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談循證式人才管理途徑-以職能評鑑為例
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談循證式人才管理途徑
─以職能評鑑為例
黃富源1
壹、 前言
美國管理學家 Jim Collins在《從 A到 A+》(Good to Great)一
書中提到「頂尖企業通向卓越之道,關鍵在於找到對的人上車」,
強調企業「從優秀到卓越」之蛻變過程,適合的人才係組織最重要
資產(齊若蘭譯,2002)。然而,過去憑藉主管直覺與經驗的決策
方法,卻無法有效為組織區辨核心人才,創造競爭優勢。
有鑑於此,我國政府近年來從「傳統人事行政」逐漸轉向「人
才管理(talent management)」思維,積極在教育訓練與人才發展導
入循證式人才管理途徑( evidence-based approach to talent
management)。人才管理係與企業營運策略密切連結之策略性活
1 行政院人事行政總處人事長/刑事司法博士。
文官培訓學刊 創刊號
2015 年 10 月 57-76
文官培訓學刊 創刊號
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動,以達到吸引、發展、留用組織中各階層人才之目標(Hatum, 2010,
p.13)。」為落實人才管理,組織決策不能再憑藉個人喜好、直覺
或經驗,必須運用具備信度、效度之客觀工具,以科學方式擷取證
據,據此做出人才管理決策。採用循證式人才管理途徑有助提升進
用、陞遷、接班人計畫等甄選決策之準確度,有效減省因錯誤決策,
導致後續投注龐大成本。
本文之目的,在於簡述循證式管理,導入人才管理之發展過
程,並論述行政院人事行政總處(以下簡稱人事總處)將循證式人
才管理導入政府部門,並選擇評鑑中心法做為職能評鑑方法,將科
學證據與客觀數據導入教育訓練,最後提出循證式人才管理之未來
展望。
貳、 從循證式管理到循證式人才管理
一、 將循證途徑導入人力資源管理
循證原本即為一科學之嚴謹過程,意指必需依證據論述
與行動,而循證式管理之概念,則源自醫護人員從臨床個案
研究中蒐尋證據,進而擬定治療方法之決策過程。加拿大臨
床流行病學家 David Sachett 將此法稱為「實證醫學」
(evidence-based medicine),並定義為「謹慎、精確、明智地
採用當前最佳證據,並據此做出病患照護之相關決策」
(Barends, ten Have & Huisman, 2012, p.25)。實證醫學的核心
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理念,在於任何實踐決策皆應基於當時最佳的科學證據。隨
後,此種從學術研究擷取他人臨床經驗,並據此選定最佳決
策之過程,被廣泛運用至其他社會及管理科學領域,例如社
會照顧、刑事司法、教育等(Walshe & Rundall, 2001)。
2006 年,美國管理學者 Rousseau 在美國管理學會
(Academy of Management)的年會演說中提出循證管理
(Evidence-Based Management, EBMgt),認為循證管理係「從
研究證據中汲取管理原則,並將其轉換為實務做法,進而解
決組織問題(Rousseau, 2006)」。史丹佛大學教授 Jeffrey Pfeffer
與 Robert Sutton則將循證管理運用在組織行為研究,認為企
業進行決策時多採用三種薄弱證據:參考其他企業經驗、複
製過去有用經驗或依循未經檢證的意識形態。他們認為所有
企業都應拋棄舊有決策思維,採用循證管理途徑(Pfeffer &
Sutton, 2006)。
2012年,Rousseau將循證管理定義為「一種系統性、依
據證據的管理實務,並在決策的過程及內容中充分涵括運用
科學知識」(Rousseau, 2012, p.3),更進一步將循證管理途徑
應用在人力資源管理實務上,例如人才遴選、激勵員工與願
景形塑,並稱其為「循證式人力資源」(Evidence-Based Human
Resource, EBHR)。
又 Rousseau 及 Barends(2011)認為,人力資源管理者
