ตวอยาง

จดพมพโดย สำ�นกพมพ ส.ส.ท.

สมาคมสงเสรมเทคโนโลย(ไทย-ญปน) 5-7ซอยสขมวท29ถนนสขมวทแขวงคลองเตยเหนอเขตวฒนากรงเทพฯ10110 โทร.0-2258-0320(6เลขหมายอตโนมต),0-2259-9160(10เลขหมายอตโนมต) เสนองานเขยน•งานแปลไดทwww.tpa.or.th/publisher/new ตดตอสงซอหนงสอไดทwww.tpabook.com

จดจำ�หน�ยโดย บรษท ซเอดยเคชน จำ�กด (มห�ชน) อาคารทซไอเอฟทาวเวอรชน19เลขท1858/87-90 ถนนบางนา-ตราดแขวงบางนาเขตบางนากรงเทพฯ10260 โทร.0-2739-8000,0-2739-8222โทรสาร0-2739-8356-9 www.se-ed.com

ขอมลทางบรรณานกรมของสำานกหอสมดแหงชาตSanctuary Publishing Inc.

เทคนคการจดการเอกสาร เวลา ความคด เพองานและชวตทประสบความสาเรจ.-- กรงเทพฯ : สมาคมสงเสรมเทคโนโลย (ไทย-ญปน), 2557. 224 หนา. 1. การบรหารเวลา. 2. การจดการธรกจ. 3. ความสาเรจทางธรกจ. I. ศรลกษณ ศรมาจนทร, ผเแปล. II. ชอเรอง.

658.4093 ISBN 978-974-443-594-1

พมพครงท1 ตลาคม 2557

“ถาหนงสอมขอผดพลาดเนองจากการพมพ ใหนำามาแลกเปลยนไดทสมาคมฯ” โทร. 0-2258-0320 ตอ 1560, 1570

ราคา 250 บาท

ZukaiMisugaSukunaiHitohaKanarazuYatteiru‘Shorui,Techo,Noto’noSeiriJutsuCopyright 2010bySanctuaryPublishingInc.FirstpublishedinJapan2010bySanctuaryPublishingInc.ThaitranslationrightsarrangedwithSanctuaryPublishingInc.throughHonnoKizuna,Inc.สงวนลขสทธฉบบภาษาไทยโดยสมาคมสงเสรมเทคโนโลย (ไทย-ญปน)

■ บรรณ�ธก�รบรห�ร สกญญาจารการหวหน�กองบรรณ�ธก�ร แทนพรเลศวฒภทร

บรรณ�ธก�รเลมแสงเงนนาคพฒนออกแบบปกและรปเลม ภาณพนธโนวยทธ,ประเทองคชเสนย

ธรก�รสำ�นกพมพ องคณาอรรถพงศธร■ พมพท : บรษทพมพดการพมพจำากด

เทคนคการจดการเอกสาร เวลา ความคด เพองานและชวตทประสบความสำาเรจ

By… Sanctuary Publishing Inc.แปลโดย... ดร.ศรลกษณ ศรมาจนทร

ตวอยาง

คำ�นำ�

รวบรวมทกเทคนคการจดระเบยบทแกไขปญหางานผดพลาดได85%

ปจจบน มหนงสอเกยวกบการสอนการจดระเบยบตาง ๆ วางจาหนายเปน

จานวนมาก หนงสอเลมนแมจะใชคยเวรดเดยวกน แตมเนอหาทแตกตาง เพราะรวบรวม

3 เทคนคการจดระเบยบเพอแกปญหาความผดพลาดในการทางาน

เทคนคแรกกคอ การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร

(Filing) เปนการสรางสภาพแวดลอมการทางานททาใหเรารตาแหนงทวางเอกสารตาง ๆ

ไดทนท

เทคนคท 2 คอ การจดระเบยบขอมลดวยเทคนคการใชสมดตารางเวลา

(Planners) เทคนคนชวยใหการทางานเปนไปตามแผน เกบสะสมไอเดยตาง ๆ และ

ยกระดบคณภาพการทางานอกดวย

เทคนคท 3 คอ การจดระเบยบความคดดวยเทคนคการใชสมดบนทก

(Notebooks) เปนเทคนคทชวยใหพจารณาขอมลในหวตามความเปนจรงอยางไมมอคต

เรยบเรยงความคดไดชดเจน และเขาใจวาจะตองดาเนนการอยางไรตอไป

ขอความ “85% ของความผดพลาดเรองงาน แกไขไดดวยเทคนคการจด

ระเบยบ” บนปกหนงสอเลมนทาใหเปนจรงไดโดยใชเทคนคการจดระเบยบเหลานอยาง

ครบถวน ถาคณมขอผดพลาดทตองการแกไขกขอแนะนาใหลองอานหนงสอเลมน

ตวอยาง

ส�รบญ

วธใชหนงสอ 1

1 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร(Filing) 2

1 อปกรณทขาดไมไดสำาหรบการจดแฟมเอกสาร 4อปกรณจดแฟมเอกสาร ใหเตรยมเฉพาะสงทจาเปนเทานน และเตรยมของทใชแลวหมด

เผอไว จะไดประหยดเวลา ไมตองจดหาทละครงเมอของหมด

2 ทำาไมการจดแฟมเอกสารจงสำาคญ 8การจดแฟมเอกสารเปนสงสาคญอยางหนงทขาดไมได เพอใหดาเนนงานอยางมประสทธภาพ

