$0,# ! - vng · 2020-02-12 · omgevingstafel !
TRANSCRIPT
1
PlanvanaanpakOmgevingstafel
NieuwewerkwijzevoorcomplexevergunningsaanvragenonderdeOmgevingswetAuteurs:HannekeKunst,YousufYousufi,JolandavanWijkVersiefebruari2020
2
ManagementsamenvattingVergunningverleningonderdeOmgevingswetVanaf1januari2021alsdeOmgevingswetingaat,wordthetverlenenvanvergunningbijcomplexeinitiatievenanders:• Deprocedurevan8wekenwordtdestandaardprocedure;deafhandelingvande
aanvraagmoetdusveelsneller• Bijeenaanvraagvoormeerdereoverhedenwordtdegemeenteaanspreekpunten
verantwoordelijkvoordeafhandelingindeketen• Bijdebeoordelingvaneenvergunningaanvraagwordtintegraalnaaralleaspectenvan
defysiekeleefomgevinggekeken• Bijhetaanvragenvaneenvergunningmoetdeinitiatiefnemeraangevenofenhoeeris
geparticipeerd• Dehoudingnaardeinitiatiefnemerverandertvan'nee,tenzij'naar'ja,mits'.Dat
betekentdatdeoverheidmeergaatadviserenendenkeninmogelijkheden.DeOmgevingstafelalsoplossingOmdenieuwewijzevanvergunningverleningonderdeOmgevingswetmogelijktemaken,heeftdeVNGsamenmetgemeentendeOmgevingstafelalsoplossingontwikkeld:1. Deeerstebelangrijkestapindezenieuwewerkwijzebijeencomplexinitiatiefisde
besprekingvanhetinitiatiefopdeIntaketafel.Daarwordtdirectduidelijkofeeninitiatiefwenselijkisenofdegemeentehetinitiatiefmogelijkwilmaken.
2. Alseeninitiatiefwenselijkis,volgtdetweedestap:deinitiatiefnemer,debelanghebbendenenallebetrokkenoverheidspartijenkomenbijelkaaraandeOmgevingstafel.HetinitiatiefwordtaandeOmgevingstafelbesprokenvanuitdegedachteomhetmogelijktemaken.Dezedialooglevertdeinitiatiefnemereenpassendontwerpeneenconceptvergunningop.
3. Dederdeenlaatstestapisvervolgenshetindienenvandevergunningaanvraagdoordeinitiatiefnemer.AlsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientconformisbesprokenaandeOmgevingstafel,dankandevergunningeenvoudiginachtwekenwordenverleend..
DevoordelenvandeOmgevingstafelDiversegemeentenhebbenbeslotenomtegaanwerkenmetdeOmgevingstafelenzijwerkennuaandeimplementatie.WatzijnhunredenenomtekiezenvoordeOmgevingstafel:• MetdeOmgevingstafelwerkenweindegeestvandeOmgevingswet.Wedenkenin
mogelijkhedenengebruikende“Ja,mits”houding.Wezijninstaatomcomplexeinitiatievenindereguliereprocedurevan8wekenaftehandelen.
• Indialoogmetdeinitiatiefnemerkunnenwemeerinitiatievenmogelijkmaken.• Doorvroegcontacttefrmetdeinitiatiefnemerkunnenwemeerkwaliteittoevoegenaan
initiatieven,enkunnenwemeerbestuurlijkeopgavenrealiserenzoalsduurzaamheid,dewoningopgaveofdeEnergietransitie.
• SamenmeteeninitiatiefnemerenbelanghebbendenaandeOmgevingstafellevertbetereoplossingen.Ditintegenstellingtotdehuidigeveelalschriftelijkecommunicatie.
3
• DeOmgevingstafelbevordertderegionalesamenwerking.Eeninitiatiefwordtnamelijkinoverlegmetdeketenpartnersafgehandeld.
• Wevindenhetefficiëntvooronzeregionalesamenwerkingomopdezelfdemaniertegaanwerken,metdezelfdeprocessen,werkwijze,rollenentiming.
• WeziendatdeOmgevingstafeltijdwinstenminderwerkoplevert.ImplementerendoordoenVNGadviseertomzosnelmogelijktestartenmetdeimplementatie.Hetisvooralheelzinvolomdenieuwewerkwijzeteoefenenmetechtecaseseninhetlopendewerk.Zohebbenallebetrokkenruimdetijdomaandezewerkwijzetewennen.TerugrekenendvanafdeingangsdatumvandeOmgevingswetop1januari2021betekentdithetvolgende:• Innovember2020kandenieuwewerkwijzewordengelanceerdbijinitiatiefnemersen
belanghebbenden.• Hetnajaarvan2020kangebruiktwordenomproeftedraaienmetalleplannendie
binnenkomenenonderhandenzijn.• Vanafdezomer2020ishetrelevantomtebesluitenhoedenieuwewerkwijzedefinitief
zalwordeningevuld.• Indeperiodevoordezomerkunnenallesamenwerkingsafsprakenmetdeketenpartners
zijngemaakt,nieuwerollenzijningevuldennieuwecompetentiesgetraind.• Indeperiodevoordezomerkanervaringwordenopgedaanmetdemeestvoorkomende
aanvrageninderegio,detop5.Bijvoorbeeldwoningbouw,vestigenopeenbedrijventerrein,horecaofretailindebinnenstad.
• Indeeerstemaandenvan2020isééningangingerichtenkomenalleplannenopdeIntaketafel.
4
PlanvanaanpakInditPlanvanAanpakwordtbeschrevenwateengemeentekandoensamenmetdeketenpartnersomdeOmgevingstafelinterichten.HetPlanvanAanpakbestaatuitvieronderdelen:1. Ééningangendewegwijzer2. Deintaketafel3. Hetgesprekmetdeinitiatiefnemer4. DeOmgevingstafel
VraaggerichtInelkeparagraafwordenvragenbeantwoord.Dezevragenzijnvoortgekomenuitworkshopsdiewemetveelgemeentenenketenpartnersindeafgelopenmaandenhebbengehouden.Ditplanvanaanpakiseendynamischdocumentenwordtdekomendemaandenverderaangevuldmetvoorbeeldeneninputuitdepraktijkvangemeentenenketenpartners.ViadezelinkkuntueenfilmpjebekijkenoverhetprocesaandeOmgevingstafel:https://youtu.be/DKSlH0YsK80
5
1.ÉéningangendewegwijzerEeninitiatiefnemermeteenideeofeendroomwilopeenbepaaldmomentvandegemeentewetenofhetplanmogelijkis.Deinitiatiefnemerzaldanalseerstestapinformatieinwinnenoverwatmagenkanrondhetplan.Deinitiatiefnemerkanhiervoordiversekanalenofconnectiesgebruiken.
VoorbeeldenvankanalenenconnectiesWaaromhebikééningangnodig?Dezeeerstecontactenzijnzeerwaardevol.Viadediversekanalenenconnectiesstaateengemeenteimmersdichtbijdeinwonersenondernemers.Hetisnoodzakelijkomallecomplexeinitiatievenzovroegmogelijkinbeeldtehebben.Viawelkkanaaleeninitiatiefnemerookstart;alleinitiatieven,plannenenideeënmoetenopéénplekgeregistreerdworden.
AfdelingVergunningen GebiedsadviseurAfdelingHandhaving WijkmanagerKCC AfdelingshoofdPlanjurist WethouderAfdelingRuimte OntwerperOpenbareRuimteAccountmanagerEZ SociaaldomeinKetenpartners BeleidsmedewerkerOndernemersloket DiversemailboxenAdviseurBedrijventerreinen DSO
6
Ditzijnderedenen:• Degemeentevoorkomtdatinitiatiefnemerszondercontactdirecteen
vergunningaanvraagindienen,waardoorhetnoodzakelijkwordtdeafhandelingin8wekentedoen.
• Erisvroegtijdigcontactmetdeinitiatiefnemerendaaromkansamengewerktwordenaaneenpassendevergunningaanvraag:niet-ontvankelijkeenincompleteaanvragen,maarookonnodigeafwijzingenwordenzovoorkomen.
