السید مدیر عام دائرة التخطیط والمتابعة المحترمالسید مدیر قسم التطویر المؤسسي المحترم

م/ تقریر تبسیط اجراءات

..تحیة طیبة

على أصل مذكرة دائرة شؤون )30/3/2015(إشارة إلى ھامش سیادتكم بتأریخ ) 184) المعطوفة على مذكرتینا الداخلیتین (25/3/2015) في (429بالعدد (الفروع

) بشأن إجراء تزوید فئات عنایة 10/3/2015) في (330) و (25/2/2015في (الوزارة بكتاب التأیید.

نورد لكم تبسیط ھذا اإلجراء بما یخدم متلقي الخدمة والموظف المسؤول عن.تقدیمھا على حد سواء

رض راجین التفضل باإلطالع، ورفع المقترح ألنظار معالي الوزیر المحترم لغالحصول على موافقتھ على تنفیذ تبسیط االجراء مدار البحث

مع التقدیر

عمر طھ عمرمسؤول شعبة االستشارات

1/4/2015

نسخة منھ الى:.ًاإلضبارة المختصة .. للحفظ لطفا

التأييدكتابتزويدإجراءتبسيطالعنايةفئاتمناخلدمةملتلقي

تقریر عن تبسیط اإلجراءات لمتلقي الخدمة من فئات العنایة والموظف المسؤول عن تقدیم ھذه الخدمة على حد سواء

جمھوریة العراقوزارة الھجرة والمھجریندائرة التخطیط والمتابعة

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر1االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

املقدمة

مشروع االصالح االداري فقد تم انطالقاً من عمل قسم التطویر المؤسسي ضمن التركیز على احدى الخدمات التي تقدمھا الوزارة لمتلقي الخدمة وكانت ھذه ھي اجراءات تزوید كتاب التأیید لفئات العنایة، وكانت الغایة ھي تبسیط ھذا االجراء تخفیفاً

المسؤول عن تقدیمھا على حد سواء.لمتلقي الخدمة والموظف

بمخاطبة الجھة المعنیة وھي دائرة شؤون الفروع لغرض ملئ جدول وبدایة قمنا خاص لمعرفة الوقت المستغرق لكل فقرة من فقرات االجراء إضافة إلى معرفة

مالحظاتھم ومقترحاتھم النابعة من التعامل الیومي مع الحاالت والمشاھدة المیدانیة.

جیة تأثیرات البیئة الداخلیة والخارقمنا بعدھا بتحلیل االجوبة الواردة الینا ومعرفة ) للخروج بنتائج وتوصیات وآلیة عمل مقترحة فیما یخص SWATمستخدمین تحلیل (

من فئات العنایة بكتاب التأیید.تزوید متلقي الخدمة

الفئة املستهدفة

املوجبةاألسباب

تخفیف العبء عن متلقي الخدمة من فئات عنایة الوزارة المتمثل في العبء .1الجسدي نتیجة الجھد والتعب الذي ینالھ بسبب السفر من محافظتھ الى مقر

متلقي الخدمة من فئات العنایة.. 1الموظف المعني بتقدیم الخدمة.. 2

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر2االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

الوزارة وعودتھ. إضافة الى العبء المادي المتمثل في تكالیف سفره واقامتھ تقتضیھا المراجعة.وتنقلھ وطعامھ وشرابھ خالل الفترة التي

تقلیل الزخم على الموظف والتقلیل من الضغط النفسي علیھ الناجم من ھذا .2الزخم وبالتالي رفع مستوى االداء.

النتائج

الوقت المستغرق /دقیقةمعدل الفقرة من االجراء ت12345678910

االستعالمات1تدقیق البیانات2التدقیق القانوني3مسؤول الفرع أو المركز4الطباعة5إصدار الكتاب6

االستعالمات٨%

اناتتدقیق البی٢٣%

ونيالتدقیق القان٢٠%

مسؤول الفرع أو المركز١٥%

الطباعة٢١%

إصدار الكتاب١٣%

مخطط یبین الوقت المستغرق كنسبة مئویة

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر3االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

حتليل النتائج

تحلیل البیئة الداخلیةنقاط القوةت.وعي الموظف بطبیعة عملھ1.وجود استخدام للبرید اإللكتروني2.الفرع جید جداً الوقت المستغرق داخل 3

نقاط بحاجة الى تحسینتالحاجة الى اعتماد استخدام المخاطبات اإللكترونیة بصورة أوسع.1

الحاجة الى قرارات فیما یخص تقلیل االعتماد على المخاطبات الورقیة وزیادة االعتماد على 2المخاطبات اإللكترونیة.