หลกสาคญเพอใหจดแฟมเอกสารไดตอเนองคอการปรบใหเขากบสไตลการทางานของตวเอง

เพอใหงายและปฏบตไดจรง

3 ทงเอกสารทคดวาไมตองการใชอก 12สภาพแวดลอมการทางานทเตมไปดวยกองเอกสารจานวนมาก ทาใหหยบเอกสารทตองการ

ไดยาก เมอตระหนกเชนนจะเขาใจวาการทงเอกสารทไมมประโยชนเปนเรองสาคญมาก

4 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดเอกสาร 16หลกพนฐานการจดแฟมเอกสารคอการใชแฟมใสแบงเอกสารตามหวขอและวางโดยกาหนด

ตาแหนงทวางใหชดเจน และแนะนาวธใชแฟมใสส

5 เพมประสทธภาพการคนหาดวย “ดชน” 20สงสาคญทขาดไมไดเพอเพมประสทธภาพการคนหาเอกสารและไฟลคอดชน และใชโพสตอต

เพอเสรมประสทธภาพของดชนไดดวย

6 การเลอกใชแฟมแตละประเภท (กลองเอกสาร, แฟมสองหวง) 24เลอกใชแฟมโดยคานงถงความเหมาะสมกบประเภทเอกสาร ถาเอกสารสวนใหญเปนเอกสาร

ทแบงตามหวขอ ใหใชกลองใสเอกสาร สวนเอกสารทจดเกบเรยงตามลาดบเวลา (วน เดอน

ป) ใหใชแฟมสองหวง

7 วธจดเกบเอกสารแฟกซ 26หามละเลยแฟกซทสงมาดวยเรองตาง ๆ จากทตาง ๆ เดดขาด และจะตองกาหนดลาดบ

ขนตอนตงแตไดรบแฟกซจนเกบใสแฟมอยางชดเจน

ตวอยาง

8 วธเกบใบเสรจรบเงน 28ตองจดเกบใบเสรจอยางระมดระวง อยาทงไวในกระเปาสตางคหรอสอดไวในสมดตารางเวลา

ไมพบและไมเกบไวในซองจดหมาย เกบใสแฟมใสใหเปนระเบยบ

9 วธจดกระเปา 30การจดกระเปาใหเปนระเบยบไดหรอไมนนมผลตอประสทธภาพการทางาน ตองเลอกกระเปา

ทเหมาะกบสไตลการทางานของตวเอง และใสเฉพาะของทจาเปนเทานน

10 หลกพนฐานการจดโตะทำางาน 34การจดโตะทางานสมพนธโดยตรงกบการทางานทมประสทธภาพ เชน ถากาหนดตาแหนง

ทวางของสงตาง ๆ ทเกบในลนชกอยางชดเจน กจะทาใหหยบใชงานสงของตาง ๆ ไดทนท

และไมทาใหงานตองหยดชะงก

11 การกำาหนดตำาแหนงวางสงของบนโตะทำางาน 38จะวางอะไร ตรงไหนบนโตะทางานมผลตอประสทธภาพการทางาน ถาวางสงของบน

โตะทางานสะเปะสะปะไมมหลกเกณฑ จะทาใหพนทการทางานแคบลงและประสทธภาพ

การทางานลดลงดวย

12 การกำาหนดตำาแหนงวางสงของในลนชกโตะทำางาน 40การกาหนดตาแหนงวางสงของในลนชกคอการกาหนดวาจะเกบอะไรไวในแตละลนชก

ลนชกตรงกลาง ลนชกดานขางชนบน ชนกลาง และชนลาง ถาปฏบตไดจรงจะทาให

หยบสงของตาง ๆ ใชไดรวดเรว

เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการจดแฟมเอกสาร 44แนะนาเทคนคการจดแฟมเอกสารในททางานจรง ซงเกบขอมลจาก Pasona Group

ทาใหรวา คนทางานระดบแนวหนาของบรษทใหความสาคญกบเทคนคการจดแฟม

เอกสารอยางไร และนาเสนอไอเดยทใชไดจรงอกมากมาย

13 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดคอมพวเตอร 48แนวคดการจดเกบไฟลเอกสารในคอมพวเตอรไมแตกตางจากการจดแฟมเอกสาร

(ทเปนกระดาษ) หวขอนแนะนาวธใชโฟลเดอรจดระเบยบไฟลเอกสาร

14 ลบไฟลทไมใชแลวทงไป 52แมคอมพวเตอรมฮารดดสกซงมหนวยความจขอมลขนาดใหญ ถาปลอยไฟลทงไวใน

คอมพวเตอรจานวนมาก กจะคนหาไฟลทจาเปนไดยากขน ดงนนการลบไฟลทงจงเปนสงท

จาเปนสาหรบคอมพวเตอรเชนกน

ตวอยาง

15 คนหาไฟลเจออยางงายดาย 54การใชโฟลเดอรทถกตองจะชวยใหคนหาไฟลไดงายขน หวขอนแนะนาวธเพมประสทธภาพ

การคนหาไฟล

16 วธจดเกบอเมล 56บางคนอาจจะไดรบอเมลวนละไมตากวา 100 ฉบบ หวขอนแนะนาวธจดเกบอเมล

เหลานนและการจดระเบยบใน INBOX เพอใหคนหาอเมลเกา ๆ ไดงายขนเมอตองการ

อานอเมลนนอกครง

17 การสำารองขอมลเปนสามญสำานกของการทำางาน 58เมอเกดปญหาบางอยางกบคอมพวเตอรแลวไฟลขอมลสญหาย จะสงผลกระทบรายแรงตอ

