05-administracion-almacen

8/19/2019 05-Administracion-Almacen

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ASISTENTEADMINISTRATIVO CONTABLE:

GUIA 05EL ALMACEN

Profesor Víctor Campos

Cooperativa CIEASEDEN 467 R.L

Universia Internaciona! Ne"ro Primero

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CONTENIDO:

ALMACÉN: CONCEPTO, EXISTENCIA Y FORMAS

RELACIÓN CON EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y EL IMPRESOR

CONTROL DE FORMAS EN EL ALMACÉN

CANTIDADES QUE DEBERÁN ORDENARSE Y SUS MÍNIMOS

PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE ÓRDENES

CONTROL DE INVENTARIO, REVISIÓN Y DESECHO DE FORMAS

INSPECCIÓN DE FORMAS

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE FORMAS

CRISIS Y PROBLEMAS DE FORMAS

INSTALACIÓN DE UN PROGRAMA DE CONTROL DE FORMAS

SISTEMAS DE NUMERACIÓN DE FORMAS

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE FORMAS

MANEO DE LAS FORMAS

ARCHIVOS FUNCIONALES Y N!MEROS DE CONTROLALMACENAMIENTO Y EMISIÓN DE FORMAS

PONIENDO EN MARCHA EL PROGRAMA

SIMPLIFICACIÓN DEL PAPELEO

SIMULACRO DEL CONTEO FÍSICO DE INVENTARIO DESDE EL DISE"O DEFORMAS

EERCICIO

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ALMACÉN: Es el lugar donde se tienen mercancías para su custodia o venta.

Las actividades que se desarrollan dentro de un almacén incluyen: elmantenimiento de registros de existencias, tramitación y recibo de lasrequisiciones de salida, vigilar los niveles de existencia para que no lleguen a ser menores que las cantidades fiadas como mínimo, originar las requisiciones de

compras o las órdenes al taller de imprenta para reponer existencias, vigilandodespués que las entregas se !agan a tiempo, recibir y almacenar el material, asícomo preparar recuentos de inventario, cuando se !aga necesario, para verificar los saldos en los registros de existencias.

#$ EXISTENCIA %S&: "on mercancías o productos que permanecen en elalmacén, es decir, no se !a producido su salida o venta.

'$ FORMAS: Es un obeto sobre el cual se imprimen informes constantes yque cuenta con espacios para que se anote en ellos una informaciónvariable. #eneralmente est$ impresa en papel% puede constar de variaspartes similares o distintas.

RELACIÓN CON EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y EL IMPRESOR

En las empresas que carecen de una sección de sistemas o control deformas, el departamento de compras es el que eerce un control de formas através de los esfuer&os del impresor que las surte. La calidad y minuciosidad de sutrabao variar$, desde luego, seg'n sean sus conocimientos de dise(o yelaboración de formas, lo extenso de su autoridad y el tiempo que pueda dedicar aesta actividad.

)na ve& que !aya quedado instalado el grupo de control de formas,aprovec!ar$ los conocimientos y experiencia del proveedor*impresor como unavaliosa ayuda en su trabao. +odos los contactos con los vendedores e impresores

de formas ser$n !ec!os a través del comprador y éste ser$ quien efectué todo eltr$mite en las compras de rutina. lgunas veces ser$ necesario que el especialistaen formas y el impresor traten personalmente para mantenerse el primero alcorriente de los nuevos adelantos y procesos.

Los vendedores de formas son a menudo expertos en el dise(o de formas ysu construcción, y tienen adem$s la ventaa de poseer un amplio conocimiento delos problemas y aplicaciones que en cuanto a formas !an tenido otras empresas.-on frecuencia representan una gran ayuda, pero no debe olvidarse queb$sicamente sus intereses no son los mismos que los de su cliente% de a!í que nose les deba dar carta blanca para dise(ar todas las formas de la compa(ía.

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CONTROL DE FORMAS EN EL ALMACÉN: Existen varios principios deimportancia que conviene recordar, a fin que el maneo que se lleve en un almacénde papelería, sea efectivo y eficiente:

#$ Llenar las requisiciones con prontitud. Esto a!orrar$ queas, tener que estar

muy pendientes del tr$mite, tener que recoger personalmente en laimprenta la papelería ordenada y las pérdidas de tiempo causadas por lacarencia de formas en los departamentos afectados.

'$ Establecer programas regulares para que los diversos departamentosordenen sus formas con oportunidad. -ada departamento utili&a variasformas en cantidades importantes. stos saben bien cu$les son susnecesidades mensuales o semanales y les es posible pasar conanticipación sus órdenes, en días determinados de la semana o del mes.

