00005 01000 manual mutu bk

MANUAL MUTU

Biro Keuangan

Universitas Brawijaya

i

Manual Mutu

Biro Keuangan

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 00005 01000

Revisi : 08

Tanggal : 13 Mei 2016

Diajukan oleh : Kepala Bagian Akuntansi

Drs. Suhartono

Dikendalikan : Drs. Sagiya

Disetujui oleh : Kepala Biro Keuangan

Drs. Syarif Utomo, MM

Disahkan oleh : Wakil Rektor II

Dr. Sihabudin, SH., MH.

ii

PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU

Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Biro

Keuangan (BK) Universitas Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan BK UB

dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008.

Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai

dengan persyaratan standar 9001:2008. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu,

merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional BK UB. Dengan demikian, tidak

diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial.

Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan SMM. Pengguna diharapkan

memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku.

iii

KATA PENGANTAR

Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara menyeluruh di lingkungan

Universitas Brawijaya, Biro Keuangan (BK) Universitas Brawijaya (UB) telah mempersiapkan penataan

SMM yang melibatkan seluruh karyawan BK.

Sistem ini ditunjuk untuk menjamin mutu proses dan jasa serta peningkatan kepuasan

pelanggan. Sebagai pelanggan adalah Rektor, KPPN, KPKNL, UAW, Eselon I DIKTI, MONEV BLU,

Mahasiswa, Dosen, fakultas-fakultas, dan pihak lain yang memerlukan jasa BK di Universitas Brawijaya

dan pelanggan lain yang dilayani BK. Diharapkan, implementasi SMM di BK dapat meningkatkan

budaya mutu di antara personil BK dan unit kerja yang lain. Sedangkan secara eksternal, BK

mengharapkan mendapat sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000. Sertifikasi ini

sangat bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan dan pencitraan UB, khususnya BK di mata para

stakeholders.

Implementasi SMM sebagai core bussiness BK diharapkan dapat berjalan efektif sehingga

mampu meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi secara berkelanjutan.

Malang, 13 Mei 2016

Rektor,

Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS

NIP. 19581126 198609 1 001

iv

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU …………………………………………………………………………… ii

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………………………….. iii

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………………………. iv

DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………………………………………………………………. vi

DAFTAR TABEL ……………………………………………………………………………………………………………….. vii

KEBIJAKAN MUTU BK UB ………………………………………………………………………………………………. 1

1. Ruang Lingkup dan Kebijakan ………………………………………………………………………….. 2

1.1. Tujuan dan Ruang Lingkup ……………………………………………………………………………. 2

1.2. Kebijakan Umum ………………………………………………………………………………………….. 2

1.2.1. Profil Singkat ……………………………………………………..…………………………… 2

1.2.2. Sejarah BK UB ……………………………………………………………………………. 3

1.2.3. Visi dan Misi BK UB ……………………………………………..……………………… 3

1.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi …………………………………………………..……………… 3

1.2.5. Tujuan BK UB ………………………………………………………………..………….. 5

1.2.6. Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK UB …………………………..……… 5

1.2.7. Deskripsi Tugas Personalia BK UB ……………………………………………….. 6

1.2.8. Rencana Strategis BK UB …………………………………………………………….. 21

1.2.9. Program Kerja ………………………………………………………………………………… 21

1.2.10. Sasaran Mutu …………………………………………..……………………………………. 22

2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu …………………………………………………………….. 22

3. Deskripsi Istilah dan Definisi …………………………………………………………………………… 24

4. Sistem Manajemen Mutu ………………………………………………………………………………….. 24

4.1. Persyaratan Umum ……………………………………………………………………………………… 24

4.2. Persyaratan Dokumentasi …………………………..…………………………………………………. 25

5. Tanggung Jawab Manajemen ……………………………………………………………………………. 25

5.1. Perencanaan Sistem Mutu ……………………………………………………………………………… 26

5.2. Komunikasi Internal ………………………………………………………………………………………. 27

5.3. Tinjauan Manajemen …………………………………………………………………………………….. 27

5.4. Fokus Pelanggan ………………………………………………………………………………………….. 28

6. Pengelolaan Sumber Daya ………………………………………………………………………………… 28

6.1. Ketersediaan Sumber Dana …………………………………………………………………………… 28

6.2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan ………………………………………………………………. 28

6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja ………………………………………………………………… 29

7. Realisasi Produk ………………………………………………………………………………………………… 29

7.1. Perencanaan Realisasi Produk ………………………………………………………………………… 29

7.2. Proses Terkait dengan Pelanggan …………………………………………………………………… 30

v

7.2.1. Penentuan persyaratan terkait produk ……………………………………………… 30

7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait produk ………………………………………………… 30

7.2.3. Komunikasi pelanggan …………………………………………………………………… 30

7.3. Desain Produk ……………………………………………………………………………………………… 30

7.4. Pengadaan Barang dan Jasa …………………………………………………………………………. 31

7.5. Proses Kinerja ………………………………………………………………………………………………. 31

7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ……………………………….. 31

8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan ……………………………………………………………...... 32

8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran …………………………………………………………… 32

8.2. Pemantauan dan Pengukuran ……………………………………………………………………….. 33

8.2.1. Kepuasan pelanggan ……………………………………………………………………… 33

8.2.2. Audit internal ………………………………………………………………………………… 33

8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses ..……………………………………………… 33

8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk .……………………………………………… 33

8.3. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai …………………………………………………………. 34

8.4. Analisis Data ………………………………………………………………………………………………… 34

8.5. Perbaikan ………… ………………………………………………………………………………………… 34

8.5.1. Perbaikan Berkelanjutan ………………………………………………………………… 34

8.5.2. Tindakan korektif …………………………………………………………………………… 34

8.5.3. Tindakan pencegahan …………………………………………………………………… 35

LAMPIRAN

1. Daftar Prosedur Mutu dan Borang ISO 9001:2008 ...............................................................36

2. Daftar Manual Prosedur Kegiatan BK ..................................................................................37

3. Daftar Prosedur Eksternal BK .............................................................................................37

4. Peta Kompetensi SDM BK ...................................................................................................39

5. Analisis Jabatan.................................................................................................................41

6. Traning Plan BK (Rencana Pelatihan) ..................................................................................48

7. Lingkup Penerapan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 di BK .................................................48

8. Cross References ...............................................................................................................49

vi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Proses Bisnis BK 4

Gambar 2. Proses PDCA BK 5

Gambar 3. Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK 5

vii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Sasaran Mutu 22

1

KEBIJAKAN MUTU BK UB

Sebagai universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan kebijakan untuk menjadi

entrepreneurial university bertaraf internasional. Biro Keuangan UB adalah unsur pelaksana

administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi keuangan berada di

bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Keuangan mempunyai

tugas memberikan layanan administrasi keuangan di lingkungan universitas. BK UB telah mengambil

keputusan untuk mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 sebagai unsur

pelaksana administrasi keuangan UB. Untuk itu, BK UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO

9001:2008 guna menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan-pelanggan BK UB

dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan Rektor serta Publik melalui

pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Secara umum sasaran mutu BK UB adalah:

a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan.

b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik sesuai dengan perencanaan.

c. Pengelolaan Keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian/WTP.

Selaras dengan sasaran di atas, BK UB bertekad:

a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 di bidang Keuangan dengan dukungan dari seluruh personil

organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai-nilai

dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible Transparan dan akuntabel.

b. Bersikap tanggap terhadap perubahan sistem Pengelolaan Keuangan yang Transparan dan

Akuntabel dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM.

c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif BK UB sepakat untuk memenuhi standar mutu

sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung

hubungan kerja yang sehat dengan Rektor.

d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajemen, semua anggota,

staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat

melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.

e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga BK UB dapat mendukung

peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.

Malang, 13 Mei 2016

Kepala Biro Keuangan

Drs. Syarif Utomo, MM

NIP. 19581220 198103 1 003

2

1. Ruang Lingkup dan Kebijakan

1.1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi BK UB untuk menunjukkan

kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk dan layanan secara konsisten sesuai

dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan

lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang terkait dengan mandat utama BK UB dari Rektor

yang berdasar dari OTK dengan peran:

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Bidang Keuangan dan

Perencanaan;

2. Meningkatkan Pelayanan Prima;

3. Membantu Pimpinan dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis, dan Rencana Bisnis dan

Anggaran.

4. Menyiapkan dokumen Anggaran Universitas;

5. Melakukan pengelolaan pendapatan dan belanja Universitas;

6. Menyelenggarakan pengelolaan kas Universitas;

7. Melakukan pengelolaan hutang-piutang Universitas;

8. Melakukan pengelolaan administrasi barang, aset tetap, dan investasi Universitas;

9. Menyelenggarakan sistem informasi manajemen keuangan Universitas;

10. Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Universitas.

Manual Mutu ini merupakan bagian dari SMM yang dirancang untuk memenuhi

persyaratan ISO 9001:2008. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan

mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil

organisasi serta lingkup SMM yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga

menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua persyaratan

SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan oleh BK UB dengan pengecualian klausul 7.4.1; 7.4.2 dan

7.4.3 terkait pembelian dan klausul 7.5.4 terkait properti pelanggan. Sementara itu, batasan

terminologi yang digunakan dalam Manual Mutu ini dijelaskan di Bagian 2.

1.2. Kebijakan Umum

1.2.1. Profil Singkat

Biro Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan

pelayanan teknis administrasi keuangan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Rektor. Secara umum Biro Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan

administrasi keuangan di lingkungan universitas.

