h ow e r p s o f twa r e

i n c r e a s e s t h e

v a l u e o f yo u r

b u s i n e s s

JASON RATZLAFF

CPA , CA

FROM AN ACCOUNTANT 'S PERSPECTIVE

SHERPA ERP

t h e p r o b l e m

T o d a y i t i s s a f e t o s a y t h a t a l l b u s i n e s s e s , l a r g e o r s m a l l , o p e r a t e u s i n g s o m e t y p e o f s o f t w a r e . T h e f a c t i s , i n t h e c o m p e t i t i v e g l o b a l i z e d l a n d s c a p e w e l i v e i n , a l l b u s i n e s s e s ( e s p e c i a l l y s m a l l ) n e e d t o b e f a s t e r a n d s h a r p e r t h a n t h e c o m p e t i t i o n . H i s t o r i c a l l y , b u s i n e s s e s h a v e s t a y e d a h e a d o f t h e i r c o m p e t i t i o n u s i n g d i f f e r e n t i a t o r s s u c h a s e x c e l l e n t c u s t o m e r s e r v i c e o r v a l u e p r i c i n g ; b u t t o d a y , t e c h n o l o g y , p r o d u c t i v i t y , a n d d a t a a r e w h a t h e l p b u s i n e s s e s w i n .   E n t e r p r i s e R e s o u r c e P l a n n i n g ( E R P ) s o f t w a r e i s b u s i n e s s m a n a g e m e n t s o f t w a r e . I t p r o v i d e s a s y s t e m o f i n t e g r a t e d a p p l i c a t i o n s u s e d t o m a n a g e a n d a u t o m a t e s e v e r a l b a c k o f f i c e f u n c t i o n s a s s o c i a t e d w i t h h u m a n r e s o u r c e s , f i n a n c i a l s , i n v e n t o r y , o r d e r p r o c e s s i n g , c u s t o m e r m a n a g e m e n t , a n d m o r e . I n s h o r t , a n E R P p r o v i d e s b u s i n e s s e s w i t h a s i n g l e i n t e r a c t i v e m a n a g e m e n t s y s t e m w i t h b u i l t - i n a n a l y t i c s . T r a d i t i o n a l l y E R P s o f t w a r e h a s b e e n p r i m a r i l y u s e d o n l y   b y l a r g e c o r p o r a t e o r e n t e r p r i s e b u s i n e s s e s d u e t o c o s t s o f i n s t a l l a t i o n a n d m a i n t e n a n c e . H o w e v e r , g l o b a l i z a t i o n a n d t e c h n o l o g y a d v a n c e m e n t s h a v e p r o m p t e d s m a l l a n d m e d i u m - s i z e d b u s i n e s s e s t o a d o p t E R P s y s t e m s a s w e l l .

GLOBALIZATION AND TECHNOLOGY ADVANCEMENTS HAVE PROMPTED SMALL AND MEDIUM- S IZED BUSINESS TO ADOPT ERP SYSTEMS

E R P ’ s a r e i n c r e a s i n g l y u s e d b y s m a l l b u s i n e s s e s i n o r d e r t o s t r e a m l i n e d a t a a c r o s s d e p a r t m e n t s t o e n a b l e b e t t e r d e c i s i o n m a k i n g a n d e n h a n c e p r o d u c t i v i t y . I t ’ s e a s i e r t o i l l u s t r a t e t h e b e n e f i t s o f h o w E R P ’ s c a n i n c r e a s e t h e v a l u e o f a b u s i n e s s b y l o o k i n g a t c h a r a c t e r i s t i c s o f s m a l l a n d m e d i u m - s i z e d b u s i n e s s e s ( S M B s ) w i t h o u t s u c h t e c h n o l o g y .