งาน ดงนนการสารองขอมลสาคญอยางมาก หวขอนแนะนาวธสารองขอมล

18 จดขอมลทจำาเปนในนามบตร 60รตวอกทกมนามบตรจานวนมาก ถาจดเกบนามบตรเหลานนใสแฟม นอกจากจะจดระเบยบ

นามบตรไดเหมาะสมแลว ยงสรางโอกาสทางธรกจไดอกดวย

19 หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดนามบตร 64แมมนามบตรจานวนมาก แตทใชจรง ๆ มไมมาก หวขอนแนะนาวธจดเกบนามบตร

โดยมงเนนนามบตรทใชจรง แยกนามบตรทใชจรงเปน “นามบตรทใชบอย” กบ

“นามบตรทไมคอยไดใช”

20 กฎการทงนามบตร 66ในแตละวน นามบตรเพมขนเรอย ๆ ในจานวนนนมนามบตรทไมไดใชเลยดวย แมจะเกบ

นามบตรเหลานนไวกไมเกดประโยชนอะไร ควรทงนามบตรทคดวาไมไดใชอกเชนเดยวกบ

เอกสาร

2 การจดระเบยบขอมลดวยเทคนคการใชสมดตารางเวลา(Planners) 68

1 หาสมดตารางเวลาทเหมาะกบสไตลของตนเอง 70สมดตารางเวลามหลากหลายโดยแบงตามประเภท ขนาด และรปแบบการจดวาง กอนอน

เราจะตองรจกประเภทของสมดตารางเวลาทเหมาะกบตวเอง

2 ทำาไมสมดตารางเวลาจงจำาเปนตอการทำางาน 75คนทใชสมดตารางเวลากบคนทไมใชจะแตกตางกนอยางมาก หวขอนแนะนาวธใช

สมดตารางเวลาใหเปนประโยชนตอการทางานธรกจ

ตวอยาง

3 หลกพนฐานการใชสมดตารางเวลา 79การใชสมดตารางเวลาอยางถกตองเหมาะสมจะทาใหเราไดรบประสทธผลสงสด และถาใชสมด

ตารางเวลาโดยคานงถงกระบวนการตาง ๆ การทาฝนใหเปนจรงกไมใชเรองทเปนไปไมได

4 วธจดตารางเวลา 81เราตองใชตารางเวลาทเหนเนอหาทงหมดไดงาย หวขอนจงจะแนะนาวธใชตารางเวลา

ซงมพนทจากดและวธใชส เครองหมาย ตวอกษรยอ

5 วางแผนตารางเวลาระยะกลางและระยะยาว 85สงสาคญตอการจดตารางการทางานระยะยาวคอกอนอนตองรวนเรมตนและวนสนสดการ

ทางาน จากนนกจดกาหนดการตาง ๆ ทงประจาป แตละเดอน และแตละสปดาหในตารางเวลา

6 จดตารางเวลาในแตละวน 88ตารางเวลาแตละวนตางจากตารางเวลาระยะกลางและระยะยาวตรงทมกจะเปลยนแปลง

ไมกาหนดแนนอนตายตว จงตองจดตารางเวลาทปรบเปลยนได เพอรองรบงานตาง ๆ ได

งายและคมคากบเวลา

7 วธใช To Do List ใหเปนประโยชน 92ประโยชนของการทา To Do List คอทาใหรวาจะตองทาอะไรบาง จดลาดบความสาคญของ

งานทม และกาหนดงานทจะตองทาในเดอนน สปดาหน วนน และในเวลาวาง

8 พลกแพลงวธนดหมาย 96หลายเคลดลบทควรรเพอนดหมายอกฝายไดตามวนและเวลาทเราสะดวก ถาทาไดกจะ

ประหยดเวลาการเดนทาง และมสมาธทางานของตวเองมากขน

9 หมนดสมดตารางเวลาใหเปนนสย 98การหมนดสมดตารางเวลาใหเปนนสย ทาใหเขาใจรปแบบพฤตกรรมของตนเอง การพจารณา

สมดจดบนทกเลมกอนอกครงอาจจะทาใหคนพบสงทตวเองถนด จดแขง และจดออนของ

ตนเอง

10 เพมคณคาใหบนทกในสมดตารางเวลา 100การจดบนทกในสมดตารางเวลามขอดตาง ๆ มากมายทเชอมโยงสความสาเรจในการทางาน

เชน ถาจดบนทกทกเรองทกสถานการณ จะทาใหนกเรองทลมได

11 ใชโพสตอตใหเปนประโยชนตอการจดบนทก 104อาจกลาวไดวาโพสตอตเปนอปกรณทเขากบสมดตารางเวลาไดด นอกจากใชเพอเพมพนทจด

บนทก ยงใชเพอเพมหรอเนนขอมลไดดวย

ตวอยาง

12 วธจดบนทกโดยใชแผนภาพ 107การจดบนทกดวยรปภาพหรอแผนผงบางครงกเขาใจงายกวาการจดเปนตวอกษรเมอกลบมา

ดอกครงภายหลง และขอมลบางอยางกเหมาะจะจดบนทกเปนแผนทหรอภาพประกอบ

มากกวา

13 เรยนรทกษะทจำาเปนตอการจดบนทกการประชม 111สงสาคญเพอใหการประชมราบรนและเกดประโยชนคอการจดบนทกกอนประชม ระหวาง

ประชม และหลงประชม ถาจดบนทกอยางถกตองเหมาะสมกจะชวยเพมประสทธภาพของ

การประชมได

14 จดบนทกใหเปนนสย 118เราจะไดรบประโยชนจากการจดบนทกกตอเมอจดบนทกเปนประจาจนเปนกจวตร เพอให

