Company

LOGO

شركة السماح لألجهزة الحديثة

بالمكتب التدريبي بالصف األول

قسم مساعد فني إداري

الفهرس

التعليم الفني ومشروع مبارك كول: الباب األول.

إدارة األفراد: الباب الثاني.

إدارة التسويق والمبيعات: الباب الثالث.

إدارة المشتريات والمخازن: الباب الرابع.

إدارة السكرتارية: الباب الخامس.

الربط بين اإلدارات المختلفة: الباب السادس.

التقويم: الباب السابع

03/03/2013

م 06:44

التعليم الفني ومشروع مبارك كول: الباب األول

:الفكرة نشأة •

نشأة فكرة المشروع أثناء زيارة الرئيس السابق إلي المانيا ولقائه للمستشار •

. 1991هيلموت كول في بون سنة

وتم االتفاق علي قيام المانيا بمساعدة مصر لتطوير التعليم الفني والتدريب المهني •

من خالل تبادل الخبرات ،خامات لبرامج التدريب ،مناهج تعليمية ،

وفقا لألحدث ما توصل إلية العلم الحديث والتكنولوجيا المتطورة ، ودراسات

تسويقية للمشروعات التعليمية، وربطها بسوق العمل واحتياجات هذة السوق سواء

محليا أو خارجيا

.في مصر( الثنائي)وذلك بأدخال نظام التعليم المزدوج

وثنائية المشروع تتمثل في عدة جوانب

مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في تحمل تكلفة تدريب المدرسين والمدربين 1.

والقطاع ممثلة في وزارة التربية والتعليم الحكومة إدارة العملية التعليمية تتم عن طريق شريكين2.

( جمعيات المستثمرين)ممثال في الوحدة االقليمية الخاص

لذلك يجمع التدريب الثنائي بين المدرسة والمصنع يتم تدريب وتعليم المتدربين في موقعين 3.

: أسلوبين من التعليم

يومين نظري يوم لدراسة مواد ثقافية ويوم لدراسة المواد :) الدراسة النظرية بالمدرسة -أ

الفنية المتخصصة

( أيام 4)التدريب العملي في المصانع -ب4.

مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في إعداد القوانين واللوائح المنظمة والمناهج 5.

واختيار المهن المطلوبة

الخاص في وضع ومتابعة االمتحانات العملية والنظرية والقطاع مشاركة وزارة التربية والتعليم 6.

.للخريجين واصدار الشهادات لهم

•

أهـداف المشـروع

توفير العمالة الفنية المدربة علي اسس علمية وعملية باستخدام أحدث أساليب

التعليم والتكنولوجيا لخدمة االنتاج المصري لمواجة المنافسة العالمية وزيادة حجم

.التصدير

توفير فرص عمل جيدة للشباب سواء داخل مصر أو خارجها لمواجة مشكلة

.البطالة

توفير العمالة الفنية المدربة لقطاع الخدمات

االستغناء عن استدعاء الخبراء من الخارج إلصالح وصيانة المعدات الحديثة

وخطوط االنتاج بالمصانع

تطبيق النظام المزدوج للتعليم الفني في جميع المهن مالحرف في المدي البعيد.

تطبيق مبدأ ضرورة الحصول علي ترخيص لمزاولة المهن

مزايا مشروع مبارك كول

: للمستثمرين

سوف تحصل علي عمالة مدربة تناسب المشروعات

ستتوفر للمستثمرالعمالة الماهرة العلية التي التتوفر

بسهولة السوق المصري

سوف توفر تكاليف التدريب والصيانة

يتمكن من إختيار المتدربين المتميزين للعمل في

المنشأة في نهاية مدة التدريب

تابع مزايا مشروع مبارك كول

: للطالب

اكساب الطلبة المهارات الالزمة للحصول علي فرص عمل

مؤكدة

يحصل الطالب علي مكافأة شهرية طوال فترة الدراسة والتدريب

يشرف علي التدريب في الشركات والمدرسة خبراء ألمان

ومصريين

يتوفر للطالب مدرسون مؤهلون جيدا

يتمع الطالب المتدرب بنظام التأمين عليه

التدريب بالمكتب التدريبي

تعريف المكتب التدريبي:

يمثل شركه واقعية تحاكي الشركة الحقيقية ويحتوي علي االدارات

المختلفة التي تتعامل مع بضائع غير حقيقية حيث يتم فيه عمليات

.الشراء وتسويق وغيرها

يتم عن طريق التدريب العملي علي االدارات التالية

إدارة األفراد

إدارة السكرتارية

إدارة المشتريات والمخازن

إدارة التسويق والمبيعات

نموذج تخطيطي للمكتب التدريب

اإلدارة

العليا

إدارة الألفراد لحساباتإدارة اإدارة

السكرتاريةإدارة التسويق

والمبيعات

إدارة المشتريات والمخازن

Company

LOGO

الباب الثاني

المنظمات وأنواعمفهوم اإلدارة

عالقة المنظمة بالبيئة الداخلية

عالقة المنظمة بالبيئة الخارجية

الظروف لطبيعية

المنافسة

الظروف السياسية والتشريعية

المتغيرات االقتصادية

المتغيرات التكنولوجية

الظروف االجتماعية

والثقافية

تعريف اإلدارة

اإلدارة عبارة عن نشاط إنساني منظم ومستمر بهدف تحقيق •

نتائج محددة من خالل توظيف جميع الموارد المادية والمالية

والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة والعمل علي استغاللها

علي درجة من الكفاءة وذلك في ظل ظروف بيئية قائمة

ومحتملة

:مباديء اإلدارة

لكي ينجح المدير يجب أن يتمتع بالخبرات والمهارات والصفات

الشخصية واأللمام بالوظائف اإلدارية األساسية وهي التخطيط

والتنظيم والتوجيه والرقابةباإلضافة إلي تطبيق المباديء اإلدارية

: الهامة ومنها

-4االنضباط -3السلطة والمسئولية -2. مبدأ تقسيم العمل -1

إخضاع المصلحة الشخصية -6وحدة التوجيه -5وحدة األمر

-9المركزية -8مكافأة األفراد -7للمصلحة العامة

-12المبادرة -11روح التعاون -10التسلسل الوظيفي

الترتيب -14المساواة -13األستقرار الوظيفي

أنواع المنظمات

تعريف الشركات وأنواعها

:تعريف الشركة •

هي عقد بمقتضاة يلتزم شخصان أو أكثر بأن يساهم كال

منهما في مشروع مالي بتقديم حصة من مال أو عمل إلقتسام

ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة

الهيكل التنظيمي للشركة

:الشروط الواجب توافرها لتكوين شركة

.اإلشتراك وتقديم حصة في رأس المال

غرض الحصول علي أرباح مع تقسيم الناتج ربح أو خسارة

نية المتعاقدين لتكوين شركة

(غير محرم)غرض الشركة يجب أن يكون قانوني

:أنواع الشركات

غرضها القيام بأعمال تجارية: الشركات التجارية•

أعمال ليست مصنفةمن االعمال التجارية: الشركات المدنية•

الباب الثاني إدارة األفراد

: تعريف إدارة األفراد •

هي اإلدارة المسئولة عن تدبير احتياجات الشركة من العمالة •

المطلوبة ذات القدرات والمهارات وتدريب العمالة لزيادة

قدراتهم ومهاراتهم

أو هي مجموعة األنشطة المتعلقة بتخطيط القوي العاملة •

والتوظيف والتدريب والتعويض وتقويم األداء بما يوفر قوي

عاملة مدربة ولديها القدرة علي والرغبة ولألداء والحافز

علي األستمرار بالعمل بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة

•

:الهيكل التنظيمي

هو اإلطار العام الذي يتم من خالله تنسيق مجهود العمالة

واستغالل الموارد وربط األجزاء وتوضيح العالقات من أجل

.تحقيق الهدف

أنواع الهياكل التنظيمية:

هيكل الخط الواحد.