($ /acer las entregas de formas y papelería en general: -uando eldepartamento solicitante envía un empleado con una requisición pararecoger formas, se pierde muc!o tiempo, porque éste tiene que esperar a

que le surta la orden, el personal de existencias tiene que interrumpir otrasactividades para que no tenga que esperar el empleado y, finalmente, estetendr$ que efectuar varios viaes para llevar las formas y papelería a sudepartamento. 0or otra parte, si las requisiciones se envían mediante losconductos normales establecidos, el almacén puede organi&ar su trabaoeficientemente, con lo cual nadie tendr$ que esperar mientras se re'ne losolicitado en cada requisición y el personal del almacén podr$ acumular órdenes para un $rea determinada del edificio o planta y entregarlas en unsolo viae. Este 'ltimo punto deber$ ser recordado al asignar programaspara las órdenes departamentales, si el almacén sirve a una plantaimportante. "i los departamentos del primer piso o del ala oriental ordenan

los lunes o el primer lunes de cada mes, !$gase que el segundo piso pasesus órdenes el martes y así los dem$s. El programa deber$ estar dispuestode tal manera que todos los días de trabao no sean días de entrega. "edeben dear dos o tres días de cada semana para que el almacén se puedadedicar a trabaar en el acomodamiento del material recién llegado y tramitetodas las órdenes de reposición. "e podría !acer muc!o m$s si el personalno tuviera que saltar de una tarea a otra cada media !ora.

)$ 1igílense las fluctuaciones en el uso de las formas: El almacén puederepresentar una gran ayuda para el control de formas, mediante laanotación de cualquier cambio fuera de lo usual en el consumo de lasformas. Los datos que puede suministrar consistir$n en aumentos o

disminuciones de las cantidades retiradas, consumos en nuevosdepartamentos, o devoluciones de cantidades en exceso para que sevuelvan a almacenar, así como la falta de movimiento de alguna forma. )nalmacenista alerta puede, de esta manera, evitar escase& de los artículoscuyo consumo vaya en aumento y notificar al control de formas o desistemas y procedimientos de cualquier cambio imprevisto en los

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procedimientos de la oficina, y puede iniciar la acción necesaria paraaligerar el almacén de artículos que ya no se usen.

5$ 2antener controles estrictos sobre artículos especiales, o sea formasdifíciles de conseguir: Es innecesario decir que estas formas ser$nespeciales para las operaciones de oficina que las necesitan. "e debenvigilar artículos tales como las formas m'ltiples con carbón intercalado, las

formas continuas para tabular, taretas tabuladoras, formas de c!eques yformas de dise(o especial o con ventanas, que sólo puedan surtir determinados fabricantes por tratarse de un dise(o patentado o quecorresponda de un modo especial a un equipo vendido por la casa que lassurta 3por eemplo: 4ardex, 0ostindex, cme.

*$ 5o exagerar el control: Los controles mencionados de artículos especialesdeber$n ser normales menos del 67 por ciento del total de formas. Lasformas comunes son !oas sueltas o taretas que pueden conseguirse confacilidad en la imprenta propiedad de la empresa o con alguna imprentalocal, para entrega normal corta. "i la empresa cuenta con un taller deimprenta, no es necesario molestarse en conservar un registro deexistencia de tales artículos: lo que deber$ !acerse es registrar unacantidad mínima, una tareta en la que se diga o recuerde que al usar esepaquete tendr$ que ordenarse la reposición, o depender simple ysencillamente del aviso, con una semana de anticipación, del departamentoque utili&a la forma. Las anotaciones de retiro se !ar$n en el registro deexistencias. "in embargo, al tratarse de artículos especiales en donde lasfluctuaciones del consumo pueden causar serios peruicios, deber$ llevarseun registro cuidadoso y detallado de los retiros que de los mismos se!agan.

CANTIDADES QUE DEBERÁN ORDENARSE Y SUS MÍNIMOS

5umerosas empresas se ven obligadas a pagar altos precios por susformas, debido a que los departamentos que las emplean nunca enfocan de unmodo realista el pla&o necesario para poder comprar los impresos con unaeconomía. Esto es cierto especialmente cuando se trata de compa(ías quecarecen de personal para el control de formas. )na de las funciones m$simportantes del grupo de control de formas consiste en ver que se implantentiempos de entrega reales y ra&onables, y que se ordenen cantidades que resultenm$s económicas para todas las formas de la empresa. 8ic!as economías nopodr$n ser tan grandes como las que se derivan de los tiempos empleados en los

procesos o tr$mites de oficina, pero son el tipo de a!orros que es m$s f$cil contar y probar."i la gerencia visuali&a esta clase de economías en monedas, ser$ m$s

f$cil creer en lo menos tangible, y m$s difícil medir el a!orro derivado del trabaodel personal de sistemas para el meoramiento del procesado de formas.

