portal.uw.edu.pl · web viewvat odbiorca fry 81,30 18,70 100 krok 6: polega na weryfikacji...

document.docx, 2015-08-07 09:30:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna

Strona 1/46

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaKsięgowanie opłat za parkometrObszar biznesowy FI

Wersja 1.0

1


Strona 2/46

1 Spis treści

1 Spis treści........................................................................................................22 Księgowanie opłat za parkometr.....................................................................3

2.1 Wstępne zasilenie parkometru. Wypłata z kasy (Krok 1)..........................52.2 Wprowadzenie wyciągu bankowego (Krok 2)...........................................62.3 Zaksięgowanie operacji bankowej z rozliczeniem (Krok 2).......................82.4 Przeksięgowanie wartości z konta pracownika na konto BNP (Krok 3)..162.5 Wstępne wprowadzenie dokumentu sprzedaży (Krok 4)........................182.6 Księgowanie wstępnie wprowadzonego dokumentu sprzedaży (Krok 4)242.7 Wprowadzanie, księgowanie dokumentu sprzedaży i wystawienie faktury sprzedaży (Krok 5)............................................................................................272.8 Analiza pozycji dostawcy i odbiorcy........................................................36

2


Strona 3/46

2 Księgowanie opłat za parkometr

Proces księgowania opłaty za parkometr składa się z 5 (6) kroków: Krok 1: polega na zasileniu parkometru (tuby) przez pracownika

odpowiedzialnego. Pracownik pobiera jednorazowo z kasy środki na uzupełnienie parkometru (Tuby).

Pracownik Kasa 2000 2000

Krok 2: polega na zaimportowaniu i zaksięgowaniu wyciągu bankowego z operacją dotyczącą wpłaty za opłatę parkingową na dostawcę (pracownika).

Pracownik Bank 400 400

1600 z tuby

Krok 3: polega na przeksięgowaniu wpływów z parkometru z dostawcy (pracownika) na Biuro Obsługi Nieruchomości „Powiśle”.

Pracownik BNP 400 400

3


Strona 4/46

Krok 4: polega na ujęciu w księgach zdarzenia sprzedaży usługi parkingowej (wariant bez faktur sprzedaży) w trybie wprowadzania wstępnego

7* Vat BNP 325,20 74,80 400

Krok 5 (opcja): na życzenie klienta może być wystawiony dokument faktury z poziomu modułu SD. W trybie wprowadzania wstępnego.

7* Vat BNP 243,90 56,10 300

7* Vat Odbiorca fry81,30 18,70 100

Krok 6: polega na weryfikacji wprowadzonych dokumentów przez Kwesturę i zaksięgowaniu kompletnym dokumentów wstępnie wprowadzonych

4


Strona 5/46

2.1 Wstępne zasilenie parkometru. Wypłata z kasy (Krok 1)

W celu zaksięgowania wypłaty gotówki z kasy do zasilenia parkometru należy uruchomić transakcję FBCJ.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „FBCJ -Raport kasowy”

Po uruchomieniu transakcji wybieramy właściwą kasę (WYDATKI RZECZOWE), a następnie przechodzimy do zakładki „wydatki got.” (wydatki gotówkowe). Wprowadzamy operację kasową WYPŁATA DLA DOSTAWCY.

UWAGASzczegóły księgowań dla operacji kasowych zostały opisane w Instrukcji „Księgowanie operacji kasowych”.

5


Strona 6/46

2.2 Wprowadzenie wyciągu bankowego (Krok 2)

W celu zaksięgowania wpływu na rachunek bankowy z tytułu opłat za parkometr należy do systemu zaimportować oraz zaksięgować odpowiedni wyciąg bankowy.

UWAGASzczegóły importu i księgowania wyciągów bankowych są opisane w osobnej instrukcji, dedykowanej do obsługi procesu "Import i księgowanie wyciągów bankowych".

Skrócony opis importu wyciągu bankowego: transakcja FF_5.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „FF_5 – Import”Aby zaimportować plik wyciągu bankowego banku Millenium należy wybrać

wariant import wyciągu z banku Millenium:

Następnie przy użyciu pomocy wyszukiwania do pola Plik wyciągu znaleźć właściwy plik WB na komputerze (dysku sieciowym) w formacie .sta. Po wybraniu pliku WB można zaimportować przy użyciu przycisku .

W kolejnym kroku zezwolić systemowi na import danych z zewnętrznego źródła:

6


Strona 7/46

System wówczas zaimportuje WB i wyświetli operacje znajdujące się w danym wyciągu.