• Degemeenteheeftmeergreepopeengestroomlijndeafhandelingvancomplexeaanvragen
• Degemeenteheefteencompleetenactueeloverzichtvanallecomplexeinitiatieven
Hetisdusbelangrijkominitiatiefnemersvroeginhunzoektochtuittenodigenomhuninitiatiefaantemeldenendaarvooreenregistratieinterichten.Hoezorgikervoordatallecomplexeinitiatievenopéénplekgeregistreerdworden?Initiatiefnemerskomenviadiversekanalenenconnectiesincontactmetdegemeente.Opaldezeplekkenmoeteerstbepaaldwordenofeeninitiatiefcomplexis.Hetisrelevantomeenonderscheidtemakentusseneenvoudigeencomplexeaanvragen.AlleendecomplexeaanvragenkomennamelijkinaanmerkingvoorbehandelingopdeOmgevingstafel.Watisdewegwijzer?Omditonderscheidtemaken,maaktdegemeentegebruikvandewegwijzer.Metdewegwijzerachterhaaltdegemeenteofeeninitiatiefeenvoudigofcomplexis.Eenvoudigeaanvragenbelandeninhettrajectvandesnelserviceformule(70%).DitbetekentdatdeinitiatiefnemermeestalwordtdoorverwezennaarhetDSO;daarinwordtduidelijkofeeninitiatiefvergunningvrij,vergunningplichtigofmeldingplichtigis.Deervaringheeftgeleerddatongeveer30%vanalleaanvragencomplexis.ComplexeinitiatievenwordenbesprokenopdeIntaketafel.
7
Hoewerktdewegwijzer?Hoekanditonderscheidtusseneenvoudigeencomplexeaanvragengemaaktworden?Deinitiatiefnemersstartenviaverschillendekanalen.Zorgervoordatviaallekanalenenconnectiesinitiatiefnemerswordendoorverwezennaardegemeentelijkewebsite.Plaatsopdegemeentelijkewebsitedewegwijzer:datiseeneenvoudigevraagvooreeninwonerofondernemer,namelijk:
• Gaatueenkleineverbouwingdoenaanuwhuis,bijvoorbeeldeenaanbouw,dakkapel,schuur,etc?
Ishetantwoordnee,danbetreftheteencomplexeaanvraag.Zorgdatervervolgensopdewebsiteeenintakeformulierverschijntwaarmeedegemeenteinformatieverzameltoverhetinitiatief.Alleintakeformulierenwordeningebrachtinhetoverlegaandeintaketafel.HetisookmogelijkdatmedewerkersvanhetKCCofvanhetondernemersloketaandetelefoonvragennaardecomplexiteitvanhetinitiatief.Zijfungerendanalspersoonlijkewegwijzer.Zekunnenookvoordeinitiatiefnemerhetintakeformulierinvullen.Watstaaterophetintakeformulier?Deinhoudvanditformulierbepaaltelkegemeentevoorzich.Hetisraadzaamomhetintakeformulierniettelangentegedetailleerdtemaken,datkannamelijkonnodigebarrièresopwerpenvoordeinitiatiefnemer.Meteenpaarvragenkandeinitiatiefnemerhetinitiatiefophoofdlijnenomschrijven,zieeenvoorbeeldindebijlage.Dezevragenkunnenbetrekkinghebbenop:
• Delocatievanhetinitiatief• Hetinitiatief• Eventueeleenschets
Waarinlegjedeintakeformulierenvast?Allecomplexeaanvragenwordendusgeregistreerdviaeenintakeformulier.Hetisaandegemeenteomtebepaleninwelksysteemhetintakeformulierwordtvastgelegd.DaarbijishethandigomhetzaaksysteemofhetVTH-systeemtegebruiken.Hoekrijgikgreepopallekanalen,ingangenenroutes?Hetisrelevantomdediversekanalenenconnectiesinbeeldtekrijgen.Ditkandooreenrondgangdoordegemeentelijkeorganisatie.Ookviadeketenpartnerskunneninitiatieveninbeeldkomen,zoalsviaOmgevingsdiensten.VervolgensishetbelangrijkomtebepalendatalleinitiatievenwordengeleidnaardewegwijzeropdewebsiteendaarnanaardeIntaketafel.Hoewijsikallemedewerkersenketenpartnersopdeingang?Alsallekanalenenconnectiesinbeeldzijn,wordthetmogelijkookdemedewerkersdiedaarbijbetrokkenzijn,teinformeren.Zijmoetenwetenwaaromhetvanbelangiscomplexeinitiatievenvroegtijdiginbeeldtehebben.Enzemoetenookhetbestaanvandewegwijzer,hetIntaketeamendeOmgevingstafelkennen.Vervolgensishetdebedoelingdatinitiatiefnemersdiebijvoorbeeldpersoonlijkcontacthebbenmeteenvandemedewerkersvandegemeente,doordezecontactpersoonwordenverwezennaardewebsitemetde
8
wegwijzer.Ookkandemedewerkerzelfhetintakeformuliervooreeninitiatiefnemerinvullen.Omditallesvoorelkaartekrijgeniscommunicatiemetallebetrokkenvanbelang.Bovendienkosthetenigetijdvoordatdezenieuwewerkwijzebekendisengoedwerkt.Blijvenherhalenisdusgeboden.HetkannatuurlijkhelpenomdenieuwewerkwijzedoorhetMTtelatenvaststellen.Wieisverantwoordelijkvoordeingang?Omervoortezorgendatalleinitiatievenookdaadwerkelijkopéénplekgeregistreerdworden,ishethandigomiemandaantewijzendieverantwoordelijkisvoordeingang.EnookregelmatigbekijktofallecomplexeinitiatievenwelgeregistreerdwordenenopdeIntaketafelkomen.Hoeonderscheidikeenvoudigevancomplexeaanvragen?Detop10meestvoorkomendeaanvragenzijnvaakeenvoudigeaanvragenvoorkleineaanpassingeninenomhethuis,zoalsdedakkapel,hetkappen,deuitbouw,etc.Ditisongeveer70%vandeaanvragen.Deandereaanvragenzijncomplexer.Indeonderstaandeafbeeldingiszichtbaarwelkevandieoverige30%aanvragengeschiktzijnvoorbehandelingopdeOmgevingstafel.
WatgebeurteralsiemandeeninitiatieftochinéénkeerindientzonderprocesaandeOmgevingstafel?Dandoorloopjehetzelfdeproces,dusviadeIntaketafelwordtbepaaldofhetinitiatiefwenselijkis.AlsdatzoiskomenallebetrokkenadviseursbijelkaaraandeOmgevingstafelenbesluitenzedaarsamenofdeaanvraagvergundkanworden.Ditgeheelmoetdanin8wekenklaarzijn.
9
Hoerichtikééningangin?Planvanaanpakvoorstartenmetééningangendewegwijzer
1. Analysevanhuidigekanalen:§ Welkeingangenwordennugebruikt?§ Hoevaakwordtiederkanaalpermaandgebruikt?§ Hoekunnenwekanalentoeleidennaardewegwijzerenhetintakeformulier?§ Hoegaanweommetcomplexeinitiatievendiebijeenanderbevoegdgezag
binnenkomenofbijeenuitvoeringsdiensten,zoalsdeOmgevingsdienst?2. Procesinrichten:
§ Beschrijfwanneerinitiatievenalseenvoudigofcomplexwordenbeschouwd.Vanuitdevolledigebreedtevanruimtelijkeenmaatschappelijkeinitiatieven.
§ Welkevragennemenweopindewegwijzer?§ Iseenfysiekeloketnodiginaanvullingopdeonlinewegwijzer?Zoja,bepaal
openingstijden,bezetting,competentiesvandemedewerkeraanhetloket.§ Ontwikkeleenintakeformulier§ Bepaalinwelksysteemhetintakeformulierwordtopgeslagen§ Zorgvooreengoedeintegratieindewebsitevandewegwijzerenhet
intakeformulier§ Zorgvooreenjuiste,geautomatiseerdedoorverwijzingnahetinvullenen
verzendenvanhetonlineformulier.3. Starteenpilot:
§ Maakeentestversievandedigitale(enfysieke)wegwijzer§ Testhetgebruiksgemakmetklanten(echteklantenofcollega’s)§ Testdedoorverwijzingvandewegwijzer:komendeinitiatievenindejuiste
serviceformule?Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases.
4. Zorgvooreenjuistedoorverwijzing:§ Betrekdemensendiewerkzaamzijnindekanalen,viawaarde
initiatiefnemerskunnenbinnenkomeneninformeerhenoverdenieuweaanpak,denoodzaakenvoordelenhiervan.
§ Vraagwatzijnodighebben,zodatzijeensoepele,warmedoorverwijzingnaardewegwijzerkunnendoen.Enzorgdatdatgerealiseerdkanworden.
§ ZorgdatinitiatiefnemersopdehoogtezijnvandenieuwewerkwijzeenlaathenzienwatdevoordelenzijnvanhetsamenwerkenaandeOmgevingstafel.
