080811035055propuestametodologicaevaluacionex post
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INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACION PÚBLICA ICAP
PROGRAMA DE MAESTRÍA NACIONAL EN GERENCIA DE PROYECTOS DE DESARROLLO
Propuesta metodológica para realizar evaluación ex- post de proyectos para abastecimiento de agua potable y disposición de aguas residuales
Tesis sometida a la consideración del Tribunal Examinador del Programa de Postgrado en Gerencia de Proyectos de Desarrollo para optar al Título
de Magister Scientiae en Gerencia de Proyectos de Desarrollo
Elaborado por:
Francisco Javier Valverde Hernández Jorge Arturo Madrigal García
San José, Costa Rica Junio, 2011
ii
Agradecimientos
Javier y Jorge
Al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados por brindarnos la oportunidad de prepararnos en el campo de la gerencia de proyecto.
A la profesora Gloria Chicas de Márquez, ejemplo de vocación de educadora, por su orientación y dedicación durante la elaboración de este trabajo.
Al profesor Sergio Ivan Vega Mayorga por su guía y apoyo para mejorar el contenido de este trabajo.
A nuestras esposas, que nos apoyaron para culminar nuestros estudios.
Jorge
A Maritza Oconitrillo por su apoyo incondicional y por asumirresponsabilidades laborales que me permitieron disponer del tiempo requerido para realiza los estudios.
iii
Dedicatoria
A nuestras madres que han sido un ejemplo de vida dedicada a la formación y apoyo de sus hijos.
A nuestros padres (qdDg) por su ejemplo de honradez y trabajo lo que contribuyó a la formación de nuestros valores y carácter.
A nuestras esposas por su compañía en el proyecto más importante de nuestras vidas que es la formación de nuestras hijas e hijos, y por asumir el reto de alcanzar la maestría como un proyecto familiar.
A nuestros hijos e hijas, les legamos este esfuerzo para estimular el deseo de superación y como testimonio de que nunca es tarde para emprender retos intelectuales.
Los proyectos carentes de reflexión fracasan; tendrán éxito si han sido bien madurados.
Proverbios 15: 22
iv
Resumen Ejecutivo
En el AyA la experiencia en proyectos ha tenido un énfasis en la formulación
técnica ingenieril, en la ejecución y en la operación, sin que se evalúe si se han
alcanzado los objetivos y metas propuestas.
El objetivo de este trabajo es desarrollar una metodología de evaluación Ex-
post para proyectos abastecimiento de agua potable y disposición de agua
residual, mediante la definición de indicadores y guías de evaluación, para
determinar la eficacia, eficiencia y el impacto de los proyectos, para que los
formuladores, ejecutores, operadores y evaluadores de proyectos
institucionales, cuenten con una herramienta estandarizada, para la
retroalimentación y mejora continua en la toma de decisiones en las distintas
etapas del proyecto.
Como parte de la investigación se realizaron entrevista a funcionaros
responsables de las fases de pre-inversión, ejecución y operación de los
sistemas, el diagnóstico mostró la ausencia en AyA de una metodología para la
evaluación en general y particularmente de ausencia de metodologías para la
evaluación ex -post de término y de impacto.
Se determinó que durante la fase de pre-inversión no se identifican con
claridad los objetivos e indicadores con los cuales serán evaluados los
proyectos, de aquí la necesidad de desarrollar un modelo de evaluación ex-
post que oriente a los formuladores de proyectos en la definición de objetivos e
indicadores, así como en el establecimiento de la línea base para la evaluación
posterior de los proyectos.
A pesar de que en los últimos años el AyA ha mantenido un programa de
capacitación de profesionales en el tema de gerencia de proyectos, se
determinó que un número muy reducido de ellos están laborando en áreas
afines al desarrollo de los proyectos. Como resultado del diagnóstico se
v
determinó que 47% de los entrevistados tiene conocimiento de evaluación ex -
post, sin embargo el 89% de los entrevistados indicó que nunca ha participado
en la ejecución de una evaluaciones ex -post.
La metodología que se propone en esta investigación es para efectuar la
evaluación ex-post de los proyectos de abastecimiento de agua potable y
disposición de agua residual que lleve a cabo el Instituto Costarricense de
Acueductos y Alcantarillados (AyA).
El modelo establece la forma de evaluar los proyectos inmediatamente que los
mismos son terminados por los encargados de la construcción de las obras y
entregados a los responsables de la operación (evaluación ex -post de
término), además se define el modelo para realizar la evaluación ex -post de
operación (impacto parcial), según la naturaleza del proyecto.
Se determinó que el manejo de la información de los proyectos no se realiza de
forma estandarizada, no se conforma un portafolio de proyecto en el cual se
integren todos los documentos relacionados con el proyecto, desde la
identificación del problema, hasta la puesta en operación, lo que permitiría
realizar un proceso de evaluación ex -post que retroalimente la formulación de
proyectos.
En la metodología propuesta se establece la secuencia que debe seguirse
para realizar una evaluación ex post de proyectos, se identificaron las
siguientes actividades a seguir para realizar un proceso de evaluación ex -
post: planificación de la evaluación ex -post, definir los objetivos, conformar el
equipo de evaluación, valorar la información disponible, identificar los temas a
evaluar, establecer un cronograma de actividades, estimar el presupuesto,
establecer la línea base, recopilar la información, aplicar la metodología de
evaluación diseñada, elaborar el informe de evaluación y comunicación de los
resultados.
Se anota la recomendación de que la conformación del equipo de evaluación,
que debe ser coordinado por la Dirección de Planificación y se conforme con
vi
funcionarios de distintas Direcciones, debe contar con expertos en temas
agua potable, agua residuales, sistemas electromecánicos, ambiental y
financiero, según la naturaleza del proyecto; se define un inventario de la
información que debe ser consultada y las fuentes de información; se
seleccionaron un número importante de indicadores, tanto de uso internacional
como los relacionados con el cumplimiento de tiempo de ejecución de obras y
los relacionados con el costo del proyecto, como algunos de uso en el AyA
sobre la calidad de servicio y algunos elaborados por los autores; se define la
forma en que se debe evaluar si se cumplieron los compromisos ambientales,
asumidos durante la fase de formulación del proyecto, tanto durante la fase de
construcción como de operación; se detalla en la propuesta un modelo del
contenido de los informes de Término de Proyecto y el de Evaluación Ex -
post.
En la apéndice 4 de presentan las 12 guías propuestas, mediante las cuales
se sistematiza el proceso de evaluación ex -post.
vii
Tabla de contenido
CAPÍTULO I............................................................................................2
1. MARCO METODOLÓGICO..................................................................2
1.1 Introducción:........................................................................................................2
1.2 Justificación del tema...........................................................................................3
1.3 Problema de estudio............................................................................................51.3.1 Planteamiento general del problema............................................................................................51.3.2 El problema en síntesis.................................................................................................................61.4.1 Delimitación temporal...................................................................................................................71.4.2 Delimitación espacial...................................................................................................................71.4.3 Delimitación institucional..............................................................................................................81.4.4 Delimitación al alcance..................................................................................................................8
1.5 Objetivo General.................................................................................................91.5.1 Objetivos Específicos.....................................................................................................................9
1.6 Estrategia de investigación.................................................................................131.6.1 Caracterización de la Investigación.............................................................................................131.6.2 Fuentes de información...............................................................................................................13
1.6.2.1 Investigación bibliográfica..................................................................................................141.6.2.2 Investigación de campo......................................................................................................15
1.6.3 Procesamiento de la información...............................................................................................151.6.4 Limitantes de la investigación.....................................................................................................15
CAPITULO II......................................................................................... 17
2. MARCO TEÓRICO........................................................................... 17
2.1 Introducción......................................................................................................17
2.2 Teoría de proyectos...........................................................................................182.2.1 Conceptualización.......................................................................................................................182.2.2 Clasificación de proyectos...........................................................................................................20
2.3 Enfoque del Marco Lógico (EML) como sustento de la formulación de los proyectos.................................................................................................................................21
2.4 Ciclo de vida del proyecto.................................................................................262.4.1 Fase de pre inversión..................................................................................................................282.4.2 Fase de promoción, negociación y financiamiento.....................................................................292.4.3 Fase de diseño final....................................................................................................................302.4.4 Fase de inversión/ejecución:......................................................................................................312.4.5 Fase de operación / funcionamiento..........................................................................................33
2.5 Evaluación de proyectos....................................................................................352.5.1 Tipos de Evaluación durante el Ciclo del Proyecto.....................................................................362.5.2 Evaluación Ex-ante.....................................................................................................................372.5.3 Evaluación durante.....................................................................................................................382.5.4 Evaluación ex-post......................................................................................................................38
2.5.4.1 Evaluación ex-post de término..........................................................................................39
viii
2.5.4.2 Evaluación ex-post de operación “Impacto parcial”..........................................................402.5.4.3 Evaluación ex-post de impacto...........................................................................................40
2.6 Indicadores de gestión......................................................................................432.6.1 Clases de indicadores.................................................................................................................432.6.2 Indicadores transversales:...........................................................................................................46
2.7 Principios de la evaluación................................................................................47
2.8 Gerencia de Proyectos.......................................................................................482.8.1 Informe de Término de Proyecto.................................................................................................52
2.8.1.1 Estructura del informe de término de proyecto (ITP)..........................................................522.8.1.2 Estructura del informe de operación (Impacto parcial) del proyecto..................................53
CAPÍTULO III........................................................................................ 56
3 MARCO REFERENCIAL.................................................................... 56
3.1 Introducción......................................................................................................56
3.2 Caracterización................................................................................................573.2.1 Características generales del país..........................................................................................573.2.2 Organización del sector de agua potable y disposición de aguas residuales..........................58
3.3 Política Sectorial...............................................................................................583.3.1 Cobertura...................................................................................................................................583.3.2 Calidad de agua......................................................................................................................593.3.3 Saneamiento..........................................................................................................................60
3.4 Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados..................................613.4.1 Historia...................................................................................................................................613.4.2 Caracterización del AyA..........................................................................................................63
3.4.2.1 Políticas institucionales......................................................................................................643.4.2.2 Estrategias Institucionales..................................................................................................653.4.2.3 Misión................................................................................................................................673.4.2.4 Visión.................................................................................................................................673.4.2.5 Valores...............................................................................................................................67
3.4.3 Estructura orgánica del AyA.......................................................................................................68
3.5 Organización de AyA para la gestión de proyectos..........................................703.5.1 Estructura Orgánica de Unidades Ejecutoras.............................................................................783.5.2 Tipo de proyectos.....................................................................................................................78
3.5.2.1 Proyectos en sistemas administrados por AyA..................................................................783.5.2.2 Proyectos en sistemas de administración comunal......................................................79
3.6 Experiencias referentes a la Evaluación Ex-post..............................................793.6.1 Experiencias internacionales..................................................................................................793.6.2 Experiencias Nacional en evaluación ex- post........................................................................813.6.3 Perspectiva de evaluación ex-post de proyectos en AyA......................................................82
3.7 Estructura Normativa......................................................................................823.7.1 Normativa Funcional..............................................................................................................823.7.2 Normativa sobre evaluación ex-post......................................................................................83
CAPÍTULO IV....................................................................................... 87
ix
4. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN EX -POST QUE SE REALIZA EN AYA................................................................................................ 87
4.1 Introducción.......................................................................................................87
4.2 Instrumentos de investigación............................................................................88
4.3 Análisis de resultados.........................................................................................904.3.1 Estudios de pre- inversión...........................................................................................................904.3.2 Metodología de evaluación ex -post...........................................................................................914.3.3 Estructura organizativa para la evaluación Ex -post...................................................................924.3.4 Indicadores de ejecución de obra................................................................................................934.3.5 Expediente de proyecto..............................................................................................................934.3.6 Capacitación profesional para evaluación...................................................................................954.3.7 Formación profesional y experiencia en evaluación ex -post......................................................964.3.8 Seguimiento y control de proyectos............................................................................................974.3.9 Recepción de obras para la operación.........................................................................................984.3.10 Costo presupuesto y costo real................................................................................................994.3.11 Informe de término de proyecto...............................................................................................994.3.12 Evaluación de procedimientos de fase de ejecución...............................................................1004.3.13 Normativa ambiental...............................................................................................................1014.3.14 Información para evaluación ex -post de operación...............................................................102
CAPÍTULO V...................................................................................... 104
CAPÍTULO V...................................................................................... 105
5. PROPUESTA METODOLOGÍA PARA REALIZAR EVALUACIÓN EX - POST DEPROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE ABASTECIMIENTO DE AGUA POTABLEY DISPOSICIÓN DE AGUA RESIDUAL................................................. 105
5.1 Introducción.....................................................................................................105
5.2 Planificación de la evaluación Ex -post............................................................107
5.2.1 Definir los objetivos de la Evaluación Ex -post...............................................1075.2.2 Conformar el equipo de evaluación..........................................................................................1085.2.3 Valorar la información disponible.............................................................................................1085.2.4 Identificar los temas a evaluar...................................................................................................1095.2.5 Establecer un cronograma de actividades.................................................................................1095.2.6 Estimar el presupuesto..............................................................................................................1105.2.7 Establecer línea de base de evaluación....................................................................................1105.2.8 Recopilar la información y aplicar la metodología de evaluación diseñada...............................1115.2.9 Reuniones y trabajo de campo..................................................................................................1115.2.11 Comunicación de los resultados..............................................................................................112
5. 3 Evaluación ex -post de término........................................................................1125.3.1 Ejecución de obra......................................................................................................................1125.3.2 Indicador de cumplimiento temporal (ICT)................................................................................1135.3.3 Indicador de Costos (IC).............................................................................................................1135.3.4 Grado de desempeño de la Unidad ejecutora (GDUE)..............................................................1145.3.5 Tiempo de formalización de finiquito de obra (TFFO)...............................................................1145.3.6 Tiempo de capitalización de obra (TCO)....................................................................................1155.3.7 Elaboración de informe de término de proyecto (ITP)..............................................................116
x
5.3.8 Grado de cumplimiento de la normativa ambiental..................................................................1175.3.9 Cumplimiento de las especificaciones técnicas.........................................................................1185.3.10 Costo de la unidad ejecutora (CUE).........................................................................................118
5.4 Evaluación ex -post de operación (Impacto parcial)..........................................1195.4.1 Índice de producción de agua (IPA):..........................................................................................1195.4.2 Índice de dotación (ID):.............................................................................................................1205.4.3 Agua no contabilizada (ANC):....................................................................................................1205.4.4 Población que recibe agua potable (PAP):.................................................................................1215.4.5 Indicador de Cobertura (ICOBAP)..............................................................................................1215.4.6 Diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y el proyectado (DPC)...........1225.4.7 Volumen de agua recibida en el sistema. (VAR)........................................................................1235.4.8 Agua residual tratada en el sistema (TRA).................................................................................1245.4.9 Población conectada al alcantarillado (PCA).............................................................................1245.4.10 Indicador de Cobertura (ICOBAR)............................................................................................1255.4.11 Diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y el proyectado con servicio derecolección de agua residual (DPSAR)................................................................................................1255.4.12 Ingresos de operación por servicio de agua potable (IOAP)....................................................1265.4.13 Ingresos de operación por servicio de agua residuales (IOAR)................................................1275.4.14 Costos de operación para servicio de agua potable (COAP)...................................................1285.4.15 Costos de operación para servicio de agua residuales (COAR)................................................1295.4.16 Costos de mantenimiento para servicio de agua potable (CMAP)..........................................1305.4.17 Costos de mantenimiento por servicio de agua residuales (CMAR)......................................1305.4.18 Tiempo de conexión de un nuevo servicio agua potable (TCNSAP):........................................1315.4.19 Tiempo de conexión de un nuevo servicio de agua residual (TCNSAR):...............................1315.4.20 Tiempo de atención de fugas en redes de agua potable (TFAP):............................................1325.4.21 Tiempo de atención de obstrucciones en redes de agua residual (TOAR):.............................1325.4.22 Nivel de ruido en instalaciones electromecánicas (NR):..........................................................1325.4.23 Registro de quejas por deficiencias del servicio:.....................................................................1325.4.24 Número de reportes por malos olores (RMO):........................................................................1335.4.25 Nivel de gases en instalaciones (NGI):.....................................................................................133
5.5 Guías de evaluación..........................................................................................134
5.6 Propuesta de contenido del informe.................................................................1355.6.1 Informe evaluación ex -post de término...................................................................................1355.6.2 Informe de evaluación ex -post de operación (Impacto parcial)...............................................138
5.7 Fortalecimiento del recurso humano................................................................140
5.8 Implementación................................................................................................140
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................................... 143
6.1 Conclusiones....................................................................................................143
6.2 Recomendaciones.............................................................................................145
APÉNDICE 1...................................................................................... 148
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN..................................................... 148
APÉNDICE 2...................................................................................... 162
xi
RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS..................... 162
APÉNDICE 3...................................................................................... 194
RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LAS GUÍAS DE REVISIÓN DEDOCUMENTACIÓN............................................................................. 194
APÉNDICE 4...................................................................................... 199
GUÍAS PARA REALIZA LA EVALUACIÓN EX - POST DE TÉRMINO Y EVALUACIÓNEX - POST DE OPERACIÓN (IMPACTO PARCIAL) DE PROYECTOS DEINFRAESTRUCTURA PARA EL ABASTECIMEINTO DE AGUA POTABLE YDISPOSICIÓN DE AGUA RESIDUAL.................................................... 199
ÍNDICE DE CUADROS........................................................................ 248
ÍNDICE DE FIGURAS.......................................................................... 249
SIGLAS.............................................................................................. 250
xii
CAPÍTULO I
MARCO METODOLÓGICO
1
CAPÍTULO I
1. MARCO METODOLÓGICO
1.1 Introducción:
En este capítulo se expone la metodología utilizada en el desarrollo de la
investigación, con miras a determinar el nivel de evaluación ex-post que
realiza el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA), así
como para establecer los parámetro para efectuar una metodología de
evaluación ex-post de término y de operación de proyectos de
infraestructura para agua potable y disposición de aguas residuales1. Para
esto en el capítulo se desarrollan los siguientes temas.
Justificación del tema, en donde se describe de forma general la situación
de la evaluación ex-post de proyectos en el Instituto.
Problema de estudio, se hace un planteamiento general del problema y
una síntesis del mismo.
Delimitación del sujeto de estudio, en donde se define el área de
investigación seleccionando cuatro proyectos ejecutados por AyA , los
cuales se constituyen en la muestra sujeta de análisis, en la delimitación
temporal se seleccionaron proyectos ejecutados en los últimos cinco
años.
La delimitación Institucional en donde se hace referencia al marco
constitutivo Institucional y algunas características del AyA.
1 Disposición de aguas residuales: Se define como el proceso de recolección, tratamiento y disposición final de aguas servidas.
2
La estrategia de investigación se enmarca dentro de un enfoque
descriptivo cualitativo.
1.2 Justificación del tema
En Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) uno de
los más importantes rubros de su presupuesto es el que se dedica a la
inversión en obras de infraestructura sanitaria en las áreas de
abastecimiento de agua potable y de disposición de aguas residuales; en
el corto y mediano plazo se plantean inversiones del orden de 600
millones de dólares ( Plan de inversiones 2010-2015, AyA, 2010 ) por lo
que cobra especial interés la elaboración de un modelo de evaluación ex-
post de proyectos de infraestructura que permita determinar si se han
alcanzado los objetivos y metas que en la fase de formulación de cada
uno de los proyectos se propuso.
Cada vez con más frecuencia los entes de fiscalización del Estado
solicitan a la Institución que efectué evaluaciones de los proyectos; así
mismo los organismos de financiamiento externo solicitan, como parte de
los requisitos para nuevos préstamos, las evaluaciones de proyectos
anteriores, con miras a asegurar que los mismos han alcanzado los
objetivos y las metas propuestos.
Por otra parte la sociedad civil, por iniciativa particular o por medio de
otras instancias tales como la Defensoría de los Habitantes, la Contraloría
General de la República, los medios de comunicación colectiva y las
municipalidades, piden cuentas sobre la eficiencia y eficacia en el uso de
los recursos públicos utilizados en los proyectos de infraestructura;
también AyA ha definido una política de rendición de cuentas, sin
embargo es necesario que ésta se sustente en una metodología objetiva,
clara y sencilla para asegurar la rendición de cuentas a la ciudadanía.
3
También es importante evaluar los resultados que se obtienen con la
ejecución de un proyecto, para brindar a los gestores la retroalimentación
necesaria para mejorar el desempeño en la formulación de nuevos
proyectos obviando los errores cometidos y potenciando las buenas
prácticas.
En el AyA la experiencia en la ejecución de proyectos se ha limitado a la
fase de formulación, ejecución y operación, sin que se evalué si se han
alcanzado los objetivos y metas propuestos, más aun, durante la etapa
de formulación no se identifican con claridad los objetivos e indicadores
con los cuales serán evaluados los proyectos, de aquí la necesidad de
desarrollar un modelo de evaluación ex-post que oriente a los
formuladores de proyectos en la definición de objetivos e indicadores, así
como en el establecimiento de la línea base para la evaluación posterior
de los proyectos.
La particularidad de las obras de infraestructura de abastecimiento de
agua potable y de los sistemas de disposición de aguas residuales, por
su impacto sobre los indicadores de salud y ambiente, requieren que en
su evaluación, no sean tratados solamente como obras de infraestructura,
por lo que el modelo de evaluación ex-post para este tipo de proyectos
debe de estar necesariamente compuesto de aspectos relacionados con
la salubridad pública, medio ambiente, desarrollo económico y social.
Si bien la evaluación puede ser desarrollada en las diferentes fases del
ciclo del proyecto, la carencia que se ha identificado en AyA es la de una
metodología de evaluación ex-post, para ser aplicada al final de la etapa
de ejecución o de término de cada proyecto de infraestructura
( evaluación ex-post de término); así como la evaluación del proyecto, a
un plazo de su puesta en operación, en el cual se puedan medir los
impactos que el proyecto generó sobre la zona de influencia, este plazo
de evaluación en la fase de operación y sus impactos dependerá de las
características de cada proyecto, esta evaluación es la denominada
4
evaluación ex-post impacto. Dado que el tiempo requerido que transcurra
para medir los impactos en proyectos de agua potable y aguas residuales
es muy largo, para este trabajo se plantea realizar una metodología de
evaluación de término de la fase de ejecuciyn y una evaluaciyn “parcial de
impacto” en la fase de operaciyn.