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s m b s w i t h o u t

e r p  s o f twa r e

L a c k o f c o m m u n i c a t i o n , t r a n s p a r e n c y , a n d c e n t r a l i z a t i o n o f k n o w l e d g e . U s u a l l y , b u s i n e s s k n o w l e d g e i s h e l d b y o n e o r t w o s e n i o r e m p l o y e e s o r o w n e r s .  U n d o c u m e n t e d s y s t e m s . A g a i n , t h e s e s y s t e m s o r p r o c e s s e s r e s i d e s o l e l y i n t h e m i n d s o f f e w p e o p l e . B u s i n e s s p r o c e s s e s o r s y s t e m s w o u l d c o m e t o a h a l t w i t h o u t t h e i r p h y s i c a l p r e s e n c e .  K e y c u s t o m e r a n d v e n d o r i n f o r m a t i o n i s n o t d o c u m e n t e d . O n c e m o r e , t h i s i n f o r m a t i o n i s l i k e l y r e s t r i c t e d t o t h e o w n e r o r a f e w m a i n p e o p l e . T h a t m e a n s t h a t t h e s e r e l a t i o n s h i p s b e c o m e d e p e n d e n t o n h a v i n g t h o s e k e y p e o p l e a r o u n d a l l o f t h e t i m e .L o t s o f s p r e a d s h e e t s a n d p a p e r w o r k . W i t h o u t s o f t w a r e , b u s i n e s s o w n e r s a r e l i k e l y u s i n g l e g a c y o r m a n u a l p r o c e s s e s ( l i k e p a p e r o r d e r f o r m s , a n d E x c e l s p r e a d s h e e t s ) t h a t i n v o l v e h e a v y m a n u a l w o r k a n d c o s t l y o v e r h e a d t o m a i n t a i n .  T h e u s e o f s e v e r a l b r o k e n o r s e p a r a t e s y s t e m s . A g a i n w i t h o u t a s i n g u l a r o r c e n t r a l i z e d p i e c e o f s o f t w a r e , b u s i n e s s o w n e r s a r e l i k e l y l e f t w i t h a b u n c h o f s p r e a d s h e e t s , o r d a t a t h a t d o e s n o t t i e t o g e t h e r .H u m a n e r r o r i s a r e g u l a r o c c u r r e n c e . W i t h s o m a n y m a n u a l p r o c e s s e s , e r r o r s w i t h c u s t o m e r s , p r o d u c t s , m a n u f a c t u r i n g , s h i p p i n g , v e n d o r s , o r e m p l o y e e d a t a a r e b o u n d t o h a p p e n .L a c k o f r e p o r t i n g a n d i n s i g h t . T h o u g h b u s i n e s s i n f o r m a t i o n m a y b e a v a i l a b l e , i t b e i n g d i s p e r s e d i n s e v e r a l l o c a t i o n s m a k e s i t d i f f i c u l t t o d r a w i n s i g h t f u l o r d a t a - d r i v e n d e c i s i o n s .  B u s i n e s s o w n e r o r m a n a g e r i s o v e r w o r k e d a n d f e e l s t r a p p e d b y t h e i r o w n b u s i n e s s . W i t h o u t t h e c e n t r a l i z a t i o n o f c o m p a n y k n o w l e d g e , o w n e r s a r e r e l i e d u p o n f o r a l m o s t a l l d a y - t o - d a y b u s i n e s s d e a l i n g s .  U n a b l e t o f o c u s o n g r o w t h . T h e r e a r e o n l y s o m a n y h o u r s i n a d a y . B u s i n e s s o w n e r s s p e n d t o o m u c h t i m e o n t h e o p e r a t i o n a l a s p e c t s o f t h e b u s i n e s s a n d m i s s o u t o n o p p o r t u n i t i e s t o e x p a n d t o o t h e r m a r k e t s .T h e t h o u g h t o f s e l l i n g t h e b u s i n e s s s e e m s d e f e a t i n g . T h o u g h t h e o w n e r m a y w a n t t o s e l l t h e b u s i n e s s , t h e y k n o w i t w o u l d b e v e r y d i f f i c u l t b e c a u s e t h e i r c o m p a n y c a n n o t r u n w i t h o u t t h e m .  