5. Monitorhetgebruikvandewegwijzerenhetintakeformulier:§ Onderzoekofalleinitiatievenmethetintakeformulierwordengeregistreerd§ Onderzoekofdegegevensophetintakeformuliervoldoendezijnvooreen
goedeafweging§ Onderzoekofinitiatiefnemertevredenismethetintakeformulier§ Onderzoekofdevraagindewegwijzerhetjuisteonderscheidmaaktin
eenvoudigeencomplexeaanvragen
10
Beschikbarehulpmiddelen• Intakeformulier:welkeinformatievragenweaaneeninitiatiefnemer(zieonder)
VoorbeeldonlineintakeformulierUwgegevensAchternaam Voorletters E-mailadres Telefoonnummers
UworganisatieNaambedrijf/stichting/organisatie Vestigingsadres Postcode Plaats Website KVKnummer
UwplanOmschrijvingvanuwplan
UwwensenWatisdegewensteoppervlakte(m2) Wiltuditrealisereninnieuwbouwofbestaandebouw Heeftuvoorkeurvooreenlocatie? Voegeenschetsjeoffototoe.
11
IntaketafelWatgebeurteraandeintaketafel?AlleingediendeideeënofplannendiezijningediendviaeenIntakeformulier,wordenaandeintaketafelbesprokenenbeoordeeld.Hethoofddoelhierisomtebepalenofhetinitiatiefwenselijkis.Datwilzeggen:pasthetinitiatiefbijde(omgevings)visieenstrategischedoelenvandegemeenteendeketenpartners;ishetkansrijkomverderteonderzoeken?Zoweetdeinitiatiefnemervroegofdiensplanwenselijkis.Engaanwealsoverheidalleenaandeslagmetwenselijkeinitiatieven.Deintaketafelfunctioneertdusalspoortwachter.Hoewordteeninitiatiefgetoetst?Hetintaketeamkomtelkeweeksamenenbespreektdandeinitiatievendiedeafgelopenweekzijnbinnengekomen.Zo’nbijeenkomstduurtmaximaaleenuur.Elkinitiatiefwordtgefocustbinnen15-30minutenbesproken.Hetinitiatiefwordtbeoordeeldopwenselijkheidofkansrijkheidopbasisvandekaders:• Watisdemaatschappelijkewaardevanhetinitiatief:creëerthetinitiatiefeenverbeteringvoorinwoners,ondernemersen/ofdegemeente?• Watisdebestuurlijkewenselijkheid:pasthetinitiatiefbinnendestrategieen(omgevings)visievandegemeente?Ishetbestuurbereidmeetewerkenaanditplan?
Hetgaatinditstadiumnognietomdehaalbaarheidvaneeninitiatief.WiezitteneraandeIntaketafel?AandeIntaketafelzittenstrategischesenioradviseurs.Zebeoordelenhetinitiatiefindebreedte,dusgerichtopallethema’senookinterbestuurlijk.ZeteenbeperktaantaladviseursaandeIntaketafel:hetgaatomeenkorteenkrachtigeanalyseofeeninitiatiefwenselijkis;hetgaatnognietoverdehaalbaarheidvaneeninitiatief.Deaanwezigeadviseurshebbenkennisvanhetruimtelijkdomeinenhetsociaaldomein.Zezijngoedopdehoogtevanhetgemeentelijkbeleidendebestuurlijkeagenda.Zijkunnenintegraalbeoordelenofeeninitiatiefwenselijkisofniet.Dekaderszijnbeschikbaar,zoalsdeOmgevingsvisieenandererelevantebeleidsstukken.InhetIntaketeamvervullendeledenookderolvanvoorzitterenvansecretaris.Ditzorgtvooreengefocustebesprekingeneenexactevastleggingvanwatwordtbesproken.Ookiseriemanddiedecaseinbrengt,deinbrenger.Dezemedewerkerheeftaleerderpersoonlijkcontactgehadmetdeinitiatiefnemerenweetdusveelvanhetplan.Hetisookmogelijkdatdecasemanagerhetplaninbrengt.ZitereencasemanagerinhetIntaketeam?Datismogelijk,maarhethoeftniet.Insommigegemeentenwordeninitiatievenheteerstegeziendoordecasemanager.IndatgevalishetlogischdatdecasemanageraandeIntaketafelzitenhetinitiatiefinbrengtentoelicht.Inanderegemeentenwordteencasemanagerpastoegewezenaaneeninitiatiefalshetwenselijkis.DusnahetbesluitaandeIntaketafel.
12
ZitdeinitiatiefnemeraandeIntaketafel?DeVNGadviseertomditoverlegoverdegrotekaderszonderinitiatiefnemertedoen.Degemeentebeoordeeltzelfofeeninitiatiefwenselijkis.InuitzonderlijkegevallenkaneeninitiatiefnemerdiensplannentoelichtenaandeIntaketafel.WelkeinputwordtgebruiktaandeIntaketafel?Inprincipewordthetintakeformuliergebruiktmetdaaropeenkortebeschrijvingvanhetplan,delocatieeneenschets/foto.Sommigegemeentengebruikeneenuitgebreiderebeschrijvingvanhetplan.DeinputwordtenkeledagenvoorafgaandnaardeledenvandeIntaketafelgestuurdzodatzijzichgoedkunnenvoorbereidenopdeingediendeplannen.WatleverthetIntaketeamop?Hetintaketeamformuleerthetbesluitinclusiefdeextraaandachtspuntenengebruikteenvoudigetaal.Bijeenpositiefbesluitbepaalthetintaketeamwelkedisciplinesaanwezigmoetenzijnaandeomgevingstafelomhetinitiatiefintegraaltekunnenbehandelen.OokgeefthetIntaketeamaandachtspuntenmeevoordeparticipatieafhankelijkvandeimpactvanhetinitiatief.Erwordteencasemanagerofprojectleidertoegewezen.Hetbesluitwordtopgeslagenineen(VTH-)applicatie.
13
Watisderelatiemethetbestuur?EriseendirectelijnnaarhetbestuurnadebeoordelingaandeIntaketafel.Omervoortezorgendatdegemeentemeteenzelfdereactienaarbuitenkomt,ishetrelevantomhetbestuurteperiodiekinformerenoverallebesluiten.Zekerbijeennegatiefbesluitisdatbelangrijk.Hiermeekannamelijkwordenvoorkomendatdeinitiatiefnemerbijeennegatiefbesluitviadewethouderprobeerttochruimtetevinden.Hetsprekenmetéénmondisdaniniedersvoordeel.Ingevalvantwijfelishetlogischomhetbestuureenprincipe-besluittevragen.DatzalvaakgebeurenbijplannendiebuitendeOmgevingsvisieenhetOmgevingsplanvallen.WatzijndecompetentiesvanhetIntaketeam?DedeelnemersvanhetIntaketeamhebbenmeergeneralistischedanspecialistischekennisenvaardigheden,wantzijbeoordelendeinitiatievenopwenselijkheid,nietopvakgebieden.Hetisookmogelijkomkansentebenuttendoordeinitiatiefnemeraandachtspuntenmeetegeven,bijvoorbeeldgerichtopduurzaamheid,Energietransitieofgezondheid.Dedeelnemerszijninstaatomkansentezienenkunnenkwaliteittoevoegenaaneenplan.InhoeverrezijndeketenpartnersbetrokkeninhetIntaketeam?DedeelnemersvanhetIntaketeamzijnvandegemeente.Zebeoordelenhetinitiatiefindevollebreedte,endusookinterbestuurlijk.Deadviseursbeschikkendusoverdeinterbestuurlijkekadersenkennisdaarvan.Hetissomszinvolomdirectoverlegtehebbenmeteenketenpartnerofdeketenpartnerkanuitgenodigdwordenvooroverleg.Zekeralshetplandekadersvanketenpartnersraakt,kunnenketenpartnersbetrokkenzijn.HetisnoodzakelijkdathetbeleidvandeketenpartnersgoedbekendisbijdedeelnemersvandeIntaketafel–hetbeleidisbijvoorbeeldonderdeelvandeOmgevingsvisie.Hetisookmogelijkdaternaastofinplaatsvandegemeenteeenanderbevoegdgezagbetrokkenis,bijvoorbeelddeprovincie,hetWaterschapofeenvandeRijkspartijen.Kenniswanneereenbevoegdgezagbetrokkenmoetzijn,isdusbijallepartijennoodzakelijk.Hetisheelbelangrijkommetdeketenpartnersgoedeafsprakentemakenwanneerzewelennietbetrokkenmoetenzijn.Hiervanzijnalvoorbeeldenbeschikbaar(zieheteindevandithoofdstuk).Planvanaanpakvoorstartenmetintaketafel
1. Procesinrichten:§ KieseenvastmomentindeweekwaarophetIntaketeamsamenkomt.§ Welkevragenmoetenindebeoordelinggesteldwordenomtoteengo/nogo
tekomen?Hoezorgenwevoordeafwegingvandemaatschappelijkenbestuurlijkewaarde?