1.3 Problema de estudio
1.3.1 Planteamiento general del problema
En el AyA no ha desarrollado una metodología sistematizada que este
formalizada y sea de uso general, que promueva el desarrollo de una
cultura de evaluación ex-post de los proyectos que se ejecutan,
solamente se efectúa actividades de control en la etapa de construcción
desde una perspectiva de supervisión de un contrato de obra, sin que se
planteen análisis comparativos con los supuestos en los que se
fundamentó el proyecto, no se confronta la información que se utilizó en
la etapa de pre-inversión; además, la práctica Institucional se limita a un
control que se efectúa durante los contratos de obra en aspectos como
costos, plazos y calidad, sin evaluar durante la operación de los sistemas
si se están cumpliendo los supuestos que justificaron el proyecto, en
aspectos tales como costos operativos, en electricidad, recursos
humanos, vida útil y eficiencia de los equipos, generación de ingresos,
cobertura, saneamiento de cuerpos receptores y del entorno urbano.
La ausencia de una metodología de evaluación ex-post puede estar
ocasionando que los supuestos en que se basan los análisis de
perfectibilidad y factibilidad de un proyecto, no correspondan a la realidad,
trayendo como posibles consecuencias una mala estimación de costos
operativos, de generación de ingresos, de beneficios sociales, que ponen
en riesgo la sostenibilidad del sistema en su fase de operación.
5
Otra consecuencia de esta situación es que el Instituto, al carecer de
estas evaluaciones ex-post, tiene una debilidad ante los entes de
financiamiento para la justificación adecuada de su cartera de proyectos,
lo que puede traducirse en un deterioro en el nivel o calidad del servicio,
afectando directamente la salud pública, por lo que la carencia de una
herramienta de evaluación ex-post es una debilidad que pone en riesgo
los objetivos Institucionales y evidencia una deficiencia en la gestión de
planificación institucional .
Al no contar con un modelo de evaluación ex-post, desde una perspectiva
de impacto, que permita demostrar que con la ejecución y operación de
los proyecto se alcanzaron los objetivos y metas propuestas, en función
de salud pública y ambiental, se debilita la capacidad de gestión para
accesar al financiamiento de obras, mediante el uso de recurso públicos.
Adicionalmente la legislación nacional es cada vez más exigente respecto
a la gestión de recursos públicos, en procura de asegurar el cumplimiento
de metas, es por esto que el Gobierno de la República emite el decreto
34694-PLAN-H, publicado en la gaceta número 162 del 22 de agosto del
2008 que contiene el Reglamento, Constitución y Funcionamiento del
Sistema Nacional de Inversión Pública, que en su artículo siete sobre el
proceso de inversión pública, se refiere a la obligatoriedad de efectuar el
seguimiento y evaluación ex-post de los proyectos.
1.3.2 El problema en síntesis.
En el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados la evaluación
de proyectos no contempla la evaluación ex-post con una metodología
explícita y estandarizada, en la etapa posterior a la construcción de las
obras, que valore los resultados de la ejecución y además que permita
una evaluación en la etapa de operación con miras a valorar la
sostenibilidad y el impacto producido.
6
1.4 Delimitación del objeto de estudio.
1.4.1 Delimitación temporal
A efecto de investigar el tipo y alcance de la evaluación de los proyectos
que ejecuta el AyA, se tomó como referencia aquellos proyectos
ejecutados del año 2005 al 2010. Para esta investigación no se partió de
un análisis particular de un caso o proyecto, sino que se realizó sobre la
base del análisis de la documentación de cuatro proyectos seleccionados,
para investigar si en ellos se efectuaron evaluaciones ex-post de término y
de operación.
1.4.2 Delimitación espacial.
Se determinó como ámbito de la investigación, para definir la forma como
en AyA se realiza la evaluación ex-post, cuatro proyectos distribuidas en
tres distintas regiones, tal y como se detalla en el cuadro Nº 1
Cuadro 1
Lista de Proyectos Regionales
Región Proyecto
Pacífico Central Cambio de tubería de Bajo
Barrantes
Huetar Atlántica Hone Creek
Brunca Cambio de tubería de Pérez
Zeledón
Área Metropolitana Tanques y Redes en la Gran Área
Metropolitana (GAM)
7
1.4.3 Delimitación institucional.
La investigación se efectuará en proyectos realizados en el Instituto
Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, institución pública
responsable del suministro de agua potable y disposición de aguas
residuales, fundada en 1961 por ley constitutiva Nº 2726.
La Dirección de Planificación Estratégica de AyA será la unidad
responsable de aplicar el modelo de técnico de evaluación ex-post de
término y de operación.
1.4.4 Delimitación al alcance.
La propuesta desarrollada en este trabajo abarca únicamente la
evaluación de indicadores de sostenibilidad sin entrar a considerar la
evaluación de los indicadores de impacto relacionados con la salud,
turismo, la generación de empleo entre otros, como tampoco se evaluarán
indicadores de pertinencia como aquellos que miden la percepción de los
beneficiarios directos del proyecto y cuya evaluación se realiza
normalmente mediante la aplicación de encuestas dentro de las
poblaciones beneficiadas y que se orientan a medir el grado de
cumplimiento del proyectos en una etapa avanzada de la operación,
buscando medir o comparar las condiciones de desarrollo alcanzadas en
una población con la ejecución de un proyecto, con las que se habrían
dado sin proyecto, esto en razón de la limitada información institucional de
impacto y por el tiempo que se requiere para que se produzcan los
impactos de este tipo de proyectos, este trabajo está dirigido a producir un
modelo que permita la retroalimentación en el corto plazo a los
formuladores institucionales de proyectos.
8
La definición de una metodología que mida el impacto de largo plazo y la
pertinencia de los proyectos de infraestructura abastecimiento de agua
potable y disposición de agua residual, deberá ser sujeto de otro trabajo
de investigación ya que no está dentro de los objetivos de este trabajo.
1.5 Objetivo General
Desarrollar una metodología de evaluación Ex-post para proyectos de
abastecimiento de agua potable y disposición de agua residual, mediante
la definición de indicadores y guías de evaluación, para determinar la
eficacia, eficiencia y el impacto de los proyectos, para que los
formuladores, ejecutores, operadores y evaluadores de proyectos
institucionales, cuenten con una herramienta estandarizada, para la
retroalimentación y mejora continua en la toma de decisiones en las
distintas etapas del proyecto.
1.5.1 Objetivos Específicos
1. Realizar un diagnóstico para Identificar el proceso de evaluación
ex-post que se realiza en AyA.
2. Diseñar un instrumento, basado en indicadores y guías para
realizar la evaluación ex-post a término de proyecto de las obras
de infraestructura desarrolladas por AyA.
3. Diseñar un instrumento basado en indicadores y guías que
permita la evaluación ex-post de la fase de operación de obras
de infraestructura desarrolladas por AyA.
9
0BJETIVO GENERAL: Desarrollar una metodología de evaluación Ex-post para proyectosabastecimiento de agua potable y disposición de agua residual, mediante la definición de indicadores yguías de evaluación, para determinar la eficacia, eficiencia y el impacto de los proyectos, para que losformuladores, ejecutores, operadores y evaluadores de proyectos institucionales, cuenten con unaherramienta estandarizada, para la retroalimentación y mejora continua en la toma de decisiones enlas distintas etapas del proyecto.
Objetivosespecíficos
Variable Indicador Instrumento de investigación
1- Realizarun
diagnósticopara
Identificarel proceso
deevaluación
ex-postque se
realiza enAyA.
1.1Metodología deevaluación ex-post
1.1.1 Cantidad de formularios eindicadores utilizados en laevaluación ex-post
Informes a MIDEPLAN
Archivos de proyectos1.1.2. Cantidad de proyectos conevaluación ex-post/total deproyectos en AyA.
1.1.3 Cantidad de proyectos condefinición de línea base paraevaluación ex-post
Entrevistas
1.2 Estructuraorganizativa
para laevaluación
1.2.1 Manuales de evaluación Archivos institucionales
Manual de funciones
Entrevistas
Memorias de proyectos
1.2.2 Número de informesrealizados
1.2.3 Descripción de proceso
1.3Capacitaciónprofesionalpara laevaluación
1.3.1 Número de funcionariosinvolucrados en proceso deevaluación
Entrevistas
1.3.2 Grados académicos Encuestas
1.3.3 Número de capacitaciones enúltimo quinquenio
Informes de capacitación
Reportes de RRHH
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OBJETIVO GENERAL: Desarrollar una metodología de evaluación Ex-post para proyectos abastecimiento de agua potable y disposición de agua residual, mediante la definición de indicadores y guías de evaluación, para determinar la eficacia, eficiencia y el impacto de los proyectos, para que los formuladores, ejecutores, operadores y evaluadores de proyectos institucionales, cuenten con una herramienta estandarizada, para la retroalimentación y mejora continua en la toma de decisiones en las distintas etapas del proyecto.
Objetivos Variable Indicador Instrumento de investigaciónespecíficos:
Memorias de proyecto2.1.1 % de ejecución de obra
2.1 Programación de obra yejecución real
2.1.2 Indicador deCumplimiento Temporal ICT
Documentos de Préstamo
Contratos
Ordenes de Cambio
Orden de inicio
Acta de recibo de obra
Memoria proyecto
Orden de apertura de obra2.2 Ejecución deInversiónpresupuesto y gasto real
2. Diseñar un instrumento, basado en indicadores y guías para realizar laevaluación ex-post a término de proyecto de las obras de infraestructura desarrolladas por AyA.
2.2.1 Indicador de Costo IC
2.3.1 Grado de desempeño de Unidad Ejecutora
Ordenes de Cambio
Contratos
Acta de recibo de obra
Estimación de pago final
Entrevistas
Desembolsos
Estimación de pago
Archivos de proyecto
Informes de inspección
Acta de recibo de obra
2.3.2 Tiempo deformalización de finiquito de
2.3 Calidad de Obra Ejecución
2.3.3 Tiempo de registro de Capitalización de Obra
Documento de finiquito
Estimación de pago final
Acta de recibo de obra
Documentos Contables
2.3.4 Grado de cumplimiento de la Informe final del regente ambientalnormativa ambiental
2.3.5 Grado de Informes de inspección de campocumplimiento deespecificaciones técnicas Reportes de pruebas de campo
2.3.6 Costo unidad ejecutora
Memorias de proyecto
Documentos Contables
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OBJETIVO GENERAL Desarrollar una metodología de evaluación Ex-post para proyectos abastecimientode agua potable y disposición de agua residual, mediante la definición de indicadores y guías deevaluación, para determinar la eficacia, eficiencia y el impacto de los proyectos, para que losformuladores, ejecutores, operadores y evaluadores de proyectos institucionales, cuenten con unaherramienta estandarizada, para la retroalimentación y mejora continua en la toma de decisiones en lasdistintas etapas del proyecto.
Objetivosespecíficos: Variable Indicador Instrumento de investigación
3. Diseñaruninstrumentobasado enindicadoresy guíasque permitalaevaluaciónex-post dela fase deoperaciónde obras deinfraestructuradesarrolladas por AyA.
3.1 Agua potable
3.1.1 Volumen de producción / DotaciónReportes Operacionales
3.1.2 % de A.N.CReportes de producción
Reportes de facturación
3.1.3 % de potabilidad del agua Informes L.N.A
3.1.4 Índice de crecimiento depoblación servida
Reportes de facturación
Memoria de proyecto
3.2 Agua ResidualTratada
3.2.1 Volumen de agua residualrecibida en el sistema
Reportes Operacionales
Reportes de producción
3.2.2 Volumen de agua residual tratadaen el sistema
Reportes Operacionales
Informes L.N.A
3.2.3 % de cobertura Reportes de facturación
3.2.4 Volumen de agua residual tratadaque cumple las normas decalidad/Volumen de agua residualtratada.
Reportes operacionales
Memoria de proyecto
3.3 Sostenibilidadfinanciera
3.3.1 Ingresos de operaciónMemoria de proyecto
Documentos financierocontables
3.3.2 Costos de operación
3.3.3 Costos de Mantenimiento
3.3.4 VAN
3.3.5 TIR
3.4 Calidad deServicios
3.4.1 Tiempo de Conexión de unnuevo servicio
Sistema OPEN3.4.2 Tiempo de atención de unaobstrucción en las redes
3.4.3 Tiempo de atención de reportes
3.4.4 Tiempo de atención de fugas
3.4.5 Nivel de ruido en Instalacioneselectromecánicas (IEM)
Norma MINSA/ Saludocupacional
3.3.6 Número de reporte por malosolores
Sistema OPEN
3.3.7 Nivel de gases en instalaciones Norma MINSA/Saludocupacional
12
1.6 Estrategia de investigación.
1.6.1 Caracterización de la Investigación.
Esta investigación se enmarca dentro del enfoque cualitativo, sin dejar de
lado aspecto de índole cuantitativo para la definición de indicadores de
gestión, se pretende describir una realidad a partir de la observación
documental que será acompañada con datos obtenidos mediante
entrevistas con personas directamente involucradas en los procesos de
ejecución de obras de infraestructura en el AyA.
La entrevista es una herramienta para obtener la información, se utilizarán
entrevistas cualitativas que permiten un mayor grado de flexibilidad e
interacción con los entrevistados, se debe de indicar que se aplicarán
entrevistas no estructuradas, en donde las preguntas son abiertas y
direccionadas para entender mejor las perspectivas que tienen los
entrevistados sobre el tema de investigación, dadas sus propias
experiencia en las fases del ciclo de vida de los proyectos.
Desde este punto de vista el entrevistador se convierte en un instrumento
más de la investigación y no solo un recolector de datos, para esto se
confeccionó los guiones para las entrevistas, que servirán para encausar
el proceso de recolección de información.
1.6.2 Fuentes de información
Para la investigación se utilizan fuente de tipo primaria, se efectúan
entrevistas individuales y grupales con el personal que trabaja en
diferentes etapas del ciclo de proyectos, desde la formulación de
proyectos, construcción de las obras y a los equipos con injerencia en la
operación de sistema de agua potable y de disposición de aguas
residuales.
13
Como fuente secundaria se realiza una revisión de informes técnicos,
actas de Junta Directiva, reportes operacionales generados por las
diferentes dependencias de AyA, especialmente de las Subgerencias de
Ambiente, Investigación y Desarrollo, Subgerencia de Sistemas
Periféricos , así mismo se consultan las distintas directrices que ha dado
la Contraloría General de la República, la legislación en torno al tema, la
ley de control Interno, la ley Gestión de Evaluación de Riesgo, el
Reglamento Nacional de Inversión Pública, informes de la Dirección
Financiera y de Planificación de AyA, entes financieros tales como el
Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE), Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento ( BIRF).
Se utilizan las herramientas de análisis financiero para determinar los
parámetros de evaluaciones respectivas, así como las de carácter
administrativo que la investigación requiera.
Se analizan los compromisos adquiridos por AyA para tramitar la viabilidad
ambiental de los proyectos y se comparan con los resultados de campo
referidos a la calidad del agua en los cuerpos receptores y sitio aledaños
al punto de descarga así como lo reportado por el regente ambiental
durante la etapa de construcción de las obras.
1.6.2.1 Investigación bibliográfica
Se efectúa una revisión bibliográfica de literatura relacionado con el ciclo
de proyecto y sobre con la evaluación ex-post de término y ex-post de
operación, esta revisión comprende la consulta de documentos de
carácter técnico del sector de agua potable y saneamiento.
Esta revisión bibliográfica permite confrontar lo observado con marco
teórico y el estado del arte en otras latitudes. Estas consultas
bibliográficas permitieron apoyar las propuestas de indicadores que
sustentan el modelo de evaluación ex-post propuesto.
14
1.6.2.2 Investigación de campo
Se visitaron los sitios donde se construyeron las obras con el objetivo de
confrontar la información sobre el grado de sustentabilidad de las mismas,
el grado de mantenimiento.
1.6.3 Procesamiento de la información
Con la información recolectada a través de las fuentes primarias y
secundarias se procedió a evaluar el tipo y nivel de evaluación que
ejecuta el AyA, la información que genera para realizar la evaluación y se
determinan las variables que deben ser evaluadas dentro del modelo a
construir.
Durante el procesamiento de la información se identificaron carencias de
información que limitan la aplicación el modelo propuesto, por lo que se
proponen una serie de recomendaciones para que en un futuro se
genere la información pertinente que permita la aplicación del modelo
propuesto.
1.6.4 Limitantes de la investigación
El modelo de registro de costos tanto de inversión como los operativos,
ya que no necesariamente están individualizados para alimentar el
modelo de evaluación.
La rotación de personal de ejecución de proyectos, el cambio de la
estructura organizacional recientemente aplicada, así como el modelo de
administración de los archivos dificulta la obtención de información
histórica.
15
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
16
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Introducción
En este capítulo se desarrolla la teoría de proyectos basada en al
concepto del ciclo de vida del proyecto, compuesto por sus fase de
preinversión, promoción-negociación-financiamiento; inversión-ejecución
y operación-funcionamiento, con una inter-fase de diseño.
Previo a este desarrollo se presenta la teoría del enfoque del marco lógico
como sustento de la formulación de los proyectos, que será la base para
la definición de los objetivos, metas y productos del proyecto, sobre las
que se podrá implementar la evaluación.
Seguidamente se desarrolla el concepto de la evaluación de proyectos
con el enfoque de que la misma tiene diferentes objetivos dependiendo de
la etapa del ciclo de proyecto en que se realice, ya sea que se efectúe
una evaluación ex-ante, la evaluación durante o la evaluación ex-post
cuyo objetivo será determinar si se han alcanzado los resultados, metas y
productos que se establecieron en la etapa de formulación y además
nutrir el proceso de retro-alimentación de resultados, lecciones aprendidas
y recomendaciones para que el desarrollo de nuevos proyectos sea más
efectivo y eficiente.
Se desarrolla el concepto y teoría del los indicadores con miras a
establecer la base para la definición de los indicadores que serán
utilizados como parte de la metodología de evaluación que se desarrolla
en este trabajo.
17
Finalmente se desarrolla la teoría de organización, de estructura, de
capacidad gerencia y el rol del gerente de proyectos como gestor y
responsable de la evaluación de los proyectos.
2.2 Teoría de proyectos
2.2.1 Conceptualización
No existe una definición universalmente aceptada de lo que es un
proyecto, sin embargo todas apuntan hacia el concepto de resolver un
problema en un tiempo determinado, mediante una serie de actividades
relacionadas. Como citan Gómez y Sainz (2006), el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), en el Manual de Programas
y Proyectos, establece la siguiente definición sobre el concepto de
proyecto
“intervenciyn dentro de un plazo determinado,
integrada por un conjunto de actividades planificadas
y mutuamente relacionadas entre sí, para alcanzar
unos objetivos definidos mediante productos
concretos”
Como se aprecia en la definición anterior la consecución de los objetivos
es la razón de ser de los proyectos, sin embargo muchos se quedan en la
etapa de los productos concretos intermedios, sin que realmente se
conozca si se alcanzaron los objetivos finales que el proyecto se propuso.
Otra definición de proyecto más amplia y compresiva es la que presenta
Ramón Rosales (2006) que indica:
“Un proyecto, es una tarea única e innovadora, que
18
involucra un conjunto ordenado de antecedentes,
estudios y actividades planificadas y relacionadas
entre sí, que requiere la decisión sobre el uso de
recursos, que apuntan a alcanzar un objetivo
definido, efectuado en cierto período, en una zona
geográfica en procura de solucionar un problema o
satisfacer una necesidad, para un grupo de personas
limitada y para un grupo de beneficiarios,
solucionando problemas, mejorando una situación o
satisfaciendo una necesidad y de esta manera
contribuir a los objetivos de desarrollo de un país”
Como se observa un proyecto debe de tener definida la zona geográfica
de impacto y el grupo de beneficiarios al cual va dirigido, nuevamente
como punto fundamental se plantea la satisfacción de una necesidad o
sea, que un proyecto que se ejecute y que no logre alcanzar este fin
último, es un proyecto que pudo ser mal conceptualizado o cuyas
actividades fueron mal ejecutadas.
Otra definiciyn la podemos encontrar en el manual de “Metodología
General de Identificación, Preparación y Evaluación de Proyectos de
Inversiyn Pública” del ILPES de Ortegyn y otros autores (2005) quienes
indican que:
“Un proyecto son cursos de acciyn que se originan a
partir de un problema y dan respuesta a ese
problema en forma racional; esto implica el uso
racional de los recursos disponibles”
Estas dos últimas definiciones agregan el criterio de que un proyecto debe
de tener asignados los recursos de inversión necesarios para su
ejecución, entendiendo esta asignación como los recursos necesarios
para la preinversión, ejecución, sin dejar de lado los recursos que deben
de asignarse para la adecuada operación.
19
2.2.2 Clasificación de proyectos
De forma tradicional al mencionar el concepto de proyecto se tiende a
pensar en obras de infraestructura, por lo que es importante indicar que
existe una gran variedad de tipos de proyectos, dependiendo del objetivo
que persiguen y la organización y tamaño de los mismos.
El cuadro Nº 2 evidencia la naturaleza variada de los tipos de proyectos
que se pueden ejecutar y que por su índole impactan de diferente manera
a la población, de ahí la importancia de una conceptualización y ejecución
eficiente y eficaz de los mismos, con el fin de que la población meta, a
que es dirigido, reciba los beneficios propuestos en cada proyecto.