Kolejny krok to przypisanie numeru dziennika do całego WB. W tym celu należy użyć transakcji FF67.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „FF67 - Ręczne wprowadzanie”

Aby dodać numer dziennika, należy najpierw wybrać WB, podając takie parametry jak numer konta bankowego, numer wyciągu, data WB, po czym należy kliknąć ENTER :

7


Strona 8/46

Na kolejnym ekranie należy kliknąć Dyskietkę, zapamiętując wyciąg bankowy, system wówczas wymusi podanie numeru dziennika:

Należy wpisać lub wybrać z listy wcześniej utworzony numer dziennika oraz zapamiętać wyciąg bankowy.

2.3 Zaksięgowanie operacji bankowej z rozliczeniem (Krok 2)

Niniejsza instrukcja opisuje przykład, gdzie dokument sprzedaży został wystawiony z datą 20 czerwca 2015 roku, a wpłata na rachunek bankowy została uiszczona w dniu 1 lipca 2015.

W tym celu do systemu został zaimportowany wyciąg bankowy z dnia 01.07.2015 przy użyciu transakcji FF_5. Następnie do zaimportowanego wyciągu bankowego został przypisany numer dziennika dokumentów przy pomocy transakcji FF67.

Aby zaksięgować wpłatę należy otworzyć wyciąg bankowy w transakcji FEBAN.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „FEBA_BANK_STATEMENT - Przetwarzanie dodatkowe”

8


Strona 9/46

Po wejściu do transakcji pojawi się ekran wyboru wyciągów bankowych, na którym podajemy numer jednostki gospodarczej (UW01) nazwę banku własnego (Millenium) oraz datę wyciągu bankowego (01.07.2015). Następnie należy

kliknąć :

9


Strona 10/46

System otworzy ekran z niezaksięgowanym WB (o tym świadczą czerwone kropki przy kwotach):

10


Strona 11/46

W celu dokończenia procesu wpłaty za parkometr na potrzeby instrukcji zostanie zaksięgowana pozycja nr 3 WB na kwotę 400 PLN.

Aby zaksięgować opłatę należy kliknąć przycisk . System wówczas pokaże pozycje WB w formie wierszy. Czerwony kolor oznacza iż pozycje nie zostały jeszcze zaksięgowane.

Do każdego wiersza jest przypisana reguła księgowania, która steruje tym na jakich kontach oraz po której stronie pozycja powinna być zaksięgowana. Do pozycji nr 3 została przypisana reguła księgowania +NR1 (wpływ, Płatność od nabywcy z rozliczeniem), ale na potrzeby instrukcji została zmieniona na +DB1 (płatność od dostawcy bez rozliczenia).

*Reguła księgowania jest podstawiana przez system domyślnie, ale można ją zmienić ręcznie wybierając właściwą wartość ze słownika.

W celu zaksięgowania pozycji należy ją zaznaczyć (pole po lewej stronie), podświetli się ona na żółto:

11


Strona 12/46

oraz kliknąć przycisk (Księgowanie).

System zatrzyma się na ekranie wyboru dostawcy - pracownika, który wcześniej pobrał gotówkę z kasy na zasilenie parkometru. Wpisujemy numer pracownika, a jeśli go nie znamy wyszukujemy z listy. W naszym przykładzie jest to numer 3:

12


Strona 13/46

Następnie klikamy Przycisk ENTER. Pojawi nam się okno wyświetlania pozycji dokumentu. Wklikujemy się w podświetloną na niebiesko linię i usupełniamy pole: „Dział Gospodarczy”.

13


Strona 14/46

14


Strona 15/46

Następnie należy kliknąć na .

System automatycznie przeniesie nas do pierwszego okna „Edycja wyciągów z konta” i w lewym dolnym rogu ekranu pojawi się komunikat:

Na ekranie WB dana pozycja będzie wyświetlana w kolorze zielonym, co oznacza, że została już zaksięgowana:

15


Strona 16/46

W celu weryfikacji zaksięgowanego dokumentu można dwukrotnie kliknąć na zielony wiersz, w wyniku czego w dolnej części ekranu zostaną wyświetlone numery zaksięgowanych dokumentów:

16


Strona 17/46

2.4 Przeksięgowanie wartości z konta pracownika na konto Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” (Krok 3)

Przeksięgowanie między pracownikiem a Biurem ds. Nieruchomości „Powiśle” odbywa się na podstawie miesięcznego raportu drukowanego z parkometru.