3

1.2.2. Sejarah BK UB

Sebelum tahun 2008, dalam struktur organisasi Universitas Brawijaya terdapat tiga (3)

biro, yaitu: 1) Biro Administrasi Akademik, 2) Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem

Informasi dan 3) Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Namun setelah diterbitkannya

SK Rektor No. 283/SK/2008 Tanggal 19 Nopember 2008, Biro Administrasi Umum dan

Keuangan berubah menjadi Keuangan Biro Administrasi Umum (BAU) dan Biro Administrasi

Keuangan (BAK). BAK berubah menjadi Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan (BAKP)

sesuai dengan SK Rektor No. 478/SK/2012 Tanggal 25 Oktober 2012. Pada tahun 2015 BAKP

berubah menjadi Biro Keuangan (BK) sesuai dengan SK Rektor No. 49/SK/2015 Tanggal 29

Januari 2015. Kemudian UB berubah status menjadi Satker BLU sejak dikeluarkannya SK

Menteri Keuangan No. 361/KMK.05/2008 Tanggal 17 Desember 2008. Biro Keuangan terdiri dari

2 (dua) bagian, yaitu : Bagian Anggaran dan Perbendaharaan dan Bagian Akuntansi. Bagian

Anggaran dan Perbendaharaan terdiri dari: Sub Bagian PNBP; Sub Bagian Non PNBP; dan Sub

Bagian Monitoring dan Evaluasi. Sedangkan Bagian Akuntansi terdiri dari: Sub Bagian Akuntansi

Keuangan, dan Sub Bagian Akuntansi Manajemen. Biro Keuangan memiliki fungsi utama dalam

melaksanakan dan melaporkan anggaran.

1.2.3. Visi dan Misi BK UB

a. Visi

BK UB memiliki visi “Menjadi pusat pelayanan di Bidang Keuangan yang profesional,

transparan dan akuntabel, untuk mendukung Universitas Brawijaya menuju World Class

Entrepreneur University.

b. Misi

1. Menyelenggarakan Administrasi Keuangan sesuai dengan peraturan perundangan yang

berlaku.

2. Menyelenggarakan administrasi keuangan yang efektif dan efisien dalam mewujudkan

institusi yang transparan dan akuntabel.

3. Mengembangkan kapabilitas dan kompetensi SDM dalam rangka menciptakan

profesionalisme di Bidang Keuangan.

4. Memberikan pelayanan prima dalam pengelolaan aset untuk mendukung terselenggaranya

kegiatan operasional perguruan tinggi

1.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok dan fungsi BK UB sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya

tahun 2016 adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Bidang Keuangan;

2. Meningkatkan Pelayanan Prima;

4

3. Membantu Pimpinan dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis, dan Rencana Bisnis

dan Anggaran.

4. Menyelenggarakan pelaksanaan anggaran;

5. Menyelenggarakan pelaksanaan urusan perbendaharaan; dan

6. Menyelenggarakan pelaksanaan urusan akuntansi dan pelaporan keuangan..

Tugas pokok dan fungsi tersebut di atas digambarkan dalam proses bisnis internal BK

(Gambar 1), sedangkan proses Plan Do Check Act yang terjadi di BK digambarkan dalam

proses PDCA BK (Gambar 2).

Gambar 1. Proses Bisnis BK UB

5

Gambar 2. Proses PDCA BK

1.2.5. Tujuan BK UB

a. Memberikan pelayanan prima di bidang keuangan

b. Memberikan pelayanan di bidang administrasi keuangan

c. Memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan

manajemen.

d. Mendapatkan opini audit Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)

1.2.6. Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK UB

Gambar 3. Struktur Organisasi BK

6

Kegiatan dijalankan berdasarkan prinsip efektivitas, efisiensi sumber daya, indikator

kinerja berbasis outcomes dan berkelanjutan. Guna memudahkan koordinasi pengembangan

SMM ISO 9001:2008 maka Kabiro. Administrasi Keuangan UB melalui rapat pleno dan Surat

Tugas No.027/UN10.19/KU/2011 menunjuk Kabag. Akuntansi sebagai Management

Representative (MR). Adapun tugas MR adalah:

a. Memantau semua proses yang terkait SMM dengan pihak internal dan eksternal sehingga

kegiatan terlaksana serta terpelihara.

b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta

perbaikan SMM BK.

c. Mengkoordinasikan pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan BK.

d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau, harapan kepuasan

Rektor dan feedback pelanggan lainnya.

e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu sekali setiap tahun.

1.2.7. Deskripsi Tugas Personalia BK UB

Kepala Biro Keuangan

1. Mengadakan koordinasi dengan pimpinan dan unit-unit lain (Fakultas/bagian) dalam rangka

penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA).

2. Menyusun RBA yang datanya dikumpulkan dari Fakultas/unit kerja bersama-sama dengan

bagian perencana untuk diusulkan kepada Rektor/Ketua Senat untuk dibahas oleh Senat

Universitas dan disahkan sebagai pedoman pelaksanaan anggaran.

3. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada stafnya dan bersama-sama bertangung jawab

dalam pengelolaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku.

4. Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan kepada Rektor/Pembantu Rektor II sebagai

kuasa pengguna anggaran, menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi

untuk mendapatkan petunjuk penyelesaian.

5. Bertanggungjawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan.

6. Mengadakan pemeriksaan kas secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga)

bulan kepada Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran atas dana yang dikelolanya.

7. Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan

yang berlaku, untuk jenis belanja/mata anggaran dan uraian kegiatan dengan sasaran dan

jadwal kegiatan/pendanaan yang jelas dan terinci dibantu oleh Bendahara Penerima dan

Bendahara Pengeluaran.

8. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku.

Kepala Bagian Anggaran dan Perbendaharaan

1. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan RBA dan Usulan anggaran RM

(RM).

7

2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana RM dan PNBP.

3. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit

kerja/bagian dan mendisposisi dana tersebut untuk dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran

maupun Pemegang Uang Muka Kerja (BPP) Rektorat.

4. Mempersiapkan laporan secara periodik atas pelaksanaan anggaran.

5. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan

PNBP.

6. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat berharga lainya.

7. Bertangungjawab atas disposisi penggunaan dana yang dibelanjakan baik RM maupun PNBP.

8. Mempersiapkan usulan pengangkatan atau pemberhentian bendaharawan.

9. Melaksanakan urusan tuntutan ganti rugi perbendaharaan.

10. Membantu menyusun konsep juklak dan juknis dibidang pengelolaan anggaran dan

perbendaharaan.

Kasubbag. PNBP

1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit

kerja/bagian dan mendisposisi dana tersebut untuk dikeluarkan oleh Bendahara

Pengeluaran maupun BPP Rektorat.

2. Memeriksa dan menguji kebenaran laporan penerimaan dan penggunaan dana PNBP.

3. Memonitor dan mengevaluasi atas pengeluaran yang telah dibelanjakan oleh

Fakultas/Lembaga dan meminta Surat Pertangungjawabannya.

4. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA)

dana PNBP.

5. Mengelola dan mempertangungjawabkan Uang Muka Kerja (UMK) sesuai dengan

ketentuan/peraturan yang berlaku dengan dibantu oleh BPP.

6. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna

mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut.

7. Melaporkan ke Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan atas dana yang dikelola Bendahara

Penerima dan Bendahara Pengeluaran secara periodik.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.

Kasubbag. Monitoring

1. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan seluruh program kerja dan

kegiatan yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP.

2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA baik RM maupun PNBP.

3. Menyajikan data dan informasi perkembangan pelaksanaan anggaran DIPA RM dan PNBP

4. Meneliti atas keabsahan pengeluaran atas pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS

dari Fakultas/unit kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.

8

5. Menyampaikan SP2D dana PNBP dan RM yang sudah benar untuk diserahkan kepada Kepala

Bagian Akuntansi.

6. Meneliti dokumen kontrak/belanja modal atas kebenarannya dan keabsahannya sesuai

peraturan yang berlaku.




Petugas Verifikasi SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS

1. Melaksanakan verifikasi kebenaran pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dari

unit kerja sumber dana DIPA-BLU.

2. Menginput data atas SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS terhadap posisi dana unit kerja

atas pagu unit kerja.

3. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam penyusunan pengesahan ke KPPN Malang.

4. Membuatkan posisi penyerapan dana Fakultas/unit kerja.

5. Merekap SPTB unit kerja yang sudah dikeluarkan SP2D untuk disahkan ke KPPN.

6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan

memverifikasi keabsahan laporan.

7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan

Kantor Pusat.

8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan.

9. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja.

10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Anggaran dan

Perbendaharaan, dan Akuntansi paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus

sudah dipertanggungjawabkan.

11. Mendokumentasikan SPTB unit kerja, SPP, SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS.

12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan

Kasubbag. NON PNBP

1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana RM unit kerja/bagian dan

mendisposisi dana tersebut untuk dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran.

2. Memeriksa dan menguji kebenaran bukti pengeluaran dana RM.

3. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan rencana anggaran RM.

4. Mengelola dan mempertangungjawabkan Uang Persediaan (UP) dengan ketentuan/peraturan

yang berlaku dengan dibantu oleh BPP.



6. Melaksanakan Monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA RM.

9

7. Mengecek permohonan Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang

duka), SPP-LS, SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPP-GU Nihil.

8. Membuat kontrak/surat perjanjian antaran Pejabat Pembuat Keputusan (PPK) dan

penanggungjawab kegiatan.


Bendahara Penerima :

1. Melakukan penyetoran penerimaan PNBP ke rekening Bendahara Pengeluaran sesuai cash

flow kebutuhan Bendahara pengeluaran.

2. Membuat laporan setiap bulan atas penerimaan yang telah dibukukan sesuai ketentuan

perbendaharaan yang berlaku.

3. Menghitung realisasi penerimaan dana PNBP tahun berjalan dan target penerimaan dana

PNBP satu tahun kedepan.

4. Melakukan pengawasan atas penerimaan PNBP di unit-unit kerja.

5. Menandatangani dan mempertangungjawabkan semua dokumen penerimaan yang

dikelolanya.

6. Menerima laporan reliasasi penerimaan dari petugas koordinasi pengelola dana pendidikan

dan non pendidikan untuk kebutuhan alokasi anggaran dan laporan.

7. Menghitung alokasi anggaran PNBP sesuai SK Rektor.

8. Menyampaikan laporan penerimaan setiap akhir bulan kepada Kasubbag. Monitoring dan

Kasubbag. PNBP.

9. Melaporkan atas dikeluarkannya dana/cek baik yang disetor ke Bendahara Pengeluaran

maupun pinjaman ke Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring.

10. Melaporkan atas setoran pengembalian pinjaman yang disetor ke rekening Rektor ke

Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring.

11. Membantu proses penyusunan SK dana pendidikan.

12. Membantu menjelaskan kepada mahasiswa/orangtua mahasiswa yang komplain atas

klarifikasi penetapan biaya pendidikan.

