©© projectmatig werken. © inleiding aanleiding: aanleiding:behoefte aan sturing en stroomlijn...

©©

PROJECTMATIG PROJECTMATIG WERKENWERKEN


©

InleidingInleiding

Aanleiding:Aanleiding: Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen.

Hoe:Hoe: 1. Type werkzaamheden2. Principe projectmatig werken3. Implementatie – BMC (Cultuur)4. Investeren in eigen medewerkers

©

•Bakje in/uit

•Zeker

•Duidelijk

•Bekende

•Procedures

•Ad hoc

•Onzeker

•Vaag

•Nieuw

•Gaandeweg wordt resultaat bekend

Regulier werk versus ProjectenRegulier werk

versus ProjectenRoutine Procesm

atig•Bepaalde tijd / budget

•Teamwork

•Ingekaderd

•Eenmalig

•Doel- of resultaat

gericht

Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg

Projectmatig

Typen werkzaamheden Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werken

©

Vertaling in de Gemeente WeertVertaling in de

Gemeente WeertOnderscheid in:Integraal Werken

Reguliere taken, wel relaties met andere afdelingen, maar geen aparte projectstructuur

Projectmatig Werken Alleen voor complexe Projecten, wordt aparte

projectstructuur opgezetComplex:- Meervoudig / samengesteld - Afweging belangen / risico’s- Dynamisch

Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden

©

BMC BMC

Kenmerken

Integraal werken / adviseren door netwerken95% van de taken wordt in de lijn afgedaanTaakvolwassen en taakverantwoordelijkAangewezen “trekker” (interdisciplinair)

voor samengestelde handelingen Principes van Projectmatig Werken toepassen


©

Projectmatig werkenProjectmatig werken

KenmerkenProbleem, doel en taakstelling helder

formulerenGericht en planmatig werken naar resultaat

Activiteiten en middelenFaseringBesluiten

Sturing op voortgang Rapportage op inhoud en proces (GOKIT)


©

ProjectorganisatieProjectorganisatie

Kenmerken Buiten de lijn : PT = een tijdelijke afdeling Relatie opdrachtgever - opdrachtnemer Opdracht: taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid

vooraf helder formuleren Desgewenst Stuurgroep en Klankbordgroep

Voorwaarden Alleen voor complexe / samengestelde handelingen

waarbij veel partijen en/of belangen zijn betrokken Deelprojecten (z.s.m.) in de lijn zetten = integraal werken


©

In de praktijkIn de praktijk


©

Aansturing projectenAansturing projectenFormele bevoegdheden

Gemeenteraad (Visie en beleid op hoofdlijnen) Burgemeester en Wethouders (bedrijfsvoering) Mandaat en sub-mandaat

directeur, afdelingshoofd en/of medewerker

Aansturing Opdrachtgever = directeur / afdelingshoofd Opdrachtnemer = Projectleider Bestuurlijk overleg c.q. Stuurgroep = altijd B&W (aangevuld met derden bij contractuele relatie)


©

Matrix organisatieMatrix organisatie

Integraal ProjectmatigWerken Werken

Opdrachtgever:: MT / MT-lidTaakverantw.: MedewerkerMedeverantw.: Afd.hfd / dir. Eindverantw.: Gem. secretarisBestuurlijk verantw.: Port.houder

Opdrachtgever.: MT / MT-lidTaakverantw.: Projectleider

(voorz.)Medeverantw.: MT Eindverantw.: Gem.

secretarisBestuurlijk verantw.:

Projectcollegelid

Opdrachtgever::

Afdelingshoofd

Taakverantw.: MedewerkerMedeverantw.:

Afdelingshoofd

Eindverantw.: DirecteurBestuurlijk verantw.:

Port.houder

Opdrachtgever : Afd.hfd / dirTaakverantw.: ProjectleiderMedeverantw.: Afd.hfd / OpdrachtgeverEindverantw. : Dir. / OpdrachtgeverBestuurlijk verantw.: Projectcollegelid

Concern

Sector


©

ProjectleiderProjectleider

Taak en rolVerantwoordelijk voor resultaat: inhoud

en proces GOKIT voor bedrijfsvoering en communicatie

Leidt het ProjecttamRapporteert aan de opdrachtgeverAdviesfunctie naar afdelingshoofd en

directeur (geldt voor alle PT-leden)Door processturing werkdruk laag houden

Inhoud wordt geleverd door de lijnorganisatie


©

ProjectteamProjectteam

Rol en taak Is de motor van het project Verantwoordelijk voor de integrale plankwaliteit Bevat deskundigheid en capaciteit om alert en

precies te reageren op wensen van de opdrachtgeverTeamleden

Hebben mandaat van de lijnorganisatie en houden verbinding tussen project en afdeling

