Information Technology ValuationTugas Personal ke-2

Disusun Oleh :

Nama Mahasiswa

: Benny Adhetya

Nomor Induk Mahasiswa : 1601282076Tanggal Pengerjaan Tugas : 14 Desember 2013

Tugas Personal ke-2 Pertemuan 21. Pengeluaran biaya untuk IT, secara historis hanya dipandang sebagai biaya administratif, kini tidak berlaku lagi tetapi harus dipandang sebagai investasi-bisnis. Jelaskan maksud dari pernyataan tersebut menurut anda!Jawab

Berbagai macam pengeluaran biaya untuk IT, sebelumnya hanya dipandang sebagai biaya yang harus dikeluarkan perusahaan tanpa perusahaan mengetahui manfaaat yang didapatkan dari biaya yang sudah dikeluarkan. Akan tetapi saat ini, biaya-biaya yang sudah dikeluarkan untuk kebutuhan IT harus bida diukur atau dinilai manfaat dari biaya yang dikeluarkan tersebut. Perusahaan harus bisa menghitung value dari IT yang dimiliki. Oleh sebab itu IT tidak hanya mengeluarkan biaya administratif, akan tetapi juga merupakan sebuah investasi yang harus memberi manfaat buat perusahaan. 2. Apa yang dimaksud dengan pengeluaran/expenditure dalam IT adalah hiden atau terselubung bagi user-department? Mengapa?Jawab

Pengeluaran/expenditure dalam IT adalah hiden atau terselubung bagi user-department berarti bahwa biaya-biaya pengeluaran di IT sulit diukur atau tersembunyi di user departement. Hal ini dikarenakan biaya aktuil TI tidak dapat ditelusuri dan tidak termasuk dalam anggaran pusat, jadi baik pengeluaran aktuil maupun pertumbuhannya tidka diketahui. Makin desentralisasi sebuah organisasi maka kemungkinan akan makin tersembunyi biaya dari TI tadi.3. Apa saja benefit yang dapat diperoleh dari aplikasi IT, sebutkan!Jawab

IT Benefits atau manfaat-manfaat yang diperoleh organisasi/perusahaan yang bersumber

dari pengaplikasian IT atau IS. Ada dua kategori manfaat IT berdasarkan kesulitan

pengukuran : Tangible, dapat diukur secara kuantitatif, misalnya penghematan kertas, penghematan sumber daya manusia dll.

Intangible , sulit diukur dan dikuantifikasi seperti peingkatan kualitas layanan, memperbaiki penampilan produk dsb.Value dari IT dapat dipahami sebagai nilai tambah bisnis yang berasal dari penerapan

IT. Pengukuran atau measurement sebagai suatu alat manajemen untuk :

Menemukan apa yang mereka tidak tahu

Konfirmasi apa yang sudah diketahui

Memutuskan apa yang harus dilakukan4. Mengapa sulit untuk mengukur benefit dari IT? Jelaskan!Jawab

Menurut Keen kompleksitas atau kesulitan pengukuran benefit IT bagi manajemen,

dikarenakan :

Pengeluaran IT tidak secara langsung menciptakan benefit

Tingkat investasi yang sama dalam teknologi (IT), dapat membuahkan hasil yang sangat berbeda-beda

Banyak benefit-benefit value-added tidak ditunjukkan dalam sistem akuntansi

Secara keseluruhan penyebab umum dari kesulitan dalam pengukuran benefit-benefit IT adalah sbb. :

Ketidak cukupan manajemen IT dan nilai IT

Kekurang madainya ukuran-ukuran untuk menjelaskan value dari IT

Kelangkaan kerangka kerja untuk mengukur value dari IT5. Apa maksudnya analisis biaya dan manfaat? bagaimana tekniknya?Jawab

Analisis biaya dan manfaat adalah pendekatan untuk rekomendasi kebijakan yang memungkinkan analisis membandingkan dan menganjurkan suatu kebijakan dengan cara menghitung total biaya dalam bentuk uang dan total keuntungan dalam bentuk uang (Dunn, 2003).Analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk membandingkan berbagai biaya yang terkait dengan investasi dengan manfaat yang diharapkan untuk didapatkan. Baik faktor berwujud maupun tidak berwujud harus diperhitungkan dan dipertanggungjawabkan.Tahapan untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah : Menentukan semua manfaat dan biaya dari proyek yang akan dilaksanakan Menghitung manfaat dan biaya dalam nilai uang Menghitung masing-masing manfaat dan biaya dalam nilai uang sekarang.Metode-metode untuk menganalisis manfaat dan biaya suatu proyek antara lain : Metode payback period (PP), Metode Present Value (NPV),

Internal Rate of Return (IRR) dan Perbandingan manfaat biaya (BCR = benefit-cost ratio).6. Manager menggunakan decision rules dan tools dalam sebuah DASHBORD. Jelaskan elemen-elemen yang harus disediakan dalam dashboard tersebut agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh manager? Jawab

Tindakan yang diperlukan untuk memantau kekuatan dan kelemahan,

Mengarahkan sumber daya dan organisasi,

Bertindak sebagai panduan bagi manajemen dan membentuk inti dari perencanaan dan kontrol

Memungkinkan manajemen untuk menilai kontribusi berbagai faktor yang Mempengaruhi kinerja keseluruhan organisasi.7. Jelaskan pendekatan yang komprehensif dalam pengukuran/measurement IT Value?Jawab Memhamai dengan jelas apa yang akan diukur kerangka manajemen dengan aktivitas-aktivitas yang direncanakan.