#$ El pla&o requerido para las entregas varía seg'n la región, la época del a(oy el ambiente de los negocios.

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'$ La cantidad que se ordene de una forma puede determinarse mediante lamisma fórmula matem$tica empleada para cualquier tipo de artículo enexistencia y que se basa en factores de costo, espacio disponible paraalmacenar, tasa de consumo, costo de colocar una orden, costo de recibir yalmacenar, deterioro sufrido en los estanques y posibilidad de quedar anticuada. "i no se cuenta con el tiempo suficiente para considerar todo

esto, s$quense las cuotas de aprovisionamiento en tres, seis y doce meses%luego, comp$rense los costos por unidad en estas tres cantidades yexamínese el espacio disponible para el almacenamiento y la posibilidadque la forma quede fuera de línea en un momento determinado.

PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE ÓRDENES

#$ )n empleado del almacén anota los n'meros de formas que !an llegado almínimo, en un aviso de existencia baa marcando al mismo tiempo E9 enel registro de existencias y asentando el saldo, el mínimo y el consumo de

tres meses en el aviso de existencia baa.'$ El que manea la papelería almacenada !ace un recuento y anota lacantidad en la columna siguiente a la de registro de existencias.

($ El empleado prepara una forma de requisición de compras, consignando enella toda la información, excepto la cantidad y fec!as requeridas.

)$ El supervisor o el departamento de control de formas estudia el aviso deexistencia baa, revisa los renglones dudosos y anota la cantidad que seordenar$ y la fec!a requerida en la requisición de compras.

5$ El aviso de existencia baa regresa al empleado del almacén comonotificación que los artículos !an sido ordenados.

*$ 8espués el departamento de compras act'a, el almacén recibe una copia

de la orden de compras y elimina el artículo de su aviso de existencia baa.1igila que el departamento de compras no !aya omitido ordenar alguno delos artículos dentro de los die& días siguientes.

+$ El departamento de control de formas, si considera necesario detener alguna requisición para revisarla o para examinar la forma que se va aordenar, deber$ comprobar el saldo en existencia tanto del almacén comodel departamento que use la forma o formas a intervalos frecuentes, paracerciorarse que la provisión no est$ por debao del mínimo de tiemponecesario para que la imprenta surta el artículo.

CONTROL DE INVENTARIO, REVISIÓN Y DESECHO DE FORMAS

Las formas se acomodar$n en el almacén en el orden de su numeración,con excepción de aquellas en cantidad muy voluminosa que tendr$n referenciascru&adas para designar los lugares en que estén almacenadas. -uando se levanteun inventario, todos los lugares ser$n revisados para obtener una cantidadcorrecta. 2uc!as empresas se ven precisadas a !acer desembolsos y pagar



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precios altos por tener que ordenar la impresión urgente de formas especiales,debido a que no se !i&o una revisión de todas las $reas de almacenamiento alefectuar el inventario, y se pasaron por alto existencias insuficientes que seconvierten en faltantes.

"i llegase a ocurrir una escase& inexplicable, el supervisor !ar$ bien enexaminar todas las transacciones, buscar en el almacén, y comprobar los

consumos de los departamentos, para tratar de !allar a donde fueron a dar lasformas faltantes, antes de colocar una costosa orden de urgencia a la imprenta.-uando se tome el inventario, deber$ !acerse todo lo posible para poner en

orden las existencias, retirando la papelería maltratada si est$ en condicionestales que no pueda usarse, viendo que lo que est$ numerado en serie seencuentre correctamente colocado 3la numeración menor primero para que sevaya consumiendo en orden, cercior$ndose que la existencia m$s antigua esté enposición que le permita ser utili&ada primero, y alerta al polvo que cubra lospaquetes de formas y que denotar$ el poco uso de las mismas. l mismo tiempo,el almacenista deber$ revisar todos los registros de existencias e informar alsupervisor cu$les renglones no !an tenido movimiento en el curso del a(o anterior.

"i !ay alguna forma que !aya sido usada, no deber$ ser conservada./$gase que el departamento que la emplea dé su aprobación para que se ledesec!e. 0rocédase a eliminarla en caso que no pueda aprovec!arse en unacosa. La mayoría de las formas desprendibles no sirven para nada 3ni siquierapara venderse como desperdicio. "in embargo, las formas que no tengan carbón,con frecuencia pueden emplearse por el revés para apuntes y c$lculos. Lastaretas de tabular siempre podr$n utili&arse por el departamento de tabulaciónpara programas internos y las formas continuas de tabulación a menudo se utili&anpor el citado departamento para pruebas y otros listados que normalmente setienen que !acer en papel tabular especial.

