1

IZLAZNE FAKTURE U ovom delu će te se upoznati sa načinom kako se fakturiše kroz program Blue Soft 04. Uputstvo sadrži upoznavanje sa definisanjem rada sa fakturama, definisanje sopstvene vrste fakture, rad sa cenovnicima i kreiranje fakture. IZLAZNE FAKTURE................................................................................................................ 1

DEFINISANJE SOPSTVENIH VRSTI FAKTURA I PODEŠAVANJE NAČINA RADA SA FAKTURAMA................................................................................................................. 1

DODAVANJE NOVE VRSTE FAKTURE....................................................................... 1 DEFINISANJE CENOVNIKA ZA ODGOVARAJUĆE VRSTE FAKTURA................. 2 DEFINISANJE KNJIŽENJA ZA FAKTURE ................................................................... 2 DEFINISANJE NAPOMENE ZA FAKTURE.................................................................. 3

UNOS FAKTURE.................................................................................................................. 3 POPUNAVANJE ZAGLAVLJA FAKTURA ................................................................... 3 POPUNJAVANJE STAVKI FAKTURA .......................................................................... 3 OTPREMNICA.................................................................................................................. 4 ŠTAMPA FAKTURA........................................................................................................ 4

KNJIŽENJA I KNJIGA IZLAZNIH FAKTURA.................................................................. 5 KNJIŽENJE FAKTURE NA KARTICU ARTIKLA ........................................................ 5 KNJIGA IZLAZNIH FAKTURA...................................................................................... 5 KNJIŽENJE FAKTURE U GLAVNU KNJIGU............................................................... 5

DEFINISANJE SOPSTVENIH VRSTI FAKTURA I PODEŠAVANJE NAČINA RADA SA FAKTURAMA Definisanje rada sa fakturama i definisanje sopstvenih vrsta faktura se vrši u delu programa koji dobijate odabirom sledeće opcije menija u programu TRGOVINA: OSNOVNE TABELE – VRSTE DOKUMENATA Kada se otvori prozor iz padajuće liste ispred koje piše tip dokumenta odaberite «Faktura», potom pritisnite dugme sa desne strane u vrhu na kome piše pregled. Na ekranu u srednjem delu prozora treba da Vam se izlistaju jedna ili više stavki. To su definisane vrste faktura koje možete upotrebljavati pri izradi faktura. Obično se definiše faktura za usluge kao posebna vrsta fakture i ostale fakture. Možete napraviti više vrsta faktura koje se međusobno razlikuju u načinu knjiženja, napomeni koja treba da se štampa na kraju fakture ili po nekom kriterijumu po vašoj želji hoćete neke fakture da izdvojite i da imaju poseban brojač dokumenata.

DODAVANJE NOVE VRSTE FAKTURE Potrebno je da pritisnete desni taster miša i odaberete opciju menija ubaci, time bi vam se otvorio novi red za unos nove vrste fakture. Za svaku vrstu faktura popunjavaju se sledeći podaci u donjem delu ekrana:

2

• Za tip dokumenta se stavlja «faktura». Popunjavanjem tipa dokumenta sa «faktura» implicira pojavljivanje nekoliko polja na prozoru kojim podešavanjem podešavate svoj rad i način kako će se program ponašati prilikom kreiranja fakture.

• Naziv dokumenta popunjavate sami, on će figurirati u masci za unos nove fakture (DOKUMENTA – OTVORI – FAKTURE). Naime u masci za unos fakura u polju vrsta dokumenta biće padajuća lista koja će sadržavati sve vrste dokumenta koje smo definisali na ovom mestu.

• Prefiks se koristi kao prefiks broja fakture (npr. FA-23/01), inače format broja dokumenata možete menjati, i to u delu programa OSNOVNI PODACI birajući opciju menija TABELE – OTVORI – TIPOVI DOKUMENATA. Prefiks treba da ukazuje na vrstu fakture (npr. FU faktura za usluge, FG faktura gotovih proizvoda itd.)

