ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORAL

Facultad de Ciencias Naturales y Matemticas

Departamento de Matemticas

Ingeniera en Auditora y Contadura Pblica Autorizada

AUDITORA OPERATIVA PARA EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE UNA EMPRESA IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE ARTCULOS DE FERRETERA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL

PROYECTO DE GRADUACIN

(Dentro de una materia de la malla)

Previo a la Obtencin del Ttulo de:

INGENIERO EN AUDITORA Y CONTADURA PBLICA AUTORIZADA

Presentado por:

Lissette Johanna Guale De Los Santos

Eduardo Fabin Perero Venegas

GUAYAQUIL ECUADOR

2013

220

AGRADECIMIENTO

A Dios, por haberme brindado salud e infinita paciencia y permitirme lograr uno de mis objetivos.

A mis padres, por ser el pilar fundamental en mi formacin y educacin como persona.

A la institucin, profesores, colaboradores, Director de Proyecto de graduacin, por su orientacin y gua en la adquisicin de conocimientos.

A mi compaero de proyecto de graduacin y gran amigo, Eduardo Perero, por su amistad, paciencia y comprensin en cada momento que hemos compartido.

A todos quienes de una u otra manera han colaborado para el desarrollo de este trabajo.

Lissette Guale De Los Santos

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por guiarme en este arduo camino y por ser mi sustento en todo momento.

A mis padres por brindarme su incondicional amor, apoyo y confianza en todas las etapas de mi vida. A mis hermanos Denisse, William y en especial a mi hermana Vernica por su generosidad y amistad.

A mi mejor amiga Adriana Mndez por ser una amiga fiel e irremplazable; por ayudarme en cada momento difcil y alegrarse con mis logros.

A mi director de Tesis el Ing. Antonio Mrquez por su gua y colaboracin para llevar a cabo este proyecto.

A Lissette Guale De Los Santos, mi estimada amiga y compaera de tesis por su dedicacin y apoyo para formar este equipo, y hacer realidad este trabajo.

A la Familia Recalde Vera por haberme acogido durante mucho tiempo en su hogar y por convertirse en mi segunda familia.

A la ESPOL, profesores, amigos y compaeros que formaron parte de esta etapa de mi vida.

A mi pas, el Ecuador por darme la oportunidad para ampliar mis conocimientos y superarme.

Eduardo Perero Venegas

DEDICATORIA

A mi pequea familia, mis padres, Fanny y Francisco, por su dedicacin, esfuerzos, amor incondicional y consejos brindados durante sta etapa de mi vida.

A mi hermano, por brindarme su amistad y complicidad en cada momento sin dudarlo.

Lissette Guale De Los Santos

DEDICATORIA

A mis Padres: Patricia y William

A mi Mam por ser una mujer luchadora y apasionada por sus hijos; por ser parte de este gran sueo que hoy es realidad. A mi pap por ser un guerrero incansable y demostrarme que cada lucha es una oportunidad para ser ms fuerte.

A Vernica

Por ser una hermana ejemplar y luchadora por su familia; por ayudarme en este largo camino.

Eduardo Perero Venegas

TRIBUNAL DE GRADUACIN

Ing. Alice Naranjo

DELEGADO

MBA. Antonio Mrquez Bermeo

DIRECTOR DE PROYECTO DE GRADUACIN

DECLARACIN EXPRESA

La responsabilidad del contenido de esta tesis de grado, nos corresponde exclusivamente, y el patrimonio intelectual de la misma a la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORAL

(Reglamento de graduacin de la ESPOL)

_______________________________

Lissette Johanna Guale De Los Santos

_____________________________

Eduardo Fabin Perero Venegas

RESUMEN

El presente proyecto tiene como objeto brindar oportunidades de mejoras en el rea de Logstica, que incorpora las operaciones de almacenamiento y distribucin de mercaderas, en una Importadora y Distribuidora de la ciudad de Guayaquil, mediante una Auditora Operacional.

Se elige como problemtica principal sta rea debido a los requerimientos de la importadora. La auditora permitir que la organizacin obtenga la eficiencia, eficacia y economa de sus operaciones y de los recursos utilizados para la correcta toma de decisiones.

Una vez recopilada la informacin necesaria en el proyecto se realiza un anlisis de la situacin actual de la organizacin y los resultados obtenidos de la propuesta de mejoras planteada. A travs de la auditora operacional se aplicarn tcnicas de almacenamiento como lo es el Mtodo ABC, que clasificar los tems en categoras para la estructuracin de la bodega y ejercer un mayor control. Adems se aplicar el Mtodo del ahorro y el barrido que ayuda a establecer una ruta adecuada para la distribucin de la mercadera.

El proyecto se divide en cuatro captulos, el primero comprende la justificacin de la realizacin del proyecto con sus respectivas hiptesis y la importancia de la aplicacin de la auditoria operacional. El segundo constituye el marco terico, informacin de conocimiento para el estudio que se pretende realizar. En el tercer capitulo, figura la aplicacin en el campo, levantamiento de informacin, el anlisis y diagnostico de cada una de las tcnicas aplicadas, realizando el anlisis de la gestin de almacenamiento, anlisis volumtrico, anlisis rutas de transporte. En el cuarto y ltimo captulo se proporcionan las conclusiones y recomendaciones de todo el estudio realizado de acuerdo con los resultados obtenidos mediante la aplicacin de los mtodos y la auditora operacional.

NDICE GENERAL

AGRADECIMIENTOIIAGRADECIMIENTOIIIDEDICATORIAIVDEDICATORIAVTRIBUNAL DE GRADUACINVIDECLARACIN EXPRESAVIIRESUMENVIIINDICE GENERALXNDICE DE ILUSTRACIONESXVINDICE DE TABLASXVIIICAPTULO I11.1INTRODUCCIN11.2 ANTECEDENTES41.3 JUSTIFICACIN61.4 DELIMITACIN DEL PROBLEMA81.5 PROBLEMA101.6 OBJETIVO GENERAL121.7 OBJETIVOS ESPECFICOS121.8 MARCO TERICO131.8.1 Auditora Operacional131.8.2 Importancia de la Auditora Operativa141.8.3 Objetivos de la Auditora Operativa161.8.4 Definiciones Relacionados con la Auditora17

1.8.5 La Cadena de Suministro191.8.6 Almacenamiento201.8.7 Transporte211.8.8 Formulacin De Hiptesis22CAPTULO II252.1 AUDITORA252.2 AUDITORA OPERACIONAL262.2.1 Aspectos Generales262.2.2 Propsito272.2.3 Alcance282.2.4 Funciones292.2.5 Limitaciones Y Barreras292.2.6 Ventajas302.2.7 Diferencia entre la Auditora Operativa y la Financiera312.2.8 Criterios De Valoracin312.2.9 Programa De Auditora352.2.10 Metodologa de la Auditora Operacional362.2.11 Tcnicas De Auditora392.2.12 Riesgo De Auditora412.2.13 Hallazgo De Auditora432.3 ALMACENAMIENTO442.3.1 Definicin442.3.2 Importancia442.3.3 Almacenamiento en la Cadena Valor442.3.4 Principios De Almacenaje462.3.5 Funciones Del Sistema De Almacenamiento462.3.5.1 Funciones Del Almacenamiento O Posesin46

2.3.5.2 Funciones Del Manejo De Materiales472.3.6 Tipos De Almacenes482.3.7 Control Del Inventario en el Almacenamiento502.3.8 Distribucin Interna de una Bodega522.3.9 Pasos para la Identificacin en el rea de Almacenamiento542.3.10 Reglas para Ubicar la Identificacin542.3.11 Algunas Especificaciones Tcnicas542.3.12 Tcnicas De Almacenamiento582.3.13 Consideraciones del Manejo de Materiales632.3.14 Mtodo ABC como Tcnica de Gestin de Inventario662.4 PROCESO DE TRANSPORTE692.4.1 Logstica Empresarial692.4.2 Objetivos Principales692.4.3. Funciones Del rea De Logstica712.4.4 La Logstica y suInterrelacin con otros Departamentos722.4.5 Tipos de Transportes742.2.6 Capacidad de un Sistema de Transporte742.4.7 Actividades del Proceso de Transporte742.4.8 Factores Influyentes en el Servicio de Transporte772.4.9 Importancia de un Sistema Eficaz de Transporte802.4.10 Mtodos De Programacin Y Diseo De Rutas822.5 INDICADORES DE GESTIN872.5.1 Indicadores De Almacenamiento882.5.2 Indicadores De Transporte892.5.3 Otros Indicadores Relacionados90CAPTULO III913.1 CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO91

3.1.1 Historia913.1.2 Misin923.1.3 Visin933.1.4 Organigrama933.1.5 Filiales943.1.6 Objetivos y Plan Estratgicos953.1.7 Proveedores963.1.8 Competidores973.2 ESTADSTICAS IMPORTANTES983.2.1 Ventas983.2.2 Productos Ms Vendidos983.3 VALORES INSTITUCIONALES1003.4 INFORMACIN GENERAL1013.4.1informacin Del Capital1013.4.2 Accionistas1023.4.3 Base Legal1023.5 PRINCIPALES FUNCIONES1033.6 MERCADO1043.7 ANLISIS FODA1053.8 POLITICAS GENERALES1063.8.1 Polticas Del rea De Logstica1083.9 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS1113.10 ASPECTOS FINANCIEROS1133.11 INDICADORES FINANCIEROS1153.12 SELECCIN DE AREAS CRTICAS1173.13 DESARROLLO DE LA AUDITORA1183.14 PLANEACIN DE LA AUDITORA118