ปฏบตจนเปนนสย หวขอนจะแนะนาชวงเวลาทควรจดบนทกและเนอหาทควรจดบนทก

15 เตมเตมการบนทกใหสมบรณดวยวธอน ๆ นอกจากการเขยน 123นอกจากการเขยน ยงมวธอน ๆ ทจะบนทกขอมลไว เชน การสอดเอกสารไวในสมดตารางเวลา

การใชอปกรณดจทล เชน กลองถายรปดจทล เครองบนทกเสยง

16 การเตรยมบนทกกอนยกหโทรศพท 128การเตรยมบนทกไวลวงหนากอนยกหโทรศพทเปนสงสาคญทจะชวยใหถายทอดสารทาง

โทรศพทถกตอง ชดเจน และไมเสยเวลาโดยไมจาเปน ถาพดตามบนทกทเตรยมไว การตดตอ

สอสารกจะราบรน

17 วธเขยนโนตฝากขอความทใครอานกเขาใจ 130โนตฝากขอความตองเปนโนตทใครเหนกเขาใจไดทนท หวขอนแนะนาวธจดโนตขอมลจาเปน

ทเขาใจงาย

18 วธใชสมดจดทอย 132สมดจดทอยทตดกบสมดตารางเวลามวธใชประโยชนอน ๆ นอกจากใชจดทอย เชน ใชจด

รายชอรานอาหารหรอขอมลการเดนทาง จะเปนประโยชนมากเมอตองการใชงาน

19 ความสำาคญของการจดบนทกและจดเกบบนทกใหเปนระเบยบ 134นอกจากการจดบนทก จาเปนตองจดบนทกใหเปนระเบยบเปนประจา ตองพจารณาบนทก

ตามประเภทขอมลวาขอมลใดทงได ขอมลใดควรเกบไว

- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดตารางเวลา ➀ 136แนะนาเทคนคการใชสมดตารางเวลาในการทางาน ซงชวยจดระเบยบการทางาน และชวย

เตมเตมทงชวตการทางานและชวตสวนตวใหสมบรณแบบยงขน เกบขอมลจรงจากพนกงาน

บรษท Yoshimoto Fandango

ตวอยาง

- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดตารางเวลา ➁ 138แนะนาเทคนคการใชสมดตารางเวลาในการทางาน ซงเกบขอมลจรงจากพนกงานบรษท JTB

เทคนคการรวบรวมขอมลทกอยางไวในสมดตารางเวลาจะชวยปองกนปญหาทางานตกหลน

และความผดพลาดเรองงาน

3 การจดระเบยบความคดดวยเทคนคการใชสมดบนทก(Notebooks) 140

1 หาสมดบนทกทเหมาะกบตวเองใหเจอ 142สมดบนทกแบบใดเหมาะกบเราทสดนนขนอยกบสไตลการทางาน หวขอนแนะนาหลกการ

เลอกสมดบนทกโดยพจารณาขนาด เสนบรรทด และคณภาพกระดาษ

2 เหตผลของการใชสมดบนทกทางธรกจ 147การจดในสมดบนทกมขอดคอไดเรยบเรยงความคดและใชขอผดพลาดในอดตใหเปนประโยชน

ในครงตอ ๆ ไป ถาตระหนกเชนนแลวใชสมดบนทกใหเปนประโยชนจะชวยเพมประสทธผล

การใชสมดบนทก

3 หลกพนฐานการใชสมดบนทกใหเกดประโยชน 151การจดบนทกมหลกเกณฑทตองคานงถงหลายขอ ขอหนงซงถอวาเปนพนฐานทสาคญทสดคอ

การจดตามลาดบเวลาโดยไมตองแบงประเภทเนอหาทจด

4 หลกสำาคญในการใช Business note ➀ เวนทวางในสมด 155เมอจดใหใชพนทกวาง ๆ และเวนทวางไว การเวนทวางทาใหอานงายและจดขอมลทจาเปน

เพมเตมไดภายหลง

5 หลกสำาคญในการใช Business note ➁ เขยนประโยคทเรยบงาย 157หลกสาคญคอเขยนประโยคทเรยบงาย เพอใหไมเขาใจผดเมอกลบมาอานอกครงและเพอให

จดเพมเตมหรอแกไขขอมลไดงาย และยงทาใหสามารถสรปประเดนสาคญไดดวย

6 หลกสำาคญในการใช Business note ➂ เขยนขอมลเปนขอๆ 159การจดในสมดบนทกควรเขยนระบเปนขอ ๆ เทาททาได การเขยนระบเปนขอ ๆ ทาใหอาน

เขาใจงาย และใชไดผลดโดยเฉพาะเนอหาทเปนรายการตาง ๆ หรอแสดงขนตอนตาง ๆ

7 หลกสำาคญในการใช Business note ➃ เขยนวนท/ ประเภทของเนอหา/เนอหา 161

จาเปนตองสรางดชนเพอเพมฟงกชนการสบคนใหสมดบนทก สงสาคญในการสรางดชน

ทตองเขยนไวในแตละหวขอคอ วนท/ประเภทของเนอหา/เนอหา

ตวอยาง

8 หลกสำาคญในการใช Business note ➄ เรมตนจากการเขยนขอสรป 163สงทตองใสใจเมอจดในสมดบนทกคอ “เรมตนจากการเขยนขอสรป” การเขยนทเรมตนจาก

ขอสรปจะทาใหเขาใจเนอหานนไดงายขนเมอกลบมาอานอกครงในภายหลง

9 หลกสำาคญในการใช Business note ➅ คำานงถงหลก 5W 2H 165การจดในสมดบนทกโดยคานงถงหลก 5W 2H ชวยใหหมดกงวล ไมตกหลนเรองทตองยนยน