• Pored gore nabrojanih obaveznih podataka možete svoj rad u svakoj od vrsta faktura podešavati prema Vašim potrebama. Tu su sledeće opcije:

o Automatski se knjiži magacinski dokumenat (nemorate da programu posebno govorite da proknjiži robu ili materijal na robnu odnosno magacinsku karticu) već će to sam učiniti prilikom zatvaranja prozora stavki.

o Koristi cenovnik magacina ili kreatora o Primenjuje porez o Mogućnost da se dokumenat može promenuti i ako je proknjižen magacinski

dokumenat (otpremnica) o Možete da dozvolite izlaz veći od stanja na lageru.

DEFINISANJE CENOVNIKA ZA ODGOVARAJUĆE VRSTE FAKTURA Imate mogućnost dodavanja više cenovnika kojim ćete se služiti prilikom fakturisanja i u zavisnosti od kupca primenjivati odgovarajuće cenovnike (npr. dilerski cenovnik sa popustom ili cenovnik sa vašim redovnim cenama). Vezivanje cenovnika (koji je već unapred unešen kroz deo programa OSNOVNE TABELE – CENOVNICI) sa odgovarajućom fakturom radi se na sledeći način:

• Odaberite vrstu fakture za koju hoćete da vežete cenovnike • Kliknite na tab tj. karticu sa nazivom Cenovnici u donjem prozoru • Ubacite slog (desni klik na površinu odabir opcije ubaci) i odaberite iz padajuće liste

unapred definisan cenovnik, smer i prioritet). o Smer «kupac» znači da su cene namenjene kupcima tj. da se radi o vašim

prodajnim cenama. o Prioritet znači kojim prioritetom će vući cene iz cenovnika o Auto ažuriranje znači da će vam automatski izmeniti cenu u vašem cenovniku

kada budete fakturisali po nekoj drugoj ceni

DEFINISANJE KNJIŽENJA ZA FAKTURE Program Vam omogućuje da automatski vršite knjiženja u glavnu knjigu samo ukoliko ste unapred definisali knjiženja za odgovarajuću vrstu dokumenata. Definisanje knjiženja vršite na taj način što nakon što odaberete vrstu dokumenta birate tab tj. karticu Kontiranje.

• Prvo treba da definišete u koji nalog glavne knjige će otići nalog (Nalog glavne knjige kupci, dobavljači, izvodi, blagajna itd.). Pošto se ovde radi o fakturi logično je da knjiženje ide u nalog glavne knjige kupci. Ubacite slog, odaberite valutu u kojoj će se knjižiti i odaberite vrstu naloga za knjiženje.

• Zatim snimite podatke; • U trećem prozoru treba da unesete knjžne stavke, parove konta. Znači desni klik

mišem, birajte opciju ubaci i odaberite knjižnu stavku, popunjavate konto na koji se

3

knjiži i na koju stranu se knjiži (duguje ili potražuje D ili P), ukoliko isti taj iznos sa fakture ide u protiv stavku, konto protivstavke upisujete u produžetku, a ukoliko ima više protiv stavki sve se ubacuju i unose se konta i odgovarajuće slovo D ili P (duguje ili potražuje)

DEFINISANJE NAPOMENE ZA FAKTURE Za svaku vrstu fakture možete definisati različitu napomenu koja će Vam služiti kao šablon za unos novih faktura, jer će prilikom kreiranja nove fakture program povlačiti napomenu definisanu u vrstama dokumenata za odgovarajuću vrstu fakture.

UNOS FAKTURE

POPUNAVANJE ZAGLAVLJA FAKTURA Za unos faktura birate sledeću opciju programa TRGOVINA: DOKUMENTI – OTVORI – FAKTURE Kada se prozor za unos fakture otvori, unos fakture se radi kroz sledeće korake:

• Odabir vrste fakture sa kojom će se raditi ili koja će se raditi. U otvorenom prozoru fakture u gornjem levom uglu odabrati iz padajuće liste odgovarajuću vrstu fakture i potom kliknuti na dugme ispod na kome piše nađi.