3.14.1 Plan General De Auditora1193.14.2 Objetivos de la Auditora:1203.14.3 Equipo de Trabajo y Tiempos Estimados1213.14.4 Recursos Materiales y Financieros1223.14.5 Cronograma de Actividades1233.14.6 Generalidades y Operaciones:1263.15 PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA OPERACIONAL PARA ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE.1283.16 ALCANCE DE LA AUDITORA OPERACIONAL1293.17 FAMILIARIZACIN1303.17.1 Calendario de Entrevistas1323.17.2 Recopilacin de Informacin: Entrevistas1323.17.3 Procedimientos1403.18 DESARROLLO DE LA FASE DE INVESTIGACIN Y ANLISIS1413.18.1 Control Interno Empresa1443.18.2 La Organizacin Interna y su Gestin1443.18.3 Anlisis de la Gestin Del Almacenamiento y Transporte1483.18.4 Anlisis de la Clasificacin del Inventario1563.18.5 Anlisis Volumtrico1653.18.6 Anlisis del Sistema de Transporte1703.19 DIAGNSTICO1803.20 ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL1863.21 HALLAZGOS DE AUDITORA OPERACIONAL188CAPTULO IV2074.1 INFORME DE AUDITORA2074.1.1 Introduccin207

4.1.2 Antecedentes2084.1.3 Objetivo General2084.1.4 Objetivos Especficos2084.1.5 Alcance2084.1.6 rea Auditada2094.1.7 Base Legal2094.1.8 Comunicacin De Resultados210CAPTULO V2145.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES2145.1.1 Conclusiones2145.1.2 Recomendaciones219ANEXOS221REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS282

NDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Objetivo de la Auditoria Operativa16

Ilustracin 2: Diferencias entre Auditoria Operativa y Financiera31

Ilustracin 3: Fases Auditoria Operacional37

Ilustracin 4: Pasillos Longitudinales55

Ilustracin 5: Pasillos Transversales55

Ilustracin 6: Pasillos Combinados56

Ilustracin 7: Sealizacin57

Ilustracin 8: Estibas59

Ilustracin 9: Bulk Storage60

Ilustracin 10: Estantes61

Ilustracin 11: Mtodo ABC67

Ilustracin 12: Tipos de Transporte74

Ilustracin 13 : Mtodo del Barrido86

Ilustracin 14: Organigrama de la Importadora de Artculos ferreteros94

Ilustracin 15: Ventas ao201298

Ilustracin 16: Productos ms vendidos 201299

Ilustracin 17. Clasificacin ABC por Costos de Venta157

Ilustracin 18. Clasificacin ABC por Ventas159

Ilustracin 19: Clasificacin ABC por Rotacin por Margen de Utilidad161

Ilustracin 20: Visualizacin de la Bodega166

Ilustracin 21: Esquema de Rutas175

Ilustracin 22: Diagrama Ishikawa, No verificar la totalidad y estado de mercadera ingresada Elaborado por: Los Autores182

Ilustracin 23: Diagrama Ishikawa, Preparacin y despacho incorrecto de mercadera183

Ilustracin 24: Diagrama Ishikawa, Exceso de mercadera en la bodega184

Ilustracin 25: Tcnica de almacenamiento deficiente185

NDICE DE TABLAS

Tabla 1: Anlisis FODA105

Tabla 2: Indicadores de gestin y administrativo111

Tabla 3: Balance General Resumido114

Tabla 4: Estado de Resultados Resumido114

Tabla 5: Indicadores Financieros115

Tabla 6: Recursos Financieros122

Tabla 7: Cronograma de Actividades123

Tabla 8: Programa fase I130

Tabla 9: Fechas de recopilacin de informacin131

Tabla 10: Calendario de Entrevistas132

Tabla 11: Programa fase II142

Tabla 12: Infraestructura165

Tabla 13: Distribucin Actual de reas de la Bodega167

Tabla 14: Ubicacin de Principales Clientes171

Tabla 15: Matriz de Distancias Mnimas171

Tabla 16: Combinacin de Clientes173

Tabla 17: Matriz de tiempos estimados176

Tabla 18: Obtencin de rutas con restricciones177

Tabla 19: Costo de las Rutas obtenidas179

CAPTULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIN

Debido al crecimiento a nivel global de compaas comerciales y al tratamiento que stas deben darle al inventario como uno de los activos ms importantes de la institucin, su correcta gestin dentro de los procesos que se efectan y los recursos destinados a ste; ya sean humanos, tecnolgicos y econmicos, es de vital importancia para otros departamentos los resultados que se obtengan de la correcta valoracin y anlisis del inventario. Se podra decir que existe una relacin muy estrecha entre el rea Financiera, Compras y Ventas; muchas veces, dicho trabajo es un tanto complejo debido a la inexistencia de tcnicas o mtodos adecuados, que logren proporcionar informacin correcta y verificable acerca de la exactitud, ubicacin y costos de las existencias, que conlleve a la optimizacin de los recursos que, finalmente es el objetivo a seguir por toda organizacin.

La gran variedad y cantidad de productos hace que se tomen en consideracin ciertos aspectos en la bodega, como la capacidad y la logstica inmersa en ella. sta debe ser sometida a una constante evaluacin para suplir la necesidad de reestructurarse, y as operar con mayor efectividad en un mundo cada vez ms competitivo. Para ello se determina el lugar exacto en donde debe ubicarse cada producto para una mejor administracin en la bodega; surge entonces la necesidad de usar un mtodo que aporte resultados claros acerca del lugar y la forma en donde se almacenan los productos ya sea por su nivel de rotacin o el tamao de los mismos. El Mtodo del ABC o tambin conocido como Ley del menos significativo dar lineamientos a esta problemtica clasificando los productos en tres categoras de acuerdo a su nivel de importancia, dirigiendo los esfuerzos de la organizacin hacia los ms relevantes.

Dado que los costos de transportacin normalmente se sitan en un rango entre un tercio y dos tercios de los costos logsticos totales-segn un estudio realizado Herbert W. Davis y William H. Drumm; es importante mejorar la gestin del mismo mediante la mxima utilizacin del equipo de transportacin, as como de su personal responsable. El reducir los costos de transportacin y mejorar el servicio al cliente es uno de los problemas con mayor frecuencia para la administracin, encontrar las mejores rutas que debe seguir un vehculo en un sin nmeros de carreteras, avenidas, etc. que minimicen el tiempo o la distancia. Existen varios mtodos que consideran todas estas variables resultantes de una realidad y nos aproximan a resultados ms eficientes, tal es el caso del mtodo del Barrido o tambin llamado la Gota de lgrima, en el que se puede disear una ruta de transporte sencilla considerando las variables antes mencionadas.

Para la empresa objeto a estudio dedicada a la comercializacin de productos en la lnea ferretera en general, las condiciones actuales de operacin del rea de almacenamiento y distribucin presentaban ciertas deficiencias, por lo cual la Gerencia de la empresa solicit la realizacin de una auditora operacional para establecer las operaciones crticas que impedan el logro de sus objetivos de comercializacin de los productos. Considerando la solicitud de la empresa, a travs del presente Proyecto de Tesis se procedi a realizar la auditora, utilizando la metodologa que describen la Auditora Operacional del Manual de Contralora General del Estado y las pautas bsicas que proveen las Normas Internacionales de Auditora. De all que la auditora operacional es de gran importancia en toda organizacin y sta no es la excepcin, puesto que su aplicacin supone un examen y evaluacin de las operaciones de la empresa con el objetivo de determinar si stas se realizan de forma eficiente, efectiva y econmica; adems, permite establecer si las polticas, mtodos y procedimientos congruentes con el giro de negocios y la misin empresarial, se cumplen en la realidad y dejan de ser slo una filosofa escrita.

Es importante destacar que este estudio ha sido elaborado en base a la investigacin de fuentes bibliogrficas de acuerdo a estas reas, as como tambin de encuestas, entrevistas al personal y del anlisis de informacin recabada en la empresa, tanto de archivos y reportes de operaciones de inventario en bodega, como de la observacin de los autores dentro de la empresa en el Departamento de Logstica que comprende almacenamiento y transporte.

1.2 ANTECEDENTES

Las actividades de almacenamiento se remontan a los orgenes de la historia; desde la antigedad, los egipcios, persas y dems pueblos milenarios, fueron los primeros en almacenar grandes cantidades dealimentospara ser utilizados en tiempos posteriores donde se pronosticaba sequas o siniestros. Es as como surge o nace el problema de losinventarios, como una forma de hacer frente a los periodos deescasez, asegurando la subsistencia de la vida y eldesarrollode sus actividades normales. Fue entonces como esta necesidad para sobrevivir, motiv la existencia de los inventarios. La historia continuo su rumbo y es precisamente en la segunda guerra mundial donde se desarrolla gran parte de la filosofa logstica, sin embargo muchos aos despus se aplicaran dichos conocimientos en el mundo empresarial.

Durante las dos dcadas posteriores a la segunda guerra mundial se dieron cambios en las condiciones econmicas, sociales y tecnolgicas que favorecieron el desarrollo de la logstica; los movimientos demogrficos implicaron la ampliacin de las cadenas de distribucin, y por tanto el aumento de los costos de almacenamiento y de transporte fue significativo. En el campo tecnolgico se dieron modalidades y variantes de los servicios de comunicacin y de transporte, y paralelamente la variedad de productos repercutieron en la gestin del inventario.

El sector ferretero en el pas segn los ndices presentados por el Banco Central del Ecuador, ha crecido favorablemente en los ltimos aos debido a la gran demanda en la industria de la construccin; es as como la empresa objeto a estudio tambin tuvo su desarrollo; lo que un da empez como un pequeo comercial en un mercado de la cuidad, con el pasar de los aos logr consolidarse como una mediana empresa ofreciendo a sus clientes un sin nmero de productos y herramientas propias de la lnea ferretera ya sean nacionales o importados; es all donde surge la necesidad del uso de una tcnica correcta para administrar el inventario y su respectiva distribucin o transporte, que canalice la reestructuracin del espacio fsico de la bodega en base a mtodos que logren optimizar los recursos existentes y mejorar la gestin empresarial, haciendo los procedimientos ms giles y oportunos.

En la actualidad la empresa no cuenta con un adecuado sistema tcnico de almacenamiento, ya que se ha observado que existen productos que estn ubicados de forma incorrecta, obstaculizando la circulacin de los operarios, poniendo en riesgo sus vidas y la integridad del inventario; adems de ello, se han presentado diferencias entre el inventario fsico y el resultado que arroja el sistema. La distribucin de los productos listos para su entrega se lleva a cabo de forma emprica y no se ha efectuado un anlisis del mismo.