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B e l i e v e i t o r n o t , t h e c h a r a c t e r i s t i c s o u t l i n e d o n t h e p r e v i o u s p a g e a r e a c o m m o n o c c u r r e n c e , m a n y S M B s s t i l l o p e r a t e t h i s w a y . B e s i d e s t h e c l e a r b u r d e n o n p r o d u c t i v i t y a n d c o s t s t h a t m a n y o f t h e s e m a n u a l p r a c t i c e s p u t o n b u s i n e s s e s , p e r h a p s t h e b i g g e s t d e t r i m e n t i s t h e i m p a c t i t c a n h a v e o n t h e v a l u e o f y o u r b u s i n e s s i n t h e f u t u r e — e s p e c i a l l y f o r S M B s . D u e t o t h e n a t u r e o f a s m a l l a n d m e d i u m - s i z e d b u s i n e s s , i t ’ s n o t s u r p r i s i n g t h a t m o s t h a v e b u i l t t h e i r s u c c e s s o n p e r s o n a l g o o d w i l l . O v e r t h e y e a r s , t h e b u s i n e s s o w n e r t y p i c a l l y c r e a t e s s t r o n g p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s w i t h c u s t o m e r s , v e n d o r s , a n d e m p l o y e e s . N i n e t i m e s o u t o f t e n , t h i s i s w h a t a l l o w s a n S M B t o g r o w a n d t h r i v e . H o w e v e r , t h e c o m p a n y s o o n f i n d s i t s e l f s o r e l i a n t o n t h e o w n e r t h a t i t b e c o m e s a n i m p e d i m e n t t o g r o w t h .

T h e o w n e r s o f t e n f i n d   t h e m s e l v e s s p e n d i n g a l l t h e i r t i m e w o r k i n g i n t h e b u s i n e s s i n s t e a d o f o n t h e b u s i n e s s . P e r s o n a l g o o d w i l l i s a l s o d e t r i m e n t a l w h e n t h e o w n e r m a n a g e r g o e s t o s e l l t h e b u s i n e s s . S i n c e m a j o r i t y o f t h e c o m p a n y ’ s s y s t e m s , r e l a t i o n s h i p s a n d k n o w - h o w i s i n t h e o w n e r ’ s h e a d , i t i s c o m m o n f o r a b u y e r t o d i s c o u n t t h e p u r c h a s e p r i c e a n d r e q u i r e t h a t t h e o w n e r s t a y a r o u n d f o r a p e r i o d o f t i m e t o e n s u r e a s m o o t h t r a n s i t i o n . T h i s t r a n s i t i o n d o e s n o t a l w a y s w o r k w e l l a n d c a n h u r t t h e l o n g e v i t y o f b o t h t h e b u s i n e s s a n d t h e d e a l . T h o u g h p e r s o n a l g o o d w i l l i s a n i m p o r t a n t a s p e c t i n b u i l d i n g t h r i v i n g s m a l l b u s i n e s s e s , h a v i n g o n l y t h e o w n e r m a n a g i n g t h e s e p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s , p r o c e s s e s , a n d s y s t e m s i s n o t s u s t a i n a b l e .  

why t h i s i s n o t s u s t a i n a b l e

" O W N E R S O F T E N F I N D TH E MSE L V E SSP E N D I N G AL L TH E I R T I ME W O R K I N G INTH E BUSI N E SS I N STE AD O F ON TH EBUSI N E SS . "

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h ow e r p 's h e l p1 . INCREASED PRODUCTIVITY & REDUCED COST