การตระหนกถงหลก 5W 2H จะทาใหเราเขาใจประเดนสาคญของงานไดเอง

10 เขยน PDCA ของงานในสมดบนทก 167การจดโดยตระหนกถงหลก PDCA จะเปนประโยชนมากตอการเกบขอมลประสบการณและ

ความผดพลาดจากการทางานในอดต นอกจากน PDCA ถอเปนปจจยหนงทสาคญมากตอ

การดาเนนงาน

11 เทคนคการจดบนทกเรองทอานใหเกดประโยชนตอการทำางาน 169การใชสมดบนทกใหเปนประโยชนเพอเพมประสทธผลจากการอานหนงสอ เรองทจดเกบไว

ไมใชการจดยอเนอหาทอาน แตจดสงทปฏบตไดจรงจากเรองทไดเรยนรจากการอาน

12 เทคนคการจดบนทกเพอเพมประสทธผลของการลงทนกบตนเอง 171การเรยนเพอสอบวดคณวฒตาง ๆ ใหเขยนเปาหมายการสอบ วธใชประโยชนคณวฒนน

และเวลาสนสดการเรยนในสมดบนทก การเขยนสงตาง ๆ เหลานไวจะทาให

การเรยนมประสทธภาพมากขน

13 เรยบเรยงความคดโดยการเขยนแผนผง 173การเขยนแผนผงกระตนใหสมองเรยบเรยงความคด การเขยนแผนผงตนไมและแผนผงเมทรกซ

เปนการแสดงความคดเปนภาพ

14 คดแผนงานโดยใชสมดบนทก 181วธคดแผนงานทไดผลดคอลองเขยนไอเดยทงหมดในหวในสมดบนทกกอน เมอทาเชนน

เราจะเขาใจภาพรวมความคดทงหมด

15 เทคนคการจดบนทกปองกนปญหาเดมเกดซำา 186การจดบนทกความผดพลาดทเคยเกดขนและมาตรการปองกนและแกไขปญหา จะชวยปองกน

ปญหาเดมเกดซาอก นอกจากนการบนทกสภาพการทางานกชวยปองกนความผดพลาด

ลกษณะเดยวกนทอาจจะเกดขน

16 ใชคอมพวเตอรสรางดชนของสมดบนทก 188สรางดชนของสมดบนทกโดยใช Text file ในคอมพวเตอร บนทกขอมลดชนใน

Text file ทาใหสบคนไดงายและถกตองแมนยา

ตวอยาง

17 เกบรวบรวมขอมลไวในสมดบนทก 190แมเกบรวบรวมขอมลไวมากมาย ถาไมใชประโยชนกไมมความหมายอะไร เพอใหใชขอมลได

เมอจาเปน จงตองเกบรวบรวมขอมลตาง ๆ ไวในสมดบนทก

- เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการใชสมดบนทก 194แนะนาเทคนคการใชสมดบนทกซงเกบขอมลจรงของพนกงานบรษท BANDAI โดยตดบทความ

ในนตยสารและอน ๆ ตดเกบไวในสมดบนทก วธนชวยใหสรางสรรคไอเดยตาง ๆ ไดงาย

18 ใชไดอารใหเปนประโยชนตอการทำางาน 196การเขยนไดอารทกวนทาใหพจารณาตวเองไดดวยทศนคตทเปนกลาง สงสาคญคอเขยนไดอาร

ใหเปนกจวตร หลกสาคญเพอสรางนสยการเขยนไดอารคอไมคาดหวงผลเรวเกนไป และเขยน

ไดอารในชวงเวลาทกาหนดไวทก ๆ วน

19 เขยนไดอารดวยทศนคตคดบวก 200การเขยนไดอารใหเขยนเนอหาแงบวก ไมควรเขยนเนอหาแงลบ และไมเขยนตามอารมณ

ความรสก การเขยนเนอหาแงลบจะทาใหจตใจหอเหยวไปดวย

20 คดไป เขยน (ไดอาร) ไป 202การเขยนไดอารใหเขยนเหตการณตาง ๆ ทเกดขนในวนนน ขณะเขยนใหคดถงสาเหตวา

ทาไมเกดเหตการณเหลานน การคดหาสาเหตเปนการฝกทกษะการคดอยางมเหตมผล

บรษททใหความรวมมอดานขอมล (เพอจดทำาหนงสอเลมน) 204

ตวอยาง

วธใชหนงสอCHECKเชก

เรองสำาคญจะตองสงอเมลหรอแฟกซแจงใหทราบอกครงหลงจากวางหโทรศพทแลว

เรองทเกยวของกบตวเลข เชน จานวนสนคาทจดสง วนครบกาหนด หรอเรองสาคญ

ตาง ๆ จะตองสงแฟกซหรออเมลตรวจสอบยนยนรายละเอยดอกครงทกครงเพอปองกน

ปญหาฟงผดพลาด และความเขาใจผดตาง ๆ เมอบนทกเปนลายลกษณอกษรกจะหมดปญหา

การโตแยงกนภายหลงวา “พดหรอไมไดพด”

อธบายหลกสำาคญทควรรเพอใชเทคนคการจดระเบยบอยางมประสทธภาพ แมคนท

ไมมความรพนฐานกเขาใจไดงาย

NGไมด!!

