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San José, 12 diciembre del 2014 INF-DGAI-033-2014 Señor Carlos Vargas Durán Director General de Tributación Asunto: Informe de control interno proceso de planificación y seguimiento de la Dirección Fiscalización de la DGT Estimado señor: Nos permitimos presentarle el informe de auditoría INF-DGAI-033-2014 sobre estudio realizado del proceso de planificación y seguimiento de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Tributación. En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones emitidas, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección. Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna. Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado. Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe. Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50mtssur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

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San José, 12 diciembre del 2014INF-DGAI-033-2014

SeñorCarlos Vargas DuránDirector General de Tributación

Asunto: Informe de control interno proceso de planificación y seguimiento de la Dirección Fiscalización de la DGT

Estimado señor:

Nos permitimos presentarle el informe de auditoría INF-DGAI-033-2014 sobre estudio realizado del proceso de planificación y seguimiento de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Tributación.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones emitidas, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe.

Atentamente,

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirectora General

JAN/OMA/mmcc. Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de HaciendaEstudio 012-2014

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50mtssur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN DE LA

DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACION

INF-DGAI-033-2014

Dirección General de Auditoría InternaDiciembre 2014

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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN DE LA DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACION

INF-DGAI-033-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................1

1.1. Origen...........................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo.........................................................................................................................................................1

1.3. Alcance.........................................................................................................................................................1

1.4. Normativa relacionada en materia de control y atención de informes..................................................................1

1.5. Aspectos generales........................................................................................................................................2

2. RESULTADOS................................................................................................................................................4

2.1. Sobre el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar..............................................................4

2.1.1 Validez y suficiencia del procedimiento.............................................................................................................4

2.1.2 Comunicar y oficializar el procedimiento...........................................................................................................5

2.2. Necesidad de mejorar el proceso de documentación de los análisis realizados....................................................6

2.3. Necesidad de mejorar uniformidad del documento de los programas que contiene los criterios de selección

material de los casos a fiscalizar...............................................................................................................................7

2.4. Necesidad de documentar los siguientes procesos............................................................................................9

2.4.1 La programación de los casos a fiscalizar.........................................................................................................9

2.4.2 El seguimiento a las metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización.............................................................10

2.5. Establecer mecanismos para resguardar la gestión y supervisión.....................................................................11

3. CONCLUSIONES.........................................................................................................................................12

4. RECOMENDACIONES...............................................................................................................................12

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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN DE LA DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACION

RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó en atención al Plan de Trabajo Anual 2014 de esta Dirección General de Auditoría Interna y tuvo como objetivo de evaluar el proceso de planificación en la Dirección de Fiscalización de la DGT, a fin de determinar la efectividad de los controles internos establecidos, para garantizar en forma razonable la adecuada selección de sectores económicos y sujetos pasivos candidatos a fiscalización, la verificación del cumplimiento de obligaciones y deberes de esos sujetos.

En la revisión se contempló los controles aplicados por la Dirección de Fiscalización de la DGT, sobre el proceso de selección de los sujetos pasivos que serán objeto de una fiscalización, para lo cual se tomó en consideración el procedimiento que se dispone para tal efecto. Además, se revisaron los controles aplicados por la Subdirección de Programación y Selección, para definir los sectores económicos y las clases de contribuyentes que serán objeto de fiscalización. También, se revisó el proceso de Programación de las Metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización y la metodología aplicada para su seguimiento

Durante la revisión se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora referentes a los procesos de planificación, programación y seguimiento de la Dirección de Fiscalización, respecto a la selección de los sujetos pasivos objetos de una inspección, en los siguientes aspectos:

Necesidad de actualizar el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar, debido a que no incorpora una serie de actividades que en la práctica se llevan a cabo en las etapas de Análisis de información, Propuesta de sectores y programas al PAF, Selección de Contribuyentes; y así como lo relacionado con la validación de los sectores propuestos al Director de Fiscalización. Además, este procedimiento no indica el nombre y cargo de las personas que participaron en la actualización, modificación y aprobación, tampoco se indica la fecha y el medio de cuando fue divulgado.

Requerimiento de realizar esfuerzos para mejorar los controles aplicados para documentar el proceso de selección de los programas y sectores a fiscalizar, debido a que la presentación que realiza la Subdirección de Programación y Selección para validar las propuestas con el Director de Fiscalización no queda evidencia del análisis y las razones del por qué ciertos sectores o actividades fueron excluidos del Plan Anual de Fiscalización del año 2014.

Importancia de uniformar la estructura del documento de los programas sectoriales y temáticos que contiene los criterios de selección de los contribuyentes a fiscalizar, debido a que solamente el Programa de Tarjetas de Crédito y Débito cumple con todos los elementos de programa. Asimismo, se evidenció la necesidad de establecer controles para identificar cuáles programas es la versión definitiva debido a la variedad de borradores que dispone esa Subdirección de Programación y Selección.

Conveniencia de documentar el proceso de seguimiento a las metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización, y se valore si la herramienta de Excel y el instructivo que dispone esa Subdirección para realizar la programación de las metas del PAF, comprende todas las actividades necesarias para llevar a cabo de forma efectiva dicho proceso.

