное изложение литературного источника, научной работы либо результатов научных исследований. В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» реферат включает следующие аспекты содержания исходного документа: предмет, тему, цель работы; метод или методологию проведения работы; результаты работы; область применения результатов; выводы; дополнительную информацию.

РЕШЕНИЕ – 1. Правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, общественных организаций, учреждений. Например, решение коллегии Минздрава России, медицинского совета больницы, научного совета НИИ. 2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража. 3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) – опись документальных материалов, составленная организацией при передаче дел в архив.

СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ – документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов, сводов правил или условиям договоров.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – получение электронного образа документа.СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – структурное подразделение организации, на

которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

СОБСТВЕННИК АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА; ВИЗИРОВАНИЕ – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА – 1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

СТАНДАРТ – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики производственных процессов, выполнения работ или оказания услуг. В качестве примера стандарта в области делопроизводства можно привести ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы

документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

СТАРЕНИЕ ДОКУМЕНТА – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

СТЕНОГРАММА – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СТРАХОВАЯ КОПИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

СТРАХОВОЙ ФОНД АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

СЧЕТ – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.ТАБЕЛЬ – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке

(например, табель успеваемости).ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ – перечень установленных

к применению унифицированных форм документов.ТАБЛИЦА – документ, содержащий текстовые или цифровые сведения,

размещенные по графам.ТЕЗАУРУС – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические

единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.ТЕКСТ ДОКУМЕНТА – основная содержательная часть документа.ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – содержащий речевую информацию, зафиксированную

любым типом письма или любой системой звукозаписи.ТЕМАТИЧЕСКИЙ ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – справочник, содержащий

систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документа (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги, образцы): 1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам. 2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы организаций (типовой устав, типовая структура, типовой договор) и являющиеся образцами для составления одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТОПОГРАФИЧЕСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ – документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАТЕЛЬ АРХИВНЫЙ – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста в виде совокупности реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

УПОРЯДОЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – способ придания документу правового статуса.УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – определение количества и состава архивных

документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

ФАКСИМИЛЕ – 1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки. 2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВА – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ – определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ – юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

ФОНОДОКУМЕНТ – аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

ФОТОДОКУМЕНТ – изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – система учета документов

архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта РФ и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

ЭКЗЕМПЛЯР – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.ЭКСПЕДИЦИЯ – специальная служба организации по приемке и отправке

документов.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – изучение документов на основании

критериев их ценности для определения сроков хранения документов.ЭЛЕКТРОННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, созданная в электронной

форме.ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ – информация в электронной форме, присоединенная к

электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛО – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБРАЗ ДОКУМЕНТА – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ДОКУМЕНТА – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: Оплата гарантируется. Наш расч. счет ... в отделении ... банка; сопроводительного – Направляю ..., Высылаю...