Как оптимизировать работу кадровой службы...

Как оптимизировать работу кадровой службы? Аутсорсинг и SaaS

Островский Валентин Marketing Product Manager

Intercomp Global Services

Вебинар портала HRM.RU

30 сентября 2010, Москва

Содержание

• Функции HR департамента

• Аутсорсинг как вариант организации бизнес-процессов

• Комплексные аутсорсинг решения

Функции HR департамента

Подбор сотрудниковКадровое делопроизводствоРазработка системы мотивацииФормирование и поддержание корпоративной культурыОценка деятельности персоналаОрганизация обучения сотрудниковАдаптация сотрудниковОбучение и развитие сотрудников

• Подбор персонала• Кадровое делопроизводство• Адаптация персонала• Аттестация персонала• Оценка персонала• Обучение и развитие• Управление условиями

работы и охрана труда

• Управление льготами и компенсациями

• Управление системами мотивации и вознаграждения (расчете заработной платы)

• Организация и проведение корпоративных мероприятий

• Ведение и анализ организационной структуры

Основные функции HR департамента

*По данным портала e-executive.ru http://old.e-xecutive.ru/publications/ratings/article_2542/

Загрузка HR департамента

Загрузка сотрудников HR департамента

Рутинные функции занимают до 70% времени сотрудников

HR департамента

Причины высоких трудозатрат на реализацию рутинных

функций

• Технические Отсутствие инструментов

автоматизации

• Методологические Отсутствие формализованных

процедур Низкая квалификация

сотрудников

• Организационные Нерациональное

распределение функций между подразделениями

Слабая информационная интеграция связанных отделов

Недостаток времени на качественное обеспечение

задач HR департамента

По данным исследований Hi-Tech Group http://www.hr-portal.ru/article/chem-zhe-upravlyaet-hr-menedzher

Затраты на HR департамент

• Фонд оплаты труда

• Дополнительные компенсации (питание, транспорт, связь, ДМС)

• Сумма налогов на заработную плату

• Автоматизированные рабочие места

• ИТ-поддержка

• Аренда офиса

• Обучения персонала бухгалтерии, повышение квалификации

• Затраты на найм новых сотрудников

• Штрафы

• Транзакционные издержки (время руководства на взаимодействие, управление и контроль работы)

70% расходов приходится на обеспечение рутинных функций

Стоимость HR специалиста

Затраты компании на 1 HR специалиста

Расходы в месяц

Заработная плата сотрудника 33 000 рублей

Налоговые отчисления с ФОТ сотрудника, 26% 8 580 рублей

Затраты на льготы, предоставляемые сотруднику (ДМС, страхование жизни, спорт, пр.)

4 375 рублей

Специализированное программное обеспечение, техническая поддержка , правовые базы

5 000 рублей

Амортизация оборудования 2 500 рублей

Аренда рабочего места (согласно СанПин 4,5 кв.м) 6 750 рублей

Накладные расходы : материалы, канцтовары, проезд, пр. (5% от ФОТ)

1 650 рублей

Общие расходы в месяц, приблизительно*

61 855 рублей

Необходимо сопоставлять полные затраты на сотрудника, выполняющего определенные функции,

со стоимостью обслуживания по договору аутсорсинга

Подходы к организации кадровых процессов

Квалифицированный персонал

Автоматизированныерабочие места

Программное обеспечение

Для реализации кадровых функций необходимы

Найм сотрудников в штат компании:

• затраты на оплату труда сотрудника

• стоимость автоматизированного рабочего места

• покупка специализированного ПО

• контроль работы сотрудников

Привлечение профессионального

аутсорсинг провайдера

Способы организации процессов

Аутсорсинг Бизнес Процессов

Аутсорсинг –передача непрофильных функций Компании внешним специализированным организациям

Финансовые услуги :

бухгалтерия расчет заработной платы консультации по финансам

Юридические услуги:

юридическое сопровождение подготовка договорной

документами миграционные услуги

Кадровые услуги:

поиск и подбор персонала кадровое администрирование лизинг персонала и аутстаффинг консалтинг