Pertinencia de coordinar con la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) para que adopte la práctica de forma periódica el de respaldar en un medio alternativo la gestión documental y la supervisión realizada por el Subdirector, con el propósito de minimizar el riesgo de que en el caso de cualquier siniestros, se genere una pérdida total de la información.

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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN DE LA DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACION

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El presente estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2014 de esta Dirección General de Auditoría Interna.

1.2. Objetivo

Evaluar el proceso de planificación en la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Tributación (D.G.T), a fin de determinar la efectividad de los controles para garantizar en forma razonable la adecuada selección de sectores económicos y sujetos pasivos, candidatos a fiscalización, la verificación del cumplimiento de obligaciones y deberes de esos sujetos.

1.3. Alcance

Este estudio comprendió el periodo del año 2014, ampliándose cuando se consideró necesario, revisándose los controles internos aplicados por la Dirección de Fiscalización de la DGT, sobre el proceso de selección de los sujetos pasivos que serán objeto de una fiscalización, para lo cual se tomó en consideración el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar.

Asimismo, se revisaron los controles aplicados por la Subdirección de Programación y Selección para proponer al Director de Fiscalización los sectores económicos y las clases de contribuyentes que serán objeto de fiscalización y además, se revisó el proceso de Programación de las Metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización y la metodología aplicada para su seguimiento.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público1, emitida por la Contraloría General de la República.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y las recomendaciones fueron comunicados oralmente el 11 de diciembre del 2014, al Lic. Carlos Vargas Durán, Director General de Tributación, a la Licda. Amalia Ramirez Chaves, Subdirectora de Investigación y Represión del Fraude Tributario, y el Lic. José Androvetto Xatruch, Subdirector de Programación y Selección. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

La Licda. Ramirez Chaves indicó que los resultados encontrados en este informe, en su mayoría se deben a que no se dispone de un sistema de información automatizado que facilite el proceso de documentación de la planificación de la Dirección de Fiscalización; situaciones que a su entender se podrían corregir con la implementación de un sistema que cumpla con los requerimientos.

1.5. Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

Como colaboración para prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado en las dependencias objeto de estudio.

1 Directriz DGAI-622-2012 de fecha 21 de diciembre 2012.

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“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno . …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Aspectos generales

El artículo 131 del Decreto Ejecutivo Nº 38277-H sobre el Reglamento de Procedimiento Tributario2, establece que el Plan Anual de Fiscalización contemplará el universo de contribuyentes a fiscalizar, determinando el número de actuaciones a cumplir, el alcance de estas y la carga de trabajo que ellas representen frente a los recursos disponibles.

En este plan se utilizarán los criterios de selección vigentes para el período en que este debe ser ejecutado, dichos criterios serán emitidos por Decreto Ejecutivo y podrán ser ampliados, reducidos o modificados anualmente, pero en tanto, no se publiquen las variaciones, seguirán rigiendo los criterios en vigencia.

Le corresponde a la Dirección de Fiscalización de la DGT el control del cumplimiento que del Plan hagan los órganos fiscalizadores de las administraciones tributarias territoriales y la Dirección de Grandes Contribuyentes Nacionales, así como la evaluación de sus resultados. Para tal efecto, aquellos órganos deberán suministrar toda la información que resulte pertinente.

El inciso d) del artículo 18 del Decreto Ejecutivo Nº 35688-H3, sobre Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Tributación, establece como parte de las funciones de la Dirección de Fiscalización 2 Publicado en el Alcance Digital No. 010 de la Gaceta No. 065 del 02 de abril del 2014

3 Publicado en La Gaceta No.14 del 21 de enero del 2010

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la siguiente: “d. El establecimiento de criterios y directrices para la selección objetiva de los contribuyentes que han de soportar las actuaciones fiscalizadoras, dentro de los diferentes programas del plan anual”

Además, en el artículo 20 de citado reglamento señala que le corresponde a la Subdirección de Programación y Selección, las siguientes funciones:

“a) Proponer al Director de Fiscalización los sectores económicos y las clases de contribuyentes que serán objeto de fiscalización, así como las cantidades de actuaciones a realizar y los recursos necesarios. // b) Elaborar los procedimientos y criterios para la selección singular de los contribuyentes a fiscalizar, analizando y explotando la información disponible, de forma tal que provea una orientación precisa a los procedimientos de fiscalización y técnica tributaria a aplicar por la Dirección de Fiscalización.// d) Definir el desarrollo de actuaciones de investigación conducentes a la detección de probables focos de fraude o incumplimiento Tributario en coordinación con las Direcciones Regionales y Dirección de Grandes Contribuyentes Nacionales. // e) Controlar que en la ejecución de los planes de fiscalización, se acaten todos los lineamientos establecidos en esos planes y se respeten los valores éticos institucionales”.

Por otra parte, Decreto Ejecutivo N° 25925-H4 sobre el Reglamento sobre Criterios Objetivos de Selección de Contribuyentes para Fiscalización, establece que la selección de contribuyentes para fiscalización de los impuestos que administra el Ministerio de Hacienda, por medio de la Dirección General de la Tributación se fundamentará en al menos uno de los criterios señalados en este reglamento de cita.