INSPECCIÓN DE FORMAS

El supervisor del almacén inspeccionar$ todas las formas que lleguen encuanto a su aspecto general y en particular para ver si llenan los requisitossolicitados. Las formas complicadas deber$n ser llevadas al grupo de control deformas para tener la certe&a que posteriormente, al utili&arse, no vayan a surgir contratiempos. l inspeccionar las formas, se debe tomar en cuenta:

#$ ;ue !aya n'meros de serie idénticos en cada una de las partes de unaforma m'ltiple.

'$ ;ue registren bien o coincidan las diversas partes de una forma m'ltiple.

($ ;ue los tama(os y tipos de perforaciones o muescas se encuentren en ellugar debido.)$ ;ue las copias !ec!as al carbón salgan legibles 3!abr$ que probarlas en

las condiciones ordinarias de uso.5$ ;ue la secuencia de las distintas partes que integran una forma m'ltiple

sea correcta.*$ Los pesos y clases de papel.



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+$ ;ue las franas de carbón y m$scaras estén en el lugar que lescorresponde.

$ ;ue los cambios seg'n especificación que deben presentar determinadascopias de una forma m'ltiple estén de acuerdo.

-$ ;ue la impresión en el reverso, cuando !aya sido ordenada, apare&ca en ellugar debido.

#0$ ;ue estén adecuadamente engomados los talones de formasdesprendibles.##$ ;ue las formas estén correctamente empacadas y etiquetadas.#'$ +odas las dem$s características y detalles consignados en la !oa de

especificación de formas.

Las formas continuas para el procesamiento de datos deben ser revisadaspara asegurarse que las perforaciones marginales para los pun&onesalimentadores, estén libres de residuos de papel que pueden entorpecer elfuncionamiento de las m$quinas de alta velocidad o causar impresiones borrosasen las copias al carbón. +ambién !ay que cuidar que dic!as perforaciones en loscarbones coincidan con las del papel, pues de lo contrario las formas no correr$nbien.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE FORMAS

La actividad del control de formas es responsable de:#$ segurarse que cada forma cumpla con los requerimientos b$sicos de un

proceso de operación aprobado.'$ 0ara dise(arla de tal modo que llene su propósito de un modo eficiente y

efectivo.

($ fin de especificar el método de menor costo de manufactura.)$ Establecer un sistema de control de existencias y reabastecimiento, quepermita disponer de suficiente cantidad de formas cuando se necesiten, encantidades económicas y a precios ventaosos.

+odo esto quiere decir que el grupo de control de formas normalmente es elresponsable del control de dise(o, revisión, especificaciones, nomenclatura,numeración, clasificación, aprovisionamiento y eliminación de la totalidad deformas de la empresa. El especialista en control de formas no necesariamenteaprobar$ la aplicación de una forma% esto pertenece a la función del analista desistemas, quien determina si una nueva forma propuesta es esencial para llevar al

cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas paraque act'e. 8e igual manera, el encargado de formas remite cualquier problema deproceso relativo a la forma sometida a su consideración, al especialista ensistemas.

-uando el trabao de formas y sistemas es eecutado por el mismo grupo, lalínea divisoria entre estas dos funciones no tiene por qué ser tra&ada. 0ero cuandoel control de formas se separa del grupo encargado de los sistemas, es importante

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que las responsabilidades de cada grupo sean definidas para prevenir que sedescuiden sus obligaciones. /ay muc!o que obetar a la colocación de actividaddel control de formas como una "ub*)nidad o unidad similar del grupo desistemas y procedimientos.

0ara establecer un control sobre el dise(o y revisión de formas, el programa decontrol de éstas deber$ contar, for&osamente, con el respaldo de la dirección y

ganarse la cooperación de los diversos departamentos de la empresa. El grupopuede obtener esta cooperación demostrando que conoce su negocio y que est$dispuesto a proporcionar la asistencia técnica necesaria en el campoespeciali&ado de los sistemas. +ambién !abr$ de desarrollar un crédito que ayudeen lugar de obstaculi&ar la labor del autor de las formas, a fin de que éstasresulten m$s eficientes y adecuadas.

l cumplir con su responsabilidad en cuanto a especificaciones y construcción,el grupo de formas eercita el conocimiento técnico del dise(o de formas y de losmétodos de reproducción que debe poseer para reali&ar un trabao apropiado.

