【法規王】系統特色簡報 v2015-07
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系統特色介紹
V2015-07
壹、設置原因貳、法規王軟體特點參 、 系統設置前後差異分析肆、常見問題ＱＡ
壹、設置原因 :( 以下簡稱此系統 )
• 使用自動化軟體系統來執行環安衛管理作業已是國際間的潮流趨勢！
• 如同會計會需要 ERP 、進銷存來管理金流、貨品 ; 對比環安衛 管理工作繁複 ,管理驗證運作時皆包含相當複雜的作業流程 , 其中以「法規查核」作業最為費時耗力且難以管理 ! 也因此在法規查核在軟體化後所得到的效益也最為顯著 !
• 執行法規查核工作時 , 因勞工安全衛生、環境保護法規的條文多達數萬條 , 法規條例更會隨著政府修法而不停修訂 , 縱使網路上公告的資源即時 , 卻是分散在各大網站中 , 條文名稱非系統性的排列 , 光是搜尋法規資料的動作就讓人員耗費相當多的時間與精力 , 一不小心便會延宕法規查核的作業進度 , 甚至在查核時容易發生疏漏的情形。 更別提花時間針對查核的結果進行整理討 論 , 甚至是與之前的查核結果做比較 . 不僅往往很容易事倍功半 , 對公司作業場所安全性的提升更是一項阻礙。
• 在市面上搜尋可以簡化法規查核作業的系統已經有很長一段時間 , 最近得知在環安衛軟體開發領域中 , 耕耘許久的威煦軟體公司有開發一套「職安救星 - 法規王( 法規查核自動化系統 ) 」軟體 , 經過體驗帳號試用此軟體的各項功能後 , 認為這會是對我司相當有幫助的軟體 , 提議採購此項軟體系統 , 讓我司的法規查核作業能夠更加完善有效率。
壹、設置原因 :( 以下簡稱此系統 )
貳、法規王軟體特點 :
• 1. 完整且整齊的環保、勞安、消防法規資料庫內容 • 本系統資料庫涵蓋國內所有環安衛相關法規，涵蓋 : 環保法規、安全衛生法規、消防法
規、其他法規、全國法規資料庫等 , 與 政府公告資訊同步。 全國法規資料來源為法務部正式授權使用。
• 2. 脈絡清晰的法規檢索功能 • 本系統對每項條文涉及的相關公告、母法條文與子法條文的連結、相關名詞解釋等均提供快速連結功能 , 讓您能夠快速掌握前因後果。
• 3. 快速地線上更新本系統每週提供法規更新服務 , 使用者可以線上更新的方式 ,輕鬆掌握法規條文的版次異動。
• 4. 強調「法規異動管理」 • 本系統提供「異動法規清單」介面 , 會列出上次更新至本次更新期間內所有發生異動的有
效規章名稱 , 以方便使用者進行規章的異 動管理。
貳、法規王 ( 查核自動化系統 ) 軟體特點 :
• 5. 提供「異動資訊服務」本系統會提供使用者上次更新至本次更新期間內之法規異動資訊 , 如使用者上次執行更新的時間為 103 年 1 月份再次執行更新 時 , 至當年 4 月份再次執行更新時 , 本系統會提供 103 年 1 月至 4 月有法規發生異動之資訊 , 包含法規公告日期、修正條文 等資訊。
• 6. 精煉的法規查核功能 • 由資深環安顧問專家群提供專業意見 , 過濾出與廠商營運直接相關的法規提供查核 ,將廠商
不需要查核的法規刪除 , 大幅減化廠商 法規查核的工作負荷。系統使用介面好上手 ,只需點選、 key in 資訊、一鍵產出報表就可以完成法規查核的動作。
• 7. 依「過去查核結果保留」理念而設計 • 當法規有發生修訂而需重新查核時 , 使用者僅需就有發生異動的條文重新查核 , 讓使用者能
在過去既有的查核基礎上修正查核結果 , 省去大量資料整併之重工作業時間 ,
• 8. 同步記錄現況說明、改善狀況等事項檔案彙整 • 本系統將使用者的「法規清單資訊」與「現況說明」等兩類資訊整合於單一檔案中 ,於不符合事項管制時一併載入資訊 , 不必重複 描敘現況 , 即可直接進行改善計劃。
貳、法規王 ( 查核自動化系統 ) 軟體特點 :
• 9.適用於各種組織規模的法規查核分工整和架構 • 本系統提供多人查核作業模式 , 可設定多組帳密之使用權限 ,並提供「同單位模式」與「跨單位模式」 , 讓使用者可依其工作規模 的需要進行分工。
• 10.快速產生查核結果 / 分析報表 • 為簡化煩雜的文書處理作業 , 本系統依據法規查核結果可自動產出不符合
事項管制表 , 相關表格、圖表分析 ,並提供各式法規符合 性結果分析。
貳、法規王 ( 查核自動化系統 ) 軟體特點 :
參 、 系統設置前後差異分析 :
1 年做 1 次 完整查核 5 個人月 X 4 萬 = 20 萬每季做 1 次 差異查核 1 個人月 X 4 次 X 4 萬 = 16 萬
total ： 36 萬
每年可至少省下 36 萬元，尚未包括分工協調、製作報表、遺漏的潛在危害、罰款帶來的損失… .
