ВВЕДЕНИЕ - old.tuvsu.ruold.tuvsu.ru/upload/istoricheskiy/vkr2018/460302dia... · На...

2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................. 3

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

1.1. Законодательное регулирование фондирования архивных

документов ................................................................................................... 9

1.2. Методическое обеспечение фондирования архивных

документов ................................................................................................... 19

ГЛАВА 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ В ГОСУДАРСТВЕННОМ

АРХИВЕ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

2.1. Основные требования к фондированию документов ...................... 27

2.2. Характеристика фондов Министерства культуры Тувы,

хранящихся в Государственном архиве Республики Тыва ................... 35

2.3. Проблемы целостности фонда Министерства культуры в

Государственном архиве Республики Тыва ............................................. 47

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................... 52

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И

ЛИТЕРАТУРЫ .......................................................................................... 54

ПРИЛОЖЕНИЯ

3

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Архивы и хранящиеся в них документы

- важнейшая и неотъемлемая часть исторической памяти и культурного

наследия общества. Значение архивов для общества и государства трудно

переоценить. Вряд ли найдется человек, ни разу в жизни не обратившийся к

услугам архивистов.

Актуальность темы определяется недостаточной разработкой вопросов

об организации фондов, в частности, в Государственном архиве Республики

Тыва и особенностей их формирования, ростом потребностей пользователей

в ретроспективной документной информации, углублением интереса к

историко-краеведческим проблемам.

На практике успешный поиск архивных документов по разным

запросам во многом зависит от правильной организации фондирования

документов в АФ РФ, в пределах конкретного архива и внутри каждого

архивного фонда. Поэтому одна из главных задач современных архивов -

повысить качество фондирования, которое относится к числу приоритетных

задач современного отечественного архивного дела.

В архивах накоплена ценнейшая информация по истории страны,

официальные документы, свидетельствующие те или иные события, периоды

развития государства. При этом качественно организованная классификация

архивных фондов характеризует уровень работы любого архива и

непосредственно влияет на процесс исторического познания. Это, в свою

очередь, обеспечивает повышение общественного сознания и способствует

самоидентификации современного социума.

Архивные документы дают ответы на многие вопросы историков,

современников и других категорий населения. В последние десятилетия в

общественной жизни как никогда возросли роль и значение архивов,

архивных документов. Актуальным стало изучение истории Отечества,

родного края, истории города или села, своего рода, повысился интерес

4

населения к событиям прошлого. В данной ситуации основным источником,

безусловно, становятся архивные документы. Особенно государственные

архивы посещают все желающие, они занимаются в читальных залах,

выявляют материалы для своих исследований.

При выполнении многочисленных запросов, поступающих в архивы,

большое значение имеет, как отметили выше, именно грамотное

формирование документов, так как это обеспечивает оперативный поиск

нужных архивных материалов, их доступность и использование. В

современных условиях в архивах проводится кропотливая работа по

проверке содержания уже созданных фондов. Проводится работа даже по

перефондированию, так как в свое были допущены ошибки, которые носят

субъективный или объективный характер. Кроме того, время выдвигает

требования, призывающие ответственного и внимательного отношения к

фондированию документов.

Отечественная теория фондирования имеет свою историю. Документы

должны организоваться по фондам, согласно принятым критериям:

хронологическим, структурным, функциональным комплексам. Большой

вклад в теорию фондирования внес видный отечественный архивист

исследователь В.Н. Автократов1. Он определил ее как научную установку на

организацию документов и показавший не только важность их правильного

фондирования для теории информационного поиска в такой сложной

системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в

упорядочении архивной информационной среды, организации учета

документов, создании дополнительных поисковых средств.

Основные положения теории фондирования излагались в учебниках и

учебных пособиях Московского государственного историко-архивного

института. В них даны, в первую очередь, пояснения о принципе

происхождения документов, о таких важнейших понятиях, как

1 Автократов, В.Н. Фондирование и учет документов // Труды ВНИИДАД. – 1978. – Т. 7. – Ч. 1.

5

«фондообразователь», «личный архив», «архивный фонд» учреждении или

организации и других. В качестве норм включены правила фондирования.

Основные правила работы государственных архивов (1962, 1984 гг.)2.

Согласно действовавшим в те времена положениям, государственные архивы

СССР успешно провели организацию архивных фондов, относящихся к

периоду до 1917 г. и к советскому времени. Однако преобразования 1991 -

1993 гг., произошедшие в России поставили перед архивистами задачи,

которых уже не возложили решать с помощью прежних подходов. Этим

проблемам посвящена статья Т. Е. Шабановой. Ряд положений автора был

использован при подготовке соответствующего раздела Основных правил

работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.)3.

В 2006 г. Н.И. Химиной, А.В. Елпатьевским, З.П. Иноземцевой были

составлены и выпущены «Методические рекомендации по фондированию

документов в государственных и муниципальных архивах РФ»4.

Сибирские архивисты отмечают, что значение правильного

фондирования возрастает особенно в связи с внедрением в поисковую работу

архивов современных компьютерных технологий, ориентированных на

знание точных наименований, характера и хронологии деятельности

организаций - фондообразователей. Они считают, что оперативность и

эффективность поиска архивных документов напрямую зависят от их

распределения по классификационным и учетным единицам - архивным

фондам и архивным коллекциям5.

2 Основные правила работы государственных архивов. – М., 1962. – С. 190. Основные правила работы

государственных архивов СССР / под общ. Ред. Ф.М. Ваганова. – М., 1984. – С. 238 . Основные правила

работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002. 3 Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации //

Отечественные архивы. – 2005. – №2. 4 Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах

РФ / Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2006. 5 Семенова Л.П. Проблемы фондирование документов в архивах Красноярского края // Новосибирский

архивный вестник. 2014. № 25

6

Кроме того, нами предпринята попытка освещения вопроса о

фондировании документов Министерства культуры Тувы в Государственном

архиве Республике Тыва (ГА РТ)6.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение

организации работы по фондированию документов Министерства культуры

Тувы в Государственном архиве РТ.

Для выполнения цели были поставлены задачи:

- раскрыть законодательное и нормативно-методическое регулирование

фондирования архивных документов;

- изучить основные требования к фондированию документов;

- проанализировать характеристику фондов Министерства культуры

Тувы, хранящихся в Государственном архиве Республики Тыва;

- определить проблемы целостности фонда Министерства культуры в

Государственном архиве Республики Тыва.

Объектом выпускной квалификационной работы выступают фонды

Министерства культуры Республики Тыва, хранящиеся в Государственном

архиве Республики Тыва (ГА РТ).

Предметом исследования являются документы Министерства

культуры.

Методы исследования. В ходе выполнения выпускной

квалификационной работы использованы следующие методы исследования:

1. Общенаучные методы:

- Анализ и синтез. С помощью данных методов проанализированы

научные труды современных специалистов в области архивного хранения и

нормативно-методическая база деятельности архивов;

- Структурно-функциональный анализ позволяет выявить структуру

учреждения и функциональные связи;

6 Шарап А.М., Маадыр М.С. Документы Министерства культуры Тувы в фондах Государственного архива

Республики Тыва – К., 2018. – С. 89. Роль и значение архивов и архивных документов в сохранении

исторической памяти народа // Материалы региональной научно-практической конференции, посвященной

100-летию государственной архивной службы России – К., 2018.

7

- Описательный метод позволит охарактеризовать особенности ДОУ в

организации;

- Обобщение. Использование метода позволило подвести итоги

исследования.

2. Специальные методы:

- Анализ документов. С помощью данного метода проанализирована

нормативно-правовая база и локальные акты Государственного архива

Республики Тыва;

- Формулярный анализ позволил оценить правильность оформления;.

Источниковую базу исследования составляют нормативно-правовые

акты регулирующие фондирование архивных документов7, а также

теоретической основой исследования послужили работы авторов научной

литературы как: А.Г. Харитонова8, В.Н. Автократова

9, Е.В. Булюлина

10, Т.Е.

Шабановой11

и других.

7 Конституция Российской федерации от 12.12.1993 г. (ред. 21.07.2014) Справочно-правовая система

Консультант Плюс URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399 (дата обращения:

03.02.2018). Федеральный закон от 22 .10. 2004 г. № 125-ФЗ ( ред. 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской

Федерации» Справочно-правовая система Гарант URL: http://base.garant.ru/12137300 (дата обращения:

27.02.2018).

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) «Об информации, информационных

технологиях и о защите информации» Справочно-правовая система Консультант Плюс. URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798 (дата обращения: 27.02.2018). Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Справочно-правовая система

Консультант Плюс URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801 Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых

управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,

органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в

Минюсте России 08.09.2010 № 18380) // СПС «Консультант Плюс» URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/2ff7a8c72de3994f30496a0ccbb1ddafdaddf518 (дата

обращения: 31.05.2018).

Закон Республики Тыва от 13.06. 2006 г. №1893 ВХ-I ( ред. 13.11.2017 N 319-ЗРТ) «Об архивном деле в

Республике Тыва» Справочно-правовая система URL: http://docs.cntd.ru/document/802089383 (дата

обращения: 27.02.2018).

Постановлением Правительство РТ от 19 октября 2012 года № 576 (ред. от 14.11.2017 г.) «Об утверждении

Положения о Министерстве культуры Республики Тыва и его структуры» Справочно-правовая система:

Гарант URL: http://base.garant.ru/28716427 (дата обращения: 31.05.2018) 8 Харитонов, А.Г. Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов: методические

рекомендации / А.Г. Харитонов. – М., 2006. 9 Автократов, В.Н. Фондирование и учет документов // Труды ВНИИДАД. – 1978. – Т. 7. – Ч. 1.