الهيكل األستشاري.

هيكل الخطوط المتعددة.

الهيكل اإلداري إلدارة األفراد

الهيكل التنظيمي للمكتب التدريبي

أهداف إدارة األفراد: أوال

توفير العمالة المالئمة للشركة كما وكيفا

تنمية العمالةوالمحافظة عليها

تحقيق أهداف الشركة من وراء توظيف العمالة

رفع األداء عن طريق التحفيز

تحسين الظروف في أماكن العمل

رعاية صحية واجتماعية)إشباع الحاجات المعنوية للعاملين-

( االمن

مهام إدارة األفراد: ثانيا

وضع الهيكل التنظيمي للشركة

تخطيط القوي العاملة

تحديد االحتياجات من المارد البشرية

تحليل الوظائف وتوصيفها

اإلختيار والتعيين ويتم علي مراحل هي:

المقابلة الشخصية –األختيارات –دراسة وفحص طلبات التوظيف

وضع كود لكل وظيفة

التدريب

مصادر الحصول علي العمالة: ثالثا

التعيين الداخلي

مكتب القوي العاملة ووكاالت التوظيف الخاصة

اإلعالن بالصحف والمجالت ووسائل األعالن المختلفة

اإلتصال بالكليات والمعاهد والمدارس الفنية المتخصصة

توصيات العاملين بالمنظمة

شبكة المعلومات

نشاط عملي تمرين علي عمل األعالن عن وظائف

خطوات تعيين العاملين: رابعا

طلب )تقوم كل إدارة بتحديد العمالة المطلوبة وتمأل نموذج

(تعيين

من خالل (وخارجي -داخلي)تقوم إدارة األفراد بعمل إعالن

نموذج شغل وظيفة

تقوم إدارة األفراد بتلقي وفحص الطلبات

ترسل اإلدارة إخطار بوعد المقابلة واالختبار للمتقدمين ممن

ينطبق عليه الشروط

يتم أجراء المقابلة واختيار عدد معين من المتقدمين

تابع خطوات تعيين العاملين

ترسل إدارة األفراد لمن تم اختيارهم إخطار بمكان وموعد

الكشف الطبي

يتم إصدار قرار التعيين لالئقيين طبيا

يتم إرسال أخطار التعيين للمعينين

يتم تحرير عقد العمل وعمل إقرار إستالم العمل للموظف

يتم إنشاء ملف الخدمة للموظف الجديد ويضم جميع المستندات

الخاصة به

األمن)يتم إخطار الجهات المختلفة بالشركة بالتعينات الجديدة-

(القسم المعين به -األجور

أنواع المقابالت

مقابلة فردية :

.يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع فرد واحد

ممقابلة شفهية جماعية :

يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع لجنة من

. الخبراء

محتويات ملف الخدمة

:يحتوي ملف الخدمة علي المستندات اآلتية •

شهادة الميالد•

صورة البطاقة الشخصية•

المؤهل الدراسي•

شهادة الخبرة إن وجدت•

شهادة الخدمة العسكرية للذكورو الخدمة العامة إن وجدت•

تابع محتويات ملف الخدمة

صحيفة الحالة الجنائية•

شهادة القيد في مكتب العمل•

إخطار بموعد المقابلة•

إخطار التعيين•

قرار التعيين•

إقرار باستالم العمل•

عقد العمل•

(الموارد البشرية)ملفات إدارة األفراد

سجل البريد الوارد•

سجل البريد الصادر•

ملف إذن التعيين•

ملف إعالن شغل وظيفة•

ملف طلب شغل وظيفة •

ملف إخطار بموعد المقابلة والختبار•

ملف قرارات التعيين•

(الموارد البشرية)ملفات إدارة األفراد

ملف إخطار التعيين•

ملف عقود العمل•

ملف إقرارات استالم العمل•

ملف األجازات•

ملف الجزاءات•

ملف خدمة موظف•

أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء الخدمة

الراحة األسبوعية: أوال •

أجازة األعياد مالمناسبات الرسمية: ثانيا •

في القطاع العام تمنح بأجر كامل•

في القطاع الخاص تمنح بشرط أال يزيد عدد أيام العطالت في السنة •

يوم ويمكن تشغيل العامل في العطالت بأجر مضاعف 13عن

:اإلجازة العارضة : ثالثا •

أيام في السنة 7في القطاع العام •

أيام في السنة في القانون الجديد 6في القطاع الخاص وصلت إلي •

تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء الخدمة

(:السنوية)اإلجازة األعتيادية : رابعا •

:في القطاع العام •

شهور من تاريخ 6يوم عن السنة األولي بعد مضي 15 •

أستالم العمل

يوم بعد مضي سنة كاملة21 •

سنوات10يوم بعد مضي 30 •

يوم لمن تجاوز سن الخمسين 45 •

تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء الخدمة

:في القطاع الخاص •

شهور من تاريخ أستالم 6يوم عن السنة األولي بعد مضي 15 •

العمل

يوم بعد مضي سنة كاملة21 •

سنوات أو تجاوز سن الخمسين10يوم بعد مضي 30 •

:اإلجازة المرضية : خامسا •

:إجازة بدون مرتب : سادسا •

:سابعا األجازة الخاصة بأجر كامل •

:إجازة إصابة العمل : ثامنا •

واجبات وحقوق العامل

:واجبات العامل •

اإللتزام بالعمل وأدائه بكفاءة•

طاعة رؤساءه في العمل•

المحافظة علي أسرار العمل•

المحافظة علي ممتلكات الشركة•

:حقوق العامل•

مزاولة العمل المتفق عليه في عقد العمل•

الحصول علي العقد المتفق عليه •

حصوله علي األجازات المنصوص عليها•

حقه في التأمين عليه•

حصوله علي شهادة الخبرة•

الجزاءات

توقيع جزاءات تأديبية علي العامل في حالة عدم التزامه بما ورد في عقد

العمل واألخالل به

:أنواع الجزاءات التاديبية

اإلنذار الشفوي•

اإلنذار الكتابي•

الغرامة•

الحرمان من العالوة السنوية أو جزء منها•

الوقف عن العمل•

الفصل من الخدمة•

أنواع عقود العمل

أوال عقد العمل الفردي •

عقد يتم أبرامه بين العامل وصاحب العمل يتعهد فيه العامل بأن يعمل •

لدي صاحب العمل تحت إدارته وإشرافه مقابل أجر وهذا العقد يكون

لمكتب التأمينات -لصاحب العمل-للعامل)من ثالث نسخ

(.األجتماعية

: بيانات عقد العمل الفردي •

محل العمل -عنوانه -اسم صاحب العمل•

.اثبات الشخصية -محل إقامته -إسم العامل ومؤهله ومهنته•

.نوع العمل المتعاقد عليه•

تابع أنواع عقود العمل

عقد العمل الجماعي : ثانيا •

•

اتفاق بين منظمة نقابية أو أكثر وبين صاحب العمل أو أكثر •

.يستخدمون عماال ينتمون إلي تلك المنظمات

•

:شروط عقد العمل الجماعي •

يكون مكتوب•

يوافق عليه ثلث أعضاء مجلس اإلدارة للمنظمة النقابية المتعاقدة•

يراجع من قبل وزارة القوي العاملة•

تابع أنواع عقود العمل

عقد العمل المحدد بمدة : ثالثا •

-شهر -سنة)عقد بين العامل وصاحب العمل محدد بمدة •

.وينتهي العقد بإنتهاء مدة العقد(أسبوع

عقد التدريب : رابعا •

:محتوياته •

-بداية ونهاية التدريب -مدة التدريب -موضوع التدريب

شروط -مدة اإلجازة -مكافأة التدريب -مواعيد العمل اليومية

أنهاء العقد

Company

LOGO

الباب الثالث

إدارة التسويق والمبيعات

تعريف إدارة التسويق

:التسويق •

هو جميع أوجه النشاط التي تهدف اإلي انسياب السلع والخدمات من •

المنتج إلي المستهلك األخير

: المفهوم الشامل للتسويق •

.إن اإلحتياجات هي نقطة البداية للنشاط التسويقي •

ما يتم تسويقه هو السلع والخدمات التي تشبع هذة األحتياجات •

يتطلب التبادل أن يكون هناك طرفان ويكون كل منهما قادر علي •

األتصال بالطرف اآلخر وله حرية القبول أو رفض عرض الطرف

.اآلخر

.إن التبادل يجب أن يتم من خالل بعد زماني ومكاني يمثل السوق •

الفرق بين إدارة التسويق والمبيعات

األدارة التي تتولي مسئولية التخطيط "هي :إدارة التسويق •

والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة بالنسبة لجميع أوجه

" .النشاط التسويقي

اإلدارة التي تتولي مسئولية إختيار "فهي :أما إدارة المبيعات •

وتدريب ومكافأة رجال البيع مع تحديد المناطق البيعية

وحصص المبيعات

: شروط الدفع والتسليم

: شروط الدفع تبين

-بعد مضي مدة معينة -عند اإلستالم -عند الطلب)ميعاد الدفع :أوال

(.دفعة عند الطلب والباقي بعد مدة -فورا

–سندات أذنية –كمبياالت –شيكات –نقدا : )وسيلة الدفع :ثانيا

(.أي وسيلة أخري –تحويل حسابي

: الخصم في حالة وجوده ثالثا

-خصم نقدي -خصم تجاري -خصم الكمية :ومن أنواع الخصم

التسعير -مسموحات السمسرة -مسموحات الترويج -خصم موسمي

.خصم األوكازيون -الجغرافي

:تابع شروط الدفع والتسليم

: شروط التسليم تبين •

حيث علي أساسها يحدد من : مكان التسليم : أوال•

محل )يتحمل مصاريف نقل البضاعة إلي المشتري

محل -محطة المشتري -محطة البائع -البائع

(.المشتري

.ميعاد تسليم البضاعة المطلوبة حسب األتفاق : ثانيا •

األعالن

هو مختلف نواحي النشاط التي تؤدي إلي نشر أو إذاعة •

الرسائل األعالنية المرئية أو المسموعة علي الجمهور

.بغرض حثه علي شراء سلع أو خدمات

:الكتالوجات واأللبومات

هو مجلد مصور يستخدم لتوصيل مجموعة من المعلومات •

الضرورية عن السلع للعمالء الحاليين أو المرتقبين حيث

يحتوي علي الصور والوصف التفصيلي للسلع واألسعار

.وشروط التعامل

:محتويات الكتالوج

صفحة الغالف به إسم الشركة وعنوانها وطرق األتصال •

المختلفة

صفحة الفهرس •

صفحة المقدمة•

صفحة تشمل قائمة األسعاروصور المنتجات•

:تابع محتويات الكتالوج

مقدمة تحتوي علي معلومات •

السواق التي تبيع –السلع التي تبيعها -سياستها-تاريخها:عن الشركة •

إنجازتها -كبار عمالئها -بها

طريقة -طريقة الفك والتركيب -تركيبها -خصائصها: عن السلعة •

احتياطيات التشغيل -الوفورات من استخدامها -مزاياها -التشغيل

.اآلمن

صور )صفحات لكل سلعة أو مجموعة سلعية تشمل االسم ونماذج •

.واألسعار( للسلعة أو السلع

العمل كوكيل -التعاقد -الدفع والتسليم)صفحة تشمل شروط التعامل •

.....( . -بيع للشركة

بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة

يتم تقسيم السلع إلي مجموعات سلعية فمثال •

:األقمشة يتم تقسيمها إلي (9)•

(3)تنجيد(/2)ستائر (/ 1)أقمشة حسب الغرض تفصيل مالبس : أوال•

(2)أو مستوردة -(1)حسب الشركة المنتجة محليا : ثانيا•

بولي استر -كتان -قطن -حرير–أقمشة حسب الخامات أصواف : ثالثا•

(2)حريمي –( 1)رابعا حسب المستخدم رجالي•

.خامسا حسب األلوان •

بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة

المجموعة الرقم الغرض الشركة الخامات المستخدم اللون

(1)تفصيل مالبس (0)محلية (1)مستوردة (1)اصواف (1)رجالي ابيض

أحمر اقمشة 9

(2)حريمي

(2)ستائر (1)المحلة A.U.T(2) (2)حرير

(3)تنجيد (3)كفرالدوار T.N.A(3) (3)قطن أزرق

ويعطي لكل قسم رقم كود خاص به

930332: مثل بناء كود سلعة قماش تنجيد محلي من شركة كفر الدوارقطن أحمر هو

دورة المبيعات

إجراءات المبيعات

والدقيقة لألسواق بالشركة بعمل الدراسات الشاملة يقوم قسم البحوث التسويقية •

للتعرف علي الرغبات واإلحتياجات والمواصفات التي يفضلها العمالء

والمستهلكين في السلع التي تتعامل فيها الشركة وبناءا علي هذة المعلومات تحدد

.الشركة تفضيالت العمالء في البضائع التي يجب عرضها وتوفيرها باألسواق

ويشمل البيانات الرئيسية تقوم إدارة التسويق بتصميم الكتالوج الخاص بالبضائع •

والتعريفية عن البضائع مثل إسم الصنف ورقم كود السلعة ومميزاتها والسعر

والتي ما تكون عامل جذب ( خدمات ما بعد البيع)وبعض الخدمات اإلضافية

.رئيسي للعمالء

الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة يرسل الكتالوج إلي العمالء•

السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم

.الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل

تابع إجراءات المبيعات

الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد يرسل الكتالوج إلي العمالء•

صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل

برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية

.التعاون والتعامل

لتأكيد يقوم العمالء بأرسال طلب عرض أسعار للشركة •

المعلومات الواردة بالكتالوج ولتحديد األصناف التي يرغبون

.في شرائها

يسجل في البريد الوارد ويحفظ في ملف بعد عمل عرض

.األسعار الالزم ويحفظ نسخة في ملف العميل

تابع إجراءات المبيعات

إلي العميل ويسجل بأرسال عرض األسعار ترد الشركة علي العميل •

بريد صادر ويتضمن السعر والكمية وشروط الدفع والتسليم وأي

شروط إضافية أخري ويحفظ نسخة منه في ملف العميل ونسخة في

.ملف عروض أسعار

يقوم في حالة موافقة العميل علي عرض األسعار المقدم من الشركة •

.تسجل بريد وارد(الطلبية)بإرسال أمر التوريد

وتسجل في ملف طلبيات العمالء وبطاقة العميل ويحفظ صورة في

.ملف أوامر التوريد وصورة في ملف العميل

وترسل إلي (كارت الطلبية)بعمل بطاقة الطلبية تقوم إدارة المبيعات •

المخازن لالستفسار عن مدي توفر األصناف المطلوبة بالمخازن

.ومواعيد التسليم الممكنة حسب برنامج التسليم وخطة المبيعات

تابع إجراءات المبيعات

بعد رد المخازن بما يفيد توافر األصناف وإمكانية تنفيذ الطلبية تقوم •

وصول أمر التوريد بأرسال رسالة قبول الطلبية لتؤكد المبيعات

وكذلك تأكيد قيام الشركة بالبدء فعال في التنفيذ وتسجل بريد صادر

.ويحفظ صورة في ملف العميل

إذن التسليم واألستالمبعد تجهيز الطلبية في المواعيد المحددة يتم عمل •

(. في إدارة المبيعات او المخازن)

ويتم تحريره من أصل وصورتين صورة تسخدم في المخازن

لتخفيض رصيد األصناف ببطاقة الصنف ويرسل األصل وصورة مع

البضاعة إلي العميل ليوقع علي الصل بما يفيد أستالمه األصناف

المدرجة بإذن التسليم بحالة جيدة ويقوم العميل برده إلي الشركة ويأخذ

.العميل صورة األذن

تابع إجراءات المبيعات

حسب عرض األسعار وشروط فاتورة المبيعاتتقوم إدارة المبيعات بتحرير •

الدفع والتسليم من أصل وصور حسب نظام الشركة

العميل وتبقي صورة بإدارة المبيعات يسجل منها في بطاقة يرسل األصلحيث

العميل وفي سجل فواتير المبيعات وتحفظ في ملف فواتير البيع وصورة أخري

.في ملف العميل

كما ترسل صورة إلي إدارة الحسابات مرفق بها أمر التوريد وأصل إذن التسليم

.للتسجيل بالدفاتر ومتابعة التحصيل لقيمة الفواتير حسب شروط الدفع والتسليم

عند تحصيل الفاتورة يتم تسجيل ميعاد السداد ورقم الشيك أو رقم إيصال توريد •

النقدية خزينة الشركة في بطاقة العميل مع التأشير علي صورة الفاتورة الموجودة

.بالمبيعات بما يفيد التحصيل ورقم مستند التحصيل كأجراء رقابي

اهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة المبيعات

ملف طلبات عروض أسعار الواردة•

ملف عروض األسعار الصادرة•

كارت حركة –ملف أوامر التوريد )سجل طلبيات العمالء•

(لكل طلبية

ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة •

بخالف الملف الموجود )ملف مراسالت متبادلة مع العمالء •

(بإدارة السكرتارية

ملف قوائم السعار•

تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة المبيعات

ملف فواتير المبيعات•

ملف كروت العمالء •

سجل العمالء وبياناتهم•

ملف إحصائيات المبيعات الفترية أو الجغرافية•

ملفات لمندوبي المبيعات•

ملفات لوكالء البيع•

ملفات للبحوث والدراسات التسويقية•

ملفات تقارير وكالء البيع•

ملفات للمعارض التي نظمتها الشركة أو تشارك فيها•

حالة عملية تطبيقية

( شركة السماح لألجهزة الحديثة)بفرض أن الشركة التي تعمل بها •

.باعت بضاعة إلي العميل شركة البسمة للتجارة والتوريدات

ج 180بسعر 52101مروحة مكتب ناشيونال رقم 200عبارة عن •

ج 275بسعر 44930لتر رقم 30سخان أبو للو 25،

تصوير المستندات الالزمة لتنفيذ هذة الطلبية في شركة : المطلوب •

السماح لألجهزة الحديثة أو الواردة لها من شركة البسمة للتجارة

والتوريدات ومن المعلوم أن الطلبية ترد بعد إعداد الكتالوج وإرساله

للعمالء للتعرف علي إمكانيات الشركة في توريد البضائع وأنواعها

.فيقوم العميل بأرسال طلب عرض أسعار وهكذا تبدأ دورة البيع

طلب عرض أسعار شركة البسمة للتجارة والتوريدات•

برج العرب -ش بن سينا المنطقة التجارية66•

إدارة المشتريات•

) ( طلب عرض أسعار رقم •

/ / البلد في

----------------------------------------------------------------------- -:السيد

----------------------------------------------------------------------- -:العنوان