La nomenclatura, numeración, clasificación y registro de las formas, sonfactores que contribuyen a un ordenado sistema de control. La denominación y losn'meros proporcionan las necesarias identificaciones de las formas. Laclasificación y el registro son medidas empleadas por la unidad de control deformas para verificación de su programa de reunir todas las formas que seaniguales y desec!ar todos los duplicados.

El aprovisionamiento de formas y la decisión de ponerlas fuera de uso, incluyeel establecimiento de las cantidades b$sicas que se requieran, métodos dealmacenamiento, distribución y reposición, así como revisiones del empleo o fluoque tengan. Esta $rea del control de formas es una de las m$s importantes y es lam$s descuidada por los autores de la materia. 0or m$s bien dise(ada que estéuna forma, su valor ser$ casi nulo a menos que esté a la mano cuando se lenecesite, así como en el lugar que le corresponda, en el momento oportuno, en lacantidad correcta, y que sea de la calidad requerida. CRISIS Y PROBLEMAS DE FORMAS

En el día a día, el especialista de control de formas debe enfrentar numerosos problemas y crisis, tales como:

#$ -uando !aya escase& de alguna forma especial: El especialista,inmediatamente investigar$ si el recuento !ec!o por el almacén escorrecto, si alg'n otro departamento cuenta con cantidades sobrantes de lamisma forma, si ésta puede sustituirse con alguna otra, si pueden usarse

formas duplicadas de uso interno, o si se pueden modificar los programasde trabao% al mismo tiempo aplicar$ la presión que se requiera sobre elencargado de compras y el proveedor para que se apresure la entrega a finde prevenir un colapso de las operaciones. "u responsabilidad no consistir$tan sólo en ver que las formas que se necesiten sean entregadas


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de todo aquello que pueda afectar la situación de formas, es necesario queel especialista esté informado con oportunidad de cualquier cambioorgani&ativo o de los productos, fluctuaciones en las cargas de trabao,cambios en los nombres de las empresas, lugares, dirección, n'meros deteléfono, etcétera.

'$ -uando exista carencia repentina de formas continuas para tabular o de

formas desprendibles m'ltiples: En la mayoría de los casos, las primeraspueden ser improvisadas usando papel para tabular com'n y corriente, conencabe&ados ad!eridos. >tro método ser$ dividir el papel de tabular, de tiracontinua, después que !aya pasado por la m$quina tabuladora,convirtiéndolo en formas individuales o separadas, y sobreimprimir en cadauna de ellas el dise(o de la forma usando la m$quina de offset propiedadde la empresa. El improvisar con premura formas desprendibles m'ltiples,con carbones intercalados, de ordinario resulta m$s costoso. fin deprevenir una interrupción en el trabao, puede !acerse necesario ordenar con urgencia la impresión de las distintas partes por separado,consiguiendo carbones de utili&ación 'nica y ensamblarlos a manoformando los uegos o conuntos necesarios para que la oficina sigamarc!ando normalmente !asta que se logre que la imprenta entregueaunque sea una parte de las formas normales. 5o deber$n pasarse por altootros recursos para apresurar la entrega, como el ir a recoger personalmente las formas, los embarques por express aéreo, lareprogramación de otros trabaos que se !ayan encomendado al mismoproveedor a fin de dar preferencia a la papelería que se est$ necesitando, yautori&ar al impresor para apartarse de las especificaciones originales conobeto de acortar el tiempo de producción.

($ -uando exista escase& de taretas de tabular: Esto constituye un problemasólo cuando se trata de formas que !ayan sido originadas fuera deldepartamento de tabulación, como sucede con las taretas de relo oboletas de trabao. 8e ordinario, puede recurrirse de inmediato a taretaspara tabular, en blanco, sin ninguna impresión, e imprimirlas con premuraen el taller de imprenta de la empresa o en alguna imprenta local, evitandoasí la parali&ación.

Existen muc!os otros problemas que pueden surgir y que el especialistaexperimentado tendr$ que resolver con sus propios medios. -ada problema queresuelva no sólo lo capacitar$ m$s para afrontar el siguiente, sino que ampliar$sus conocimientos de los distintos factores que tienen que tomarse en cuenta parael dise(o y aprovisionamiento de formas, a fin de reducir a un mínimo el n'merode situaciones críticas.