過去多依賴猜測與直覺做出甄選決策。舉例來說,許多企業
採用非結構化面試評估應徵者之適任性,然而目前卻毫無證
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據指出傳統面試能達成此目的。實務上,人力資源領域存在
許多錯誤認知,例如將具效度之評鑑方法測驗結果結合管理
階層意見將有助於甄選出具成功潛力的新職員、任務衝突有
助於提升團體績效但關係衝突對團體績效有害、智識能力的
提升無助於完成低技能要求的工作等(Rousseau & Barends,
2011)。人力資源實務者應拋棄這些未經證實之舊觀念,改從
科學研究中擷取相關證據,並據此做出判斷與決策。
所謂「循證式人力資源」,旨在「謹慎運用最佳科學證據;
系統性蒐集與科學證據相關且可信有效的組織事實、數據與
指標;依循能減少偏差,提升決策品質及促進持續學習的程
序及實務架構,以協助做出實務判斷;倫理性地衡量所做決
策對利害相關人及社會的短期、長期衝擊等四項資訊來源,
並據此做出決策、改善實務運作、向組織管理階層提出建言。」
(Rousseau & Barends, 2011, pp. 222-224)
此外,人力資源管理實務者必須具備批判性思考(critical
thinking)與謹慎決策之心態(mindful decision making)。科
學證據本身並非萬靈丹,須考量其在實際情境中之適用性,
並抱持批判性思考檢視證據與組織內部之數據,方能做出較
精確之決策。
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二、 從人力資源管理到人才管理:循證途徑之必要性
近年來,管理科學領域逐漸以人才管理( talent
management)一詞取代人力資源管理,其原因有二。第一,「人
力資源」或「人力資本」之說法將員工視為資源,視為公司
資產,欠缺對個體之尊重。人才管理不再將員工視為資源,
將員工視為需要被理解與尊重的個體。「人才」一詞本身傳遞
出價值、稀有且無法取代之意涵,強調人才對組織競爭力具
極大貢獻(Vaiman & Vance, 2008)。第二,人力資源管理相
關理論多強調規範與控制,且將職責歸屬於人力資源部門。
人才管理除了人力資源管理部門外,進一步將職責擴散至直
線主管及所有管理階層身上,並將組織文化與策略納入管理
範疇。更重要的是人才管理之核心價值在於塑造組織全體成
員共享之成功模式(Blass, Brockhoff & Oliveira, 2009, p.
17)。人才管理不僅將員工從過去隸屬組織資源之概念提升至
獨立思考個體,且較人力資源管理涵蓋更廣泛之組織運作(如
圖)。
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圖 人才管理範疇
資料來源:Blass E., Brockhoff, S. N. & Oliveira, F.
G.(2009). A map of the territory between
HRM and talent management. In E.Blass (Eds)
Talent management: Case and commentary
(pp.8-23) Hampshire, UK: Palgrave
Macmillan.
人才管理促使私人企業積極推動組織變革,因此,過去
的循證式管理與循證式人力資源管理,漸漸轉變成「循證式
人才管理」。為培育我國公務人才,人事總處自 2012 年亦積
極將循證式人才管理途徑運用在各種人才訓練與發展範疇,
策略
遴補 留用
接班人
計畫
人才
管理
人力資
源管理
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期望採用客觀的科學證據與過程,提升決策品質,以建立政
府、公務同仁、全體民眾共享之成功模式。以下,本文將採
循證管理途徑,並以公部門導入職能評鑑方法之過程為例,
說明評鑑中心法在公務人才管理上之應用。
參、 職能評鑑在人才管理上之應用
如前如述,長久以來,人事甄選決策多仰賴經營者、中高階主
管、人事主管主觀的個人價值、過去經驗與直覺來判斷。易淪為盲
目猜測應徵者的發展潛力與未來績效,現任員工之升遷決策亦無任