Поддерживающие службы:

call-центр клининг кейтеринг

охрана переводы реклама

Понятие «Аутсорсинг»

История аутсорсинга

«Если есть что-то, что у нас не получается делать лучше и дешевле чем у наших конкурентов, то нет смысла это делать;мы должны эту работу передать тем, кто ее выполнить с заведомо лучшим результатом»

Генри Форд1930 год

Историческая справка

Аутсорсинговые решения получили распространение в большинстве индустриальных стран мираРоссия – рынок аутсорсинговых услуг молод, но активно развивается. Наибольшее распространение получил в иностранных компанияхЕжегодный рост численности компаний использующих аутсорсинг решения 50%

США – родоначальник аутсорсинга как явления

История аутсорсинга – более 80 лет.

Развитие отдельных направлений аутсорсинга:BPO – аутсорсинг бизнес-процессовITO – аутсорснг информационных технологий KPO – аутсорсинг управления знаниями

Аутсорсинг – метод организации бизнес-процессов или

производственных функций компании

Европа – успешно переняла американский опыт

История аутсорсинга – более 50 лет.

Практика использования – повсеместная использование

Европейский опыт аутсорсинга

Причины использования аутсорсинговых решений, которые указали руководители европейских компаний

* исследование Ernst & Young*, 2008

http://www.ey.com/global/content.nsf/Russia/Press-

Release_-_13_08_2008

70%

70% европейских компаний используют аутсорсинг

http://www.ey.com/global/content.nsf/Russia/Press-Release_-_13_08_2008






Гарантия точности, оперативности и своевременности выполнения работ

Минимизация финансовых и административных рисков

Преимущества услуг аутсорсинг партнера

Обеспечение гибкости управления персоналом

Сокращение расходов на специализированноепрограммное обеспечение и организацию рабочихмест

Возможность использования более совершенныхтехнологических систем провайдера

Практика использования аутсорсинговых решений

Функции, передаваемые на аутсорсинг

Источник Deloitte 2008 г.

Варианты аутсорсинга

Возможные модели аутсорсинга

Полная передача функций

внешнему провайдеру

(BPO, классический аутсорсинг)

Привлечение внешнего

провайдера в качестве эксперта

(управленческий аутсорсинг)

Использование ресурсов и IT

систем внешнего провайдера

(IT аутсорсинг, SaaS решения,

технологический аутсорсинг)

Минимальное вовлечение сотрудников компании в процесс

Совершенствование внутренних процессов

Ответственность провайдера за качество выполнения операций

Возможность использования технологических систем провайдера

Отсутствие затрат на приобретение IT инфраструктуры или производственных мощностей

Снижение стоимости тех. поддержки и амортизации оборудования

Сокращение затрат на внедрение и использование ПО

Возможность внедрения передовой практики, апробированной провайдером

Повышение эффективности работы сотрудников

Классический аутсорсинг расчета заработной платы

Фискальные органы

Банк

платежные документы и ведомости

отчеты идекларации

данные для расчета

расчетные листыотчеты

расчеты

отчеты

документы

• налоги по заработной плате• вознаграждения• выплаты и компенсации• больничные листы и отпуска

• отчеты в налоговую инспекцию

• отчеты в фонд социального страхования

• отчеты в пенсионный фонд• сводная ведомость по налогам

и сборам• управленческая отчетность

• расчетные ведомости и платежные документы

• индивидуальные расчетные листки

• файлы импорта результатов расчета в финансовые системы клиента

Обмен

данных

Клиент

Inte

rco

mp

Glo

ba

l S

erv

ice

s

Классический аутсорсинг кадровых функций

Разработка и адаптация

ПО

Мониторинг и анализ законода-

тельства

Защищенная техническая

инфраструктура

Регулярный аудит

качества услуги

Техническая и методическая

поддержка

Сервисные процессы провайдера

Офис клиента

Контактное лицо кадровые документы

заявка на оформление персональные данные

инструкциии отчеты

IGS офисКонтактное

лицо

HR специалисты провайдера

IT аутсорсинг. SaaS модель

SaaS – Software as a service – «Программное обеспечение как услуга»