Por último, se transcriben los conceptos establecidos en el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar, los cuales son utilizados en la planificación y programación del Plan Anual de Fiscalización del año 2014:

“Actuaciones fiscalizadoras: Son aquéllas tendientes a la comprobación e investigación de la situación tributaria de un determinado obligado tributario, llevadas a cabo por los funcionarios de los órganos de fiscalización, mediante el procedimiento reglamentariamente establecido.”

“Actuaciones desarrolladas: Son aquellas en las que, habiéndose notificado la propuesta provisional de regularización y la propuesta de resolución sancionadora, está pendiente el dictado del acto de liquidación de oficio (ALO) dispuesto en el artículo 144 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y de la resolución sancionadora por la infracción dispuesta en el artículo 81 de ese Código, si así procediera.”

“Actuaciones concluidas: Son aquellas en que se hubiere dictado –tanto- el ALO como la resolución sancionadora. Bajo supuestos de conformidad del sujeto inspeccionado con la propuesta de regularización que se le ha de formular, se entenderá dictado el ALO en la fecha en que manifestara su conformidad, lo cual se dejará constando en el acta de comparecencia respectiva. Tendrán, también, la consideración de “actuaciones concluidas” las actuaciones en las que no se descubrieran cuotas tributarias adicionales y las que dieran origen a denuncias ante el Ministerio Público.”

“Programas: Son grupos homogéneos de obligados tributarios. Los programas se agrupan en dos categorías: La primera de ellas corresponde a programas temáticos entendiéndose por tales a grupos de‖ contribuyentes que presentan determinados riesgos fiscales en sus declaraciones tributarias. La segunda, a‖ programas sectoriales, es decir, a contribuyentes agrupados en diversos sectores y actividades económicas.”

“Criterios de selecciónEs aquel que identifica posibles áreas de riesgo o zonas específicas sobre las que se comprueba el riesgo fiscal; señalando las inconsistencias que se aparten de la generalidad del resto de contribuyentes de cada sector. Estos criterios constituyen la base sobre la cual se va a discriminar a los contribuyentes que se van a fiscalizar.”

“Selección de Contribuyente

4 Publicado en La Gaceta No. 70 del 14 de abril de 1997.

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Es la focalización de los esfuerzos de fiscalización en un número reducido de contribuyentes con el objeto de controlar el cumplimiento correcto de sus obligaciones tributarias.”

“Riesgo fiscalEs la probabilidad de detectar posibles incumplimientos en las obligaciones tributarias. Este incumplimiento puede materializarse tanto dentro de la contabilidad como fuera de ella.”

“Área de riesgoEs la delimitación específica de operaciones, transacciones, registros, entre otros, sobre las que se debe enfocar las Administraciones Tributarias para comprobar el riesgo fiscal.”

2. RESULTADOS

2.1. Sobre el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar.

2.1.1 Validez y suficiencia del procedimiento

Se determinó que la Subdirección de Programación y Selección de la Dirección de Fiscalización de la D.G.T. dispone del Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar, el cual fue aplicado en el periodo 2013. Este procedimiento establece que el proceso de selección se realiza en 4 fases: Análisis de fuentes de información, Propuesta de Sectores, Definición de Programas y Selección de contribuyentes. A continuación se indica los aspectos determinados en cada fase:

a) Análisis de fuente de información

Como parte de las fuentes internas se tiene como práctica la realización de estudios de las declaraciones de los contribuyentes por sector, subsector y actividad económica, para lo cual se cuantifica el Activo Neto Total, la Renta Bruta, Renta Neta y el impuesto determinado, con el objetivo de seleccionar los sectores o actividades económicas que han tenido un mayor crecimiento y peso en la economía de Costa Rica pero que su aporte fiscal sea nulo o bajo.

Sin embargo, actualmente el procedimiento de cita, no incorpora el uso de la hoja de cálculo denominado “Renta-Nombre del Sector”, y que actualmente la Subdirección de Programación y Selección utiliza para cuantificar las variaciones en las partidas indicadas en el párrafo anterior, por lo tanto, este procedimiento no es claro de cómo debe efectuarse el análisis fiscal.

b) Propuesta de Sectores y Actividades; y definición de Programas para incluir en el PAF.

Para la ejecución de este apartado los funcionarios de la Subdirección de Programación y Selección tiene establecido que a partir del cuadro de variaciones, se debe identificar cuáles sectores cumplen con los siguientes criterios, los cuales no están incorporadas en el procedimiento de cita:

De acuerdo con el comportamiento de las partidas Activo Neto Total, Renta Bruta, Renta Neta, y el Impuesto Sobre la Renta, el funcionario debe definir el riesgo fiscal asociado a ese sector o actividad económica, se debe utilizar como referencia la matriz de riesgos de la DGT, o el juicio experto para definir un nuevo riesgo.

Si en uno de los sectores que tienen mayor crecimiento se determina la existencia de empresas que tienen una participación relativa sobre la producción de ese sector y a su vez se encuentre en el régimen de zonas francas, o forman parte de grandes contribuyentes no deben ser consideradas.