W celu przeksięgowania środków zgromadzonych na koncie pracownika na konto Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” należy uruchomić transakcję F-02.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Księgowanie” „F-02 - Ogólne księgowania”

Po uruchomieniu transakcji przechodzimy do księgowania.

Księgowanie przebiega między pracownikiem (dostawcą) a BNP „Powiśle” (odbiorcą).

17


Strona 18/46

Używając transakcji F-02 mamy dwie możliwości zapisania dokumentu: W trybie wprowadzania wstępnego – jeżeli księgowanie odbywa się poza

Kwesturą W trybie księgowania rzeczywistego – jeżeli księgowanie odbywa się w

Kwesturze

Po zapisaniu dokumentu otrzymujemy komunikat:

18


Strona 19/46

2.5 Wstępne wprowadzenie dokumentu sprzedaży (Krok 4)

W celu wstępnego wprowadzenia dokumentu sprzedaży należy użyć transakcji FV70.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa”

„Odbiorcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „Wstępne wprowadzanie lub przetwarzanie faktury”

19


Strona 20/46

UWAGAPrzedstawiony proces zakłada księgowanie bez faktury sprzedaży. Księgowanie z fakturą sprzedaży odbywa się w sposób identyczny. Różnica polega na wskazaniu innego odbiorcy niż odbiorca 1000000101 (Biuro ds. Nieruchomości „Powiśle”).

Po uruchomieniu transakcji FV70 przystępujemy do wprowadzania dokumentu.

Zakładka „Dane podstawowe”

Pole Komentarz WartośćOperacja W przypadku wprowadzenia faktury lub

Nota uznaniowa w przypadku wprowadzenia faktury korygującej.

Faktura

Odbiorca Numer odbiorcy 1000000101Data faktury Data wystawienia dokumentu 01.07.2015

20


Strona 21/46

Data księgowania

Data pod którą powstanie zapis trwały na kontach Księgi Głównej

01.07.2015

Rodzaj dokumentu

Wybór rodzaju dokumentu ze słownika w zależności od rodzaju księgowania

RS Rejestr Sprzedaży

Referencja Numer dokumentu sprzedaży lub opis FV 23/15Kwota Kwota brutto faktury sprzedaży 400Kod podatku Wybrana stawka podatku należnego ze

słownika23%

Wskaźnik obliczenia podatku

A system automatycznie obliczył kwotę podatku VAT, wskaźnik powinien być zaznaczony

Zaznaczony

Opis Opis dokumentu, podany przez użytkownika

Opłaty za parkometr

Numer dziennika

Numer dziennika utworzonego wcześniej 9186010002

Zakładka „Płatność”

21


Strona 22/46

Pole Komentarz WartośćData podstawy

Data, którą system pobiera jako podstawę do obliczenia terminu płatności na podstawie warunków płatności

01.07.2015

Warunki płatności

Wybór wartości ze słownika, ZP14 oznacza 14 dni od daty wystawienia dokumentu, czy w przykładzie 14 dni od daty podstawy - 01.07.2015

ZP14

Forma płatności

Forma płatności wypełnia się automatycznie na podstawie podanych warunków płatności

E (przelew elektroniczny)

Zakładka „Szczegół”

22


Strona 23/46

Pole Komentarz WartośćDział Gospodarczy

Należy podać dział gospodarczy, którego operacja dotyczy

D918

23


Strona 24/46

Kolejny krok to wypełnienie pozycji przychodowej dokumentu, w tym przypadku jest to strona Ma konta wynikowego 7020120025 wraz ze szczegółami dekretacji:

Szczegóły wypełnienia pól pozycji dokumentu księgowego:Nazwa pola Komentarz WartośćKonto KG Numer konta Księgi Głównej 7020120025

(Pozostałe wpływy)Kwota w walucie dokumentu

Kwota brutto faktury 400

Kod podatku Wybieramy z listy kod podatku 11 (należny 23%)Element PSP Numer elementu PSP, którego dotyczy

przychód/koszt jako dodatkowa analityka wymagana do podania przy kontach zespołu "7", "4" oraz niektórych kontach zespołu "8"

550-D918-00-9180000

Dział gospodarczy

Wypełnia się automatycznie na podstawie danych z elementu PSP

D918

MPK (Miejsce Powstania Kosztów)

