001 - analisis jabatan (job description)

ANALISIS, EVALUASI, PENGUKURAN JABATAN DAN

MANAJEMEN KINERJA

ANALISIS JABATAN

O l e h : O l e h : Nazaruddin Nazaruddin

MatondangMatondang

Mengapa Analisa Jabatan Penting?

Bila kita akan mendirikan suatu perusahaan baru atau membuka usah/divisi baru dari suatu perusahaan yang sudah ada, pertanyaan-pertanyaan yg timbul antara lain :

1. Apa tujuan utama perusahaan/divisi tersebut ?

2. Bagaimana mengorganisasikan tujuan tersebut agar dapat tercapai ?

3. Bila tugas terlalu kompleks untuk satu orang, bagaimana memecahnya menjadi bagian-bagian?

4. Berapa posisi yang dibutuhkan ?

5. Bagaimana kita membagi pekerjaan tsb dalam bagian/seksi ?

1. Pengantar1. Pengantar

Sebelum memberi jawaban, kita harus mendefinisikan pekerjaan-pekerjaan yang dipertanyakan dan kemudian menentukan perilaku-perilaku karyawan yang diperlukan untuk mewujudkan pekerjaan tersebut.

Rangkaian proses tersebut dinamakan Analisa Jabatan

6. Apa saja pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan ? (Knowledge, skills, ability, other characteristics/KSAOs)

7. Kriteria apa yang diperlukan untuk mengukur “performance” masing-masing jabatan ?

Analisa Jabatan

Terdapat 2 pendekatan analisa jabatan : Orientasi pada Jabatan

Pendekatan yang berorientasi pada informasi tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan

Orientasi pada Orang

Pendekatan yang berorientasi pada informasi deskripsi atribut dan kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk suatu jabatan

Analisa Jabatan

Orientasi pada OrangUmumnya ada 4 atribut yang dianalisis:

Knowledgewhat the person knows

Skillwhat the person knows to do

Abilityperson capacity to do something

Other personal characteristic

Analisa Jabatan

Untuk bisa menerapkan motto Untuk bisa menerapkan motto “The Right Man “The Right Man on The Right Place at The Right Time”on The Right Place at The Right Time” ada ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan / instansi, unsur pertama yang perusahaan / instansi, unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur harus diketahui adalah unsur “Place”“Place” –nya, –nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia wadah tempat manusia (man)(man) bekerja. Tempat bekerja. Tempat bekerja ini seringkali secara spesifik disebut bekerja ini seringkali secara spesifik disebut sebagai sebagai Jabatan.Jabatan.

Analisa Jabatan

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih lanjut. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini, berikut ini penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, yaitu :

Analisa Jabatan

Unsur :Unsur :

Unsur merupakan komponen yang paling kecil Unsur merupakan komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya.sebagainya.

Tugas :Tugas :

Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.pelaksanaan kerja.

TERMINOLOGI

Analisa Jabatan

Kedudukan :Kedudukan :

Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.atau pekerjanya.

…………. Pengantar

Analisa Jabatan

Pekerjaan :Pekerjaan :

Pekerjaan (occupation) merupakan Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan dapat analisis jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai orang yang tersebar di berbagai tempat.tempat.


Analisa Jabatan

Jabatan:Jabatan:

Jabatan (job) merupakan sekumpulan Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.berbagai tempat.


Analisa Jabatan

Montir MobilMontir Mobil Job

Memperbaiki Mesin

Memperbaiki Rem

Memperbaiki Setir

Pekerjaan / Kewajiban

Memperbaiki Karburator

Memperbaiki Aki / Sistem

Listrik

Memperbaiki Distributor

Satuan tugas / gugus tugas / kedudukan

MembongkarMemeriksa Memasang Tugas / Elemen

MembongkarMemeriksa

Melepas saringan hawaMelepas handle gasMelepas pipa bahan bakarMelepas hubungan ke manifoldMengangkat karburator

Unsur / Urutan

Analisa Jabatan

2. Defenisi

Mondy dan Noe (1993) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi.

Dessler (1992) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu tata cara di mana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari segi skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

Analisa Jabatan

Dari kedua defenisi tersebut dapat disimpulkan, Analisis Jabatan merujuk kepada suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematik mengenai suatu pekerjaan.