INSTALACIÓN DE UN PROGRAMA DE CONTROL DE FORMAS

El meor camino para iniciar un programa de control de formas es:

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6. 8espués de contar con el respaldo de la dirección, anunciar el programa ysu finalidad, pidiendo a cada uno de los departamentos que !aga entregade muestras de las formas que usan. #eneralmente, con dos muestras ser$suficiente: una para un arc!ivo numérico y la otra para un arc!ivo funcional.8ebe recalcarse el !ec!o que deber$n proporcionarse todas las formas sinexcepción, tanto las que se !an adquirido de un impresor aeno a la

empresa, como las impresas en la m$quina duplicadora del departamento.8ebe conservarse un uego de formas de cada departamento en un sobrepor separado, que se identificar$ mediante el nombre del departamento. +almedida permitir$ usar, posteriormente, los uegos para organi&ar el arc!ivofuncional. 2ientras tanto, el otro uego de formas ordenar$ numéricamente,coloc$ndolo en un arc!ivo numérico, que servir$ para referencia cru&ada.-ualquier forma a la que le falte n'mero se puede identificar con un n'meroprovisional, !asta que se le asigne el que le corresponda.

?. -lasificar las formas de cada sobre departamental, de acuerdo con lasfunciones de organi&ación a que pertene&can. 0ara !acerlo, deber$consultarse el sistema de clasificación de formas. sí puede darse inicioan$lisis de las formas de cada departamento, para ver qué meoramientosse pueden aplicar. Los esfuer&os iniciales deber$n encaminarse !aciaaquellos departamentos que:

?.6. +ienen la mayor cantidad de empleados?.?. +ienen m$s problemas en forma y sistemas.?.@. 0resentan los mayores trastornos y las crisis m$s frecuentes en sus

actividades.?.A. 5ecesitan m$s de un meoramiento de sus formas?.B. "ean m$s accesibles a los esfuer&os que se !agan para ayudarles.

"er$ necesario consultar con cada departamento para precisar la cantidad deformas empleadas, saber cómo las preparan, cómo es que las usan, a quiénes seles distribuyen, cómo se llenan, y otros datos que no se puedan obtener de unexamen directo de las formas. )na ve& obtenida dic!a información, las muestrasde formas podr$n arreglarse y clasificarse, podr$ planearse un programa deintegración de formas y sistemas, !acer un dise(o científico, y establecer procedimientos para solicitar nuevas formas revisadas y para el control delaprovisionamiento de las mismas y su emisión.

)n plan a prueba de fugas para asegurarse de que todas las solicitudes deformas nuevas o revisadas sean examinadas por el grupo de control de formas, esconseguir que la dirección expida una orden para que todas las solicitudes deformas, ya sean impresas fuera o dentro de la empresa, para reponer existencias,o que se trate de nuevos dise(os, deber$n pasar por el control de formas para suaprobación antes de colocar una orden de compras o de impresión.

La unidad de formas actuar$ con rapide& en la revisión de las solicitudes siquiere mantener la confian&a de los diversos departamentos. )na ve& que todosse den cuenta que demoran las órdenes innecesariamente, ya encontrar$n elmedio de pasar por alto la unidad. Las órdenes que se repitan y que no contengancambio alguno, se revisar$n someramente y se les dar$ curso con rapide&,siempre que no requieran meoramientos o que no existan pendientes de aplicarseAAC# $UIA %&' EL AL(ACEN# ))


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modificaciones de organi&ación o procedimiento que afecten el uso de la formaque se trate. unque se requiera alg'n meoramiento, no sería prudente detener una solicitud de impresión si dic!a demora se traduera en una escase& de formas.El meor camino a seguir sería darle curso a la solicitud y marcar la forma paratomar medidas al respecto antes que se presente el siguiente caso.

SISTEMAS DE NUMERACIÓN DE FORMAS

En este sistema, se asignan los n'meros del uno en adelante, en el planque se necesite, presenta muc!as ventaas y es preferible a tratar que el n'merode forma tenga un doble propósito como n'mero de clasificación funcional. 8ebetenerse presente que el obetivo fundamental del n'mero de forma es poder identificar ésta y proporcionar un índice f$cil para ser usado en las requisicionesde almacén, registros de existencias, requisiciones de compras, órdenes decompras y boletas de recibo, así como en los procedimientos e instruccionesescritas.

El modo m$s f$cil de almacenar la mayoría de las formas, es emplear estantes especiales para existencias, siguiendo un orden numérico. 8e eso sedesprende que cuando los diferentes n'meros de formas est$n registrados en suorden normal, el almacén tiene que reversar espacio para ampliación, sólo en unlugar: después del n'mero m$s alto asignado. 0or el contrario, si cadadepartamento tuviese una serie independiente de n'meros de formas, el almacéntendr$ que dear el suficiente espacio en varios lugares de los estantes, para lasampliaciones que se !agan en el futuro, y con frecuencia tendr$ que mover lasexistencias para !acer lugar donde sea necesario. )na alternativa sería colocar las nuevas existencias en el siguiente estante vacío, sin consideración del n'merode formas, y asentar el lugar de almacenamiento en el registro de existencias.