1.3 JUSTIFICACIN

El presente proyecto tiene como finalidad brindar mejoras en las reas de almacenamiento y distribucin de una empresa comercial en el sector ferretero, proporcionando una correcta administracin y buen uso de los procedimientos de dichas reas para obtener ahorros significativos al medir y controlar la utilizacin de recursos.

En la actualidad las organizaciones buscan la eficiencia, eficacia y economa de sus operaciones, reconociendo que el inventario es un activo que involucra altos costos y gran vulnerabilidad; y la cuidadosa gestin del almacenamiento de ste, puede reducir el sentido econmico, razn por la cual se elige como problemtica principal. Adems de ello, se desea analizar alternativas de un servicio ptimo de transportacin, puesto que representa un costo significativo para la empresa.

Dicho estudio implica un total compromiso por parte del personal de la organizacin para la obtencin de mejores resultados, una de las herramientas de almacenamiento que aportar valor en el presente trabajo es el conocido Mtodo ABC que permitir diferenciar los productos en varias categoras y ayudar a la reestructuracin del espacio fsico de la bodega en cuanto al inventario y, para el rea de distribucin se utilizar el mtodo del barrido para la obtencin de un modelo de rutas adecuadas, mejorando as el servicio de transportacin.

La base fundamental del proyecto ser la apropiada aplicacin de una Auditoria Operativa, que procura evaluar si existe un control adecuado de los procesos, es decir si estos logran que las actividades se realicen con eficiencia, detectando oportunamente las fallas o debilidades. al igual que se establecern ndices de medicin para verificar el cumplimiento de objetivos, y proponer soluciones, para lo cual se desarrollar un informe en el que se conocer con exactitud la situacin actual de la organizacin, se plantearn recomendaciones y se obtendr una base para la toma de decisiones.

Finalmente, este estudio representa la oportunidad de poner en prctica los conocimientos adquiridos durante nuestra formacin acadmica, hacindonos participes en la contribucin de mejoras de la organizacin, planteando una solucin factible a una realidad.

1.4 DELIMITACIN DEL PROBLEMA

Este estudio se enfocar especficamente en las reas de almacenamiento y distribucin de una Importadora y Distribuidora de artculos ferreteros; cabe recalcar que dichas actividades estn inmersas en el departamento de logstica. Se desarrollar el anlisis a las transacciones de ventas del ltimo ao (2012), es decir todo el periodo fiscal que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre, tomando en cuenta los tems que representan el 80% de las ventas.

Se efectuar una Auditora Operativa para conocer mediante una evaluacin el grado de eficiencia, eficacia y economa en la planificacin, utilizacin y control de los recursos, se establecern indicadores para la medicin del cumplimiento de las operaciones y un programa de auditora en busca de la mejora de las actividades examinadas.

Luego de ello se elaborar un informe de auditora donde figurarn las conclusiones y recomendaciones que sern la base para la toma de decisiones. Tomando en cuenta un estudio a fondo de estas reas crticas, para lo cual se plantear las diferentes tcnicas como lo es el mtodo ABC, diferenciando los tems por categoras y lograr una reestructuracin adecuada de la bodega. Tambin se pretende establecer un proceso estratgico en la planificacin de rutas de transporte para los despachos que se realizan dentro de Guayaquil; puesto que la Importadora tambin distribuye sus tems fuera de la ciudad y provincia, dichos servicios lo realiza una tercera compaa, motivo por el cual estar fuera de nuestro anlisis.

Esta auditora pretende comprobar las prcticas ineficientes del control interno de la organizacin, mostrando al detalle las causas y condiciones que las provocan y el efecto que produce, mediante un examen imparcial e independiente.

1.5 PROBLEMA

Toda organizacin busca un buen control en el manejo de sus operaciones que les permita minimizar la utilizacin de recursos, siendo los principales tiempo, costo, y el talento humano. Es decir, cada componente debe ser aprovechado a su mxima eficiencia. De esta manera, las administraciones realizan estudios para determinar el correcto funcionamiento de las actividades y si se logran los objetivos establecidos. Al mismo tiempo se procuran aadir mejoras con el uso de tcnicas apropiadas y la medicin mediante estndares.

En la actualidad, las diferentes reas de una organizacin son de vital importancia. Las reas de almacenamiento y distribucin son fundamentales como parte del tratamiento del inventario, ya que la sociedad no solo busca una cierta cantidad de productos, sino la disposicin en todo momento del mismo en ptimas condiciones; y el inadecuado manejo puede conducir a la prdida de la venta, que desfavorece a las organizaciones.

La funcin de almacenamiento comprende una serie de actividades como diseo y divisin del almacn, ubicacin de los tems, manipulacin de mercancas y contiene directrices generales tales como coordinacin con el resto de las funciones de sistema productivo, control de volumen, mnimo esfuerzo en su gestin por lo que se recomienda la estructura adecuada del almacn, reduccin del espacio empleado y as mismo el respectivo control de las cantidades de los materiales que se almacenan.

El adecuado manejo de las operaciones de distribucin logran que la organizacin administre sus recursos de manera eficiente, estas actividades representan un mayor costo, por lo tanto requieren un mejor control, mediante una planificacin de rutas que permitan transportar las mercancas en un tiempo prudencial, y seleccin del modo y medio de transporte.

Al lograr que estas dos reas almacenamiento y distribucin funcionen de manera eficiente, se puede conseguir un factor de diferenciacin y la reduccin de los costos incurridos.

El problema que afronta la importadora se especifica en las reas mencionadas, la organizacin desea mejorar los procedimientos involucrados debido a la ausencia de una adecuada estructuracin fsica del espacio de almacenamiento, al igual que la mala organizacin de sus tems, lo que ocasiona prdida de tiempo al momento del despacho e inutilizacin de espacios. Se planea buscar rutas de transportacin que ayuden a optimizar costos de entrega, teniendo en cuenta los factores de tiempo, peso, capacidad y distancia.

1.6 OBJETIVO GENERAL

Efectuar un estudio y anlisis de los procesos de Almacenamiento y Distribucin con el propsito de identificar las deficiencias, brindar oportunidades de mejoras en los controles operacionales mediante la Auditora Operativa a la gestin empresarial.

1.7 OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar el anlisis volumtrico y contribuir con propuestas de mejoras al control interno para el rea de almacenamiento, aplicando la tcnica existente como el mtodo ABC, que clasifica al inventario segn su importancia.

Reestructuracin del espacio fsico de la Bodega de almacenamiento con base a las tcnicas aplicadas, tomando en consideracin ciertas restricciones propias de la infraestructura que se posee y del inventario; optimizando recursos (tiempo, espacio y personal).

Efectuar un estudio al rea de distribucin y aplicar el Mtodo del Barrido para disear una ruta de transporte que considere variables como el tiempo, distancia, peso y capacidad de los vehculos.

Definir indicadores de gestin para establecer estndares que permitan disminuir los tiempos de entrega y satisfacer las expectativas del cliente logrando su respectivo cumplimiento.

1.8 MARCO TERICO1.8.1 Auditora Operacional

Definicin

El examen crtico, sistemtico e imparcial de la administracin de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economa con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestin en el futuro.[footnoteRef:1] [1: Nudman, Puyol. Manual de Auditora Operativa. ]

1.8.2 Importancia de la Auditora Operativa

La Auditora Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerrquicos respectos de los objetivos, polticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicacin, sistemas de informacin, procedimientos, controles ejercidos, etc.[footnoteRef:2] [2: Auditora Operativa Forma-Efectiva. Barahona. 20 de Noviembre 2012]

A travs de la auditora operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La administracin superior necesita conocer objetivamente en qu medida se estn cumpliendo los objetivos y como se estn utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situacin de la empresa.[footnoteRef:3] [3: Auditora Operativa Forma-Efectiva. Barahona. 20 de Noviembre 2012

]

Entonces la atencin de la auditora operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeo de un grupo humano que persigue un objetivo.

1.8.3 Objetivos de la Auditora Operativa

Ilustracin 1: Objetivo de la Auditoria Operativa

La Auditora, Operacional investiga, revisa y evala las reas funcionales de la empresa con los propsitos de determinar.

1. Si se tienen controles adecuados.

2. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y

3. Si se puede lograr una disminucin de costos e incremento de la productividad.

Este concepto permite analizar que en la Auditora Operacional se debe hacer una revisin sistemtica de los diferentes programas, procedimientos y controles operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que conlleven al mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones.

El trmino eficiencia que se incluye en el concepto hace alusin a la capacidad que debe tener la organizacin para minimizar costos de los recursos econmicos, tcnicos y humanos con el fin de lograr satisfactoriamente los objetivos programados en el periodo

1.8.4 Definiciones Relacionados con la Auditora

Operativa

Es necesario identificar ciertos conceptos importantes que son parte de la auditora operativa y, para la mejor comprensin del lector; mencionamos las siguientes definiciones:

Actividades: "Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es condicin de uno o varios productos terminales. La actividad es la accin presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada".[footnoteRef:4] [4: Mangones, Gustavo Hernndez. Diccionario de Economa.]

Procesos: "Un proceso se define como un conjunto de tareas, actividades o acciones interrelacionadas entre s que, a partir de una o varias entradas de informacin, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas tambin de materiales (productos) o informacin con un valor aadido".[footnoteRef:5] [5: Maldonado, Jose ngel. Gestin de Procesos.]

De all la importancia de los procesos para la auditora que se realizar en el presente trabajo; los procesos pueden comprender diferentes actividades, para citar un ejemplo podemos decir el proceso de venta, esto a su vez implican actividades como procesar pedidos y despachar pedidos dndonos como elemento de salida la respectiva facturacin.

1.8.5 La Cadena de Suministro

Una cadena de suministro est formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfaccin de la solicitud de un cliente. La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino tambin a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e incluso a los mismos clientes. Dentro de cada organizacin, como la del fabricante, abarca todas las funciones que participan en la recepcin y el cumplimiento de una peticin del cliente. Estas funciones incluyen, pero no estn limitadas al desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribucin, las finanzas y el servicio al cliente.[footnoteRef:6] [6: Sunil Chopra y Peter Meindl. Supply Chain Management 3era. Edition. 2006.]