何科學數據佐證。錯誤的甄選決策,不僅讓組織與員工皆落入彼得
原理(The Peter Principle)之陷阱,亦造成組織績效不彰、員工士
氣低落,浪費龐大成本與資源。為提升甄選決策之有效性,各國心
理學家、組織行為學家、人力資源實踐者均致力於研究如何預測個
體未來工作績效,以及如何區辨具卓越績效潛力之人才。
為落實人才管理,本文採取循證管理途徑,從諸多研究擷取與
工作績效預測相關之客觀證據,發現至今大量學術研究皆指出職能
與工作績效具高度正相關(McClelland, 1973; Spencer & Spencer,
1993; Boyatzis, 2008 & 2009),並從研究文獻中瞭解各種職能評鑑
方法之信、效度係數分析等科學證據,最後選擇評鑑中心法做為我
國公務人力培育與發展之工具。
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一、 職能與工作績效之循證研究
1970年代,美國當時普遍採用智力測驗預測個體的未來
成就。1973年,美國社會心理學家 David McClelland研究發
現智力測驗及學校成績高低與未來成就並無顯著相關,反而
態度、認知、個人特質才是連結高績效之根本特徵。他將這
些特徵定義為職能(competence),提出評估職能才能有效預
測個體之未來成就 (McClelland, 1973)。
基本上,職能是指個人具備的深層和持久的特性,這些
特性和其在某項工作或情境上所設定的高績效表現,具有因
果預測的相關性(Spencer & Spencer, 1993, p.9)。五種深層特
性的類別包括動機(motive)、特質( trait)、自我概念
(self-concept)、知識(knowledge)和技能(skills),並以冰
山概念呈現 5 種特質的關係。水面上為可觀察之顯性知識與
技巧,水面下則是不易觀察的隱性知識,包括動機、自我概
念與人格特質。此外,相關研究進一步提出「行為事件訪談
法」(Behavioral Event Interview)與「工作職能評鑑流程」(Job
Competency Assessment Process)(Spencer & Spencer, 1993),
協助企業建構職能模式,並發表職能評鑑方法之種類與相關
性分析,做為人力資源研究者之參考。
儘管日後各國學者專家發展出各種不同的職模能式,並
賦予職能各種不同定義,但研究結果發現,組織人力所具有
的才能特質,諸如良知、情緒穩定性、領導能力及人際互動
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技巧等,與工作表現績效間具顯著相關(Zimmerman, Triana &
Barrick, 2010);另以職能為基準的人力資源管理措施,亦影
響工作紀律、工作滿意度及員工績效( Setyaningdyah,
Kertahadi & Thoyib, 2013)。因此,職能模式建構、職能評鑑、
職能發展等議題成為近 30年組織行為、人力資源與心理學研
究者密切關注之研究焦點。
二、 職能評鑑方法之種類與信效度研究
此外,職能評鑑除提升甄選決策有效性外,亦能運用於
教育訓練與人才發展。職能評鑑強調員工須負起自我提升之
責任,瞭解現有職能與組織期望間之差異,提前擬定個人發
展計畫,誘發學習動機。此外,主管人員亦能參考職能評鑑
結果,協助部屬發展,並據以做出人力進用與配置決策,落
實人才管理策略。
為有效評鑑個人所具備職能,預測未來發展潛能,心理
學家與人力資源相關研究者現已發展出各種不同評鑑方法,
部分方法著重在測量可觀察的顯性知識與行為,例如工作樣
本測驗、情境判斷測驗、模擬活動、評鑑中心法等。部分評
鑑方法則致力於測量隱性知識、價值觀與人格特質,例如認
知能力測驗、人格測驗等各種心理測驗。根據研究,1980年
代,美國政府使用認知能力測驗(cognitive ability test)甄選
之公務人員,較未採用任何測驗所錄用之公務人員,兩者間
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的生產力每年至少相差 800億美元(Hunter & Hunter, 1984)。