نرجو التكرم بإفادتنا بأسعاركم وشروط الدفع والتسليم لتوريد األصناف اآلتية

مندوب المشتريات مدير المشتريات ختم الشركة -:الوظيفة •

-:األسم

-:التوقيع

-:التاريخ

ملحوظة إذا لم يصلنا رد خالل أسبوع من تاريخه يعتبر اعتذار عن التوريد•

مالحظات الكمية الوحدة رقم الصنفاسم الصنف م

1

2

Company

LOGO

الباب الرابع

إدارة المشتريات والمخازن

: تعريف إدارة المشتريات

الوظيفة المسؤلة عن تخطيط ومراقبة تنفيذ مختلف األنشطة "•

المتعلقة بدورة الموارد من الوقت الذي تطلب فيه إلي الوقت

"الذي تسلم فيه إلي جهات الطلب أو جهات األستخدام

هي اإلدارة التي تقوم بتأمين إحتياجات المنشأة بجميع "أو •

احتياجتها من البضائع االزمة لعملية البيع وكذلك ما يلزمها

من مهمات وأدوات وخدمات تساعد اإلدارة في تسهيل مهمة

".اإلدارة لتحقيق أهداف المنشأة

أهم الفروق بين السلعة والخدمة

الخدمة السلعة م

غير مادي وغير ملموس المنتج مادي ملموس 1

الملكية عامة ال تنتقل الملكية تنتقل بمجرد الشراء 2

الخدمة اليمكن إعادة بيعها يمكن إعادة بيع المنتج 3

عادة اليمكن عرض المنتج قبل شراؤها يمكن عرض المنتج 4

عادة يصعب تخزينها يمكن تخزينها بواسطة البائع أو المشتري 5

عادة يصعب النقل المنتج يمكن نقله 6

في معظم الحاالت اآلتصال مباشر االتصال غير مباشر بين الشركة والعميل 7

اإلنتاج والتوصيل يكونا في نفس المكان اإلنتاج والتوصيل يكونا في مكانين مختلفين 8

يحتاج إلي كمية قليلة نسبيا من المخزون يحتاج إلي كمية كبيرة من المخزون 9

في معظم األحيان اليمكن تقويم العمل إمكانية تقويم العمل 10

اليمكن ذلك يكن قياس اإلنتاجية لفترة معينة 11

واجبات إدارة المشتريات

تحديد األحتياجات•

تحديد مصادر الشراء•

تحديد السعر من خالل المفاوضات مع الموردين للوصول إلي أفضل •

األصناف واألسعار والشروط

إصدار أوامر الشراء•

متابعة أمر الشراء •

مراجعة الفواتير•

فحص واستالم البضاعة مع الفاتورة•

حفظ الملفات والوثائق والمعلومات•

والتالفواجبات أخري مثل الفحص واألستالم التخلص من العادم •

دورة الشراء

دورة الشراء

الشعور بالحاجة

للشراءإصدار

طلب الشراء

الموافقة علي طلب الشراء

التحقق من توافر اإلعتمادا

ت

فحص الطلب

ومراجعة البيانات

دعوة الموردين

للتقدم بالعرو ض

اختيار الموردين وإصدار

أمر التوريد

متابعة التوريد

الفحص واألستالم

اإلجراءات

التكميلية

دورة الشراء

عند وصول رصيد السلعة إلي حد الطلب وبعد التأكد من •

ترسل . عدم وجود الصنف أو بديل مناسب بالمخازن

إلدارة المشتريات المخازن طلب شراء

طلبات ثم تقوم إدارة المشتريات بحصر الموردين وإرسال •

للموردين ترسل األصول وتسجل بريد عروض أسعار

صادر بالسكرتارية وتحفظ الصور بملف طلبات عروض

أسعار للموردين

يقوم كل مورد بأرسال عرض األسعار الخاص به يسجل •

بريد وارد بالسكرتارية وتسلم عروض األسعار إلدارة

المشتريات عن طريق إدارة السكرتارية

تابع دورة الشراء

تقوم إدارة المشتريات بعمل كشف تفريغ لعروض األسعار لتسهيل •

عملية المقارنة بين الموردين

الجودة واألسعار والوقت والكمية تتم المقارنة من خالل تقييم •

. (إمكانياته المالية والفنية)والمورد

. شروط الدفع والتسليم وخدمات ما بعد البيع

نتيجة التقييم السابق يتم إختيار المورد األنسب لظروف المنشأة •

له والذي يمثل عقد ملزم للطرفين ( الطلبية)أمر التوريد وإرسال

بالسكرتارية البريد الصادربعد أن يسجل في ويرسل األصل•

ومن الصورة يسجل في كارت المورد وفي سجل طلبيات الموردين •

وصورة في ملف ( أوامر التوريد)وتحفظ صورة في ملف الطلبيات •

.المورد

تابع دورة الشراء

يقوم المورد بإرسال رسالة قبول الطلبية وتسجل بريد وارد •

بالسكرتارية بما يفيد تأكيد إستالمه أمر التوريد وتسلم

للمشتريات للحفظ

أصل )إذن تسليم وإستالم + يقوم المورد بإرسال البضاعة•

.الفاتورة( + وصورة

ويرد ( األصل)تقوم إدارة المخازن بالتوقيع علي إذن التسليم •

إلي المورد بما يفيد اإلستالم المبدئي ثم تشكل لجنة للفحص

الذي يحدد فيه محضر فحص وأستالم واألستالم وعمل

درجة صالحية البضاعة ومطابقة األصناف للمواصفات

.الواردة للشركة

تابع دورة الشراء

وفي حالة الموافقة علي البضاعة يقوم أمين المخزن بعمل •

بناءا علي أذن التسليم ومحضر الفحص إذن اإلضافة

.واألستالم وإضافتها في كروت األصناف

وفي حالة عدم مطابقة األصناف للمواصفات المطلوبة يتم

رسالة وتحرير إذن إرتجاع أصناف أو ردها اإلي العميل

شكوي

.حسب الموقف وترسل للمورد لحل المشكلة

تابع دورة الشراء

تراجع في إدارة المشتريات ( األصل) للفاتورةبالنسبة •

وتسجل بياناتها في كارت المورد وفي سجل فواتير الشراء

. ملف فواتير الشراءاو ملف الموردوتحفظ صورة في

–صورة طلب الشراء )يرسل أصل الفاتورة مرفق بها

-صورة من كشف التفريغ لعروض األسعار -عرض األسعار

إذن -محضر الفحص واالستالم –إذن التسليم -أمر التوريد

إلدارة الحسابات للمراجعة والتسجيل والسداد (اإلضافة

للمورد وعند السداد تسجل في كارت المورد بأدارة

.المشتريات

أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة المشتريات والمخازن

ملفات كروت المخازن•

ملفات طلبات الشراء•

ملف طلبات عروض األسعار•

وكشوف تفريغ عروض األسعار. ملف عروض األسعار الواردة •

(.ملف أوامر التوريد الصادرة )سجل طلبيات الموردين•

. ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة•

(.بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية)ملف مراسالت متبادلة مع الموردين •

ملف قوائم األسعار•

.ملف فواتير الشراء•

.ملف كروت الموردين•

تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة المشتريات والمخازن

.سجل الموردين وبياناتهم•

.ملفات لوكالء الشراء•

.ملف احصائيات المشتريات الفترية أو الجفرافية•

.ملفات لمندوبي المشتريات•

.ملفات للبحوث والدراسات التسويقية•

.ملفات تقارير وكالء الشراء•

.ملفات تقاريرعن المعارض التي زارها مندوبي الشركة لمعرفة أحدث األتجاهات في األسواق•