§ Hoezorgenwevooreeninterbestuurlijkeafwegingvaneenplan?Hoenemenwedevisievananderebevoegdegezagenmee?Hoenemenwedekennisenervaringvandeuitvoeringsdienstenmee?
§ Hoezorgenwevoordeaansluitingmeteen(zaak)systeem,zodathetinitiatiefdoorallestakeholderskanwordengeraadpleegd?
14
§ Welkecommunicatierichtenwemetdeinitiatiefnemer,zowelface-to-face,telefonischene-mailberichtenmetdeuitkomstenuitdeintaketafel.
2. Wiezitteninhetintaketeam?§ Hebbenwealeenintaketafel?Zoja,isdesamenstellingvanhetteam
generalistisch?IsookhetSociaalDomeinvertegenwoordigd?Zonee,wijsdeelnemersaanvoorhetteam.
§ Welkerollenencompetentieszijnnodig?§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?§ Bepaalwiedebeslissingenvastlegtenhoediegedeeldwordenmetde
casemanager.3. Starteenpilot:organiseereenaantalintaketafelsengahetgesprekmetelkaaraan.
Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases.4. Monitordeintaketafelnadriemaanden.Isdeteamsamenstellingdejuiste,werken
dehulpmiddelen,ishetbestuurvoldoendebetrokken,iservoldoendevoorgang?
Beschikbarehulpmiddelen• VoorbeeldAfwegingsformulier(zieonder),gebaseerdopeenvoorbeeldvande
gemeenteKrimpenerwaard
15
VoorbeeldAfwegingsformulierIntaketafel
Intaketeam: aanwezigen Datum: Naam initiatief: Locatie initiatief: Nr. Vraag Antwoord 1. Vinden we dit initiatief wenselijk? Ja/nee 2. Past dit initiatief binnen visies en ambities van de gemeente? Ja/nee 3. Waarom wil de initiatiefnemer juist dit plan op deze locatie? 4. Is er al bekend of er draagvlak is voor het plan in de omgeving? Ja
Nee Ja, mits Nog niet bekend
5. Is er bij het initiatief rekening gehouden met (toekomstige) ontwikkelingen in de omgeving, die van invloed (kunnen) zijn?
Ja/nee Ja, mits
6. Is het initiatief passend in de omgeving (ruimtelijk/sociaal)? Ja/nee Ja, mits
6a. Ruimtelijk wenselijk: - Check Omgevingsplan/bestemmingsplan - Check bereikbaarheid - Parkeren - Milieuaspecten - Stedenbouwkundige inpasbaarheid
6b. Beleidsmatige wenselijk: - Ruimtelijk beleid (Omgevingsvisie, ontwikkelingsplannen) - Wonen (Woonvisie) - Economische Visie Detailhandel en Horeca - Welzijn (onderwijs, kinderopvang, zorg, wonen/zorg, sport, etc)
7. Past het initiatief in het beleid/wet- en regelgeving van andere overheden/organisatie?
Ja/nee Ja, mits
8. Heeft het initiatief een businesscase/verdienmodel Ja/nee/nog niet 9. Zijn er koppelkansen met andere initiatieven in de omgeving? Ja/nee/nog niet
bekend 10. Heeft de gemeente een rol binnen het initiatief? Ja/nee
Advies Antwoord Wie Is het vanuit de gemeente wenselijk/denkbaar?
Algemene conclusie Ja Ja, mits Onderzoek Nee
Wat is de vervolgstap?
- Regulier proces - Onderzoek - Omgevingstafel - Stoppen
Advies initiatiefnemer - Terugkoppeling Intaketafel
- Eventuele voorbereiding Omgevingstafel
Welke adviseurs intern/extern bij de Omgevingstafel
Advies bestuur Zijn er kansen of risico’s voor de politiek (gevoelige aspecten).
Zo ja: eerst afstemming bestuur
16
GesprekmetdeinitiatiefnemerNadebeoordelingvanhetintaketeamvindtereen1op1gesprekplaatstussendeinitiatiefnemerendecasemanager.Datgebeurtzowelbijeenpositiefalsnegatiefadvies.DeinformatiedieuitdebesprekingaandeIntaketafelisgekomen,staatinhetAfwegingsformulier.Eennegatiefadvieskanhetbesteviaeenpersoonlijkgesprekovergebrachtwordeneninhetgesprekkanookeengemotiveerdeafwijzingsbeslissingbesprokenwordenmetdeinitiatiefnemer.Ookkanterbevestiginghetbesluitschriftelijkwordenbevestigd.Waarovergaathetgesprekmetdeinitiatiefnemerbijeenpositieveuitkomst?Hetdoelvanhetgesprekisdatzoweldeinitiatiefnemeralsdegemeenteeengoedbeeldkrijgenvandeinhoud,hetproces,detimingenverwachtingenoverenweer.TransparantecommunicatievoorkomtnamelijkonduidelijkheidenproblemenaandeOmgevingstafeleninhetvervolgtraject.Devolgendeonderwerpenwordenbesproken:
1. Deonderbouwingvandebeslissing.Deinitiatiefnemerweetwelkemitsenenrandvoorwaardenbelangrijkzijnvoorrealisatievanhetplan.
2. Hetproces:decasemanagerlichtallefasenaandeomgevingstafeltoe.Enbeschrijfthetverschiltussendeconceptvergunningendeofficiëlevergunningsaanvraag.DuidelijkiswatdejuridischestatusisvanhetprocesaandeOmgevingstafel.
3. Derelatie:erwordtduidelijkgemaaktwelkedisciplinesenadviseursaantafelnodigzijnomtoteenvolledigenintegraalbeeldtekunnenkomen.
4. Deplanning:belangrijkeinformatievoordegemeenteenanderebetrokkenen,omdatopbasishiervandeomgevingstafelseninterneactiesingeplandkunnenworden.
5. Derolenverantwoordelijkheden:deverwachtingenvandehoudingenhetgedragvanadviseursendeinitiatiefnemer.Derolvandegespreksleiderenbeslisser.