T h e b i g g e s t b e n e f i t o f i m p l e m e n t i n g E R P s o f t w a r e , i s t h e c o s t s a v i n g s f o r a b u s i n e s s . F i r s t a n d f o r e m o s t , u t i l i z i n g s o f t w a r e w i l l m a k e y o u r b u s i n e s s m o r e e f f i c i e n t . A s a g e n e r a l r u l e o f e c o n o m i c s , w i t h e f f i c i e n c y c o m e s c o s t s a v i n g s a c r o s s t h e e n t i r e o r g a n i z a t i o n . B u s i n e s s m a n a g e m e n t s o f t w a r e m e a n s l e s s p a p e r p u s h i n g , m o r e e f f i c i e n t t r a n s a c t i o n s w i t h y o u r s u p p l y c h a i n a n d c u s t o m e r s , o r g a n i z e d d a t a , e r r o r a n d w a s t e r e d u c t i o n , e t c . , e t c . E R P s o f t w a r e w i l l r e s u l t i n s a v i n g s o n l a b o u r a n d o t h e r c o m p a n y r e s o u r c e s b y m a k i n g y o u r b u s i n e s s m o r e p r o d u c t i v e a n d p r o f i t a b l e . T h a t m e a n s y o u c a n f o c u s o n y o u r c u s t o m e r s a n d s a l e s i n s t e a d o f s c r a m b l i n g t h r o u g h y o u r b u s i n e s s p r o c e s s e s — w h i c h b r i n g s u s n i c e l y t o t h e n e x t b e n e f i t o f E R P s o f t w a r e .

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2 . BETTER CUSTOMER & SUPPLIER MANAGEMENT

I n r e g a r d t o c u s t o m e r a n d s u p p l i e r r e l a t i o n s h i p s , h a v i n g a C R M o r S R M ( C u s t o m e r / S u p p l i e r R e l a t i o n s h i p M a n a g e m e n t ) i n p l a c e w i l l i n c r e a s e t h e v a l u e o f y o u r b u s i n e s s t e n f o l d . T h e s e s y s t e m s a l l o w s m a l l a n d m e d i u m - s i z e d b u s i n e s s e s t o v i e w a n d m a n a g e t h e i r c u s t o m e r d a t a i n r e a l t i m e . E v e r y p e r s o n i n t h e o r g a n i z a t i o n w i l l h a v e a c c e s s t o a l l c u s t o m e r i n f o r m a t i o n t o b e t t e r s e r v e y o u r c u s t o m e r s — f r o m t h e s a l e s m a n i n t h e f i e l d a n d y o u r c u s t o m e r s e r v i c e r e p r e s e n t a t i v e t o t h e p r o c u r e m e n t s p e c i a l i s t s . P l u s , f r o m a v a l u a t i o n p e r s p e c t i v e a c o m p a n y i s w o r t h m o r e m o n e y i f i t c a n c o n t i n u e s e a m l e s s l y e v e n i f t h e o w n e r s t o p p e d s h o w i n g u p t o m o r r o w . H a v i n g t h i s i n f o r m a t i o n i n y o u r b u s i n e s s m a n a g e m e n t s y s t e m h e l p s t o m a k e t h i s h a p p e n b y a u t o m a t i n g c e r t a i n p r a c t i c e s a n d d o c u m e n t i n g t h e c u s t o m e r k n o w l e d g e t h a t i s e s s e n t i a l f o r m a k i n g t h e b u s i n e s s s u c c e s s f u l .

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3 . AUTOMATION: STREAMLINED BUSINESS PROCESSESO v e r a l l , h a v i n g E R P s o f t w a r e i s g o i n g t o t a k e b u s i n e s s p r o c e s s e s o u t o f a n o w n e r ’ s h e a d , a w a y f r o m m a n u a l p a p e r w o r k , a n d p u t i t i n a c e n t r a l i z e d s y s t e m t h a t t h e i r e n t i r e c o m p a n y c a n a c c e s s . T h i s i s a n i n v a l u a b l e b e n e f i t t o a n y s m a l l b u s i n e s s f o r m a n y o f t h e r e a s o n s w e d i s c u s s e d e a r l i e r . C e n t r a l i z i n g i n f o r m a t i o n f o r t h e e n t i r e b u s i n e s s i n t o o n e s y s t e m a n d c o n n e c t i n g t h e d i f f e r e n t d e p a r t m e n t s o f t h e c o m p a n y , r e s u l t s i n b e t t e r c o m m u n i c a t i o n , a n d m o r e e f f i c i e n t a n d s t r e a m l i n e d p r o c e s s e s . F r o m a s a l e s p e r s p e c t i v e , a u t o m a t i n g a n d c o n n e c t i n g p u r c h a s e s / o r d e r s w i t h a b u s i n e s s ’ i n v e n t o r y a n d s u p p l y c h a i n e l i m i n a t e s c o u n t l e s s h o u r s o f m a n u a l w o r k a n d p o t e n t i a l h u m a n e r r o r . A l l o w i n g y o u r c u s t o m e r s t o p u r c h a s e u s i n g a n e C o m m e r c e p l a t f o r m i s a s i g n i f i c a n t a v e n u e f o r g r o w t h a n d i n c r e a s e d p r o f i t a b i l i t y . T h a t ’ s b e c a u s e g r o w t h r e q u i r e s m o r e t r a n s a c t i o n v o l u m e a n d f a s t e r s p e e d s — a l l o f w h i c h c a n b e f a c i l i t a t e d t h r o u g h a n e C o m m e r c e p l a t f o r m .   H a v i n g a c u s t o m e r o r d e r i n g p o r t a l o r e C o m m e r c e p l a t f o r m c a n b e t h e s a m e a s o p e n i n g a n o t h e r p h y s i c a l s t o r e f r o n t b u t w i t h m u c h l e s s o n g o i n g o v e r h e a d .  