時間就是金錢：完整查核只需一週時間；異動查核只需一天時間！
Before After
✔ 第一次完整查核耗費時間： 5 個人月 0.5 個人月
✔ 之後每次查核耗費的時間： 1 個人月 0.1 個人月
✔ 每月查看並整理法規更新的時間： 1~3 天 1 小時
✔ 製作績效與分析報表： 3 天 1鍵產生
✔ 法規查核涵蓋的資料筆數： 幾千筆 25 萬筆法規資料
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
自行上各大政府網站抓取，複製貼上至 excel，網站橫跨多元：勞動部、勞研所、環保署、消防署、 全國法規資料庫 ..等分散位置，追蹤不易。
1.目前法規資料來源為各大政府單位所頒佈的法規資料，如勞研所、消防署、環保署及全國法規資料庫等，並利用系統定期比對法規是否修定，並將資料重新整 理編排後納入我們的系統中，使法規資料更容易使用及檢索。
2. 系統中提供可自訂法規的功能，可自行設定法規資料加入系統中一起運行。
3. 內建法規檢索 / 搜尋工具，可直接找到想查詢的法規資料。
法規來源：
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
1. 自行上各大網站搜集各項修訂法規。 將新修法規複製貼上至 excel 中作更新。
2. 經常會面臨「對應不到已存有之舊有法規資 料」 ,造成自有法規資料不周全。
1. 本系統每週進行法規自動更新 , 發佈、修改、廢除 皆有醒目提示。
2. 法規條文更新前後差異比對。
3. 系統自動整併法規 , 不需再耗時整併舊有資訊。
說明 :
當自有相關性資料庫需配合政府網站更新時 , 就會造成需要耗掉大量人立工時 ,去「比對」 ,偏偏政府所公告之資訊是人為 key in 的資料 ,造成自行更新法規時 , 複製的新資料與舊資料搭不上 , 與原本作好的查核結果對不上 , 此時浪費的不只是當下剪貼的時間 ,還有先前所累積的努力。
法規更新：
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
只會有最新的相關性、符合性法規資料 excel
檔案 各一份。 1.每一次的法規異動查核、法規全面查核皆會完整保存記錄下來 (專業版 ) 。
2. 一鍵產生所有查核軌跡。
3.專業版可使用 [ 異動區間查核模式 ],
並可保留每一次查核版次。
說明 :
當法規查核作業面臨「稽核員來訪」、「產出績效」時 , 原本只會有那麼一份最新一包 excel,還有四散的不符合事項記錄檔案 , 此時就得拋下廠內事務去匯整「法規查核的紀錄」 , 在一片檔案海中撈取 , 耗費的工時可想而知。
查核記錄：
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
需自行使用 excel 剪貼數值 , 使用函數計算績效 , 需耗費大量工時製作 ,巨集容易因為多次存檔失 效 ,造成資料整併不完全的困擾。
1. 不符合事項與目標方案產出等績效檢視中所產出的 報表都是使用 Office 的樣板所製作 ,只要您遵循我 們所訂定的樣板修訂規則 , 便可輕易的修改出符合貴 公司要求與制式的報表。
2. 系統內所有可產出之報表皆可另存為 Excel 、 pdf 檔案 ,您可將檔案產出後自行運用。
3. 不僅省下很多工作時數 , 更可以明顯看出公司目前 安全環節較弱的部分 , 對於改善公司工作環境有相當大的助益。
說明 :
將法規查核的紀錄作出報表文件化是驗證系統的必要項目 , 環安人員在搜集各廠資訊、辨別符合性等流程後 , 需將資料再次從各單位人員手上取回後 , 分別整併才能產出報表 ; 此時 , 面臨的是資料檔案四散的情況 , 一一追回檔案已耗去多個工作天 , 如有急需改善的項目而未做改善工程 ,將是對公司發展相當不利的。
產出報表 資料整併：
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
Excel 檔案無法做事件提醒 , 需人工執行寄信通 知、稽摧。
系統內可設定各項工作之到期日 ,於到期日前 n 日會自動寄信提醒相關人員。(於系統設定與使用者管理功 能作設定 )
說明 :
因法規查核為持續性作業 , 當查核進度延宕時 , 政府頒佈新修異動的法規不斷出爐 , 如舊有查核工作尚未處理完成 , 加上新的法規資訊時 , 是相當困難掌握的情況 , 而讓進度可被掌控 ,絕對是法規查核做得有效率、完整的最佳方式。
執行進度：
參 、 系統設置前後差異分析 :
參 、 系統設置前後差異分析 :
設置前 設置後
1. 環安人員將需查核法規分成數個檔案讓各單位 去執行 ,檔案收回後需耗時整併 ,檔案繁雜、連結 易失效 , 時常會遇到有疏漏的情況。2. 使用 Excel 作業無法得知查核進度 ,
1. 本系統可設定數個查核者 , 可調整權限設定 , 讓查核作業同步進行 , 資訊由系統自動整併。 2. 全盤掌控各單位查核狀況。
說明 :
當公司人數眾多、有分廠區或是較大的廠房時 , 法規查核工作是用分工合作去進行 , 環安部門要一 次管理所有單位時 , 同樣會面臨到查核結果四散需逐一追回查核檔案的情況 , 這些困難都可在法規王系統 內解決。
多工進行分工合作，多廠區管理 (專業版 )：
肆、常見問題ＱＡ
#1 法規資料庫的來源為何處 ? 是否會持續同步更新 ?