Es importante reconocer que uno de los principales actores dentro de la administracin de la cadena de suministro es el departamento de logstica, ya que sobre ste recae la gestin del inventario; sea en movimiento o estacionario; comprende adems el almacenamiento y su debida distribucin, agregando valor al producto final y la satisfaccin de los clientes.

La cadena de suministro nos ayuda a reconocer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos, alcanzando los menores costos posibles; la ausencia de alguno de estos componentes afectar su correcto desempeo y por lo tanto el servicio al cliente. En la actualidad muchas instituciones creen que esta filosofa solo es aplicable a las grandes empresas, sin embargo independientemente del tamao y tipo de mercado puede traer favorables resultados. Sin lugar a dudas muchas organizaciones podrn sobrevivir a la ausencia de alguno de los requisitos antes mencionados, pero llevarn unas grandes desventajas con aquellas organizaciones que si los cumplen y tarde o temprano debern asumir los resultados.

1.8.6 Almacenamiento

Se constituye en el espacio fsico para almacenar los bienes resultantes de la cadena de suministro, de all su gestin imprescindible para todas las actividades econmicas, sean stas comerciales, industriales, importadoras, exportadora, etc. "Es la funcin de guardar mercaderas desde el momento que han sido requeridas o ingresadas a la bodega hasta el momento de ser entregadas para su utilizacin, el almacenamiento se prepara con anticipacin a la recepcin" [footnoteRef:7] [7: Administracin de Bodegas. Hernndez Sierra, Jorge.]

La importancia del almacenamiento radica en que permite que todos los artculos almacenados en una bodega, se mantengan protegidos, conservndose a largo tiempo con un sistema de localizacin adecuado que permita el flujo de las operaciones as como tambin su debida valoracin y contabilizacin eficiente; para suministrar informacin efectiva y oportuna a los dems departamentos de la organizacin.

1.8.7 Transporte

"El sistema de transporte es el componente ms importante para la mayora de las organizaciones, debido a que el xito de una cadena de abastecimiento est estrechamente relacionado con su diseo y usos adecuados. El transporte es el responsable de mover los productos terminados, materias primas e insumos, entre empresas y clientes que se encuentran dispersos geogrficamente, y agrega valor a los productos transportados cuando estos son entregados a tiempo, sin daos y en las cantidades requeridas. Igualmente el transporte es uno de los puntos clave en la satisfaccin del cliente.

Sin embargo, es uno de los costos logsticos ms elevados y constituye una proporcin representativa de los precios de los productos. Los costos asociados con el transporte son altamente representativos en la cadena de abastecimiento y estn involucrados directamente con la relacin que se tiene con proveedores, clientes y competidores". [footnoteRef:8] [8: Regulacin de los servicios de transporte en Colombia y comercio internacional. Acosta de Valencia, Zenaida. 2004.]

1.8.8 Formulacin De Hiptesis

Para efectuar ste trabajo de investigacin se mencionan las siguientes proposiciones, cada una de ellas tendr relacin con los hechos ocurridos en los procesos de Almacenamientos y Distribucin, y todo lo que ello implica con el fin de encausar nuestros esfuerzos hacia ellos, cabe destacar que las variables presentadas tienen relacin directa con cada hiptesis para determinar conclusiones concretas y aportar con posibles soluciones al proyecto.

H1: La Aplicacin de Tcnicas de Inventario como es el Mtodo del ABC nos permite determinar en forma sencilla cuales artculos son de mayor valor. Se clasifica en tres grandes grupos: Grupo A, B y C. Con base a estos resultados se puede realizar una reestructuracin del espacio fsico de la bodega poniendo mayor nfasis y un mejor tratamiento al grupo A.

H2: Importancia en establecer rutas de transporte con los lineamientos requeridos para una entrega oportuna y contribuir as con la optimizacin de tiempo y dinero, para ello el Mtodo del Barrido ser de gran aportacin a nuestro trabajo.

H3: El control interno en los procedimientos secuenciales que se realizan para cada proceso en el rea de Logstica se desarrolla de manera correcta y a tiempo.

H4: La infraestructura y los equipos que posee la empresa son adecuados y ayudan a la eficiencia y agilidad de los procesos.

Variables

Rotacin del Inventario

Ventas mensuales

Caracterstica de la infraestructura

Posicin de los productos

Tratamiento de los productos

Dimensiones y pesos de los productos

Capacidad mxima de los camiones

Tiempo

Recorrido

Nmero de despachos

Costos relacionados al transporte

Herramientas

Anlisis volumtrico

Controles Aplicados a cada Producto

Diagrama del Proceso de Almacenamiento

Diagrama del Proceso de Distribucin

Controles realizados en Bodega

Controles aplicados en la distribucin

rea de Bodega

Alineacin de los pallets.

CAPTULO II2.1 AUDITORA

La evolucin de la auditora ha sido continua con el paso de los aos, teniendo como propsito fundamental ayudar cada vez ms a la direccin de las organizaciones, investigando tanto los aspectos financieros como operacionales y de esta manera poder expresar una opinin de los hallazgos encontrados.

Entre algunas definiciones de auditora con aspectos similares tenemos:

El proceso de revisin de las transacciones contables, del Sistema de Control Interno y del Plan Tcnico-Econmico a fin de determinar la veracidad de los Estados Financieros e informaciones econmicas emitidas por las dems empresas y dems entidades econmicas, evaluar el resultado de su gestin as como el nivel de organizacin alcanzada. [footnoteRef:9] [9: Auditora de las Empresas Socialistas. Estrada, Antonio de Miranda.]

Un examen que pretende servir de base para expresar una opinin sobre la responsabilidad, consistencia y apego a los principios de la contabilidad generalmente aceptados de los estados financieros preparados en una empresa o por otra entidad para su presentacin a otras partes interesadas.[footnoteRef:10] [10: Detlise, Philip l. Auditora Montgomery.]

2.2 AUDITORA OPERACIONAL2.2.1 Aspectos Generales

Funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las eventualidades acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y el mantenimiento de la eficiencia de sus sistemas de gestin. [footnoteRef:11] [11: Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.]

La auditora operacional es una evaluacin independiente de las operaciones de las organizaciones que permite conocer si se cumplen con los objetivos, metas polticas y procedimientos establecidos, garantizar la eficiencia, eficacia y economa de la utilizacin de recursos, revelando las dificultades que se presentan, para proporcionar alternativas que ayuden a solucionar las deficiencias y fortalecer el desarrollo de la organizacin.

El auditor deber realizar un examen minucioso y crtico a toda la informacin proporcionada por la administracin, realizando una planificacin del trabajo que se va a desarrollar para lograr los objetivos, aplicar tcnicas o mtodos, y obtener las evidencias competentes y suficientes para emitir una opinin imparcial y profesional de los resultados obtenidos que sern la base para la toma de decisiones de la administracin.

Por lo tanto, esta auditora debe especificar claramente sus propios criterios o reglas razonables para poder comparar y evaluar las circunstancias existentes en la empresa e implementar los diferentes controles que requiera la organizacin.

2.2.2 Propsito

El objetivo de la Auditora operacional es determinar el grado de eficiencia, eficacia y economa en la adquisicin, proteccin y utilizacin de los recursos, al igual que el cumplimiento de los objetivos que se han establecido, proporcionando informes confiables que revelan las situaciones encontradas.

Entre algunos de los propsitos de la auditora tenemos que identifica las reas crticas que requieren un estudio ms profundo para la reduccin de costos; aplica mejores mtodos operativos; establece un sistema de control interno adecuado para realizar una medicin, prepara informes; evala las causas de los problemas y alerta su ejecucin en trminos de economa y eficiencia; explica los motivos de la ineficiencia de las operaciones estableciendo si los controles que implementa la empresa son efectivos para una oportuna correccin.

Se puede concluir que el objetivo principal es aportar al mayor crecimiento y desarrollo de las organizaciones, una auditora operativa es opcional pero debe realizarse como parte de las evaluaciones del sistema de control interno.

2.2.3 Alcance

Todas la reas de la organizacin pueden ser auditadas incluyendo que su operacin sea financiera o no, pueden encontrarse diversidad de hallazgos que implica el requerimiento de personal especializado en las diferentes disciplinas, generalmente es un trabajo interdisciplinario conducido por profesionales de auditora

2.2.4 Funciones

Verificar el cumplimiento de las operaciones de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economa de la administracin y de los procesos en la organizacin.

Examinar indicadores de gestin y riesgos existentes.

Evaluar estrategias de control interno para alcanzar los objetivos.

Obtener evidencia suficiente y competente.

Presentar recomendaciones adecuadas de los hallazgos encontrados.

Asesorar a la direccin en el proceso de toma de decisiones.

2.2.5 Limitaciones Y Barreras

Definicin del alcance

Tratamiento de informacin no monetaria ni cuantitativa

Ausencia de normas tcnicas concretas

Conflicto de intereses

Elaboracin de conclusiones complejas

Incorrecta de Opinin del auditor

Ausencia de experiencia uniforme

Restricciones en el proceso del control interno

Colusin

Obsolescencia de procedimientos

2.2.6 Ventajas

Detectar riesgos importantes en el manejo de las operaciones.

Identificacin de poltica, objetivos y procedimientos no definidos para su posterior creacin.

Identificacin de posibles reas crticas o problemticas y las respectivas causales que las originan.

Evaluacin del cumplimiento de los objetivos, polticas y procedimientos

Evaluacin de la efectividad de los controles gerenciales.

Identificacin de reas que contribuyen a posibles aumentos de ganancias o limitaciones de costos.

2.2.7 Diferencia entre la Auditora Operativa y la Financiera

Ilustracin 2: Diferencias entre Auditoria Operativa y Financiera

Elaborado por: Los Autores

2.2.8 Criterios De Valoracin

Los criterios de valoracin son los parmetros de medicin de la auditora operacional, por lo tanto es importante conocer claramente el significado de estos trminos. La administracin es responsable del diseo e implementacin de estos indicadores para efectos de demostrar los resultados obtenidos.