13. Merekap usulan permohonan klarifikasi SPP dan SPFP Proporsional mahasiswa.


Pengelola Dana Pendidikan (SPP, DBP dan SPFP)

1. Membukukan atas penerimaan dana pendidikan ( SPP, DBP dan SPFP) yang sudah masuk ke

rekening Rektor setiap bulan.

2. Membuatkan slip/pengantar pembayaran pelunasan piutang SPP, DBP dan SPFP kepada

mahasiswa.

3. Membantu melakukan validasi data mahasiswa yang melunasi piutang SPP ,DBP dan SPFP.

4. Melayani permohonan mahasiswa yang mengajukan keringanan, pembebasan dan penundaan

pembayaran SPP, DBP dan SPFP mahasiswa.

10

5. Melaporkan dan membantu Bendahara Penerima atas penerimaan SPP, DBP dan SPFP setiap

akhir bulan untuk dihitung alokasinya.

6. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa.




Kantor Pusat.


10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4

bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan.


Pengelola Dana Non Pendidikan

1. Membukukan penerimaan dana non pendidikan (kerjasama, non utul dan sumbangan hibah,

beasiswa).

2. Melaporkan kepada Bendahara Penerima atas penerimaan dana non pendidikan setiap

minggu/akhir bulan berdasarkan alokasi masing-masing.

3. Membantu Bendahara Penerima dalam memproses penghitungan alokasi anggaran dana

PNBP sesuai SK Rektor.






Kantor Pusat.




10. Membantu Kasubbag. PNBP dalam memproses dokumen LS Kantor Pusat.


Bendahara Pengeluaran :

1. Menerima, menyimpan, menyetor/membayar uang atau surat berharga, menata usahakan

dan mempertangungjawabkan uang Negara yang ada dalam penguasaannya .

2. Mengecek Fakultas/unit kerja yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah

dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.

3. Mengeluarkan cek/uang atas permohonan unit kerja/bagian berdasarkan atas persetujuan

Atasan langsungnya apabila SPJ unit kerja sudah dipertanggungjawabkan.

11

4. Membukukan cek/uang yang sudah dikeluarkan ke dalam buku bank baik dana PNBP dan RM

secara periodik.

5. Mengajukan pengesahan Nihil dana PNBP setiap triwulan ke KPPN Malang.

6. Melaporkan secara periodik ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring atas pengeluaran/cek yang

dikeluarkan.

7. Menandatangani dan mempertangungjawabkan semua dokumen pengeluaran yang

dikelolanya.

8. Memungut, dan menyetorkan pajak-pajak ke kas Negara atau melalui Bank Pemerintah

setempat.

9. Mengkompilasi Surat Perintah Membayar (SPM) dana PNBP dan RM yaitu SPM-LS, SPM-UP,

SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-GU Nihil yang sudah dikeluarkan SP2D untuk diserahkan ke

masing-masing unit terkait.

10. Mengecek dana yang sudah masuk rekening Rektor atas permohonan SPM-LS dana kontrak

kerjasama sebelum cek dikeluarkan.

11. Membuat rekapitulasi pengeluaran anggaran setiap BPP unit kerja dan posisi saldo UMK.

12. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsung dan

Kasubbag. Monitoring.


Pembukuan Dana PNBP Universitas dan Kantor Pusat

1. Membuat laporan dana PNBP Universitas setiap bulan dan melaporkan ke Kasubbag. PNBP

dan Monitoring.

2. Membuat laporan dana PNBP Bagian Anggaran dan Perbendaharaan Universitas setiap bulan

paling lambat tanggal 3 bulan berikutnya dan disampaikan ke Kasubbag. PNBP dan

Monitoring.

3. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Kantor Pusat paling

lambat tanggal 4 bulan berikutnya.


Pengarsipan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana Rektorat

1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana

PNBP Rektorat.

2. Mengambil dana ke Bank atas perintah atasan langsung.

3. Menyetorkan pajak yang telah dipungut oleh BPP ke Bank.

4. Mengambil rekening koran setiap awal bulan ke Bank.



12


Kantor Pusat.




9. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung

keabsahan SPJ).

10. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telan diproses/dibukukan.


Pemegang UMK Dana PNBP Rektorat

1. Mengecek permohonan dana dari unit kerja/bagian yang diajukan.

2. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah


3. Apabila pemohon mempunyai UP/kas bon yang belum dipertanggungjawabkan untuk

mengajukan permohonan kembali harus mendapat persetujuan atasan langsung.

4. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian yang diusulkan dan telah mendapat

persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag.

Anggaran dan Perbendaharaan, dan Kasubbag. PNBP).

5. Memungut pajak atas dana yang dikeluarkan yang mengandung obyek pajak.

6. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan.

7. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB, melaporkan ke atasan langsungnya.

8. Melaporkan dana yang telah dikeluarkan kepada petugas verifikasi SPJ setiap tanggal

pengeluaran/setiap hari dan setiap bulan.

9. Bertangungjawab atas UP yang telah diterima/dikelolanya dari Bendahara Pengeluaran sesuai

ketentuan yang berlaku.

10. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Pengeluaran atas dana yang telah di

kelola/diterima setiap minggu/bulan.

11. Berkoordinasi dengan Tim Pengelola Rektorat dalam penyelesaian SPJ.

12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atas/Pimpinan.

Petugas Verifikasi SPJ Dana PNBP /Bon Rektorat

1. Mengkompilasi UP/bon dari unit kerja/bagian Kantor Pusat setiap hari dan rekapan setiap

bulan.

2. Menyampaikan data UMK unit kerja/bagian kepada petugas verifikaasi .

3. Melaporkan kepada atasan langsung (Kasubbag. PNBP dan Monitoring) atas belanja dari unit

kerja/bagian secara periodik (mingguan/bulanan).

13




Kantor Pusat.





keabsahan SPJ).


Pembukuan SPJ Dana PNBP Rektorat

1. Menerima berkas SPTB dan kwitansi dari petugas verifikasi unit kerja/bagian di lingkungan

Kantor Pusat UB yang sudah sah sesuai ketentuan.

2. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran yang sudah sah sesuai aturan dan

memberi nomor atas pengeluaran tersebut.

3. Membukukan penerimaan dan penyetoran pajak atas transaksi yang mengandung obyek

pajak ke dalam buku kas umum.

4. Melakukan cros cek kepada petugas buku bantu pembukuaan pajak atas penerimaan dan

penyetoran pajak.


keabsahan SPJ).

6. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi/SPTB SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan.

7. Menyerahkan dokumen SPTB yang sudah diberi nomor pembukuan kepada petugas

pembuatan SPM Kantor Pusat.


Memverifikasi keabsahan laporan.


Kantor Pusat.





14

Pembukuan Perpajakan SPJ Dana PNBP Rektorat

1. Membukukan pajak yang telah dipungut dan menyiapkan data dukung yang akan disetor ke

Bank(Pengetikan SSP).

2. Melakukan cros cek ke BPP/kasir atas pengeluaran/SPJ yang telah dipungut pajaknya.

3. Melakukan cros cek dengan petugas buku kas umum atas pengeluaran yang mengandung

obyek pajak.

4. Membantu BPP/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.




Kantor Pusat.





Verifikasi dan Pengetikan Kwitansi SPJ Dana PNBP Rektorat

1. Koordinator pengelola dana pendidikan dan non pendidikan.

2. Koordinasi dengan Bank terkait yang berkaitan dengan permintaan rekening secara periodik.

3. Memproses pembayaran yang bersifat rutin rektorat (honor tenaga kontrak, honorarium tim

pengelola, Senat dan lainnya) sesuai jadwal pembayaran.

4. Mengecek dan memverifikasi pengeluaran dana PNBP Rektorat/kwitansi yang telah dibukukan

dan memverifikasi berdasarkan laporan/SPTB.

5. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah di proses/dibukukan.




Kantor Pusat.






Pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana PNBP Rektorat

1. Membuat pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana PNBP Rektorat beserta

dokumen lampirannya sesuai ketentuan perbendaharaan yang berlaku.

15

2. Menerima laporan SPTB dari masing-masing bagian/unit untuk dibukukan ke laporan SPTB

sesuai kegiatan, sub kegiatan dan mata anggaran.

3. Koordinasi dengan petugas lain yang terkait dalam penyusunan laporan dana PNBP Rektorat.

4. Menyampaikan laporan atas penyerapan dana untuk laporan Lapker kepada Bagian Akuntansi.

5. Koordinasi dengan tim pengelola dana PNBP Rektorat dalam penyelesaian penyusunan

kebenaran laporan.




Kantor Pusat.





Pemegang UMK Dana RM

1. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah


2. Membuat resume kontrak pelaksanaan kegiatan.

3. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian yang diusulkan dan telah mendapat

persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag.

Anggaran dan Perbendaharaan dan Kasubbag. PNBP).

4. Memungut dan menyetorkan pajak atas dana yang dipungut.

5. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan.

6. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB dan melaporkan ke atasan langsungnya.

7. Bertangungjawab atas UP yang telah diambil dari Bendahara Pengeluaran.

8. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsungnya.

9. Membuat berita acara, SPTB, dan SPP untuk kegiatan.

10. Mengarsip seluruh dokumen RM.


Pelaporan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TUP dan SPP-LS

1. Membuat resume kontrak atas belanja modal yang akan diajukan ke KPPN.

2. Membuat SPTB dan Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPP-

LS untuk dibuatkan SPM ke petugas SPM.

3. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPM-UP, SPP-TUP, SPP-GU,

dan SPM-LS.

4. Membuat kontrak/surat perjanjian antara PPK dan penyelenggara kegiatan

16

5. Membantu BPP/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.




Kantor Pusat.




10. Membantu mengambil SP2D atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dari KPPN

11. Memproses SPM-Gaji.


Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai

1. Mengkoordinir pengajuan pembayaran SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, dan

SKPP pensiun.

2. Mengajukan pembuatan SPM ke Bendahara Pengeluaran atas pengajuan SPP-Gaji (gaji

susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.