E q u a l l y a s i m p o r t a n t a s s t r e a m l i n e d c u s t o m e r p u r c h a s i n g , i s a b u s i n e s s m a n a g e m e n t s y s t e m ’ s c o n n e c t i o n w i t h y o u r d i f f e r e n t d e p a r t m e n t s . F o r e x a m p l e , i f a b u s i n e s s i n t e g r a t e s t h e i r e C o m m e r c e p l a t f o r m w i t h t h e i r E R P s y s t e m , d a t a w i l l a u t o m a t i c a l l y b e t r a n s m i t t e d t o t h e b a c k e n d o f t h e b u s i n e s s s o t h e o r d e r c a n r a p i d l y b e f u l f i l l e d a n d i n v e n t o r y l e v e l s a n d c u s t o m e r r e c o r d s u p d a t e d . A l t h o u g h a n E R P c o u l d b e b l a m e d f o r r e d u c i n g t h e l a b o u r f o r c e , w h a t t h e y r e a l l y d o i s e n h a n c e l a b o u r p r o d u c t i v i t y . E l i m i n a t i n g t e d i o u s m a n u a l t a s k s g e n e r a l l y m a k e s t h e l a b o u r f o r c e m o r e s a t i s f i e d a s t h e y c a n f o c u s o n m o r e p r o d u c t i v e t a s k s . E m p l o y e e s d o n o t h a v e t o s w i t c h b e t w e e n s o f t w a r e o r i n p u t d a t a i n m u l t i p l e p l a c e s r e d u c i n g e r r o r s . I n a d d i t i o n , t h e i n s i g h t s t h a t a r e g a i n e d f r o m c e n t r a l i z e d d a t a m a k e s t h e e n t i r e o r g a n i z a t i o n m o r e p r o d u c t i v e .

" CE N TR A L I Z I N G BUSI N E SS I N F O R MATI O NI N TO O N E SY ST E M AN D CO N N E CT I N G TH ED I F F E R E N T D E P AR T ME N TS O F T H ECO MP AN Y , R E SUL T S I N BE T T E RCO MMUN I CATI O N , AN D MO R E E F F I C I E N TAN D STR E AML I N E D P R O CE SSE S . "

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4 . POWERFUL BUSINESS INSIGHTS & DECIS ION MAKING

E R P s o f t w a r e g i v e s b u s i n e s s o w n e r s v i s i b i l i t y i n t o t h e i r e n t i r e o r g a n i z a t i o n . I n f o r m a t i o n f r o m a l l f a c e t s o f b u s i n e s s a r e p u l l e d i n t o o n e p l a c e w h e r e y o u c a n v i e w a n d m a n i p u l a t e d a t a a n y w a y y o u w a n t , i n r e a l t i m e . B y t y i n g t o g e t h e r a l l c u s t o m e r a n d s u p p l i e r i n f o r m a t i o n , b u s i n e s s p r o c e s s e s , a n d d e p a r t m e n t s , o w n e r s a r e l e f t w i t h a n i n s i g h t f u l m a n a g e m e n t t o o l . I t i s t h i s t o o l t h a t e m p o w e r s o w n e r s t o m a k e i n f o r m e d d e c i s i o n s , a n d f o c u s o n g r o w i n g a n d m a n a g i n g t h e i r b u s i n e s s i n s t e a d o f j u s t w o r k i n g i n i t .