Eficiencia

Criterio principal de la auditora operacional, se relaciona con la productividad de las operaciones frente a determinados estndares de medicin. La eficiencia se expresa en trminos porcentuales, se basa en la aplicacin de tcnicas o mtodos que permitan mejorar el desempeo de las actividades gerenciales y operativas teniendo en cuenta los recursos, limitaciones y objetivos de la organizacin.

El anlisis de este criterio favorece a la organizacin, empleados y clientes en los siguientes aspectos:

Organizacin: mayor alcance de los objetivos, aprovechamiento de los recursos mejorando los ndices de productividad.

Empleados: satisfaccin y condiciones favorables en el trabajo mejorando la estabilidad, minimiza el esfuerzo laboral

Eficacia

Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados.[footnoteRef:12] [12: Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.]

Conocida tambin como efectividad, se refiere al cumplimiento de los objetivos propuestos, metas programadas o resultados deseados por parte de la administracin. El auditor puede concluir que existe un buen nivel de eficacia en la organizacin cuando se mide el grado de cumplimiento de los objetivos, es decir comparando que los objetivos alcanzados se aproximan a los objetivos esperados.

Por lo tanto, si en la organizacin no existe un plan o programa con objetivos claramente definidos no se podr realizar la medicin de este criterio.

Economa

Este parmetro de medicin consiste en desarrollar las operaciones de la organizacin al menor consto posible, gastando lo razonablemente necesario para conseguir los objetivos propuestos. Este criterio muchas veces impide alcanzar las metas programadas, por eso debe visualizarse como la optimizacin del uso de los recursos disponibles. Se expresa en trminos monetarios. El control interno, la auditora y la administracin financiera brindarn informacin oportuna sobre los costos en que se deben incurrir para lograr los objetivos.

tica

Elemento bsico de las organizaciones, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los empleados, basada en los deberes, en el cdigo de tica, leyes, normas constitucionales y legales vigentes.

Equidad

Analiza la distribucin de los costos y beneficios entre los sectores econmicos y sociales. Promueve el tratamiento justo de los recursos en beneficio de toda la comunidad.

Ecologa

Este criterio evala y examina las operaciones relativas al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

2.2.9 Programa De Auditora

El programa de auditora describe de manera clara, sencilla, flexible y conciso de cmo se va a llevar a cabo la auditora operacional, es de mucha importancia ya que es el medio que permite verificar que el trabajo se est efectuando en su totalidad. Representa una secuencia lgica y ordenada de cmo y cules son los procedimientos de auditora que se implementarn, constar el tiempo de duracin de cada actividad y el total para la implantacin, se estima los requerimientos del personal, equipo, inmobiliario e instalaciones y se delimita las responsabilidades del personal.

Este documento debe ser planificado con cuidado profesional, ya que se requiere mantener una actitud amplia e independiente. Se adaptar al tipo de negocio que desarrolle la empresa y a las reas que requieran la auditoria, detalla las instrucciones para la obtencin de evidencias, incluyendo procesos, pruebas, tamaos de muestra a evaluar.

Aspectos relevantes que debe contener un programa de auditora

Identificacin: Nombre del estudio

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin

rea(s): Universo bajo estudio

Clave: Nmero progresivo de las reas, programas o proyectos

Actividades: Pasos especficos para obtener y examinar la informacin

Fases:Definicin del orden secuencial para realizar las actividades

Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase

Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes

Formato: Presentacin y resguardo de avances

Reporte de avance: Seguimiento de las acciones

Periodicidad: Tiempo dispuesto para comunicar avances.

2.2.10 Metodologa de la Auditora Operacional

No est definida claramente una metodologa para diagnosticar el objeto de estudio y proponer recomendaciones. El auditor debe utilizar su criterio de acuerdo a su experiencia. Adems su existencia no asegura que el trabajo del auditor se efectu con xito.

Ilustracin 3: Fases Auditoria Operacional

Generalmente se aplican cuatro pasos:

Familiarizacin

El auditor debe familiarizarse con las operaciones e infraestructura que examinar en la empresa, obtener informacin bsica general de la organizacin, conocer cules son los objetivos, como se van a lograr y medir los resultados obtenidos. Igualmente se deber conocer los antecedentes de deficiencias detectadas en auditoras anteriores y los problemas que inciden actualmente en la administracin.

Lineamientos que permitir al auditor familiarizarse con la organizacin:

Estudio Ambiental de la Organizacin

Estudio de la Gestin Administrativa

Visita a las instalaciones

Investigacin y anlisis

Analizar las pruebas de auditora diseadas y examinar la documentacin para evaluar la eficiencia eficacia y economa de las operaciones auditadas. Se realizan pruebas detalladas y selectivas por muestreo estadstico o por el criterio del auditor basado en la experiencia y conocimientos.

Existen una variedad de tcnicas que se pueden utilizar para ejecutar la investigacin tales como: entrevistas, observacin directa, revisin de documentos, actualizacin de estadsticas, evaluacin de la gestin administrativa de la organizacin, seguimiento y comparacin de hallazgos.

Diagnstico

Luego de la evaluacin, se sealan los problemas o hallazgos de mayor relevancia, identificados en la ejecucin de la auditora con su respectiva interpretacin proponiendo conclusiones y recomendaciones, as la administracin poseer informacin suficiente y competente para la toma de decisiones.

Informe

Documento que contendr el trabajo realizado y los resultados obtenidos, es decir la conclusin del examen. Su contenido debe dirigirse a los problemas detectados en relacin con la eficiencia y los controles operativos, se plasmar el alcance, las limitaciones, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones que ayudarn a la mejora de sus operaciones.

El informe debe ser claro, simple, evitar expresiones confusas y despertar el inters del lector mediante propuestas de acciones correctivas de las observaciones ms significativas.

2.2.11 Tcnicas De Auditora

Para la obtencin de evidencia suficiente, relevante y competente el auditor debe utilizar tcnicas oportunas para evaluar el control interno de la organizacin y sustentar sus conclusiones y recomendaciones.

Entre las ms aplicadas por el auditor tenemos:

Inspeccin Documental: es la observacin de documentos que no contengan alteraciones, la revisin de su aprobacin y si fueron correctamente registrados en los libros.

Inspeccin fsica: examen fsico de los activos u obras, para establecer su existencia y control de las operaciones.

Entrevistas: herramienta para conocer como se realizan las operaciones de la organizacin mediante la elaboracin de preguntas al personal de las reas auditadas.

Confirmacin: validacin de la informacin de la empresa obteniendo confirmaciones de terceros.

Comparacin: determinar la similitud o diferencia de las operaciones, se puede comparar con informacin de aos anteriores, planificacin, o contras empresas de la industria.

Anlisis: evaluacin objetiva y crtica de las operaciones para lograr una deduccin lgica y determinar el efecto que produce una circunstancia determinada.

Diagrama de flujo: grficos que representan la secuencia de los diferentes pasos de las operaciones de una organizacin.

Clculo: verificacin de la exactitud de los datos mediante operaciones aritmticos.

Indagacin: realizar averiguaciones a los funcionarios de la entidad o partes relacionadas sobre las operaciones que no se encuentren documentadas.

2.2.12 Riesgo De Auditora

La auditora operativa no estar libre de los errores y omisiones significativos que influyan en el informe presentado por el auditor. Por lo tanto, al planificarse la auditora se debe tener en cuenta la evaluacin del riesgo mediante el juicio, criterio y experiencia del auditor, regulaciones legales y profesionales e identificar errores significativos.

Componentes del riesgo

Riesgo Inherente: errores o irregularidades significativas propios de las operaciones de la entidad.

El riesgo Inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de auditora necesaria para obtener la satisfaccin de auditora suficiente para validad una afirmacin. Esta cantidad puede estar presentada tanto en el alcance de cada prueba en particular como en la cantidad de pruebas necesarias [footnoteRef:13] [13: Yanel, Blanco Luna. Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. 1998.]

Riesgo de control: errores de importancia relativa que no fueron detectados por el sistema de control. Por lo general, estn presenten en los sistemas de informacin, contabilidad y control. Los puntos dbiles de control incrementan este riesgo.

Riesgo de deteccin: errores del control interno que no fueron detectados por el auditor mediante los procedimientos de auditora diseados, es absolutamente controlable por el auditor.

2.2.13 Hallazgo De Auditora

Son las situaciones deficientes y significativas que se han encontrado en la aplicacin de los procedimientos de auditora, figurarn en un prrafo explicativo que debe contener los siguientes atributos: [footnoteRef:14] [14: Contraloria General del Estado. Manual de Auditora de Gestin. 2002.]

Condicin: la situacin actual de las operaciones de la organizacin, lo que sucede en realidad y refleja debilidad.

Criterio: establece como debera efectuarse las debilidades encontradas, son parmetros que permiten evaluar la condicin actual.

Causa: razn por la cual no se cumpli el criterio, lo que origin la diferencia encontrada.

Efecto: resultado que produce la comparacin del criterio con la condicin. Es expresado en trminos cuantitativos.

Conclusiones: explicaciones de los hallazgos descubiertos, basado en el juicio profesional del auditor.

Recomendaciones: Acciones correctivas para la mejora de las operaciones y el cumplimiento de los objetivos planteados.

2.3 ALMACENAMIENTO2.3.1 Definicin

Funcin de guardar mercancas en las bodegas de una organizacin hasta el momento de ser entregadas o despachadas a algn cliente. El almacenamiento involucra determinacin del espacio, diseo del almacn, la ubicacin de los productos y los elementos de manipulacin de las mercancas.[footnoteRef:15] [15: Ballou, Ronald. Logstica. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.]

2.3.2 Importancia

El correcto almacenamiento permite que los productos se mantengan protegidos y conservados hasta su uso, las razones bsicas para utilizar un espacio de almacenamiento son: reducir costos de transportacin y produccin, coordinar la oferta y demanda, ayudar en el proceso de produccin y en el proceso de marketing. Adems ayuda a promover la utilizacin del espacio fsico y a mejorar la eficiencia en el manejo de materiales.