Dalam konteks ini analisis jabatan membantu menentukan tugas yang akan dilaksanakan oleh seseorang pekerja sifat-sifat pekerjaan, bagaimana pekerja akan melaksanakannya, kapan pekerjaan akan dilaksanakan, keadaan pekerjaan dan bagaimana sikap pekerja dalam melaksanakannya. Data ini kemudian akan digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

………… Defenisi

Analisa Jabatan

3. Kegunaan Analisa Jabatan

1. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru.

2. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan.

3. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian dan standar hasil kerja.

4. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan.

5. Sebagai dasar untuk melakukan orientasi.

Dua tipe informasi manjemen yang dapat diperoleh dari suatu analisa jabatan, yaitu fungsi administratif dan maintenance (perawatan).

Fungsi Administratif :

Analisa Jabatan

1. Sebagai dasar di dalam pengembangan organisasi.

2. Sebagai dasar di dalam perencanaan tenaga kerja.

3. Sebagai dasar di dalam perencanaan karir.

4. Sebagai dasar di dalam konseling.

Fungsi Maintenance :

……….. Kegunaan Analisa Jabatan

Analisa Jabatan

4. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan dengan tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data

Analisa Jabatan

1. Tahap Persiapan dan Perencanaan1. Tahap Persiapan dan Perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :adalah : a.a. Penegasan kembali struktur organisasi yang Penegasan kembali struktur organisasi yang

akan menjadi pegangan bagi proses akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.tempatnya.

b.b. Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode hierarki dan diberi kode identifikasi.identifikasi.

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sbb :Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sbb :

………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisa Jabatan

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang diperlukan (misalnya formulir).

d. Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode pengumpulan dan pengolahan data yang akan digunakan.

e. Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.


Analisa Jabatan

2. Tahap Pengumpulan Data / Informasi

a. Informasi yang Diperlukan

Seperti telah dijelaskan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematis mengenai suatu jabatan. Sehingga perlu diketahui informasi apa saja yang perlu dikumpulkan. Informasi yang penting dalam analisis jabatan antara lain :


Analisa Jabatan

Aktivitas Tugas

Secara umum, informasi utama yang perlu dicari dalam kegiatan analisis jabatan adalah aktivitas bagi suatu jabatan. Dalam konteks ini, informasi yang dicari ialah aktivitas sebenarnya yang meliputi kapan jabatan tersebut akan dilaksanakan, bagaimana dan kenapa jabatan tersebut perlu dilaksanakan dan sebagainya. Selain aktivitas jabatan, informasi lain yang perlu diketahui adalah prilaku manusia termasuk kegiatan panca indera (pergerakan mata, pendengaran dan sebagainya), komunikasi, pengambilan keputusan dan kegiatan fisik lainnya.


Analisa Jabatan

Mesin, Peralatan, Perlengkapan dan Alat Bantu

Informasi yang diperlukan berkaitan dengan produk yang dihasilkan, bahan-bahan yang diproses, mesin dan peralatan yang digunakan dan sebagainya.

Kondisi Jabatan

Informasi ini berkaitan dengan lingkungan fisik jabatan, jadwal kerja, lingkungan sosial dan sebagainya.


Analisa Jabatan

Kebutuhan Personil

Informasi ini berkaitan dengan persyaratan yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan, termasuk dalam hal ini adalah tingkat pendidikan, pelatihan yang diperlukan, pengalaman kerja dan sebagainya.

Standard Kerja

Informasi mengenai standard minimum dari performance yang harus dilakukan.


Analisa Jabatan

b. Metode Pengumpulan Informasi / Data

Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi berdasarkan tugas, tanggung jawab dan aktivitas dari jabatan. Terdapat beberapa metode pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam analisis jabatan, yaitu :


Analisa Jabatan

(1). Wawancara

Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan yaitu wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara dengan penyelia yang benar-benar mengetahui tentang jabatan yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan jabatan yang sama atau identik. Wawancara apapun yang akan digunakan, peserta wawancara hendaknya memahami alasan untuk wawancara, sehingga didapat informasi yang sebenarnya.


Analisa Jabatan

(2). Kuesioner Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah salah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. Hal utama yang perlu diperhatikan adalah struktur kuesioner dan pertanyaan apa saja yang harus dimasukkan. Kuesioner dapat dibuat secara terbuka atau tertutup, yang masing-masing mempunyai keuntungan dan kerugian. Kuesioner yang bersifat terbuka akan mendapatkan informasi secara detail tetapi membutuhkan waktu yang relatif cukup lama untuk mengolahnya. Sedangkan kuesioner tertutup lebih mudah mengolah jawaban, tetapi kurang informatif. Kuesioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan.