.ملفات الفحص واألستالم•

.ملفات محاضر الجرد•

.ملفات أذون اإلضافة•

.ملفات أذون الصرف من النخازن•

.ملفات أذون أرتجاع أصناف للموردين•

حالة عملية

ش 33 0بفرض أنك موظف بأدارة المشتريات بشركة الوفاء التجارية •

( األمل السادات

وتقوم شركتك باألتجار في األجهزة المنزلية الكهربائية وأرادت •

:الشركة شراء األصناف اآلتية

51412قدم رقم 12ثالجة كريازي 45 •

53424بؤنامج رقم 24غسالة فول أتوماتيك 25 •

شرح وتحرير المستندات الالزمة إلتمام هذة العملية سواء : المطلوب•

الداخلية أو التي يتم تبادلها المشتري مع البائع

الحظ أن العمل يبدأ من بطاقة الصنف التي تظهر رصيد الصنف عند •

.حد الطلب

•

Company

LOGO

الباب الخامس

إدارة السكرتارية

تعريف إدارة السكرتارية

هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واألدارات األخري •

بالشركة من جانب وبين الشركة والعالم الخارجي من جانب

آخر وهي اإلدارة المعاونة لجميع األدارات األخري الموجودة

.بالشركة

وذلك من خالل تنظيم وتسهيل والحفاظ علي تدفق المعلومات •

.من وإلي اإلدارة

secretaryوكلمة سكرتير مشتقة من الكلمة األنجليزية •

" .سر"اي secretوالمشتقة من كلمة

تعريف السكرتير

الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره •

وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بسهولة

.ويسر

وتتمثل أعمال السكرتير في معالجة البريد الوارد •

والصادر وأستقبال الزوار والرد علي الهاتف وفي

أعمال الطباعة وفي الحفظ والتصنيف وتجميع

وغيرها..... المعلومات

شكل يوضح عالقة إدارة السكرتارية باالدارات األخري

مسئوليات وواجبات السكرتير

السكرتير الناجح يجب أن يمتلك مهارات متميزة ولديه القدرة •

علي تحمل المسؤلية من واقع قدرتة علي المبادرة وسالمة

. الحكم والقدرة علي اتخاذ قرارات سليمة في نطاق عمله

األعمال التي يقوم بها السكرتير

المكتب / معرفة مدير•

تنظيم أعمال اليوم وتحليلها•

.إقامة عالقة طيبة مع الزمالء اآلخرين•

.إعداد البريد الصادر والوارد•

.معالجة معلومات المكتب ومصادرها•

.تحديد متنظيم المواعيد•

.إستقبال الزوار وتوديعهم•

.تنظيم وتصنيف المراسالت•

.ترتيب السفريات•

.تلقي التعليمات باالختزال وإعادة الكتابة•

.تنظيم األجتماعات•

األعمال التي يقوم بها السكرتير

.حضور اإلجتماعات وتدوين محاضر اإلجتماعات•

.إعداد وكتابة التقارير•

.نقل ما يسجله الدكتافون•

.إستخدام آلة التصوير والفاكس والتلكس والحاسب اآللي•

.إستخدام الهاتف وتسجيل البيانات الهاتفية•

.القيام باألعمال الروتينية والمكتبية•

.إعداد طلب المواد واألدوات المكتبية•

.اإلحتفاظ بالمصروفات النثرية•

.تنسيق المكتب•

.حفظ الملفات والمستندات•

.اإلشراف علي أعمال الصيانة والنظافة الدورية للمكتب•

.تدريب الكرتيرات المبتدئات واإلشراف عليهن•

.القيام باألعمال الشخصية للمدير•

.األشراف علي توجيه القائمين علي المشروبات والمأكوالت داخل المكتب•

عالقة السكرتير بالعالم الخارجي

الصفات الواجب توافرها في السكرتير

الصفات الشخصية : أوال •

.أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة•

.أن يتميز باللباقة وحسن التصرف•

.أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة وحسن األستماع•

.أن يكون قوي الثقة بنفسه ولديه السرعة واألتقان في أنجاز األعمال•

الصفات العلمية : ثانيا •

أن يكون حاصال علي شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية•

.أن يكون واسع األطالع وملما باألنظمة والقوانين المطبقة في المؤسسة•

أن يكون قادرا علي التعبير بلغة صحيحة باألضافة إلي التمكن من اللغة •

.األنجليزية

الصفات الواجب توافرها في السكرتير

الصفات العملية : ثالثا •

.الطباعة والنسخ والتصوير واألمالء•

.معاجة البريد الوارد والصادر•

.إستعمال اآلالت الحديثة•

.مهارة التصال ومهارة تحديد المواعيد•

تطبيق متطلبات األمن المكتبي

:األمن المكتبي•

إن أحساس الفرد باألمن والسالمة أثناء تأدية عمله يؤدي اإي مزيد من الجهد •

.والعطاء للمؤسسة

:من مشكالت األمن المكتبي •

مثل ترك اآللة في وضع تشغيل طوال اليوم فيجب علي السكرتيرة مراعاة وضع •

.اآللة في حالة انتظار حتي ال تفاجأ بتوقف اآللة عن العمل

.وقوع أجسام من المكتب أو كبائن الحفظ نيجة عدم وضعها بطريقة صحيحة•

.التوضع كبائن الحفظ خلف البواب أو بأتجاه سير األفراد•

وضع شاشة الكمبيوتر مواجة للجالس وال تكون اإلضاءة معاكسة لها كذلك لوحة •

.المفاتيح غير المعة وكابالت السالك معزولة ومنفصلة عن اتجاه سير األفراد

واألمن الشخصي

: األمن الشخصي•

:هو عبارة عن عناية السكرتيرة بنفسها مثل •

.عدم ارتداء أحذية ذات كعب علي حتي ال تتعرض للسقوط•

عدم ارتداء المالبس الضيقة والقصيرة ألنها التساعد علي •

.الحساس بالراحة خالل يوم العمل

أسلوب تصفيف الشعر ولبس حلي زائد وطول أظافراليد كلها •

أمور التساعد السكرتيرة علي القيام بعملها بصورة مناسبة

.وتسبب الكثير من المشاكل

واجبات ومهام السكرتير

: ترتيب العمل اليومي : أوال •

يجب علي السكرتير ترتيب العمل اليومي حسب األولويات التي •

ويراعي أيضا الوقت (األقل أهمية -المهم -األهم)يحتاجها العمل

المخصص ألداء هذة األعمال حتي تتم بكفاءة وفاعلية وأيضا مراعاة

منحي الجهد اه ففي الصباح يكون الجهد مرتفع نتيجة األحساس

بالنشاط والحماس للعمل

.فيتم القيام باألعمال الصعبة التي تحتاج اإي تركيز -

وفي فترة الظهيرة يقل الجهدويبدأالمنحي في األنخفاض ويتم القيام -•

.باألعمال السهلة مثل الحفظ

في المساء يبدأ المنحي في الرتفاع مرة ثانية ويتم القيام باألعمال -•

.المهمة أيضا

منحني الجهد

4.4

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

Category 1 Category 2 Category 3 Category 4 category5 category6

Column1

Series 2

Column2

Column3

في المساء في الظهيرة في الصباح

: تنسيق مواعيد المدير: ثانيا

يتم تحديد وتسجيل مواعيد المقابالت في المفكرة •

الوسائل التي يمكن بها تحديد المواعيد •

الهاتف•

الرسائل الشخصية•

الحضور الشخصي للزائر •

السكرتير الشخصي الزائر•

•:

قبل جدولة المواعيد يجب علي السكرتير مراعاة اآلتي

أن يكون السكرتير علي علم باألوقات التي يفضلها المدير .1•

لمقابلة الزوار

تخصيص الوقت المناسب لكل مقابلة.2•

عند ألغاء موعد تم تحديدة من قبل يجب علي السكرتير .3•

تبليغ الزائر قبلها بوقت كاف بهذا األلغاء مع األعتذار له

وتحديد موعد في أقرب فرصة مع عدم األفصاح عن أي

معلومات سرية أو شخصية

مفكرة أوأجندة المواعيد 2000.../..../الموافق ........مواعيد يوم

•7.30

•8.00

•9.00

•9.30

•10.00

•11.00

•11.30

•12.00

•12.30

•1.00

•1.30

•2.00

•2.30

•3.00

•4.00

:تنسيق وترتيب حجرة المدير : ثالثا

ترتيب األثاث بطريقة تتسم بالبساطة واألناقة واألستخدام .•

.الجيد لمساحة المكان

.إستخدام الزهور في تجميل المكان.2•

.إنسجام األلوان المستخدمة في حجرة المدير.3•

.توفير اإلضاءة والتهوية الصحيحة والتدفئة في المكان.4•

.ترتيب وضع األجهزة واألدوات في حجرة المدير.5•

عمل لوحات توضيحية وإرشادية ووضعها في مكان .6•

.ظاهر

:إستقبال الزوار: رابعا

لبقا ذكيا في التعامل يجب علي السكرتير الترحيب بالزوار وأن يكون.•

:لذلك يجب أتباع األتي . معهم وأن يشعر الزائر بإهتمام المؤسسة به

.اإلهتمام بقاعة استقبال الزوار من حيث األثاث والنظافة.1 •

.االنصات للزائر واألهتمام به وحسن معاملته.2 •

.المظهر الجيد للسكرتير.3 •

.يمكن توزيع كتيبات ونشرات عن مشاريع الشركة.4 •

.االلمام باألنماط المختلفة للزائرين وخصائصهم وسلوكهم.5 •

الجدول اآلتي يبين بعض أنماط األفراد وكيفية :التعامل معهم

كيفية التعامل معه سلوكه خصائص الزائر

معونة علي معرفة ما يريد وازالة اليستقر علي رأي ثابت متردد

تردده

مجاراتة واألعتماد علي الخبرات ال تغريه األفكار الجديدة منخفض الذكاء

السابقة

يدخل الشركة لمجرد التسلية زائر مشاهد

والمشاهدة

خلق الرغبة للتعامل مع الشركة

مع شرح المزايا التي تعود عليه

عند التعامل معنا

استمر في موقفك اإليجابي يهتم جدا بالتفاصيل زائر تقليدي

اقناعه بوجود رد علي كل كثير األعتراض مشاكس

األعتراضات

يحتاج إلي عناية ومنطقية في يصغي ويستمع حاسم

الحديث

كن يقظا منتبها يقدم اعتراضات بناءة ذكي

:استخدام اآلالت المكتبية الحديثة: خامسا

: آلة التصوير.1.

معرفة الطريقة التي يتم بها تصوير الورق وأنواع األوراق ومكان وضع األوراق •

.في الدرج وكيفية تصوير عدة نسخ وتكبير الصورة وتصغيرها

:الفاكس .2•

يتم نقلها عبر أسالك ( صورة فاكس)يصور عن بعد صورة طبق األصل •

.التليفون

بمجرد أن يدق جرس جهاز الفاكس يقوم السكرتير بفتح الخط : في حالة األستقبال •

الستقبال الفاكس المرسل ويسجل في دفتر البريد الوارد مع توخي الحذر عند

.فصل الرسالة التي تم استقبالها حتي ال تتمزق

يتم طلب رقم الفاكس المرسل إليه الرسالة ثم ينتظر حتي : في حالة اإلرسال •

يصدر صوت معين من الجهاز يوضح أن الخط مفتوح لدي المستقبل الستقبال

الفاكس ثم يعطي أمر أبدأ علي جهاز الفاكس ويسجل الفاكس المرسل في دفتر

.البريد الصادر

تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة

يجب علي السكرتير أن يأخذ في األعتبار المور التالية عند التحدث في التليفون: التليفون ..3

التحدث بأسلوب هاديء وواضح -•

.السرعة في اإلجابة والرد علي التليفون والحفاظ علي سرية األتصال -•

األصغاء وعدم المقاطعة في الحديث وعدم أنهاء المكالمة إذا كان مستقبال لها -•

:عند استقبال مكالمة تليفونية : أوال•

.الرد بسرعة عند الرنة الثانية•

.ويعلن السكرتير عن اسمه واسم الشركة واإلدارة التابع لها •

أن يسجل المكالمة في نموذج محادثة تليفونية المعد لذلك موضحا اسم المتحدث وسبب األتصال •

.ووقت األتصال وعنوان المتصل

.أن يع المتحدث ينهي المكالمة•

.وضع الهاتف بشكل يسمح بأستخدام اليد اليمني في الكتابة والسماعة في اليد اليسري •

.إنهاء المكالمة بعبارة بسيطة •

تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة

: التحضير لمكالمة تليفونية : ثانيا •

.تسجيل أرقام التليفونات في مفكرة -1 •

.اعداد المستندات التي سيتم استخدامها -2 •

.قبل البدء بالحديث يعرف السكرتير نفسه ومؤسسته -3 •

.تحضير ورقة وقلم لتدوين أي مالحظات من المتحدث إليه -4 •

.مراعاة اختيار الوقت المناسب الجراء المحادثة التليفونية -5 •

.تحديد المواضيع التي تتم بشأنها المكالمة مسبقا -6 •

عمل دليل تليفوني ليسهل عمل السكرتير وكذلك دليل تليفون -7 •

.العمالء والموردين للشركة

.عدم استخدام التليفون في األغراض الشخصية -8 •

صفحة من مذكرة محادثة تليفونية ونيا ليفمذكرة محادثة ت•

شخصيا

-----------------:الوقت ----------------------: التاريخ •

يرجى معاودة

تصال األ

سيتم األتصال الحقا

يريد القيام بزيارة

للمعرفة

للعمل

----------------------------------:الموضوع

: مضمون الرسالة

---------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------

-------------------------------------: تم أخذ المكالمة من

-------------------------------:القسم : النجازها من •

-----------------------: الشخص المسئول

تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة

: الكمبيوتر . 4•

استخدام الكمبيوتر يوفر الجهد والوقت والمال وعلي معالجة •

البيانات والمعلومات بسرعة مذهلة واألحتفاظ بها واالحصول

عليها بطريقة سريعة وفعالة وأيضا ساعد في أتخاذ القررات

السريعة والدقيقة والحصول علي بدائل ووسائل متعددة في

.حل المشكالت

: كتابة الرسائل والتقارير : سادسا

:الرسائل : أوال •

تعتبر الرسائل ون وسائل األتصال الهامة •

–الوضوح –األختصار : من صفات الرسالة الجيدة •

الذوق واللباقة –السهولة

–رسائل حكومية –رسائل شخصية : أنواع الرسائل •

.رسائل تجارية

–رسالة تجارية عادية : تنقسم إلي : أنواع الرسائل التجارية •

. بطاقة البريد –المذكرة

:تابع كتابة الرسائل والتقارير

: أجزاء الرسالة التجارية •

: رأس الرسالة ويتكون من -1•

.نوع النشاط التي تقوم به –إسم المنشأة وعنوانها •

–( رقم سجل تجاري)ت .س -(رقم صندوق بريد)ب .ص –( تليفون)بيانات أخري عن المنشأة مثل ت •