تحلیل البیئة الخارجیة

الفرصتاستخدامھ لتقبل الموظفین واعتیادھم على الحكومة اإللكترونیة.یمكن 1

تدریب وتعوید اإلدارات الوسطى (مسؤولي األقسام) والعلیا (المدراء العامون) على اعتماد النظام 2االلكتروني وتقلیل المخاطبات الورقیة.

التھدیدات والمخاطرتدوائر الدولة.قلة صبر المواطن وعدم ثقتھ بمصداقیة عمل 1قلة االھتمام والمتابعة.2

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر4االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

اآللية املقرتحة

یراجع المواطن ابتداءاً إلى الفرع أو المركز لغرض الحصول على كتاب التأیید .1(كما معمول بھ حالیاً).

یتم ارسال التأیید الى مقر الوزارة (القسم المعني) عن طریق البرید اإللكتروني .2المواطن لمقر الوزارة.دون الحاجة الى مراجعة

یقوم القسم المعني بإكمال اإلجراءات الخاصة بعملھ، ویُرسل الكتاب لمكتب .3المدیر العام.

بعد توقیع المدیر العام على كتاب التأیید یعاد الكتاب للقسم المعني الذي یقوم .4بدوره بإكمال باقي االجراءات االداریة. ویجب مالحظة أن یتم ختم إحدى النسخ

طبق األصل.بختمبعد اكمال كتاب التأیید یتم ارسال نسخة من الكتاب (المختومة بختم طبق .5

األصل) عبر البرید اإللكتروني إلى الفرع أو المركز المعني. (ھاتف، برید الكتروني، صفحات التواصل یقوم الفرع باالتصال بالمواطن.6

تأیید من الفرع.واخطاره لغرض استالم نسخة من كتاب ال)االجتماعي، ...الخیتم ارسال الكتاب األصلي عبر البرید المعتمد العادي إلى الوزارة المعنیة..7

مالحظة مھمة جداً:یمكن في المستقبل تطویر ھذه األلیة عبر التالي:

ربط حواسیب أقسام دائرة شؤون الفروع في مقر الوزارة مع بعضھا ومع مكتب .1(یمكن البدء بحاسوب واحد من كل قسم مع مكتب المدیر العام عبر شبكة داخلیة

المدیر العام).یمكن تطبیق ھذه اآللیة داخل الفروع أیضاً بین حواسیب الوحدات مع بعضھا .2

ومع حاسوب مسؤول الفرع أو المركز.

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر5االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

إجراء كتاب التأييدمرتسم

اإلداریة والمالیةالمدیر العامالقسم المعنيالفرعالمواطن

البدایة

اكمال الكتاب احالة عبر البرید

االلكترونيموافقةاحالة احالةالمواطن

احالة عبر البرید احالةااللكتروني

ایةنھال

العنایةفئاتمنالخدمةلمتلقيالتأییدكتابتزویدإجراءتبسیطتقریر6االستشاراتشعبةمسؤول/ عمرطھعمر: إعداد

الفوائد املتوقعة

مما ،عبر تجاوز الروتین االداريتقدیم خدمة أفضل للمواطن من فئات العنایة.1ینعكس ایجاباً على صورة الوزارة.

رفع العبء عن كاھل المواطن من الناحیتین المادیة والجسدیة..2تخفیف الزخم على الفرع وبالتالي تقلیل الضغط النفسي على الموظف..3تقلیل مراجعات ونفقات الروابط االداریین. .4الموظفین على زیادة االعتماد على المخاطبات االلكترونیة مما یزید من قدرة .5

استیعاب وتطبیق الخطط المستقبلیة باتجاه الحكومة االلكترونیة.تھیئة أذھان الموظفین لالندفاع في اتجاه العمل االلكتروني مثل فكرة مشروع .6

فسح المجال ر أخرى بشأن الحكومة االلكترونیة، والنافذة الواحدة واي أفكاعبر المالحظات ات عمل أخرىوأي آلیتطویر ھذه اآللیةھم إلشراكھم فيأمام

والمقترحات.