6. Departicipatieendefinanciëleafspraken:zienaderetoelichtinghieronder.
17
Hoegajeommetparticipatieenwatverteljehieroveraandeinitiatiefnemer?Deinitiatiefnemeriszelfverantwoordelijkvoorparticipatie.HetisinhetvoordeelvandeinitiatiefnemeralsdebelanghebbendenookuitgenodigdwordenaaneenOmgevingstafel.Positiefeffectisnamelijkdatdebelangenvandeomwonendenveeleerderinbeeldkomenenkunnenwordenmeegenomeninhetplan.Ditvoorkomtdatbelanghebbendenlaterinhetprocesbezwaarmakeninenberoepgaan.Degemeentekandeinitiatiefnemerditadviseren,vervolgensishetaandeinitiatiefnemerombelanghebbendenuittenodigen.Vooreengemeenteishetrelevantomeenparticipatiebeleidtehebben.Welkeeisensteltdegemeenteaandekwaliteitvandeparticipatie?Dezeeisenwordenmeegegeveninhetgesprekmetdeinitiatiefnemer.WelkefinanciëleafsprakenmaakjemetdeInitiatiefnemer?InhetgesprekmetdeinitiatiefnemerwordenafsprakengemaaktoverdekostenvandeOmgevingstafel.Dezefinanciëleafsprakenzijnafhankelijkvanwatbepaaldisindelegesverordeningvandegemeente(doorderaadvastgesteld).DemeestegemeentenvindenhetgesprekaandeIntaketafelgratisdienstverlening.DeVNGadviseertomindelegesverordeninghetgebruikvandeOmgevingstafeloptenemen.Eenaanpakkanzijndateeninitiatiefnemer10%vandeformelelegesbetaaltvoordebehandelingaandeOmgevingstafel.Alsvervolgensdeformeleaanvraagsuccesvolwordtafgerond,betaaltdeinitiatiefnemerdeoverigeleges,namelijknog90%.AlshetplanniethaalbaarblijkttezijnaaneenOmgevingstafel,danbetaaltdeinitiatiefnemer10%.ZoheeftdegemeenteinelkgevalookinkomstenvoorhetwerkaandeOmgevingstafel.Daarbijishetookmogelijkomtekiezenvooreenmenukaart:dekostenwordendanmodulairverdeeldoverdeverschillendefasenaandeOmgevingstafel.Elkefasekostdaneenbepaaldbedrag.Alseeninitiatiefnemerdirecteenformeleaanvraagindient,endushetprocesaandeOmgevingstafeloverslaat,danbetaaltdeinitiatiefnemer100%leges.OmhetgebruikvandeOmgevingstafeltestimuleren,kaneengemeentebesluitenderouteviadeOmgevingstafelietsgoedkopertemakendandievanhetrechtstreeksindienen.Sommigegemeentenleggendefinanciëleafsprakenvastineenanterieureovereenkomstofineenintentieverklaring.Watisderolvandecasemanagerinhetgesprekendaarna?Decasemanagerisvanafnuheteersteaanspreekpuntvoordeinitiatiefnemer,maarookdevertegenwoordigervandeinitiatiefnemerbinnendegemeente.Hiermeebedoelenwenietdeinhoudelijkevertegenwoordiging–wantdatgebeurtopenenintegraalaandeomgevingstafel.Decasemanagerisvooraldeorganisatorischespil:decasemanagerheeftcontactmethetplanningsbureauoverwanneerdeomgevingstafelsplaatsvindenenzorgtdatdejuistemensenhierbijaantafelzitten.Ookzaldecasemanagerdeinitiatiefnemerherinnerenaandevoortgangvandeplanningenhetinformerenenbetrekkenvanbelanghebbenden.Decasemanagerhoudtookdekostenindehand.NahetgesprekmetdecasemanagerwordendebijeenkomstenaandeOmgevingstafelingepland.
18
Dewensenvandeinitiatiefnemers(bron:KlantreisonderzoekAandeslagmetdeOmgevingswet)Planvanaanpakvoorstartenmethet1op1gesprek
1. Procesinrichtenomtrenthetgesprek:§ Bepaalhoecasemanagerseeninitiatiefkrijgentoegewezen.Gaatditopbasis
vancapaciteitofaffiniteit(expertiseenervaring)metbepaaldeonderwerpen?
§ Zorgvooreensoepeleoverdrachtvandeinformatieenbeslissingenvanhetintaketeamnaardecasemanager.Wordennotulengedeeld;aldannietineen1op1gesprektusseniemanduithetintaketeamendecasemanager?IshetDSO/zaaksysteemdebelangrijkstedrager?Ofspeelthetplanningsbureauookhierineenrol?
§ HetplanningsbureaugaatdebijeenkomstenaandeOmgevingstafelplannenopbasisvandewensenvandeinitiatiefnemerendebeschikbaarheid.InprincipeiserelkeweekeenOmgevingstafelmogelijk.
§ Hetplanningsbureauzaldeafsprakentussendecasemanagerendeinitiatiefnemermaken.Bepaalofditsoortafsprakenaltijdopeenvastmomentindeweekzullenzijnofdatdecasemanagerzichvoegtnaarwanneerdeinitiatiefnemershetbesteschikt.
§ Bepaalhoedeinformatieuithetgesprekwordtvastgelegd:notuleertdecasemanagerofisereenapartenotulist?WordendeafsprakengeregistreerdinDSO/zaaksysteem?Welkeverantwoordelijkhedenheeftdeinitiatiefnemerinhetvastleggenennavolgenvandeafspraken?
§ Decasemanagerkoppeltdeplanning,diewordtafgesprokenmetdeinitiatiefnemer,terugaanhetplanningsbureau,zodatzijdeomgevingstafelsmetdejuistebetrokkenenkunnengaaninplannen.
19
§ DecasemanagerrichtdedigitalesamenwerkingsruimteininhetDSO.DeinitiatiefnemeropenteenprojectinhetDSOendecasemanagerzorgtdatdejuistemedewerkersgeautoriseerdwordenomsamentewerkenaanhetproject.
§ OntwikkeleenbriefingaandeinitiatiefnemeroverdejuridischerandvoorwaardenaandedeelnameaandeOmgevingstafel
§ OntwikkeleenbeeldvandekostenvandedeelnameaandeOmgevingstafelenbrengdaarineenaantalmodulesaan,zodatdeinitiatiefnemerooktussentijdskanstoppen.Handigisomeenanterieureovereenkomsttesluitenmetdeinitiatiefnemer.
2. Procesinrichtenomtrentafgewezeninitiatief:§ Steleenprocedureopvoorhetgevaldateeninitiatiefwordtafgewezendoor
hetintaketeam.Bepaalwiedeinitiatiefnemerhetbesteopdehoogtekanbrengen,inclusiefeengegrondeonderbouwing.Mogelijkkaneencasemanagerdeafwijzingverzorgen,maardiezalmeerderolvanboodschapperhebbenennietzozeereeninhoudelijkediscussievoeren.Gebeurendezegesprekkentelefonischofface-to-face?Hetisookhandigalsdegemeentehetbesluitomeeninitiatiefaftewijzenpermailbevestigt.Letwel;hetbetrefthiercomplexeaanvragen,dieiniedergevalvoordeinitiatiefnemer–zakelijkgezien–heelwatvoeteninaardezoudenhebben.Erzoudaarommetzorgomgesprongenmoetenwordenmeteenafwijzing.
§ Bepaalofdegemeenteruimtewillatenvoorrepliekofverweervandeinitiatiefnemer.Kanhijopbasisvandefeedbackvanhetintaketeamaanpassingendoen?Kanhijindiscussiegaanoverdefeedback?Ofiseennogoeenhardebeslissing,hetgeengoedzokanzijnomdathetinitiatiefgetoetstwordtaanhetgemeentelijkbeleidendestrategischeenomgevingsvisie?
3. Wiezijncasemanagers?§ Welkerollenencompetentieshebbenzijnodig?§ Inwelkematewijkendieafvandehuidigefunctievandecasemanager?
Maakeenplanvoorbijscholingen/oftraining.§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?
4. Starteenpilot:organiseereenaantalgesprekkenmetinitiatiefnemers.Hetgaathierbijnietalleenophetgesprek,maarookoverdeoverdrachtvandeintaketafelnaardecasemanagerendesamenwerkingmethetplanningsbureau.Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases,maarprobeerdaarnaookeenechteinitiatiefnemertebetrekken.
5. Monitornadriemaandenhetgesprek.Vraagdeinitiatiefnemerendecasemanageromfeedback.
Noodzakelijkomteontwikkelendoorgemeenten:
• Flyervoorinitiatiefnemer:uitlegoverdewerkwijzeaandeOmgevingstafel• Flyervoorbelanghebbende:uitlegoverdewerkwijzeaandeOmgevingstafel• Aanpakvoorparticipatie
20
DeomgevingstafelWatisdeomgevingstafelenwatisheteffect?Alleruimtelijkeenmaatschappelijkecomplexeinitiatievendiewenselijkzijn,wordenaandeOmgevingstafelbesprokenenbeoordeeld.Hethoofddoelissamenhetinitiatiefmogelijktemakenbinnendegeformuleerdecriteriaenmitsen.Allebetrokkenen–adviseurs,initiatiefnemerenbelanghebbenden–zittentegelijkertijdomtafel.Iedersinbrengwordtgehoordenmeegewogen.DeOmgevingstafelbespaartiedereentijdengeeftmeertransparantie.Hetresultaatiseendefinitiefontwerpvanhetinitiatief,eenadviesvanallebetrokkenenaantafeleneenconceptvergunning.DeinsteekaandeOmgevingstafelissamenhetinitiatiefmogelijktemaken,mitshetnatuurlijkvoldoetaandegeformuleerdecriteria.Hierbijmoetenwenietvergetendathetinitiatiefalwelalswenselijkbestempeldisaandeintaketafel.Alledeelnemersaantafelhebbenmandaatvanuithuneigenexpertise.Vandeaanwezigenwordteengoedevoorbereidingverwachtendecompetentieomineenkortepitchhetstandpuntduidelijktemaken.Bovendienzoekendeaanwezigeadviseurssamenmetdeinitiatiefnemerenbelanghebbendenaareenoplossingenwerkenzevanuithet“Ja,mits”:vantoetsennaaradviseren. AllebetrokkenenaandeOmgevingstafelWelknieuwerollenzijnnodig?Omdegesprekkenaandeomgevingstafelgoedtelatenverlopenzijnnaastdehuidigerollenooknieuwerollennodig,namelijkeengespreksleider,eenbeslisser,eenobservatoreneengeodata-analist:• Degespreksleiderheefteenfaciliterenderol,zorgtdatalleaanwezigenaanhetwoord
komenenstelteventueelvragenzodatduidelijkwordtwatpreciesbedoeldwordt.Degespreksleidervatsamenenzorgtdatdedialoogvlotenpositiefverloopt.