Cuando se tiene definido las actividades económicas y los sectores más riesgosos, se procede analizar la Renta Bruta individualmente, para determinar en qué estrato se encuentran, es decir si tienen una renta bruta mayor a 1000 millones, o una renta entre 1000 a 500 millones, o una menor a 500 millones. Lo anterior, para identificar cuáles de estos están ubicados es un extracto importante y

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si existen casos suficientes para cada administración tributaria, para proponer un programa sectorial o temático al Plan Anual de Fiscalización, en caso contrario se descarta, o se hace un plan específico para una administración. Para realizar este punto esa Subdirección dispone de un cuadro en una hoja de cálculo con un formato preestablecido llamado “Estratos”.

c) Selección de contribuyentes

De acuerdo con el procedimiento de cita, la selección de los contribuyentes se debe realizar de la siguiente forma:

“Para los programas anteriores, según los resultados obtenidos de los indicadores aplicados, se escogen aquellos contribuyentes cuyo indicador se encuentre por debajo del promedio de la actividad y/o que la información de fuentes externas o internas muestre indicios de un riesgo fiscal. Como resultado del proceso anterior se obtiene un número determinado de contribuyentes a fiscalizar de acuerdo con las metas establecidas en el Plan Anual de Fiscalización”.

Sin embargo, en la actualidad este proceso en la práctica es mucho más amplio, porque comprende una serie de actividades que no están incorporadas en el procedimiento, tales como que la selección material de los contribuyentes la realiza la Dirección de Inteligencia Tributaria "DIT" utilizando como referencia los criterios definidos por la Dirección de Fiscalización.

Por otra parte, se determinó que la Subdirección de Programación y Selección tiene como práctica la validación de los sectores propuestos con el Director de Fiscalización, tal como lo indica el Sr. José Androvetto Xatruch, Subdirector de Programación y Selección: ..."Los programas sectoriales y temáticos propuestos al PAF son validados en primera instancia en una reunión con el Director de Fiscalización".

Sin embargo, esta actividad no está incluida como parte del Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar, y además se identificó como aspecto de mejora, la importancia de documentar las decisiones tomadas en dichas reuniones, debido a que no sé encontró documentación donde se deje constancia de los acuerdos suscritos, tampoco se dispone de una sumaria de los comentarios de los participantes, con el fin de conocer su opinión, respecto a las decisiones tomadas sean de acuerdo o en desacuerdo, entre otros aspectos.

Dada esta situación, es importante que este procedimiento sea revisado y actualizado, a fin de asegurar que el contenido responde a las necesidades actuales, y de esta forma minimizar el riesgo de una incorrecta aplicación del procedimiento a desarrollar y garantizar en forma razonable la adecuada selección de sectores económicos y sujetos pasivos candidatos a fiscalización mediante una metodología uniforme

2.1.2 Comunicar y oficializar el procedimiento

Se identificó que el “Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar” no indica la fecha, el nombre y cargos de las personas que participaron en la actualización, modificación y aprobación del documento, tampoco se indica el medio y la fecha de cuando fue comunicado al personal.

Sobre esta situación, se determinó desconocimiento por parte de los funcionarios de esa Subdirección de Programación y Selección sobre la existencia de dicho procedimiento. Lo anterior, en razón de la consulta realizada por esta Auditoría Interna sobre si esa Subdirección dispone de un procedimiento para realizar el proceso de análisis y selección de sectores a fiscalizar, para lo cual los funcionarios: Marco Rodríguez Arrieta, Annia Araya Pérez y Elizabeth Jiménez Acuña, indicaron lo siguiente:

..." la Dirección de Fiscalización no cuenta con un procedimiento oficial que le permita al funcionario realizar el análisis económico,...// y tampoco de un procedimiento para realizar el análisis de comportamiento tributario, en la práctica solo se explica verbalmente como hacer el análisis".5

5 Minuta Nº 2 del 7/8/14realizada al Sr. Marco Rodríguez Arrieta

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"El proceso de inducción para hacer el análisis fiscal, es una explicación verbal de los aspectos que deben considerar al momento de realizar dicho análisis y según el sector que se está analizando, la misma se realiza tan intensiva como la persona lo necesite, y se explica que normativa debemos de manejar y tener conocimiento, porque a lo interno no se cuenta con una guía o instructivo que permita el análisis".6

La condición antes expuesta, presenta el riesgo de que los funcionarios de la Dirección de Fiscalización, no cumplan con la aplicación del procedimiento debido a su desconocimiento, apliquen un procedimiento que no sea el oficial y realicen su labor de acuerdo con la experiencia o juicio propio.

En ambos casos repercute que el proceso de selección de los casos a fiscalizar se realice de forma incorrecta teniendo un impacto en las metas establecidas en el Plan Anual de Fiscalización.