Memilih sekumpulan ukuran-ukuran kunci (KPI) dari value-IT untuk assess aplikasi dan supply IT

Menerapkan program pengukuran value-IT yang efektif dalam organisasi, sebagai management-tools

Mengembangkan norma-norma untuk aplikasi dan supply IT, dengan benchmarking.

8. Dapatkan pengukuran BtripleE untuk spesifik aplikasi IT!Jawab

Pengukuran nilai teknologi informasi dengan metode BTripleE Framework pada Sistem ERP modul Inventory dan Production and Operation di PT. Pan Brothers Tbk yang bergerak di bidang industri busana.

Permasalahan yang dihadapi

Ada beberapa permasalahan yang timbul di sistem ERP Application, seperti:

Tampilan program sistem ERP yang sudah ada masih kurang user-friendly dan penggunaan kata yang masih belum konsisten di tampilan sistem.

Masih banyak user yang belum paham dalam menggunakan sistem ERP yang baru.

Penanganan terhadap masalah Sistem ERP sangat minim diketahui user, sehingga lebih didominasi oleh Tim Support.

Sistem yang masih belum stabil ditandai dengan adanya error/bug sehingga masih sering dilakukan modifikasi program.

Banyak menu yang redundan

Tidak semua menu pada sistem ERP dapat mengenerate kode transaksi sehingga sistem pengkodean menjadi tidak konsisten.Temuan yang dikaitkan dengan B-TripleE framework

Berdasarkan temuan di atas, kami menghubungkan temuan tersebut dengan BTripleE Framework dimana fokus pada Innovation and Learning Perspective pada lima layer, meliputi:

IT Supply Management Scorecard

IT Infrastructure Management Scorecard

IT Development Management Scorecard Account Management Scorecard

Client Support ScorecardBerikut merupakan salah satu contoh, dimana layer yang digunakan adalah IT Supply Management ScorecardMeasuresTemuan

Be an innovative supplier

% of budget spent on IT staff training.Biaya yang dialokasikan dalam sistem ERP untuk kebutuhan training/pelatihan IT tidak lebih dari 100 juta rupiah setiap tahunnya.

% of budget spent on IT research and development.Biaya yang dialokasikan dalam sistem ERP ini adalah sekitar 200 500 juta rupiah setiap tahunnya yang digunakan untuk penelitian dan pengembangan IT.

Average ages of hardware and IT applications.Rata-rata umur dari hardware dan aplikasi IT yang ada di perusahaan berkisar antara 1-3 tahun.

Mix of new and old technology and extent of their usage.Tingkat perpaduan antara sistem lama dan sistem ERP ini masih terlihat cukup tinggi. Hal ini bisa dilihat dari persentase perpaduannya yang mencapai 70 90 %.

Number of new products/ services launched per year.Banyaknya produk atau layanan IT yang dihasilkan setiap tahunnya dapat mencapai 7 9 buah.

Foster innovative thinking

Number of employee improvement ideas made, approved and implemented per year.Munculnya ide-ide dari karyawan yang dibuat, disetujui, dan diimplementasikan setiap tahunnya terdapat 4 6 ide.

Create new markets

% of revenues from new applications, products, and/or relationships.Peningkatan produktivitas sistem ERP yang berasal dari aplikasi dan produk IT baru yang saling terkait di dalamnya dapat mencapai 50 70%.

Kesimpulan

1.1 Sistem ERP di PT. Pan Brothers Tbk masih terdapat beberapa kekurangan, seperti sistem masih sering mengalami error/bug, tidak semua menu pada sistem ERP dapat mengenerate kode transaksi, sehingga Tim ERP masih sering melakukan modifikasi program1.2 User masih belum sepenuhnya memahami bagaimana cara menggunakan fiturfitur yang tersedia di modul Inventory dan Production and Operation, sehingga penanganan harus dilakukan oleh Tim Support sistem ERP.1.3 Sistem ERP mampu menghasilkan data stok bahan baku secara real-time menyangkut penerimaan barang dari yang dikirimkan baik secara complete maupun partial.1.4 Perubahan budaya untuk beralih menggunakan sistem ERP, masih belum sepenuhnya diterima oleh user, sehingga masih dibutuhkan sosialisasi lebih lanjut mengenai kelebihan apa saja yang dapat diperoleh dengan adanya sistem ERP ini.2.1 Sistem ERP yang telah diterapkan di PT. Pan Brothers Tbk telah mampu meningkatkan kinerja fungsi-fungsi yang sudah ada, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja di dalam perusahaan.2.2 Sistem ERP telah mampu menghasilkan pelaporan yang real-time bagi top management, sehingga dapat memudahkan pengambilan keputusan maupun penentuan strategi bisnis ke depannya.2.3 Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan kuesioner untuk user Divisi Warehouse dapat disimpulkan bahwa sistem ERP pada modul Inventory sudah sangat efektif, memiliki integrasi data yang baik, serta memiliki tampilan yang mudah dipahami dan digunakan.2.4 Berdasarkan hasil pengukuran menggunakan kuesioner untuk user Divisi Factory dapat disimpulkan bahwa sistem ERP pada modul Production and Operation memiliki kecenderungan yang kurang efektif dan kurang baik, terkait efektivitas waktu penggunaan, integrasi data, serta tampilan sistemDaftar Pustaka :1. Sudirwan, J . (2013). The Need to Measure the Value of IT. Jakarta: Binus University 2. Van der Zee, Han T.M., (2002), Measuring the Value of Information Technology, IRM Press, eISBN 1-59140-010-43. Forum Diskusi Binus Online Learning, 14 Desember 2013 Pukul 14.00

Blitar, 14 Desember 2013

Benny Adhetya