10 Булюлина, Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие / Е.В. Булюлина. – Волгоград: Изд-

во ВолГУ, 2008. 11

Шабанова, Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации /

Т.Е. Шабанова // Отечественные архивы. – 2005. – №2.

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399

http://base.garant.ru/12137300



http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/2ff7a8c72de3994f30496a0ccbb1ddafdaddf518

http://docs.cntd.ru/document/802089383


8

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами

исследования. Работа состоит из введения, двух глав и заключения. Во

введение раскрываются актуальность темы, темы, объект, предмет, цель,

задачи и методы исследования.

В первой главе освещено нормативно-методическое обеспечение

организации фондирования документов в архивах.

Во второй главе раскрываются классификация документов

Министерства культуры в фондах Государственного архива Республики

Тыва

В заключении подводятся итоги выполненной работы.

9

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

1.1. Законодательное регулирование фондирования архивных

документов

Фондирование является важной составной частью архивной работы.

Данный процесс обеспечивает учет архивных документов по архивным

фондам, коллекциям, успешный и точный поиск архивной информации, в

основе которого лежит определение принадлежности документа к

организации-учреждению, предприятию или физическому лицу,

действовавшему в конкретный исторический период.

При фондировании следует знать, в первую очередь, об архивном

фонде, который является основной классификационной и учетной единицей,

распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах,

независимо от способа и техники их создания. Для архивов Российской

Федерации существует специальное законодательство и нормативно-

правовая база, которое регулирует их работу, в том числе и фондирование

документов.

В статье 24 Конституции РФ изложено, что сбор, хранение,

использование и распространение информации о частной жизни физического

лица без его согласия не допускаются. Согласно ст. 29: «Каждый имеет право

свободно искать, получать, передавать, производить и распространять

информацию любым законным способом»12

.

В соответствии с действующим федеральным законодательством,

основополагающим законодательным актом, регулирующим отношения в

сфере организации, комплектования, учета и использования архивных

документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в

сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и

12

Конституция Российской федерации от 12.12.1993 г. (ред. 21.07.2014) Справочно-правовая система


03.02.2018).


10

государства, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской

Федерации»13

(далее ФЗ-125).

Данный закон, регулирующий вопросы фондирования и архивной

работы в целом, является, по сравнению с нормативно-правовыми актами

предыдущих периодов, более удачным.

По определению ФЗ № 125 «Фондирование состоит из определения

(уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических

границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов,

объединенных архивных фондов, архивных коллекций»14

.

Основные понятия, касающиеся фондирования архивных документов,

прописаны в 3-ей статье 1-ой главы Федерального закона «Об Архивном деле

в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 13 октября 2004 г.). В данном данному

закону понятия связанным с фондированием документов, являются:

- «архивный документ» (п.2); «документ Архивного фонда Российской

Федерации» (п.4); «постоянное хранение архивных документов Российской

федерации» (п.12); «упорядочивание архивных документов» (п.17);

«владелец архивных документов» (п.18).

Например: Под «архивным документов», согласно данному закону,

понимается материальный носитель с зафиксированной информацией,

которые имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит

хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан

и государства. Под «Документом Архивного фонда Российской Федерации»

имеется в виду архивный документ, прошедший экспертизу ценности

документов, поставленный на государственный учет и подлежащий

постоянному хранению.

13

Федеральный закон от 22 .10. 2004 г. № 125-ФЗ (ред. 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской


27.02.2018). 14

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. №125- ФЗ (ред. 28.12.2017) «Об

архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2004 Справочно-правовая система Гарант

URL: http://base.garant.ru/12137300 (дата обращения: 27.02.2018).



11

«Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской

Федерации» означает хранение документов без определения срока, то есть

бессрочное хранение.

«Упорядочение архивных документов», как сказано в пункте 17, статьи

3, главы 1 ФЗ-125, это комплекс работ по формированию архивных

документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких

единиц хранения, то есть дел, в соответствии с правилами, установленными

уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере

архивного дела.

Под «владельцем архивных документов», согласно 18-му пункту,

имеется в виду государственный орган, орган местного самоуправления,

либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и

пользование архивными документами и реализующие полномочия по

распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных

документов, исторически или логически связанных между собой. Поэтому

для выполнения запросов архивный работник должен располагать знаниями

по всем изменениям, происходившим с конкретным учреждением. Другими

словами, архивист должен хорошо знать историю фондообразователя.

В свою очередь, фондирование означает определение принадлежности

документов определенному фондообразователю и хронологических границ

архивных фондов.

Фондирование осуществляется:

- еще на стадии делопроизводства в организации-источнике

комплектования на основе номенклатур дел и в ходе отбора документов на

постоянное хранение;

- на стадии комплектования государственных и муниципальных

архивов, при описании принятых необработанных документов, переработке

некачественно составленных ранее описей документов и исправлении

12

ошибок фондирования, при создании объединенных архивных фондов и

архивных коллекций.

В ст. 3 ФЗ-125 указывается, что архивный фонд это совокупность

архивных документов, логически или исторически связанных между собой. К

архивному фонду относятся отдельные документы Архивного фонда

Российской Федерации (далее АФ РФ) и другие архивные документы,

которые образовались в деятельности различных источников комплектования

архива (фондообразователей), и были объединены по одному или нескольким

признакам:

- номинальному;

- хронологическому;

-тематическому;

-авторскому;

-объектному15

.

В статье 21 № 125-ФЗ прописано, что документы АФ РФ, находящиеся

в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков

их временного хранения в государственных органах, местного

самоуправления либо государственных и муниципальных организациях

передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и

муниципальные архивы. В ст. 18 ФЗ-125 четко указано, что сроки хранения

определяются следующим образом:

- постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотек и научных

организациях, включенных в перечень, который утверждается

Правительством Российской Федерации

- временно - в государственных органах, государственных

организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а

также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного

15

Федеральный закон от 22 .10. 2004 г. № 125-ФЗ (ред. 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской


27.02.2018).


13

самоуправления муниципального района или городского округа отдельными

государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и

использованию архивных документов, относящихся к государственной

собственности и находящихся на территории муниципального образовании.

В ст. 24 ФЗ-125 изложено, что пользователь архивными документами

имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления

пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и

информации об этих средствах, а также подлинников или копий

необходимых ему документов16

.

Следует также отметить ФЗ-149 играет важную роль в архивном деле

при поиске, получении, передаче, распространении информации и при

применении информационных технологий. Данный Федеральный закон, дает

определение таким понятиям, используемым в сфере хранения документов

как: информация, конфиденциальность информации, доступ к информации,

электронный документ.

Закон содержит положения, направленные на защиту от

недобросовестного использования или злоупотребления возможностями

средств распространения информации, при которых пользователям

навязывается ненужная информация. В частности, информация должна

включать в себя достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице –

распространителе в форме и в объеме, которые достаточны для

идентификации такого лица. При использовании для распространения

информации средств, позволяющих определять получателей информации, в

том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо,

распространяющее информацию, обязано обеспечить получателю

возможность отказа от такой информации.

16

Федеральный закон от 22 .10. 2004 г. № 125-ФЗ ( ред. 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской


27.02.2018).


14

В ст. 4.3. «Законодательство Российской Федерации об информации,

информационных технологиях и о защите информации» напоминается, что

порядок хранения и использования включенной в состав архивных фондов

документированной информации устанавливается законодательством об

архивном деле в Российской Федерации17

.

В ст. 8.4. определено, что не может быть ограничен доступ к

информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и

архивов, а также в государственных, муниципальных и иных

информационных системах, созданных или предназначенных для

обеспечения граждан и организаций такой информацией.

Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных

данных» создает правовую основу обращения с персональными данными

физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том

числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную

тайну18

.

Данный закон играет большую роль в архивной сфере. Сотрудникам

архива каждый раз при обращении граждан приходится сталкиваться с

персональными данными. Закон регламентирует обработку документов,

содержащих персональные данные, необходимые работодателю в связи со

служебными отношениями, и касающиеся конкретного служащего.

В законе определены принципы и условия обработки персональных

данных. Устанавливая общий запрет на обработку персональных данных без

согласия субъекта персональных данных, закон предусматривает случаи,

когда такое согласие не требуется. Отдельно регулируются отношения по

обработке специальных категорий персональных данных. Обработка

указанных категорий сведений не допускается без предварительного

17

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) «Об информации, информационных

технологиях и о защите информации» Справочно-правовая система Консультант Плюс. URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798 (дата обращения: 27.02.2018). 18

Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Справочно-правовая система


27.02.2018).



15

согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда

персональные данные являются общедоступными, обработка данных

необходима для обеспечения жизни и здоровья лица; обработка производится

в связи с осуществлением правосудия, а также иных обстоятельств.

Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является

обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным

данным, обеспечивать их конфиденциальность, а также право субъекта

персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том

числе на возмещение убытков и компенсацию морального вреда в судебном

порядке.

Так же в главе 1. статье 1.2. закона четко регламентировано, что

действия настоящего Федерального закона не распространяются на

отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета

и использования содержащих персональные данные документов Архивного

фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии

с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Следующим не менее важным законодательным актом в области

фондирование архивных документов является Закон Республики Тыва «Об

архивном деле в Республике Тыва»19

, в ст. 6 сказано, что архивные

документы включаются в состав Архивного фонда Республики Тыва на

основании экспертизы ценности документов. Решение вопросов о включении

в состав Архивного фонда Республики Тыва конкретных документов

осуществляется экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа

исполнительной власти Республики Тыва в области архивного дела в

пределах ее компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным

органом исполнительной власти Республики Тыва в области архивного дела,

государственным муниципальным архивом совместно с собственником или

19

Закон Республики Тыва от 13.06. 2006 г. №1893 ВХ-I (ред. 13.11.2017 N 319-ЗРТ) «Об архивном

деле в Республике Тыва» Справочно-правовая система URL: http://docs.cntd.ru/document/802089383 (дата

обращения: 27.02.2018).


