02 cero papel
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-CAPACITACIÓN-
TEMÁTICA CERO PAPEL
Proporcionar herramientas, contexto cultural y otros insumos que coadyuven para que las entidades puedan reducir demandas de papel en actividades administrativas e implementación de política de cero papel.
Objetivo de la Capacitación
Da click en la siguiente imagen para ver un video introductorio a la temática de Cero papel antes de continuar.
Promover la implementación de oficinas cero papel
Con el propósito de que las buenas practicas promovidas se extiendan a todas las dependencias de la entidad.
Alimentar una primera etapa en la implementación de la iniciativa cero papel, comenzando con los recursos, tecnología y condiciones disponibles actualmente en la entidad.
Alcance de la Capacitación
Una reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
Que es Cero Papel
•Costos papel•Costos impresión•Costos almacenamiento•Costos de consulta•Costos de transporte y distribución
ECONÓMICO
•Consumo de madera •Contaminación agua Gastos de energía •Generación de desechos
Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentosPerdida de conocimientoFlujos de información ineficientes
AMBIENTAL
DE EFICIENCIA
Impactos esperados de la iniciativa
Beneficios que se esperan obtener al implementar oficinas cero papel
•20.000 toneladas• Se estima que 3l 35% de las
impresiones se desechan casi de
inmediato
* http://earthtrends.wri.org/ estadística año 2005** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010*** Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009
$631 millones diarios
en impresiones innecesarias
• 25 Kg x año• 4 mil hojas x
año• 20 hojas/día
Consumo Anual per cápita *
809 mil servidores públicos**
Ahorro Aproximado***
Ahorro significativo al reducir el consumo de papel
Canal presencial
Canal electrónico
e-registroe-
notificacióne-consulta
Buzón virtual
SEDE ELECTRÓNICA
Correspondencia (entrada - salida)
Expedienteelectrónico
(físico – electrónico)
GESTIÓN DOCUMENTAL
FinancieraTalento humano
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contratación Otros
CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES
ENTIDAD FUNCIONARIO
OTRAS ENTIDADES
GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS
Preservación y Acceso
Interoperabilidad
Interoperabilidad
PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL
Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviadoha sido creado o enviado en el momento en que se afirma
El documento esta completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación.Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.
Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades
Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjoIdentificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizaciónMantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade
Características mínimas de un documento electrónico para reemplazar un documento físico según ISO 15489
AUTENTICIDAD INTEGRIDAD FIABILIDAD DISPONIBILIDAD
Cuatro componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestión documental
4. El componente de tecnología
COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Pasos de acción en las entidades según los niveles de maduréz:
Se recomienda seguir las siguientesindicaciones básicas:
Usar el Papel en forma racional Promover la implementación de herramientas de tecnología.
Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel
Elementos clave para monitorear el avance de buenas practicas de reducción del consumo de papel:
Fin de la lección:
Temática de Cero Papel