Cuadro 2 Clasificación y tipo de proyectos
Clasificación Tipo de proyecto Clasificación Tipo de proyecto
Atendiendoal fin
De ejecución material Según lanaturaleza delcambio queproducen
Construcción
Administrativo o delegalización
Investigación
Atendiendoal contenido
Producto Informática
Instalaciones Organización
Procesos Desarrollo
Planta productiva Comercialización
Gestión Fabricación
Según suenvergadura
Grandes proyectos deinversión
Según elcarácter delpromotor
Externo( ajeno a laempresa)
Instalación y plantasindustriales yagroalimentarias
Internos ( de lapropia empresa)
Líneas y procesos deproducciónMaquinas equipos y suselementos
Fuente:www.uclm.es/área/ingrural/asignaturaproyectos/tema%202pdf
20
2.3 Enfoque del Marco Lógico (EML) como sustento de la formulación de los proyectos
El Enfoque de Marco Lógico (EML) es uno de los principales instrumentos
metodológicos utilizados durante la gestión del ciclo de proyectos de
desarrollo, debido a que proporciona un método claro e integral para la
formulación de proyectos, facilitando el monitoreo y evaluación de los
mismos. Durante la formulación del proyecto, utilizando el enfoque del
marco lógico se identifican, la pertinencia, los niveles de eficacia y
eficiencia esperados, los impactos deseados y los requisitos para la
sostenibilidad del proyecto, con los cuales debe de plantearse la
evaluación ex-post de término y operativa de los proyectos
La Agencia Española de Cooperación Internacional citada por Gómez y
Sainz (2006) precisa que:
“el EML es una herramienta analítica para la
planificación y gestión de proyectos, orientada por
objetivos. Constituye un método con distintos pasos,
que van desde la identificación hasta la formulación y
su resultado final debe ser la elaboración de una
matriz de planificaciyn de proyecto”
Como indica esta definición el marco lógico, es una herramienta útil para
comprender cuáles son los objetivos de un proyecto, definir actividades e
insumos para la ejecución, para establecer los valores meta y las formas
de medición de los mismos, con miras al proceso de evaluación,
adicionalmente se deben de identificar los riesgos asociados al proyecto.
El marco lógico se utiliza para la planeación y gestión de proyectos,
además, permite que el evaluador cuente con información sobre la
situación real en que se plantea el proyecto y la lógica de
conceptualización del mismo proyecto, así como los resultados
esperados.
21
Es así como con el uso del enfoque del marco lógico se puede obtener la
siguiente información:
Efectos y resultados esperados en el proyecto
Valores esperados de las metas que serán la base para una
evaluación
Medios de verificación y disponibilidad de la información de
seguimiento
Algunos factores externos y riesgos que influyen en el
funcionamiento del proyecto.
Insumos y recursos.
El enfoque del marco lógico permite a los planificadores establecer las
relaciones causa-efecto de un proyecto. Como se observa en la figura Nº
1, la lógica de ejecución de un proyecto es si se implementan las
actividades de A, para lo cual se requieren insumos, entonces se
producirán los efectos de B.
Por ejemplo un proyecto de abastecimiento de agua asume el principio
de que:
Si se construyen una planta potabilizadora de agua y la red de
distribución, entonces la población recibirá agua potable en la
vivienda.
Siguiendo la secuencia lógica de causa efecto:
Si la población recibe agua potable en la vivienda, entonces
mejora la salud de la población, se reduce la tasa de enfermedades
de transmisión hídrica y se ha reducido la tasa de mortalidad
infantil.
De aquí la importancia de identificar bien la relación causa-efecto, si estas
no son bien identificadas, el proyecto podría no generar los beneficios
esperados a pesar de que se ejecute según lo programado.
22
Para permitir el proceso de evaluación de un proyecto es necesario
identificar con claridad cuál es el objetivo bajo el cual se sustenta el
proyecto y cuáles son las relaciones causales que lo sustentan y si la
evaluación determina que estas funcionan, entonces el objetivo fue bien
planteado y se producen los efectos esperados El modelo que aplica el
enfoque de especificar la correlación causal en un proyecto, es lo que se
conoce como “marco lygico” y de forma grafica se presenta en el
siguiente esquema.
23
Figura 1
Producto del Marco Lógico
Fin
-Se reduce la tasa de enfermedades de transmisión hídrica. -Se ha reducido la tasa de mortalidad infantil.
Resultado s
Propósito
-La población recibe el servicio de agua en la vivienda. -El agua se suministra de forma Operacióncontinua, de calidad potable y con presión adecuada.
Componentes
Se brindada a Se construye población
Se construye red de educaciónplanta distribución sobre la
potabilizadora disposiciónindividual de
aguasresiduales Ejecución
actividades actividades actividades
Insumo insumo insumo
24
Otro aspecto importante por el cual desarrollar el marco lógico, es que
posibilita la evaluación del proyecto ya que la metodología desglosa los
resultados en dos niveles, a nivel de resultados y a nivel de ejecución del
proyecto. Este concepto es útil cuando se examinan dónde se encuentran
los desvíos del proyecto y quién es responsable de dichos desvíos.
La rigurosidad en la definición de objetivos, metas e indicadores durante
el proceso de formulación del marco lógico de un proyecto es esencial y
debe hacerse teniendo en cuenta la obligación de efectuar la evaluación
ex-post de término y de operación y no debe de formularse únicamente
como un requisito para contar con un documento a ser usado en las
fases de pre-inversión y negociación
Por ejemplo, si no se están produciendo los efectos esperados, podemos
examinar si hay algún problema en el ámbito de la gestión o de la
especificación de las relaciones causales. Este tipo de análisis es muy
importante para hacer recomendaciones y obtener lecciones aprendidas.
El enfoque de evaluación que utiliza el marco lógico es consistente para
valorar los resultados ya que se concentra en tres aspectos: las relaciones
causales, el proceso de implementación y los resultados.
Como producto del desarrollo del enfoque del marco lógico se obtiene
una estructura compuesta por una matriz de cuatro por cuatro, en las filas
se ubican cuatro niveles de objetivos jerarquizados, el objetivo superior o
fin , el objetivo específico o propósito, el producto o componente y las
actividades, por otra parte en las columnas se anotan la siguiente
información: resumen narrativo de los objetivos, indicadores para la
medición de los objetivos, medios de verificación de los indicadores y los
supuestos de desarrollo.
En el Cuadro Nº 3 se muestra esquemáticamente lo indicado
25
Cuadro 3
Matriz del Marco Lógico
Objetivo Indicador Medio de verificación Supuesto
Fin
Resultado
Producto
Actividad
2.4 Ciclo de vida del proyecto
Como se apuntó un proyecto constituye una acción para enfrentar un
problema o necesidad, para dar una respuesta en un tiempo determinado,
se ha identificado que esta acción constituye una secuencia de
actividades interrelacionadas y progresivas , hacia la consecución del
objetivo propuesto, a esta secuencia de acciones se les ha dado en llamar
ciclo de proyecto, que aunque no todos los actores coincidan en los
nombres y número de fases con que componen este ciclo , si es claro que
de forma general un proyecto avanza a través de diferentes etapas y que
dentro de estas se ejecutan diferentes pasos que corresponden a cada
momento del ciclo, en este sentido Gómez y Sainz (2006) señalan.
“en el ciclo del proyecto podemos señalar unas fases
centrales del proyecto que son cuatro: la
identificación, el diseño, la ejecución y seguimiento y
la evaluación y sus fases circundantes y
complementarias que serán dos, la planificación y el
financiamiento”.
26
El concepto de ciclo de proyecto desarrollado por Rosales (2006) indica:
“En el ciclo de vida de un proyecto
independientemente de la forma en que se
conceptualice y de su naturaleza, es posible
identificar cuatro fases o etapas sucesivas, las
cuales han dado en llamarse: pre-inversión;
promoción, negociación y financiamiento; inversión o
ejecución; y operación y funcionamiento. Sin
embargo y dependiendo de la naturaleza y magnitud
del proyecto en estas fases puede existir una inter-
fase, el diseño final”.
Como una forma fácil para comprender el ciclo de proyecto, distintos
autores presentan el esquema del ciclo como un círculo según la figura Nº
2, con sus diferentes fases avanzando en el sentido de las manecillas del
reloj.
Figura 2 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
PROBLEMAS / NECESIDADES
OPERACIÓN OFUNCIONAMIENTO
INVERSION/ EJECUCION
DISEÑO FINAL
PREINVERSION
PROMOCION,NEGOCIACION YFINANCIAMIENTO
Fuente: Rosales, R, Formulación y Evaluación de Proyectos, ICAP, 2006
27
En el esquema anterior se presenta la visión del ciclo de proyecto que ha
desarrollado el Instituto Centroamericano de Administración Pública ICAP.
2.4.1 Fase de pre inversión
La fase de pre inversión es donde se elabora el documento del proyecto,
para lo cual se realizan los estudios para determinar la factibilidad y
viabilidad del proyecto; según Rosales (2006)
“consiste en identificar los proyectos, formularlos
evaluarlos y seleccionar los más rentables desde los
puntos del vista del mercado, técnico, financiero
económico, social y ambiental. Es la fase en que se
dan todos los elementos necesarios para la toma de
decisiones referidos al futuro del proyecto”
Esta fase es de especial importancia para el proceso de evaluación ya
que una buena gestión gerencial en la formulación del proyecto, definirá
todos los parámetros e indicadores que servirán para efectuar la
evaluación al terminar el proyecto y durante la fase de operación, si en
esta etapa no se definen con claridad los parámetros sobre los que se
sustenta el proyecto, será muy difícil comprobar el cumplimiento de
objetivos y metas.
Esta fase de pre inversión se divide en cuatro subprocesos que pretenden
una progresiva profundización en el análisis de la solución del problema
identificado en esta fase, en cada uno de estos subprocesos se debe de
producir un documento en el que consten todos los estudios y análisis
realizados, dependiendo de la complejidad y magnitud del proyecto se
requerirá un mayor nivel de profundidad en los estudios, algunos según
sus particularidades, se podrán ejecutar a partir de un documento a nivel
de perfil, sin embargo aunque este sea el caso, se deberán identificar
claramente los objetivos y metas, contra los cuales será evaluado el
proyecto. Los subprocesos en que se divide la fase de pre- inversión se
28
muestra en el cuadro Nº 4
Cuadro 4
Subprocesos de la pre-inversión
Fase Subproceso Producto
Pre
inversión
-Identificación
-Perfil
-Prefactibilidad
-Factibilidad
-Documentos de
proyecto con diferentes
niveles de profundidad
Fuente: Rosales R, Formulación y evaluación de proyectos, 2006
2.4.2 Fase de promoción, negociación y financiamiento.
En esta fase se efectúan todas las gestiones necesarias para viabilizar el
proyecto desde la perspectiva de financiamiento, su relación con los
grupos de interés, de instituciones y diversos actores sociales que
puedan tener algún interés o sentirse afectados con la ejecución del
proyecto. Para esta etapa se requiere contar con la documentación que
se generó en la etapa anterior de pre-inversión la cual debe dar todos los
elementos de juicio necesarios para realizar las negociaciones que
permitan viabilizar el proyecto.
Esta es una fase que no debe de dejarse para una etapa muy avanzada
en la formulación del proyecto, por el contrario se deben de identificar los
individuos, líderes políticos, asociaciones públicas o privadas que se
opongan al proyecto e iniciar negociaciones lo antes posible.
El financiamiento es uno de los aspectos claves del proyecto, la
negociación requiere de personal especializado, los trámites son largos,
difíciles y engorrosos; durante la negociación del financiamiento se debe
tener presente los supuestos financieros y los criterios de rentabilidad
desarrollados en la evaluación financiera, de manera tal que los términos
finales a que se llegue en la negociación, mantengan la factibilidad del
29
proyecto, caso contrario el proyecto deberá de reformularse. Los
subprocesos en que se divide la fase de promoción, negociación y
financiamiento se muestra en el cuadro Nº 5.
Cuadro 5
Subprocesos de la Promoción, negociación y financiamiento
Fase Subproceso Productos
Promoción,
negociación y
financiamiento
-Viabilidad
política
-Identificación de
organismos
financieros
-Elaboración de
documento de
Proyecto
-Estrategia de
negociación
-Documentos de
proyecto
aprobados.
-Viabilidad
política
-Financiamiento
aprobado
Fuente: Rosales R, Formulación y evaluación de proyectos, 2006
2.4.3 Fase de diseño final
Denominada como interface entre la fase de negociación y financiamiento
y la de ejecución, en este momento se realizan todos los estudios de
ingeniería y la adquisición de los terrenos, es una etapa que generalmente
tiene un alto costo por lo que su ejecución no inicia hasta contar con la
viabilidad del proyecto.
Según la naturaleza y complejidad del proyecto, los costos de diseño o
preparación se podrán imputar a la fase de pre inversión (proyectos
pequeños de bajo costo de diseño) o al fase de ejecución (proyectos
complejos de alto costo de diseño)
En los últimos años se está poniendo en práctica en el país la ejecución
de proyectos mediante la modalidad de diseño y construcción
30
denominada “llave en mano” con lo que esta interface se traslada a la fase
de ejecución, con esta modalidad de ejecución de proyectos la
elaboración de los estudios en el nivel de pre inversión, deben ser más
detallados y exhaustivos, por cuanto para poder realizar la contratación se
requiere contar con información de ingeniería con mayor nivel de detalle
que permita elaborar un cartel de licitación con información suficiente para
que los posibles participantes puedan preparar la oferta y cuantificar los
costos de diseño y construcción y a la vez garantizar al propietario del
proyecto los parámetros mínimos de calidad aceptable en la propuesta
técnica del oferente. Los subprocesos en que se divide la inter-fase de
diseño final, se muestra en el cuadro Nº 6
Cuadro 6
Subprocesos de inter-fase de diseño final
Fase Subproceso Producto
Diseñofinal (inter-fase)
-Contratación defirmas consultoras
-Desarrollo del diseño
-Ajustes finales aldiseño
-Diseño final
-Ingeniería
-Arquitectura
-Listos paraejecución
Fuente: Rosales R, Formulación y evaluación de proyectos, 2006
2.4.4 Fase de inversión/ejecución:
En esta fase es cuando se ejecutan los proyectos que han sido
seleccionados y priorizados en la pre- inversión y que se les asigno
recursos, esta descripción dada por Rosales, R (2006), además, indica
que es aquí donde se hace uso de los recursos financieros mediante
diferentes actividades tales como la contratación de mano de obra, la
compra de los equipos y maquinaria y en general los activos necesarios
para la puesta en operación del proyecto.
31
Desde una perspectiva política es la fase que más interesa ya que se
materializan las obras, se genera empleo en la zona del proyecto.
En esta fase es donde se define la organización que se tendrá para la
ejecución de las obras, ya sea para realizar la inspección en las obras
ejecutados por contrato o para la ejecución mediante la modalidad de
administración por parte del propietario del proyecto; se debe definir la
planificación y programación del proyecto utilizando alguna de las
metodologías de programación de obras, identificando las actividades, los
plazos de ejecución, fechas de inicio y término.
Se debe de establecer el sistema de información y control que permita
conocer a los gerentes de proyecto la forma en que se desarrolla y las
posibles desviaciones y magnitud de las mismas, lo que permitirá tomar las
acciones correctivas.
Una de las responsabilidades de los gerentes de proyecto durante esta
etapa es realizar un análisis de viabilidad, identificando las posibles
restricciones que puedan afectar la ejecución del proyecto y definir las
estrategias para superarlas.
Durante esta fase se realizan todas las contrataciones requeridas por el
proyecto ya sea para la adquisición de bienes, servicios o equipamiento,
por eso la gerencia de proyecto debe tener la capacidad, la experticia y el
conocimiento en la elaboración de términos de referencia,
especificaciones técnicas, carteles de licitación, estudio y evaluación de
las ofertas.
En esta fase cobra una importancia especial la capacidad del gerente del
proyecto en la dirección, programación, control y negociación, un
proyecto bien formulado puede no alcanzar los objetivos propuestos por
una mala gestión del gerente durante la ejecución, incluso existen
experiencias de proyectos que no se concluyen o se realizan
parcialmente, por problemas de mala gestión en esta fase, con lo que se
32
perjudica al propietario del proyecto y a la población meta , ya que dentro
del ciclo del proyecto se ha avanzado en las etapas que demandan gatos
y no se concreta o se hace parcialmente aquella en la que se
descuentan las inversiones y se obtienen los beneficios de orden
económico social que dieron viabilidad al proyecto. Los subprocesos en
que se divide la fase de inversión se muestra en el cuadro Nº 7.
Cuadro 7
Subprocesos de la fase de inversión o ejecución
Fase Subproceso Producto
Inversión o
ejecución
-Elaboración manual
de ejecución
-Proceso de
contratación
-Realización del
proyecto
-Recepción
-Obras terminadas
-Listo para funcionar
-Recursos humanos
capacitados
Fuente: Rosales R, Formulación y evaluación de proyectos, 2006
2.4.5 Fase de operación / funcionamiento
En esta fase se empiezan a generar los productos y beneficios esperados
del proyecto; a lo largo de la vida se deben dar manifestaciones de los
beneficios que se estimaron en la fase de formulación de manera tal que
es aquí donde se puede medir el cumplimento de los objetivos.
Especial importancia cobra la gerencia de los procesos productivos o de
servicios propios del proyecto dado la permanencia del proyecto en el
tiempo y además un proyecto bien concebido y ejecutado puede fracasar
y no alcanzar los objetivos y metas por problemas de gerencia en la etapa
33
de operación. Al ser en esta fase que las obras se incorporan a la
operación diaria de la organización, la identificación de los beneficios
generados por el proyecto se pueden diluir si no se establece un buen
sistema de información que permita generar información para evaluar y la
retroalimentar la elaboración de nuevos estudios de pre-inversión.
La metodología que se desarrolla en este trabajo pretende evaluar los
proyectos al finalizar la fase de ejecución (evaluación de término) y la fase
de operación en un plazo de 2 a 5 años desde la puesta en marcha, esto
con el fin de evaluar si los supuestos sobre los que se fundamentó el
proyecto se están cumpliendo.
Los subprocesos en que se divide la fase de operación y funcionamiento
se muestra en el cuadro Nº 8
Cuadro 8
Subprocesos de la fase de operación o funcionamiento
Fase Subproceso Producto
Operación o
funcionamiento
-Desarrollo
-Vida útil del proyecto
-Evaluación ex-post
-Proyecto
funcionando
-Produciendo
bienes y servicios
Fuente: Rosales R, Formulación y evaluación de proyectos, 2006
34
2.5 Evaluación de proyectos.
Es importante evaluar los resultados que obtiene un proyecto y brindar
retroalimentación de los resultados de la evaluación, lecciones aprendidas y
recomendaciones para que el desarrollo de nuevos proyectos sea más
efectivo y eficiente.
El perfeccionamiento de los procesos de evaluación de proyectos es una
necesidad dado los cambios que se presentan en el panorama político,
tales como la adopción de la evaluación del sector público por parte de los
ministerios e instituciones de control (CGR, ARESEP, AP) que solicitan
mejoras en el sistema de evaluación. La evaluación es una herramienta
para medir lo más objetivamente posible el desempeño de un proyecto y
la efectividad de las actividades en las diferentes fases del ciclo del
proyecto.
El objetivo principal de la evaluación es mejorar la efectividad y eficiencia
de los proyectos utilizando los resultados de la evaluación para mejorar el
planeamiento y la implementación. También busca justificar
técnicamente, ante la sociedad, el uso de los recursos públicos para lo
cual se recurre a la rendición de cuentas, mediante los métodos de
evaluación de proyectos.
En este sentido es necesario fortalecer la evaluación para alcanzar los
siguientes tres objetivos.
La información que genera la evaluación, debe servir como un
medio para mejorar la gestión y la operación de proyectos desde el
proceso de toma de decisiones en la fase de pre-inversión.
Fomentar el aprendizaje del personal técnico y administrativo a
cargo de la preparación y ejecución de los proyectos de la Institución
para lograr una Implementación más efectiva.
35
Dar a conocer ampliamente los resultados y asegurar que la
rendición de cuentas contribuya para que la sociedad y los políticos
conozcan el impacto que producen los proyectos de inversión pública
y estén dispuestos a apoyar el financiamiento y ejecución de nuevos
proyectos.
2.5.1 Tipos de Evaluación durante el Ciclo del Proyecto
Teniendo en cuenta que en el área de proyectos, no existe una completa
homogeneidad de lenguaje, se repasa en términos más bien referenciales
algunas tipologías de evaluaciones asociadas al ciclo de proyectos.
El Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y
Social (ILPES), en documento preparado por Ortegón, E y otros (2005)
contempla cuatro momentos de evaluación dentro del ciclo de proyectos,
en los que los objetivos de la evaluación distintos.
“La evaluación ex-ante evalúa durante la etapa de
preparación, el contexto socioeconómico e
institucional: los problemas identificados, las
necesidades detectadas, la población objetivo, los
insumos, las estrategias de acción.
La evaluación intra: se desarrolla durante la
ejecución. Se evalúan las actividades del proceso
mientras estas se están desarrollando, identificando
los aciertos, los errores, las dificultades.
La evaluación post: corresponde con la finalización
inmediata de la ejecución del proyecto, detectando,
registrando y analizando los resultados tempranos.
La evaluación ex-post: se realiza algún tiempo
después (meses o años) de concluida la ejecución,
36
evalúa los resultados mediatos y alejados,
consolidados en el tiempo y se centra en los
impactos del proyecto.”
Esta identificación que hace el ILPES de los distintos momentos para la
evaluación de un proyecto, sin bien difiere en cuanto la cantidad y
nombre que le dan otros autores al proceso de evaluación de proyectos,
básicamente coincide con los objetivos que se pretende alcanzar.
Otra forma de clasificación de las distintas evaluaciones que deben de
realizarse en un proyecto, es aquella que las divide en tres tipos:
evaluación ex-ante, evaluación durante y evaluación ex-post, tal es la
propuesta que plantea el ICAP en donde cada una de estas evaluaciones
persigue objetivos distintos, según se detalla seguidamente.
2.5.2 Evaluación Ex-ante
La evaluaciyn “ex-ante” se realiza a un proyecto cuando está en la etapa
de pre-inversión y en la fase de promoción, negociación y financiamiento.
Primero incluye un estudio del proyecto para determinar su necesidad así
como su conformidad con las políticas de desarrollo nacional y el
programa de inversión pública. Se aclaran los detalles del proyecto y los
resultados esperados. En la evaluaciyn “ex-ante”, se establecen los
indicadores que serán utilizados en evaluaciones posteriores para medir
el grado de cumplimiento los objetivos planteados en la etapa de
formulación.
Según apunta Rosales, R (2006) la evaluaciyn “ex-ante” considera tres
ámbitos: el financiero, el económico-social y el ambiental. Los organismos
financieros sean estos de carácter público o privado, le dan importancia a
los indicadores que se definen durante la evaluaciyn “ex-ante” como
partida para la asignación de los recursos.
37
Esta evaluación permite determinar el nivel de prioridad del proyecto en
los planes de desarrollo nacional, así como el grado de confianza en la
capacidad de gestión de la entidad ejecutora, todo lo anterior permite
mejorar la toma de decisiones sobre las diferentes alternativas de
proyectos presentados al conocimiento de los entes financieros.