Con relaciona los apartados 2.1.1 y 2.1.2 las Normas de Control Interno para el Sector Público7 (NCISP) 4.1, y 4.2 referente a las actividades de control, disponen lo siguiente:

“Norma 4.1 Actividades de control: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad…”

“Norma 4.2 Requisitos de las actividades de control: e. Documentación: Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

2.2. Necesidad de mejorar el proceso de documentación de los análisis realizados.

En el estudio se determinó que la Subdirección de Programación y Selección dispone de algunos criterios utilizados para descartar un sector o actividad económica del Plan Anual de Fiscalización, dichos criterios son los siguientes:

a) Excluir los sectores que tienen una variación alta pero no tienen un peso económico en relación con el Producto Interno Bruto "PIB"

b) Excluir las empresas que tienen una participación relativa sobre la producción de un sector y a su vez forme parte de grandes contribuyentes, ya que en el caso de estas son más supervisadas por la DGT.

c) Excluir los sectores cuyos servicios se encuentre en el régimen de zonas francas.

Sin embargo, a pesar que un sector o actividad económica cumpla con todos los parámetros y condiciones idóneas para ser incluido como parte del plan de fiscalización, estas pueden ser excluidos por los funcionarios de la Subdirección de Programación y Selección, basado en un razonamiento, el cual no se deja documentado, lo que impide que no exista un compendio o documento que conforme un histórico de conocimiento y para efectos de mostrar transparencia en la selección de sectores económicos y sujetos pasivos candidatos a fiscalización.

Lo anterior, se explica con el siguiente ejemplo, donde el sector económico cumple con las condiciones para formar parte del Plan de Fiscalización, sin embargo, el subsector no es objeto de fiscalización:

6 Minuta Nº 3 del 13/8/14 realizada a la Sra. Annia Araya Pérez y a la Sra. Elizabeth Jiménez Acuña. 7 N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por resolución R-CO-9-2009 del Despacho de la Contralora General de la República, el 26 de enero de 2009 y publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 26 del 6 de febrero de 2009.

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Las empresas que dan el servicio de “ Call Center” estas forman parte del sector "Otros servicios prestados a empresas", este sector fue el que obtuvo mayor dinamismo en el año 2012 (9.58%) del PIB, al determinarse que los “Call Center “en su mayoría están ubicados en Zonas Francas y a pesar de ello, no fueron incorporados al Plan Anual de Fiscalización del año 2014.

Únicamente se tiene como práctica elaborar una presentación en PowerPoint donde se explica las razones del por qué los programas y sectores propuestos deben ser incorporados como parte del Plan Anual de Fiscalización del año siguiente, esto con el propósito de ser validados con el Director de Fiscalización.

Esta situación fue ratificada por el Subdirector de Programación y Selección, el cual manifiesta lo siguiente

"El proceso consiste en documentar el análisis de aquellos sectores o actividades económicas que cumplen con los parámetros, y el mismo se documenta en una presentación en PowerPoint (formato preestablecido) debido a la facilidad de validar los sectores o actividades con el Director de Fiscalización..."

Sobre el particular, es importante traer a relación que la norma 4.4.1 de las (NCISP) referente a la Documentación y registro de la gestión institucional, establece que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda."

La condición antes expuesta, no permite que la Subdirección de Programación y Selección disponga de un documento donde se respalde el análisis realizado ante terceros, el cual permita explicar en forma clara y transparente las razones del por qué unos sectores y actividades con un crecimiento económico importante no fueron considerados como parte del Plan Anual de Fiscalización. Además, este documento puede servir referencia ante cualquier consulta y para la rendición de cuentas cuando corresponda.

En la comunicación oral de resultados el Lic. Carlos Vargas Durán, Director General de la DGT, indicó que actualmente este análisis de criterios se hace manualmente, considera importante el desarrollo de un sistema que facilite la documentación del análisis de todos los sectores que son seleccionados y excluidos. En el mismo sentido durante la exposición de resultados se manifestó la Licda. Amalia Ramírez.

2.3. Necesidad de mejorar uniformidad del documento de los programas que contiene los criterios de selección material de los casos a fiscalizar

Una vez emitida la Resolución DGT-R-003-2014, donde se hace público los sectores económicos sobre los que la Administración Tributaria orientará su gestión, se procede con la definición y actualización de los criterios de selección, los cuales son remitidos a la Dirección de Inteligencia Tributaria para su aplicación y de esta forma obtener la individualización de los sujetos a fiscalizar.

Sin embargo, se identificó que el documento de los programas sectoriales y programáticos que contiene los criterios de selección material, no mantienen uniformidad en la estructura del programa, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

CUADRO N°1CUMPLIMIENTO ESTRUCTURA DE LOS PROGRAMAS

SECTORIALES Y PROGRAMÁTICOS

Nombre del Programa

I. Riesgo

identificado

II. Breve

descripción del riesgo

III. Impuestos afectados

IV. Organización

de la base

V. Criterios

de Selección

VI. Información Requerida

VII. Actuaciones

a desarrollar

Ingresos no Gravables SI SI SI SI SI SI NO

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Incrementos no Justificados SI SI NO NO SI SI NOSector de

Profesionales SI SI SI SI SI NO NOSector de

Inmobiliarias SI SI SI SI SI NO NOTarjetas de

crédito y débito SI SI SI SI SI SI SIFuente: Elaboración propia a partir de información suministrada por la Dirección de Fiscalización.