Krijgen (per fase) opdrachten van de projectleiderVoorwaarde

Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder advies van het projectteam


©

De “Project” omgevingDe “Project” omgeving


Verantwoordelijkheden

Extern krachtenveld

Intern krachtenveld

TakenBevoegdheden

De opdracht

Projectleider/Medewerker

©

Het principe van “Projectmatig Werken”

Het principe van “Projectmatig Werken”

Doel: het kunnen beheersen van risico’s in projecten

Hoe? Faseren (Projectfasering)Beheersen (GOKIT CSR) Beslissen

Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken

©

Tijd

100 %

0 %

50 %

25 %

75 %

Beheers-baarheid

Keuze-vrijheid

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Resultaat


©

PMW = SMARTPMW = SMART

S pecifiek M eetbaarA cceptabelR ealistischT ijdgebonden


©

FaserenFaseren

Voorbe-

reidingsfase

Reali-satieFase

Beheers

Fase

3 5 6

Alternatieve

Realisatie-

mogelijkheden

vallen af

InitiatiefFase

Pro-grammafase

Ontwerp

Fase

Idee Wat Hoe Hoe make

n

Doen Instand

houden

1 2 4

Resul-taat

Op-lossing

Uitwer-

king

Materia-

lisering

Onder-

houd

Project

Alternatieveprojecten vallen af

Alternatieveeisen

vallen af

Alternatieve gebruiks- en

onderhoudsmogelijkhedenvallen af

Alternatieve

oplossingen

vallen af


©

Beheersen: GOKIT CSRBeheersen: GOKIT CSR

Kwaliteit

Geld

Organisatie

Tijd

Informatie en Communicatie

Contracten

Scope

Risico’s


©

BeslissenBeslissen

Initiatief

Fase

Program.Fase

Ontwerp

Fase

Voorbereid.Fase

RealisatieFase

Beheers

Fase

FASEREN:

BESLISSEN:•Projectresultaat•Projectweg•Beheersaspecten

BEHEERSEN

Geld

Organisatie

Kwaliteit

Informatie

Tijd


©

Implementatie PMW Implementatie PMW

Cultuurverandering / CultuurcodeStrakke en intensieve aansturingMaximale benutting van interne

capaciteit Minimale vermenging van het werk

voor projecten en overige werkzaamheden

Punt van aandacht: betrokkenheid van bestuur, managementteam en lijn


©

Cultuurcode 1 t/m5 Cultuurcode 1 t/m5

1. Ik communiceer open, eerlijk en met respect voor en met vertrouwen in de ander

2. Ik houd mij aan afspraken en spreek anderen er op aan wanneer zij hun afspraken niet nakomen

3. Ik signaleer kansen en handel ernaar4. Ik begin (liever) vanuit mijzelf dan

dat ik passief afwacht5. Ik wordt niet gehinderd door negatieve

ervaringen


©

Cultuurcode 6 t/m 10 Cultuurcode 6 t/m 10

6. Ik beschouw collega’s en burgers als gewaardeerde klanten en behandel hen zoals ik zelf behandeld wil worden

7. Ik draag bij aan het gezamenlijk resultaat van de gemeente Weert, ook al strookt het niet altijd met mijn persoonlijke inzichten

8. Bovenstaande waardeer ik ook bij mijn collega’s9. Bovenstaande zorgt er voor dat ik met

enthousiasme, plezier en gepaste trots bij de gemeente werk

10. Ik ken mijn verantwoordelijkheden en durf beslissingen te nemen op basis van afgewogen risico’s


©

Cultuurverandering Cultuurverandering

Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd in functiebeschrijvingen

Project- en dus resultaat-verantwoordelijk inhoud proces (GOKIT)

Budgetverantwoordelijkheid Projectbegroting / afrekening Opdracht / fiatteren binnen goedgekeurde

(project)begroting


©

Ontwikkeling medewerkers Ontwikkeling

medewerkers

Ontwikkelen visieBeschrijven gewenste competentiesOntwikkelen Competenties:

KennisVaardighedenGedrag

Functioneren Coachen, volgen en beoordelen


©©



©© projectmatig werken. © inleiding aanleiding: aanleiding:behoefte aan sturing en stroomlijn...

Documents