3. Mengajukan pembuatan cek ke Bendahara Pengeluaran atas SP2D SPP-Gaji SPP-Gaji (gaji

susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, lembur, dan HR. dosen luar biasa yang

telah diterbitkan KPPN.

4. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang

duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.

5. Mengambil Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas pengajuan SPM-Gaji (gaji susulan,

uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.

6. Merekap SP2D per mata anggaran.

7. Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BNI, BTN dan BRI.




Kantor Pusat.




12. Melaksanakan rekonsiliasi ke KPPN.


Juru bayar Belanja Gaji

1. Membuat daftar gaji, rapel, dan uang makan.

17

2. Membuat SKPP PNS yang pensiun.

3. Meneliti data pegawai apabila ada yang pensiun.

4. Membuat daftar gaji tenaga kontrak dan uang makan tenaga kontrak.

5. Membayarkan gaji, memotong gaji dan menyetorkan sesuai tagihan.

6. Melakukan rekonsiliasi gaji dengan unit kerja.




Kantor Pusat.





Pembukuan Pengeluaran Dana RM

1. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran dana RM.

2. Membukukan pajak yang telah dipungut dan disetor ke buku kas umum.

3. Membantu BPP/kasir RM untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.




Kantor Pusat.




8. Membantu memproses SPM-Gaji.


Dokumen Surat/Humas Bagian Anggaran dan Perbendaharaan

1. Mencatat dokumen surat masuk, keluar dan mendistribusikan surat tersebut sesuai disposisi

pimpinan.

2. Mencatat SPM yang akan diajukan ke KPPN.

3. Mengcopy dan mencatat SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP, lalu

menyerahkan ke Bagian Akuntansi SP2D yang asli setelah di cek oleh Kasubbag. Monitoring.

4. Mengarsipkan copy dokumen SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP.

5. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam mendokumentasikan dan mendistribusikan SP2D

dana PNBP yang sudah disetujui ke bagian terkait.

6. Membantu juru bayar gaji dalam memproses pembayaran dan dokumen kearsipan.

18


Petugas SPM

1. Memproses SPM baik dana RM maupun dana PNBP.




Kantor Pusat.





7. Mengajukan ke KPPN atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS.

8. Mengambil SP2D dari KPPN.


Pelaporan Anggaran dan Perbendaharaan

1. Merekap berkas kwitansi PNBP bagian Anggaran dan Perbendaharaan ke buku kas umum

berdasarkan kegiatan, output dan MAK, lalu menyampaikan ke petugas penyusun laporan

keuangan bagian Anggaran dan Perbendaharaan.

2. Berkoordinasi dalam proses penyusunan laporan keuangan.


4. Menyusun laporan atas penerimaan dan penyetoran pajak bagian Anggaran dan

Perbendaharaan.

5. Membuat laporan realisasi anggaran PNBP sesuai perencanaan setiap bulan (pengeluaran

rutin dan dana 5%).


Pengarsipan Dana PNBP

1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dana

PNBP Rektorat.

2. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan.

3. Mengetik Kwitansi dana PNBP bagian anggaran dan Perbendaharaan.

4. Memproses undangan rapat koordinasi di bagian Anggaran dan Perbendaharaan.

5. Memproses SPJ bagian Anggaran dan Perbendaharaan mulai dari pemberian nomor

pembukuan sampai proses pengarsipan.


19

Kepala Bagian Akuntansi

1. Mengevaluasi perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP.

2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan

yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP.

3. Validator pelaporan Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Barang Milik

Negara (SIMAK-BMN).

4. Melaksanakan monitoring tentang arus kas Universitas.

5. Melakukan pemantauan pengelolaan utang dan piutang dana PNBP.

6. Memelihara dan mengembangkan SAK dan SIMAK-BMN.

7. Berkoordinasi dengan Tim Aset dalam menyusun laporan SIMAK-BMN dan Persediaan barang.

8. Mengkoordinir tindak lanjut temuan SPI/ITJEN/BPK.

9. Membantu atasan menyusun konsep juklak dan juknis di bidang sistem akuntansi.

Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan

1. Menyusun laporan bulanan, triwulan dan semester dana DIPA RM dan DIPA BLU yang

menyangkut pengelolaan keuangan dan menyampaikan ke instansi terkait.

2. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan

PNBP.

3. Membuat pelaporan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan melakukan rekonsiliasi dengan KPPN

untuk disampaikan ke Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan Kementerian Pendidikan Nasional.

4. Membuat pelaporan SAK ke Pengelola Keuangan BLU setiap triwulan.

5. Berkoordinasi dengan Tim SIMAK-BMN untuk membuat laporan SAI maupun SAK.

6. Membuat laporan online Permendiknas No 81/2010.

7. Mengkoordinir laporan piutang, utang dan pajak.

8. Menyusun laporan tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI.


Kasubbag. Akuntansi dan Manajemen

1. Menyusun cash flow anggaran masing-masing unit kerja berdasarkan usulan dari

Fakultas/unit kerja sebagai pedoman penyusunan rencana arus kas.

2. Membuat laporan posisi penerimaan dana PNBP berdasarkan unit kerja masing-masing setiap

bulan sebagai pedoman pengelolaan kas.

3. Melaksanakan evaluasi anggaran pendapatan dan belanja melalui arus kas.

4. Berkoordinasi dengan Tim SAK untuk membuat pelaporan Keuangan.

5. Menyiapkan laporan bulanan untuk RAPIM/Senat.

6. Mengkoordinir rekonsiliasi laporan SIMAK-BMN dan Persediaan dengan Fakultas/unit Rektorat

beserta data pendukungnya.

7. Melaksanakan pelatihan SIMAK-BMN tingkat Universitas.

20


Kaur Pelaporan Akuntansi

1. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat laporan

bulanan, triwulan dan semester dana DIPA RM dan DIPA BLU yang menyangkut pengelolaan

keuangan dan menyampaikan ke instansi terkait.

2. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat pelaporan

SAI dan melakukan rekonsiliasi dengan KPPN untuk disampaikan ke UAW.

3. Membuat laporan realisasi anggaran, neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK).

4. Melaksanakan laporan online SIMKeu.

5. Mencatat setoran SSBP dan SSPB beserta dokumennya.


Kaur Hutang dan Pajak

1. Membukukan Bukti setor pajak dari Fakultas/unit kerja yang telah dipungut dan disetorkan ke

bank atau Kantor Pos.

2. Melakukan cros cek ke petugas pembukuan dana PNBP atas pajak yang telah dipungut dan

disetor serta jumlah saldo pajak yang belum disetor oleh unit kerja.

3. Mengkompilasi SSP Pajak pasal 21,22,23, Pph pasal 4 (2), dan PPN untuk kelengkapan

pendukung laporan dana DIPA.

4. Mengesahkan SPT Masa Pajak pasal 21,22,23, Pph pasal 4 (2), dan PPN setiap awal bulan

berikutnya sesuai ketentuan perpajakan ke KPP Malang Utara.

5. Melakukan pencatatan tentang utang setiap bulan sebagai bahan pembuatan laporan SAI dan

SAK.

6. BPP bagian Akuntansi.


Kaur asset

1. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat pelaporan

SIMAK-BMN.

2. Membantu Kabag Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi Keuangan dalam melakukan rekonsiliasi

dengan pengelola SIMAK-BMN Fakultas/unit kerja setiap awal bulan berikutnya.

3. Membantu atasan langsung dalam menyusun penyesuaian harga perolehan aset UB.

4. Membantu melakukan rekonsiliasi persediaan barang di masing-masing Fakultas/unit per

bulan dilengkapi dengan Berita Acaranya.


21

Koordinator Penyusunan Laporan Keuangan

1. Membuat laporan keuangan SAP dan SAK.

2. Membuat laporan kinerja.

3. Membuat daftar rekapitulasi SSBP dan SSPB berserta dokumennya.

4. Evaluasi pendapatan NON PNBP dan PNBP serta hibah/pendapatan lainnya.

5. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran.

6. Melaksanakan rekonsiliasi dengan KPPN.

7. Membuat Memo Penyesuaian (MP).

8. Mengkompilasi tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI.

9. Melaksanakan laporan online SIMKeu.


Penyusunan Laporan SIMAK-BMN dan Piutang

1. Melaksanakan rekonsiliasi aset dan persediaan dengan masing-masing operator SIMAK BMN

unit kerja/Fakultas.

2. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan petugas SAI.

3. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan KPKNL Malang.

4. Membuat CALK SIMAK-BMN.

5. Membuat laporan persediaan dan cash opname barang dilengkapi dengan Berita Acaranya.

6. Membuat laporan online PP 39/2006 tentang penyerapan dana.

7. Merekapitulasi SP2D NON PNBP.


Penyusunan Jurnal dan Buku Besar

1. Membuat monitor kas.

2. Membuat Jurnal transaksi penerimaan.

3. Mengkompilasi buku besar.

4. Membuat laporan SAK.

5. Menkompilasi berita acara cash opname para Bendahara Penerima.

6. Membantu koordinator pelaporan.


1.2.8. Rencana Strategis BK UB

Mengembangkan sistem pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel.

1.2.9. Program Kerja

Pada dasarnya program kerja BK adalah mendukung program kerja Rektor yang telah

dikelompokkan menjadi tiga pilar, yaitu:

22

1. Pemerataan dan perluasan akses

2. Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing bangsa

3. Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik

Dalam mendukung program kerja Rektor BK berupaya mengelola sumber daya manusia dan

sumber dana untuk mendukung program tersebut secara transparan dan akuntabel.