• Ukoliko ste unosili već fakture te vrste koju ste odabrali treba da vam izlista sve fakture te vrste.

• Unos počinjete ubacivanjem reda (desni klik mišem i odabirom opcije ubaci). Nakon što Vam se otvorio novi red potrebno je popuniti podatke u donem delu prozora fakture.

• Obavezna polja prilikom popunjavanja su datum, valuta, kreator (obično naziv preduzeća), kupac i magacin. Takođe možete popuniti i valutu plaćanja, kasa skonto, način plaćanja i broj izjave.

• Napomenu koja će se štampati u podnožju dokumenta možete popuniti odabirom taba tj. kartice Napomena

• Popunjavanje zaglavlja završavamo snimanjem podataka (ikona sa slikom diskete) i/ili klikom na dugme stavke

POPUNJAVANJE STAVKI FAKTURA Unos stavki faktura počinje odabirom magacina iz kog izlazi roba

• Potom birate artikal (robu, uslugu, materijal ili gotov proizvod). Ukoliko Vam se ne nalazi na listi potrebno ga je dodati u evidenciju artikala (OSNOVNE TABELE – ARTIKLI). Ukoliko se ni tada ne pojavljuje potrebno ga je povezati sa magacinom (OSNOVNE TABELE - ARTIKLI U MAGACINU). Ovo poslednje se dešava kada nepostoji ulaz za robu nego se roba fakturiše bez prethodno urađenog ulaza.

• Prilikom prelaska na sledeće polje program ispisuje tarifu kojoj pripada artikal ukoliko ste to definisali u osnovnim podacima o artiklima, kao i cenu artikla ukoliko ste je zaveli u cenovnik

• Polje na štampi omogućava vam da za unetu tarifu odštampate na fakturi porez ali da ga ne obračunate ukoliko nepopunite polje tarifa.

4

• Ostala obavezna polja su količina i cena. Cena prodaje je cena bez odobrenog rabata, popusta i loma, cena kupcu je cena sa odobrenim rabatom, popustom i lomom i prodajna cena je cena sa dažbinama.

• Kupcu možete da odobrite rabat za svaku stavku pojedinačno ukoliko odaberete tab tj. karticu kupcu i unesete rabat kupcu.

• Svaku sledeću stavku tj. artikal dodajete ubacivanjem tj desnim klikom miša i odabirom opcije ubaci.

• Kada ste uneli i poslednji artikal možete zatvoriti prozor stavki fakture (klikom na x u gornjem desnom uglu prozora fakture, pazite da ne zatvorite kompletan program TRGOVINA ako kliknete na x u gornjem desnom uglu vašeg ekrana;

• Prilikom zatvaranja prozora stavki fakture ukoliko niste do tada snimili podatke program Vas pita da li to želite da učinite. Odabirom opcije DA podaci će biti trajno zapamćeni i uvek ćete moći da pogledate i odštampate dokumenat.

• Fakturu koju ste napravili možete u svakom trenutku da modifikujete i sve promene koje ste načinili biće registrovane na vezanim dokumentima kao što su otpremnica, kartica artikla, knjiga izlaznih faktura, o čemu će biti reči u nastavku. Jedino ukoliko ste fakturu proknjižili u glavnu knjigu promene nastale vašom izmenom u fakturi neće se reflektovati na nalog u glavnoj knjizi. Potrebno je ili ručno ispraviti nalog za knjiženje ili ga obrisati i pustiti ponovo knjiženje fakture u glavnu knjigu.

• Ukoliko je to potrebno određenim korisnicima programa je moguće zabraniti da modifikuju fakturu ili bilo koji drugi dokumenat tako što se odrede prava pristupa pojedinim korisnicima programa.