由此可知,適合的職能評鑑工具能為組織帶來顯著成效。
根據 Spencer 等之研究,職能評鑑方法相當多元,其中
評鑑中心法與工作績效間的相關性最高(r=.65),其次為行為
面試法(r=.48-.61)、工作樣本測驗(r=.54)(Spencer & Spencer,
1993, p.242)。一般來說,評鑑方法的科學證據除相關性外,
亦須檢視信度與效度。所謂信度,即評鑑結果之可靠性,其
內涵包括穩定性與內部一致性。穩定性,係指同一位受測者
在不同時間施測,是否能得到相同或相似的測驗結果。所謂
效度,是指某種評鑑方式是否能真正測量到欲測量之構面,
分為內容效度、效標關聯效度與建構效度三種。舉例來說,
某種職能評鑑方法若能準確預測受測者的未來績效,即表示
其效標關聯效度夠高。然而,外顯行為是否正確地對應某項
職能構念便取決於評鑑方法之建構效度是否足夠。在實務應
用中,單一評鑑方法的效度係數鮮少超過.50。倘單一評鑑方
法之信度係數達.70,效度係數達.30,即可視為有效的評鑑方
法。此外,若職能評鑑過程結合兩種評鑑方法,兩者產生之
增益效度(incremental validity)亦可彌補單一方法效度不足
之問題。以評鑑中心法為例, 單一使用評鑑中心法之效度
為 .37,若結合一般心智能力測驗(general mental ability
tests),整體效度可提升至 .53(Schmidt & Hunter, 1998,
p.265)。
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上述文獻分析與各項理論證據,可看出職能評鑑多採用
客觀的科學量化數據及實證研究資料,以預測個體績效表
現,提升甄選決策之品質。各國學者業已針對評鑑中心法之
效度進行研究與分析,普遍認同此法可提供關於人格及認知
能力等之客觀科學證據,有效預測工作績效(Meriac, Hoffman,
Woehr, & Fleisher, 2008; Lievens & Patterson, 2011; Hoffman,
Kennedy, LoPilato, Monahan, & Lance, 2015),故可視其為循
證式人才管理重要的一環。
三、 評鑑中心法
評鑑中心法為目前人力資源管理實務中被廣泛應用之工
具,是一套標準化的行為評鑑技術,主要指辨別現職員工或
工作應徵者未來潛力的評鑑過程。評鑑中心準則國際任務小
組(International Taskforce on Assessment Center Guidelines)
在 2014 年評鑑中心作業準則與倫理考量(Guideline and
Ethical Considerations for Assessment Center Operations)中,
將評鑑中心法定義為一種針對多項行為的標準化評鑑方式,
任一評鑑中心法都由不同元件所組成,包含若干行為模擬演
練活動,其中由數名經培訓之評審員從旁觀察,記錄行為,
按照行為構面分類,並由評審員(個別或總體)針對受測者
(個別或集體)之行為進行評比(International Taskforce on
Assessment Center Guidelines, 2015, p.1248)。
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如同前述,職能評鑑過程若結合兩種(或以上)評鑑方法,
所產生之增益效度可彌補單一方法之效度。由於評鑑中心法的
評鑑過程包含多重評鑑工具與若干模擬演練,因此不同的評鑑
工具間與各項模擬演練間,可產生極佳之增益效度。
評鑑中心法使用之模擬演練活動大致上分為籃中演練
( In-basket exercise/In-tray exercise)、無主持人小組討論
(leaderless group discussion)、經營競賽(management game)、
個案分析( case analysis)、情境搜尋演練( fact-finding
exercise)、口頭報告演練(oral presentation exercise)、模擬面
談(simulation interview)與排程演練(scheduling exercise)
等八種。不同模擬演練之整合運用,可測量各種與工作相關之
