Módulo 3

Descripción de DocumentosDocente: José Rolando Villa Córdova

UNIDAD 1 Descripción Documental: Definición, objetivos y relación con los demás procesos archivísticos

1.1 Definición

Según la legislación archivística podemos entender por descripción documental:

S.N.A. 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos.

Esto en el entender que tenemos primero que evaluar al documento tanto física como internamente (información) para después poder elaborar los instrumentos descriptivos respectivos.

Según otros autores podemos mencionar los siguientes:

“La descripción es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella…La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivista” Antonia Heredia.

“La elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, el análisis, la organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido” ISAD (G) Traducción del Ministerio de cultura, 2000.

1.2 Objetivos y Finalidades

Facilitar la localización de los documentos

Garantizar el control del patrimonio documental

Brindar un eficaz y eficiente servicio de información. De lo anterior se desprende la necesidad que tiene el Archivo General de la Nación de preservar y conservar el patrimonio documental de la nación.

Pero administrativamente podemos mencionar que los objetivos generales de todo proceso descriptivo son:

1. Conocer, saber que se está gestionando, administrando.

2. Controlar, saber donde cómo y en qué situación se encuentra la documentación materia de nuestra gestión y

3. Localizar, saber entre otros aspectos donde se encuentra ubicado físicamente el documento solicitado cuando nos lo soliciten para en servicio por ejemplo.

1.3 Relación de la Descripción con los demás procesos archivísticos

Con la Organización documental, esto en el entender que antes de describir una agrupación documental, esta tiene que pasar por el proceso de organización, y luego se puede entender

porque como producto de este proceso el archivero realiza el primer instrumento descriptivo el Cuadro de Clasificación del Fondo Documental.

Con la Selección documental, aquí es importante recalcar que la descripción cumple un papel muy importante ya que participa documentando el programa de control de documentos PCD según la legislación archivística peruana a través de la Tabla General de Retención de Documentos, además de registrar actividades como la transferencia y la eliminación de documentos con la elaboración de los inventarios respectivos.

Con el servicio archivístico, aquí es fundamental al documentar los registros de préstamos, de usuarios, entradas y salidas en general los movimientos del los documentos para su posterior trazabilidad. Aquí es necesario destacar la tabla de acceso, donde se describe el perfil de los usuarios en el sentido de la accesibilidad a la información documental a la que tienen permiso.

Reafirmando entonces podemos decir que la participación de la descripción es fundamental en el desarrollo de cualquier trabajo archivístico y de gestión documental ya que documenta justamente los tres instrumentos básicos en el entender de la norma ISO-15489 “Gestión de Documentos” que son el cuadro de clasificación, la tabla general de retención y la tabla de acceso.

1.4 Caracteres internos y externos de los documentos

Todo documento reúne una serie de aspectos externos, que se refieren a su materialidad o estructura física e internos, referidos a su contenido que pueden ser analizados

EXTERNOS

Clase Es el medio empleado para transmitir la información. A las formas tradicionales textuales y gráficas, hechas a mano se añadieron las realizadas mecánicamente y después, en imágenes sonido y de forma electrónica.

Así se distinguen por lo tanto: Textuales, en ellos se plasma la información en un texto escrito, que puede ser manuscrito o mecanografiado. Son los que encontramos comúnmente en las organizaciones.

Gráficos, representan la información con signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc.

Fotográficos, emplean la imagen fija para representar la información: fotografías (negativos, positivos, contacto), diapositivas, microformas.

Sonoros, aquellos que reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas, discos compactos.

Audiovisuales, emplean la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.

Informáticos, creados mediante ordenadores: cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc.

Soporte, Es la configuración física del documento que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo. - Soporte papel

- Soporte fotográfico (fotografías, filmes)

- Soporte magnético (cintas de video, cintas de casete)

- Soporte óptico (CD ROM)

Formato, Es la forma de presentación del documento, el tamaño y las dimensiones, A4, volúmenes.

Cantidad, Número de unidades y espacio que ocupan en metros lineales (volúmenes, legajos, cajas)

Forma, La forma de los documentos se refiere a su condición de originales o copias.

Tipo, Se refiere a la disposición de los elementos de información que contiene el documento, informes resoluciones.

INTERNOS

Entidad productora, la persona o institución que produce el documento, es decir el autor del documento.

Origen funcional, Es la razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.

Fecha y lugar de producción, Denominado también datación crónica y tópica.

Contenido, El asunto o tema de que trata

UNIDAD 2 Instrumentos Descriptivos: Las Agrupaciones Documentales, la guía y el catalogo

2.1. Instrumentos descriptivos vs agrupaciones documentales

NIVEL AGRUPACIONES DOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

I ARCHIVO FONDO SECCIÓN

GUÍA

II SERIES DOCUMENTALES INVENTARIO III PIEZA DOCUMENTAL CATÁLOGO IV ÍNDICE

Del cuadro anterior se desprende que es fundamental entender que para cada agrupación documental corresponde un instrumentos descriptivo, esto es la naturaleza del instrumento lo da EL GRUPO DOCUMENTAL que estamos describiendo y que según la ISAD(G) se denomina UNIDAD DESCRIPTIVA llámese: fondo, sección, serie, unidad documental.