Wypełnia się automatycznie na podstawie danych z elementu PSP

9180000

Po wypełnieniu nagłówka oraz pozycji dokumentu sprzedaży można zobaczyć symulację dokumentu, która pokaże jak dokument zostanie zaksięgowany w

24


Strona 25/46

Księdze Głównej. W tym celu należy kliknąć na przycisk u góry ekranu:

Dekret dokumentu opłaty sprzedażowej będzie wyglądał następująco:Strona księgowania

Konto Uwagi

WN Konto odbiorcy (numer odbiorcy w systemie) 1000000101 – Biuro ds. Nieruchomości „Powiśle” (BNP)

Konto zbiorcze 2000000000

MA 7020120025 (Pozostałe wpływy)

Dekretacja na element PSP, Dział Gospodarczy i MPK wyprowadzone zostaną na podstawie podanego numeru elementu PSP

MA VAT należny Konto 2220000000. Pozycja dokumentu zawierająca kwotę podatku jest tworzona automatycznie na podstawie

25


Strona 26/46

wyliczonej kwoty ze stawki podatku VAT.

Po przeprowadzeniu symulacji dokument można wstępnie wprowadzić do

systemu przy pomocy przycisku - Wstępne wprowadzanie.

System wówczas poinformuje o tym, iż dokument został wstępnie wprowadzony:

2.6 Księgowanie wstępnie wprowadzonego dokumentu sprzedaży (Krok 4)

Do zaksięgowania wstępnie wprowadzonych dokumentów służy transakcja FBV0. Przy jej pomocy w systemie można odnaleźć wszystkie wstępnie wprowadzone dokumenty, następnie je sprawdzić oraz zaksięgować.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Dokument” „Dokumenty wstępnie wprowadzone” „FBV0 - Księgowanie/Usuwanie”

26


Strona 27/46

Na ekranie początkowym system podświetla ostatnio przetwarzany przez użytkownika dokument:

27


Strona 28/46

Natomiast jest możliwość wyszukania wszystkich wstępnie wprowadzonych dokumentów poprzez kliknięcie na przycisk Lista dokumentów

:

28


Strona 29/46

W parametrach wyboru istnieje możliwość wyszukania dokumentu wg dowolnych kryteriów, w przykładzie aby wyszukać dokumenty sprzedaży wybór został ograniczony do rodzaju dokumentu RS. Po wprowadzeniu ograniczeń

należy kliknąć przycisk . Wówczas pojawi się lista wstępnie wprowadzonych, ale nie zaksięgowanych dokumentów w systemie:

Aby sprawdzić oraz zaksięgować dokument należy dwukrotnie kliknąć na wiersz z numerem dokumentu. W przykładzie będzie to dokument o nr 6010000380.

29


Strona 30/46

Po dwukrotnym kliknięciu na dokument system otwiera ekran do edycji dokumentu:

Na tym etapie istnieje możliwość zmiany zawartości poszczególnych pól oraz zaksięgowania dokumentu sprzedaży. Po weryfikacji, aby zaksięgować dokument należy użyć przycisku

u góry ekranu. System wyświetli komunikat o zaksięgowaniu dokumentu, czyli powstaniu zapisu trwałego na kontach Księgi Głównej:

30


Strona 31/46

2.7 Wprowadzanie, księgowanie dokumentu sprzedaży i wystawienie faktury sprzedaży (Krok 5)

Aby wstępnie wprowadzić dokument sprzedaży należy skorzystać z transakcji FV70, a następnie zaksięgować dokument przy użyciu transakcji FBV0. Procesy zostały opisane w pnkt. 2.5 i 2.6.

PrzykładZaksięgowany dokument sprzedaży:

W systemie istnieje możliwość wygenerowania wydruku dokumentu sprzedaży w module SD. Aby to zrobić należy uruchomić transakcję VA01 - Tworzenie zlecenia sprzedaży oraz podać poniższe parametry, następnie kliknąć ENTER:

31


Strona 32/46

Po kliknięciu ENTER system przekieruje nas do utworzenia dokumentu zlecenia sprzedaży, w którym należy wypełnić takie pola jak są wyodrębnione w tabeli oraz na ekranie poniżej:

32


Strona 33/46

Pole Wartość UwagiDane nagłówka dokumentuZleceniodawca

1000000042 Numer pracownika (odbiorcy). Uwaga, aby móc wystawić zlecenie sprzedaży na odbiorcę powinien on być założony w module SD.

Odbiorca mat.