1.2.10. Sasaran Mutu

Sasaran mutu BK UB dijelaskan dalam Tabel 1. Sebagaimana berikut:

Tabel 1. Sasaran Mutu

No Sasaran Indikator Target pencapaian *)

2016 2017 2018

1. Peningkatan opini terhadap Laporan

Keuangan

Laporan Keuangan

WTP WTP WTP

2. Daya serap pagu DIPA Universitas

Laporan Simonev dan Smart 93% 94% 95%

3. Peningkatan penyerapan

dana DIPA PNBP

Laporan PNBP 88% 89% 90%

4. Peningkatan penyerapan Dana DIPA APBN

Laporan APBN 95% 96% 97%

5. Peningkatan penyerapan

Dana DIPA BOPTN

Laporan BOPTN 95% 96% 97%

6. Efektifitas dan efisiensi layanan pencairan dana

UP/GUP/LS

Mencairkan dana secara efektif dan efisien 1 hari 1 hari 1 hari

7. Kepuasan Pelanggan Kuisioner Kepuasan Pelanggan 80% 80% 80% Ket : * dihitung dari pagu anggaran

2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu

Referensi yang digunakan adalah:

a. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang PNBP (Lembaran Negara RI Tahun 1997

Nomor 43 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3687);

b. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

c. Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;

d. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara RI

Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4355);

e. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

(Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 104 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor

4421) ;

f. Undang Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah

Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 126 dan

Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4438) ;

23

g. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang

Nasional;

h. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1997 tentang Jenis dan Penyetoran PNBP

i. Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2004 tentang Tata Cara Penyampaian Rencana dan

Laporan Realisasi PNBP ;

j. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang RKP (Lembaran Negara RI Tahun 2004

Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4405) ;

k. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan RKA-KL;

l. Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengadaan serta Penerusan

PHLN;

m. Keputusan Presiden No.42 tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan

dan Belanja Negara

n. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas No. 5 Tahun 2006

tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan Usulan serta Penilaian Kegiatan yang dibiayai

dari PHLN;

o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.02/2007 tentang Bagan Akun Standar;

p. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 46/PMK.02/2008 tentang Tata Cara Perubahan Rincian

Anggaran Belanja Pemerintah Pusat dan Perubahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Tahun

2008.

q. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 15 Tahun 2007 tentang Sistem Perencanaan

Tahunan Depdiknas;

r. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 32 tahun 2005 tentang Rencana Strategis

Departemen Pendidikan Nasional.

s. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 tahun 2016 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.

t. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-50/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penggunaan

Penerimaan Negara Bukan Pajak oleh Satker Instansi Pemerintah yang Menerapkan PK BLU

u. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-69/PB/2007 tentang Tatacara Pengintegrasian Laporan

Keuangan Badan Layanan Umum je dalam Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga.

v. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-51/PB/2008 tentang Pedoman Penyusunan Laporan

Keuangan Kementerian Negara/Lembaga.

w. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2008 tentang Format DIPA BLU.

x. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-46/PB/2009 tentang Langkah-langkah dalam

Menghadapi Akhir Tahun Anggaran.

y. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-62/PB/2009 tentang Tatacara Penyajian Informasi

Pendapatan dan Belanja secara Akrual pada Laporan Keuangan.

z. Visi dan Misi Universitas Brawijaya, 2008

aa. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.

bb. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.

24

3. Deskripsi Istilah Dan Definisi

Rantai tugas (Supply chain)

Dalam pengembangan SMM ISO 9001:2008 BK UB, berlaku rantai tugas yang menjelaskan

hubungan antara supplier (Perundangan-undangan (Dikti, Diknas, Depkeu) atau Peraturan, Keputusan

Senat dan Rektor, atau unit lain di UB) organization (BK UB) customer (Rektor, KPPN, KPKNL,

UAW, Eselon I DIKTI, MONEV BLU, Mahasiswa, Dosen, fakultas-fakultas, atau pihak lain yang

memerlukan jasa BK).

Supplier organization customer

Product BK UB dapat berupa Sistem Pelayanan Prima (perangkat, dokumen, budaya mutu) dan

jasa terkait mandat yang diberikan Rektor yang melibatkan personil BK UB.

ISO 9001:2008 Klausul 7.4 Pengadaan Barang dan Jasa

Tim Pengadaan Barang UB bertanggung jawab untuk mengkoordinir perencanaan, penyusunan

dan pelaksanaan pengadaan barang serta jasa sesuai kebijakan UB. Proses pengadaan barang diatur

dalam Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa di UB. Pengadaan jasa personil BK juga dilakukan

untuk implementasi SPMI dan sertifikasi ISO 9001:2008.

ISO 9001:2008 Klausul 7.6 Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran

Dalam rangka menjalankan sasaran mutu BK UB, maka pengendalian pemantauan dan

pengukuran dilakukan dengan menyebarkan kuisioner dan forum komunikasi. Prosedur penyebaran

kuisioner diatur secara rinci dalam Manual Prosedur tiap kegiatan. Selain itu, juga ada upaya

penanganan keluhan pihak lain, yang akan diatur dalam Manual Prosedur Penanganan Keluhan dan

Evaluasi Kepuasan Pengguna Jasa BK.

4. Sistem Manajemen Mutu

4.1. Persyaratan Umum

Manajemen BK UB berkomitmen untuk menjalankan SMM yang efektif, dengan membuat,

mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah

terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang.

Dalam rangka menerapkan SMM di BK UB, diambil langkah-langkah, yaitu :

a. Menentukan Management Representative (MR) dan proses-proses yang dibutuhkan dalam SMM.

b. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.

c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi

maupun proses-proses ini efektif.

d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan

operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.

e. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut

f. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

25

4.2. Persyaratan Dokumentasi

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan,

implementasi, pengendalian proses kegiatan BK UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan

menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan

pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan

dalam pengelolaan BK UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi

untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu. BK UB menetapkan dan

memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan

perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM.

5. Tanggung Jawab Manajemen

Kepala Biro Keuangan UB memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan

penerapan SMM dan meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip

manajemen mutu. Manajemen BK UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk :

a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu BK UB.

b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh elemen BK UB untuk meningkatkan

kesadaran, motivasi dan keterlibatannya.

c. Memastikan bahwa standar persyaratan pelanggan dilaksanakan di seluruh jajaran BK UB.

d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan sustainable, serta

terpenuhinya persyaratan pelanggan sehingga sasaran mutu tercapai.

e. Memastikan bahwa SMM yang efektif dan efisien telah diterapkan dan dipelihara agar sasaran

mutu tercapai.

f. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan BK UB.

g. Meninjau ulang SMM secara berkala, mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan

kebijakan dan perbaikannya.

Kebijakan mutu di BK UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk dengan hasil

terbaik. Keberhasilan jangka panjang BK UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja

dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan

baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu BK UB:

a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku.

b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik dalam

mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu.

c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja BK UB kepada seluruh elemen organisasi dan pihak

terkait.

d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap mutu.

e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab terhadap

manajemen mutu.

26

Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Kabiro. Administrasi Keuangan UB secara

efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk:

a. Konsisten terhadap visi organisasi.

b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara keseluruhan.

c. Kabiro. Administrasi Keuangan UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang

mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.

d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan kepemimpinan

yang jelas oleh Kabiro. Administrasi Keuangan UB.

e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk memenuhi kepuasan

pelanggan.

5.1. Perencanaan Sistem Mutu

Kabiro. Administrasi Keuangan UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua

aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu,

Kabiro. Administrasi Keuangan UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan

untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam

organisasi. Dalam perencanaan SMM, Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan bahwa rencana

SMM dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu

keterpaduan SMM akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada SMM, antara yang

direncanakan dengan yang diterapkan.

Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan

kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur. Sasaran ini harus disebarluaskan secara

efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan

untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan.

Sasaran mutu BK untuk kepentingan UB adalah:

a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan.

b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik sesuai dengan perencanaan.

c. Pengelolaan keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian/WTP.

Perencanaan SMM berhubungan dengan identifikasi, operasi, pengendalian proses,

penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan

peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun

rencana kegiatan serta tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan dan target

indikator keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat tinjauan

manajemen bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan

masalah. Peningkatan ketrampilan tim BK, regenerasi manajemen organisasi, benchmarking, melayani

studi banding, perencanaan pendidikan-latihan SDM BK tiap tahun direncanakan dan analisis

kompetensi. Laporan tertulis yang terdokumentasi menunjukkan komitmen Kabiro. Administrasi

Keuangan UB pada peningkatan mutu berkelanjutan.

27

5.2. Komunikasi Internal

Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap

pihak pelaksana kegiatan BK UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Kabiro. Administrasi

Keuangan UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, diantaranya :

a. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk SMM dibuat, diterapkan dan dipelihara.

b. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga

terjadi komunikasi efektif dalam SMM.

Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SMM telah dirumuskan dan

dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk

memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan

struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang bertujuan untuk

memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan

sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.

Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja

dalam SMM ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi

mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam

dan luar organisasi. Komunikasi dengan pihak dalam dapat didelegasikan kepada Kepala Bagian.

Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi

pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan.

5.3. Tinjauan Manajemen

Manajemen BK UB meninjau SMM organisasi secara periodik untuk memastikan kesesuaian,

kecukupan dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali

dalam satu tahun sesuai dengan kebutuhan di BK. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan,

perbaikan dan perubahan kebutuhan SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman

dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.

Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta ditindaklanjuti. Input

untuk tinjauan manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan

produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan

manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi SMM serta rekomendasi untuk

peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan

yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya,

perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.

28

5.4. Fokus Pelanggan

Kepala Biro Keuangan harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi

dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan Pelanggan diatur dalam 00005

02002 MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Tindakan Korektif

ISO 9001:2008 Klausul 7.2.3. Komunikasi Pelanggan

Guna mengetahui seberapa jauh pelanggan menyatakan kepuasannya terhadap produk yang

dihasilkan, BK UB harus menetapkan dan melaksanakan pengaturan yang efektif untuk komunikasi

dengan pelanggan melalui telepon/email selain juga melakukan penyebaran kuesioner di tiap

semester.

ISO 9001:2008 Klausul 8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Sebagai salah satu alat pengukur kinerja SMM, BK UB harus memantau informasi yang

berhubungan dengan tanggapan pelanggan tentang apakah BK UB telah memenuhi persyaratan

pelanggan atau belum. Tanggapan maupun keluhan dari pelanggan terdokumentasikan melalui email

setiap hari yang diterima BK UB

6. Pengelolaan Sumber Daya

6.1. Ketersediaan Sumber Daya

BK UB menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan

tujuan menerapkan, memelihara SMM dan terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal

ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem

manajemen, kepuasan pelanggan dan pihak lain yang terkait. BK UB telah membuat rencana

pengembangan sumber daya sesuai dengan visi BK UB.