2.5.3 Evaluación durante
La “evaluaciyn durante” se realiza en el punto intermedio de los
proyectos en las fase de ejecución o inversión, tal y como lo apunta
Rosales, R (2006) al citar a Cohen y Franco.
“Su propysito es detectar las dificultades que se dan
en la programación, administración, control, calidad,
etc. generando información que permita corregir
oportunamente, aumentando la posibilidad de éxito
del proyecto. Esta evaluación tiene por objetivo
examinar los logros y proceso del proyecto.”
Con base en sus resultados, se puede revisar el plan original del proyecto,
los presupuestos, la programación etc., fortalecer o modificar la estructura
para la ejecución, en caso de ser necesario.
2.5.4 Evaluación ex-post
El objetivo primordial de la evaluación ex-post es cotejar los resultados
obtenidos una vez terminada la fase de ejecución del proyecto,
contraponiendo los logros e impactos alcanzados respecto a lo
programado en la etapa de formulación del proyecto.
De acuerdo con lo definido por varios autores se identifican las siguientes
divisiones de la evaluación ex-post:
38
Evaluación ex-post de término.
Evaluación ex-post de impacto.
Esta clasificación pretende identificar el momento en que cada una de
ellas debe realizarse y los objetivos distintos que se persigue, esta
división se da por un imperativo del tiempo ya que dependiendo del
proyecto deben transcurrir varios años entre el momento de realizar una u
otra evaluación, es así como la evaluación ex-post de término, debe
efectuarse al momento de concluir la fase de ejecución del proyecto y la
evaluación ex-post de impacto en un momento cercano al cumplimiento
de la vida útil del proyecto.
Como ya se mencionó entre una y otra evaluación pueden transcurrir
muchos años, particularmente esto es crítico en proyectos de agua
potable y aguas residuales en donde los períodos de diseño son de al
menos 20 años, por lo que se requiere un tipo de “evaluaciyn de impacto
parcial” denominada en este trabajo “evaluaciyn ex - post de operaciyn”
que mida eficiencia, eficacia y sostenibilidad, con miras a la evaluación de
la fase de operación para retroalimentar las fases de formulación y
ejecución sin tener que esperar hasta una evaluación de impacto
completa.
2.5.4.1 Evaluación ex-post de término.
La evaluación ex-post de término conocida también como evaluación final,
se realiza al concluir la fase de ejecución de un proyecto, concentrándose
en la eficiencia y efectividad de la ejecución. Con base en los resultados
de la evaluación, se determina si se ejecutaron los componentes del
proyecto programados, si existió alguna diferencia con relación a lo
programado en relación con tiempos de ejecución y costos de inversión.
Esta evaluación debe permitir obtener lecciones para mejorar el proceso
de programación, ejecución, desempeño de la unidad ejecutora, mejoras
del proceso de control de calidad y la elaboración de los presupuestos
39
para proyectos futuros.
2.5.4.2 Evaluación ex-post de operación “Impacto parcial”
Esta evaluación se realiza cuando el proyecto se ha estabilizado y
alcanzado la etapa de producción y se pueden medir los distinto factores
que midan eficiencia, eficacia y sostenibilidad en la operación del mismo,
tales como: costos, beneficios, ingresos generados, crecimiento de la
demanda, cobertura, calidad del servicio, según se propusieron en la fase
de formulación del proyecto
El objetivo de esta evaluación es identificar las desviaciones respecto a lo
programado y obtener las lecciones y recomendaciones, para mejorar la
fase de formulación de proyectos.
2.5.4.3 Evaluación ex-post de impacto
La evaluación ex-post de Impacto se lleva a cabo después de que ha
transcurrido varios años desde de iniciada la fase de operación, cuando se
han producido los impactos esperados del proyecto.
Como el periodo de diseño de los proyectos de infraestructura de agua
potable y disposición de agua residual, es de al menos veinte años, en el
documento de proyecto debe indicarse el plazo para realizar la evaluación
ex-post de impacto, el que dependerá del tipo de proyecto y el tipo de
impactos esperados ya que algunos son sectoriales, de salud pública,
sociales, económicos y ambientales y se presentan en el largo plazo.
Esquemáticamente la propuesta del ICAP sobre los momentos en los que
se debe de efectuar cada tipo de la evaluación en el ciclo de proyecto, se
presenta en la figura Nº 3
40
Figura 3 Proceso de Evaluación en el Ciclo de vida del proyecto
PROBLEMAS - NECESIDADES
PREINVERSION
OPERACION
FUNCIONAMIENTO FinancieraEconómica/Social
Efectos Ambiental, EIAImpactos
EX-PO STProducto: bien
o servicio
PROCESO DE EVALUACIÓN
EX-ANTE DURANTE
PROMOCION NEGOCIACION Y FINANCIAMIENTO
INVERSION EJECUCION
Físico Financiero
Calidad DISEÑO FINAL
Fuente: Rosales, Ramón; Formulación y Evaluación de Proyectos ICAP.
Si contrastamos lo apuntado por ILPES, con el enfoque que hace el
ICAP, coinciden en los momentos en que ubican la evaluación dentro del
ciclo del proyecto y los objetivos que se persiguen, aunque difieren en la
denominación de cada una de ellas, así el ILPES divide la evaluación en
post y ex-post, mientras que el ICAP las fusiona en un solo concepto y
las denomina evaluación ex-post, sin embargo los objetivos coinciden con
los propuestos por ILPES.
Por otro lado, según lo refieren Ortegón y otros (2005) en documento
denominado Metodología del marco lógico para la planificación, el
seguimiento y la evaluación de proyectos y programas, en donde indican
que:
“el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), …
considera dos tipos de evaluaciones como
principales, la formativa en la etapa de preparación y
ejecución del proyecto y la sumativa, que se realiza
al terminar y después de terminado el proyecto”.
41
Lo anterior se muestra en el cuadro Nº 9
Cuadro 9 Evaluación a lo largo del ciclo del proyecto
Visión del BID
Preparacióndel proyecto
El proceso de evaluación genera información sobreexperiencia adquirida y prácticas óptimas que puedensugerir mejores enfoques para el diseño de nuevosproyectos.En esta etapa, un proyecto debe incluir datos de referencia eindicadores de desempeño que son esenciales para eltrabajo futuro de monitoreo y evaluación del desempeño delos proyectos. A este nivel, la introducción de los principiosde evaluación se considera "formativa", pues sienta lascondiciones para la evaluación futura.
Ejecucióndel proyecto
En esta etapa el proceso de evaluación adopta la forma demonitoreo continuo, aunque en ciertos casos los financistas,y algunas veces los prestatarios, también hacenevaluaciones formales operativas durante la ejecución delproyecto. La evaluación durante la ejecución es considerada"formativa", porque su propósito es respaldar la mejoracontinua de la ejecución del proyecto
Operacióndelproyecto
El proceso de evaluación después de la terminación delproyecto reexamina la identificación y diseño original eindaga sobre su ejecución y desempeño de desarrollo. Enesta etapa, la evaluación se considera "sumativa".
Fuente: Ortegón y otros (2005). Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas.
Con el objetivo de instaurar la evaluación ex post de los proyectos como
una práctica obligatoria, se recomienda que al término de un proyecto se
elabore un informe de término del proyecto, en el que debe de
documentarse los objetivos; las metas a corto, mediano y largo plazo, la
información técnica, supuestos de diseño, cobertura, niveles y costos de
producción, costos de inversión programados y reales , la programación
inicial y los tiempos reales de ejecución y la identificación de desfases
con respecto a la programación inicial, se deben anotar los supuestos
42
relacionados con los costos de operación del proyecto.
2.6 Indicadores de gestión
De acuerdo con lo indicado por Pacheco y otros (2002) un indicador es un
elemento del sistema de control de gestión de una empresa que
proporciona información significativa sobre aspectos críticos o claves,
deben de estar respaldados en el conocimiento operativo, análisis,
diagnóstico y evaluación y ser fruto más del conceso y del análisis de
equipos de trabajo que de la imposición basada en decisión jerárquica.
Los indicadores tienen una utilidad en la medida que permiten la
comparación con industrias similares que estén en el mercado lo que se
conoce como benchmarking, para una buena gestión basada en
indicadores, se requiere un sistema de información adecuado que permita
obtener información oportuna y confiable.
Un indicador numérico es una relación entre dos o más datos
significativos que tienen un nexo lógico entre ellos y que proporciona
información sobre aspectos críticos o de importancia vital.
Para cada indicador el desempeño deseado está definido en el estándar
correspondiente, según el objetivo de la medición.
2.6.1 Clases de indicadores
Sobre la clasificación de los indicadores Pacheco y otros (2002), se
refieren a que ésta clasificación puede ser de dos maneras, según su
forma y según el objetivo de la medición.
Una manera de clasificar los indicadores es de acuerdo con la forma de
expresar el resultado a partir de la relación de los datos de la siguiente
43
forma:
Razones: Expresa relación entre dos datos, que deben de ser
expresados en unidades de la misma naturaleza. Ejemplo: 2 trabajadores
se accidentan por de cada 100 que trabajan en un sistema de acueducto,
la razón de accidentabilidad es 1:50
Porcentaje: Representa el valor relativo de una cifra con respecto a un
valor de referencia igual a cien. Ejemplo: en el caso anterior el porcentaje
de accidentados es de un 2%
Promedio: Existen diferentes conceptos de promedio relacionados con la
estadística, entre ellos los más usados son la media (promedio de una
serie de números), la mediana (el valor medio de una serie de números)
y la moda (es el número que se presente con más frecuencia en una serie
de números).
Número índice: Expresa los cambios relativos de una variable
comparada con una base a la que se le asigna el valor de cien. Ejemplo:
en la carretera a Caldera pasan 60 000 vehículos por semana, si en la
semana “x” pasan 90 000 se dice que durante esa semana “x” el índice es
1.5 con respecto a la semana de referencia.
Según el objetivo de la medición se definen diferentes tipos de
indicadores y se clasifican en indicadores de:
Efectividad: es la capacidad de realizar una actividad dentro de las
normas y criterios establecidos,
Eficacia: Es la capacidad de realizar lo que se había decidido hacer.
Calidad: Debe de referirse de forma independiente a la eficacia y a la
efectividad, la primera interpretando las necesidades y expectativas de los
clientes y la segunda referida al cumplimiento de las normas de calidad,
44
teniendo claro que ambas cosas no son lo mismo, lo optimo es que la
relación de ambas sea igual a uno.
Economía: Es la capacidad de utilizar económicamente los recursos
eliminando los desperdicios al ejecutar las operaciones.
Las tendencias modernas de gerencia definen la necesidad de establecer
indicadores para evaluar la gestión y esto ha llegado hasta las empresas
operadoras del servicio de agua potable y recolección y disposición de
aguas residuales.
La definición de indicadores para realizar la evaluación ex- post de los
proyectos, permitirá mejorar la gestión de los mismos desde las etapas de
formulación, ejecución y de operación.
Los indicadores que se definan para realizar una evaluación, deben reunir
una serie de características básicas que permitan que los mismos sean de
utilidad para el gestor del proyecto; entre estas características están:
Accesibilidad: Se deben basar en información que se encuentre
accesible para los usuarios sin que, la recolección implique inversiones
adicionales costosas.
Compatibilidad: Deben ser compatibles con los sistemas de información
del gestor del proyecto.
Útiles: Debes servir como una herramienta útil a las áreas relacionadas
con proyectos que permita que mejoren su gestión.
Exhaustivos: Suficientes para constituir un conjunto mínimo de
información que permita la caracterización del desempeño de las área
involucradas en el proyecto.
45
Precisos y susceptibles: Deben ser de fácil cálculo con una
metodología de sencilla aplicación.
2.6.2 Indicadores transversales:
La necesidad de medir la influencia de variables de diferente origen, da
pie a que actualmente se identifiquen los indicadores transversales,
según García (2006 pg. 13) al referirse a su importancia indica que:
“miden el desempeño colectivo de toda la organizaciyn.....
Un indicador transversal bien elegido, aceptado por todos, y
que puede ser influenciado por todos, puede tener un
efecto poderoso en desarrollar el trabajo en equipo y lograr
una mejor prestación del servicio
Por otra parte hoy se reconoce la necesidad de incluir los indicadores
transversales en la evaluación ex -post de proyectos, para lo cual la
Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) (1998)
hace la siguiente consideración:
“La OCDE considera la existencia de seis grupos de
factores de desarrollo: políticas de apoyo, aspectos
institucionales, condiciones financieras y económicas,
factores tecnológicos, factores socioculturales y factores
medioambientales. A ellos, por la entidad que ha cobrado
en los últimos años, es preciso añadir el estudio de las
relaciones de género”.
De conformidad con lo anterior la evaluación de proyectos ex -post debe
formular los indicadores pertinentes que permitan medir el efecto de los
factores de desarrollo en las diferentes fases del proyecto.
46
2.7 Principios de la evaluación
Diferentes autores mencionan, que todo proceso de evaluación debe
cumplir ciertas características para que la misma, genere resultados que
retroalimenten a la organización, por lo que cada vez que se emprenda
la evaluación de un proyecto deben seguirse unos principios que darán
credibilidad y facilitaran el proceso, en este sentido, de conformidad con la
metodología de trabajo de la Agencia para la Cooperación Internacional
de Japón (JICA, 2004) se pueden identificar los siguientes principios para
una evaluación:
Se debe realizar utilizando una metodología que permita eliminar
los criterios subjetivos sobre si se alcanzaron o no los objetivos
planteados con el proyecto.
Se debe promover la integración de los equipos que participaron
en las diferentes fases del proyecto.
Los informes deben ser sencillos y accesibles para la
interpretación de los usuarios.
Debe definirse un equipo de evaluación, integrado por personal
conocedor de la temática del proyecto, de la teoría del ciclo de proyecto
y de los procesos de evaluación.
Deben diseñarse los instrumentos que se utilizaran en la
evaluación: (entrevistas, cuestionarios, formularios, indicadores),
adecuados a cada proyecto y al tipo de evaluación a realizar, además
debe considerar los documentos generados en las etapas previas del
ciclo de proyecto.
Promover sesiones de trabajo previas entre los evaluadores y lo
ejecutores del proyecto con el fin de validar los instrumentos de la
evaluación.
Presentar los resultados finales de la evaluación a los gestores
del proyecto antes de hacerlos públicos.
47
2.8 Gerencia de Proyectos
Después de examinar los aspectos medulares sobre la teoría que
sustenta la gestión de proyectos y de considerar la utilización del marco
lógico como uno de los enfoques que permite identificar adecuadamente
el problema que subyace en cada uno de las necesidades que la
sociedad quiere solventar para luego plantear adecuadamente la solución
al mismo, además, de revisar aspectos relacionados con la evaluación de
proyectos y de presentar el sustento teórico del ciclo de vida de proyectos,
es importante identificar el espacio profesional y del entorno laboral en el
que se desarrolla la gestión del gerente de proyectos, abarcando desde el
desarrollo conceptual, aspectos organizacionales y estructurales ,
capacidades gerenciales, hasta el rol del gerente del proyecto en la
misma evaluación de su gestión, por lo que se revisará el marco teórico
que sustenta la gerencia de proyectos.
Una de las características que tenía la designación de un gerente de
proyecto era la de darle la responsabilidad a un especialista de alto nivel
técnico en el tema particular del que tratase el proyecto, los éxitos que se
esperaban bajo este enfoque no siempre se dieron y por el contrario el
nivel de desaciertos era alto, esto dio pie al desarrollo de una nueva
forma para dirigir los proyectos y es cuando se inicia con una nueva
modalidad y nace la moderna gerencia de proyectos, Rodríguez y otros
(2002) citando a Kerzner, indican sobre este nuevo enfoque de gerencia
de proyectos que:
“se preocupa por métodos y técnicas que sean
aplicables a proyectos de diferentes portes y
complejidad, aunque con un enfoque fuertemente
gerencial y no meramente técnico. Planeamiento,
acompañamiento y ejecución de los proyectos de
forma consistente y lógica pasaron a ser vistos como
una forma de aumentar el índice de éxito de los
proyectos.”
48
De manera tal que se puede afirmar que una de las primeras
evaluaciones de fondo que se efectúan en cuanto a la gerencia de
proyectos, es la misma conceptualización, principalmente respecto a la
pregunta sobre el perfil de quién debe de dirigir un proyecto y cual debe
de ser el modelo de organización que se encargue de la gerencia de
proyectos.
Así es como en la medida en que se desarrolla un nuevo enfoque de
gerencia de proyectos, se da el surgimiento de una nueva unidad
organizacional dentro de las estructuras Institucionales o empresariales a
la que se le responsabiliza por todos los procesos dentro de la gestión de
proyectos, esta cobra una importancia particular principalmente porque se
da un reconocimiento hacia sus propias y particulares destrezas.
Ante este panorama también es necesario indicar que para el
funcionamiento adecuado de esta nueva forma de gestión en los
proyectos, se hace necesario un nuevo desarrollo organizacional,
entendido este como un proceso en el que la organización reflexiona y
toma decisiones sobre su propio funcionamiento Este desarrollo
organizacional no es exclusivo y particular de las unidades
organizacionales en torno a los proyectos y más bien es un proceso que
se presenta en los sistemas que son complejos y que es descrito por
Bregaron (1983) , cuando al tratar el tema indica que :
“El desarrollo organizacional .… supone un cambio
de una situación actual hacia una situación nueva
cuyas características generalmente no se definen
desde el principio, sino que se van precisando
conforme los individuos de todos los nivele se
involucran en el esfuerzo de revitalización de la
misma”
Tenido entonces un nuevo enfoque para la gerencia de proyectos, que a
su vez produce una nuevo desarrollo organizacional, es que se definen
dentro de las organizaciones las oficinas de gerencia de proyectos, cuya
49
responsabilidad en principio se definen en función de la ejecución de los
proyectos dentro de determinados plazos, a un costo preestablecido y
bajo una serie de características asociadas a la calidad, que a su vez se
sustentan en métodos de planificación y control y desarrollando también
las nuevas formas de comunicación con los nivele superiores de la
administración.
Como se anotó anteriormente, esta etapa en la gerencia de proyectos
deja de lado la designación de los gerentes de proyectos bajo la única
consideración de su conocimiento o capacidad técnica asociada al
proyecto y se inicia una fase en donde se privilegia el carácter gerencial
del designado, es entonces donde el aporte en cuanto la capacidad de
planificar, dirigir y control pasa a tomar más peso. Es así como según lo
anota Leñero (1976) refiriéndose a un artículo de Systemation INC. , el
perfil deseable de un gerente de proyectos es:
I. Habilidad para dirigir
II. Capacidad para programar y usar la
programación
III. Saber controlar las actividades de otras
personas
IV. Habilidad para comunicarse
V. Confianza en sí mismo
VI. Entusiasmo por el trabajo
VII. Equilibrio de perspectiva sobre todos los
aspectos del trabajo
VIII. Buen criterio
IX. Conocimiento de la Institución
X. Una actitud exigente hacia los demás
XI. Habilidad como líder
Las características (IV) y (XI) son deseables, las tres primeras son
imprescindibles
50
Combinando el desarrollo organizacional como proceso de ajuste de la
misma organización y las cualidades de los gerentes de proyectos es
necesario identificar el modelo organizativo y concepto gerencial que
mejor se ajuste al tipo de proyecto, utilizando las herramientas
tradicionales de la administración, para la utilización de los recursos
disponibles en procura del objetivo del proyecto.
De tal forma que se reitera las importancia del modelo de organización
que se emplea para la ejecución de proyectos y da un marco de
referencia adecuado para introducir las actividades relacionadas con la
evaluación, particularmente la evaluación ex-post, que se puede y debe
de nutrir de estas corriente de pensamiento, para tomar un espacio
propio y de permanencia constante en el desarrollo de los proyectos y
particularmente en la gestión del gerente del proyecto, de las Instituciones
y empresas gestoras.
Es así como la evaluación de las unidades ejecutaras tiene un marco
teórico muy amplio en donde respaldarse, este marco también es
adecuado y coadyuva a sentar las bases, desde la gerencia de proyectos,
para el desarrollo de la evaluación ex-post, entendida esta como una
extensión de la gerencia del proyecto y una necesidad Institucional para
mejorar todas las fases del ciclo de proyectos y cimentar las evaluaciones
como una actividad intrínseca en cada una de estas fases, y no como
una gestión ajena a la gerencia de proyectos.
Desde esta perspectiva se puede aseverar que a este nivel del
desarrollo de la gerencia de proyectos, se debe plantear la evaluación
ex-post como una actividad natural dentro de sus funciones, el énfasis
deja de ser solo el desarrollo de los proyectos por sí mismos y se abre
una nueva dimensión en donde la teoría reafirma que existe una
interpretación formal sobre la complejidad intrínseca que recaen sobre el
gerente de proyectos y sus habilidades, las cuales se reafirma que no
son únicamente técnicas, sino más bien de carácter gerencial.
51
2.8.1 Informe de Término de Proyecto
Refiriéndose las responsabilidades que tiene un gerente al término de un
proyecto, Sanín, H (2011, pg 15) indica:
“ A su término todo proyecto requiere de: evaluaciyn
de cumplimientos de objetivos de ejecución, cierre
de proyecto, empalme con fase de operación
(proyecto generador de capacidad); para lo que debe
ejecutarse las siguientes acciones: desmontar la
unidad ejecutora y elementos temporales, finiquitar
cuentas y cerrar compromisos, elaborar Informe de
Término de Proyecto (ITP), facilitar iniciación de
operaciyn y sostenibilidad”
El mismo autor Sanín (2011, pg. 17), al describir el Informe de término de
Proyecto (ITP), indica que es: “el último eslabyn del control y el monitoreo
de la ejecución y el primer eslabón de la evaluación ex -post “
Por otra parte al referirse a los objetivos del Informe de Término de
Proyecto indica que se elabora para:
“Verificar cumplimiento de objetivos (componentes),
describir la experiencia (memoria), reflexionar sobre
el desempeño gerencial de la ejecución, aprender de
la experiencia para el diseño y ejecución de nuevos
proyectos, anticipar señales de alerta para facilitar
logros en los objetivos superiores (propósito y fin),
durante la fase de operación o institucionalización de
proyecto”
2.8.1.1 Estructura del informe de término de proyecto (ITP)
Respecto a la estructura del informe de término de proyecto (ITP) Sanín
(2011) pg. 20 plantea que el informe contenga los siguientes apartados:
“-Resumen del proyecto, objetivos y descripción del
52
proyecto, resultados (contiene un detalle sobre la
cronología, el costo, la cantidad y la calidad de los
componentes del proyecto), lecciones aprendidas,
recomendaciones y comentarios”
2.8.1.2 Estructura del informe de operación (Impacto parcial) del proyecto
La Universidad de Chapingo (2008) en la presentación del informe de la
Evaluación externa de impacto 2008 del fondo para el apoyo a proyectos
productivos en núcleos agrarios, presenta una estructura para el informe
de esta evaluación, que se retoma en este trabajo como una propuesta
base con algunas modificaciones de los autores, para definir la estructura
de presentación de un informe de operación (impacto parcial)
Introducción
Breve descripción Institucional y del entorno
Cumplimiento de normativa y congruencia de los objetivos
proyecto
Descripción de operación del Sistema
Zona de cobertura
Perfil de los beneficiarios
Percepción de beneficiarios sobre el desempeño del proyecto
Análisis del desempeño de la inversión y su sustentabilidad
Factores de éxito y fracaso del proyecto
Valoración de los indicadores definidos como línea base en la fase
de pre-inversión
53
Impactos del proyecto sobre la población beneficiada
Impacto del proyecto sobre variables transversales ( genero,
institucionalidad, ambiente y tecnológico)
Conclusiones y recomendaciones
No obstante las recomendaciones de los autores citados es necesario
puntualizar que estas son recomendaciones de orden general; de
conformidad con la naturaleza misma de cada proyecto, se debe valorar
la utilización o no de algunos de estos apartados, así mismo la necesidad
de adicionar algunos más específicos que sean pertinentes para
determinado proyecto.