Интернет/Доступ в систему

Сервера «горячего»

резервирования

Сервера обеспечения

доступаСервера

приложений

Сервера баз данных

Центр хранения

Центр резервного копирования

Сервера производства

операций

Intercomp Global ServicesОкно программы

SaaS модель компании

Программное обеспечение развернуто на IT инфраструктуре провайдера

IT поддержка осуществляется сотрудниками провайдера

Провайдер обеспечивает гарантированный онлайн доступ

Особенности SaaS решения

Практика комплексных аутсорсинговых решений

Обеспечить процессы расчетазаработной платы и учетакадровой документацииминимальным количествомсотрудников (вплоть до 1человека)

Снизить затраты на персоналблагодаря простоте работы всистеме и возможностипривлечения сотрудниковбез специальных знаний

Единое решение позволяет:

Наиболее эффективный способ передачи на аутсорсинг -единое решение для двух взаимосвязанных внутренних процессов:

Услуги по расчету заработной платы

Подготовка необходимых банковских документов для

перечисления средств

Составление требуемых форм обязательной отчетности

Расчет всех необходимых выплат сотрудникам, сумм

налогов и отчислений

SaaS решение.Система кадровго учета

Полный набор актуальных печатных форм кадровых

документов

Автоматическая корректировка расчета заработной платы по данным кадровых документов

Круглосуточный он-лайн доступ к порталу из любой точки мира через Internet

Архитектура решения «Зарплата и Кадры»

HR специалистыБухгалтеры



персональные данные

отчеты

Inte

rco

mp G

loba

l Serv

ices


кадровые документы

кадровые отчеты



отчеты

Inte

rco

mp G

loba

l Serv

ices

документы

отчеты

расчеты





заработной платы



отчеты

Inte

rco

mp G

loba

l Serv

ices

документы

отчеты

расчеты





результаты расчета



отчеты


Inte

rco

mp G

loba

l Serv

ices

документы

отчеты

расчеты







проводки

расчетные листки


отчеты


Inte

rco

mp G

loba

l Serv

ices

платежные документы и ведомости

отчеты идекларации

Фискальные органы

Банк

документы

отчеты

расчеты







проводки

заработная плата

расчетные листки


отчеты


Преимущества решения «Зарплата и кадры»

Отсутствие первоначальных инвестиций на ПОСтоимость услуги аренды ПО существенно ниже стоимости приобретения ПО в собственность, а также затрат на внедрения программного решения

Безопасность передачи и хранения данныхРабота с системами осуществляется через защищенное соединение, а ежедневное резервное копирование базы данных снижает риск потери данных

Масштабируемость и производительностьРешение масштабируется под размер и количество офисов компании, а также поддерживает одновременную работу большого количества пользователей

Быстрое развертывание решенияРешение инсталлируется на стороне Intercomp без настройки на стороне клиента, техническая поддержка решения осуществляется специалистами Intercomp

Оптимизация внутренних процессовКачественное обеспечение расчета заработной платы вне зависимости от человеческого фактора и обеспечение отдела кадров автоматизированной системой кадрового учета

О КОМПАНИИ

Intercomp Global Services –международный провайдер услуг в области финансового и кадрового аутсорсинга

• 16 лет на рынке аутсорсинга бизнес-процессов в России и странах СНГ

• Более 500 клиентов из различных отраслей, 30% списка Global Fortune 500

• Обслуживание клиентов различного масштаба: от 1 до 14000 сотрудников

• Обработка 700 000 расчетных листков ежегодно в 32 странах мира

• Более 500 сотрудников по всему миру

• Разработка и использование инновационных технологий в процессе оказания услуг

• Соответствие стандартам SAS 70 Type II и ISO 27002

• План непрерывности предоставления услуг

Спасибо за внимание

Островский Валентин

Intercomp Global ServicesMarketing Product Manager

Как оптимизировать работу кадровой службы...

Documents