2.3.3 Almacenamiento en la Cadena Valor

Al final de la cadena de procesos se deben conseguir los objetivos en un uso eficiente de la logstica de las entradas y salidas de las operaciones del almacn, entre los cuales tenemos:

Mantener los errores en un mnimo aceptable

Mejorar la eficiencia

Minimizar el uso del personal

Maximizar la inversin en los inventarios

Este proceso comienza con la recepcin de los tems, el almacn, la preparacin y despacho del mismo. Actualmente la gestin de almacn se encuentra automatizada con la utilizacin de algn software que permiten que las actividades se realicen mediante un flujo continuo y sin interrupciones.

La optimizacin de la gestin de almacenamiento presenta algunas funciones de valor agregado en la mayora de los negocios como la capacidad de comprar en grandes cantidades, absorber costos de transporte, la gestin de mercanca y dimensionar los productos. Adems contar con una excelente poltica de ubicacin permite rentabilizar los espacios.

Disponer de una metodologa adecuada es fundamental para mejorar la eficiencia y aadir valor a la organizacin a travs de la excelencia de procesos y control de costes.

2.3.4 Principios De Almacenaje

Coordinacin: integracin con las otras actividades de la empresa como lo es el sistema productivo.

Flexibilidad: adaptarse a cambios o la realidad de la organizacin y con un costo razonable.

Control del volumen: minimizar los costos del almacenamiento para las cantidades que se guardan.

Control de inventario: contar con un sistema de registro para el control de los productos almacenados.

2.3.5 Funciones Del Sistema De Almacenamiento

El sistema de almacenamiento se puede dividir en dos funciones importantes como lo son la posesin y el manejo de materiales, el primero se refiere al almacenamiento, es decir la acumulacin de inventario en el tiempo, mientras que el manejo representa las actividades de carga y descargar, traslado de productos y todo lo que con lleva su manipulacin.

2.3.5.1 Funciones Del Almacenamiento O Posesin

Las instalaciones de almacenamiento se pueden disear a travs de cuatro principales funciones:

Mantenimiento o pertenencia: las instalaciones usualmente se utilizan para dar proteccin y cabida a los inventarios. El diseo de las instalaciones depende de los requerimientos y el tiempo que se estima para guardar las mercancas que puede ser a largo plazo, temporal o de propsitos generales.

Consolidacin: Consiste en establecer un punto de recoleccin de productos para consolidar los pequeos envos en otros ms grandes y reducir los costos de transportacin. Por lo tanto las tarifas de transportacin influyen en el uso de las instalaciones de un almacn.

Carga fraccionada: el uso de las instalaciones para fraccionar la carga es lo contrario a la consolidacin, es comn en los almacenes de distribucin especialmente cuando los clientes realizan pedidos pequeos o cuando la distancia entre el fabricante y el cliente es grande.

Mezcla: establecer un punto de mezcla de productos puede reducir costos de transportacin en las organizaciones que compran a una gran cantidad de fabricantes para surtir una lnea de sus productos en sus plantas.

2.3.5.2 Funciones Del Manejo De Materiales

Carga y descarga: estas dos actividades representan la primera y la ltima en la cadena de manejo de materiales. La descarga de los productos del medio de transporte y su movimiento al almacn suelen ser una sola operacin. En otros casos se tratar por separado porque luego de descargarse pueden ser inspeccionados y clasificados antes de ubicarlos en los almacenes. La carga es el proceso de introducir los productos en el medio de transporte para su respectiva distribucin, se puede realizar tareas adicionales como la comprobacin del contenido del pedido antes de realizar el envo.

Traslado desde y hacia el almacenamiento: el primer traslado es la descarga de los productos, pero puede suceder que los bienes necesiten ser trasladados varias veces para el reaprovisionamiento de existencias.

Surtido de pedidos: consiste en la seleccin de los productos que se encuentran en la zona de almacenamiento segn los pedidos que se hayan realizado. Suele considerarse una de las actividades ms crticas en el manejo de materiales porque el manejo de pedidos de pequeo volumen es un trabajo ms intenso y costoso.

2.3.6 Tipos De Almacenes

Se puede elegir el tipo de almacn de acuerdo a las condiciones de cada caso:

a) Respecto al proceso productivo

Almacenes de material prima

Almacenes de productos semielaborados

Almacenes de productos terminados

Almacenes de recambio (destinados para la venta)

Almacenes de materiales auxiliares

b) Respecto a la logstica de distribucin

Almacenes de consolidacin

Centros de ruptura

c) Respecto a la forma de rotacin

Fifo (primero en entrar, primero en salir)

Lifo (ultimo en entrar primero en salir)

d) Respecto a la tcnica de manipulacin

En bloque

Convencionales

Automticos

Especiales

e) Respecto a la clasificacin de la mercanca

Dedicados

Caticos

f) Respecto a la gestin de los inventarios

Inventario continuo

Inventario peridico

2.3.7 Control Del Inventario en el Almacenamiento

La administracin de inventarios es muy amplia dependiendo de cada empresa y las restricciones que ella maneja; sin embargo cuando la mayor parte de su inventario es adquirido mediante importaciones es de vital importancia considerar el almacn como un medio para alcanzar los objetivos establecidos, una de las caractersticas de los productos importados es el lapso de tiempo resultante entre el momento que se genera el pedido hasta cuando tiene el disponible para la venta.

En esta ocasin haremos referencia a los aspectos fsicos y operacionales del almacenamiento, que condicionan el tratamiento del inventario facilitando su control y despacho; para ello debemos considerar lo siguiente:

Espacio Adecuado

El espacio que se dispone es muy importante para realizar un manejo apropiado del inventario teniendo en cuenta su tipo (Perecedero No Perecedero), volumen, dimensin, peso, tamao etc., y sobre todo la rotacin de inventarios. En muchas empresas en la actualidad las polticas de compras estn condicionadas a la capacidad de almacenamiento y al nivel de ventas de los productos, ya que el espacio disponible en muchas ocasiones no es suficiente para ejercer sobre ellos un control apropiado de inventario.

Localizacin

El sitio ms adecuado para la localizacin del almacn es que se encuentre despus del rea de recibo de mercancas y antes del rea de ventas, de esta forma se facilita el manejo delos artculos, evitando perdidas y agilizando, los procedimientos de entrada y despachos.

Distribucin de Inventario

El inventario debe estar distribuido por grupos, que faciliten elaborar el inventario fsico final. La distribucin debe facilitar el manejo del inventario en cuanto al despacho, de tal forma que siempre se aplique la adecuada rotacin aplicando un correcto sistema de valoracin del inventario, para as reducir las prdidas de materiales.

Seguridad

Una vez recibido los materiales stos deben almacenarse inmediatamente, y bajo los controles establecidos en las polticas internas de la organizacin, con el fin de evitar que personas no autorizadas tengan acceso a las mercancas o al despacho o robo de las mismas, por ello el acceso a la bodega debe ser restringido.

2.3.8 Distribucin Interna de una Bodega

Para tener una buena organizacin en el rea de almacenamiento es necesario distribuir los sectores de acuerdo a las actividades que se realizan en las mismas, tomando como referencia las principales:

a. Almacenamiento

b. Registro

c. Recepcin

d. Entrega

Adems de stas reas principales debemos considerar los siguientes espacios complementarios:

Espacio para los pasillos entre las mercancas a las cuales se tienen acceso directo.

Pasillos transversales y perpendiculares

Espacio para que los equipos existentes puedan circular en la bodega.

Salidas de emergencias.

Las actividades antes mencionadas sirven de gua para distribuir los sectores que se van a necesitar en el rea de bodega; sin embargo debe darse prioridad al rea que requiere mayor capacidad que es la de almacenamiento. Segn estndares internacionales muestran que se debe disponer entre un 60 y 75% del rea total de la bodega para el almacenamiento; quedando un 40 y 25% para el resto de actividades complementarias.

La distribucin de la bodega no debe interferir con una u otras actividades y debe ser lo ms funcional posible.

Espacio para la Recepcin y Entrega de Mercancas

Para disear un almacn una de las reas prioritarias y con mayor impacto son la de recepcin y entrega; stas deben estar ubicadas de tal forma que el transporte de carga pueda acceder a ellas fcilmente, la zona debe ser lo ms optima posible ya que si es muy pequea lo ms probable es que existan cuellos de botellas que repercutirn en otras reas de la institucin.

Otros Espacios

Se refiere a otras reas destinadas para el trabajo como lo son los espacios para oficina y trabajo, baos, sector de embalaje, almacenamiento temporal; por lo general stas zonas son tomadas en consideracin en muy pocas ocasiones, es necesario hacer nfasis en que dichas reas no deben restarle tamao al rea dirigida para el almacenamiento

2.3.9 Pasos para la Identificacin en el rea de Almacenamiento

Identificar las secciones mediante letras maysculas

Identificar las estanteras con nmeros dentro de cada seccin

Identificar las filas con letras maysculas dentro de cada estantera

Identificar las columnas con nmeros dentro de cada estantera

2.3.10 Reglas para Ubicar la Identificacin

Del frente hacia el fondo

De izquierda a derecha

De abajo hacia arriba

2.3.11 Algunas Especificaciones Tcnicas

Para una buena organizacin dentro del rea de almacenamiento se debe considerar la forma de distribuir las estanteras desde el punto de vista funcional, de tal manera que facilite la ubicacin, recepcin y entrega de materiales. Para este fin se considerar lo siguiente:

Pasillos Longitudinales

Este sistema nos permite ubicar las estanteras a lo largo del rea destinada para el almacenamiento tomando como punto inicial el acceso a la misma, esto hace que el recorrido sea ms fcil y gil para el reconocimiento de los artculos ahorrando energa y tiempo.

Ilustracin 4: Pasillos Longitudinales

Pasillos Transversales

A diferencia del anterior este sistema procede a ubicar las estanteras a lo ancho del rea destinada para el almacenamiento, as mismo facilita el recorrido por los pasillos.