16

владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов

подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в

собственности Республики Тыва или муниципальной собственности. До

проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов

уничтожение документов запрещается.

В 2010 году Минкультуры России издал приказ «Об утверждении

«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»20

. В данном

перечне определено только обобщенное наименование каждого вида

документа и дан список только типовых управленческих архивных

документов, которые применяются для осуществления однотипных

управленческих решений с указанием конкретных сроков хранения.

Например: в пункте 1.1. «Руководство» статье. 1 указаны что, Законы и

иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения

Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные

нормативные правовые акты:

а) по месту разработки и утверждения хранятся - постоянно

б) в других организациях - до минования надобности.

В пункте 1.4. «Документационное обеспечение управления и

организация хранения документов» статье 198 определено, что перечни

документов: по месту разработки и утверждения документов хранятся

постоянно, а в других организациях до замены новыми.

В статье 199 указывается, что типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения хранятся - постоянно

б) в других организациях - до замены новыми

20

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных

органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано

в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) // СПС «Консультант Плюс» URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/2ff7a8c72de3994f30496a0ccbb1ddafdaddf518/ (дата

обращения: 31.05.2018).

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/2ff7a8c72de3994f30496a0ccbb1ddafdaddf518/

17

в статье 200 изложено, что по месту разработки и/или утверждения

хранятся – постоянно, а других организациях – до замены новыми. В

структурных подразделений – до замены новыми и не ранее 3 лет. После

передачи дел в архив или уничтожения учтенных дел по номенклатуре дел.

В статье 202 и 203 определено, что проекты документов (номенклатур,

перечней классификаторов дел и документов) об организации документов

делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения хранятся 3

года после утверждения, документы (докладные, служебные записки,

сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о

продлении сроков их исполнения хранятся 1 год после снятия с контроля.

В соответствии Постановлением Правительство РТ от 19 октября 2012

года № 576 «Об утверждении Положения о Министерстве культуры

Республики Тыва и его структуры»21.

В пункте 5.67 определено, что организует хранение, комплектование,

учет и использование архивных документов, относящихся к государственной

собственности Республики Тыва;

В пункте 5.68 ведет государственный учет документов Архивного

фонда Республики Тыва и других архивных документов и обеспечивает

информацией о его составе и содержании органы государственной власти

Республики Тыва, органы местного самоуправления в Республике Тыва,

физических и юридических лиц;

В пунктах 5.69, 5.70 говорится, что создает экспертно-проверочную

комиссию для решения вопросов о включении конкретных архивных

документов в состав Архивного фонда Республики Тыва, а также об

отнесении документов Архивного фонда Республики Тыва к уникальным и

особо ценным документам в соответствии с действующими правилами и

нормами, а также осуществляет взаимодействие с муниципальными

21

Постановлением Правительство РТ от 19 октября 2012 года № 576 (ред. от 14.11.2017 г.) «Об

утверждении Положения о Министерстве культуры Республики Тыва и его структуры» Справочно-правовая

система: Гарант URL: http://base.garant.ru/28716427 (дата обращения: 31.05.2018)


18

архивами по вопросам хранения, комплектования, учета и использования

архивных документов и архивных фондов.

Для удобства использования нормативно-методических документов, в

которых представлено законодательное регулирование фондирования

архивных документов целесообразно их систематизировать по основным

направлениям деятельности архивов. Они, которые, как правило, совпадают

со структурными подразделениями государственных и муниципальных

архивов.

В целом, архивное законодательство Российской Федерации позволяет

решать проблему правового регулирования отношений граждан, общества и

государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное

пополнение, государственный учет и всестороннее использование

документов архивов Российской Федерации.

19

1.2. Методическое обеспечение фондирования архивных

документов

Процессы фондирования архивных документов состоит из определения

(уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических

границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов,

объединенных архивных фондов, архивных коллекций22

. Методическое

обеспечение включает в себя планирование, разработку и создание

оптимальной системы документации и других средств, необходимых для

эффективной организации использования документов. В частности, процессы

фондирования архивных документов имеют вполне достаточно

разработанное методическое обеспечение.

В настоящее время для обеспечения эффективной организации работы

по фондированию архивных документов имеются комплекс методических

документов. Это такие, как:

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»;

- Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в деятельности государственных органов, органов местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №;

- Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования документов в государственных и муниципальных архивах,

музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,

утвержденными приказом Министерства культуры и массовых

коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России

06.03.2007, регистрационный № 9059);

22

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. №125- ФЗ (ред. 28.12.2017) «Об

архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2004 Справочно-правовая система Гарант



20

- Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в органах государственной власти, органах

местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом

Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526

(зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015, регистрационный № 38830);

- Методические рекомендациями «Составление архивных описей».

Росархив. ВНИИДАД. – М., 2003; Учебно-методическое пособие «Архивные

описи: методика составления и оформления». ВНИИДАД. – М., 2010;

Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав

Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

Росархив. ВНИИДАД. – М., 2014.

Например, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» даны определение принадлежности документов

конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного

фонда23

.

Далее даны пояснения о фондообразователе, которым может быть

юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого

образуется документальный фонд. Архивный фонд, образованный им,

является совокупностью архивных документов, исторически или логически

связанных между собой.

Следующим нормативно-методические разработки являются

документами вспомогательного характера, к которым постоянно обращаются

работники архивов. Поэтому для удобства использования целесообразно их

систематизировать по основным направлениям деятельности архивов,

которые, как правило, совпадают со структурными подразделениями

государственных и муниципальных архивов.

23

ГОСТ Р 7.0.8-2013 от 17.10.2013 г. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому

делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Справочно-правовая система Гарант


21

В одном из основных направлений работы архивов, организации

хранения документов, присутствует несколько актуальных вопросов

практического характера, требующих некоторых уточнений: фондирование

архивных документов, обеспечение их сохранности, регламентация

противопожарного режима, оборудование архивохранилища средствами

хранения, физико-химическая и техническая обработка архивных

документов, страхование документов АФ РФ, обеспечение сохранности

архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Для решения проблемы фондирования документов ВНИИДАД

разработал «Методические рекомендации по фондированию документов в

государственных и муниципальных архивах»24

. В них рассматриваются

общие положения фондирования документов, особенности фондирования

документов федеральных органов и организаций, государственных органов и

организаций субъектов РФ, органов и организаций местного самоуправления,

общественных, частных и иных негосударственных организаций. При этом

вначале излагаются общие правовые основы функционирования

государственных органов и других организаций определенного уровня, а

затем рассматривается порядок фондирования документов соответствующих

групп организаций с конкретными примерами.

Например, документы Федерального собрания рассматриваются как

два отдельных архивных фонда. Это обусловлено различиями их

формирования: Совет Федерации формируется на основании Федерального

закона «О порядке формирования Совета Федерации Федерального Собрания

Российской Федерации» от 5 декабря 1995 г. с изменениями и дополнениями

от 3 августа 2000 г., различиями их полномочий, организационной

самостоятельностью их работы, структурой, отличиями в организации

деятельности.

24

Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах

Российской Федерации / сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2007. – С. 44.

22

Структура каждого из архивных фондов определяется структурами

палат (советы палат, депутатские объединения, фракции и депутатские

группы в Государственной Думе, комитеты и комиссии Совета Федерации и

Государственной Думы). Отдельный архивный фонд образуют документы

Счетной палаты Российской Федерации - постоянно действующего органа

государственного финансового контроля за исполнением федерального

бюджета, образуемого Федеральным Собранием.

Документы министерств и ведомств, существовавших до и после

восстановления государственности России составляют отдельные архивные

фонды25

. Пример: Документы Министерства финансов РСФСР (1917г. -

ноябрь 1991 г.) и Министерства финансов Российской Федерации (с ноября

1991 г.) составляют отдельные архивные фонды.

В связи с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г.

«О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»,

уточняющим распределение между вновь образованными и

преобразованными федеральными министерствами, федеральными службами

и федеральными агентствами основных полномочий и функций,

рекомендуется следующее решение вопросов фондирования документов

существовавших и вновь образованных федеральных органов

исполнительной власти. Документы упраздненных данным указом

министерств, государственных комитетов, федеральной комиссии,

федеральных служб и российских агентств составляют отдельные архивные

фонды по дате прекращения их деятельности. Документы образованных в

соответствии с названным указом министерств, федеральных служб,

федеральных агентств составят новые архивные фонды. Документы

преобразованных названным указом министерств, государственных

комитетов, Федеральной энергетической комиссии, федеральных служб,

25

Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах

Российской Федерации / сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2007.

23

федеральных агентств являются едиными архивными фондами с их ранее

образованными архивными фондами.

В качестве примера единых архивных фондов можно рассматривать

документы переименованных в соответствии с данным указом организаций.

Это:

- Государственного комитета Российской Федерации по контролю за

оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- Федеральной службы Российской Федерации по контролю за

оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- Федеральной службы специального строительства Российской

Федерации;

- Федерального агентства специального строительства;

- Федерального надзора России по ядерной и радиоактивной

безопасности;

- Федеральной службы по атомному надзору.

В настоящее время наименования единых фондов в архивах

указываются по новому наименованию организации. При этом документы

всех федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении

соответствующих федеральных министерств, составляют отдельные

архивные фонды.