"KNOWLEDGE ISPOWER."

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h ow e r p 's i n c r e a s eYOUR BUSINESS MULTIPLE

W e ’ v e d i s c u s s e d t h e i n t e r n a l b e n e f i t s a n E R P s y s t e m c a n h a v e o n p r o d u c t i v i t y w h e n i t c o m e s t o r u n n i n g a b u s i n e s s . H o w e v e r , a l o t o f o w n e r s a r e m o s t i n t e r e s t e d i n t h e b e n e f i t s E R P s c a n h a v e i n s u c c e s s i o n p l a n n i n g o r w h e n i t c o m e s t i m e t o s e l l t h e i r b u s i n e s s . W e w i l l g o i n - d e p t h o n t h e s e t o p i c s , b u t t h e b o t t o m l i n e i s : h a v i n g a n E R P i n p l a c e w i l l i n c r e a s e y o u r m u l t i p l e ( o r v a l u e o f y o u r b u s i n e s s ) . T h e v a l u a t i o n o f a c o m p a n y i s b a s e d o n a m u l t i p l e — w h i c h i s d e r i v e d f r o m a d i s c o u n t r a t e .   A d i s c o u n t r a t e o f 2 0 % i s a m u l t i p l e o f 5 x a n d a d i s c o u n t r a t e o f 1 0 % , i s a m u l t i p l e o f 1 0 x .   T h e h i g h e r t h e % d i s c o u n t r a t e , t h e h i g h e r t h e r i s k t h a t i s i n h e r e n t i n a c o m p a n y t o r e p r o d u c e i t s e a r n i n g s .   T h e c a l c u l a t i o n o f a m u l t i p l e i s s y s t e m a t i c b u t q u i t e c o m p l e x .   S o m e t h i n g s t h a t w o u l d i n c r e a s e t h e d i s c o u n t r a t e ( d e c r e a s e t h e v a l u e ) :

"THE BOTTOM L INEIS : HAVING AN ERPIN PLACE WILLINCREASE YOURMULTIPLE (OR VALUEOF YOURBUSINESS) . "  

K e y p e r s o n d i s c o u n t s a n d p e r s o n a l g o o d w i l lA m i n o r i t y i n t e r e s t o r l a c k o f c o n t r o lL a c k o f m a r k e t a b i l i t yO t h e r d i s c o u n t s s u c h a s p o r t f o l i o / i n v e s t m e n t c o m p a n y , i n f o r m a t i o n a c c e s s a n d r e l i a b i l i t y d i s c o u n t , r e s t r i c t i v e a g r e e m e n t d i s c o u n t s a n d l a c k o f d i v e r s i f i c a t i o n d i s c o u n t .  

A s w e t o u c h e d o n p r e v i o u s l y , f o r s m a l la n d m e d i u m - s i z e d p r i v a t e b u s i n e s s e s ,l o w e r v a l u a t i o n s a r e a l m o s t a l w a y sd r i v e n b y l a c k o f m a r k e t a b i l i t y a n d k e yp e r s o n d i s c o u n t s a n d p e r s o n a lg o o d w i l l . S i m p l e f a c t : a n E R P s y s t e m c a n h e l p t oe l i m i n a t e o r r e d u c e k e y p e r s o n d i s c o u n ta n d p e r s o n a l g o o d w i l l . W e k n o ws u c c e s s f u l s m a l l b u s i n e s s e s a r e b u i l to n p e r s o n a l g o o d w i l l , b u tu n f o r t u n a t e l y , p e r s o n a l g o o d w i l l i s n o tt r a n s f e r a b l e . W h e n a c o m p a n y ’ s r e v e n u e s a n de a r n i n g s a r e t o o r e l i a n t a n d t i e d t o t h ep e r s o n a l g o o d w i l l o f t h e o w n e r , t h o s ee a r n i n g s c a n n o l o n g e r b e c o n s i d e r e dr e p e a t a b l e .  