• Debeslisserluistertneemtaanheteindevandediscussieeenintegralebeslissingopbasisvandeinputvanalledeelnemersaantafel.Ookzorgtdebeslisserdatdeaanwezigeinitiatiefnemerdirectweetwaarhij/zijaantoeisendevervolgstappenbegrijpt.
21
• Deobservatorgeeftaanheteindefeedbackoverhetprocesendewijzewaarophetgesprekverlopenis.
• Degeodata-analistzorgtdatalledatabeschikbaarzijntijdenshetgesprekzoalsdelocatie,degegevensoverdelocatieenhetplan.
Dezerollenstaanindebijlageuitgebreiderbeschreven.InhoeveelrondeswordteeninitiatiefaandeOmgevingstafelbesproken?Bijgroteinitiatievenvindenerdrierondesperinitiatiefplaatsaanomgevingstafels.Indeeersterondewordendekadersverkendengedefinieerd.Indetweederondewordthetglobaalontwerpvanhetinitiatiefbesproken.Indelaatsterondewordthetdefinitiefontwerpbesprokeneneenconceptvergunninggeschreven.Welichtenderondeshierondertoe.Natuurlijkkanhetbijkleinereinitiatievensnellergaanendanzijnermogelijkmaartweerondesnodig.Watisdeopbouwvanhetgesprek?DeopbouwvanhetgesprekaandeOmgevingstafelisafhankelijkvandefasewaarineeninitiatiefzichbevindt.Webeschrijvendewerkwijzehieronderbijelkeronde.Ronde1:verkennenendefiniërenDitisdeeerstekeerdatallebetrokkenensamenkomen:deinitiatiefnemermetdiensadviseur,debelanghebbende,degemeentelijkeadviseursenketenpartners.NatuurlijkwordterdusgestartmetkennismakenVervolgenszaldegespreksleiderdeinitiatiefnemeruitnodigeneentoelichtingtegevenophetinitiatief.Watishetplan?Waargaathetkomen?Enwanneer?Watbiedthetdebuurt?Erligtindezefasenoggeenontwerpofvisualisatieoptafelomdatwedeinitiatiefnemerproberenzovroegmogelijkindiensontwikkelprocestespreken.Hetgesprekzalgaanoverhetverkennenendefiniërenvandekaderswaarbinnenditinitiatiefgerealiseerdkanworden.Iedereenkanreagerenopbasisvanzijnofhaarexpertise,debelanghebbendevanuitdienswenseneneventuelezorgen.Zokomtdeinitiatiefnemertewetenwaarrekeningmeemoetwordengehoudenalshetinitiatiefwordtvormgeven.DenkbijvoorbeeldaancriteriavanuithetOmgevingsplan,water,geluid,milieu,gezondheid,natuuretc.Zorgenvandebelanghebbendenkunnengaanovertoenemendedrukteofoverlastofbijvoorbeeldeenverminderingvanhetuitzicht.Bijconflicterendecriteria,kunnendiedirectaantafelwordenbesprokenenwordengezamenlijkoplossingenaangedragen.Hetverkennendegesprekindezeeersteronderesulteertdanookineengemeenschappelijk,gedragenprogrammavaneisen.Waardegespreksleiderzorgtdatiedereenaanhetwoordkomt,vatdebeslisserhetgespreksameninhetprogrammavaneisen.Daarmeegaatdeinitiatiefnemeraandeslag.Mogelijkkrijgenookdedeelnemersaantafeleenopdrachtvoornaderonderzoekdatindetweederondebesprokengaatworden.Ronde2:globaalofconceptontwerpDetweedekeerdatdeomgevingstafelbijelkaarkomt,lichtdeinitiatiefnemerhetglobaalontwerpvanhetinitiatieftoe,datisvormgegevenopbasisvanhetprogrammavaneisenvanuitdeeersteronde.Vervolgensreagerenallebetrokkenen(ookdebelanghebbende)ophetglobaalontwerp.Doelvanditdeelvanhetgesprekisomteverkennenofalleeisenen
22
wensenvoldoendemeegenomenenoplostzijninhetontwerp.Hiernastartdedialoog:deknelpuntenwordenaantafelbesprokenenerwordenideeënenoplossingenvoorbedacht.Degespreksleiderzorgtweervoorhetfaciliterenvanhetgesprekenzorgtdatiedereenaanhetwoordkomt.Aanheteindevandezebijeenkomstvatbeslisserhetgespreksamenenbeslistofhetinitiatiefdoorkannaardederderondeenonderwelkevoorwaarden.Ookkandeinitiatiefnemeropdrachtkrijgenombepaaldeonderdelennogverderteonderzoekenenuittewerken.Ronde3:definitiefontwerpBijdezederdekeerpresenteertdeinitiatiefnemerhetdefinitiefontwerpvanhetplan.Nugaathetomtecheckenofhetplanvoldoetaanallegesteldecriteriaenkaders.Hetgesprekresulteertineenbeslissingofhetontwerpgereedisvoordevergunningsaanvraagendusvoldoetaanalleafsprakendieaandeomgevingstafelzijngemaakt.Vanuitdegemeenteisgewerktaaneenconceptvergunning;dezewordtookbesproken.Zozijnalledetails,voorschriftenenmaatregelenopvoorhandookmetelkaarbesprokenenverkend.Hetisnietbedoelingdatdebetrokkenennieuweeisenenwensentertafelbrengen:indeeersterondezijndekadersimmersbepaald.Welkanhetnatuurlijkzozijndatdoordevisualisatievandeplannen(nieuwe)knelpuntenbinnendegesteldekadersaanhetlichtkomen.Diewordendanmetelkaaraantafelbesprokenenopgelost.Naronde3SamenmetdecasemanagerkandeinitiatiefnemernadefinitievegoedkeuringaandeOmgevingstafeldoordebeslisseraandeOmgevingstafeldedaadwerkelijkevergunningaanvragen.Omdateralconsensusisoverhetinitiatiefenhetinitiatiefvoldoetaandekadersencriteria,zalhettrajectvandeafhandelingvandeaanvraagsoepelverlopen.Hetisfeitelijkeenstempelproces.ErwordtalleengetoetstofdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsisafgesprokenaandeOmgevingstafel.Hoekunnenweefficiëntsamenwerkenmetdeketenpartners?AlsgemeentenineenregioelkeweekeenOmgevingstafelorganiseren,kanhetvoordeketenpartnersmogelijkeenuitdagingzijnomelkeweekbijeengemeenteofzelfsoplocatiebijeeninitiatiefnemeraanwezigtezijn.Hiervoorzijnindepraktijkdevolgendeoplossingenbedacht:
1. Maakwerkafsprakenmetdeketenpartnersoverhunexpertiseenwanneerhunexpertiseenpersoonlijkeinzetnodigis.
2. Ineenaantalsituatiesishetnietnoodzakelijkdateenvertegenwoordigervaneenketenpartneraantafelzit.Viawerkafsprakenkanwordenvoorbereidenvastgelegddatdeinputvanuiteenketenpartnermeegenomenwordendoordeadviseursvandegemeenteofmeteeneenvoudigschriftelijkadvies
3. Maakwerkafsprakenwanneererwéleenvertegenwoordigernodigisvanuiteenketenpartner.Dooreengoedeplanningdievooruitwordtafgesprokenmetallebetrokkenenishetmogelijkomefficiëntbijelkaartekomenendebeschikbaarheidstrakteorganiseren.
23
4. Insommigeregio’swordtregionaalsamengewerktaanderegionaleOmgevingstafel.Opeenvastedagopeenvastlocatiewordenmeerderecomplexeinitiatieveninderegiobesproken.Deketenpartnerskunnenhuncapaciteitopdezemaniergeconcentreerdinzettenopeenvastdagperweekofmeteenanderefrequentie.