54
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL
55
CAPÍTULO III
3 MARCO REFERENCIAL
3.1 Introducción
En este capítulo se presenta una breve descripción del país, en donde se
expone una caracterización geográfica y algunas consideraciones sobre
el régimen de precipitación y su relación con el potencial del país para el
abastecimiento de agua potable a la población, posteriormente se pasa a
analizar cómo se conforma y opera la organización del sector de agua
potable y disposición de aguas residuales, haciendo énfasis de forma
particular en el rol que tiene el AyA en la formulación, desarrollo y
operación de los sistemas de abastecimiento de agua potable y
disposición de aguas residuales, se anota también la participación que
tienen en la prestación del servicio de agua potable, otros operadores en
el país, tales como las ASADAS y la ESPH, además, se hacer referencia
al rol de las diferentes instituciones del sector, tales como el MINAE,
MINSA entre otras.
El capítulo continua con la descripción de las políticas del sector,
haciendo mención a la cobertura de servicios y los niveles de inversión
requeridos en el país en los próximos años, a la calidad de agua y la
situación general del país en cuanto al acceso al abastecimiento de agua
potable, comparándolo con otros países, en ese mismo sentido se hacen
las referencias sobre la situación del saneamiento.
En otra de las secciones del capítulo se hace la referencia sobre la
historia y etapa de constitución del AyA, se presentan los enunciados de
la misión y visión, se indican los ejes estratégicos, las políticas y
estrategias relacionados con el desarrollo de la infraestructura.
56
Finalmente se reseñan las experiencias nacionales e internacionales
relacionadas con el tema de la evaluación ex-post de proyectos, para
terminar identificando la estructura normativa definida para las
instituciones públicas, particularmente lo relacionado con la evaluación de
proyectos y lo establecido en la Ley General de Control Interno de Costa
Rica y el Sistema Nacional de Inversión Pública.
3.2 Caracterización
3.2.1 Características generales del país
La República de Costa Rica se encuentra ubicada en el istmo
centroamericano, tiene un superficie de 51 000 Km², la geografía es
compleja, tres cordilleras atraviesan el país de noreste a sureste, las que
forman el valle central, donde se asienta la mayor parte de la población y
las llanuras de Atlántico, Norte y Pacífico Norte, generando un amplísima
red fluvial.
Todas las bajuras del Norte y del Caribe se caracterizan por una débil o
inexistente estación seca y altas temperaturas, las bajuras con estación
seca definida comprenden la mayor parte de las provincias de
Guanacaste y Puntarenas Las precipitaciones varían de 5000 mm al año
en la península de Osa a 1400 mm en las zonas bajas del Pacífico Norte.
Según el Análisis sectorial de agua potable y saneamiento (OPS, AyA
,2002), Costa Rica recibe entre 167 y 172 Km³ al año, considerando que
la demanda de agua potable anual se ha estimado en 0,54 Km³ /año, se
deduce que no existe problema en cuanto a la disponibilidad del recurso
hídrico respecto al volumen, pero si en cuanto a la distribución geográfica,
lo que implica la necesidad de ejecutar grandes proyectos de inversión
57
para conducir agua de los sectores más favorecidos con el recurso hídrico
hacia las zonas más secas.
3.2.2 Organización del sector de agua potable y disposición de
aguas residuales.
El AyA es la Institución encargada de la formulación, desarrollo y
operación de los sistemas de abastecimiento de agua potable y
disposición de aguas residuales en todo el territorio nacional, sin embargo
actualmente cubre aproximadamente al 50% de la población nacional y el
resto es administrado por otros operadores Asociaciones Administradoras
de Agua y Saneamiento en un 25% (ASADAS), la Empresa de Servicios
Públicos de Heredia (ESPH), Municipalidades y otros.
La competencias para la ejecución de proyectos de abastecimiento de
agua y alcantarillado sanitario están divididas entre el Ministerio de
Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET) , Ministerio de Salud
(MINSA) y al AyA, de tal manera que al MINAET le corresponde a través
de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA) analizar y aprobar
los estudios de impacto ambiental de los proyectos, al MINSA aprobar los
proyectos y al AyA le corresponde dirigir y vigilar en el ámbito nacional
todo lo relacionado con la prestación del servicio. Es parte de sus
funciones determinar la conveniencia de los proyectos.
3.3 Política Sectorial
3.3.1 Cobertura
De acuerdo con lo indicado en el Análisis sectorial de agua potable y
saneamiento de Costa Rica patrocinado por AyA y la OPS (2002) sobre la
cobertura con agua para el año 2020.
58
“en el área urbana se mantendrá en el 98.5%,
previéndose un importante aumento en la cobertura
con alcantarillado sanitario de un 34% actual a 89%
en el 2020, sustituyendo los tanques sépticos. En el
área rural, se pasará de un 75.4% de la actual
cobertura con agua a 90% en el 2020, mientras que
la cobertura de saneamiento se mantendrá en un
alto nivel, con un valor de 98%.”
Para llevar adelante estas metas el análisis sectorial identificó el plan de
inversiones que al 2020, requiere necesidades de inversión de US$ 1,595
millones para agua y saneamiento, de los cuales US$ 1,406 corresponden
al área urbana y US$ 189 al área rural. Esta inversión se traducirá en
proyectos de infraestructura, de aquí la importancia de definir una política
institucional de evaluación ex-post.
3.3.2 Calidad de agua
La situación general del país en cuanto al acceso al abastecimiento de
agua potable, comparadas con el resto de América Latina y el Caribe y
con el Mundo se presenta en el cuadro Nº 10
Cuadro 10
Datos porcentuales comparativos de los diferentes tipos de acceso al agua: situación de Costa Rica, de América Latina y el mundo
2008
País oregión
FAPM-total PAC PAOF PANM
CostaRica
97 96 1 3
AméricaLatina yEl Caribe
93 84 9 7
El mundo 87 57 30 13Fuente: Acceso al agua y saneamiento e indicadores básicos de salud y desarrollo: situación de Costa Rica en el contexto mundial al año 2008, Mora Darner; Portugués Carlos
59
FAPM-total: Acceso por medio de fuente de agua potable mejorada PAC: Acceso al agua por medio de cañería PAOF: Acceso por medio de otras fuentes de agua PANM: Acceso por medio de fuentes de agua no mejorada
3.3.3 Saneamiento
La situación general del país en cuanto al acceso a instalaciones de
saneamiento, comparadas con el resto de América Latina y el Caribe y con
el Mundo se presenta en el cuadro Nº 11
Cuadro 11
Datos porcentuales de acceso a instalaciones de saneamiento mejoradas: situación de Costa Rica, de América Latina y el
mundo 2008
País oregión
ISM-total Compartida Nomejorada
A cieloabierto
CostaRica
95 4 1 0
AméricaLatina yEl Caribe
80 -- 14 6
Elmundo
61 11 11 17
Fuente: Acceso al agua y saneamiento e indicadores básicos de salud y desarrollo: situación de Costa Rica en el contexto mundial al año 2008, Mora Darner; Portugués Carlos
ISM-total: Porcentaje de la población con acceso a instalaciones de saneamiento mejoradas Compartida: Porcentaje de la población con acceso a instalaciones de saneamiento comunal compartido No mejorada: Porcentaje de la población con acceso a instalaciones de saneamiento no mejoradas. A cielo abierto: Porcentaje de población sin acceso a instalaciones de saneamiento
60
3.4 Instituto Costarricense de Acueductos y
Alcantarillados
3.4.1 Historia
El órgano legislativo venía, desde mucho tiempo atrás, tratando de
buscarle una respuesta al problema de abastecimiento de agua en el país.
Primero lo hizo mediante la Ley de Aguas emitida en 1942, que disponía
en el artículo 41 que todos los acueductos del país eran patrimonio del
Estado, que las nuevas obras de este tipo las operaría el Ministerio de
Salubridad Pública y que los acueductos existentes continuarían siendo
administrados por las municipalidades.
En vista de que el Estado no pudo asumir directamente la operación que
se preveía, y que el problema continuaba agravándose, se emitió en 1953
la Ley General de Agua Potable, imponiendo regulaciones a los
organismos administradores, para que estos fijaran tarifas adecuadas,
que permitieran la correcta operación de los sistemas, con el fin de
garantizar la potabilidad del agua en resguardo de la salud pública.
Además, los obligaba a llevar contabilidad separada, para garantizar que
los fondos se dedicaran a su cometido. Sin embargo a pesar de estos
esfuerzos la situación no mejoró y el abastecimiento de agua potable se
volvió más crítico, con grandes periodo de racionamiento, mala calidad del
agua y no había perspectivas de inversiones identificadas para resolver el
problema.
Ante este panorama, la Asamblea Legislativa integra una comisión
especial para estudiar un proyecto de ley para la creación de un
organismo descentralizado, para hacerse cargo de resolver la crisis del
agua potable, esto se materializó con la emisión de la Ley Nº 2726 del 14
de abril de 1961, que creó el Servicio Nacional de Acueductos y
Alcantarillados (SNAA); calificado por su gestor, el Presidente en ejercicio
en aquel entonces, Lic. Mario Echandi Jiménez, como "la medida de
mayor trascendencia nacional" en favor de la salud pública durante los
61
últimos cincuenta años.
Con esta ley se le da la responsabilidad al SNAA de administrar y operar
directamente los sistemas de acueductos y alcantarillados en todo el país,
los cuales se irán asumiendo tomando en cuenta la conveniencia y
disponibilidad de recursos.
La ley estableció que bajo ningún concepto podrá delegar la
administración de los sistemas de acueductos y alcantarillado sanitario del
Área Metropolitana. Tampoco podrá delegar la administración de los
sistemas sobre los cuales exista responsabilidad financiera y mientras
ésta corresponda directamente a la institución.
Tomando en consideración la gravedad de la situación del Área
Metropolitana, los diputados incluyeron en la misma Ley un artículo
transitorio cuyo texto dice:
El SNAA, iniciará sus funciones destinando todos los recursos a la
solución de los problemas de agua potable en el distrito especial (Área
Metropolitana) creado por el artículo 27 de esta Ley. Mientras no haya
cumplido en forma racional y aceptable esa labor, no podrá ejercer su
función en relación con las otras municipalidades del país, excepto
cuando las propias corporaciones interesadas, en forma individual o
colectiva, le soliciten expresamente el servicio.
Este marco legal le permitió al SNAA, mediante el desarrollo de una
tecnología cada vez más avanzada, brindarle al costarricense, por medio
de grandes obras hidráulicas, los servicios en materia de agua potable y
alcantarillado sanitario, lo que le ha permitido a Costa Rica mejorar la
calidad de vida y contribuir al desarrollo económico y social del país.
A partir del 12 de julio de 1976, según ley 5915 se modificó el nombre del
SNAA, por el de Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados
que puede abreviarse como AyA.
62
3.4.2 Caracterización del AyA
Al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA), de
conformidad con su ley de creación (Ley No2726 del 14 de abril de 1961)
y su reforma según la ley Nº 5919 de julio de 1976, en su artículo primero
le otorga las siguientes competencias rectoras:
“con el objeto de dirigir fijar políticas, establecer y
aplicar normas, realizar y promover el planeamiento,
financiamiento y desarrollo y de resolver todo lo
relacionado con el suministro de agua potable y
recolección y evacuación de aguas negras y
residuos industriales líquidos, lo mismo que el
aspecto normativo de los sistemas de alcantarillado
sanitario pluvial en áreas urbanas, para todo el
territorio nacional…se crea el AyA”.
El marco jurídico de AyA le asigna además otras competencias a nivel
nacional como son las de control y fiscalización de los sistemas
administrados por otros operadores, la función de reglamentación
emitiendo normativa técnica, la función de la protección del recurso
hídrico y la función de la prestación directa de los servicios a nivel
nacional a través de la operación de sistemas de agua, alcantarillado y
tratamiento (operación directa).
La operación directa la realiza a través de las Subgerencias Operativas,
una responsable de los sistemas de la GAM y la otra de los Sistemas
Regionales operados por medio de cinco Direcciones Regionales.
Los servicios bajo responsabilidad de estas oficinas han crecido
significativamente, producto del aumento de la población y del sector
turístico, principalmente, pasando de 335 mil servicios en el año de 1992
a 600 mil servicios en el 2010, según la información del Sistema
Comercial (OPEN) de AyA, para un crecimiento del 79% en ese período.
63
Paralelamente, el AyA ha mantenido un proceso de mejoramiento de la
calidad del servicio de agua, especialmente en lo que a cobertura y
potabilidad del agua suministrada, pasando el porcentaje de agua de
calidad potable suministrada por el AyA del 63.4% en el año de 1989 al
98.8% en el año 2010, según los reportes del LNA.
3.4.2.1 Políticas institucionales
En el Plan Estratégico 2007-2015 de AyA, se definen nueve políticas que
guían la actividad institucional
Calidad del gasto: Toda acción institucional deberá ser ejecutada con
austeridad y buscar prioritariamente la efectividad de los gastos y el logro
de los objetivos Institucionales.
Orientación al cliente: Todas las acciones de los funcionarios
institucionales deberán ser ejecutadas de forma excelente y teniendo
como unidad básica y prioritaria el cliente, tanto en la prestación de los
servicios como en la atención de los usuarios.
Recuperación de la inversión: Las tarifas deben asegurar la
recuperación de todos los costos de operación, incluida la depreciación de
los sistemas y equipos y valorar el agua como recurso.
Rentabilidad para el desarrollo: Las tarifas deben garantizar la
recuperación de costos de operación, más un crecimiento de los
sistemas. El AyA buscará la rentabilidad financiera, para mantener y
desarrollar los sistemas en operación. Adicionalmente, para decidir sobre
proyectos de inversión, incorporará el beneficio económico social que se
deriva de su gestión en los resultados financieros.
64
Servicios de calidad: Los servicios de agua y alcantarillado sanitario
deben ser de calidad, para alcanzar los parámetros de excelencia de
manera integral en: desarrollo, operación, mantenimiento, gestión
ambiental, administrativa, comercial y financiera entre otros.
Participación ciudadana: La institución deberá propiciar la participación
activa de todos los actores internos y externos, para el mejoramiento
continuo de la gestión institucional.
Desarrollo continuo de los colaboradores: La institución fomentará la
creatividad, el desarrollo de destrezas, conocimiento y habilidades,
mediante el desarrollo permanente de sus recursos humanos.... todos los
funcionarios deberán estar bien informados y altamente capacitados para
brindar servicios de calidad y dinamismo y dispuestos a trabajar en
equipos multidisciplinarios, comprometidos con la mejora continua y la
excelencia en los servicios que prestan.
Gestión del riesgo: AyA implementará toda su gestión fortaleciendo el
análisis del riesgo, mediante la integración de actividades de prevención,
mitigación y reconstrucción, con las de conservación, vigilancia y control
del recurso hídrico, así como en la infraestructura instalada y en cualquier
otra actividad propia del quehacer institucional.
Investigación y tecnología: La institución promoverá la investigación y la
innovación tecnológica como pilares fundamentales para la gestión y el
desarrollo institucional.
3.4.2.2 Estrategias Institucionales.
AyA estableció una gestión visualizada en ocho estrategias, definiendo un
conjunto de acciones con una orientación específica en las tareas
prioritarias en que se deben centrar los esfuerzos institucionales, de la c
cuales se mencionan las más relevantes.
65
Fortalecimiento de la rectoría: Modernizar la normativa, integrar la
gestión y la sostenibilidad del recurso hídrico, formando alianzas con
municipalidades y la cooperación internacional y establecer un programa
de asistencia, control y monitoreo de otros operadores para la correcta
gestión de los servicios
Relanzamiento del programa de acueductos rurales: Promover el
desarrollo y fortalecimiento de los sistemas rurales, brindándoles
capacitación y asesoría técnica, promoviendo la participación comunal.
Ejecución eficiente de proyectos: Mediante un exhaustivo seguimiento
físico y financiero en la ejecución de proyectos, mejora en los términos de
referencia, descentralizando la ejecución mediante unidades ejecutoras y
elaborando planes maestros y favoreciendo su implementación.
Fortalecer la acción institucional en el área de aguas residuales:
Preparar e implementar planes maestros de desarrollo de infraestructura,
e impulsar la ejecución de proyectos específicos de recolección y
tratamiento de aguas residuales, fortalecer una cultura de tratamiento.
Fortalecer la acción institucional en el área ambiental, buscando la
armonía con el ambiente: Promover la regulación y el uso racional del
recurso hídrico con miras a la protección del recurso hídrico estratégico
para la producción de agua para consumo humano, promover programas
de protección y manejo sostenible
Gestión empresarial: Mejorar los sistemas de información para la toma
de decisiones, gestionar a través de indicadores, desarrollar la capacidad
institucional para realizar la planificación estratégica y su
operacionalización.
Financiamiento de proyectos: Implementar nuevas formas de
sostenibilidad financiera, mejorar la recaudación de ingresos,
racionalización del gasto mediante la asignación prioritaria de recursos a
66
la mejora de la calidad y prestación del servicio.
El Análisis Sectorial de Agua Potable y Saneamiento de Costa Rica (2002)
identificó que para el periodo 2001-2020 en Costa Rica deberían de
realizarse inversiones por un monto de $1595 millones, de los cuales el
66% son obras de ampliación y 34 % obras de rehabilitación.
Desarrollo organizacional: Modernizar la plataforma operativa en cuanto
a procesos, tecnología y capital humano, promover estudios de clima
organizacional e implementar programas que lo mejoren, fortalecer el
sistema de control interno
3.4.2.3 Misión.
Normar y garantizar los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario
y tratamiento, según los requerimientos de la sociedad y de nuestros
clientes contribuyendo al desarrollo económico, ambiental y social del
país.
3.4.2.4 Visión.
Ser la empresa pública líder en agua potable y saneamiento
comprometida con la excelencia en el servicio al cliente, para brindar
calidad de vida a la sociedad costarricense en armonía con el ambiente.
3.4.2.5 Valores.
Ética y transparencia: Ser congruentes y honestos en el trabajo
Solidaridad: comprometernos con las necesidades de la sociedad y
los clientes
Espíritu de servicio: Actuamos con compromiso, diligencia,
disposición y cercanía con nuestros clientes y compañeros.
Responsabilidad y compromiso: Cumplir con las obligaciones
morales y legales que la sociedad nos demande.
67
Respeto: Considerar y atender a las personas, salvaguardando su
dignidad y la nuestra.
Excelencia: Estamos comprometidos con nuestro mejor desempeño,
a lograr el más alto nivel de competitividad y productividad en cada
una de nuestra actividades.
3.4.3 Estructura orgánica del AyA
La estructura organizativa de AyA que rige desde el 2008, esta
organización definió cinco Sub-gerencias: la Sub-gerencia de Ambiente,
Investigación y Desarrollo, la Sub-gerencia de Sistemas Rurales, la Sub-
gerencia de Gestión de Sistemas de la GAM, la Sub-gerencia de Gestión
de Sistemas Periféricos y la Sub-gerencia Administrativa-Financiera
La organización distribuye las responsabilidades de las distintas fases del
ciclo de vida de proyecto, entre varias subgerencias, la fase de
formulación y ejecución la realiza la Sub-Gerencia de Ambiente,
Investigación y Desarrollo, internamente en esta Sub-Gerencia, las
distintas Unidades Estratégicas de Negocios (UEN) que la conforman,
desarrollan las diferentes actividades del proyecto: estudio ambiental,
estudios básicos, formulación, diseño, construcción.
La operación y el mantenimiento de la infraestructura están a cargo de las
Sub-gerencias Gestión de Sistemas GAM y de la Subgerencia de Gestión
de Sistemas Periféricos a través de cinco Direcciones Regionales
(Brunca, Chorotega, Pacífico Central, Central, Huetar Atlántica).
La estructura organizacional del Instituto se muestra en la figura Nº 4.
68
Figura 4
Estructura Organizacional
69
3.5 Organización de AyA para la gestión de proyectos
Según el Manual para la Gestión de Proyectos de Inversión en AyA de
enero del 2010 y en la reciente reestructuración (2008) que se dio en la
Institución, se centraliza el proceso de pre-inversión y ejecución de los
proyectos en los sistemas que administra directamente la Institución, en la
Sub-gerencia Ambiental, Investigación y Desarrollo y lo referente a los
sistemas rurales en la Sub-gerencia Sistemas Delegados y se definen las
funciones y responsabilidades de cada Área Organizativa involucrada en
el proceso de la gestión de proyectos y plan de inversiones, las mismas,
tomadas del mismo manual antes mencionado, se detallan a
continuación:
70
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
JuntaDirectiva
Establecer e impulsar laspolíticas institucionalesdirigidas a satisfacer lasnecesidades de aguapotable y alcantarilladosanitario de los habitantesdel país, velando por sucumplimiento sinmenoscabo del interés y elpatrimonio institucional.