Analisa Jabatan

(3). Observasi

Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung di tempat, bagaimana tugas jabatan dilaksanakan dan mencatatnya untuk diolah menjadi informasi. Metode observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan peralatan yang digunakan. Observasi tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur, seperti profesional, eksekutif, perancang (rekayasawan). Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama.


Analisa Jabatan

(4). Buku Harian (Log Book)

Pendekatan lain adalah dengan meminta karyawan membuat buku harian (diary / log book) atau daftar yang berisikan apa saja yang mereka lakukan sepanjang hari. Karyawan diminta untuk mencatat semua kegiatan yang dia terlibat didalamnya beserta dengan waktunya.

(5). Kombinasi Teknik lain yang dapat digunakan adalah dengan mengkombinasikan beberapa metode diatas sehingga didapat informasi yang lebih akurat.


Analisa Jabatan

3. Tahap Pengolahan Data / Informasi

Setelah proses pengumpulan informasi atau data selesai, dilakukan pengolahan data / informasi untuk menghasilkan :

Uraian tugas

Persyaratan jabatan

Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja, evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Secara diagramatis, sistem analisis jabatan

dapat dilihat pada gambar 1 berikut :


Analisa Jabatan

Sumber Data

- Analisis Jabatan

- Pekerja - Penyelia

Sumber Data

- Analisis Jabatan - Pekerja - Penyelia

Data Tugas

- Tugas - Tanggung Jawab - Pengetahuan - Keterampilan - Pengalaman - Lingkungan Jabatan - Kewajiban - Mesin & Peralatan

Fungsi Manajemen SDM

- Perekrutan - Seleksi - Pelatihan & Pengembangan - Penilaian Kinerja - Kompensasi - Hubungan PerburuhanMetode Pengumpulan Informasi

- Wawancara - Kuesioner - Observasi - Buku Harian

Spesifikasi Jabatan

- Persyaratan Pendidikan - Persyaratan Keterampilan - Persyaratan Fisik

Secara diagramatis, sistem analisis jabatan dapat dilihat pada gambar berikut

Analisa Jabatan

5. Hasil Analisa Jabatan

Sebagaimana telah dijelaskan, hasil dari analisis jabatan berupa uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

a. Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu persyaratan tertulis tentang apa yang sesungguhnya yang dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah jabatan itu dijalankan. Informasi ini pada gilirannya digunakan untuk menjalankan jabatan secara memuaskan.

Analisa Jabatan

Tidak ada format standard yang harus digunakan dalam menulis suatu uraian jabatan, namun kebanyakan uraian jabatan memuat bagian-bagian tentang :

Identifikasi Jabatan

Identifikasi jabatan mengandung beberapa jenis informasi seperti, nama jabatan, status jabatan, kode jabatan, tanggal uraian jabatan, lokasi jabatan (dari segi pabrik / divisi dan departemen / bagian.

………. Hasil Analisa Jabatan

Analisa Jabatan

Ringkasan Jabatan

Menggambarkan sifat umum dari jabatan yang berisikan hanya fungsi dan kegiatan utamanya.


Hubungan, Tanggung Jawab, dan Kewajiban

Penetapan hubungan memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan yang lain di dalam dan di luar organisasi (melaporkan kepada, menyelia bekerja dengan, perusahaan luar).

Analisa Jabatan

Tanggung jawab dan kewajiban menggambarkan daftar yang dirinci tentang tanggung jawab dan kewajiban sebenarnya dari jabatan.


Wewenang dari Pemegang Jabatan

Bagian ini akan menentukan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya, supervisi langsung dari personil yang lain dan batas- batas penganggaran.

Analisa Jabatan

Standar Kinerja

Bagian ini menetapkan standard-standard yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan dalam masing-masing tugas dan tanggung jawab utama dari uraian jabatan.


Kondisi Kerja

Uraian jabatan juga akan mendaftarkan kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan, misalnya tingkat kebisingan, kondisi yang berbahaya, temperatur ruangan, pencahayaan dan sebagainya.

Analisa Jabatan

b. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan jabatan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.