Отдельными архивными фондами являются также документы

подчиненных непосредственно Президенту Российской Федерации в

соответствии с Указом Президента России от 9 марта 2004 г. «О системе и

структуре федеральных органов исполнительной власти» федеральных

служб:

- Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации;

- Службы внешней разведки Российской Федерации;

- Федеральной службы безопасности Российской Федерации;

- Федеральной службы охраны Российской Федерации.

24

Анализ работ методического характера показывает, что при

фондировании большое значение имеет организация архивных фондов и

архивных документов в них. При этом архивисту следует четко понимать

значимость понятий «архивный фонд» и «архивный документ». Потому что

документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности

юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто

хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем

делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых

юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической,

социальной и другой информации, которую они содержат. Вся совокупность

документов, образующихся в деятельности фондообразователя, составляет

его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: а) наличие правового акта

о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; б)

самостоятельный баланс; в) расчетный счет в банке; г) штатное расписание,

печать, собственные бланки; д) для физического лица – наличие

создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Далее, как рекомендовано в методических работах, из документального

фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть

документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное,

экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая

постоянному архивному хранению.

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой

здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом

отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Создание

фонда - естественный и неизбежный результат работы организации.

Учреждение и его фонд связывают «родственные» отношения, о чем

указывается в названии исторического принципа классификации - «принцип

происхождения».

25

Принципы организации документов на уровне Архивного фонда

страны специалистами были выработаны еще в конце 1950-х годов. Они

оказали влияние на формирование сети современных государственных

архивов. К современным признакам организации документов Архивного

фонда Российской Федерации относится также организация архивных

фондов и архивных документов по формам собственности. К ним относятся:

- архивные фонды и архивные документы государственной части

Архивного фонда РФ;

- архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной

собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении

муниципальных органов;

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части

Архивного фонда РФ.

К современным признакам организации архивных фондов и архивных

документов относится также организация фонда по видам носителей,

способам и технике закрепления информации. К ним принадлежат:

- архивные письменные и графические документы на бумажных

носителях;

- кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные

(электронные) документы.

Другой признак организации архивных фондов и архивных документов

- организация по срокам хранения. К ним относятся:

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном

хранении в архивах;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном

хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

- архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном

и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых

депозитарных фондах;

26

- архивные фонды и архивные документы негосударственной части

Архивного фонда.

Современные специалисты (например, Е.В. Алексеева, Л.П.

Афанасьева, Е.М. Бурова) предлагают вместо термина «организация»

использовать термины «классификация» и «систематизация» документов и

дел. При фондировании документов, поступивших в архив от организаций-

источников комплектования, специалистам-практикам следует четко

понимать значение этих терминов. Классификация – это выработка научных

основ (признаков) организации комплексов документов, установление

логических и исторических связей между ними. Систематизация –

физическая организация и упорядочение документальных комплексов на

основе схемы классификации документов.

При фондировании в современном понимании главным является

единство этих двух процессов: классификации и систематизации документов.

Фондирование документов и дел АФ России осуществляется по трем

уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах конкретного архива и в

передах конкретного архивного фонда. При этом главным принципом

выступают схема классификации и учетные единицы. Это документы

поступившие в архивы, независимо от способа и техники их создания.

Таким образом, имеющаяся нормативно-методическая база архивной

деятельности включает в себя нормативы и справочно-методические

материалы и для фондирования архивных документов, которые

регламентируют его отдельные виды деятельности.

27

ГЛАВА 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

2.1. Основные требования к фондированию документов

Фондирование, как отметили, является составной частью повседневной

архивной работы. Фондирование обеспечивает учет архивных документов по

архивным фондам, коллекциям, также способствует успешному поиску

документов.

При фондировании в современном понимании главным является

единство двух процессов: классификации и систематизации документов.

Фондирование документов и дел АФ России осуществляется по трем

уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах конкретного архива и в

передах конкретного архивного фонда. При этом главным принципом

выступают схема классификации и учетные единицы. Это документы,

поступившие в архивы, независимо от способа и техники их создания.

Классификация документов начинается с их группировки по архивным

фондам и комплексам архивных фондов. Эта работа непосредственно связана

с комплектованием архивов документами, с правильной постановкой их

хранения и учета и созданием научно-справочного аппарата для достижения

всестороннего использования документации. Классификация архивных

документов при фондировании строится по принципу происхождения или

тематическому. При этом основными критериями классификации архивного

фонда являются:

- структурный,

- функциональный, отраслевой, тематический,

- хронологический.

Далее процессы фондирования рассматриваем на примере документов

Министерства культуры Тувы (далее: Минкультуры, министерство),

хранящихся в Государственном архиве Республики Тыва (ГА РТ).

28

Фондирование документов и дел АФ России, как отметили выше,

осуществляется по 3-м уровням. Из них по 2-му и 3-у уровню: в пределах

конкретного архива – ГА РТ и в пределах конкретного архивного фонда

рассматриваются на примере документов Министерства культуры Тувы.

В настоящее время в Государственном архиве республики Тыва (ГА

РТ) образованы 1422 фонда26

. В них фондированы 271199 документов и дел.

Они поступили из 101 организаций-источников комплектования, из которых

35 являются федеральными, 55 – республиканскими, 11 – частными.

Хронологическими границами фондов ГА РТ являются: начальная – 1715

год, а последняя – 2011 год27

.

При фондировании документов, поступивших из Министерства

культуры Тувы работники ГА РТ старались придерживаться указанных выше

принципов и критериев. Ведомство является одним из старейших

фондообразователей ГА РТ. Его документы начали поступать в архив еще в

30-х гг. XX в. – в период Тувинской Народной Республики (ТНР).

Для фондирования важное значение имеет история фондообразователя.

За период своего существования с 1930 г. Министерство культуры Тувы

несколько раз переименовывалось, были периоды его ликвидации.

В связи с изменением государственного строя в Туве, процессами

реорганизации, происходившими в разные годы на территории республики,

Министерство культуры имело следующие названия:

- в 1930-1941 гг. называлось Министерством культуры Тувинской

Народной Республики (ТНР); ф.120;

- в 1947-1961 гг. - Культпросветотделом, Управлением культуры

Исполнительного комитета Тувинской автономной области (ТАО); фонд 281-

й;

- в 1962- 1991гг. - Министерством культуры Тувинской АССР;

26 Мунге, Б.В. Становление и развитие архивного дела в Республике Тыва // Роль и значение архивов и

архивных документов в сохранении исторической памяти народа. К ., 2018. С.7. 27 Путеводитель по фондам Государственного архива Республики Тыва за 1715-2011 гг. К., 2012. С. 455.

29

- в 1991-1995 гг. - Министерством культуры Республики Тыва;

- в 1996 г. – Министерством культуры, кино и туризма Республики

Тыва;

- в 1997-2001 гг. - Министерством культуры и кино Республики Тыва;

- с 2002 г. - Министерством культуры и по делам национальностей.

В настоящее время ведомство называется Министерством культуры и

туризма Республики Тыва.

Документы Минкультуры сконцентрированы в ГА РТ, по нашим

данным, в 4-х архивных фондах:

- фонд 120-й – «Министерством культуры Тувинской Народной

Республики»; 1930-1941 гг.;

- фонд 281-й – «Культпросветотдел. Управление культуры

Исполнительного комитета Тувинской автономной области (ТАО); 1947-1961

гг.; Министерство культуры Тувинской АССР; 1962- 1991гг.;

- фонд 283 – «Управление культуры. Документальные материалы

постоянного срока хранения»; 1953 – 1962 гг.

- фонд 372 – «Министерство культуры Тувинской АССР».

«Фонд 414 «а».

Следует обратить внимание на то, что с 2014 г. новым

подведомственным учреждением Минкультуры Тувы стал и ГА РТ. Это было

сделано на основании Указа Главы Республики Тыва от 13 октября 2014 г. «О

структуре органов исполнительной власти Республики Тыва». Архивное

агентство республики Тыва подверглось ликвидации. Его функции по

руководству архивным делом были переданы Министерству культуры

Республики Тыва.

Нынешнее название архива «Государственный архив Республики

Тыва» было установлено в 2011 г., согласно Постановлению Правительства

Республики Тыва от 23.12.2011 г. №763 «О создании Государственного

бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Тыва»,

изданному в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 г. № 83-ФЗ

30

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской

Федерации в связи с совершенствованием правового положения

государственных (муниципальных) учреждений», постановлением

Правительства Республики Тыва от 24.01.2011 г. №33 «Об утверждении

порядка создания, реорганизации, изменения типа и ликвидации

государственных учреждений Республики Тыва, а также утверждения

уставов государственных учреждений Республики Тыва и внесения в них

изменений».

Ранее существовавший Центральный государственный архив

Республики Тыва являлась структурным подразделением Архивного

агентства Республики Тыва, даже не имел юридического статуса, то есть не

был юридическим лицом. Учредителем ГБУ «Государственный архив

Республики Тыва» стало Правительство Республики Тыва. Отдельные

полномочия и функции учредителя осуществляло Архивное агентство

Республики Тыва.

Для анализа фондирования документов Министерства культуры Тувы в

ГА РТ мы анализировали Описи фондов, их размещение в архивохранилище,

размещение единиц хранения в папках. Кроме того, проанализировали

справочники-путеводители по фондам ГА РТ.

Например, в Описи № 1 фонда 120-й Министерства культуры ТНР

внесены 33 единиц хранения (ед. хр.), крайние даты которых приходятся

1931-1944 гг. В Опись № 2 Министерства культуры ТНР этого же фонда

внесены 6 ед. хр. Начальная дата этих дел приходится на 1933 г., а конечная –

на 1943 г.