OTPREMNICA Nakon zatvaranja prozora stavki fakture program automatski kreira otpremnicu koju možete pregledati u prozoru koji se dobija opcijom menija: DOKUMENTI – OTVORI – OTPREMNICA Takođe je moguće napraviti fakturu ukoliko već postoji napravljena otpremnica i to na taj način što se:

• Kada se ubaci nova faktura bira opcija napravi dokumenat od iz taba tj. kartice dokumenti u zaglavlju fakture;

• U novo otvorenom prozoru se odabere otpremnica na osnovu koje hoćete da pravite fakturu;

• Kliknete na dugme potvrdi i kada se vratite u zaglavlje fakture i kliknete na tab tj karticu zaglavlje dobićete već popunjenu fakturu sa podacima iz otpremnice zajedno sa svim stavkama artikala. Potrebno je samo popuniti nedostajuće podatke i snimiti fakturu.

ŠTAMPA FAKTURA Kada završite sa unosom stavki snimite podatke i birajte opciju print sa reda dugmića sa leve strane.

• Otvara se prozor pogleda pre štampe • Gore levo možete odabrati vrstu štampe tj. jedan od oblika fakture (faktura A3, faktura

na ćirilici, izlazna kalkulacija, faktura bez znaka, otpremnica ...) • Potom, ukoliko hoćete da dokumenat pregledate pre štampe kliknite na dugme

Pogled, ukoliko hoćete pogled da uvećate kliknite na dugme ceo ekran.

5

• U ovom prozoru imate mnoštvo podešavanja kao što su margine, štampa prefiksa broja dokumenta, Orijentacija (uspravno, popreko), štampač na koji se štampa itd. Sve ovo može da se snimi za sledeće korišćenje.

• Odabirom opcije print dokumenat se šalje na štampač. Napomena: Proverite u tabu tj kartici printer u prozoru pregleda pre štampe da li je podešen vaš printer.

KNJIŽENJA I KNJIGA IZLAZNIH FAKTURA

KNJIŽENJE FAKTURE NA KARTICU ARTIKLA Nakon zatvaranja prozora stavki na kartici artikla automatski će biti proknjižena promena za svaki artikal sa fakture. Pogledajte karticu artikla odabirom opcije menija: PREGLEDI – PREGLEDI KARTICA

• Odaberite magacin za koji ste kreirali fakturu i unesite datum od kad do kad želite pregled kartice.

• Klikom na dugme pregled dobićete kumulativnu karticu artikala iz magacina; • Duplim klikom na neki od artikala dobijate njegovu karticu na kojoj se beleže sve

promene koje radite kroz dokumenta u ovom slučaju faktura; • Pronađite stavku koja je proknjižena fakturom koju ste napravili.

KNJIGA IZLAZNIH FAKTURA Sem knjiženja na karticu artikla, program vrši i automatsko knjiženje u knjigu izlaznih faktura. Nakon urađene fakture knjiga ulaznih faktura je dopunjena sa stavkom napravljene fakture. Knjiga ulaznih faktura se nalazi u delu programa FINANSIJSKA OPERATIVA u prozoru koji se dobija odabirom opcije menija DOKUMENTI – OTVORI – KNJIGA IZLAZNIH FAKTURA.

KNJIŽENJE FAKTURE U GLAVNU KNJIGU Ukoliko ste definisali knjiženja za vrstu fakture koju ste napravili možete da pristupite knjiženju u glavnu knjigu. Knjiženje se odvija na taj način što:

• Otvorite prozor fakture DOKUMENTI – OTVORI – FAKTURA • Nađete fakturu ili fakture koje želite da knjižite, markirate ih i kliknete na dugme

knjiži u vrhu prozora; • Treba da Vam se otvori prozor u kome imate listing dokumenata koje ste odabrali za

knjiženje i klikom na dugme knjiži formiraće se nalozi u glavnoj knjizi po šablonu koji ste definisali za tu vrstu fakture (vidi definisanje knjiženja za fakture).

CONNECT Software, Novi Sad, 2003