職能,尤其在社交技巧、口頭與書面溝通能力、規劃與評估、
推理與問題解決、領導能力等管理職能上,評鑑中心法具卓越
之評鑑效果,所以特別適合做為管理階層之職能評鑑與甄選決
策之參考。
儘管評鑑中心法的評鑑程序與題庫建構相當複雜,耗費大
量人力、時間與成本,但因模擬演練活動具高度保真性(high
fidelity)、強而有力之效標關聯效度證據、次群組間分數無顯
著差異性、表面效度高與受測者反應良好等優點 (Meriac et al.,
2008),業已成為目前國內外公私部門落實人才管理、職能評
鑑最廣泛運用之評鑑方法。
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肆、 導入評鑑中心法之成果-以「專員級人事人
員進階職能培訓專班」為例
加拿大知名管理思想家 Henry Mintzberg在 1990年曾說:「我
們社會最重要的工作是管理者。管理者決定我們的社會制度是否對
我們有益,還是揮霍我們的人才與資源」(Barends, Rousseau, &
Briner, 2014)。的確,主管階層掌控決策權、管理權、人事權,無
論在公私部門皆扮演重要角色。聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍
先生曾特別強調中階主管之功能,認為中階主管係承上啟下之核心
骨幹與樞紐(杜書伍,2013),在人才培育管理、團隊氣氛營造、
組織文化傳遞等面向發揮極大功能。公部門中,高階主管的政策與
理念是否能確實付諸執行,基層員工的想法與意見是否向上傳遞,
全取決在中階主管-科長之態度與職能。
為確保公部門關鍵職位中階主管人員具備正確態度及基礎知
能,人事總處在 100年初次嘗試將評鑑中心導入「科長級人事人員
研習班」,101 年起正式辦理「專員級人事人員進階職能培訓專
班」,在人事人員訓練導入多元評鑑方式,以觀察其未來陞任中階
人事主管所需具備之職能,做為中階人事主管陞遷參考。此外,評
鑑結果報告則供各人事機構與個人做為職涯規劃及培訓發展指
南,將職能評鑑與管理之概念實踐於選才、育才、用才,期強化人
事人員職能表現,提升整體公務部門行政效能。
為建構人事人員薦任第 9職等主管職務核心職能,人事總處及
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行政院人事行政總處公務人力發展中心參考 David McClelland 的
「工作職能評鑑法」(Job Competence Assessment, JCA)及 Spencer
等所提「工作職能評鑑流程」建立職能模式,並經由焦點團體訪談
及問卷調查分析,建立公部門中階人事主管之核心職能架構。根據
分析結果,薦任第 9職等人事主管人員管理核心職能集中在問題分
析力、業務規劃力、績效管理力、團隊管理力和溝通表達力等 5
項能力。考量此 5項職能構面,本班期將課程分為研習課程及評鑑
課程,研習課程包含綜合類、管理類、專業與輔導類及其他等 4
類,涵蓋 5項核心職能的訓練;評鑑課程則包含評鑑活動、評鑑活
動說明及綜合座談 3部分。評鑑活動包含評鑑中心法中廣為使用之
籃中演練、無主持人團體討論、個案分析、簡報演練及角色扮演等
5項評鑑活動。評審員則以「學者專家」、「現職高階公務人員(非
人事體系)」及「退休高階人事主管」為主,除維持人力資源及人
事業務的專業性外,亦可涵蓋業務單位觀點,同時可避免觀察員可
能為受評者現任主管的身分迴避問題。
為將評鑑中心法之信、效度提升至最嚴謹之程度,人事總處邀
集中央及地方機關多位中高階人事主管人員,進行多次「人事案例
題本設計專案小組」研討會議,建置實際貼近中階人事主管業務之
情境模擬題庫,並調整評分表及記錄方式,將各項職能及模擬情境
內容精緻化,提高保真度,以利觀察員評分。為使觀察員充分瞭解
整個評鑑活動的設計概念、評鑑內容與評鑑標準,評鑑前辦理觀察
員培訓,說明評鑑課程進行方式,並安排模擬受評者,供觀察員實
際試評。另外,正式評鑑活動進行前與過程中亦安排觀察員針對各
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項活動題目內容及職能評分基準進行討論,減少觀察員針對個體觀
察結果產生之誤差。以提升評鑑信度。