Анализ содержания «Справочника-путеводителя по фондам

Центрального Государственного архива Тувинской АССР», выпущенного в

1987 г., показывает, что в нем отсутствует специально выделенный фонд под

названием «Министерство культуры».

В конце Справочника имеется «Указатель учреждений, организаций и

предприятий», фонды и документы которых представлены в издании. В нем

31

представлен список более 50 министерств, среди которых имеются также

ведомства общесоюзного уровня. Например, «Министерство культуры

РСФСР». В этом Указателе-списке отдельно указано название

«Министерство культуры Тувинской АССР»28

. Напротив названия

министерства указаны 7 цифр: 149, 150, 153, 154, 155, 170 и 171. Это говорит

о том, на этих страницах Справочника-путеводителя представлены сведения

о документах Министерства культуры Тувы.

Анализ показывает, что на этих страницах представлены фонды

подведомственных учреждений Министерства и они названы в следующем

порядке: «Тувинская государственная филармония Министерства культуры

Тувинской АССР. ф. Р-288, 74 д., 1969-1979 гг.», «Тувинский

республиканский музыкально-драматический театр», «Кызылское училище

искусств Министерства культуры Тувинской АССР», «Кызылская детская

музыкальная школа Министерства культуры Тувинской АССР»,

«Республиканский Дом народного творчества Министерства культуры

Тувинской АССР» и т.д.

В целом, в Справочника по фондам Центрального государственного

архива Тувинской АССР (Кызыл, 1987) отражены документы за период с

1756 по 1986 гг., хранящихся в фондах архива. Однако в нем отдельно не

представлено Министерство культуры Тувы.

Второе подобное издание выпущено спустя четырнадцать лет – в 2012

г. В Предисловии отмечено: «Настоящий справочник-путеводитель является

логическим продолжением «Справочника», подготовленного в 1987 г. Его

актуальность была продиктована уже имеющиеся фонды пополнили

большие массивы новых документов, были учреждены новые личные фонды,

большими изменениями, произошедшими в жизни российского государства и

общества, а также в жизни Тувы и ее населения»29

.

28

Справочник. Путеводитель по фондам Центрального государственного архива Тувинской АССР. К.,

1987.С. 206. 29 Путеводитель по фондам Государственного архива Республики Тыва. К., 2012. С. 15-16.

32

Согласно теории архивного дела, документы из организаций-

источников комплектования принимаются по трем формам: полной,

выборочной подвидовой и выборочной групповой.

При полной форме от организации принимается весь комплекс

документов постоянного хранения; при выборочной подвидовой форме

принимаются отдельные категории документов от каждой организации

данного вида; при выборочной групповой форме принимается полный

комплекс документов постоянного хранения от отдельных организаций

данного вида.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов

однотипных учреждений, действовавших на территории, в государственный

архив поступает один или несколько фондов (как правило, лучший, средний

и худший). Это так называемый групповой выборочный прием.

Подвидовой выборочный прием предполагает, что в госархив

поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками

комплектования ценных документов. Таким образом, подвидовой и

групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему

принципу: все от избранных (групповой), немногое от всех (подвидовой).

Документы Министерства культуры Республики Тыва принимались по

полной форме и принимались следующие документы: учредительные и

регистрационные документы; протоколы планерок; положение об

организации или устав; положения о структурных подразделениях;

распорядительные документы (постановления, решения, приказы,

распоряжения); протоколы совещаний у министра (кроме оперативных – они

хранятся 5 лет); годовые программы, планы и отчеты; штатные расписания;

бухгалтерские балансы; годовые отчеты по налогам и выплатам в фонды

социального страхования; документы по личному составу.

Документы Министерства культуры РТ передавались в ГА РТ по

Описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным

33

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). На всех четырех экземплярах

Описей проставлялись отметки о приеме дел.

По структурному признаку в ГА РТ фондированы документы

отдельных подведомственных организаций Министерства культуры

Республики Тыва. Например, в фонде Р-30 ГА РТ собраны материалы по

Республиканской библиотеке им. А.С. Пушкина РТ за 1942-1983 гг. Всего в

фонде 233 ед. хранения.

В фонде Р-139 собраны документы Тувинского музыкально-

драматического театра, за 1939-1944 гг. В нем отражены всего 491 единиц

хранения. В фонде Р-188 ГА РТ систематизированы документы

Республиканского дома народного творчества с 1953 по 1972 гг. Всего 52

единиц хранения.

Документы Дома культуры г. Кызыла систематизированы в фонде Р-

240. Хронологические границы фонда с 1942 по 1958 гг. Всего 34 единиц

хранения. Документы Тувинской государственной филармонии г. Кызыла в

ГА РТ собраны в фонде Р-283 за 1969-2002 гг. Здесь всего 212 единиц

хранения.

По функциональному, отраслевому, тематической признакам

систематизированы следующие фонды: Ф. Р-254 «Контора ремонта и

снабжения Министерства культуры Тувинской АССР г. Кызыл».

Хронологические границы с 1953 по 1963 гг. В фонде имеется всего 14


Фонд Р-281 содержит документы Культпросветотдела с 1953 по 1962

гг. Всего 106 единиц хранения. В фонде Р-391 хранятся документы

Тувинской республиканской конторы кинопроката за 1945-1988 гг. Всего 148


По хронологическому порядку сгруппированы фонды, которые

систематизированы по историческим этапам развития Министерства

культуры. Например: «Ф. Р-120. Министерство культуры ТНР»; «Ф. 281.

Областное управление культуры Тувоблисполкома»; «Ф. 283. Управление

34

культуры. Документальные материалы постоянного срока хранения 1953 –

1962 гг.»; «Фонд 372.» Министерство культуры Тувинской АССР. А дела

внутри фондов систематизированы по различным критериям, в частности, по

значимости событий, предметов и фактов, значимости содержащейся в них

информации, вид и разновидность документов.

По наименованию систематизированы Приказы, распоряжения,

протоколы, инструкции письма Министерства культуры. Здесь примерами

могут послужить Ф. Р-120 «Министерство культуры ТНР», Ф. 281.

«Областное управление культуры Тувоблисполкома». Дела данного фонда

классифицированы как Положения, Постановления, Отчеты и т.д. Также

систематизация проводилась по срокам хранения документов. Например, это

«Ф. 283. Управление культуры. Документальные материалы постоянного

срока хранения 1953 - 1962 гг.».

Вышеизложенное позволяет утверждать, что основными требованиями

при фондированию документов в государственном архиве являются

определение фондовой принадлежности документов; образование архивного

фонда; также образование объединенного архивного фонда, если этого

требует ситуация в архиве; определение границ архивного фонда.

В ходе фондирования следует обратить особое внимание на документы,

принятые необработанными, на доработку неудовлетворительно

составленных Описей при создании объединенных архивных фондов и

архивных коллекций, а также на исправление ошибок фондирования.

В целом, при фондировании документов Министерства культуры Тувы

работники ГА РТ старались придерживаться основных требований,

предъявляемых к фондированию документов. Однако на практике не всегда

соблюдались указанные выше принципы и критерии.

35

2.2. Характеристика фондов Министерства культуры Тувы,

хранящихся в Государственном архиве Республики Тыва

Как фондообразователь Министерство культуры Тувы в ГА РТ

представлен в 5-ти фондах. Это:

- «Ф. Р-120. Министерство культуры ТНР»;

- «Ф. 281. Областное управление культуры Тувоблисполкома»;

- «Ф. 283. Управление культуры. Документальные материалы

постоянного срока хранения 1953 – 1962 гг.»;

- «Фонд 372.» Министерство культуры Тувинской АССР;

- «Фонд 414 «а» .

Ф. Р-120 «Министерство культуры ТНР» четко представлен в

«Путеводителе по фондам Государственного архива Республики Тыва»,

выпущенном в 2012 г 30

. В нем указано, в данном фонде систематизированы

33 ед. хр. Хронологические границы составляют: 1931-1944 гг.

Сразу же возникает вопрос к хронологическим границам фонда:

Министерство было создано в 1930 г. Сведения о документах 1930 г. не

обнаружены в научно-справочном аппарате ГА РТ.

Кроме того, в период с 1941 по 1944 гг. Министерство культуры ТНР

было ликвидировано и его функции были переданы вновь созданному

ведомству – Министерству народного просвещения. По данным

Путеводителя получается, что в 1941-1944 гг. Министерство культуры, как

фондообразователь, существовало.

Нами изучена также Опись № 1 к фонду 120 «Министерство культуры

ТНР». В ней отражены 33 ед. хр. Это Положения, Постановления, Отчеты,

«Пятилетний план культурного строительства ТНР на 1933-1937 гг.»,

Переписки, Договора и многие другие документы, отложившиеся в ходе

деятельности Министерства культуры ТНР.

30

Путеводитель по фондам Государственного архива Республики Тыва. К., 2012. С. 58.

36

Например, за 1931 г. отражены 2 дела; за 1932 г. – 3 дела; за 1933 г. – 4

дела; за 1934 г – 8 дел; за 1935 г. – 2 дела; за 1940 г. – 2 дела; за 1941 г. – 4

дела; за 1942 г. – 2 дела; за 1943 г. – 4 дела и за 1944 г. – 2 дела.

В ГА РТ к 120-му фонду Министерства культуры составлена еще

Опись № 2, в которую внесены всего 6 единиц хранения. Хронологические

границы документов составляет период с 1933 по 1943 гг. Ниже приводим

содержание Описи № 2:

№

П

№

п

п/п

Министерство культуры

ТНР. Фонд № 120 опись 2

Заголовки дел

Дата Количество

листов

Примечания

1

1.13

1933 г

Требовательные

ведомости на выдачу

зарплаты сотрудникам

Министерства культуры

1933 73

2

2.3

1935 г.