• 目前法規資料來源為各大政府單位所頒佈的法規資料 , 如勞研所、消防署、環保署及全國法規資料庫等 ,並利用系統定期比對法規 是否修定 ,並將資料重新整理編排後納入我們的系統中 , 使法規資料更容易使用及檢索。
■ 勞動部、消防署、環保署等 : 每週三更新 ■ 全國法規資料庫 : 與目前政府公開更新頻率相同，每週更新一次。 ■ 法規之「母法」、相關「子法」均收入於我們的資料庫內。
• 礙於每間公司所需要的法規檢索範圍不同 , 過多的法規資料不僅容易令查核過程失焦 ,無形中也浪費了勞安人員寶貴的工作 時間。因此若您有較特殊法規需求 , 我們在系統中提供了自訂法規的功能 , 讓您可以輕易地就將法規資料加入系統中一起運行。
• 備註 : 我們正在積極蒐整更完整的法規資料 , 如地方法法規或科學園區規範等等 , 這些法規都將可以從自訂法規的頁面選取並加入 系統 , 且不會造成一般查核者的工作負擔。
常見問題ＱＡ
#2 如何與廠內現有查核資料接軌 ?
• 我們的系統使用跟驗證系統一樣的運作流程，第一次導驗證可直接進行查核，已經導過驗證的公司也不需要大幅改變目前的使用習慣便可無痛接軌。
■ 關於如何將已鑑別的法規導入清單？ 您有以下 2 種選擇 :
1. 由我們幫您將資料轉移至系統中 ,並附上轉移報告。（需評估所需時間及費用）2. 手動進行資料填入 ,您可以使用模組或利用搜尋功能找到既有的法規資料 ,並將相關資料選入清單中。
#3 我們有三個廠區 , 查核內容皆不同 , 能否管理 ? 管控方式 ?
• 依照文件規定 ,每一個廠需要建立自己的法規查核系統 , 也因此我們的系統設計為一套讓一個「廠」使用為主。 然而您可 以使用系統中多部門能同時查核的功能 ,將不同的廠區當成不同的部門進去指派工作 , 如此一來便能用一套系統管理多個廠區。但 我們並不建議如此使用 , 在相關性的資料部分將無法紀錄每個廠的現行狀況。
常見問題ＱＡ
#4 資料放置於雲端的安全性 ?
■ 安全性 | 所有客戶的資料庫皆採實體分隔 , 資料與連線加密 , 並可限制以固定 IP 連線及異常連線通知。
■ 可靠性 | 系統自動每日進行差異備份 ,並每周進行一次完整備份及異地備份 , 保障您的資料安全。
■ 可用性 | Azure 雲端系統支援 AlwaysOn 技術 ,並保證 99.9% 以上的系統可用性。
#5 不符合事項與目標方案產出後是何種形式 ? 與公司既有的傳遞系統能否接軌 ? • 在績效檢視中產出的報表都是使用 FastReport 的樣板所製作 ,只要您安裝編輯器後 ,遵循我們所訂定的樣板修訂規則於系 統內自行修訂報表範本 , 便可輕易的修改出符合貴公司要求與風格的報表。
常見問題ＱＡ
#6 軟體合約到期 , 如果不繼續租用後呢 ? 是否還能使用 ?
• 在維護合約期滿之後 ,若您因為種種因素無法再與我們簽訂下一期的維護合約 ,您可選擇將所有資料轉換成 Excel 進行後續的運作。
#7 系統產出報表的檔案格式為何 : • 系統內所有可產出之報表為預覽模式 , 您可將檔案產出 PDF 、 excel 、 word 等格式自行運用。
#8 系統的購置方式 ?
• 因法規資料需要持續地維護 , 法規查核系統目前採取「年費制」的購置方式 ;每年續約一次。 也可一次購入多年約，節省每年續約流程的時間。
常見問題ＱＡ