HettegelijkertijdsamenaandeOmgevingstafeladviserenlevertveelefficiencyvoordeel.Hiermeewordtnamelijkvoorkomendatadviseursopelkaarmoetenwachtenopadviezen.Doordedirectedialoogmetdeinitiatiefnemerenmetdeadviseursonderling,gerichtophetmogelijkmakenvanhetplan,wordensnelleroplossingengeformuleerdendaarmeeoverbodigwerkvoorkomen.Ditkannogwordenversterktdoormeertegaanadvisereninplaatsvanalleentetoetsen.
Welkesamenwerkingsafsprakenkunjemakenmetdeketenpartners?OmhetprocesaandeIntaketafelenOmgevingstafelgoedinterichten,zijneenaantalsamenwerkingsafsprakenrelevant.Maakafsprakenover:
• Hetaanmeldenvanalleinitiatievenviaééningang• HetbeoordelenvandewenselijkheidaandeIntaketafel• DecommunicatieoverkeuzesaandeIntaketafel• HetmandaatvandedeelnemersaandeIntaketafelendeOmgevingstafel• DepositievehoudingenhetadviserendegedragaandeOmgevingstafel• EenvergelijkbarewerkwijzeaandeIntaketafelenOmgevingstafel• BeschikbarecapaciteitaandeOmgevingstafel• DeplanningvandeOmgevingstafel• Hetbeschikbaarhebbenvanvoldoendekennisvanketenpartnerszowelinbeleidals
uitvoering
24
HoeisdevoorbereidingopdeOmgevingstafel?DeadviseursaandeOmgevingstafelmoetenzichuiteraardheelgoedvoorbereiden,voorzemetelkaarenmetdeinitiatiefnemerenbelanghebbendenaantafelgaan.Allebetrokkenenmoetenimmersinstaatzijnomhunadviesbinnen2minutentepitchen.Bovendienwordtvanhenookverwachtdatzeadvieskunnengevenaandeinitiatiefnemeromdiensplanmogelijktemaken.DaaromontvangenalledeelnemersaandeOmgevingstafelallestukkenendeagendaeenaantaldagenvoordeOmgevingstafel.WaaromisheteindresultaatvandeOmgevingstafeleenconceptvergunning?HeteindresultaatvanhetprocesaandeOmgevingstafeliseenconceptvergunning.Hiervoorzijnverschillenderedenen:1) OmeeninitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesvandeOmgevingstafel
ishethandigomdeinitiatiefnemereenconcreetresultaattebieden.Ermoetimmersmeerwaardezijntenopzichtevanhetdirectzonderoverlegindienenvaneenvergunningaanvraag.DemeerwaardeontstaatuiteraardaldoordedialoogaandeOmgevingstafel:hierdoorheefthetplanmeerkansvanslagen,aangeziendeinitiatiefnemergerichteadviezenkrijgt.Demeerwaardevandeconceptvergunningalsconcreeteindresultaatisdatditproducteengarantiebiedt.Namelijkdatalsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsbesproken,deconceptvergunningdedefinitievevergunningzalworden.
2) Indeconceptvergunningzijndemaatregelenenvoorschriftenopgenomen.Datbetekentdatoveralledetailsvanhetgunnenvanhetinitiatiefafstemmingisgeweest.Endeinitiatiefnemerzaldusnietwordenverrastlaterinhetproces.
3) Voordegemeentezijnerookvoordelen.Vooreenconcreetproductalsdeconceptvergunningkangeldwordengevraagd.Bovendienzorgtdeconceptvergunningdatalhetwerkvoorafgaandaandeaanvraaggedaanwordt.Deformeleaanvraagkandusopbasisvandeconceptvergunningsimpelensnelafgerondworden.
Dewensenvandemedewerkers(Bron:onderzoekVNG)
25
HoekrijgikdedeelnemersaandeOmgevingstafelindemeedenkmodus?VoordemedewerkersvandegemeenteenvandeketenpartnersvraagtdewerkwijzeaanOmgevingstafelmogelijkenigeaanpassing.Ditisafhankelijkvandehuidigewerkwijze.Sommigegemeentenenketenpartnersvoerenallangermeeroverlegmetinitiatiefnemers;anderegemeentenhebbenhieropindeafgelopenjarenjuistbezuinigd.HetsamenwerkenaandeOmgevingstafelenhetvoerenvaneengoededialoogzalvooreenaantalmedewerkersdusnieuwzijn.Hetvraagtvanhendusenigeaanpassing.Wegaanervanuitdatmedewerkersaltijdalhebbengeprobeerdmeetedenkenmetdeinitiatiefnemers.Hetverschilisnudatdenadrukzalverschuivenvantoetsennaaradviseren.Eenanderbelangrijkverschilisdatdecommunicatiemetdeinitiatiefnemerveelaluitsluitendschriftelijkgaatennuookmondelingenineengesprekzalgaanplaatsvinden.Voormedewerkersvoorwiediteenanderedandehuidigewerkwijzeis,isvoorbereidingenoefenenmetcasesaandeOmgevingstafeleengoedemanieromdenieuwewerkwijzeteverkennenenerdevoordelenvantezien.Doorhettedoenenteervarenwordtdatduidelijk.Hetisdusheelbelangrijkomteoefenenmetechtecasesinhetdagelijkswerk.Endandeervaringenenwerkwijzesamentebespreken.Doortijdtenemenvoorhetlerenenontwikkelen,zijndemedewerkersindegelegenheiddenieuwewerkwijzeteverkennen,zicheigentemakenenookverderteverbeteren.Hoeverleidjeinitiatiefnemersdatzemeegaandoen?ErzijnverschillendeargumentenomdeinitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesaandeOmgevingstafel.Eenaantalzijnhiervooralaandeordegeweest.Wegeveneencompleetoverzicht.OmeeninitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesvandeOmgevingstafel,kunjedevolgendeargumentengebruiken:1. IneenvroegstadiumwordtaandeIntaketafelduidelijkofeeninitiatiefüberhaupt
wenselijkis.Zokunnenkostenwordenvoorkomenbijinitiatievendienietwenselijkzijnofaanpassingenbehoeven.
2. DedialoogaandeOmgevingstafelgeefthetplanmeerkansvanslagen,aangeziendeinitiatiefnemergerichteadviezenkrijgt.Bovendienisdehoudingvanallebetrokkenenaantafelgerichtophetmogelijkmakenvanhetinitiatief.
3. AandeOmgevingstafelzittenalleadviseurstegelijkertijd.Ditscheelteenbehoorlijkwachttijdenmaaktbovendieneenintegraalperspectiefophetinitiatiefmogelijk.
4. Deconceptvergunningiseenconcreetresultaatdatdegarantiebiedtdatalsdeconceptvergunningdedefinitievevergunningzalworden.DatgebeurtuiteraardalleenalsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsbesprokenaandeOmgevingstafel.
5. Degemeentebiedtinzichtindetoetsingskaders,hetprocesenindedoorlooptijden.Datzijnopditmomentdegrootsteknelpuntenindedienstverlening.
26
Metwelkeservicenormengaanwewerken?Opheteerstegezichtlijkthetalsofhetverschuivenvandewerkzaamhedennaarhetvooroverlegvoordeaanvraag,geenverbeteringisindedoorlooptijd.Hetreguliereprocesvanafhandelengaatweliswaarvan26wekennaar8weken,maardoordeverschuivingnaardevoorkant,duurthetprocesuiteindelijknetzolang.Tochisdatzekernietdebedoelingenhetisooknietnodig.Sterkernog,hetiszelfsergbelangrijkomdoorlooptijdeninhetprocesvandeOmgevingstafelmetelkaaraftespreken.Eenaantalgemeentendiealgestartzijn,hebbenhunservicenormenvastgelegd.Eenvoorbeeldisdedoorlooptijdvanhetgeheleprocesvaningang,viaIntaketafelenallerondesaandeOmgevingstafel;ditduurtintotaalaandekantvandegemeentenietlangerdan3weken.Datlijktenormsnel,maarhetisquaorganisatiemogelijk.Natuurlijkkanhetindepraktijklangerduren,alsdeinitiatiefnemermeertijdnodigheeftvoorhetlatenmakenvaneenglobaalendefinitiefontwerpofvanwegehetlatenuitvoerenvanonderzoeken.Hoeneemjedirectieenbestuurmee?HetiszeerrelevantomdirectieenbestuurtevertellenentepresenterenhoehetprocesaandeIntaketafelendeOmgevingstafelverloopt.Ookishetmogelijkomzetelatenzienhoehetwerkt,bijvoorbeeldviaeensimulatie.Hetisheelzinvolomdirectieenbestuuruittenodigenomdeeltenemenenafsprakentemakenoverhunbetrokkenheidenmandaat.Planvanaanpakvoorstartenmetdeomgevingstafel
1. Inventariseerdepartijenvooraandeomgevingstafel§ Metwelkeketenpartnerseninterbestuurlijkepartnersisdesamenwerking
nodigaandeomgevingstafel?§ Welkerelatieszijneralenwelkezullennoggebouwdmoetenworden?