Приказы министра

по личному составу

10.05.35

12.11.35

11

3

3

1941 г.


по личному составу

10.01.41

16.04.41

10

4

4


культуры по личному

составу (на тув.яз).

1941 29

5

5

1943 г.

Ведомости на выдачи

1943

37

заработной платы

работников культуры

(министерство культуры,

библиотеки, музей,

научный отдел).

6

6

Ведомости на выдачи

заработной платы

работников культуры

(министерство культуры,

библиотеки, музей,

научный отдел) за февраль-

июнь месяц 1943 года

1943 39

Внизу описи имеется надпись: «В данную опись внесено 6 (шесть) ед.

хранения с № 1 по № 6».

В данном случае при фондировании документов старались

придерживаться хронологического критерия. Имеющиеся документы

датированы 4 годами: 1933-м, 1935-м, 1941-м и 1945-м.

В 1973 г. в Центральном государственном архиве Тувинской АССР был

создан фонд 281 и был озаглавлен «Областное управление культуры

Тувоблисполкома» (далее Управление культуры; Управление). В нем были

фондированы 106 единиц хранения, хронологические границы которых

охватывают с 1935 по 1962 гг. Последняя крайняя дата «1962 г.» связана с

тем, что в том году Управление культуры упразднено, так как вместо него

было создано Министерство культуры Тувинской АССР.

В этом 281-м фонде ГА РТ классифицированы такие документы, как

решения Тувоблисполкома, приказы министра культуры РСФСР, начальника

управления (заведующего отделом) по основной деятельности, протоколы

областных совещаний работников культуры, заседаний смотровых,

тарификационных комиссий, художественного совета Тувинского

38

музыкально-драматического театра, общего собрания художников, первого

слета киномехаников Тувы, сметы и штатные расписания. Кроме того, в

данном фонде собраны рукописи литературных сценариев, инсценировок (с.

292).

Опись №1 данного фонда озаглавлена «Культпросветотдел». Первый

лист Описи начинается с заглавия, состоящего из следующих сведений:

«Культпросветотдел». Документальные материалы постоянного срока

хранения. 1935 – 1953 гг. 15 единиц». Опись составлена по 330-му реестру.

На левом верхнем углу этого же первого листа проставлен штамп архивного

отдела Совета Министров Тувинской АССР и на нем указана дата «19 июля

1973 г.». В штампе имеется также подпись председателя экспертно-

проверочной комиссии (ЭПК). На правом верхнем углу проставлена круглая

печать Министерства культуры Тувинской АССР и подпись министра,

занимавшего этот пост в 70-х гг. XX в., подтверждающая его согласие с

составленной Описью.

В 281-м фонде, согласно Описи №1, фондированы всего 15 единиц

хранения. Из них у 6 документов (номера дела – с 1по 6) трудно определить

структурную принадлежность, т.е. к какому структурному подразделению

Культпросветотдела они относились. Это (сохранены орфография и

стилистика) «Хайыран-бот. Перевел В. Кок-оол» (1935 г.), «Отчет о работ

культурно-просветительных учреждений Тувинской автономной области»

(1948 г.), «Годовой отчет о деятельности учреждений искусства и репертуар

для записи на грампластинки. Общий отд.» (1949 г.), «Годовой отчет о

деятельности учреждений искусства и смета» (1950 г.), «Отчет о работе

областного отдела культурно-просветительной работы. Основные задачи»

(1950 г.) и «Приказы по основной деятельности заведующего отделом

культпросветработы. Отдел общий» (1951 г.).

У 9 документов, фондированных в 281-м фонде, структурная

принадлежность вполне определима. В свое время они были созданы в ходе

деятельности таких отделов Министерства, как «Бухгалтерия», «Общий

39

отдел» и «Плановый». Например, «Бухгалтерии» принадлежат «Сметы» и

«Штатное расписание» (1951, 1952 гг.), «Годовой отчет об исполнении сметы

расходов, движение основных средств и материальных ценностей по балансу

с объяснительной запиской» (1951, 1952, 1953 гг.).

К «Общему отделу» относятся «Приказы по основной деятельности

заведующего отдела культпросветработы» (1953 г.), «Литературный

сценарий о Тувинской автономной области» (1953 г.). «Плановому отделу»

принадлежит всего 1 документ - «Сметы и штатное расписание» за 1953 г.

Изложенное позволяет утверждать, что фондообразователь имел

несложную структуру, так как имел всего 3 отдела: «Бухгалтерия», «Отдел

общий» и «Плановый». Кроме того, в последней графе Описи, которая

называется «Примечание», напротив дела №1 сделана пометка ручкой «Не

сдано». В заключительных сведениях Описи (лист 2), написанных от руки,

сказано: «Всего сдано 14 дел. 1/XI-1973 г.» и имеется неразборчивая подпись.

Объем фондированных в 281-м фонде дел – от 3 до 96 листов и в

совокупности они составляют 618 листов.

Кроме того, существует Опись на фонд 283-й «Областное Управление

культуры. Документальные материалы постоянного срока хранения 1953 -

1962 гг. 88 единиц + 1 под литером 60а. Всего 89». В пояснительных

сведениях отмечено, что в 283-м фонде сконцентрированы 89 единиц

хранения. Внутреннее содержание Описи показывает, что в ней на самом

деле отражены 94 единиц хранения (дел). Вся нумерация дел, отпечатанная

на печатной машинке, исправлена ручкой. Получается, что в Описи

отражены не 89, а 94 единиц хранения.

Хронологические границы фондированных документов охватывают

период с 1953 по 1962 гг. Однако анализ внутреннего содержания Описи

показывает, что в данном фонде нет ни одного документа, созданного в 1962

г. Окончательная хронология заканчивается 1961 годом. Но имеется одно

дело под номером 76 (объем - 137 листов), датированное 1965 годом.

Уточнение даты создания данного документа требует его заказа и

40

конкретного обследования. Вполне возможно, что это может быть просто

опечаткой. Объем фондированных в 283-м фонде дел составляет от 2 до 253

листов.

На левом верхнем углу отмечено «ф.283» и «По 328-му реестру». На

этом же углу тоже проставлен штамп архивного отдела Совета Министров

Тувинской АССР и на нем тоже указана дата «19 июля 1973 г.». В штампе

имеется та же подпись председателя ЭПК. На правом верхнем углу

проставлена круглая печать Министерства культуры Тувинской АССР и та

же подпись министра, которые имеются в Описи №1.

В связи с преобразованием Тувинской автономной области в

Тувинскую АССР, областное управление культуры ТАО было преобразовано

в Министерство культуры Тувинской АССР. Ведомство создано на

основании постановления Тувинского областного исполнительного комитета

№576 от 15 октября 1961 года.

За время деятельности Министерства культуры Тувинской АССР

сформировался еще один архивный фонд - 372-й. Он создан в 1980 г. по

истечении ведомственных сроков хранения, документы министерства были

переданы на постоянное хранение в Центральный государственный архив

Республики Тыва в количестве 407 ед. хр. Хронологические границы дел

охватывают период с 1962 по 1979 годы. В 372-м фонде классифицированы

29 дел. После усовершенствования Описи дела расположены в ней по

хронологическому принципу. Было дополнительно включено 13 дел, которые

были сданы по дополнительной описи за 1972-1976 годы. Изначально в

фонде имелось 384 документов.

Представляем ниже содержание данной Описи, составленной к фонду

372 «Министерство культуры Тувинской АССР» (выборочно):

Индексы

дел

Названия единиц хранения Даты Количество

листов

Министерство культуры

41

Тувинской АССР

1 1962 год. Общий отдел

Постановления Совета Министров

Тув. АССР, относящиеся к

основной деятельности

Министерства культуры Тув. АССР

1962 146

2 Постановление протоколы

Министерства культуры

1962 17

3

Приказы министра по основной

деятельности

1962 84

4

План работы министерства 1962 12

29 1963 год. Отдел кадров

Статотчеты о численности и о

составе специалистов ф. 9, 9-ср, 8-а

1963 237

Списки номенклатурных дел

работников учреждений культуры

1963 66

Плановый отдел

31 Переписка с Министерством

культуры РСФСР по основной


1963 13

32

Сметы и штатное расписание 1963 24

34 Планы по труду 1963 75

37 а Отчеты о массовых библиотек 1963 45

Общий отдел

41

1964 год

Приказ министерства культуры

РСФСР, относящихся в

1964 207

42

деятельности министерства

42 Приказы министерства по основной


1964 153

43 Решения, отчеты, справки о работе

учреждений культуры

1964 171

44 Плана работы министерства и т.д. 1964 26

Министерства культуры и по

делам национальностей

Республики Тыва (1996 год)

1.

672



1996 15

673 Протокол заседаний рабочей

комиссии

1996 2

674 План развития платных услуг на

1996 год

1996 32

676 Смета доходов и расходов на 1996

год

1996 11

677 Годовой бухгалтерский отчет на

1996 год

1996 27

678 1997 год



1997 24

679 Постановления коллегии

Министерства культуры и кино РТ

1997 65

680 Протоколы заседаний коллегии


1997 53

685

1998 год

Постановления коллегии


1998 5

43

686 План основных мероприятий


на 1998 год

1998 49

687 Смета расходов на 1998 год 1998 5

687 Списки работников культуры и

искусства сельских учреждений

культуры за 1998 год

1998 19

691 1999 год

Приказы по основной деятельности

1999 3

692 Протокол заседаний

художественного совета

1999 5


министерства культуры и кино РТ

на 1999 год

1999 37

694 Анализ состояния кадров за 1999

год

1999 3

699 2000 год



2000 3



2000 57


Минкультуры и кино РТ

2000 37


Минкультуры и кино РТ за 2000 год

и т.д.