6.2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan

Setiap personel yang terlibat dalam BK UB sangat berpengaruh besar terhadap mutu

produk. Di dalam organisasi BK UB, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan

pendidikan, pelatihan dan pengalaman. Kabiro. Keuangan UB akan selalu memastikan bahwa

kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang

efektif.

Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan

SMM, maka BK UB:

a. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang relevan

sehingga mutu produk terjamin.

b. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula.

c. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.

d. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam usaha

pencapaian sasaran mutu.

e. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja.

29

Untuk mendapatkan personel yang memiliki kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan

di dalam suatu organisasi, maka dibutuhkan pelatihan-pelatihan khusus. Rencana pelatihan di

BK UB dapat dilihat pada Lampiran (Tabel Training Plan BK). Sedangkan pelatihan-pelatihan

yang telah diikuti oleh karyawan BK UB dapat dilihat pada Lampiran (Tabel Pelatihan BK).

6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja

BK UB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk

mempermudah organisasi dalam pencapaian SMM. Infrastruktur mencakup sarana dan

prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.

Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama dan ruang rapat. Sementara itu,

prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner,

printer, mesin hitung, penghancur kertas, brankas, facsimile, mesin ketik elektrik, papan tulis,

kamera, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil BK UB bertanggung jawab

untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif.

Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai

berikut :

a. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.

b. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan

pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.

7. Realisasi Produk

7.1. Perencanaan Realisasi Produk

BK UB telah merancang spesifikasi produk dan telah merencanakan proses yang

diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk berjalan sesuai dengan

persyaratan proses lainnya dari SMM. Dalam perencanaan realisasi produk, BK UB telah

menetapkan hal-hal sebagai berikut:

a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.

b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk

menghasilkan produk.

c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus dan

kriteria untuk penerimaan produk.

d. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses menghasilkan

produk yang memenuhi persyaratan.

30

7.2. Proses Terkait dengan Pelanggan

7.2.1. Penentuan persyaratan terkait produk

BK UB telah menentukan persyaratan realisasi produk dan meninjau ulang persyaratan

tersebut secara periodik. Untuk itu, BK UB menentukan:

a. Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup persyaratan ketepatan waktu

proses, mutu isi, kuantitas dan akuntabilitas.

b. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan pada realisasi produk.

c. Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

d. BK UB menentukan persyaratan lainnya.

7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait produk

BK UB meninjau persyaratan yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan

sebelum organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke pelanggan. Sebelum

menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu meninjau

permintaan pelanggan untuk memastikan pemenuhan persyaratan pelanggan yang disesuaikan

dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa :

a. Persyaratan produk sudah terdefinisi.

b. Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang dinyatakan sebelumnya

dengan yang direalisasikan.

c. BK UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.

7.2.3. Komunikasi pelanggan

BK UB menetapkan dan menerapkan rencana yang efektif untuk melakukan komunikasi

dengan pelanggan. Komunikasi ini terkait dengan :

a. Informasi tentang produk yang dihasilkan oleh BK UB.

b. Pelayanan terhadap permintaan pelanggan.

c. Umpan balik pelanggan dan penanganan terhadap keluhan pelanggan.

7.3. Desain Produk

Dalam rangka melakukan desain produk, Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan

bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk

menjawab kebutuhan dan harapan pelanggan maupun pihak yang berkepentingan lainnya.

Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain produk dengan menentukan:

a. tahap desain dan pengembangan.

b. tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain.

c. tanggung jawab dan wewenang dari desain.

Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk memastikan

keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang diemban. Dalam melakukan

perencanaan dan pengembangan desain, instruksi yang harus dilakukan :

31

a. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel.

b. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran.

c. Menetapkan jangka waktu, frekuensi, dasar dari aktivitas verifikasi dan pengesahan desain.

d. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk serta kriteria produk yang diterima

e. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab untuk perencanaan

desain.

f. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.

7.4. Pengadaan Barang dan Jasa

Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan pelanggan, faktor

yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua

kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang

ditetapkan organisasi. Proses pengadaan barang diatur dalam Manual Prosedur Pengadaan

Barang dan Jasa di bagian Perlengkapan Biro Administrasi Umum UB.

7.5. Proses Kinerja

BK UB merencanakan dan melaksanakan tugas di bawah kondisi terkendali. BK UB

mengidentifikasi setiap komponen dan produk dari setiap proses pelaksanaan tugas sampai

pengiriman ke pengguna jasa. Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses

produksi BK UB melakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.

b. Menyediakan MP dan IK.

c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.

d. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.

7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan BK UB adalah SPMA dan jasa, maka BK UB

menggunakan kuisioner feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan proses maupun

pemenuhan persyaratan pengguna jasa. Untuk itu, BK UB

a. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses menjalankan tugas.

b. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk menyediakan

bukti-bukti kesesuaian produk yang ditetapkan.

c. Membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dikerjakan

secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.

d. BK UB akan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila instrumen tidak

memenuhi persyaratan.

Untuk memastikan validitas hasil instrumen keberhasilan proses dan produk maka

instrumen:

32

a. Divalidasi sesuai metode standar.

b. Melindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penangan, pemeliharaan, dan

penyimpanan.

8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran

BK UB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan

pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk, kesesuaian sistem manajemen dan

melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. BK UB menetapkan agar kinerja organisasi

diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.

Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas,

efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi

faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. BK UB

memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen

untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup :

a. Pengukuran dan evaluasi produk

b. Kemampuan proses

c. Kepuasan pelanggan

d. Pencapaian sasaran SMM

e. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat

ketentuan sebagai berikut:

a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi informasi.

b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk, dan prosesnya perlu digunakan dalam

menetapkan sasaran yang tepat.

c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi supaya

tetap akurat dan lengkap.

d. Pengukuran kepuasan pelanggan perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas untuk

mengevaluasi kinerja organisasi.

e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan sebagai dasar

peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.

f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.

g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pelanggan perlu diukur untuk menentukan

informasi secara jelas.

h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan

interpretasi hasil verifikasi pengukuran.

33

8.2. Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1. Kepuasan pelanggan

BK UB menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk melakukan

pengukuran kinerja SMM dalam organisasi. Yang menjadi variabel terikat adalah kepuasan

pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin

disampaikan kepada pelanggan.

8.2.2. Audit internal

Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai

lingkup diaudit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup,

frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat

memastikan sasaran dan kejujuran dari proses tersebut. Auditor tidak boleh mengaudit

pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen

yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang

dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan

penyebabnya.

8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses

BK UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran proses

SMM. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan.

Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan

pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin.

8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk

BK UB memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memastikan jika persyaratan

produk telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk

menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen

yang mengacu pada kepuasan pelanggan, diterapkan persyaratan sebagai berikut:

a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.

b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.

c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin.

BK UB menjadwalkan rencana audit internal tiap semester untuk memastikan jika SMM:

a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.

b. Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan SMM yang ditetapkan

organisasi.

c. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.

Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.

34

8.3. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

BK UB memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah

ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian dilakukan oleh Sekretaris BK UB

dibantu dua Koordinator Bidang dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi

untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi,

pemisahan dan disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang

terkait. Pengendalian dilakukan dengan:

a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.

b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak

berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Pembantu Rektor I.

c. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian.

8.4. Analisis Data

BK UB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk

memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas SMM serta mengevaluasi efektivitas peningkatan

berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang

relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan:

a. Kepuasan pelanggan

b. Kesesuaian dengan persyaratan produk

c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan pencegahan

dan korektif.

8.5. Perbaikan

8.5.1. Perbaikan berkelanjutan

BK UB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan

kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan

serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi

kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan

korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab

masalah yang ditemukan.

8.5.2. Tindakan korektif

BK UB telah melakukan tindakan korektif untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian dan untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama. Prosedur tindakan

korektif ini secara lengkap dibahas dalam ISO 9001:2008 Manual Prosedur Pengendalian Produk

Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK UB (00005 02002).

35

8.5.3. Tindakan pencegahan

BK UB telah melakukan tindakan untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian

sehingga dapat mencegah terulangnya kejadian yang sama. Prosedur tindakan korektif ini

secara lengkap dibahas dalam ISO 9001:2008 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak

Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK UB (00005 02002).

36

LAMPIRAN

1. Daftar Prosedur Mutu dan Borang ISO 9001:2008

No. Dokumen dan Borang Kode

I Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00005 02001

1 Daftar Nomor Dokumen 00005 02001 01

2 Daftar Distribusi Dokumen 00005 02001 02

3 Daftar Revisi Dokumen 00005 02001 03

4 Daftar Rekaman/Catatan Mutu 00005 02001 04

II Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif

00005 02002

1 Borang Keluhan 00005 02002 01

2 Borang Klarifikasi Keluhan 00005 02002 02

3 Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR

00005 02002 03

4 Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 00005 02002 04

III Audit Internal 00005 02003

Daftar Auditor Internal BK UB 00005 02003 01

Rencana Jadwal Audit Internal 00005 02003 02

Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR

00005 02003 03

Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 00005 02003 04

37

2. Daftar Manual Prosedur Kegiatan BK

No Dokumen Kode Revisi

1. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman BK 00005 02001 05

2. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK

00005 02002 04

3. MP Audit Internal BK 00005 02003 04

4. MP Pengelolaan PNBP 00005 02004 04

5. MP Pengelolaan NON PNBP 00005 02005 04

6. MP Pengelolaan Monitoring 00005 02006 04

7. MP Pengelolaan Akuntansi Keuangan 00005 02007 04

8. MP Pengelolaan Akuntansi Manajemen 00005 02008 04

9.

10.

11.

12.