F o r e x a m p l e , i f a b u s i n e s s h a d e a r n i n g so f $ 1 0 0 , 0 0 0 p e r y e a r t h e v a l u e o f t h e i rc o m p a n y w o u l d b e d e r i v e d b a s e d o n t h a ta m o u n t . H o w e v e r , i f t h e m a j o r i t y o f t h o s ee a r n i n g s o r r e v e n u e s a r e a t t r i b u t e d t op e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s o r s a l e s , t h ev a l u a t i o n w o u l d r e f l e c t t h i s r i s k b y u s i n ga h i g h e r d i s c o u n t r a t e w h i c h w o u l d r e s u l ti n a l o w e r v a l u a t i o n . T h i s i s b e c a u s et h e r e i s a s u b s t a n t i a l r i s k o f l o s i n g t h o s er e v e n u e s w i t h o u t t h e o w n e r a s p a r t o ft h e c o m p a n y . S i m i l a r l y , h a v i n g a f e w k e y p e o p l e w i t ht h e b u s i n e s s k n o w l e d g e o r c u s t o m e r a n ds u p p l i e r r e l a t i o n s h i p s p u t s a b u s i n e s s ’r e v e n u e s a n d p r o f i t s a t r i s k .   I n t h i ss i t u a t i o n , r e l i a n c e o n t h e s e k e y p e o p l e i sa l a r g e r i s k b e c a u s e w i t h o u t t h e m t h eb u s i n e s s m a y n o t b e a b l e t o c o n t i n u e o rr e p e a t p a s t s u c c e s s .  

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p e r s o n a l g o o dw i l l c a n b e

r i s ky

k ey t a k e away f o r a ny

b u s i n e s s

F o r b u s i n e s s e s o f a l l s i z e s , a k e y t a k e a w a y i s t h i s : t h o u g h y o u m a yh a v e a v e r y p r o f i t a b l e a n d t h r i v i n g b u s i n e s s , i f t o o m u c h o f y o u rb u s i n e s s k n o w l e d g e , r e l a t i o n s h i p s , a n d p r o c e s s e s a r e t i e d u p o rd e p e n d e n t o n t h e c u r r e n t o w n e r — a b u y e r w i l l c o n s i d e r t h i s a r i s k .U s i n g s o f t w a r e s u c h a s a n E R P d r a s t i c a l l y r e d u c e s t h e r i s k b yc e n t r a l i z i n g b u s i n e s s i n f o r m a t i o n i n a t r a n s p a r e n t s y s t e m t h a t c a n b ea c c e s s e d b y a n y o n e i n t h e o r g a n i z a t i o n .

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a h a p py e n d i n g f o r s m b 'sS o w h a t ’ s t h e e n d g a m e ? F o r S M B s , E R P s o f t w a r e h a s s e v e r a l b e n e f i t s b o t h f o r i n t e r n a l e f f i c i e n c i e s a n d f o r w h e n y o u a r e r e a d y t o s e l l . G o i n g b a c k t o t h e f i r s t s e c t i o n o f t h i s w h i t e p a p e r , w e d i s c u s s e d t h e c h a r a c t e r i s t i c s o f S M B s w i t h o u t E R P s . N o w p e r h a p s i t i s o n l y f i t t i n g t o f i n i s h o f f w i t h w h a t a n S M B w i t h E R P s o f t w a r e l o o k s l i k e .

SMBS WITH ERP SOFTWARE:

COMPLETELY TRANSPARENTBUSINESS Knowledge (customer, supplier, etc.) can beaccessed by anyone in the organization.

BUSINESS RUNS L IKE A WELL-OILED MACHINE (WITH OR WITHOUT YOU) Day-to-day business processes are handledthrough a central system. 

AUTOMATION & CENTRALIZATION OFINFORMATION REDUCESADMINISTRATIVE BURDEN, ERRORS& PAPERWORK  Employees and management spend less time in the details and more time providing excellent customer service and focusing on business growth.