En adición al n'mero de forma, es 'til usar un prefio para identificar lacompa(ía e indicar que el n'mero representa una forma. 8ic!o prefio puedeconstar de una o dos letras y tendr$ que ser distinto a otros prefios en uso dentrode la empresa para otros propósitos. En seguida del n'mero de forma puedeindicarse la fec!a de revisión mediante un n'mero o letra en orden sucesivo, odando tan sólo el mes y a(o de la revisión. El indicador de la revisión es esencialpara controlar las formas en el almacén y tener la seguridad que se le remiten alimpresor muestras de la revisión m$s reciente, cuando vayan a reponer existencias.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE FORMAS

La finalidad de clasificar las formas es relacionarlas con las funciones deorgani&ación en las cuales se emplean. l !acerlo, se !ace posible apreciar meor las relaciones de las formas entre sí y también detectar, con mayor facilidad,duplicaciones de actividad.

El arc!ivo funcional de formas sirve también como un instrumento dereferencia para el experto en control de formas o sistemas que busca informes

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sobre una determinada función. En él encontrar$ los datos que necesite para laintegración con otras formas, o alguna forma ya en existencia que llenar$ lanecesidad de una nueva que !aya sido solicitada.

MANEO DE LAS FORMASEl tipo de registro m$s conocido es la forma. #o&a de amplia popularidad

debido a que requiere menos tiempo y esfuer&o para su preparación. Estafacilidad de preparación permite incontables n'meros de formas innecesarias quese ponen en circulación sin previo examen por parte de la gerencia. El tiemporelativamente peque(o que se requiere para completar una forma tiende aoscurecer el enorme total que arroa el completarlas todas. )n programa quetiende a controlar, meorar y simplificar el uso de las formas, así como de laspublicaciones administrativas y reportes, puede establecerse siguiendo los pasosque se anotan:

#$ Cnventario de todas las formas 3publicación y reportes.'$ -lasificar cada una seg'n su función.($ Evaluarlas individualmente seg'n la necesidad que se tenga de ellas.

)$ nali&ar y meorar el formato y el sistema de escritura.5$ Cnstalar arc!ivos funcionales y numéricos.*$ -entrali&ar el control sobre todo el equipo de reproducción.+$ /acer una auditoría anual de todos los sistemas de escritura.$ Deali&ar proyectos de revisión periódicos, con la frecuencia necesaria.

Los inventarios de formas se toman pidiéndole a cada departamento queproporcione dos eemplares de cada forma que tenga en uso. Las formas deber$nentregarse con el nombre de la sección que las emplea, el n'mero de copias quese producen en cada escritura y el consumo anual, todo escrito transversalmenteen el anverso de cada una. -ada uego se clasifica por departamentos o

secciones de origen. 8urante esta fase, una cuidadosa observación puededescubrir formas que desempe(en la misma función y que, sin embargo, tengandistinto formato. Las que estén en estas condiciones ser$n apartadas para suestudio posterior al llegar el paso de evaluación. Las gr$ficas de organi&ación, losmanuales de procedimientos y políticas, y las descripciones de trabao soninstrumentos de importancia para dilucidar el valor que represente cada formapara la empresa.

ARCHIVOS FUNCIONALES Y N!MEROS DE CONTROL

dem$s de ostentar un título bien definido y descriptivo, a cada forma se le

asigna un n'mero de control para indicar que !a sido aprobada. Estos n'merospueden ser tan simples o detallados como sea necesario. 0ueden emplearse paraello prefios alfabéticos y terminaciones decimales indicando las $reas de función.El arc!ivo funcional, que suministra una ayuda de importancia en cualquier programa de meoramiento de formas, se establece colocando todas las formasque se refieran a un asunto, tema o función com'n, en folders o cubiertas bao unencabe&ado com'n. Los encabe&ados en un arc!ivo funcional reflean la

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naturale&a de la empresa. )n arc!ivo típico incluiría los siguientes títulos deamplio significado, en adición a determinados asuntos especiali&ados:-ontabilidad, 2uebles y enseres, 9ienes raíces. dministración, Cnspección,1entas, 0ublicidad, 8epartamento legal, "eguridad.y.0rotección de la plantaEdificios, #erencia, -obran&as, +rabao de oficina, "ervicios. -omunicaciones,0ersonal, Embarques, Equipo de 0roducción, 1iaes, bastecimientos, -ompras,

"ervicios p'blicos9ao cada categoría general pueden crearse subdivisiones, a medida quevaya siendo necesario. )n arc!ivo numérico manual y pr$ctico viene a ser uníndice cru&ado para el arc!ivo funcional, y puede ser organi&ado simplementearc!ivando un eemplar de cada forma de acuerdo con su n'mero de control.