ระวงอยาใชแฟมสมากเกนไป

การใชแฟมสมากเกนไปนอกจากทาใหเราจดลาดบความสาคญของงานไมได ยงทาให

สบสนวาแฟมใดสาคญมากนอยอยางไร การใชแฟมสควรจะจากดจานวนสไมใหมากเกนไป

แนะนำาขอควรระวง สงทมกจะทำาผดพลาด ใหลองใชเทคนคการจดระเบยบโดย

ระมดระวงขอผดพลาดเหลาน

การจดแฟมเอกสารมประโยชนอยางไร

“การหมนจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบทกวนจนเปนนสย ทาใหปรมาณเอกสารลดลง

และรวาเอกสารใดอยทไหน ผลทไดทาใหสมองโลง โปรงสบาย ทางานไดอยางฉบไวและ

ถกตองแมนยายงขน”

แนะนำาขอมลจากการทำาแบบสอบถาม ซงเกบขอมลจากกลมคนทำางานบรษท

DATA

ขอมล

ใช 71%ไมใช 15%

ไมแนใจ 14 % อปกรณทใชทำางานเปนอปกรณทใชงานประจำาหรอไม ?

คนสวนใหญมกจะใชอปกรณทใชงานเปนประจา ดงนนควร

รวบรวมเฉพาะอปกรณทจาเปน แลวจดระเบยบสภาพแวดลอม

การทางาน

นำาเสนอผลจากแบบสอบถามทเกบขอมลจรงจากคนทำางานบรษท และอธบาย

การตความขอมลทไดจากแบบสอบถาม

หวหนางานและรนพINTERVIEW

สมภาษณ

ตวอยาง

CHAPTER 1

การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร (Filing)

ตวอยาง

FILI

NG

TEC

HN

IQU

E

31 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร

อปกรณทขาดไมไดส�าหรบการจดแฟมเอกสาร..........4

ท�าไมการจดแฟมเอกสารจงส�าคญ..........8

ทงเอกสารทคดวาไมตองการใชอก..........12

หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดเอกสาร..........16

เพมประสทธภาพการคนหาดวย “ดชน”..........20

การเลอกใชแฟมแตละประเภท (กลองเอกสาร, แฟมสองหวง)..........24

วธจดเกบเอกสารแฟกซ..........26

วธจดเกบใบเสรจรบเงน..........28

วธจดกระเปา..........30

หลกพนฐานการจดโตะท�างาน..........34

การก�าหนดต�าแหนงวางสงของบนโตะท�างาน..........38

การก�าหนดต�าแหนงวางสงของในลนชกโตะท�างาน..........40

เกบขอมลภาคสนาม : เทคนคการจดแฟมเอกสาร..........44

หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดคอมพวเตอร..........48

ลบไฟลทไมใชแลวทงไป..........52

คนหาไฟลเจออยางงายดาย..........54

วธจดเกบอเมล..........56

การส�ารองขอมลเปนสามญส�านกของการท�างาน..........58

จดขอมลทจ�าเปนในนามบตร..........60

หลกพนฐานการจดแฟมเอกสาร หมวดนามบตร..........64

กฎการทงนามบตร..........66

ดชน

ตวอยาง

4 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ

อปกรณทขาดไมไดสาหรบการจดแฟมเอกสาร

CHAPTER1

1ตองเขาใจกอนวา สงสาคญทสด

ในการจดแฟมเอกสารคอระบบ ไมใชอปกรณ

แนนอนวาอปกรณ เชน แฟมใสหรอทตงหนงสอ เปนอปกรณส�าคญทขาดไมได

เพอจดแฟมเอกสารใหมประสทธภาพ แตไมแนะน�าใหซอโนนซอนมามากมาย เพราะ

ถาลองจดแลวพบวาไมจ�าเปนตองใชของบางอยางทซอมา กจะสนเปลองโดยใชเหต

นอกจากนเมอวางสงของตาง ๆ เหลานในทท�างาน พนทจดแฟมเอกสารกยงนอยลงอก

กอนเรมจดแฟมเอกสาร สงทตองเขาใจอนดบแรกคอสงส�าคญทสดส�าหรบ

การจดแฟมเอกสารไมใชอปกรณตาง ๆ แตเปนระบบการจด จะไดไมตองซออปกรณ

ตาง ๆ เกนความจ�าเปน

❏ หลกการเลอกอปกรณ

จดเตรยมอปกรณเทำทจ�ำเปน

อยาซออปกรณตาง ๆ มามากมายกอนเรมจดแฟมเอกสาร เพราะเรามกจะซอ

ของทไมจ�าเปนมาดวย ทงยงท�าใหพนทท�างานนอยลงอก ดงนนอนดบแรก ควรจะ

เตรยมอปกรณเทาทจ�าเปนเทานน และเมอจดแฟมเอกสารแลวพบวาขาดอปกรณชนใด

กคอยซอเพมภายหลง

DATA

ขอมล ไมแนใจ 14%

ใช 71%

ไมใช 15%

ส�ำรวจโดย

NETMILE (จำกกลมตวอยำง

พนกงำนบรษทจ�ำนวน 100 คน)

อปกรณทใชท�ำงำนเปนอปกรณทใชประจ�ำหรอไม ?