Dirigir la política de la Institución,fiscalizar sus operaciones y acordar lasinversiones de los recursos de la misma.Acordar el Presupuesto Ordinario Anual ylos Extraordinarios para someterlos a laaprobación de la Contraloría General dela República.Dictar, reformar e interpretar losreglamentos internos necesarios para elmejor desarrollo de los fines del Instituto
PresidenciaEjecutiva
Ser el enlace directo entreel Poder Ejecutivo y laInstitución, con el fin deorientarla en concordanciacon las políticas generalesdefinidas por el PoderEjecutivo y con lasestrategias y políticas quepor su propia iniciativaconsidere convenientes, yejercer las funcionesadministrativas que le seancomplementarias.
Presidir la Junta Directiva. Convocar asesiones ordinarias y extraordinarias, conno menos de doce horas de anticipación,elaborar la agenda de tales sesiones yvelar por la pronta y eficiente ejecuciónde las resoluciones y acuerdos de laJunta Directiva.Programar las actividades que serequieran para realizar lasde la políticas y alcanzar los objetivos delaInstitución, dentro de los lineamientospolítica general del Estado dictada por elPoder Ejecutivo y el Plan Nacional deDesarrollo.Llevar a cabo una labor sistemática demodernización de la entidad yracionalización del uso de sus recursos,en coordinación con el Ministerio dePlanificación Nacional y PolíticaEconómica.Velar porque la Administración Activaestablezca, mantenga, perfeccione yevalúe, el sistema de control internoinstitucional; proteja y conserve elpatrimonio institucional contra pérdida,despilfarro, uso indebido, irregularidad oacto ilegal; que la información y lacomunicación sean confiables yoportunas en tiempo, espacio, cantidad ycalidad; que prevalezca la eficiencia yeficacia en las operaciones, así comotambién, que de cumplimiento delordenamiento jurídico y técnicoprevaleciente en la Institución.Presentar ante la Junta Directiva para suaprobación, los proyectos dereglamentos generales y específicos quebuscan mejorar la gestión administrativay técnica del Instituto.
Dirección dePlanificación
Dirigir y asesorar a lasAutoridades Superiores ydemás dependencias de laInstitución en laformulación de planes,programas y proyectosinstitucionales, así comoevaluar sus resultados,todo ello bajo unaadecuada administración
Asesorar al MINAE, Ministerio de Salud,autoridades superiores y dependenciasde la Institución en el diseño yformulación de los planes, programas yproyectos sectoriales e institucionalesque se deben desarrollar en elcumplimiento del Plan Nacional deDesarrollo y objetivos a corto, mediano ylargo plazo de la Institución segúncorresponda.
71
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
de los riesgos a que estáexpuesto la organización.
Asesorar en la formulación de planes deacción y proyectos internos que permitanllevar a cabo los planes, programas yacciones definidos por el MINAE para laGestión Integrada del Recurso Hídrico, elPlan Estratégico Institucional, así comoaquellos orientados al mejoramientocontinúo de los procesos internos de laInstitución.Proponer y participar en el desarrollo deleyes, reglamentos, normas, estrategias,políticas, procedimientos y disposicionestécnicas y administrativas que regulen sucampo de acción y velar porque se llevena cabo. Todo ello bajo un enfoque degénero y no discriminación
Cooperación yAsuntos
Internacionales
Gestionar todas lasacciones de cooperacióninternacional queestablezca el Instituto conentes internos y externos,así como procurar que losrecursos económicos yfinancieros de lacooperación internacionalcoadyuven concretamentecon los recursosinstitucionales al desarrollode proyectos en áreasestratégicas.
Establecer y dar seguimiento a lasiniciativas, propuestas, y proyectos, entreotros que se generen con recursos decooperación internacional, con el fin deverificar que los recursos que se asignencorresponden a las políticas y prioridadesinstitucionales y nacionales.
Gerencia ySubgerencia
General
Administrar todas aquellasactividades relacionadascon la organización,funcionamiento ycoordinación de lasdependencias de laInstitución, procurando eldesarrollo oportuno yeficaz de los procesos ylabores y dentro del marcojurídico vigente, con lafinalidad de apoyar laconsecución de losobjetivos institucionalesemitidos por la JuntaDirectiva.
Dirigir, coordinar su elaboración, aprobary presentar a la Junta Directiva losPlanes Anuales Operativos, los planes dedesarrollo e inversión de sistemas deagua potable y alcantarillado sanitario,presupuestos ordinarios yextraordinarios, las modificacionespresupuestarias e indicadores de controlde gestión y financieros de cada una delas dependencias de la Institución, asícomo monitorear su cumplimiento.
Subgerencia deAmbiente,
Investigación yDesarrollo
Lograr el desarrolloordenado de los sistemasque administra y opera laInstitución con la finalidadde satisfacer lasnecesidades yexpectativas del mercadoen forma óptima y enconcordancia con elambiente, así como ejercerel control y la vigilancia dela calidad del agua
Dirigir, evaluar y controlar las actividadesde investigación tecnológica aplicada aldesarrollo de infraestructura, operaciónde sistemas y uso sustentable delrecurso hídrico.Dirigir, evaluar y controlar la planificación,diseño y construcción de las obras deacueductos y alcantarillados sanitarios delos sistemas que administra la institución.Analizar, autorizar y proponer a laGerencia y Subgerencia General losPlanes Maestros de Desarrollo Físico yde Inversiones de los proyectos deconstrucción o mejora de los sistemasque administra, opera y fiscaliza la
72
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
Institución.Aprobar la programación anual de losproyectos de construcción y mejora delos sistemas directos de agua yalcantarillado sanitario contemplados enel Plan de Desarrollo e Inversiones, asícomo velar por su cumplimiento.Velar porque los proyectos a ejecutarsean factibles técnica, legal yfinancieramente.Velar por el adecuado seguimiento yevaluación físico - financiera de laejecución de los proyectos incluidos enlos Planes Maestros de Desarrollo Físicoy de Inversiones.Coordinar con las dependenciasrespectivas las necesidades de mejora oconstrucción de sistemas de aguapotable y alcantarillado sanitario.
Coordinar con otras institucionespúblicas la aprobación de los permisosrequeridos de acuerdo con la normativavigente.Velar porque se mantenga un inventarioactualizado de los sistemas queadministra y opera la Institución.
UENInvestigación y
Desarrollo
Promover y consolidar laactividad de investigaciónaplicada y emisión denormativa técnica nosolamente para eldesarrollo de proyectos yoperación de sistemas deagua potable ysaneamiento, sino tambiénpara garantizar el usosustentable del recursohídrico; de forma depermitir el mejoramientocontinuo de los productos yservicios de la Institución yde otros operadores a nivelnacional a través de lacapacitación y asistenciatécnica.
Propiciar el desarrollo tecnológico, enespecial el mejoramiento de los criteriostécnicos de diseño y normas yespecificaciones técnicas que debanemplearse en los proyectos de desarrollode infraestructura, así como en laoperación de los sistemas y en el manejosustentable del recurso hídrico.Estudiar el desarrollo tecnológicoalcanzado en el contexto mundial en elcampo de desarrollo de infraestructura yoperación de sistemas de agua potable ysaneamiento, así como en el manejosustentable del recurso hídrico ypropiciar su adaptación, difusión yaplicación a nivel nacional; así comoestablecer relaciones con centros deinvestigación a nivel mundial.
UEN de GestiónAmbiental
Desarrollar y evaluarplanes, programas yproyectos de conservacióndel recurso hídrico, queaseguren la disponibilidadde materia prima encantidad y calidad, paraabastecer los sistemas deagua potable, así comopromover y comunicar lasdisposiciones ambientalesque regulan las actividadesde la Institución.
Ejecutar los programas, planes yproyectos y monitorear y evaluar eldesempeño de los mismos.
UENProgramacióny Control
Formular los planes dedesarrollo e inversión desistemas de agua potable yalcantarillado sanitario, así
Investigar, analizar y definir la demandafutura de servicios de agua potable yalcantarillado sanitario en las zonas
73
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
como evaluar losresultados de su ejecucióncon la finalidad deasegurar el cumplimientode los objetivosinstitucionales en materiade infraestructura física.
geográficas donde la Instituciónadministra, opera y fiscaliza sistemas deagua potable y alcantarillado sanitario,para tomar las previsiones necesarias.Definir los requerimientos deconstrucción, ampliación y mejora de lainfraestructura física, que permita a laInstitución satisfacer la demanda actual yfutura de servicios de agua potable yalcantarillado.Identificar los proyectos a realizar y llevara cabo los estudios básicos y pre-diseños (pre-inversión) de cada uno deellos.Determinar la factibilidad de losproyectos identificados, así comopriorizarlos y proponer su ejecución.Elaborar los Planes Maestros deDesarrollo físico y de Inversiones queincluyan los proyectos a ejecutar.Monitorear la ejecución de los proyectosen cuanto al cumplimiento de suprogramación y ejecución físico-financiera. Hacer la entrega formal de lossistemas directos construidos para queentren en operación.
UENAdministraciónde Proyectos
Administrar la ejecución delos proyectos deconstrucción y mejora delos sistemas directos deagua potable yalcantarillado sanitario,velando por laconservación del recursohídrico.
Proponer a la Sub-gerencia de GestiónAmbiental, Investigación y Desarrollo laprogramación anual de los proyectos deconstrucción y mejora de los sistemasdirectos de agua y alcantarillado sanitariocontemplados en el Plan Maestro deDesarrollo e Inversiones.Llevar a cabo las actividades técnicas yadministrativas de programación,elaboración de especificaciones técnicas,presupuestos, reajustes, modificaciones,aprobación de pagos, apertura y finiquitode obra de los proyectos bajo suresponsabilidad.Asignar los equipos de trabajo queestarán a cargo de los proyectos, desdela organización hasta el finiquito de laobra.Dirigir y ejecutar las actividadesrelacionadas con el diseño oconstrucción, ya sea por contrato oadministración, de los proyectos bajo suresponsabilidad.Supervisar que los proyectos deconstrucción se realicen de acuerdo conel diseño, cláusulas contractuales,programación, convenios y planes deinversión.Llevar a cabo las actividadesrelacionadas con el seguimiento físico yfinanciero de los proyectos.
74
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
SubgerenciaGestión de
Sistemas GAM
Administrar, operar yoptimizar los servicios deagua potable y aguasresiduales, en el ámbitogeográfico bajo suresponsabilidad, de formaque satisfaga lasnecesidades yexpectativas de los clientesy en concordancia con elambiente
Coordinar con la Sub-gerencia deGestión Ambiental, Investigación yDesarrollo las necesidades deinfraestructura física, así como eldesarrollo de programas de conservacióndel recurso hídrico.Velar por el cumplimiento de los planes,programas y proyectos que sedesarrollen en las diferentesdependencias del área geográfica bajosu responsabilidad.
UENOptimización de
Sistemas
Lograr la óptima utilizaciónde la capacidad instaladade los sistemas de aguapotable y alcantarilladosanitario, en el Gran ÁreaMetropolitana.
Proponer programas y proyectos demejora y ampliación hidráulica,electromecánica y estructural requeridospara la optimización de los sistemas deagua potable y alcantarillado sanitario.
UENProducción yDistribución
Operar y mantener lossistemas de agua potablede forma que aseguren lacantidad, calidad ycontinuidad de losservicios brindados, en elárea geográfica bajo sucompetencia.
Administrar los procesos requeridos paraoperar y mantener los sistemas de aguapotable (desde la fuente deabastecimiento hasta el micro medidor),asegurando que se ajusten a loslineamientos institucionales yregulaciones vigentes.Formular y ejecutar los programas demantenimiento predictivo, preventivo ycorrectivo de los sistemas de aguapotable y sus componentes, así comomonitorear y evaluar los resultados delos mismos.Garantizar la calidad del agua potableproducida por los sistemas bajo suresponsabilidad.Monitorear y evaluar permanentementeel desempeño de los sistemas de aguapotable.
UENRecolección yTratamiento
Operar y mantener lossistemas de alcantarilladosanitario de forma queaseguren la cantidad,calidad y continuidad delos servicios brindados, enel área geográfica bajo sucompetencia.
Administrar los procesos requeridos paraoperar y mantener los sistemas dealcantarillado sanitario, asegurando quese ajusten a los lineamientosinstitucionales y regulaciones vigentes.Formular y ejecutar los programas demantenimiento predictivo, preventivo ycorrectivo de los sistemas dealcantarillado sanitario, así comomonitorear y evaluar los resultados delos mismos.
SubgerenciaGestión deSistemas
Periféricos
Administrar, operar yoptimizar los servicios deagua potable y aguasresiduales, en el ámbitogeográfico bajo suresponsabilidad, de formaque satisfaga lasnecesidades yexpectativas de los clientesy en concordancia con elambiente.
Coordinar con la Subgerencia de GestiónAmbiental, Investigación y Desarrollo lasnecesidades de infraestructura física, asícomo el desarrollo de programas deconservación del recurso hídrico.Velar por el cumplimiento de los planes,programas y proyectos que sedesarrollen en las diferentesdependencias del área geográfica bajosu responsabilidad.
UENOptimización de
Sistemas
Lograr la óptima utilizaciónde la capacidad instaladade los sistemas de agua
Realizar los estudios necesarios paradeterminar la capacidad, vulnerabilidad y
75
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
potable y alcantarilladosanitario, en el ámbitogeográfico bajo suresponsabilidad.
el estado actual de los sistemas de aguapotable y alcantarillado sanitario en elámbito geográfico bajo suresponsabilidad.Proponer programas y proyectos demejora y ampliación hidráulica,electromecánica y estructural requeridospara la optimización de los sistemas deagua potable y alcantarillado sanitario.
UENProducción yDistribución
Operar y mantener lossistemas de agua potablede forma que aseguren lacantidad, calidad ycontinuidad de losservicios brindados, en elárea geográfica bajo sucompetencia.
Administrar los procesos requeridos paraoperar y mantener los sistemas de aguapotable (desde la fuente deabastecimiento hasta el micro medidor),asegurando que se ajusten a loslineamientos institucionales yregulaciones vigentes.Formular y ejecutar los programas demantenimiento predictivo, preventivo ycorrectivo de los sistemas de aguapotable y sus componentes, así comomonitorear y evaluar los resultados delos mismos.
UENRecolección yTratamiento
Operar y mantener lossistemas de alcantarilladosanitario de forma queaseguren la cantidad,calidad y continuidad delos servicios brindados, enel área geográfica bajo sucompetencia.
Administrar los procesos requeridos paraoperar y mantener los sistemas dealcantarillado sanitario, asegurando quese ajusten a los lineamientosinstitucionales y regulaciones vigentes.Formular y ejecutar los programas demantenimiento predictivo, preventivo ycorrectivo de los sistemas dealcantarillado sanitario, así comomonitorear y evaluar los resultados delos mismos.
SubgerenciaGestión deSistemas
Delegados
Lograr el desarrolloordenado de los sistemasrurales, así como promovery desarrollar, capacitar,asesorar y fiscalizar a lasorganizaciones a cargo desu administración yoperación, de forma queestas satisfagan lasnecesidades yexpectativas de los clientesen concordancia con elambiente.
Dirigir, evaluar y controlar la planificación,diseño y construcción de las obras deacueductos de los sistemas delegados.Aprobar estrategias, objetivos, metas,políticas, planes, procedimientos,estándares y proyectos de mejora en laadministración de proyectos y gestión delos sistemas rurales.Velar por el cumplimiento de los planes,programas y proyectos que sedesarrollen en las diferentesdependencias del área geográfica bajosu responsabilidad.Analizar, autorizar y proponer a laGerencia General los Planes Maestrosde Desarrollo Físico y de Inversiones delos proyectos de construcción o mejorade los sistemas, así como los planes depromoción, desarrollo, capacitación,asesoría técnica y fiscalización de dichossistemas.Aprobar la programación anual de losproyectos de construcción y mejora delos sistemas directos de agua yalcantarillado sanitario contemplados enel Plan de Desarrollo e Inversiones, asícomo velar por su cumplimiento.
76
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
Velar porque los proyectos a ejecutarsean factibles técnica, legal yfinancieramente, así como por elcumplimiento de los planes depromoción, desarrollo, capacitación,asesoría técnica y fiscalizaciónVelar por el adecuado seguimiento yevaluación físico - financiera de laejecución de los proyectos incluidos enlos Planes Maestros de Desarrollo Físicoy de Inversiones.Coordinar con otras institucionespúblicas la aprobación de los permisosrequeridos de acuerdo con la normativavigente.
UENAdministraciónde Proyectos
Administrar los proyectosde construcción y mejorade los sistemas rurales deagua potable yalcantarillado sanitario,velando por laconservación del recursohídrico.
Proponer a la Subgerencia de Gestión deSistemas Delegados la programaciónanual de los proyectos de construcción ymejora de los sistemas rurales de agua yalcantarillado sanitario contemplados enel Plan respectivo.Llevar a cabo las actividades técnicas yadministrativas de programación,elaboración de especificaciones técnicas,presupuestos, reajustes, modificaciones,aprobación de pagos y apertura yfiniquito de obra de los proyectos bajo suresponsabilidad.Asignar los equipos de trabajo queestarán a cargo de los proyectos, desdela organización hasta el finiquito de laobra.Dirigir y ejecutar las actividadesrelacionadas con el diseño oconstrucción, ya sea por contrato oadministración, de los proyectos bajo suresponsabilidad.Supervisar que los proyectos deconstrucción se realicen de acuerdo conel diseño, cláusulas contractuales,programación, convenios y planes deinversión.Llevar a cabo las actividadesrelacionadas con el seguimiento físico yfinanciero de los proyectos.
UEN Gestión deAcueductos
Rurales
Promover, desarrollar,capacitar, asesorar yfiscalizar los sistemasdelegados por laInstitución.
Investigar, analizar, diseñar estrategias,formular y proponer planes, programas yproyectos para la promoción, desarrollo ytransferencia tecnológica de lasorganizaciones comunales.Ejecutar y dar seguimiento al desarrollode los planes, programas y proyectos,así como evaluar los logros alcanzados.
Gestionar, negociar y coordinar elfinanciamiento para la construcción yrehabilitación de los sistemas comunales,así como también, gestionar losconvenios de cooperación para el logrode la sostenibilidad de los mismos.Coordinar con la UEN de Administraciónde Proyectos, la construcción y mejora
77
ÁreaOrganiza
tiva
Objetivo General Funciones y Responsabilidades
de los sistemas comunales.Coordinar con las comunidades laentrega de las obras comunalesconstruidas.
SubgerenciaAdministrativa
Financiera
Administrar los sistemasde información, losrecursos financieros,materiales y humanosnecesarios para eldesarrollo oportuno yeficaz de la gestióninstitucional con la finalidadde alcanzar sus objetivos ymetas.
Aprobar las estrategias, objetivos, metas,políticas, planes, programas, proyectos,procedimientos y estándares para losprocesos administrativos - financieros yde apoyo institucionales.Controlar que los planes, programas yproyectos administrativos y financierosse cumplan según lo establecido.
Fuente: Manual para la Gestión de Proyectos de Inversión en AyA, 2010.
3.5.1 Estructura Orgánica de Unidades Ejecutoras
Para la ejecución de algunos proyectos de inversión, la administración
ha considerado conveniente integrar algunas Unidades Ejecutoras de
Proyectos (KFW, BCIE, JBIC), en virtud de algunas características tales
como: el tipo de financiamiento (externo), magnitud, requerimientos
legales y decisión política. Estas Unidades Ejecutoras tienen bajo su
responsabilidad, todo el proceso de ejecución de las obras, hasta que
éstas entren en operación, para lo que se establece una estructura propia y
dependen directamente de la Gerencia General.
3.5.2 Tipo de proyectos.
El instituto desarrolla proyectos de infraestructura en dos áreas de gestión
distinta, la primera en los sistemas operados por el propio Instituto y la
segunda en sistemas en donde la administración se delega en las
organizaciones comunales denominadas ASADAS.
3.5.2.1 Proyectos en sistemas administrados por AyA.
La Subgerencia de Ambiente Investigación y Desarrollo tiene a cargo los
estudios de previsión y la preparación de los diseños finales requeridos
78
para la construcción de las obras; la ejecución de las obras la realiza la
Institución, para lo cual se utilizan diferentes modalidades de
organización, algunos proyectos cuyo tamaño, complejidad y costo es
pequeño se desarrollan por administración directa de la unidades
operativas, aquellos proyectos de mayor complejidad y costo, son
desarrollados mediante la modalidad de contratación, la inspección de las
obras las realiza la UEN de Administración de Proyectos.
Por otra parte en los programas financiados con recursos externos, se
utiliza la modalidad de conformar unidades ejecutoras que operan
matricialmente con el resto de la organización institucional.
3.5.2.2 Proyectos en sistemas de administración comunal.
Para la ejecución de estos proyectos desde la subgerencia de Sistemas
Rurales, se promueve la organización comunal que tendrá la
responsabilidad del aporte de la mano de obra y materiales locales, el
instituto aporte los estudios básicos, el diseño, la dirección técnica
profesional, así como la tubería y accesorios, equipos de bombeo y
cloración.
Dependiendo de la complejidad de la obra y del nivel de aporte comunal,
también se ejecutan las obras mediante la contratación de servicios de
empresas constructoras.
3.6 Experiencias referentes a la Evaluación Ex-post.
3.6.1 Experiencias internacionales.
Los organismos financieros internacionales cuentan a lo interno con
unidades especializadas para la evaluación ex-post de los proyectos que
forman parte de su cartera de crédito, cada uno de estos organismos tiene
metodologías diferentes, pero es importante resaltar las coincidencias, así
por ejemplo el BID, además de la evaluación económica y financiera
evalúa factores de orden técnico y social y a las instituciones beneficiada
con el financiamiento. El BID elabora, según lo indica Verstraete (1993)
79
en el informe denominado Project Completion Report (PCR) compuesto
por cuatro partes:
“- Un resumen del proyecto con una breve
descripción del proyecto y la enumeración de los
resultados principales, las conclusiones y las
recomendaciones del proyecto.
- Una sección analítica del proyecto, es decir, una
elaboración de la primera parte elaborada por el BID.
- Una sección preparada por los prestatarios, para
dar su opinión sobre el proyecto
- Una información estadística preparada por el
banco.