Ilustracin 5: Pasillos Transversales

Pasillos Combinados

Se entiende como la mezcla del sistema transversal y longitudinal en las ubicaciones de las estanteras.

Ilustracin 6: Pasillos Combinados

Anchura de los Pasillos

Segn estndares tcnicos internacionales se debe dejar un espacio perifrico de 70 cm. Entre las mercancas almacenadas y las paredes del almacn lo que facilita el recorrido por la zona al realizar inspecciones, mitigar los incendios y derrumbes.

El espacio entre los pasillos depender de las actividades que se realizan en ellos, stos pueden ser de cuatro tipos:

Reposicin o recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en un solo sentido.

Reposicin y recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en ambos sentidos.

Reposicin y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en un solo sentido.

Reposicin y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en ambos sentidos.

Sealizacin

Es necesario que se coloque carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de control como incendios y primeros auxilios, as tambin las salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros.

Ilustracin 7: Sealizacin

Demarcacin

Para las zonas de almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios se debe pintar una franja de 10 cm, con pintura amarilla en los pasillos.

Embalaje

El embalaje ayuda a mantener compacta la carga ayudando a la estabilidad, resistencia y proteccin, se debe tomar especial cuidado con productos lquidos o granulados puesto que stos se pueden vaciar.

2.3.12 Tcnicas De Almacenamiento

Mtodos y equipos convencionales de almacenamiento

Estos mtodos requieren un trabajador humano para acceder a los artculos almacenados por lo que el sistema de almacenamiento resulta esttico, inmvil.

Los mtodos tradicionales o no automatizados de almacenamiento son:

Almacenamiento a granel

Son pilas de materiales sin empaquetar, en condiciones libres como: polvos, granos, escamas o productos originales.

En este tipo de almacenamiento existe la probabilidad de explosin sobre todo en las instalaciones donde se almacena grano, el cual con unas condiciones especiales de humedad, una determinada temperatura y con la presencia de una chispa, pueden provocar una explosin.

Apilamiento Compacto

Est formado por contenedores de cartn, cajas, pacas, bolsas, que estn en estrecho contacto los unos con los otros. Solamente existen espacios de aire en los lugares donde el contacto no es perfecto.

Almacenamiento en Estibas

Pale tizar: Agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de objetos individualmente poco manejables, pesados o voluminosos; o bien objetos fciles de desplazar pero numerosos.

Ilustracin 8: Estibas

El sistema de paletizacin busca optimizar el tiempo y reducir el esfuerzo durante el transporte y almacenamiento de materiales.

Estiba: Bandeja, tablero o paleta, generalmente construida con tablones de madera, que se utiliza para apilar o arrumar materiales u facilitar su transporte

En la paletizacin, la calidad de la estiba es fundamental, ya que ella soporta todo el trabajo realizado con la carga.

Almacenamiento de bulto (Bulkstorage)

Las unidades de carga (puestas sobre pals o contenidas en contenedores) se apilan una encima de la otra. De esta manera aumenta la densidad de almacenamiento.

Ilustracin 9: Bulk Storage

Aunque el almacenamiento de bulto est caracterizado por la ausencia de equipo de almacenamiento especifico, para colocar materiales o recuperarlos de su lugar de almacenamiento se suelen utilizar carretas y carretillas.

Por lo tanto el almacenamiento de bulto es utilizado para almacenar grandes stocks o cantidades de unidades de carga.

Sistemas de Estantes (Rack Systems)

Permiten el apilamiento de unidades de carga sin necesidad de que se apoyen las unas con las otras.

Uno de los sistemas de estante ms comunes es el formado por estantes de pales (plataformas), que consiste en una estructura que incluye vigas horizontales que sostienen las cargas.

Ilustracin 10: Estantes

Otros sistemas de estante son:

Cantilever racks(Estantes voladizos)

Se eliminan las barras verticales de los laterales, dejando nicamente unas centrales, de la estructura por lo que se proporcionan tramos libres que facilitan el almacenamiento de materiales con varas, barras, tubos (Figura 3).

Portale rack(Estantes porttiles)

Consisten en estructuras porttiles

Estanteras y arcas

Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura ms apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms pesados, voluminosos y txicos, se deben almacenar en la parte baja. La mayora de las estanteras tienen entre 6 y 7.5 cm.

En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulacin del embalaje.

Se debe cubrir y proteger el material cuando este lo requiera

Sistemas automatizados de almacenamiento.

Los sistemas automatizados de almacenamiento reducen o eliminan (segn el grado de automatizacin) la cantidad de intervencin humana requerida para manejar el sistema.

Generalmente, los sistemas automatizados de almacenamiento se dividen en dos tipos:

Sistemas automatizados de almacenamiento/recuperacin.

Sistemas de carrusel.

2.3.13 Consideraciones del Manejo de Materiales

El objetivo del manejo de materiales es reducir el costo de dichas actividades e incrementar la utilizacin del espacio. Para mejorar la eficiencia en el manejo de materiales se debe tener en cuenta cuatro aspectos; agrupamiento de la carga distribucin del espacio de almacenamiento, eleccin del equipo de almacenamiento y eleccin del equipo de movimiento.

a) Agrupamiento de la carga

La eficiencia se puede mejora juntando pequeos paquetes en una sola carga, de esta manera se reduce el nmero de trayectos que se necesita para almacenar cierta cantidad de bienes, tambin se relaciona con la mano de obra y el tiempo del equipo utilizado en la actividad, todo esto permite una mejor economa.

El agrupamiento de carga se suele realizar por entarimado y mediante el uso de contenedores.

Entarimado

La tarima es una plataforma porttil en la cual se apilarn los bienes para su almacenamiento y transportacin. Pueden ser del tamao que la organizacin lo requiera. Este tipo de agrupamiento logra optimizar el espacio de almacenamiento.

Uso de contenedores

Los contenedores son lugares grandes de almacenamiento que pueden ser transportados. Por lo general se utiliza un equipo estndar para el manejo de materiales.

b) Distribucin del espacio

En el diseo del almacn se considera el espacio de almacenamiento y la recogida de pedidos. Siendo la ubicacin de los inventarios un factor que afecta directamente a los gastos de manejo de materiales, se intenta lograr un equilibrio entre los costos de manejo de materiales y el uso del espacio del almacn.

Distribucin para el almacenamiento

Se tendr en cuenta los niveles incremento o disminucin de rotacin del inventario para poder realizar una correcta distribucin de los tems en el almacn.

Distribucin para recoleccin de pedidos

Una de las formas ms sencillas para la distribucin del espacio para la recoleccin de pedidos es usar las zonas de almacenamiento existentes realizando algunas modificaciones para que sea ms eficiente. Adems se debe tener en cuenta disposicin de los artculos necesarios para un pedido, es decir su secuencia, la divisin en zonas que consiste en la asignacin de recolectores individuales y el procesamiento en lote se refiere a la seleccin de mas de un pedido.

c) Eleccin del equipo de almacenamiento

Los auxiliares de almacenamiento ms significativos son las estanteras, cajas para anaquel, materiales para sujetar cargas horizontales y verticales, recipientes, bastidores, paneles, ayudan a obtener un manejo ordenado de los productos.

d) Eleccin del equipo de movimiento

Actualmente existe una gran variedad de equipos mecnicos de carga y descarga, recoleccin de pedidos y traslado de bienes para el almacenamiento. Se diferencian tres categoras de equipos: equipo manual, el equipo asistido por motor y el equipo totalmente mecanizado. Las organizaciones no se limitan a la utilizacin de una de estas categoras sino una combinacin de aquellas.

2.3.14 Mtodo ABC como Tcnica de Gestin de Inventario2.3.14.1 Generalidades

El mtodo ABC, regla del 80/20 o ley del menos significativo es una herramienta que permite determinar de una manera simple y sencilla cuales son los tems de mayor valor en una organizacin, optimizando la administracin de recursos del inventario y logrando que se tomen decisiones oportunas.

Estos artculos no son precisamente los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen porcentajes elevados dentro del valor del inventario total. Aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos inventariados, obtiene el 20% del valor del inventario total.

2.3.14.2 Categoras

El mtodo clasifica por lo general en tres clases a los artculos mediante un orden de prioridad:

Artculos Clase A: muy importantes. Nmero pequeo de artculos, pero de elevado costo, se deben disminuir los niveles de existencia en bodega y controlarlos detalladamente. No se recomiendan los stocks de seguridad, pero eso no quiere decir, que se deba caer en riesgos de posibles desabastecimientos. Representa el 70-80% del valor total de las existencias.

Artculos Clase B: de importancia secundaria. Estos tems constituyen aproximadamente un 30% de las existencias totales y el consumo anual respectivo en valor representa aproximadamente el mismo porcentaje del total. Se debe dar un control menos estricto que el de la clase anterior.

Artculos Clase C: importancia reducida. Representan los tems en bodega con un valor relativamente bajo. Para su control se utilizan mtodos sencillos, representan en un 5-10% del total del almacn.

Ilustracin 11: Mtodo ABC

Fuente: Lic. Elda Monterroso, Junio 1999

2.3.14.3 Ventajas de Clasificar el Inventario en Categoras

Mayor Eficiencia en el manejo de las existencias.

Economa en el personal necesario para la administracin y control de los inventarios.

Menores posibilidades de casos de desabastecimiento de artculos causados por fallas internas de la organizacin.

Puede crear una base informativa que facilite la implantacin de un proceso de gestin decalidad total, para superar losproblemasque limitan los resultados actuales.

Es aplicable a todo tipo de empresas.

Identifica clientes, productos, servicios u otros objetivos de costos

Posibilita un mejor control y reduccin de los costos indirectos, por la supresin de las actividades que no agregan valor y, en especial, por su vinculacin con la tcnica dela administracindel costo total.

El ABC es muy til en la etapa deplaneacin, ya que suministra abundante informacin que sirve de gua para varias decisiones estratgicas tales como: fijacin de precios, bsquedas defuentes,introduccinde nuevos productos yadopcinde nuevos diseos o procesos de fabricacin, entre otras.