INCREASED REVENUES AND PROFIT eCommerce adds new revenue streams,internal efficiencies (error reduction andincreased labour productivity), and saves oncosts.

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SMBS WITH ERP SOFTWARE:

INCREASE THE VALUATION OFYOUR BUSINESS Reduce the personal goodwill discount(risk) by getting business knowledge(customer, supplier, employee, etc) out ofthe owner's head and documented in asystem.

MAKE INFORMED BUSINESSDECIS IONS With business information from alldepartments connected and reportinginto one system, you will be able todraw valuable insights and make data-driven decisions. 

BUSINESS OWNERS WILL BEABLE TO SPEND MORE T IMEWORKING ON THEIR BUSINESS,RATHER THAN WORKING IN IT Business owners deserve a vacation too. Walk away knowing the day-to-day can be handled without you and that (if you choose) you could be connected to all of the critical business information with the click of a button.

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s h e r p a e r pTHE BEST BUSINESS MANAGEMENT SOFTWAREFOR SMBS

S h e r p a E R P i s a c l o u d - b a s e d b u s i n e s s m a n a g e m e n t s o l u t i o n f o r s m a l l a n d m i d s i z e m a n u f a c t u r e r s . I t h e l p s b u s i n e s s e s t o a u t o m a t e w o r k f l o w s a n d m a k e d a t a - d r i v e n d e c i s i o n s . K e y f e a t u r e s i n c l u d e B 2 B e - c o m m e r c e , i n v e n t o r y m a n a g e m e n t , p r o d u c t c o n f i g u r a t o r , c u s t o m e r r e l a t i o n s h i p m a n a g e m e n t ( C R M ) , p a y m e n t p r o c e s s i n g , s h i p p i n g m a n a g e m e n t a n d r e p o r t i n g . S h e r p a e n a b l e s s a l e s p e r s o n n e l t o l e v e r a g e f e a t u r e s l i k e t h e q u o t a t i o n b u i l d e r a n d i n v o i c e g e n e r a t o r t o h e l p b u i l d q u o t e s a n d i n v o i c e c u s t o m e r s f o r t h e i r o r d e r s . S h i p p i n g l a b e l s a n d o r d e r r e c e i p t s a r e a u t o m a t i c a l l y g e n e r a t e d o n c e t h e o r d e r i s c o n f i r m e d a n d t h e p a y m e n t i s p r o c e s s e d t h r o u g h i t s i n t e g r a t e d p a y m e n t g a t e w a y s . W i t h b u i l t - i n C R M c a p a b i l i t i e s , b u s i n e s s e s c a n m a i n t a i n c e n t r a l i z e d c u s t o m e r r e c o r d s a n d k e e p t r a c k o f c u s t o m e r i n t e r a c t i o n s . S h e r p a a l s o i n t e g r a t e s w i t h Q u i c k b o o k s t o t a k e c a r e o f b u s i n e s s a c c o u n t i n g n e e d s . I t a l s o o f f e r s a P u r o l a t o r i n t e g r a t i o n t h a t p r o v i d e s s h i p p i n g e s t i m a t e s f r o m m u l t i p l e s h i p p e r s a n d e n a b l e s u s e r s t o g e n e r a t e p i c k u p l i s t s a n d p r i n t s h i p p i n g l a b e l s .

E COMME R CE CR M

I N VE N T OR Y MAN AGE ME N T

BUS I N E S S I N T E LL I GE N CE

ACCOUN T I N G

S ALE S OR D E R S

h a v e a ny

Q u e s t i o n s?D O N ' T B E S H Y ! E - M A I L U S A TI N F O @ S H E R P A E R P . C O M

H O W E R P S O F T W A R E I N C R E A S E S T H E V A L U E O F Y O U R B U S I N E S S

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S H E R P A E R P # 7 0 2 - 2 2 4 4 T H A V E S O U T H S A S K A T O O N , S K S 7 K 5 M 5 ( 3 0 6 ) 9 5 4 - 9 3 1 1