El PCR es un documento analítico en el cual se
presentan los resultados del proyecto, las
experiencias y conclusiones del proyecto y la
manera de utilizar dichas conclusiones en proyectos
futuros”
El mismo Verstraete (1993) indica que el BIRF se orienta a una
evaluación económica y financiera considerando los costos y beneficios del
proyecto, igualmente prepara un PCR que tiene tres partes:
“La primera es una breve descripciyn del proyecto,
con la implementación y operación del proyecto. La
segunda contiene la opinión del prestatario y la
tercera parte incluye un resumen de los datos
estadísticos”.
De acuerdo con estas citas se reitera la importancia de la ejecución de la
evaluación ex-post para acceder al financiamiento internacional para la
ejecución de proyectos.
80
3.6.2 Experiencias Nacional en evaluación ex- post
La Contraloría General de la República en el año 2009, realizó una
evaluación de la etapa de planificación de las adquisiciones del AyA,
dentro del concepto de adquisiciones se incluye todo lo relacionado con la
identificación, formulación, priorización y ejecución de proyectos de
inversión.
La fiscalización se orientó hacia las áreas de:
a- Gestión de la gobernabilidad y de la organización del portafolio
de proyectos
b- Gestión de la planificación estratégica.
c- Gestión del alineamiento del portafolio de proyectos.
d- Lecciones aprendidas y recomendaciones de mejoras.
Se puede observar que en esta evaluación no se consideró analizar la
operación desde el punto de vista ex-post de un proyecto de inversión, si
señala el informe, la debilidad en la gestión de proyectos para definir
adecuadamente un proceso de selección y priorización con base en un
procedimiento que permita definir la línea base de los mismos.
Como experiencia nacional de evaluación ex-post se puede citar el trabajo
realizado por el Msc. Guillermo Sánchez Solís en el año 2007, trabajo
titulado “Evaluaciyn ex-post a las Asociaciones Administradoras de
Acueductos Rurales de Cajón, San Pedro, Concepción de Oratoria,
Volcán y AsadaGol de la Región Brunca del AyA durante el periodo 2004-
2007” cuyo trabajo evaluy la gestiyn de estas ASADAS mediante la
aplicación de Cuadro de Mando Integral. Este trabajo de forma similar al
de la CGR no analizó lo relacionado con la gestión de proyectos desde el
punto de vista de evaluación de término y de evaluación de operación.
Por otra parte el Msc. Luis Ángel Rosales Ramírez elaboró una propuesta
metodológica para implementar una herramienta de gestión para la
evaluación ex-post a término de proyectos de infraestructura, enfocado
81
específicamente al los proyectos que desarrolla la Caja Costarricense de
Seguro Social.
3.6.3 Perspectiva de evaluación ex-post de proyectos en AyA
Para cumplir con la misión institucional el AyA desarrolla diferentes
procesos, algunos de los cuales se realizan mediante la ejecución de
proyectos específicos, sin embargo lo referente a la evaluación del logro
de objetivos, metas y de la cuantificación de impactos, aún es una tarea
pendiente, por cuanto se carece de los procedimientos, metodología y
políticas para realizar una adecuada evaluación ex -post.
Pese a lo anterior hay que mencionar que la institución esta sujeta a una
serie de evaluaciones externas que se refieren básicamente a la gestión
operativa, dentro de las que podemos citar las relacionadas con las
evaluaciones de carácter financiero, las del Sistema Nacional de
Evaluación (SINE) y las de nivel de servicio aplicadas por la ARESEP.
En cuanto a la participación de la Auditoria Interna, esta se limita
básicamente a evaluar los procedimientos de contratación, avances de
obra, reajustes de precios, finiquitos y en general los cumplimientos de los
términos de referencia, desde una perspectiva administrativa y legal.
3.7 Estructura Normativa
3.7.1 Normativa Funcional
Se anotan las leyes y reglamentos de aplicación general que son parte de
la regulación directa al A y A:
Constitución Política de Costa Rica. Dada el 7 de noviembre de 1949
Ley Constitutiva Del Instituto Costarricense De Acueductos y
82
Alcantarillados, Ley No. 2726 de 14 de abril de 1961.
Ley de Aguas, Ley No. 276 de 27 de agosto de 1942.
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos
públicos. Ley 8131, 18 setiembre del 2001
Ley General de Agua Potable, Ley No. 1634 de 18 de septiembre de
1953.
Ley General de Salud, Ley No. 5395 de 30 de octubre de 1973.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley No.
7428. de 26 de agosto de 1994.
Ley Orgánica del Ambiente, Ley No. 7554.del 4 de octubre de 1996
Reglamento General de la Contratación Administrativa. 25038-H de 6
de marzo de 1996.
3.7.2 Normativa sobre evaluación ex-post
Se hace referencia a aquella legislación en que se requiere a las
Instituciones la ejecución de la evaluación de los proyectos.
Ley General de Control Interno. Ley No. No. 8292 del 31 de julio del
2002.
Esta ley en su artículo 16 define la obligatoriedad de contar con un
sistema de información para la administración de la gestión documental
Institucional, además, la CGR en las Normas de Control Interno en el
apartado 4.5.2 se refiere a las responsabilidades de los jerarcas y titulares
subordinados en relación con la gestión de proyectos, en los apartados a,
b y c ,se mencionan los asuntos que deben de contemplarse para las
actividades de control, específicamente en lo relacionado con proyectos,
menciona que deben de identificarse metas, recursos , las fechas de inicio
y término, obligación de documentar todas las etapas del proyecto, la
emisión de informes periódicos de proyectos, todo lo anterior da un marco
de referencia que facilita y fundamenta los procesos de la evaluación ex-
post.
83
Sistema Nacional de Inversión Pública, Ley 5525, 2 de mayo 1974.
Reglamento para la Constitución y funcionamiento del Sistema
Nacional de Inversión Pública, de las normas generales y
definiciones, 22 de agosto del 2008.
En el artículo 3, se definen los componentes que conforman el Sistema
Nacional de Evaluación Pública, específicamente el inciso a establece que
uno de estos componentes es “metodologías de formulación y evaluación
de proyectos”.
El artículo 5 define como uno de los objetivos específicos, en el inciso b
“implementar un sistema integral de análisis, seguimiento y evaluaciyn de
la inversión pública siguiendo el ciclo de vida de los proyectos.
El artículo 7 donde se definen las etapas y acciones del proceso de
inversión pública en el inciso h establece como una de estas etapas
“seguimiento y evaluaciyn ex-post del proyecto”
Manual para la gestión de proyectos de inversión de AyA; enero 2010
El objetivo de este manual es:
“Proporcionar los lineamientos generales que
normen la formulación, ejecución y evaluación de los
proyectos de pre-inversión e inversión, con un
enfoque sistemático e integral del proceso de
gestión de proyectos en el AyA, que permita
optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la
organización y el funcionamiento de las unidades
organizacionales”.
84
El manual indica que para la evaluación ex-post, la unidad ejecutora del
proyecto, indagará el nivel de cumplimiento de los objetivos planificados
para el proyecto. Esta evaluación se realiza al finalizar el proceso de
ejecución. Además el manual indica que es deber de la unidad ejecutora
del proyecto o el equipo de trabajo, cumplir con los siguientes aspectos:
Realizar los informes correspondientes de los avances físicos y
financieros del proyecto.
Brindar el o los informes evaluativos a los interesados de la
ejecución del proyecto Brindar el seguimiento del cumplimiento de
las actividades programadas en el manual de ejecución.
Brindar un control de ejecución de las actividades programadas.
Establecer acciones de mejora para realizar las acciones de
corrección o cambios en la programación.
85
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN EX -POST
QUE SE REALIZA EN AyA
86
CAPÍTULO IV
4. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN EX -
POST QUE SE REALIZA EN AyA.
4.1 Introducción
En este capítulo se presentan los resultados obtenidos después de la
aplicación de los instrumentos de investigación: entrevistas, cuestionarios,
encuesta y guías para la revisión de expedientes.
Partiendo de que el trabajo se desarrolla con una caracterización de
enfoque cualitativo, para la aplicación de los instrumentos de investigación
se identificaron cinco temas principales: formulación, ejecución, ambiental,
recursos humanos y operación, estos se presentan en el apéndice 1, en
cada uno de ellos se hace la indicación de los funcionarios a los que se
les aplicó; en el apéndice 2, se presentan los resultados de las entrevistas
con las respuestas obtenidas, las que se realizaron en forma individual.
También se presentan los resultados obtenidas a partir de a revisión
documental tanto de la fase de pre-inversión, ejecución y la operación, así
como los resultados alrededor del tema ambiental.
Por otra parte a lo largo del capítulo se analizan de resultados
obtenidas, se hacen referencia a la información que se genera en la etapa
de pre -inversión y en la fase de operación respecto al grado de
sustentabilidad que tienen los proyectos estudiados y cuya información se
presenta en el apéndice 3.
Con lo anterior se cumplió con el objetivo específico uno de este trabajo,
87
en el que se planteó realizar un diagnóstico para identificar el proceso de
evaluación ex-post que se realiza en AyA, con lo que se determinó entre
otras cosas que la mayoría del personal que labora en el área de
proyectos de AyA no está familiarizado con la aplicación de evaluaciones
ex -post ya que ésta no es una actividad que se realice en el Instituto, a
pesar de la inversión en capacitación en gerencia de proyectos que ha
realizado AyA, identificándose que los funcionarios capacitados en su
gran mayoría no están laborando en ninguna de las fases del ciclo de vida
de proyectos.
El diagnóstico mostro la ausencia en AyA de una metodología para la
evaluación ex -post en general y particularmente de ausencia de
metodologías para la evaluación ex post de término y de impacto, así
mismo se identificó que los documentos que se generan de las diferentes
fases del ciclo de vida de los proyectos no se resguardan en un solo
expediente (portafolio de proyecto).
4.2 Instrumentos de investigación
Para obtener la información relacionada con el diagnóstico que permitió
identificar el proceso de evaluación ex-post que se realiza en AyA, se
aplicaron las entrevistas 1 y 3 del apéndice 1, para lo cual se entrevistó al
Director de Planificación Estratégica, al Coordinador de Desarrollo Físico
de la Dirección de Planificación, Subgerente de Ambiente, Investigación y
Desarrollo, al Director de Administración de Proyectos; al Director de
Programación y Control, Director de la Unidad Ejecutora proyecto BCIE, a
los Directores de las Regiones Pacífico Central y Brunca.
Para diagnosticar el nivel de capacitación profesional para la evaluación
de proyectos en AyA, se aplicó la entrevista 2 incluida en el apéndice 1, al
Director de Capital Humano, así mismo se efectuó la encuesta 1 incluida
en el mismo apéndice, al personal profesional que labora en alguna de
las diferentes fases del ciclo de vida de proyectos de la Subgerencia de
88
Ambiente, Investigación y Desarrollo, así como de la Dirección de
Planificación Estratégica.
Para el diagnóstico sobre la programación de obras, ejecución de la
inversión y calidad de la ejecución, se aplicó la entrevista 3, al Director de
Administración de Proyectos, al Coordinador de Desarrollo Físico de la
Dirección de Planificación, al Subgerente de Ambiente, Investigación y
Desarrollo, al Director de Administración de Proyectos; al Director de la
Unidad Ejecutora proyecto BCIE, al Director de Planificación Estratégica.
En relación con los aspectos ambientales, se aplicó la entrevista 4 del
apéndice 1, al Director Ambiental del Instituto, abordando aspectos tales
como el cumplimiento de la normativa ambiental y los informes de la
regencia ambiental en la ejecución y operación de los proyectos..
Para determinar el grado de conocimiento de los operadores de los
sistemas de los objetivos y metas del proyecto y la relación con la
evaluación ex -post de la fase de operación, se aplicó la entrevista 5 del
apéndice 1, a los Directores de las Regiones Pacífico Central y Brunca y
a los Directores de Optimización de Sistemas y Aguas Residuales de la
Subgerencia de Sistemas Periféricos.
Por otra parte para la revisión documental se prepararon dos guías, la
primera para la revisión de las variables relacionados con los ingresos y
costos de operación y mantenimiento de los proyectos en la fase de
operación, para los proyectos definidos en el marco metodológico, la
segunda guía trata la variable de calidad de servicios por medio de los
indicadores de servicios, y poder determinar si esta información se genera
en la fase de pre-inversión y durante la operación misma
89
4.3 Análisis de resultados
De acuerdo con los instrumentos de evaluación utilizados y cuyo detalle
que se presenta en el apéndice 1, para una mejor identificación de los
temas abordados en este trabajo, se identificaron cinco temas
principales: formulación, ejecución, ambiental, recursos humanos y
operación, para cada uno de estos temas se elaboró un guión particular y
se identificó al personal institucional especializado responsable de áreas
estratégicas , con el propósito de obtener un criterio experto referente a
los temas sujetos de estudio.
4.3.1 Estudios de pre- inversión
De acuerdo con lo que se evidenció en las entrevistas, ninguno de los
entrevistados indicó tener la responsabilidad total de la fase de pre-
inversión, responsabilidad que está dividida en diferentes dependencias
institucionales; no existe una clara definición en AyA de quienes son los
responsable de realizar los estudios de pre- inversión, salvo el caso de los
estudios técnicos (ingeniería) necesarios para definir la factibilidad de los
proyectos, es criterio general que en los últimos años se han realizado los
proyectos con solo los estudios técnicos (ingeniería), sin que los mismos
contemplen los análisis de tipo financiero y legal entre otros. El estudio de
mercado se limita a una proyección de población y demanda en la zona
de estudio para el horizonte de diseño, sin contemplar variables para una
futura evaluación ex -post.
Entre los funcionarios que trabajan en la fase de operación de los
sistemas, existe consenso de que no se les participa de los criterios o
supuestos técnicos sobre los que está sustentado un proyecto, ni de los
impactos o beneficios esperados del mismo, no participan en la definición
de estos criterios, sin embargo manifiestan la importancia de la
participación de los operadores en la etapa de formulación de los
proyectos, en palabras de un entrevistado:
90
“el operador debe participar o estar informado de todas las
etapas de los proyectos y de los supuestos o
consideraciones para los sistemas que opera”
4.3.2 Metodología de evaluación ex -post
A pesar de que los funcionarios conocen sobre la metodología y la
importancia de realizar una evaluación ex-post de proyecto, el 100% de
los entrevistados comenta que en AyA no se tiene la práctica de realizar
evaluaciones ex -post a los proyectos, este tipo de evaluación no se ha
realizado en ningún proyecto, AyA no cuentan con una metodología y no
está definida que unidad es la responsable de realizar las evaluaciones.
Lo anterior se evidencia con lo expresado por uno de los entrevistados
que apuntó:
“Tal y como está el sistema en la instituciyn, se diseña por
parte de la Dirección de Estudios y Proyectos (DEP), se
ejecuta por parte de Obras y concluidas las obras se
trasladan a operación, pero nadie evalúa (interno o
externo), si lo que se hace tiene un beneficio, técnico, de
salud, si se cumplen los alcances…… o sea no hay
lecciones aprendidas, se repiten errores, sin un análisis
profundo de lo actuado”
La únicas experiencias que anotan los entrevistados sobre la evaluación
ex-post, es la realizada por organismos de financiamiento externo como lo
son el BID y la Agencia de Cooperación Internacional del Japón, sin
embargo, no mencionaron ningún beneficio para la fase formulación de
los proyectos, como producto de estas experiencias, lo que evidencia que
las mismas fueron para un interés interno de los organismos de
financiamiento y no dejaron una retroalimentación Institucional.
91
Si bien uno de los entrevistado mencionó que se efectúa un informe de fin
de proyecto, lo atribuyó a otras personas al indicar que “ lo que hacen es
..” y del consenso del resto del los entrevistados se desprende que en
realidad no se prepara un informe de evaluación de fin de proyecto.
La Dirección de Planificación está elaborando un manual en el cual se
define el contenido que debe tener este tipo de informe con el fin de
estandarizar los reportes y a la vez facilitar los reportes hacia MIDEPLAN.
4.3.3 Estructura organizativa para la evaluación Ex -post
El 100% de los entrevistados coinciden en la importancia de realizar
evaluaciones ex-post de los proyectos, aunque reconocen que en el
instituto no se encuentra formalizada una estructura responsable de
realizarla y consideran que sería un gran aporte mejorar las fases de
pre-inversión y ejecución; coinciden en que la retroalimentación, producto
de la implementación de ésta práctica, contribuirá en gran medida a
alcanzar los objetivos de futuros proyectos, porque se podrá planificar
mejor la formulación de los mismos.
En palabras de algunos de los entrevistados, la implementación de la
práctica institucional formalmente estructurada para realizar la evaluación
ex- post a un proyecto contribuirá para:
“ el ahorro de los recursos, optimizar los procesos, acortar
los tiempos de duración de cada uno de ellos, medir los
impactos del proyecto a nivel de beneficiarios directos e
indirectos, impactos a nivel de políticas de gobierno para
conocer los logros propuestos.”
“El beneficio es enorme, integralmente todo el ciclo se
puede mejorar, se pueden mejorar las especificaciones,
las tecnologías, los procesos constructivos, se da una
92
retroalimentación integral de lo que estamos haciendo
ahora.”
Las citas anteriores evidencian que se tiene el conocimiento de la
necesidad de implementar la práctica de la evaluación ex-post de
proyectos, pero no existe una cultura, ni exigencia, que en la práctica
haga posible que se realicen, como tampoco existe una instancia formal
en la institución que la ejecute la evaluación ex -post.
4.3.4 Indicadores de ejecución de obra
De los entrevistados, el 70% consideran que en la práctica si se controlan
los principales indicadores de ejecución (programación de tiempo y costo
reales), pero sin que esto constituya un proceso de evaluación, porque no
se confrontan los datos contra los propuestos en la fase de pre-inversión,
el restante 30% indicó desconocer si se formulan indicadores en la fase
de pre-inversión.
Se tiene claro que no existe la disciplina de definir los indicadores al
formular un proyecto, que sirvan para confrontar los resultados. Si bien en
el proceso de diseño se definen algunos de estos parámetros, los mismos
no son sistemáticamente comunicados a los responsables de la
operación, a fin de que se puedan confrontar contra los que
efectivamente se logran.
4.3.5 Expediente de proyecto
No existe la práctica de preparar un informe de fin de la fase de pre-
inversión que contenga todos los estudios que sustentan el proyecto,
más bien cada una de las oficinas o departamentos que participan en los
estudios, mantiene los respaldos en sus propios archivos, de aquí que
una labor de recopilación de información para efectuar una evaluación es
muy laboriosa o incluso podrían estar extraviados los documentos, los
93
entrevistados coinciden en la necesidad de establecer la práctica de
integrar en un solo informe (expediente) todos los documentos que se
elaboran en la fase de pre-inversión. En palabras de uno de los
entrevistados:
“Todo está disperso, no hay un expediente único,
recomienda que desde la idea misma, desde que se
conceptualiza y se desarrolla todo el proceso, se debe
tener una persona que lleve el seguimiento. Puede ser un
coordinador del proyecto o una persona de formulación,
junto con otra de la ejecución o una mezcla de ambos, o
sea un padrino que lo impulse, que le lleve el pulso al
proyecto, que sea responsable del proyecto en cualquier
parte de él, se piensa en que esto sea de parte de los
operadores ya que son los que tienen la necesidad
encima, se puede generar un esquema para este trabajo”
La implantación del expediente único de proyecto es una necesidad, esto
fue mencionado por varios de los entrevistados, lo que se aprecia en la
siguiente cita:
“Se debe de trabajar bajo el esquema de portafolio de
proyectos, el expediente debe de contener desde los
bosquejos, hasta cualquier detalle del proyecto, por
ejemplo, las pruebas de control de calidad de los
materiales utilizados, esto se puede observar en un
expediente de las obras de la represa de Arenal, es
producto de una cultura y nosotros en AyA fallamos en
eso. Si no hay una directriz, no se va a hacer, se debe de
garantizar que la documentación este al 100 % en el
archivo”.
Los encargados de la ejecución de los proyectos, elaboran un informe
final que en realidad es una recopilación de los principales documentos
94
que se originaron en la labor de inspección y control de las obras (finiquito
de proyecto), indican que no se tiene la práctica al finalizar el proyecto, de
realizar una evaluación del proceso de ejecución.
4.3.6 Capacitación profesional para evaluación
Sobre la situación relacionada con la capacitación profesional para la
evaluación de proyectos, en AyA no establecían áreas prioritarias de
capacitación, se concedían becas en todas las áreas sin que
necesariamente fueran en temas de interés Institucional, la capacitación
se utilizó como una forma de promover el acenso del personal; no es sino
hasta el año 2005 que se incentivó las becas en el campo de gerencia
de proyectos y a la fecha no hay una política particular formalizada por la
Junta Directiva para la capacitación en el área de proyectos.
Desde el año 2005 a la fecha se han capacitado, en el área de proyectos,
21 funcionarios en el ICAP y 2 en la UNA, se ha detectado que la
mayoría no están laborando en proyectos, solo 9 de 23 se encuentran
laborando en área relacionada con proyecto, 6 en formulación y
ejecución y 3 en operación.
Según el entrevistado, a futuro la decisión Institucional es dirigir los
recursos de capacitación hacia las áreas de ingeniería, ambiental,
economía, estadística, ciencias médicas (relacionados con el trabajo de
calidad de agua) y gerencia de proyectos y para evitar que los recursos no
se aprovechen para el fortalecimiento institucional, para las próximas
becas se hará una selección de acuerdo con el área que requiere ser
reforzada y se les exigirá a los funcionarios que se desempeñen en esas
labores por un tiempo determinado.
A pesar de que la Institución ha invertido en capacitar a 23 funcionarios en
gerencia de proyectos, no hay una práctica sistematizada de realizar
evaluaciones, lo que evidencia que el Instituto no ha creado las
95
condiciones necesarias para aprovechar la formación de sus
profesionales para mejorar la gestión de proyectos y crear la cultura de
evaluación.
4.3.7 Formación profesional y experiencia en evaluación ex -post
Los resultados de la encuesta realizada para medir la formación
profesional en gerencia de proyectos y experiencia en el área de
evaluación ex -post, del personal involucrado en el área de proyectos,
que se incluye en el apéndice 2 se desprende la siguiente información:
El 32% se desempeña en el área de pre-inversión, el 11% esta
promoción, financiamiento y negociación, el 21% en diseño, un 15% está
en la fase de ejecución y el 21% en operación.