2000 13

708 2001 год

Приказы по основной деятельности

2001 3

709 Постановления коллегии 2001 12

44

Министерство культуры и кино

Республики Тыва

710 Приказ мероприятия Министерства

культуры и кино РТ за 2001 год

2001 30

716

2002 год

Постановления Правительства

Республики Тыва

2002

6


Министерства культуры и по делам

национальностей РТ

2002 87



национальностей Республики Тыва

2002 46

722

2003 год

Постановления коллегии


национальностей РТ

2003

101

726 Доклад Министра культуры о

итогах работы Министерства

культуры и по делам

национальностей РТ за 2003 год

2003 16

724 Штатное расписание на 2003 год 2003 1

727 Список работников аппарата

Министерства и руководителей

республиканских учреждений

культуры за 2003 год.

2003 1

728 Годовые статистические отчеты за

2003 год и другие.

2003 5

45

По содержанию данной Описи, при фондировании документов

Минкультуры Тувинской АССР предпринята попытка систематизации

документов по хронологии их создания и структурно: по подразделениям

Минкультуры.

Другой фонд, где фондированы документы Министерства культуры

Тувы, 414-й «а». В нем классифицированы 480 ед. хр. за 1977-1979 гг. С

учетом поступивших в дальнейшем документов, в 414-м фонде общее

количество дел достиг до 761 ед. хр. за 1962-2003 гг.

Из содержания имеющихся документов в данном фонде Министерства

культуры собраны нормативно-правовые акты, перспективные и годовые,

учебные планы, переписка, табеля работы по партийной школе, тувинкой

школе, документы о работе различных подведомственных организаций.

Например, документы о работе библиотеки им. А.С. Пушкина - докладная

записка, планы, правила, отчеты, проекты документов, локальные

нормативные акты - сметы, штатные расписания, приказы, справки, сводки,

доклады и т.д.

Фондирование документов производился, как утверждают архивные

работники, по общим правилам «Методических рекомендаций по

фондированию документов в государственных и муниципальных архивах».

Схемой систематизации при составлении описей дел является

хронологически-структурная схема: дела в описи располагаются по времени

их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической

группы - по структурным подразделениям организации. Систематизация

единиц хранения внутри описи проводится с учетом хронологического (по

периодам и датам, к которым относятся документы).

При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций

организации (руководство, планирование, финансирование, учет и

отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.).

Характеристика фондов Министерства культуры Тувы, хранящихся в

ГА РТ, показывает, что его документы, как фондообразователя,

46

распределены в 5-ти фондах. Это: «Ф. Р-120. Министерство культуры ТНР»;

«Ф. 281. Областное управление культуры Тувоблисполкома»; «Ф. 283.

Управление культуры. Документальные материалы постоянного срока

хранения 1953 – 1962 гг.»; «Фонд 372. Министерство культуры Тувинской

АССР и «Фонд 414 «а».

Из них «Фонд 414 а» вообще не отражен, например, в «Путеводителе

по фондам ГА РТ», выпущенном в 2012 г. Под № 414 в нем указан Фонд

Аптечного управления Тувинской АССР.

Несоответствие в названии наблюдается и у Фонда 283: в Описи

написано «Управление культуры. Документальные материалы постоянного

срока хранения 1953 – 1962 гг.», а в том же Путеводителе зафиксировано:

«Тувинская государственная филармония Министерства культуры Тувинской

АССР», одного из подведомственных учреждений министерства.

Обнаруженные неточности, несоответствия, на наш взгляд, допущены

из-за причин объективного и субъективного характера. Основным при этом

является то, что до настоящего времени большинство специалистов ГА РТ не

имеет профильного образования: ни среднего специального, ни высшего.

Кроме того, они мало занимаются самообразованием по теоретическим

вопросам фондирования.

47

2.3. Проблемы целостности фонда Министерства культуры в

Государственном архиве Республики Тыва

В настоящее время целостность архивных фондов и в архивоведении , и в

практической сфере остается открытым вопросом. Проблема целостности

фондов касается многих архивов субъектов Российской Федерации, в том числе

и Государственного архива Республики Тыва.

На практике в архиве к логическому принципу классификации

прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить

первоначальную структуру фонда невозможно, а привести их в подобающий

вид необходимо.

В статьях А.В. Елпатьевского и Н.И. Химиной, Т.Е. Шабановой31

внимание сосредоточено на проблемах организации документов и дел в

пределах архивов. Потому что данная проблема имеет важнейшее практическое

значение на современном этапе развития российского общества,

характеризующемся частыми преобразованиями системы органов

государственной власти и местного самоуправления, появлением организаций

различных форм собственности. Однако сложности внутриархивной

классификации документов не исчерпывают проблемы их рациональной

организации в рамках Архивного фонда. Более того, изменения в архивном

законодательстве вызывают новые вопросы в области межархивной

организации документов и дел.

Современная практика архивов поставила под угрозу принципы

архивного дела, которыми специалисты руководствуются уже почти сто лет.

Сегодня целостность фондов, хранящихся в архивах субъектов Российской

Федерации (областных, краевых, республиканских), нуждается в защите.

Проблема ощущается особенно остро в связи с тем, что в настоящее время

местным органам власти предоставлены достаточно широкие права в сфере

31

Шабанова, Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации /

Т.Е. Шабанова // Отечественные архивы. – 2005. – №2.

48

распоряжения фондами архивов. Так, в Федеральном законе «Об архивном деле

в Российской Федерации», принятом 1 октября 2004 г., к полномочиям

субъектов Российской Федерации отнесено решение вопросов о передаче

архивных документов, находящихся в их собственности, в собственность

Российской Федерации, иных субъектов федерации и (или) муниципальных

образований (ст. 4. п. 3). Для этого органы власти субъектов федерации могут

издавать свои законодательные акты (ст. 10 п. 2).

Более того, как разъяснил на учредительном заседании Совета по

архивному делу 2 декабря 2004 г. заместитель руководителя Росархива А.Н.

Артизов, акты субъектов федерации вправе регулировать ряд вопросов,

отсутствующих в федеральном законе. К ним отнесены «... компетенция органов

представительной и исполнительной власти субъекта федерации в вопросах

реализации государственной политики в архивном деле. особенности правового

положения архивистов и архивных служб регионов. в том числе, вопросы

закрепления сети региональных архивных учреждений»32

.

Однако никакого контроля за содержанием региональных

законодательных актов со стороны Федерального архивного агентства не

предусмотрено, отсутствует и процедура предварительного согласования таких

законов со специально уполномоченными органами. В итоге возникает

опасность принятия непродуманных, некомпетентных решений.

Если проанализировать целостность фондов Министерства культуры

Тувы, то можно отметить, что имеющиеся 5 фондов объединить. На наш

взгляд, даже в 1 фонд. Внутри фонда документы можно фондировать по

хронологии исторических этапов.

Проблема целостности наблюдается также по отношению к хронологии

конкретных документов – имеются пробелы в годах. Например, сведения

Описей подтверждают, что отсутствуют документы Минкультуры за

32

Кололеева, А.Ю. Действующие нормативно-методические пособия по архивному делу / А.Ю. Кололеева //

Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и

информационная безопасность. - 2013. - № 4 (105). - С. 143-156.

https://elibrary.ru/item.asp?id=19016349

https://elibrary.ru/contents.asp?issueid=1119852


https://elibrary.ru/contents.asp?issueid=1119852&selid=19016349

49

несколько лет, хотя за это время ведомство существовало. В таком случае

фонд нельзя назвать целостным.

Например, за 1931 г. отражены 2 дела;

за 1932 г. – 3 дела;

за 1933 г. – 4 дела;

за 1934 г – 8 дел; з

а 1935 г. – 2 дела;

за 1940 г. – 2 дела;

за 1941 г. – 4 дела;

за 1942 г. – 2 дела;

за 1943 г. – 4 дела;

за 1944 г. – 2 дела.

Приведенные показатели свидетельствуют о том, что из документов,

созданных Министерством в течение 14 лет, отсутствуют документы целых 5

лет: 1930 (год создания Министерства), 1936, 1937, 1938, 1939 гг.

Сведения о документах этих годах отсутствуют также в Описи № 2. В

нее внесены документы только 4 лет: 1933, 1935, 1941 и 1943 гг.

Объяснительных записок по отсутствии указанных годов не имеется. Все эти

процессы реорганизации повлияли на целостность архивного фонда

Министерства культуры РТ.

Например, Министерство культуры Республики Тыва 1991 года

просуществовал всего 4 года, до 1995 года. Поэтому некоторые документы

просто не сохранились.

Как Министерство культуры, кино и туризма Республики Тыва

просуществовал всего лишь 1 год. За этот год физически невозможно собрать

документы на архивное хранение. Данные обстоятельства отрицательно

повлияли на целостность и полноту архивного фонда Министерства

культуры РТ. Кроме отсутствующих документов целостности фонда

угрожают и физические факторы.

50

Кроме того, документы Архивного фонда Министерства культуры

Тувы, созданного в 1930 г., в достаточной полноте не отражают все этапы

развития ведомства. Процессы преобразований и ликвидации министерства

не нашли четкого отражения ни в Описях, ни в Путеводителях, ни научно-

справочном аппарате ГА РТ. Основную часть фондов Министерства

культуры составляют документы на традиционных носителях - бумага,

которая подвержена постоянному и естественному старению. Визуальный

осмотр фондов показал, что документы подвергаются естественному

процессу изменения свойств материала - старению. Как правило, он является

результатом действия совокупности различных факторов.