Analisa Jabatan

CONTOH URAIAN JABATANCONTOH URAIAN JABATAN

Name : ________________ Repert to : _________________

Position : ________________ Directly Supervisor : _________________

Section : ________________ _________________

Department : ________________ _________________

Job Grade : ________________ _________________

A. Job Description

1. Ringkasan pekerjaan : ______________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Analisa Jabatan

2. Tugas dan tanggung jawab manajemen :

a. Planning :

b. Organizing :

c. Leading :

d. Controlling :

……….. Contoh Uraian Jabatan

Analisa Jabatan

3. Tugas dan Tanggung Jawab Teknikal :

4. General Authority :

5. Specific Accountability :

6. Hubungan dengan pekerjaan lain :


Analisa Jabatan

7. Bahan yang digunakan :

8. Peralatan yang digunakan :

9. Lingkungan kerja :


Analisa Jabatan

B. Job Specification

1. Formal Education :


2. Job Experience :

3. Syarat Mutlak :

4. Syarat Khusus :

Analisa Jabatan

6. Job Segment

Yang dimaksud dengan Job Segment yang signifikan adalah :

- Beberapa tugas yang paling penting / utama. Untuk menentukan job segment, Anda dapat merangkum beberapa tugas menjadi satu tugas. (Membuat Segmentasi) sehingga hanya terdapat 6 sampai 8 job segment dalam uraian jabatan Anda.

- Anda dapat juga menetapkan job segment dengan mengamati tugas / job mana yang menghabiskan waktu kerja paling banyak atau apabila dilakukan dengan tidak benar maka kerugian yang akan dialami oleh perusahaan adalah kerugian yang cukup signifikan (cukup besar).

- Job segment juga merupakan kunci keberhasilan kinerja seseorang dalam jabatan tersebut.

Analisa Jabatan

………... Job Segment

Nama Jabatan : (tulis selengkap mungkin)

Biro / Unit :

Atasan : (bertanggung jawab kepada jabatan apa)

Job SegmentStandard Kinerja

Keterangan Nilai

1. Membuat Kontrak Penjualan 4 hariKurang dari 4 hari = 5, s/d 4 hari = 3, lebih dari 4 hari = 1

2. Penyiapan Adm. PengirimanKurang dari 2 hari = 5, s/d 2 hari = 3, lebih dari 2 hari = 1

6. dst

Analisa Jabatan

………... Job Segment

Yang dimaksud dengan Standard Kinerja adalah Job Segment yang ditentukan standard minimal-nya untuk disebut Cukup Baik. Standard ini harus menunjukkan salah satu atau keempat faktor berikut : Kualitas, Kwantitas, Batas Waktu, Effisiensi Sumber Daya.

Analisa Jabatan

Motion and Time Study adalah studi yang digunakan untuk mendapatkan metode kerja dan waktu kerja yang standard. Perbedaan dengan analisa jabatan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

7. Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi Gerak dan Waktu

Analisa Jabatan

Faktor Analisis Jabatan Studi Gerak & Waktu (Motion and

Time Study)- Tujuan - Memberikan gambaran terhadap

suatu jabatan- Memperbaiki

pekerjaan- Ruang

Lingkup- Menyeluruh mencakup tugas,

kewajiban, pengawas dll.- Memperbaiki

pekerjaan- Tingkat

Ketelitian- Kurang teliti - Sangat teliti

- Organisasi - Pelaksana bagian personalia - Pelaksana industrial engineers

- Teknik yg Digunakan

- Observasi, interview, kuesioner - Observasi photo grafi, stopwatch, dll

- Kegunaan - Untuk penarikan tenaga kerja, latihan, pengupahan, dsb.

- Memperbaiki metode dan standarisasi

Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi Gerak dan Waktu

Analisa Jabatan

Link Between Analysis and Human Resource Management

Use of Job Analysis Product in Human Resource Management

Job redesign Quality of work life Safety and health programsForecasting demand and supply of labor Human resource (skill) inventory Action plansApplication blanks Realistic job previews Matching jobs and people Test validationTest validation Job relatedness and bona fide occupational qualifications Comparable worth of jobs Mobility pathsPerformance criteria and standards Clarifying roles Performance counseling and quidanceJob evaluation Job classification Contract negotiations Comparable worthTraining needs analysis Career counseling and quidance

Job Design

Human resource planning

Recruitment and selecton

Equal employment opportunity

Performance appraisal

Compensation

Training and development

Job description Worker specification Performance criteria Compensable factors Job families

Job

In

form

atio

n

001 - analisis jabatan (job description)

Documents