จะเหนวาคนสวนใหญมกจะใชอปกรณทใชประจ�า จงควรรวบรวมเฉพาะอปกรณทจ�าเปนแลวจดระเบยบสภาพแวดลอมการท�างาน

ตวอยาง

FILI

NG

TEC

HN

IQU

E

51 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร

❏ ลดความเครยดโดยการเกบส�ารองอปกรณตางๆไว

พอจะใชเทปกาว เทปกาวกหมด เพอปองกนเหตการณเชนน จงตองใสใจ

ส�ารองอปกรณตาง ๆ ทจ�าเปนไวเสมอ

• ส�ำรองสงของทใชแลวหมดไป

กำรเกบส�ำรองอปกรณเปนสงส�ำคญเพอ

ปองกนงำนหยดชะงก

ตองส�ารองอปกรณตาง ๆ และเกบไวในทท

ก�าหนดเสมอ เพราะถาหมดหรอไมมเมอตองการใช จะท�าให

งานหยดชะงก สงผลใหเกดความเครยดทไมนาจะเกดดวย

ควรจะส�ารองอปกรณตาง ๆ เชน ปากกา เทปกาว ใหมใชตลอด แตของ

บางอยางทมอายการใชงานซงอาจจะเสอมสภาพ กไมควรส�ารองไวมากเกนไป

•กรณมสถำนทท�ำงำนหลำยแหง

สรำงสภำพแวดลอมเพอใหใชอปกรณได

ทกท

ส วนหลายคนทอาจจะต องท�างานท อน

นอกจากออฟฟศเปนเวลานาน ควรเตรยมอปกรณ

ตาง ๆ ไวใชในทตาง ๆ นอกจากออฟฟศดวย หาก

จดวางอปกรณในทตาง ๆ ไมได กควรจดอปกรณ

ใสในกระเปาและพกตดตวไว เพราะหากตองกลบ

ออฟฟศเพราะตองการคลปหนบกระดาษ 1 อน กเสยเวลาโดยเปลาประโยชน

❏ อปกรณพนฐานทจ�าเปนตอการจดแฟมเอกสาร

แฟมใส

แบงเอกสารตามหวขอและจดเกบไวในแฟมใส แฟมใส

ถอเปนพระเอกของการจดแฟมเอกสารกวาได

ไมมไมบรรทดตองกลบไปเอาทออฟฟศ

ตวอยาง

6 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ

อยำพงพำอปกรณไฮเทคมำกเกนไป

บางคนใชสแกนเนอรสแกนเอกสารทกอยางเกบเปนไฟลไว ซงบางครง

วธนอาจจะท�าใหเสยเวลาเกนจ�าเปน

เพราะไมเขาใจระบบการจดแฟมเอกสาร

ทถกตอง จงสแกนทกอยางรวมทงเอกสาร

ทไมจ�าเปนตองใชดวย

ดงนนควรท�าความเขาใจระบบ

การจดแฟมเอกสารใหดกอนจะใชอปกรณ

ไฮเทค

จรง ๆ แลวจำเปนตองสแกนดวยเหรอ

กลองใสเอกสำร

ใชใสเอกสารกรณจดเกบเอกสาร

จ�านวนมาก ใสแฟมใสไมไดทงหมด กลองใส

เอกสารม 2 แบบ คอ แบบแนวตงและ

แบบแนวนอน

ใชเหลกปลายทเยบกระดาษถอดลวดเยบกระดาษ

ทเยบกระดำษ

ใชเยบกระดาษหลาย ๆ แผน แต

ถาตองหยบเอกสารเขาออกบอยครง ควรใช

คลปหนบกระดาษสด�าหรอลวดหนบกระดาษ

จะสะดวกกวา

ทตงหนงสอ

ใชจดวางแฟมใส อาจจะใชกลอง

เอกสารหรอถาดแทนกได

NGไมด!!