27
§ Welkeadviseursenexpertisesbinnendegemeentezijnnodigvooraandeomgevingstafel?
2. Procesinrichten:§ Opbasisvandeanalyseoverhetaantalingediendecomplexeaanvragen(zie
intaketafel):hoevaakzalereenomgevingstafelgeorganiseerdmoetenworden?
§ Bepaalaandehandvanhettypeingediendeaanvragenwelkedisciplinesaantafelzullenmoetenkomen,oftewel:hoegrootisdeomgevingstafelpertype?Wanneerzijnketenpartnerseninterbestuurlijkeorganisatieswelofnietnodig?
§ Bedenkhoedeomgevingstafelshetbesteingeplandkunnenworden.Sommigegemeentenblokkeniedereweekeentijdinvoorallepartijendieaandeomgevingstafelkunnenkomen.Voorafgaandkrijgenzijtehorenofzijnodigzijnofniet.Detijdisdusvooriedereengereserveerdensomshebjeeenpaaruurvrij.
§ Gaingesprekmetketenpartnerseninterbestuurlijkepartnersdiebijmeerderegemeenteszullenmoetenaansluitenaandeomgevingstafel.Hoekanhuntijdefficiëntbenutworden?Hoebeschikkendeaanwezigenovermandaat?Maakwerkafspraken.
§ MaaknieuweafsprakenmetdeOmgevingsdienstenoverhunroleninzet.§ Bedenkhoebelanghebbendenopeengoedemanierbetrokkenkunnen
worden.Bijcomplexegevallen,ofeengrotegroepbelanghebbenden,zalvertegenwoordigingnodigzijn.
§ Bepaalhoejegaatsamenwerkenaaneenconceptvergunning§ ZorgvooraansluitingmetDSO/zaaksysteem,zodathetinitiatiefhieralszaak
inkanwordenaangemaaktengedurendehetverderetrajectdoorallestakeholderskanwordengeraadpleegd.
§ Zorgvoorafstemmingmethetplanningsbureauhoedeomgevingstafelsefficiëntkunnenwordeningeplandenmaakafsprakenoverhoeomtegaanmetafzeggingenenwijzigingenindeplanning.
3. Wiezittenaandeomgevingstafel?§ Onderzoekinhoeverreindegemeentealeenintegraaloverlegbestaat.Zoja,
breidthetoverleguitmetallenoodzakelijkedeelnemers.Zonee,richthetteamin.
§ Welkerollenencompetentieszijnnodig?§ Wiekunnende(nieuwe)rollenhetbestevervullen?§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?§ Bepaalwiedebeslissingenvastlegtenhoediegedeeldwordenmetde
casemanager.§ Bepaalopwelkewijzededialoogaandetafelhetbestegevoerdkanworden.
4. Starteenpilot:organiseereenaantalgesprekkenmetinitiatiefnemers.HetgaathierbijvooralomhetvoerenvaneengoededialoogaandeOmgevingstafel.Maarookoverdeoverdrachtvandeintaketafelnaardecasemanagerendesamenwerkingmethetplanningsbureauzijnvanbelangomteoefenen.Ditkanineersteinstantie
28
‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases,maarprobeerdaarnaookeenechteinitiatiefnemertebetrekken.
5. MonitordewerkwijzeaandeOmgevingstafelgedurendedriemaanden.§ Onderzoekofalledeelnemerstevredenzijnoverhuneigenbijdrageaande
tafel.§ Onderzoekofdedialoognogeffectievergevoerdkanworden.§ Onderzoekofallehulpmiddelengoedwerken.§ Onderzoekofhetbestuurvoldoendeisaangehaakt.§ Onderzoekofinitiatiefnemershunaanvraagindienenconformuitkomstenuit
deOmgevingstafel.§ Onderzoekdebenodigdecapaciteitenvanalledeelnemers.
Beschikbarehulpmiddelen- ViadezelinkkrijgtumeerinformatieoverderollenaandeOmgevingstafel.Hetgaat
overdewerkwijzebijdeprovincieNoord-Holland:https://youtu.be/I_Rc1LHKMOQ- VoorbeeldvaneenChecklistaandeOmgevingstafel(zieonder)- OverzichtvanderollenaandeOmgevingstafel(zieonder)
29
VoorbeeldChecklistOmgevingstafelAfkomstiguitdegemeenteWageningen
30
31
RollenaandeOmgevingstafelIndezebijlagegevenweeenoverzichtvanallerollen.Initiatiefnemerenadviseur(architect)
• Verwoordthetinitiatief• Verwoordtdevoordelenvoordegemeente• Onderhandeltmetdegemeente• Vraagtomduidelijketaal,helderheidoverprocesenprocedure• Draagtoplossingenaan
Debelanghebbende(n)
• Verwoordtzijn/haarstandpuntm.b.t.hetplan• Onderhandeltoverzijn/haarbelangen• Geeftaanwanneerhij/zijtevredenis• Vraagtaaninitiatiefnemerengemeenteomconcretetoezeggingen
Deadviseurs
• Adviserenopbasisvanhunexpertise(inhoud)enhoudenookhetprocesenrelatiegoedindegaten
• Houdingis:hoekunnenweditplanmogelijkmaken• Denkenmeeengevenookdeoplossingenaan
Degespreksleider
• Heefteenbeperkteinhoudelijke,envooraleenfaciliterenderol• Brengtdeaanwezigeninpositieomtevertellenwathunmeningenbelangis;• Steltvragenzodatduidelijkwordtwatpreciesbedoeldis;• Bevordertdedialoogenzoektnaarverbindingeneenzinvolgesprek;• Zorgtdatdesfeerpositiefenopenis;• Steltzichopalsgastheer/gastvrouwenzorgtervoordatiedereenzichcontinuopzijn
gemakvoeltengehoordwordt;• Probeertdeinitiatiefnemerzeergoedtotdienstrechttelatenkomen.Zorgtdatalles
duidelijkisenconcreetgemaaktmetvoorbeelden;• Isalertopjargon;• Probeertnon-verbalesignalenoptepakken;• Voorkomtdatdeaanwezigenindeverdediginggaan,maardraagtzorgvoorde
‘ja,mits’-houding.
32
Debeslisser
• Aanheteindevandediscussieneemtdebeslissereenintegralebeslissingopbasisvandeinputvanalledeelnemersaantafel;
• Deaanwezigeinitiatiefnemerweetdirectwaarhij/zijaantoeisenbegrijptdebeslissingenvervolgstappen.
• Tijdensdediscussieneemtdebeslissernietdeel,hooguitkandebeslissereenverhelderendevraagstellenaaneenvandedeelnemersalserzakenonderbelichtzijngeblevenvooreenjuistebeslissing.
• Opbasisvandebeslissinghebbendeelnemershetgevoelgehoordtezijn.Deinitiatiefnemerweetdirectwaarhij/zijaantoeisenbegrijpthetgezamenlijkebesluit.
• Inhetbesluitgebruiktdebeslisserdevolgendewoorden:hetinitiatiefismogelijkvanwegedemaatschappelijkewaarde(…),hetdraagvlak(…)enderechtmatigheid(…)
• Inhetbesluitbeschrijftdebeslisservervolgens:-Dekadersdiezijngestelddoordeskundigenenbelanghebbenden-Deoplossingendiedeinitiatiefnemergaatuitwerken-Detimingvoorhetvolgendedefinitieveontwerp
Decasemanager
• Legtalleafsprakenvast• Vraagtomtoelichtingalsietsonhelderis• Maaktafsprakenoverdeplanning
Deobservator
• Observeertdedeelnemers• Kijktnaarinhoud,procesenrelatie• Kijktnaartaalgebruik(tebegrijpenvoorinitiatiefnemer)• Bliktna60minutenterugengeeftaanwatgoedgingenwatbeterkan.• Verwoordzijn/haarobservatiezodanigdatdedeelnemersheteenvolgendekeernog
beterdoen• Kaneventueeleeninterventiedoenalsdedialoogstokt
Degeodata-analist
• Opentaanhetbegindesystemenwaarhetinitiatief,plaatsenandererelevanteinformatiebeschikbaaris
• Zoekttijdensdesessienoodzakelijkinformatie