1000000042 Numer pracownika (odbiorcy)

Warunki płatności

ZG00 Wybór wartości ze słownika, ZG00 oznacza zapłatę gotówką

Data faktury 30.07.2015 Data wystawienia dokumentuDane pozycji dokumentu

33


Strona 34/46

Materiał 102000044 Dla opłat za parkometr zawsze wybierany jest dany materiał

Szczegóły pozycji dokumentu (dwukrotnie kliknięcie na pozycję). Zakładka Warunki:Rodzaj warunki

PR00 Cena netto

Stawka 81,30 Kwota netto należności

Po wypełnieniu powyższych pól klikamy na przycisk . System sprawdzi czy dokument jest komplety. *W razie niekompletności wyświetli poniższe pola:Przykład

Aby uzupełnić warunki Incoterms należy kliknąć dwukrotnie na pierwszą pozycję oraz wypełnić wartość warunku zgodnie z poniższym ekranem:

34


Strona 35/46

Następnie cofamy się do poprzedniego ekranu oraz zapamiętujemy zlecenie

sprzedaży, klikając w przycisk .

System nada numer dla dokumentu:

35


Strona 36/46

W kolejnym kroku następuje wydruk faktury. Do tego służy transakcja VF01. Po uruchomieniu transakcji system podświetla numer zlecenia sprzedaży ostatnio przetwarzanego przez użytkownika. Aby utworzyć fakturę wystarczy kliknąć

przycisk :

Klikamy w przyciskNa podstawie zlecenia utworzy się dokument do wydruku w module SD:

36


Strona 37/46

Aby wydrukować dokument należy wybrać opcję: „Faktura” „Wyświetlanie”:

Pojawi się pole: „Faktura wyświetlanie”.

Następnie wybieramy: „Faktura” „Wyprowadzanie"

37


Strona 38/46

Po czym można dokument wydrukować lub wybrać opcję podgląd wydruku :

38


Strona 39/46

Podgląd wydruku dokumentu:

39


Strona 40/46

Wydrukowaną fakturę sprzedaży należy zaksięgować. Aby wstępnie wprowadzić dokument sprzedaży należy skorzystać z transakcji FV70, a następnie zaksięgować dokument przy użyciu transakcji FBV0. Procesy zostały opisane w pnkt. 2.5 i 2.6.

PrzykładZaksięgowany dokument sprzedaży:

2.8 Analiza pozycji dostawcy i odbiorcy

Aby wyświetlić pozycje zaksięgowane na dostawcy należy skorzystać z transakcji FBL1N.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Konto FBL1N – Wyświetlanie/Zmiana pozycji”

40


Strona 41/46

W tym celu na ekranie parametrów wyboru należy wpisać lub wybrać z lity numer dostawcy oraz wybrać opcję Pozycje nierozliczone na dzień 01.07.2015 oraz uruchomić raport przy użyciu ikony :

41


Strona 42/46

Pojawi się lista zaksięgowanych i nierozliczonych dokumentów (WB – wpływ środków i MI -przeksięgowanie wpływu środków z tytułu opłat za parkometr na BNP) na dzień 01.07.2015.

UWAGAKonto dostawcy należy rozliczyć. Służy do tego transakcja F-44.

Aby wyświetlić pozycje zaksięgowane na odbiorcy należy skorzystać z transakcji FBL5N.

Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Konto FBL5N – Wyświetlanie/Zmiana pozycji”

42


Strona 43/46

W tym celu na ekranie parametrów wyboru należy wpisać lub wybrać z listy numer odbiorcy oraz wybrać opcję Pozycje nierozliczone na dzień 30.07.2015 oraz uruchomić raport przy użyciu ikony :

Pojawi się lista zaksięgowanych i nierozliczonych dokumentów (MI - przeksięgowanie wpływu środków z tytułu opłat za parkometr na BNP i RS - faktura sprzedaży) na dzień 30.07.2015.

43


Strona 44/46

UWAGAKonto odbiorcy należy rozliczyć. Służy do tego transakcja F-32.

Wyświetlanie konta odbiorcy 1000000042 - transakcja FBL5N j.w.

44


Strona 45/46

Klikamy . Pojawi się lista zaksięgowanych i nierozliczonych dokumentów (RS - faktura sprzedaży) na dzień 30.07.2015.

45


Strona 46/46

46

portal.uw.edu.pl · web viewvat odbiorca fry 81,30 18,70 100 krok 6: polega na weryfikacji...

Documents