( العنوان البرقي)ب .ع

تاريخ الرسالة•

رقم الرسالة•

ملخص موضوع الرسالة•

إسم وعنوان المرسل إليه -2مرفقات •

موضوع الرسالة -4التحية األفتتاحية -3•

التوقيع -6التحية الختامية -5•

نموذج تخطيطي لرسالة تجارية

: اسم الراسل ت: ت .س•

:عنوان الراسل فاكس : ب.ص•

: بريد ألكتروني : عنوان برقي•

: / / تحريرا في

------: الرجاء عند الرد ذكر الرقم

--------: اسم المرسل إليه بشأن / السيد•

-----------------

عنوان المرسل إليه البلد

التحية األفتتاحية

-----------------------------------------------------الموضوع

التحيةالختامية

التوقيع •

اسم الراسل

وظيفته

المرفقات

:تابع كتابة الرسائل والتقارير

• ثانيا : التقارير : تقرير هو عرض المعلومات والحقائق

الخاصة بموضوع معين عرضا مبسطا واستخالص النتائج

. والتوصيات واألقتراحات التي تتوافق مع نتائج التحليل

• أنوع التقارير : ) رسمية – غير رسمية – ).

شبه رسمية

• مكونات التقرير : صفحة العنوان – الملخص – صفحة

–األستنتاجات –محتوي التقرير –المقدمة -المحتويات

قائمة –قائمة المصادر –الملحق والمرفقات –التوصيات

.الموضوعات

: معالجة البريد الوارد والصادر : سابعا

• : معالجة البريد الوارد والخطابات

• : خطوات معالجة البريد الوارد

• .استالم المنشأة للبريد الوارد ويتم ترقيمه . 1

• .فتح البريد ماعدا السرية والشخصية. 2

• .تسجيل البريد في دفتر البريد الوارد وختمها بختم الوارد. 3

• .فرز البريد. 4

.تسليم المراسالت إلي اإلدارات المختصة. 5•

دفتر البريد الوارد

شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات

مصر القديمة –شارع كورنيش النيل 992 القاهرة

----------------------------------------------دفتر البريد الوارد ------------الصفحة

اسم المستلم القسم المختص رقم الرسالة نوع الرسالة اسم الراسل التاريخ

: معالجة البريد الصادر

هو كل ما يصدر عن الشركة من مراسالت إي عمالئها او المؤسسات األخري •

• خطوات معالجة البريد الصادر:

• إعداد الرسالة وكتابتها وطباعتها. 1

• فهرسة الرسالة وترقيمها. 2

• توقيع الرسالة. 3

• التسجيل في دفتر البريد الصادر. 4

• وضع الرسالة في مظروف. 5

• طباعة عنوان المرسل إليه علي الغالف. 6

• إرسال الرسالة عن طريق البريد. 7

اإلحتفاظ بنسخ من المراسالت الصادرة. 8•

دفتر البريد الصادرد

شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات

مصر القديمة –شارع كورنيش النيل 992 القاهرة

----------------------------------------------دفتر البريد الصادر ------------الصفحة

اسم المستلم القسم المختص رقم الرسالة نوع الرسالة إليه المرسلاسم التاريخ

التصنيف والترتيب والفهرسة والحفظ: ثامنا

• طرق التصنيف وأشكاله : التصنيف الجغرافي والموضوعي

والتاريخي واإلسمي والشكلي

• أشكال الترتيب )الترميز( : رقمي – أبجدي – رقمي وأبجدي

• أشكال الفهارس : الفهرس المجلد – فهرس البطاقات السائبة – فهرس

. فهرس البطاقات الرئيسية –( المنظورة)البطاقات المرئية

• أما بالنسبة للحفظ : يتم أستخدام ملف لكل مستند او ملف لكل عملية

بادارة معينة ويراعي استخدام الفواصل داخل الملف للفصل بين

. األوراق

-مكتبة الحائط -الرفوف -كبائن الحفظ :معدات وأجهزة الحفظ•

.الميكروفيلم وغيرها -الدواليب المعدنية

:بعض أعمال السكرتير األخري : تاسعا

القيام بالتسهيالت المختلفة واالتصاالت االزمة عند سفر -•

.المدير أو عند وصوله أو عند وصول الشخصيات الهامة

• (.أثناء -بعد –قبل )تنظيم األجتماعات -2

• .تنظيم حفالت األستقبال -3

• .عرض النشرات والتعليمات اإلدارية علي الموظفين -4

متابعة إجراءات الصيانه الفنيه لالالت الموجودة بالشركة -5•

.عن طريق المختصصين

كارت الصنف

ت شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات .س•

مصر القديمة –شارع كورنيش النيل 992

قطاع الموارد البشرية والشئون اإلدارية

اإلدارة العامة لشئون العاملين

إدارة السكرتارية اسم الصنف الوحدة

التوقيع االسم البيان الرصيد المنصرف الوارد التاريخ

ملفات قسم السكرتارية

.ملف الرسائل الهاتفية -•

• .ملف المذكرات والتقارير -2

• .ملف محاضر األجتماعات -3

• .ملف كروت صنف لالدوات المكتبية -4

• .سجل البريد الوارد -5

• .سجل البريد الصادر -6

• .ملف صيانة األجهزة -7

• .ملفات النشرات والتعليقات -8

.فهرس عناوين العمالء والموردين -9•

: عمل كروت صنف األدوات المكتبية : العاشر

• يجب علي السكرتير عمل كروت صنف األدوات المكتبية

:التي توجد بإدارة السكرتارية ويتبع اآلتي

• يسجل الوارد والمنصرف من كل صنف علي حدة وذلك -1

.لمعرفة الرصيد المتبقي من األصناف

• يقوم بإعداد كارت صنف لكل صنف مع بيان سبب -2

.السحب من الصنف

• يتم التسجيل في كارت الصنف يدويا أو آليا بأستخدام -3

.الكمبيوتر حسب طبيعة العمل بإدارة السكرتارية

Company

LOGO

السادس : الباب

الربط بين اإلدارات

المختلفة بالشركة

التقويم

:انواع الهياكل التنظيمية -1•

هيكل الخطوط المتعددة –الهيكل األستشاري -الخط الواحد

2-