Es necesario después de observar y analizar el cuadro anterior, destacar la relación estrecha que existe entre la Organización Documental y La Descripción Documental, la primera determina lo que se va a describir pues ahí se identificaron las agrupaciones documentales, la forma como las describamos será labor de la Descripción Documental

2.2. La Guía La guía es una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos ideas del archivo en su totalidad.

CLASES DE GUÍA

GUÍA GENERAL,Abarca todo un archivo, todos los archivos de una ciudad de un país,

GUÍA ESPECIAL, Tiene como punto de partida un tema y también puede ser sobre una parte de un archivo. La guía del Archivo Histórico del Archivo General de la Nación

Qué información puedo encontrar en una guía o qué se debe de registrar en una guía, en general podemos mencionar las siguientes: - Nombre de la institución - Nombre del Archivo - Nombre del archivero, personal- Pagina web, dirección del archivo - Horario de atención - Servicios que ofrece el archivo - La documentación que conserva y administra el archivo reflejado en un cuadro de clasificación al que se le añaden las fechas extremas. Una de las características de las guías es que esta hecha para ser publicada y ahora que contamos con los recursos de tecnología de información pues a través de la intranet o el internet nos podemos colgar de la pagina institucional a la cual pertenecemos y de ahí hacer la publicidad relativa al trabajo que realizamos desde el ARCHIVO.

2.2. El Catálogo

El Catálogo es un instrumento que describe piezas documentales tal como lo muestra el siguiente mapa conceptual, obviamente que esta documentación puede provenir de varios fondos o varios grupos documentales ya que el fin del catalogo es la descripción de un asunto especifico, hecho histórico o acontecimiento que deseamos describir y que estaos pueden estar contenidos en diferentes documentos provenientes de diferentes fondos o diferentes secciones o diferentes series.

Por la naturaleza del trabajo que se realiza en el catalogo, es un material dedicado más que nada a la investigación histórica por ende a los investigadores, con la finalidad de poder ayudarlos a desarrollar su trabajo y orientarlos en su búsqueda de información.

UNIDAD 3 Instrumentos Descriptivos: El Inventario, definición, clases el inventario registro 3.1 El inventario, definición El inventario es un instrumento descriptivo donde se registran series documentales, por ende es importante recalcar aquí el papel que cumple la organización documental y su fundamental apoyo en la clasificación documental tal como se muestra en el siguiente mapa conceptual. 3.2 Clases

Por la finalidad a) Para remisión

b) Para eliminación

c) Para constancia de documentación existente

d) Topográfico

De la clasificación anterior se puede mencionar lo siguiente, por remisión se entiende cuando se van a transferir documentos de un nivel de archivo a otro, para eliminación cuando se requiere sustentar que series documentales se van a eliminar, por constancia de documentación existente, para conocer que documentos conserva y administra el Archivo llamado inventario de existencias y topográfico para conocer la ubicación física de la documentación por ejemplo en las instalaciones de los repositorios del archivo.

Estos modelos de inventarios son los formatos que podemos encontrar en la legislación archivística vigente y que es un buen comienzo para poder empezar a realizar nuestro trabajo de acuerdo a las normas que emite el Archivo General de la Nación. Un modelo más general y que podemos adaptar a nuestras necesidades es el siguiente donde podemos describir las series documentales relativas a una sección o área o unidad organiza.

3.3. El Inventario Registro El Inventario registro es una variante del inventario y es un poco más especifico ya que describe unidades de instalación de una misma serie documental, por lo que aquí también es bueno recalcar que primero debemos definir bien nuestras series documentales para poder después proceder a describirlas. En este formato que es el siguiente formato podemos encontrar lo siguiente: La primera es el encabezado donde se coloca toda la información relativa a fondo, sección, serie y unidad de instalación. Por ende es toda información común ala unidad de descripción que estamos describiendo, ya que una de las características de la descripción es que hay que evitar colocar datos repetitivos. La segunda es el encolumnado donde registramos: - El número de orden donde colocamos el número correlativo de los registros que va a tener nuestro inventario, esto está definido por la cantidad de unidades de instalación que vamos a describir. - El número de unidad de instalación, donde colocamos del número correspondiente a la caja, archivador de palanca, file o paquete que estemos describiendo. - Descripción, detallamos el contenido de cada unidad de instalación.

- Fechas extremas, colocamos las fechas menor y mayor de los expedientes que contiene cada unidad de instalación - Ubicación topográfica, colocamos la ubicación física de la unidad de instalación en el repositorio del archivo, empezando por el número de la estantería, del cuerpo y finalmente de la balda, tal como se muestra en el grafico del estante. - Y finalmente las observaciones , donde se describe alguna característica especial de la documentación que se esta describiendo, como si son copias, si hay faltantes o si están deterioradas.

La tercera parte es la notas del archivero; quien elabora el inventario fecha y lugar de elaboración.

Práctica Dirigida Nª 3 1. Se pide describir la serie documental órdenes de compra contenidos en 5 cajas archiveras que van desde el 1 al 500 desde 1998 hasta 2010, de la institución Adecco S.A., están como faltantes las ordenes 50 y 410, además deben estar ubicadas a partir del estante 5, cuerpo 1 y balda 1 sabiendo que encada balda ingresan 3 cajas, con esa información elaborar el inventario registro correspondiente.

Se asume que la información que falta para completar el inventario debe ser resuelta por cada uno de nosotros pero esta debe ser coherente con lo que se desea elaborar. Nota. Sería bueno que el alumno elabore el inventario antes de ver cómo queda al final.

RESUMEN DEL CURSO

Unidad Ideas principales

1. Descripción documental: definición, relaciones caracteres

- La importancia de reconocer el papel de la descripción dentro del proceso archivístico. - Reconocer las características de los documentos para poder elaborar el instrumento descriptivo correspondiente

2. Agrupaciones documentales, guía, catálogo

- Reconocer las agrupaciones documentales y su relación con los instrumentos descriptivos relativos a ellas - La guía como instrumento inicial y de publicidad del archivo para mostrarse tanto interna como externamente. - El catalogo como instrumento de ayuda para la investigación.

3. El inventario, definición, clases, el inventario registro

- El inventario como principal instrumento descriptivo del trabajo archivístico. - El inventario registro como instrumento practico del trabajo archivístico y el más usado por los archiveros.