ตวอยาง

FILI

NG

TEC

HN

IQU

E

71 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร

ถำด

ใชแบงพนทในลนชก การใชถาด

แบงประเภทสงของตาง ๆ ท�าใหหยบของ

ทตองการจากลนชกไดทนท

กลองใสบตร

ใช จดระเบยบนามบตร แบง

นามบตรตามชอบรษทโดยเรยงล�าดบตาม

ตวอกษร ท�าใหหยบนามบตรออกมาใชไดงาย

ปำยชอแฟมเอกสำร

ใชเพมประสทธภาพการคนหา

เอกสาร แปะตดไวทแฟมใส ท�าใหรทนท

วาเปนเอกสารอะไร

กระเปำใบเลก ๆ

ใชจดระเบยบภายในกระเปาถอ

โดยแยกประเภทสงของตาง ๆ แบงใสใน

กระเปาใบเลก ท�าใหหยบของจากกระเปา

ไดงายและสะดวกขน

CHECKเชก

วธประหยดคำอปกรณตำง ๆ

หลายคนคงไมอยากเสยเงนมากกบอปกรณทใชจดแฟมเอกสาร กรณน

ขอแนะน�าใหซออปกรณตาง ๆ จากรานเครองเขยนขนาดใหญ เชน ออฟฟศดโป

ออฟฟศเมท รานไดโซ (รานทกอยาง 60 บาท--ผแปล) ซงเราจะหาซออปกรณทจ�าเปน

ไดราคาถก สวนคนชางเลอกทตองการของเฉพาะเจาะจง (ยหอหรออน ๆ) กอยา

เพงซอของ แตใหลองจดแฟมเอกสารกอน แลวถาขาดอะไรกคอยหาซออปกรณ

ชนนน ๆ จะดกวา เพราะถาซอมาแลวไมไดใชกสนเปลองเงนโดยใชเหต

ตวอยาง

8 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ

ทาไมการจดแฟมเอกสารจงสาคญ

CHAPTER1

2

คดวาหลายคนคงมประสบการณหาเอกสารไมพบ ประสบการณเชนนท�าใหเรา

ตระหนกถงอนตรายของการไมจดแฟมเอกสาร ยกตวอยางเชน สมมตวาเราใชเวลาคนหา

เอกสารวนละ 5 นาท ลองค�านวณดสวาใน 1 ป จะสญเสยเวลาไปสกเทาไร นอกจาก

การคนหาเอกสาร ถารวมเวลาคนหาไฟลในคอมพวเตอรและคนหานามบตรจะยงเปน

เวลามากมายทตองสญเปลา

พดงาย ๆ กคอการไมจดเกบเอกสารสงผลกระทบตอการท�างาน กลาวไดวาการ

จดแฟมเอกสารเปนทกษะทจ�าเปนอยางหนงเพอใหการท�างานรดหนาอยางมประสทธภาพ

❏ การจดแฟมเอกสารคออะไร

กำรจดแฟมเอกสำรเพอใหกำรท�ำงำนรดหนำอยำงมประสทธภำพ

เดมการจดแฟมเอกสาร หมายถง การจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบตามกฎเกณฑ

ทวางไว แตการจดแฟมเอกสารในหนงสอเลมนไมจ�ากดเฉพาะวธจดแฟมเอกสารเทานน

แตยงครอบคลมวธจดไฟลเอกสารในคอมพวเตอร นามบตร กระเปาถอ และอน ๆ ดวย

เพราะเราตระหนกดวา สงตาง ๆ เหลานทเกยวของกบการท�างาน เมอใชใหเกดประโยชน

สภาพแวดลอมทชวยใหการท�างานมประสทธภาพจงจะเกดขนได

อนดบแรกใหเรมตระหนกถง

อนตรายของการไมจดแฟมเอกสาร

ไดรบประโยชนอยำงไรจำกกำรจดแฟมเอกสำร ?“การหมนจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบทกวนจนเปนนสย ท�าใหปรมาณเอกสาร

ลดลงและรวาเอกสารใดอยทไหน ผลทไดท�าใหสมองโลง โปรงสบาย ท�างานไดฉบไวและถกตองแมนย�ายงขน”

ชำย อำย 31 ป แผนกบคคล Pasona Group Inc.

หวหนางานและรนพINTERVIEW

สมภาษณตวอยาง

FILI

NG

TEC

HN

IQU

E

91 การจดระเบยบเอกสารดวยเทคนคการจดแฟมเอกสาร

หยบใชเอกสำรทตองกำรไดทนท

เหนชดเจนวาเอกสารหรอไฟลอยทไหน ผลคอ

หยบเอกสารทตองการใชไดทนท

จดระเบยบควำมคด กระตนใหเกดไอเดยใหม ๆ

เมอสภาพแวดลอมการท�างานเปนระเบยบ สมอง

กจะโลง ปลอดโปรง ท�าใหคดสรางสรรคไอเดยใหม ๆ

ไดงาย

ใชประโยชนโนวฮำวจำกงำนทเคยท�ำ

ถาเกบเอกสารของงานเกา ๆ ใหเปนระบบกจะใช

ประโยชนเมอท�างานใหม ๆ ได

ลงมอท�ำงำนโดยปรำศจำกควำมเครยด

แคก�าจดกองภเขาเอกสารได ความกดดนทางจตใจ

กลดลง ท�างานไดอยางเบกบาน

❏ ขอดของการจดแฟมเอกสาร

คณคาดหวงวาจะไดรบผลสมฤทธจากการจดแฟมเอกสารอยางไร หากตง

เปาหมายและสงทคาดหวงใหชดเจน จะท�าใหใสใจการจดแฟมเอกสารยงขนและสงผล

ใหไดรบผลสมฤทธตามทคาดหวงไว

ตวอยาง

14 เทคนคกำรจดกำรเอกสำร เวลำ ควำมคด เพองานและชวตทประสบความส�าเรจ

❏ วธทงเอกสาร

ตอไปจะแนะน�าวธทงเอกสาร เปนวธก�าจดเอกสารทไมจ�าเปนแลวไดอยางรวดเรว

ลองน�าไปปฏบตกนด

พจำรณำวำจะทงหรอไมอยำงรวดเรว

กอนอนเรมจากรวบรวมเอกสารทงหมดใสกลองใบใหญ และเลอกเฉพาะเอกสาร

ทคดวามโอกาสจะใชอก การเลอกเอกสารใหใชเวลาสนทสดเทาทจะท�าได เพราะยงใชเวลา

นานเทาไร การทงเอกสารกยงยงยากขนเทานน นอกจากนยงมวธพจารณาเอกสารท

กระจดกระจายอยตามทตาง ๆ เชน บนโตะ รอบโตะ ในลนชก แตวธนใชเวลาคอนขางมาก

จงไมใชวธทมประสทธภาพ

❏ ถาลงเลวาทงดหรอไม

เลอกเฉพาะเอกสารทจะใชอก

รวบรวมเอกสารทสะสมไวทงหมดใสกลองใบใหญ พจารณาอยาง

รวดเรววาจะทงหรอไม

ปรกษำหวหนำหรอรนพ

บางกรณควรปรกษาหวหนาหรอ

รนพดกวาตดสนใจเอง ถาคณไมมอ�านาจ

ตดสนใจวาจะทงเอกสารนนหรอไม ควร

ปรกษาทนท

ทงเอกสารนไดไหมครบกลองเอกสำร

เกบไวชวครำว

บางครงเอกสารททงไปอาจจ�าเปน

ตองใชอกภายหลง ดงนนเพอปองกน

เหตการณเชนน ใหตงกฎวาถาลงเลวาจะ

ทงดหรอไม ใหเกบไวชวคราว และถาครง

ตอไปยงลงเลอกกทงไดเลย

ตวอยาง