En otro orden de cosas, considera esta Auditoría que la Subdirección de Programación debe mejorar la organización interna de la gestión documental que se lleva electrónicamente, debido a que se determinó durante el estudio que esa Subdirección lleva varios borradores de programas con los criterios de selección y no se tiene definido los controles necesarios para identificar cuál es la versión definitiva. En la práctica para saber si es el definitivo usan como referencia el correo electrónico remitido a la Dirección de Inteligencia Tributaria.

Al respecto, las normas 4.4.2 y 4.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, relacionadas con la exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, y formularios uniformes, dispone lo siguiente:

“Norma 4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información: // El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional...”

“Norma 4.4.2 Formularios Uniformes: //El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.”

Esta condición de no ser solventada, podría materializar el riesgo de que la información que se remite a la Dirección de Inteligencia Tributaria esté incompleta y con la eventual omisión de datos relevantes que deben ser considerados al momento de seleccionar los contribuyentes a fiscalizar, o que los programas remitidos sean ésta una versión no definitiva, y por consiguiente el impacto en las metas y en las expectativas de los montos de la recaudación, con el consecuente perjuicio para las finanzas del Estado, por ingresos que no se capten.

2.4. Necesidad de documentar los siguientes procesos

2.4.1 La programación de los casos a fiscalizar

Se determinó durante el estudio que la Subdirección de Programación y Selección tiene definido una serie de plantillas de Excel que son de aplicación general para realizar la programación de las metas comprendidas en el Plan Anual de Fiscalización (PAF) 2014. El proceso de programación realizado por esa Subdirección comprende al menos las siguientes actividades:

A las direcciones regionales se remite la plantilla de Excel denominado “Inventarios de casos”, con la finalidad de ver qué casos podrían consumir tiempo en el Plan Anual de Fiscalización del año siguiente. Se determinan los casos iniciados, en proceso (% avance), y cumplidos.

Luego se remite la hoja de cálculo: “Tiempo laboral efectivo”. En ella se solicita que se señale la cantidad de auditores, las vacaciones, capacitación y otras variables para determinar el tiempo efectivo que se puede aplicar en el PAF.

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Posteriormente, se remite a cada Dirección Regional un archivo de variables, donde se indica las horas por casos, el riesgo, la cantidad posible de casos. Esto debe ser tomado en cuenta para realizar la programación en la hoja de cálculo “Proyección de Metas”.

Al respecto, se comprobó que estas actividades que conforman el proceso de programación realizado por esa Subdirección no están documentadas en un procedimiento formal y comunicado. Aunado a lo anterior, se identificó la ausencia de instructivos que explique con el nivel de detalle suficiente la forma de cómo se debe completar cada una de las plantillas utilizadas durante este proceso de programación.

En la práctica se determinó que de las 3 plantillas utilizadas durante el proceso de programación, solamente la Plantilla de Proyección de Metas, se establecen por correo electrónico una serie de instrucciones que deben ser consideradas por las direcciones regionales.

Para tales efectos, es importante que se tome en cuenta el concepto de pirámide documental (manuales, procedimientos, instructivos), organizar y estandarizar el proceso de documentación tal como se indica a continuación:

Un manual, en general contiene las políticas, la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o varias, de acuerdo con el propósito que se crea, los puestos o unidades que intervienen, precisando su responsabilidad y participación, el uso de formularios o documentos necesarios, entre otros.

Un procedimiento, consiste en la descripción en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, que tratan de responder el qué, cómo, cuándo y dónde, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Un Instructivo, contiene instrucciones, descripciones con el máximo nivel de detalle de tareas u operaciones muy específicas dentro de un determinado, en caso de existir el riesgo para la calidad, al carecer de un documento por escrito para apoyar la ejecución de la tarea.

Lo anterior, es con el propósito de evitar errores en las metas anuales inicialmente establecidas en el Plan Anual de Fiscalización 2014, debido a errores e inconsistencias presentadas, que no fueron consideradas en la programación de las metas del Plan Anual, por ejemplo:

Se determinaron 106 Actuaciones inspectoras con propuesta provisional comunicada al mes de diciembre del año 2013, de las cuales solo quedaba pendiente el dictado de los Actos de Liquidación de Oficio de la Obligación Tributaria, (este documento es una determinación de oficio realizada por de la Administración Tributaria).

No se tomó en cuenta por parte de algunas administraciones, los tiempos legales previstos para dictar los ALO respectivos, luego de emitida la propuesta provisional de regularización. Esto llevó a uniformar ese tiempo para todas las administraciones, lo que implicó una disminución de 30 actuaciones inspectoras.

Se incluyeron 15 actuaciones que se consideraron como parte de la meta del PAF 2014, actuaciones que se habían concluido completamente al 31 de diciembre de 2013.

En la comunicación oral de resultados el Lic. José Androvetto Xatruch, Subdirector de Programación y Selección de la Dirección de Fiscalización de la DGT, indicó que actualmente esa Subdirección dispone de una herramienta en la aplicación Excel que permite realizar la programación de las metas del PAF de forma automática y que la misma incluye un instructivo (Un paso a paso) donde describe todas las actividades que se deben de aplicar el funcionario para efectuar la programación. Sin embargo, se considera que esta no es la herramienta más idónea para desarrollar este tipo de labor.