觀察員從 5項評鑑活動中對受測者 5項職能進行評鑑,每項職
能依評鑑結果分為特優、優良、良好及不合格,並總結出整體平均
總分。為落實陞遷與訓練之適度結合,人事總處將評鑑結果列為人
事機構陞任評分標準表個別選項「職務歷練與發展潛能」之評比項
目,成績等級如經評為「特優」者得 5分,「優良」者得 3分,「良
好」者得 1分,日後於陞任高一序列主管職務時得予採計。此外,
評鑑結果亦登錄於人事服務網設置的「專員班參訓人員職能評鑑結
果查詢專區」,提供各人事機構未來辦理職缺甄審(選)時查詢使
用;同時於事求人網站建置「人事行政職系跨列薦任第 9 職等主
任、科長及組長職務專區」,即時提供人事機構相關職缺外補資
訊,以利各主管機關人事機構公告職缺,提供具陞任其他主管機關
人事機構相當職務意願之參訓人員查詢使用。
為維持評鑑過程整體之信、效度,人事總處編制「評鑑課程標
準化操作手冊」,避免不同行政操作方式產生差異結果,進一步將
情境、人員、工具、程序進行標準化。一、情境標準化,說明各項
評鑑活動應具備之情境設定,包括場地布置、軟硬體設備、環境溫
度、濕度與照明等,並以圖面呈現相關配置,務求年年相同不可有
差異之情形。二、人員標準化,區分受評者、觀察員及工作人員,
基本上恆定化相同人員,並於工作時說明並嚴格要求擔任不同角色
人員之背景要求,及評鑑過程中之分工與指導語。三、工具標準化,
說明評鑑職能面向與評鑑活動之選定、評鑑題庫之研發,成功做到
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題殼一致、難易度一致。四、程序標準化,說明評鑑活動時程安排
之考量,及受評者進行順序之設計原則,如透過抵銷平衡設計
(counter-balanced designs)之原則,安排受評者之評鑑順序,藉
以平衡評鑑順序對受評者的影響。透過嚴謹的標準化過程,維持評
鑑中心法之信度與效度,建立公部門辦理職能評鑑之公信力。
伍、 結語
本文藉由循證式人才管理途徑,說明人事總處如何將職能評鑑
與評鑑中心法導入教育訓練,將評鑑結果與陞遷適度結合,提供科
學證據與數據,做為中階人事主管陞遷之參考。最後,提出兩項期
許,做為日後循證式人才管理途徑之未來展望:
一、 持續追蹤評鑑中心法之預測效果,並開發不同層級之主管培
訓課程
將職能評鑑與評鑑中心法導入「專員級人事人員進階職
能培訓專班」為人事總處採用循證式人才管理之第一步。為
檢視評鑑中心法預測實際績效之有效性,日後宜透過 360 度
回饋(360 Degree Feedback)、陞遷紀錄、績效考核表等多元
管道,持續追蹤受測者評鑑結果與實際表現、職務陞遷之相
關性。此外,除專員級人事人員外,應搭配行政院中高階主
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談循證式人才管理途徑-以職能評鑑為例
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管職務管理核心能力,規劃不同層級主管之職能培訓與評鑑
課程,提升評鑑中心法之運用成效。日後亦可將評鑑中心法
結合具信、效度之心理測驗、情境判斷測驗、認知能力測驗
等各種評鑑方法,提升職能評鑑之整體效度。
二、 多元應用循證式人才管理途徑,提升決策品質
除職能評鑑,人事總處亦將循證管理概念運用在地域加
給之改革,採用多面向評量標準,提升地域加給支給公平性;
採用循證研究方法,建構行政院中高階主管共通核心能力,
並研發建構臉譜系統,以圖像化、系統化之方式,協助各層
級之公務人才落實職涯規劃與發展;以循證管理途徑,建立
人力預測模型,俾利提出人力結構改變因應措施。日後亦將
持續導入更多客觀之科學方法,以做為後續人事人員陞遷、
職能強化、組織診斷與個人職涯規劃等參考,俾利政府落實
人才管理與發展之目的。
循證式人才管理途徑可運用在各種不同面向,提供客觀之
科學證據,將理論與實務結合,提升人力決策與人才管理之品
質。本文在此以簡述循證式人才管理之概念做為開端,期望未
來國內各政府部門能採循證式管理途徑,掌握合理且具理論基
礎之科學證據,進而提升決策品質,精進行政效能,建立全體
共享之成功模式。
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