2.4 PROCESO DE TRANSPORTE2.4.1 Logstica Empresarial

Es una disciplina que forma parte de la gestin de la Cadena de Suministro que planifica, implementa y controla el flujo de materiales, energa e informacin; a un sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o llevar el producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo exigido, a un bajo costo y en beneficio de la comunidad social.[footnoteRef:16] [16: Ballou, Ronald. Logstica. Abastecimiento de la Cadena de Suministro.]

2.4.2 Objetivos Principales

La Logstica Integral es el conjunto detcnicasymediosdestinados a gestionar los flujos dematerialese informacin, siendo suobjetivofundamental la satisfaccin de las necesidades enbienesy servicios de un cliente y/omercado, encalidad, cantidad, lugar y momento; maximizando la satisfaccin del cliente y la flexibilidad de respuesta, y minimizando los tiempos de respuesta y los costes.

Los objetivos de la logstica es responder a la demanda, obteniendo un ptimo nivel deservicioal menor coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los siguientes:

Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, con la calidad demandada y al mnimo coste.

Haciendo prioritarias las necesidades delcliente.

Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades delmercadocambiante.

Reaccionando rpidamente ante los pedidos del cliente.

Eliminar todos los stocks innecesarios haciendo que en los pedidos del cliente tiren del proceso productivo.

La misin fundamental de laLogstica empresarial es colocar losproductosadecuados (bienesyservicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo mximo posible a la rentabilidad de la empresa.

Tiene como objetivo la satisfaccin de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestin de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes, informtica) y moviliza tanto los recursos humanoscomo los financieros que sean adecuados.

Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los requisitos de los clientes, da una ventaja competitiva a la empresa. Hacerlo a coste menor permite mejorar elmargen de beneficiode la empresa. Conseguirlo garantizando la seguridad permite a la empresa evitar sanciones pero tambin comunicar en temas actuales como el respeto del medio ambiente, los productos ticos

2.4.3. Funciones Del rea De Logstica

La funcin logstica se encarga de la gestin de los flujos fsicos (materias primas, productos acabado, y se interesa a su entorno). El entorno corresponde en este caso a:

Recursos (humanos, consumibles, electricidad.

Bienes necesarios a la realizacin de la prestacin (almacenes propios, herramientas, camiones propios, sistemas informticos).

Servicios (transportes o almacn subcontratados).

La funcin logstica gestiona directamente los flujos fsicos e indirectamente los flujos financieros y de informacin asociados. Los flujos fsicos son generalmente divididos entre los de compra (entre un proveedor y su cliente), de distribucin (entre un proveedor y el cliente final), de devolucin (logstica inversa).

2.4.4 La Logstica y suInterrelacin con otros Departamentos

Marketing

Mercados geogrficos

Localizacin puntos de entrega

Costes de transporte

Unidades de venta

Mnimos de entrega

Tamao de los pedidos

Tipo de canal de venta

1. Tamao de pedidos

2. Costes de transporte

3. Servicio exigido

Estacionalidad

Campaas

Promociones

Necesidad de medios

Costes

Puntos de servicio

Ventas

Previsiones de ventas

Clculo de necesidades

Cobertura de stock

Servicios al cliente

Compras

Planificacin y gestin

Recursos de Aprovisionamiento

Transporte

Stocks de Materias Primas

Finanzas

Costes:Presupuestoslogsticos

Inversiones:Controlcostes

Mrgenes: Inmovilizados

Bodega

Entrega al transportista documentos como gua de remisin y factura para el traslado de la mercadera.

En la logstica, la reduccin de costes se plantea como objetivo bsico, pero debe atenderse a que tal reduccin no deteriore el nivel de servicio, buscando la mejora de costes a travs de la reorganizacin de las actividades y mejorando la coordinacin, pero por sobre todo mejorando de manera continua performance en materia de calidad y productividadpara la empresa en su conjunto.

2.4.5 Tipos de Transportes

Ilustracin 12: Tipos de Transporte

El transporte multimodal se refiere al traslado de mercancas desde su origen hasta su destino utilizando para ello diferentes medios de transporte.

2.2.6 Capacidad de un Sistema de Transporte

La capacidad de un sistema de transporte es el nmero mximo de vehculos o unidades de trfico (pasajeros, toneladas) que pueden pasar por un punto dado durante un perodo de tiempo.

2.4.7 Actividades del Proceso de Transporte

1. Seleccin del modo y medio de transporte.

2. Consolidacin de envos.

3. Establecimiento de rutas de transporte.

4. Distribucin y planificacin de los vehculos de transporte.

5. Seguimiento del pedido (Control)

1.- Determinacin del tipo de transporte o Flota

En esta etapa es donde se define qu vehculo debe de usarse para el transporte de las mercancas, esto puede lograrse por criterio de una persona especializada, conocedora de las caractersticas del vehculo y su capacidad de carga que optimizara los recursos. En la actualidad muchas empresas cuentan con un software de apoyo que ayuda a asignar el vehculo que sea el ms ptimo a ser usado dependiendo del volumen y peso de la carga a ser transportada.

2.- Consolidacin de envos

Consolidar los envos es una parte fundamental para este proceso, en esta etapa se clasifican los envos o tambin llamados bultos de tal forma que puedan ser trasladados conjuntamente dependiendo de muchos criterios como sector, tipo de envi, medio de transporte etc. As, se podrn trasladar varios pedidos en un solo viaje.

3.- Definicin de la ruta de distribucin

La creacin de rutas de transporte implica servir a todos los clientes de una empresa de manera ptima de acuerdo a un criterio preseleccionado (coste, tiempo, atencin y servicio al cliente, entre otros) con unos recursos limitados. La Investigacin Operativa a travs de la programacin lineal ha tratado de solventar el problema de forma exacta, es decir, encontrando la solucin ptima; que es aqulla que consegua generar las rutas de transporte, invirtiendo para ello el menor coste posible o reduciendo al mnimo la distancia recorrida para servir a todos los clientes.

4.- Distribucin y planificacin de los vehculos de transporte

Hacer una planificacin de los vehculos de transporte sin lugar a dudas optimizara muchos recursos en la empresa, por ello en esta etapa se debe distribuir los transporte utilizando mtodos y herramientas de tal forma que se pueda cumplir con lo planificado, cabe recalcar que las polticas de cada empresa proporcionan un lineamiento para la distribucin de los vehculos de transporte.

5.- Seguimiento del pedido (Control)

Los planes logsticos se pueden organizar e implementar, para ello, es necesario pensar en otra funcin: el control. La funcin de control sirve para ajustar o mantener la ejecucin planificada de un proceso dentro de los mrgenes previstos. El proceso de control consiste en comparar los resultados reales con los planificados, e iniciar una accin correctiva si es necesario aproximar ms ambos resultados.

2.4.8 Factores Influyentes en el Servicio de Transporte

Tiempo de entrega y su variabilidad.

Repetidos estudios e investigacioneshan demostrado que el tiempo medio de entrega y su variabilidad es el factor ms importante a la hora de definir y evaluar el funcionamiento de un servicio de transporte. Por tiempo de entrega se suele entender el tiempo medio que lleva trasladar un envo desde su punto de origen hasta su destino.

Los diferentes medios de transporte difieren en si proporcionan o no una conexin directa entre los puntos de origen y destino, como puede ser el transporte areo de una carga entre dos aeropuertos. No obstante, a efectos prcticos es ms real medir el tiempo de entrega puerta a puerta, considerando todos los medios implicados en el transporte.

La variabilidad se refiere a las diferencias normales que suele haber en el tiempo de entrega de los envos. Incluso si tenemos una serie de mercancas con el mismo punto de origen y destino, y que van a ser transportadas por el mismo medio, el tiempo de trnsito no ser necesariamente el mismo para cada una de ellas. Esto se debe a diferencias en factores tales como elclima, la congestin del trfico, el nmero de paradas en el camino o el diferente tiempo de consolidacin de los envos. Por ello, la variabilidad del tiempo de trnsito es una medida de la incertidumbre del funcionamiento del servicio de transporte.

Prdidas y daos.

Dado que los diversos medios de transporte difieren tambin en su capacidad de llevar la carga sin prdidas ni desperfectos, estos dos factores deben tenerse muy en cuenta a la hora de seleccionar el medio ms apto para el transporte de los productos.

Las empresas de transporte tienen la obligacin de llevar las mercancas con una prontitud razonable y de hacerlo con el suficiente cuidado de manera tal de evitar daos y desperfectos. Estaresponsabilidadse ve mitigada si las prdidas o los daos son la resultante del azar, fallos de quien enva los productos o por cualquier otra causa que est fuera del control del transportista. Aunque normalmente las compaas de transporte, tras una presentacin adecuada de un recurso por parte del cliente, asumen las prdidas que pueda sufrir el envo, existen cientos costes que la compaa que va a hacer el envo debe conocer antes de elegir su medio de transporte.

En cuanto a la probabilidad de daos y desperfectos, si sta es alta suele obligar a hacer un empaquetamiento de mayor proteccin del envo, con la incidencia que ello representa en el coste logstico.

Costos del servicio de transporte

La transportacin es un rea de decisiones clave en la mezcla de la logstica. Exceptuando el costo de adquisiciones, la transportacin absorbe, en promedio, un porcentaje ms alto de los costos de logstica que cualquier otra actividad logstica.

La funcin de costo terica de una empresa puede expresarse, en su forma causal, de acuerdo al siguiente modelo:

COSTO TOTAL=(a)CFIJO + (b)CFC x NC + (c)CPK x KM +(d) CCAR x t + (e) CVIAJ x NV

En el segundo miembro de la ecuacin anterior se distinguen:

a) El costo fijo de la empresa, asociado a su planta fsica y a sus costos de administracin, en el primer trmino.

b) Los diversos costos asociados a la propiedad y puesta en uso de los vehculos que varan, por lo tanto, con el nmero de ellos, en el segundo trmino.

c) Los costos variables de operacin por vehculo. Kilmetro, en el tercer trmino.

d) Los costos asociados al