Работники архива, особенно те, которые занимаются систематизацией

документов в пределах конкретного фонда, не осознают важность процессов

фондирования. Не интересуются этой сложная и актуальной проблемой. В

ходе работы по анализу Описей, научно-справочного аппарата, осмотра

хранилища становится явным, что архив мало обращает внимание на

подготовку к передаче документов на постоянное хранение возможно

решение необходимых вопросов об условиях и формах передачи документов,

в том числе и электронных, фотодокументов в государственный архив, так

как вектор развития документационной сферы в ближайшее время будет

направлен именно в сторону дальнейшего внедрения электронного

документооборота. Выясняется также, что целостности фондов

Министерства культуры угрозу может представить состояние сохранности

документов. Если своевременно не устранять имеющиеся недостатки, то

даже естественное старение документов может привести, например, к

затуханию текстов. В ГА РТ нет современной техники, позволяющей держать

оптимальную температуру и влажность воздуха.

Анализ фондирования документов Министерства культуры показывает,

что не ведется также систематическая работа по восполнению пробелов,

поиску отсутствующих документов. Нет сведений ни в Описях, ни в учетных

51

документах о причинах отсутствия документов. В таких случаях делаются

либо ссылки на другие Описи, либо «Находятся на обработке» и т.д.

Проведенный анализ фондирования документов Министерства

культуры Тувы, сконцентрированных в ГА РТ, позволяет сформулировать

следующие выводы:

1. работникам ГА РТ следует обратить внимание на вопросы

комплектования и фондирования архивных комплексов в современных

условиях;

2. следить за нормативно-правовыми актами и работами методического

регулирования документационных процессов;

3. Государственному архиву Республики Тыва желательно начать

работу по анализу целостности фондов;

4. дополнить описи объяснительными записками о причинах

отсутствия документов;

5. по возможности пополнять фонды недостающими кино-, фото-,

фонодокументами.

6. изучить вопрос о создании мобильного кадрового ресурса: направить

работников на курсы переквалификации и повышения квалификации;

7. в самом архиве организовать постоянно действующий методический

семинар по приоритетным направлениям архивной работы, к числу которых

относятся также проблемы фондирования в современных условиях.

52

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В выпускной квалификационной работе предпринята попытка анализа

фондирования документов Министерства культуры Тувы, хранящихся в

Государственном архиве Республики Тыва. Анализ показал, что

формирование фонда министерства, как и всех других организаций и

учреждений Тувы, в ГА РТ проходило в целом в соответствии с

особенностями исторического процесса, происходившими на территории

республики.

В ходе работы были выявлены и изучены источники и литература о

архивном деле РФ и Республики Тыва. В течение прошедших лет архивом

предпринята попытка сформировать единый информативный комплекс

архивных источников по истории Министерства культуры Тувы. Тем самым,

работники ГА РТ старались показать, что документы министерства являются

неотъемлемой частью информационных ресурсов республики, также РФ.

Однако явно то, что у персонала архива слабы теоретические знания по

основным критериями классификации архивного фонда, в частности, по

структурному, по историческому, по функциональному, отраслевому,

тематическому. Поэтому в разрезе отдельных хронологических периодов

документы Минкультуры не полностью отражены в его фондах. При этом

серьезной проблемой ГА РТ остаются кадры. За последние десятилетия не

прослеживается их количественный и качественный рост. Вместе с тем

изучение НСА в ГА РТ показало, что он недостаточно совершенен и требует

дальнейшего совершенствования. Это непосредственно связано с

процессами фондирования.

Существенные изменения произошли с начала 2000-х гг., когда

государственные и муниципальные архивы стали оснащаться компьютерной

техникой и внедрять в работу автоматизированные архивные технологии,

приступили к реализации программного комплекса «Архивный фонд»,

«Архивный каталог», создавать тематические базы данных. Создание

53

каталогов и подготовка путеводителей по фондам, ведение баз данных,

сканирование описей и представление их в Интернет позволят ГА других

субъектов влиться в единое информационное пространство России. Этого

нельзя сказать по отношению к фондам ГА РТ, в частности, по фондам

Министерства культуры Республики Тыва.

В целом, Архивный фонд Министерства культуры Тувы представляет

собой совокупность документов, образовавшихся в процессе его

деятельности. В то же время сказанное выше положения позволяют

сформулировать следующие выводы: работникам ГА РТ следует обратить

внимание на вопросы комплектования и фондирования архивных комплексов

в современных условиях; следить за нормативно-правовыми актами и

работами методического регулирования документационных процессов;

Государственному архиву Республики Тыва желательно начать работу по

анализу целостности фондов; Дополнить описи объяснительными записками

о причинах отсутствия документов; по возможности пополнять фонды

недостающими кино-, фото-, фонодокументами; изучить вопрос о создании

мобильного кадрового ресурса: направить работников на курсы

переквалификации и повышения квалификации; в самом архиве организовать

постоянно действующий методический семинар по приоритетным

направлениям архивной работы, к числу которых относятся также проблемы

фондирования в современных условиях.

54

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И

ЛИТЕРАТУРЫ

I. Источники:

1. Конституция Российской федерации от 12.12.1993 г. (ред.

21.07.2014) Справочно-правовая система Консультант Плюс URL:


2. Федеральный закон от 22 .10. 2004 г. № 125-ФЗ ( ред. 28.12.2017)

«Об архивном деле в Российской Федерации» Справочно-правовая система

Гарант URL: http://base.garant.ru/12137300 (дата обращения: 27.02.2018).

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 25.11.2017)

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Справочно-правовая система Консультант Плюс. URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798 (дата обращения:

27.02.2018).

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных

данных» Справочно-правовая система Консультант Плюс URL:


5. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от

16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных

документов, образующихся в процессе деятельности государственных

органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием

сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380)

// СПС «Консультант Плюс» URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc

_LAW_104953/2ff7a8c72de3994f30496a0ccbb1ddafdaddf518/ (дата

обращения: 31.05.2018).

6. Закон Республики Тыва от 13.06. 2006 г. №1893 ВХ-I ( ред.

13.11.2017 N 319-ЗРТ) «Об архивном деле в Республике Тыва» Справочно-

правовая система URL: http://docs.cntd.ru/document/802089383 (дата

обращения: 27.02.2018).








55

7. Постановлением Правительство РТ от 19 октября 2012 года №

576 (ред. от 14.11.2017 г.) «Об утверждении Положения о Министерстве

культуры Республики Тыва и его структуры» Справочно-правовая система:

Гарант URL: http://base.garant.ru/28716427 (дата обращения: 31.05.2018)

II. Литература

8. Автократов В.Н. Фондирование и учет документов (о двух

частных теориях архивоведения) // Труды ВНИИДАД. – 1978. – Т. 7. – Ч. 1.

9. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб.

пособие / Е.В. Булюлина. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2008. – С. 27.

10. Денежная оценка документов Архивного фонда Российской

Федерации при организации их страхования: методические рекомендации. –

М., 2009. – 40 с.

11. Защита архивных документов от плесневых грибов:

методические рекомендации / сост. Н.М. Грефнер. – М., 2012.

12. Кололеева, А.Ю. Действующие нормативно-методические

пособия по архивному делу / А.Ю. Кололеева // Вестник РГГУ. Серия:

Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и

информационная безопасность. - 2013. - № 4 (105). - С. 143-156.

13. Методические рекомендации по фондированию документов в

государственных и муниципальных архивах РФ / Росархив, ВНИИДАД; сост.

Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2006.

14. Методические рекомендации по фондированию документов в

государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / сост.

Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2007. – 44 с.

13. Мунге Б.В. Становление и развитие архивного дела в Республике

Тыва // Роль и значение архивов и архивных документов в сохранении

исторической памяти народа. Кызыл. 2018. С.5-9.

14. Основные правила работы государственных архивов. – М., 1962. –

190 с.







https://elibrary.ru/contents.asp?issueid=1119852&selid=19016349

56

15. Основные правила работы государственных архивов СССР / под

общ. Ред. Ф.М. Ваганова. – М., 1984. – 238 с.

16. Основные правила работы государственных архивов Российской

Федерации. – М., 2002.

17. Основные правила фондирования документальных материалов. –

М., 1958 г.

18. Перечень средств и оборудования для оснащения архивов. – М.,

2009.

19. Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и

других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,

музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. – М., 2007. –

187 с.

20. Привалова, В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов

на бумажной основе: метод. Пособие. – М., 2005. – 112 с.

21. Примерная инструкция о порядке работы государственных

архивов при чрезвычайных ситуациях. – М., 2012.

22. Специальные правила пожарной безопасности государственных и

муниципальных архивов Российской Федерации. – М., 2012.

23. Харитонов А.Г. Восстановление угасающих текстов и

изображений архивных документов: методические рекомендации / А.Г.

Харитонов. – М., 2006. – С. 3.

24. Цеменкова, С.И. История архивов России с древнейших времен

до начала ХХ века: учеб. пособие / С.И. Цеменкова. – М., 2015. – С. 5.

25. Шабанова, Т.Е. История и практика фондирования документов

Архивного фонда Российской Федерации / Т.Е. Шабанова // Отечественные

архивы. – 2005. – №2.

24. Справочник путеводитель по фондам Центрального

Государственного архива Тувинской АССР. Состав и содержание фондов за

1756-1986 гг. К., Тувинское книжное издательство. 1987. - С. 224.

57

25. Путеводитель по фондам Государственного архива Республики

Тыва за 1715-2011 гг. – К., 2012 .С. 459.

26. Опись № 1 дел постоянного срока хранения на фонд 120

«Министерство культуры ТНР». 1931-1944 гг.

27. Опись № 2 дел постоянного срока хранения на фонд 120

«Министерство культуры ТНР». 1933-1943 гг.

ВВЕДЕНИЕ - old.tuvsu.ruold.tuvsu.ru/upload/istoricheskiy/vkr2018/460302dia... · На...

Documents