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2.4.2 El seguimiento a las metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización

El seguimiento a las metas planteadas en el Plan Anual de Fiscalización se realiza a través de un informe o reporte acumulado mensual y otro al final del periodo con la evaluación final del cumplimiento, el cual es remitido al Director General de Tributación con copia a los directores regionales.

Sin embargo, se determinó que la metodología aplicada para elaborar el seguimiento no se encuentra documentando en un procedimiento formal y comunicado, por parte de la Subdirección de Programación y Selección, que contenga al menos: un objetivo, alcance, normativa técnica y legal relacionada, descripción de las actividades a realizar, responsables, y la historia de la creación y revisión del documento.

Actualmente esa Subdirección dispone de varias herramientas para recopilar la información requerida para medir el grado de avance en la ejecución de las metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización. Entre las actividades llevadas a cabo y las cuales no se tenían documentadas, con el siguiente detalle:

Mensualmente se solicita a las Direcciones Regionales la información requerida en SharePoint, estos deben de completar la información requerida en las plantillas preestablecidas para medir el seguimiento.

Con base en esta información proporcionada del Sistema de SharePoint se completa la Plantilla “Actuaciones fiscalizadoras realizadas y sus cuotas medias”, esta última es utilizada para realizar los siguientes cuadros resumen:

Cuadro 1. Actuaciones fiscalizadoras desarrolladas y concluidasEste cuadro muestra la cantidad de Actuaciones Fiscalizadoras desarrolladas y concluidas, por la Dirección de Grandes Contribuyentes Nacionales y las direcciones regionales, desagregadas éstas últimas por Administración Tributaria, así como, las cuotas tributarias adicionales determinadas.

Cuadro 2. Indicadores de desempeño por Dirección Regional y por Tipo de ContribuyenteEn este se muestran los indicadores de desempeño tales como: El grado de ejecución concluidas, el grado de ejecución desarrolladas, Importes Totales, Importes medios determinados, el porcentaje de casos con regularizaciones, porcentaje de actuaciones Sin Diferencia de Impuesto y el indicador de sanciones por el artículo 81 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Cuadro 3. Producto monetario obtenidoEn este se detalla el monto monetario obtenido por Liquidaciones de cuotas adicionales, Sanciones, liquidaciones producto de planes anteriores y por denuncias penales.

Se elabora el informe o reporte acumulado mensual del cumplimiento de las metas planteadas en el Addendum al PAF del 2014.

Las metas del segundo semestre se llevan en una platilla de Excel “Proyecciones de Inspecciones Tributarias” en dicho documento se lleva el seguimiento de las metas por Dirección y Administración Tributaria.

Al final del periodo la Dirección de Fiscalización se realiza un informe con la evaluación final de resultados del Plan Anual de Fiscalización del periodo.

La falta de este procedimiento propia el riesgo de que los funcionarios responsables cometan errores en la ejecución de sus tareas asignadas, debido a que no disponen de una descripción secuencial de las actividades y con el nivel de detalle necesario, para que estas se realicen conforme los estándares definidos por la Dirección de Fiscalización. Para ello, pueden utilizar de referencia el concepto de pirámide documental explicado en el apartado anterior.

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Las condiciones expuestas en los apartados 2.4.1 y 2.4.2, denotan el incumplimiento de lo dispuesto en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, número 4.2 referente a: los Requisitos de las actividades de control/ e. Documentación.

2.5. Establecer mecanismos para resguardar la gestión y supervisión

Se comprobó durante el estudio que la supervisión realizada por el Sr. José Androvetto Xatruch, Subdirector de Programación y Selección con sus colaboradores, es básicamente por correo electrónico y las observaciones quedan anotadas sobre el documento que se está revisando. Sin embargo, esa Subdirección no tiene definido como práctica el respaldo de forma periódica de toda esta documentación, actualmente el trabajo realizado por cada uno y la supervisión quedan almacenado únicamente en el equipo de cómputo de cada funcionario y no propiamente en un archivo documental de referencia y al acceso para consultas.

El no respaldar la gestión documental en una ubicación o dispositivo de almacenaje alterno, genera el riesgo de que por contingencias o siniestro, sean incendios, inundaciones, virus, fallas eléctricas y descuidos, la Dirección de Fiscalización pierda total o parcial su información al no tener respaldos.

Sobre este las Normas de Control Interno para el Sector Público, en las normas 4.5.1 y 5.4 referente a las actividades de control y sistemas de información, disponen lo siguiente:

“Norma: 4.5.1 Supervisión constante: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos”.

“Norma 5.4 Gestión documental: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales”.

En la comunicación oral de resultados la Licda. Amalia Ramirez Chaves, Subdirectora de Investigación y Represión del Fraude Tributario, manifestó la importancia de una coordinación entre la Dirección General de Tributación con la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación de esta manera facilitar la implementación de la acción de mejora.

3. CONCLUSIONES

De conformidad con los hallazgos del estudio se concluye:

3.1 El procedimiento que se aplica para la selección de contribuyentes a fiscalizar por la Subdirección de Programación y Selección no es válido y suficiente, debido a que está desactualizado y no incorpora las actividades que en la práctica se llevan a cabo en las diferentes etapas del proceso; así como lo relacionado con la validación de los sectores propuestos al Director de Fiscalización; omitiéndose el nombre y cargo de las personas que participaron en la actualización, modificación y aprobación, tampoco se indica la fecha y el medio de cuando fue divulgado. Ver punto 2.1 del informe.