3. Daftar Prosedur Eksternal BK

1. PMK : 170/PMK.05/2010 tgl : 20 -09-2010

2. PERDIRJEN No.: PER-11/PB/2011

3. PMK: 49/PMK.02/2011 tanggal 17 Maret 2011

4. PP 71 Tahun 2010

5. PMK No. 171/PMK.05/2007

6. Perdirjen No 65/PB/2010

7. Prosedur Standar Akuntansi Pemerintah

8. Perdirjen No. 62/PB/2009

9. UU No 17/2003, No 1/ 2004 dan No 15 /2004

10. Permendiknas No 81/2009

11. PMK No 76/PB/ PMK.05/2008

12. Prosedur Sistem Akuntansi Keuangan

13. Permendiknas No 16/2008

14. PP 39/2006

15. Laporan Manajemen SIMKEU Depdiknas versi 1 2009

16. UU No 20/1997

17. PP No 22/1997

18. PP No 1/2004

19. Kepmen ttg Persetujuan Pengguna PNBP

20. PP 23/2005

38

21. PP No 90/2010

22. PMK No 104/ PMK.02/2010

23. PP No. 6/2006

24. PMK No. 120/PMK.06/2007

25. UU No 17 dan SOP SPT Masa

39

4. Peta Kompetensi SDM Biro Keuangan

No Nama NIP Jurusan/ Fakultas

Pend. terakhir

Tahun Masuk

Jabatan Kompetensi

lainnya Email

1. Drs. Syarif Utomo,MM 19581220 198103 1 003 Ekonomi S2 2008 Kabiro. Keuangan - [email protected]

2. Drs. Sagiya 196310211983031001 Administrasi S1 2015 Kabag. Anggaran & Perbend - [email protected]

3. Drs. Suhartono 19600607 198202 1 001 Ekonomi S1 2008 Kabag. Akuntansi - [email protected]

4. Suroto, SE, M.AB 19631011198503 1 003 Ekonomi S2 2016 Kasubbag. Monitoring - [email protected]

5. Andilala Wahyuningsih, SE,MAB

19781015 200501 2 001 Manajemen S2 2009 Kasubbag. NON PNBP - [email protected]

6. Dra. Laila Badria Rosa 19601023198608 2 001 Administrasi Bisnis

S1 2016 Kasubbag PNBP [email protected]

7. Sudjari, S.Sos 19650306199512 1 001 Administrasi Niaga

S1 2016 Kasubbag Akuntansi Manajemen [email protected]

8. M. Alfan Choirudin, S.Sos 19710306 200701 1 001 Administrasi Niaga

S1 2009 Kasubbag Akuntansi Keuangan [email protected]

9. Fajar Andy Kurniawan, SE 19870711 200912 1 003 Akuntansi S1 2010 Bendahara Pengeluaran - [email protected]

10. Ringgih Swasmita A., A.Md 19830310 200910 2 001 Akuntansi D3 2004 Bendahara Penerima - [email protected]

11. Murtiningtyas 19630123 198303 2 002 - SMA 2009 Kaur. SPP dan SPFP - -

12. Suwandi Slamet 19640621 199303 1 001 - SMA 2009 Kaur. Hutang dan Pajak - [email protected]

13. Prayitno 19590622 198202 1 002 - SMA 2009 Juru Bayar - -

14. Hariyono 19690322 200501 1 002 - SMK 2005 PPABP - [email protected]

15. Jaswadi 19660307 199310 1 001 Administrasi S1 1995 Staf Anggaran & Perbend. - -

16. Nurwahyuni, Amd 19820117 200910 2 001 - SMA 2013 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

17. Heru Susilo 19670520 200701 1 003 - SMA 2007 Bendahara Pengeluaran Pembantu - -

18. Anita Nurul Aini 840121 13 2 2 0073 - SMA 2005 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

19. Ferdilla Puspita Dewi, SE 830205 13 2 2 0098 Manajemen S1 2006 Bendahara Penerima Pembantu. - [email protected]

20. Dwi Novianto 19751128 200910 1 001 - SMA 2005 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

21. Dina Mustikasari 19830830 200812 2 001 Manajemen Informatika

D3 2009 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

22. Toifah 19590623 198103 2 001 - SMA 2006 Staf Anggaran & Perbend. - -

23. Aisyah Nurahmi, SE 201007831003 2 001 Akuntansi S1 2010 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

24. Sri Kustiani Mariyati, A.Md 201007812008 2 001 Akuntansi S1 2010 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

25. Dewi Khuriyah, A.Md 201007880901 2 001 Akuntansi D3 2010 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

26. Charmila Nurhayati, 19801206 200910 2 003 - SMEA 2015 Staf Anggaran & Perbend. [email protected]

27. Dewi Probowati SE 20140489 10112 2 001 Ekonomi S1 2015 Staf Anggaran & Perbend. [email protected]

28. Abdul Azis, ST 19840207 201012 1 004 T. Elektro S1 2010 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

40

No Nama NIP Jurusan/

Fakultas Pend.

terakhir Tahun Masuk

Jabatan Kompetensi

lainnya Email

29. Fajar Venus Dirgantara,SE 19880417 201012 1 010 Akuntansi S1 2011 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

30. Sritanjung Bilgis 87060713220731 Akuntansi S1 2011 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

31. Oktaviantri Anjani, A.Md 2012058710152001 Administrasi Bisnis

D3 2012 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

32. Tatang Hartanto Soesilo, S.Pd 850524 13 2 2 0343 Pendidikan Matematika

S1 2012 Staf Anggaran & Perbend. - [email protected]

33. Amalia Hadiyana, SE 19851230 200812 2 002 Akuntansi S1 2009 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

34. Kharisma Aulia, A.Md 19840910 200912 1 004 Akuntansi D3 2010 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

35. Inna Hanifa Tauhid, S.AB 201007870708 2 001 Administrasi Bisnis

S1 2010 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

36. Siti Kumalasari C., A.Md 201007840804 2 001 Manajemen Informatika

D3 2010 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

37. Uyik Sholihah, A.Md 201007830303 2 001 Akuntansi D3 2010 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

38. Martha Wartini, SE 19890525 201012 2 004 Akuntansi S1 2011 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

39. Sofia Nuraida, SE 201104880129 2 001 Akuntansi S1 2011 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

40. M. Luthfi A., SE 201104850411 1 001 Akuntansi S1 2011 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

41. Puti Reinarni, SE 201205850825 2 001 Akuntansi S1 2011 Staf Bagian Akuntansi - [email protected]

41

5. Analisis Jabatan

Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan

No. Nama Jabatan di BK

Education Skill Experience Training

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow

Up Requirement Actually

Gap Analysis

Follow Up Requirement Actually Gap

Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

1 Drs. Syarif Utomo, MM

Kabiro. Adm Keuangan

S2 S2 √ Tidak Ada

Manajemen (baik)

baik √ Learning by doing

Pernah menjadi Kabag. 2 kali yg berbeda

Kabag. 3 Kali

√

Learning by doing

SPAMEN/ Diklatpim II

√ √

Learning by doing

Gol IV/b

Gol IV/B

√ Tidak Ada

TIK (baik) cukup Refreshing

2 Drs. Sagiya Kabag. Anggaran & Perbend S1/S2 S1 √

Tidak Ada

Manajemen (baik)


Pernah menjadi Kasubbag. 2 kali yg berbeda

Kabag 2 kali Kasubbag 2 kali

√

Learning by doing

SPAMA/ Diklatpim III √ √

Learning by doing

Gol III/d

Gol. IV/A

√ Tidak Ada

TIK (baik) cukup x Refreshing

3 Drs. Suhartono

Kabag. Akuntansi

S1/S2 S1 √ Tidak Ada

Manajemen (baik)


Pernah menjadi Kasubbag. 2 kali yg berbeda

Kasubbag. 2 kali

√

Learning by doing

SPAMA/ Diklatpim III √ √

Learning by doing

Gol III/d

Gol III/C

√ Tidak Ada


4 Dra. Laila Badria Rosa

Kasubbag. PNBP S1 S2 √

Tidak Ada

Manajement (baik)


Kasubbag 2 kali √

Learning by doing

SPAMA/ Diklatpim III

√ √ Learning by doing

Gol III/b

III/C √ Tidak Ada

TIK (baik) cukup √ Refreshing

5

Suroto, SE, M.AB

Kasubbag. Monitoring

S1

√ Tidak Ada

Manajement (baik)


Kasubbag 2 kali

√ Learning by doing



Gol III/b

√ Tidak Ada

TIK (baik) baik √ Learning by doing

6 Andilala Wahyuningsih. SE.MAB

Kasubbag. NON PNBP S1 S2 √

Tidak Ada

Manajement (baik)


√

Learning by doing



Gol III/b

Gol III/b

√ Tidak Ada


7

M. Alfan Choiruddin.S.Sos

Kasubbag Akuntansi

S1

S1

√

Tidak Ada

baik

√

Learning by doing

Kasubbag 3 kali

√

Learning by doing

SPAMA/ Diklatpim

√

√

Learning by doing

42




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

Keuangan

III

Gol III/b

Gol III/C

√ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

Penyusunan LK SAP

√

Learning by doing

Aplikasi SAI


Laporan Online


8 Sudjari, S.Sos Kasubbag. Akuntansi Manajemen

S1 S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

√ √

Learning by doing

ADUM √ √

Learning by doing

Gol III/b

Gol III/B

√ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

√ √

Learning by doing

PPAKP Manajemen

√ x Learning by doing

- Kasubbag 3 kali √

Learning by doing

Aplikasi SIMAK BMN


9 Fajar Andy Kurniawan. SE

Bendahara Pengeluaran

DIII S1 √ Tidak Ada


Bendahara Pengeluaran

Sertifikat Diknas dan

Depkeu √

Learning by doing

Gol III/a

Gol III/b

√ Tidak Ada

10 Rinngih Swasmita A. Amd.

Bendahara Penerima

DIII D III √ Tidak Ada


Bendahara Penerima

Sertifikat Diknas dan

Depkeu √

Learning by doing

Gol III/a

Gol II √ Tidak Ada

11 Murtiningtyas Kaur. SPP dan SPFP

DIII SMA х Pelatihan

TIK (baik) kurang

x

Pelatihan

Tata Kelola Keuangan Negara

√ √

Learning by doing

12 Suwandi Slamet

Kaur. Hutang dan Pajak

DIII SMA x Pelatihan


Pengisian SPT



√ √

Learning by doing

43




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

13 Ferdilla Puspita Dewi

Bend. PenerimaPembantu Rektorat

DIII SMA x Pelatihan

TIK (baik) cukup

x

Refreshing


√ √

Learning by doing

Gol II/b

Gol III/a

√ Tidak Ada

Gol II/b

Gol II/d

√ Tidak Ada

Aplikasi GPP


15 Hariyono PPABP

DIII S1 √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Gol II/b

Gol III/b

√ Tidak Ada

Aplikasi GPP


Aplikasi

SPM √ √

Learning by doing

16 Jaswadi Staf Anggaran & Perbend. SMA/S

MK S1 √

Tidak Ada

TIK (baik) kurang

x

Pelatihan


√ √

Learning by doing

17 Prayitno Bendahara Gaji

DIII Gol II/b

SMA Gol II/d

x √

Pelatihan Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Aplikasi GPP


18 Nurwahyuni Staf Anggaran & Perbend. SMA/S

MK SMAGol II/d

√ Pelatihan



√ √

Learning by doing

19 Anita Nurul Aini

Staf Anggaran & Perbend. SMA/S

MK SMA √

Pelatihan

TIK (baik) cukup

x

Refreshing


√ √

Learning by doing

21 Ferdilla Puspita Dewi, SE


MK S1 √

Tidak Ada



√ √

Learning by doing

22 Dwi Novianto Staf Anggaran &Perbend.

SMA/SMK

SMA √ Pelatihan

TIK (baik) cukup x

Refreshing

Tata Kelola Keuangan


44




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

Negara

23 Dina Mustikasari


MK DIII √

Tidak Ada



√ √

Learning by doing

25 Toifah Staf Anggaran & Perbend. SMA/S

MK SMA √

Pelatihan

TIK (baik) kurang

x

Pelatihan


√ √

Learning by doing

26 Aisyah Nurahmi, SE

Staf Anggaran & Perbend.

SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Tata Kelola Keuangan Negara √ √

Learning by doing

27 Sri Kustiani Mariyati, A.Md


SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Aplikasi SPM


28 Dewi Khuriyah, A.Md


SMA/SMK

DIII √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Aplikasi SPM


29 Abdul Azis, ST Staf Anggaran & Perbend.

SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Aplikasi SPM


45




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

30 Fajar Venus Dirgantara,SE


SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

Aplikasi RBA


Aplikasi SPM


31 Sritanjung Bilgis


MK S1 √

Tidak Ada



√ √

Learning by doing

32 Charmila Nurhayati,

Staf Anggaran & Perbend

SMA/SMK

SMEA √ Tidak Ada



√ √

Learning by doing

33 Dewi Probowati, SE

Staf Anggaran & Perbend

baik

√

Learning by doing

√

Learning by doing

√ √

Learning by doing

34

Amalia Hadiyana, SE

Staf Bagian Akuntansi

SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

√ √

Learning by doing

PPAKAP Reguler


Penyusunan LK SAP

√ √

Learning by doing

Aplikasi SAI


Laporan Online



√ √

Learning by doing

35

Kharisma Aulia, A.Md


SMA/SMK

DIII √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

√ √

Learning by doing

Aplikasi SIMAK-BMN


46




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

Penyusunan LK SAP

√

√

Learning by doing


√ √

Learning by doing

36

Inna Hanifa Tauhid, S.AB

Sekretaris BKP

SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Kesekretariatan



√ √

Learning by doing

37

Siti Kumalasari C., A.Md


SMA/SMK

DIII √ Tidak Ada


Kesekretariatan



√ √

Learning by doing

38

Uyik Sholihah, A.Md


SMA/SMK

DIII

√

Tidak Ada

TIK (baik)

baik

√

Learning by doing

Penyusunan LK SAK

kurang

x

Perlu Pelatihan

PPAKP Reguler

x

x

Perlu Pelatihan

Penyusunan LK SAP

kurang

x

Perlu Pelatihan


√ √

Learning by doing

39 Martha Wartini, SE


SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

kurang x

Perlu Pelatihan

PPAKP Reguler

x x Perlu Pelatihan

Penyusunan LK SAP

kurang

x

Perlu Pelatihan


√ √

Learning by doing

40 Sofia Nuraida, SE


SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

kurang x

Perlu Pelatihan

PPAKP Reguler

x x Perlu Pelatihan

Penyusunan LK SAP

kurang

x

Perlu Pelatihan


√ √

Learning by doing

47




Requirement

Actually Gap

Analysis Follow


Gap Analysis


Analysis Follow Up

Requirement

Actually Gap

Analysis Follow Up

41 M. Luthfi A., SE


SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

kurang x

Perlu Pelatihan

PPAKP Reguler

x x Perlu Pelatihan

Penyusunan LK SAP

kurang

x

Perlu Pelatihan


√ √

Learning by doing

42 Puty Reinarny Staf Bagian Akuntansi

SMA/SMK

S1 √ Tidak Ada


Penyusunan LK SAK

kurang

x

Perlu Pelatihan

PPAKP Reguler

x x

Perlu Pelatihan

48

6. Tabel Training Plan BK (Rencana Pelatihan)

No Jenis Pelatihan

Jadwal

Triwulan

I

Triwulan

II

Triwulan

III

Triwulan

IV

1. Pelatihan Pengadaan Barang

dan Jasa

√

2. Pelatihan Bendahara

Penerima

√

3. Pelatihan Bendahara

Pengeluaran

√

4. Diklat PPAKP Reguler √

5. Diklat PPAKP Manajerial √

6. Pelatihan SIMAK – BMN √

7. Pelatihan Perpajakan √

8. Peningkatan Efektivitas

Penerapan ISO 9001:2008

√

7. Lingkup Penerapan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 di BK

No Klausul SMM ISO 9001:2008 BK

1 4.1. Persyaratan umum

2 4.2.1.Dokumentasi - umum

3 4.2.2. Manual mutu

4 4.2.3. Pengendalian dokumen

5 4.2.4. Pengendalian rekaman

6 5.1.Komitmen manajemen

7 5.2.Fokus pada pelanggan

8 5.3.Kebijakan mutu

9 5.4.1.Sasaran mutu

10 5.4.2.Perencanaan SMM

11 5.5.1. Tnggjwb dan wewenang

12 5.5.2.MR

13 5.5.3.Komunikasi internal

14 5.6.1.Manag-review - Umum

15 5.6.2.Review input

16 5.6.3. Review output

17 6.1.Penyediaan sumber daya

18 6.2.2. SDM- kompetensi, pelatihan

19 6.3.Infrastruktur

20 6.4.Lingkungan kerja

21 7.1.Perencanaan realisasi produk

22 7.2.1.CRP- persy. terkait produk

23 7.2.2. CRP- persy. terkait proses

24 7.2.3. CRP- Komunikasi pelanggan

25 7.3.1.D&P - Perencanaan

26 7.3.2. D&P - Input

49

27 7.3.3. D&P - Output

28 7.3.4. D&P - review

29 7.3.5. D&P – verifikasi

30 7.3.6. D&P – validasi

31 7.3.7. D&P – pengend perubahan

32 7.4.1.Proses pembeian X

33 7.4.2.Informasi pembelian X

34 7.4.3.Verifikasi produk yang dibeli X

35 7.5.1.Pengend penyediaan prdk/jasa

36 7.5.2.Validasi (7.5.1.)

37 7.5.3.Identifikasi & mampu telusur

38 7.5.4.Properti pelanggan X

39 7.5.5.Preservasi produk

40 7.6.Pengend. alat ukur&pemantauan

41 8.1.PAP- umum

42 8.2.1.PP-kepuasan pelanggan

43 8.2.2.Audit internal

44 8.2.3.PP-proses

45 8.2.4.PP-produk

46 8.3.Pengend. produk tidak sesuai

47 8.4.Analisis data

48 8.5.1.Perbaikan berkelanjutan

49 8.5.2.Tindakan koreksi

50 8.5.3.Tindakan perbaikan

8. Cross References

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Klausul Keterangan Klausul Pemenuhan

1 Ruang Lingkup MM hal.2

1.1 Umum MM hal.2

1.2 Aplikasi MM hal.i dan 1

2 Referensi MM hal. 23

3 Terminologi dan definisi MM hal.24

4 Sistem Manajemen Mutu MM hal.25

4.1 Persyaratan Umum MM hal.25

4.2 Persyaratan Dokumentasi MM hal.25

4.2.1 Umum MM hal.25

4.2.2 Manual Mutu MM hal.2

4.2.3 Pengendalian Dokumen 00005 02001

4.2.4 Pengendalian Rekaman 00005 02001

5 Tanggung Jawab Manajemen MM hal.25

5.1 Komitmen Manajemen MM hal.26

5.2 Fokus pada Pelanggan MM hal.28

5.3 Kebijakan Mutu MM hal.2

5.4 Perencanaan MM hal.25

5.4.1 Sasaran Mutu MM hal.22

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu MM hal.25

5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi MM hal.26

50

Klausul Keterangan Klausul Pemenuhan

5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang MM hal.6

5.5.2 Management Representative MM hal.5

5.5.3 Komunikasi Internal MM hal.26

5.6 Tinjauan Manajemen MM hal.28


5.6.2 Review Input MM hal.28

6 Manajemen Sumber Daya MM hal.29

6.1 Pengadaan Sumber Daya MM hal.29

6.2 Sumber Daya Manusia MM hal.29


6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan MM hal.29

6.3 Infrastruktur MM hal.30

6.4 Lingkungan Kerja MM hal.30

7 Realisasi Produk MM hal.31

7.1 Perencanaan Realisasi Produk MM hal.31

7.2 Proses Terkait Pelanggan MM hal.31

7.3 Rancangan dan Pengembangan MM hal.32

7.4 Pembelian MM hal.32

7.5 Produksi dan Pengadaan Layanan MM hal.32

7.6 Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan MM hal.33

8 Pengukuran, Analisis dan Perbaikan MM hal.33

8.1 Umum MM hal.33

8.2 Pemantauan dan Pengukuran MM hal.34

8.2.1 Kepuasan Pelanggan MM hal.34

8.2.2 Audit Internal MM hal.34 dan 00005 02003

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MM hal.35 dan 00005 02002

8.4 Analisis Data MM hal.35

8.5 Perbaikan MM hal.36

8.5.1 Perbaikan Berkelanjutan MM hal.1, 36

8.5.2 Tindakan Koreksi MM hal.36 dan 00005 02002

8.5.3 Tindakan Pencegahan MM hal.36 dan 00005 02002

00005 01000 manual mutu bk

Documents