ALMACENAMIENTO Y EMISIÓN DE FORMAS

El almacenamiento y emisión de formas no exige un sistema elaborado dealmacén o de contabilidad. Llenar, procesar y completar formas representa unafuerte inversión en personal, pero el costo de impresión es sólo una fracción de

ese desembolso. Los procedimientos intrincados de inventario y contabilidad paracontrolar las formas son innecesarios. 2ientras m$s sencillo el sistema, meor ser$. l cargarse el costo total de la impresión de formas en una cuenta específicade gastos, se eliminar$n los detalles contables. Las cantidades correspondientes alos consumos para establecer los niveles de reposición de existencias, lasproporcionar$n los departamentos operadores.

PONIENDO EN MARCHA EL PROGRAMA

-uando todas las formas !an quedado inventariadas, revisadas ysimplificadas, se procede a preparar un instructivo de procedimiento que se

distribuye a todos los departamentos, estableciendo la siguiente rutina:#$ +odas las solicitudes de nuevas formas ser$n enviadas al control de formascon un esquema de la forma propuesta y su procedimiento de operación.

'$ +odas las solicitudes ser$n confrontadas con el arc!ivo funcional para ver sino existen duplicaciones.

($ +odos los procedimientos operatorios se anali&ar$n para determinar cu$l esel


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SIMPLIFICACIÓN DEL PAPELEO

Existen dos 3? métodos b$sicos para simplificar el papeleo. El primeroconsiste en prescindir de toda la organi&ación y sistemas actuales, y determinar lainformación exacta que se necesite para participar en los negocios. 0artiendo deeste modelo de información, idear la organi&ación correcta y adecuada a la

persona debida en el momento oportuno. El segundo consiste en anali&ar losprocedimientos existentes, eliminar los pasos innecesarios y meorar lasoperaciones pertinentes, así como la afluencia de trabao.

Este método requiere también una revisión de la organi&ación y laspolíticas, a fin de eliminar toda aquella información que sea in'til, esté duplicada ocare&ca de autori&ación. El primero de estos métodos o sea el llamado revolucióndel trabao, rompe por completo con la costumbre y la tradición para producir sistemas económicos de registros, y necesita un apoyo absoluto por parte detodos los niveles de la administración y empleados. El segundo, o simplificacióndel trabao, meora el papeleo de un modo evolucionista% requiere la constanteeliminación de rutinas no necesarias.

SIMULACRO DEL CONTEO FÍSICO DE INVENTARIO DESDE EL DISE"O DEFORMAS

0ersonas actuantes:

#$ 8ise(ador de ormas: Es quien !ace las formas o formatos empleados enla empresa.

'$ "upervisor de lmacén: Cnspecciona las formas que se elaboran paraverificar que cumplan con las necesidades de la empresa.

($ Etiquetador: -oloca a cada producto la etiqueta con el precio incluido.)$ Fefe del 8epartamento de -ompras: Es la m$xima autoridad en estedepartamento, vela porque las adquisiciones y suministros sean lasadecuadas.

5$ uditor dministrativo: "e encarga de !acer examen a las $reas yfunciones administrativas, entre ellas reali&ar el conteo físico al inventario oalmacén de productos. #eneralmente tiene ayudantes.

EERCICIO

AAC# $UIA %&' EL AL(ACEN# )&


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El facilitador suministrar$ obetos para ser inventariados en equipo, entoncesefect'e el siguiente procedimiento:

#$ 8ise(ador de ormas: 8ise(a en la etiqueta donde va el precio y el códigodel producto.

'$ "upervisor de lmacén: Cnspecciona las formas que se elaboran para

verificar que cumplan con las necesidades de la empresa.($ El Etiquetador: -oloca la etiqueta al producto.)$ "upervisor de lmacén: notar$ todas las entradas y salidas de inventario

3productos o artículos, en el sistema computari&ado o en una !oa depapel, si se reali&a de manera manual, entregar$ el reporte al efe del8epartamento de -ompras.

5$ Fefe de 8epartamento de -ompras: 1erifica la información suministrada por el efe de almacén y firma.

*$ uditor dministrativo: Deali&a el conteo físico, deber$ considerar si !ayobetos o productos da(ados o defectuosos y !ar$ su informe.

inalmente, entregue al facilitador Cnforme del auditor donde exprese la cantidadde obetos encontrados, su estado, las recomendaciones que se dan a la #erenciay la !oa donde el "upervisor del lmacén c!equeó el Cnventario

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05-administracion-almacen

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