3.2 Sobre los controles aplicados para documentar el proceso de selección de los programas y sectores a fiscalizar, se constató, que la presentación que realiza esa Subdirección para validar las propuestas con el Director de Fiscalización no queda evidencia del análisis y las razones del por qué ciertos sectores o actividades fueron excluidos del Plan Anual de Fiscalización del año 2014. Ver punto 2.2 del informe

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3.3 Se determinó que el documento de los programas con los criterios de selección material no mantienen una uniformidad entre estos, solamente el Programa de Tarjetas de Crédito y Débito cumple con todos los elementos de un programa. Asimismo, se evidenció la necesidad de establecer controles para identificar cuál programa es la versión definitiva debido a la variedad de borradores que dispone esa Subdirección de Programación y Selección. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La Subdirección de Programación y Selección dispone de una plantilla de Excel y de un instructivo donde se documenta el proceso de programación de las metas de los casos a fiscalizar. Por otra parte, se carece de medios formales para documentar en un procedimiento el proceso de seguimiento a las metas definidas en el Plan Anual de Fiscalización. Ver punto 2.4 del informe.

3.5 La supervisión realizada por el Subdirector de Programación y Selección básicamente se realiza por correo electrónico y las observaciones quedan anotadas sobre el documento que se está revisando, sin embargo, no existe a lo interno la práctica de respaldar de forma periódica esa supervisión y la gestión documental como base de referencia y de consulta para futuras fiscalizaciones. Ver punto 2.5 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración, en el fortalecimiento del control interno en el proceso de planificación y seguimiento de la Dirección de Fiscalización de la Dirección General de Tributación, se recomienda girar las siguientes instrucciones:

4.1 Ordenar que se revise y actualice el Procedimiento para la selección de contribuyentes a fiscalizar y de esta forma se disponga por escrito de las principales actividades que deben de ejecutar y documentar los funcionarios de esa Dirección, al momento de realizar el análisis correspondiente para cada una de las fases, y de esta forma asegurar que la selección de los programas sectoriales y temáticos a incluir en el Plan Anual de Fiscalización se hizo de manera objetiva y transparente.

4.2 Implementar los controles necesarios para que en las reuniones donde se discuten y validan los sectores propuestos al Plan Anual de Fiscalización por la Subdirección de Programación y Selección, se formalice una minuta de los comentarios de los participantes, con el fin de documentar la opinión y criterios que sustentan las decisiones tomadas, sean de acuerdo o en desacuerdo, entre otros aspectos, documentos que deben de quedar archivados.

4.3 Disponer que se adopte la práctica de llevar un control de registro sobre las modificaciones realizadas al procedimiento, donde se indique el nombre de las personas que participaron en la actualización y aprobación y se establezca un medio de comunicación formal por parte de esa Dirección a lo interno para divulgar y oficializar dicho procedimiento.

4.4 Girar instrucciones para que se gestione un sistema que coadyuve a documentar los análisis realizados a los sectores y actividades económicas de forma más amplia, y a su vez permita contar con un documento de respaldo que contenga las razones del por qué ciertas actividades no van ser incluidas en el Plan Anual de Fiscalización, y de esta manera se muestre que dicho proceso se realiza con transparencia y de conformidad con la normativa establecida para tales efectos.

4.5 Tomar las acciones correctivas para subsanar los aspectos señalados en el apartado 2.3 de este informe, referente a la necesidad de estandarizar una estructura uniforme del documento para cada uno de los programas sectorial y temático que contiene los criterios de selección material de los casos a fiscalizar, y se establezcan los elementos de control para mejorar la organización interna de la gestión documental que se lleva electrónicamente, para identificar la versión definitiva de cada uno de estos programas.

4.6 Ordenar que se disponga de un procedimiento debidamente formalizado y comunicado, en la Subdirección de Programación y Selección, relacionado con el proceso de Seguimiento a las metas

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definidas en el Plan Anual de Fiscalización, para tal propósito, la Dirección de Fiscalización pueden aplicar el concepto de pirámide documental (manuales, procedimientos, instructivos). Además, valorar si la herramienta de Excel y el instructivo que dispone esa Subdirección para realizar la programación de las metas del PAF, comprende todas las actividades necesarias para llevar a cabo de forma efectiva dicho proceso.

4.7 Se coordine con la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) el establecimiento de mecanismos de control necesarios para que la Subdirección de Programación y Selección adopte la práctica de respaldar en un medio alternativo la gestión documental y la supervisión realizada por el Subdirector, con el propósito de minimizar el riesgo de que en el caso de siniestros, no haya una pérdida total de la información. Esta medida debería ser extensiva a las otras Subdirecciones de la Dirección Fiscalización de la DGT, en caso de que tampoco tenga establecido ésta sana práctica.

Por último, no omitimos manifestarle, que las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a esta Auditoría Interna.

Moisés Mejías Cubero Oldemar Murillo Arce Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Área de Ingresos

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector General

ce. Estudio Nº 012-2014

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