Si se acumulan los porcentajes de los funcionarios que se desempeñan en
pre-inversión y diseño se obtiene que el 53% de los profesionales que
contestaron la encuesta están ubicados en el área de formulación de
proyectos. Como se observar es alto el porcentaje de profesionales que
están involucrados con proyectos que están laborando en la formulación o
diseño, sin embargo como se anotó anteriormente no se tiene claro los
alcances que deben tener los estudios de pre- inversión y básicamente se
preparan estudios técnicos de los proyectos
En referencia al nivel académico de los profesionales, se tiene que el
47% que contestó la encuesta tiene nivel de Maestría y el 79% tiene como
especialidad las áreas de Ingeniería y solamente un 21% en el área de
administración, ninguno de los profesionales reportó un nivel académico
de bachillerato ni de doctorado.
El 63% de los profesionales ha recibido capacitación en evaluación de
proyectos, sin embargo solo el 47% manifiesta tener conocimiento de
evaluación ex -post y solo el 11% ha participado en alguna evaluación de
96
proyectos, si esta información se complementa con la obtenida en las
entrevistas, en donde se indicó por parte de los entrevistados, que las
evaluaciones en que habían participado eran las efectuadas por los
organismos de financiamiento, se reafirma que es poca la experiencia
institucional en el campo de la evolución ex -post.
4.3.8 Seguimiento y control de proyectos
Sobre los resultados del diagnóstico, realizado con el objetivo de
proponer un instrumento basado en indicadores y guías para una
evaluación ex -post, se tiene el siguiente análisis.
El seguimiento que se le da a un proyecto se orienta a verificar el
cumplimiento de las condiciones contractuales de un proyecto en fase de
ejecución, no existe un sistema de información de acceso general que
permita mantener informada a la organización sobre el avance de un
proyecto desde que se encuentra la etapa de pre-inversión hasta que se
ejecuta el proyecto, solamente se emiten informes periódicos o a solicitud
de algún ente de control , en los cuales se detallan los pormenores de la
fase de ejecución y el porqué el avance no está acorde con lo planeado,
en palabras de uno de los entrevistados al referirse al tipo de control y
seguimiento que se le da a un proyecto, indica:
“Por avance físico y financiero aunque el primero no es
muy detallado y no se le pide a las empresas, si esto se
diera se puede, por ejemplo, medir rendimiento, solo se
da la distancia no las características del tramo, el tema del
control es más presencial de ingeniero en proyecto que
controla que el trabajos se haga bien, no resta merito a la
inspecciyn que se hace, más no queda bien documento.”
Uno de los entrevistados indica que sí se cuenta con un sistema de
control, aunque más relacionado con control interno, incluso es a lo
97
interno de la unidad y no es generalizado en la Institución, el control es
solo de la fase de ejecución, no incluye el seguimiento de un proyecto en
la fase de preparación y diseño. Esto se reafirma con la siguiente cita de
lo expresado por el entrevistado.
“A lo interno, los ingenieros presentan un informe
mensual, este informe está compuesto por diferente
puntos, compone el programa de trabajo de la empresa,
la unidad de programación y control lo filtra y se incorpora
en un sistema ZEUS (red interno) ahí se puso como parte
del control interno para conocimiento de todos los actores
del proceso, cualquiera puede observar el avance y lo
que se ha pagado, cualquiera que pida acceso electrónico
se le da, en este control está el estatus de todos los
proyectos. El control se inicia con el recibo de los
documentos del proyecto de parte de DEP, solo se
controla el avance por medio de los pagos.
4.3.9 Recepción de obras para la operación
El 100% de los entrevistados que laboran en la fase de operación
considera, que no existe un protocolo institucional para la entrega de los
proyectos a los responsables de la operación, ni se les informa de los
objetivos propuestos para el proyecto, esta observación evidencia la
necesidad de establecer este tipo protocolos como apoyo a una
transferencia de las obras a los operadores, pero acompañado de la
información que sustenta el proyecto y que ayudará a la posterior
evaluación ex -post de operación.
Igualmente manifestaron que no existe un protocolo que defina el
procedimiento, pruebas y documentación para la entrega de un proyecto
de la fase de ejecución a la puesta en operación, no se informa de los
compromisos ambientales, no se comunican las metas de operación del
98
proyecto, no se entrega la información para realizar la evaluación ex -
post.
Para casos de plantas de tratamiento de aguas residuales construidas
para desarrollos privados como urbanizaciones, condominios etc., que
deben ser operados por AyA, se recibe la memoria de cálculo y los
manuales de operación y mantenimiento y se capacita a los operadores a
partir de esos manuales.
4.3.10 Costo presupuesto y costo real
Durante el proceso de adjudicación y ejecución, un proyecto puede sufrir
variaciones en el costo, de conformidad con lo comentado por el 100% de
los entrevistados, aunque ninguno de ellos se refirió de forma específica a
un monto o porcentaje, no obstante esta situación, no se efectúan
análisis del impacto de estas variaciones en los parámetros financieros
que se establecieron durante la fase de pre-inversión. Incluso se indicó
que estas modificaciones en los costos no son informadas de parte de los
ejecutores del proyecto a la Dirección de Planificación, con lo que en
determinado momento, se debe asignar más presupuesto al proyecto, sin
que previamente se halla coordinado si existe la posibilidad financiera de
hacerlo.
4.3.11 Informe de término de proyecto
No existe un formato para la presentación de informes de avance de
obras, solamente se reportan los avances financieros, no existe una
metodología institucional estandarizada que permita calcular el avance
físico y que se incluya en el informe final del proyecto.
Para la preparación del Informe de Término de proyecto, no existe un
protocolo estrictamente dicho, pero si existen los procedimientos y las
normas que respaldan el control de calidad, se sabe qué tipo de pruebas
99
deben efectuarse y están documentados los resultados que se obtienen
en ellas. Lo señalado por uno de los entrevistados es clara indicación de
lo anterior:
“Se debe de cambiar y dar el carácter de “protocolo” dar
más énfasis a la evaluación de término con las pruebas
correspondientes y con la documentación que compruebe
y respalde estas pruebas”
4.3.12 Evaluación de procedimientos de fase de ejecución.
Para efectuar una evaluación ex -post de término de proyecto se deben
confrontar los requisitos, tiempos, rutas y responsables de algunos
procedimientos fundamentales en la ejecución de un proyecto, que deben
ser parte de un Manual de Ejecución del Proyecto, por esta razón se
planteó a los entrevistados la siguiente matriz, para que indicaran si en
cada uno de esos procesos se contaban con un manual escrito que
detalle los procedimientos; el consenso fue que los procesos de apertura
de obra y gestión del archivo, no cuentan con un manual de
procedimiento. Lo anterior se evidencia en el cuadro Nº 12.
100
Cuadro 12
Matriz de evaluación sobre procedimientos escritos
Requisitos Tiempos Ruta Responsables
si no Si no si no si no
Apertura deobra X X X X
Trámite depagos X X X X
Aprobaciónde
ampliaciones de obra X X X X
Gestión delarchivo deproyecto X X X X
Finiquito dela obra X X X X
Recibo deobras
X X X X
Fuente: Elaboración propia de los autores
4.3.13 Normativa ambiental
Respecto a la definición de los parámetros ambientales en la fase de
preinversión, para una futura evaluación ex-post de proyectos, en AyA
no se desarrolla ese procedimiento; según uno de los entrevistados:
“el ambiente no se ve como parte de las inversiones, es
casi un tema de orden personal. Con el nuevo plan de
inversiones de AyA, es posible un cambio radical y se
integre la planificación del recurso hídrico desde la
perspectiva regional, institucional y de país”.
En relación con el tema sí se formulan los indicadores ambientales en la
fase de pre-inversión, se reconoce que no se formulan, sin embargo si se
tiene claro la importancia de los mismos, uno de los entrevistados
manifestó:
101
“En la pre- inversión se deben definir los parámetros,
variables, factores y elementos que condicionan la
investigación de una área biótica y humana que
sustenten un proyecto, incorporando las variables
ambientales, que éstas sirvan para orientar la decisión de
hacer (priorizar) proyectos y también sirva para las
evaluaciones posteriores y retroalimentar los nuevos
proyectos”.
Los responsables de la operación de los sistemas no conocen los
compromisos ambientales asumidos con SETENA en la etapa de
formulación del proyecto; las gestiones ante SETENA se interpretan
como meros trámites, y no se da en todas las fases del proyecto, por
ejemplo en algunos proyectos se empiezan las gestiones ante SETENA
cuando ya el proyecto está en ejecución. Los compromisos ambientales
no son conocidos por los operadores, porque los gestores de los
proyectos solo ven esta gestión como un trámite, no existe una
formalización de política ambiental que sea de conocimiento de todo el
personal.
No se obtuvo confirmación de que el regente ambiental elabore y
presente los informes de seguimiento y de término de proyecto a la
SETENA, ya que no se tiene un registro documental de estas gestiones.
4.3.14 Información para evaluación ex -post de operación.
Para verificar si se genera la información necesaria para realizar una
evaluación ex-post operación, se seleccionaron 4 proyectos ejecutados
por el AyA del año 2005 al 2010, se revisó la documentación de los
siguientes proyectos: cambio tubería Bajo Barrantes en San Ramón,
acueducto de Hone Creek en Talamanca, cambio tubería de conducción
en San Isidro de Pérez Zeledón, construcción de tanques y cambio de
redes de distribución en el Gran Área Metropolitana.
102
Aplicando el formulario de revisión de documentos Nº1 se revisó si se
genera, tanto en la fase de pre -inversión, como en la fase de operación,
la información proyectada y real respectivamente, sobre los ingresos,
costos de operación y mantenimiento de los proyectos, VAN, TIR, etc.
Se aplico el formulario de revisión de documentos Nº 2 para determinar si
se genera la información para la elaboración de los indicadores operativos
propuestos.
El resultado de la revisión de los expedientes se presenta en el apéndice
Nº 3. Como se puede verificar en los formularios mencionados, la
información para la línea base no se genera durante la etapa de pre -
inversión, básicamente se define la proyección de población y la demanda
del servicio, pero no se indican los demás parámetros operativos sobre
los cuales se deberá evaluar el proyecto; por el contrario en la etapa de
operación si se genera la información sobre los costos operativos, niveles
de servicio etc. Sin embargo algunos parámetros deberán ser obtenidos
mediante estudios particulares, como por ejemplo el nivel de ruido
generado en las estaciones electromecánicas, la generación de olores en
las plantas de tratamiento y algunos otros que no son de medición
rutinaria.
La información financiera, tal como TIR, VAN, tipo de interés, plazo,
costos operativos proyectados, etc. que dio sustento al proyecto no se
localizó en los expedientes de los proyectos.
De lo anterior se desprende la necesidad de implementar en la etapa de
formulación de los proyectos la definición de los distintos parámetros
operativos que se espera cumpla el proyecto.
103
CAPÍTULO V
PROPUESTA METODOLOGÍA PARA REALIZAR EVALUACIÓN
EX - POST DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE
ABASTECIMIENTO DE AGUA POTABLE Y DISPOSICIÓN DE
AGUA RESIDUAL.
104
CAPÍTULO V
5. PROPUESTA METODOLOGÍA PARA REALIZAREVALUACIÓN EX - POST DE PROYECTOS DEINFRAESTRUCTURA DE ABASTECIMIENTO DE AGUA POTABLE Y DISPOSICIÓN DE AGUA RESIDUAL.
5.1 Introducción
El alcance de este capítulo es presentar una propuesta metodológica
para realizar evaluaciones ex-post en AyA en proyectos de
infraestructura, tal como quedó consignado en el objetivo general de esta
investigaciyn en donde se que indica que se va a “Desarrollar una
metodología de evaluación ex-post para proyectos abastecimiento de
agua potable y disposición de agua residual, mediante la definición de
indicadores y guías de evaluaciyn,.... “, la metodología que se presenta
es para realizar la evaluación ex-post a término de proyecto y la
evaluación ex-post de impacto limitada a aspectos operativos
relacionados con la sostenibilidad, eficiencia y eficacia de obras de
infraestructura desarrolladas por AyA., en concordancia con los objetivos
específicos planteados.
La evaluación de un proyecto constituye el análisis sistemático de todo el
proceso que inicia con la identificación de una necesidad o problema que
se debe resolver o una oportunidad que se desea aprovechar, lo cual da
origen a la planificación de un proyecto para dar respuesta a la situación,
con la evaluación ex-post se espera determinar si los objetivos que se
propusieron en la fase de pre - inversión se alcanzaron.
105
Las necesidades del país en inversión en proyectos para abastecimiento
de agua potable y de saneamiento son muy grandes y la posibilidad de
acceder a las fuentes de financiamiento es cada vez más restringida; la
forma de lograr la asignación de los recursos, para la ejecución de los
proyectos, es demostrar los impactos que estos generan en el bienestar
de la población y que los recursos se invierten con la mayor eficacia. Una
de las formas de demostrar la consecución de los objetivos del proyecto,
propuestos durante la etapa de pre-inversión, es mediante la evaluación
ex-post, tanto de la “etapa de ejecuciyn o término” del proyecto, como la
de “impacto” que como se anoty en los anteriores capítulos, para este
caso es de impacto parcial y se ha denominado de “evaluaciyn ex- post
de operaciyn”.
De acuerdo con el alcance definido para este trabajo, la evaluación ex -
post abarcará aspectos relacionados con eficiencia, eficacia y
sostenibilidad, este trabajo no contempla valorar indicadores de impacto
relacionados con aspectos de salud, turismo, generación de empleo entre
otros, tampoco incluye evaluar indicadores de pertinencia.
La propuesta metodológica se introduce con un apartado sobre la
planificación del proceso de evaluación, presentando los pasos a seguir al
emprender una evaluación ex - post de proyectos.
La evaluación se basa en el uso de indicadores, algunos de uso
internacional tales como el indicador de cumplimiento temporal (ICT), el
indicador de costos (IC), utilizados en las propuestas de evaluación de
ILPES; otros de uso sistemático en AyA y empresas de servicio de agua
potable, como el indicador de agua no contabilizada (ANC), y otros
desarrollados por los autores a partir de la información y procedimientos
institucionales. Para una adecuada sistematización de estos indicadores
se clasificaron en grupos de indicadores, los relacionados con la
evaluación ex -post de término (costos, tiempo, gestión de la unidad
ejecutora, ambientales, control de calidad) y los relacionados con la
evaluación ex -post de operación (operativos, costos, ambientales y de
106
calidad el servicio), ambos grupos divididos a su vez en indicadores para
proyectos de agua potable y de recolección y disposición de aguas
residuales. Además, para orientar el proceso de recopilación de
información se elaboró un inventario exhaustivo de la documentación e
información que debe ser consultada durante el proceso de evaluación.
5.2 Planificación de la evaluación Ex -post
Todo proceso de evaluación ex- post de un proyecto debe de ser
planificado, se deben definir los objetivos, identificar los posibles costos,
definir el equipo de evaluadores, establecer una programación del
trabajo e identificar las fuentes de información, esto entre otros aspectos
que deben contemplarse y que se desarrollan como parte de la propuesta
de metodología de evaluación.
5.2.1 Definir los objetivos de la Evaluación Ex -post.
El objetivo principal de una evaluación ex -post es mejorar la efectividad y
eficiencia de los proyectos, utilizando los resultados de la evaluación para
mejorar el planeamiento y la implementación de nuevos proyectos por
medio de la evaluación de los efectos e impactos producidos una vez
ejecutado el proyecto.
Dada la variedad en magnitud, complejidad, costo y naturaleza de los
proyectos que se realizan en AyA, no es posible ni conveniente realizar
una evaluación ex -post de todos ellos, es por esta razón que deben
tenerse muy claros cuales son los objetivos que se buscan en el momento
de plantearse una evaluación ex-post y de esta forma seleccionar
adecuadamente los proyectos a los que se les realizará este tipo de
evaluación. Incluso dependiendo del interés Institucional y del objetivo
propuesto, la evaluación puede se parcial en cuanto a los componentes,
pero sin perder de vista que el objetivo de una evaluación de esta
107
naturaleza, es cotejar los resultados obtenidas por el proyecto, después
de la ejecución, en relación con los logros e impacto propuestos durante
la formulación del proyecto. Debe de estimarse los costos en que se
incurrirá para realizar la evaluación e identificar los beneficios que se
espera de ella y valorar si los beneficios justifican que se incurra en esa
erogación.
5.2.2 Conformar el equipo de evaluación.
Dependiendo del alcance de la evaluación y del tipo de proyecto a ser
evaluado y siguiendo la recomendación de la Agencia de Cooperación
Internacional del Japón expuesta en el marco teórico, se deberá
conformar un equipo de evaluación, que puede ser integrado por
funcionarios institucionales, externos a la Institución o mixto, para el caso
de que sean Institucionales puede ser conformado por funcionarios que
participaron en las diferentes fases del proyecto o ajenos a él, también
puede ser una conformación de un equipo institucional mixto en cuanto a
la participación en el proyecto, la conveniencia de una conformación u
otra estará en función de los objetivos de la respectiva evaluación. Si la
decisión es realizar la evaluación con un equipo externo a la institución,
deben prepararse los términos de referencia para la contratación de este
equipo, sin embargo antes de proceder con esta contratación se debe de
valorar la cantidad y calidad de información disponible.
El equipo evaluador debe contar con personal experto en el tipo de
proyecto a ser evaluado, por ejemplo especialistas en aguas residuales,
agua potable, tratamiento, electromecánica, financieros, ambientales,
siempre se debe considerar la participación de un especialista en gerencia
de proyectos con experiencia en evaluación ex -post de proyectos, con lo
que se aprovechará la capacitación promovida por AyA en este campo.
5.2.3 Valorar la información disponible.
No se debe invertir esfuerzos y recursos en la planificación de una
108
evaluación ex -post para la cual no existe información, es por esta razón
que debe realizarse una revisión preliminar de la calidad y la cantidad de
la información existente, con el objetivo de tomar la decisión de continuar
o no con el proceso, como parte de esta metodología de evaluación, se
presenta una guía exhaustiva de la información que debe de ser
cotejada. En las Guías Nº 1 y Nº 2 del apéndice Nº 4 se presenta el
detalle de la información que debe ser consultada para realizar la
evaluación ex -post de proyectos de agua potable y de recolección y
disposición de agua residuales respectivamente.
5.2.4 Identificar los temas a evaluar.
Una vez evaluada la cantidad y calidad de la información disponible,
procede definir los aspectos en los cuales se va orientar la evaluación,
que como se anotó, en algunos casos puede se parcial y una razón para
ello es la insuficiente disponibilidad de información, la definición de estos
tópicos a evaluar, permitirá establecer el perfil de los integrantes del
equipo evaluador.
5.2.5 Establecer un cronograma de actividades.
El equipo evaluador debe elaborar un cronograma de trabajo lo más
exhaustivo posible, identificando todas las actividades y tareas necesarias
para realizar la evaluación, indicando plazos, responsable e insumos
requeridos. Se debe tener especial cuidado de no omitir actividades tan
importantes como las reuniones con los participantes en las distintas
fases del proyecto, con el objetivo de explicar los alcances y la
metodología de la evaluación, esto posibilitará contar con aliados en el
proceso de evaluación , eliminando temores y resistencia que puedan
obstaculizar el proceso, una evaluación participativa , que sea bien
comprendida por los distintos actores como una forma de mejorar la
formulación, ejecución y operación, tendrá más posibilidades de lograr el
objetivo. Además, deben contemplarse las actividades de divulgación y
109
talleres para promover la retro-alimentación en la organización.
Dicho de otra forma, en el cronograma de actividades a desarrollar se
debe describir cada actividad, detallar las tareas, tiempo de ejecución, la
fecha de inicio y de término, los costos estimados, los requerimientos de
equipo, personal, materiales y definir los responsables. En la
programación debe incluirse las fechas para la presentación de los
informes de la evaluación.
Como parte de la metodología, en el apéndice Nº 4, se incluye la guía Nº
7 para la elaboración del cronograma.
5.2.6 Estimar el presupuesto.
Dependiendo de la magnitud y complejidad del proyecto, puede que se
requieran recursos para realizar algunos estudios, mediciones, giras de
trabajo, para lo cual se debe de estimar los costos, si la decisión es hacer
la evaluación con un equipo externo, se debe incluir el costo de ésta
contratación.
5.2.7 Establecer línea de base de evaluación
La definición de indicadores debe realizarse en la fase de pre-inversión, si
durante ésta fase no se genera, no se contará con los criterios para
evaluar los resultados del proyecto, con lo que no se podrá medir si se
alcanzaron los productos, efectos e impactos que se proponía alcanzar
con el proyecto, a esta informaciyn se denomina “línea base” y estos son
los parámetros sobre los cuales se realizará la evaluación ex -post. De no
contarse con un documento explícito en el cual se recopile la información
sobre la línea base, será responsabilidad del equipo evaluador estudiar y
analizar, entre otros, los documentos de la pre-inversión, el manual de
ejecución, los informes de seguimiento del proyecto, a fin de extraer la
información que permita construir, en lo posible, ésta línea base. En las
guías Nº1 y Nº2 del apéndice Nº 4, que se proponen en ésta metodología
se presenta un listado de documentación y temas que deben ser
110
analizados por el equipo evaluador a fin de posibilitar la elaboración de
esta línea base.
5.2.8 Recopilar la información y aplicar la metodología de evaluación diseñada.
En este trabajo se incluye una guía exhaustiva de la información a ser
recopilada por el equipo evaluador, indicando en un primer momento si la
información está disponible o si por el contrario, debe ser generada, para
completar las guías definidas en esta propuesta.
5.2.9 Reuniones y trabajo de campo.
El equipo evaluador debe realizar visitas al proyecto, efectuar reuniones
con el personal que opera los sistemas y de las áreas financiero,
comercial, de formulación y ejecución de proyectos, con mira a verificar la
información documentada y ampliar la investigación. De cada una de las
reuniones y giras de trabajo, deben elaborarse minutas “ayuda memoria”,
consensuadas con los participantes. Se incluye una guía para la
elaboración de estas minutas.
5.2.10 Informe de evaluación.
Una vez recopilada la información y completada las guías de evaluación,
se prepara un informe con el análisis correspondiente de los resultados
obtenidos y mostrados en las guías.
En el análisis de la información se debe interpretar los datos, no se trata
de presentar los datos puros, sino que debe hacerse un ejercicio de
valoración, se analizan los factores que dificultaron o contribuyeron en la
ejecución y operación del proyecto.
Debe incluirse un apartado con recomendaciones y lecciones aprendidas
evitando caer en generalidades, las recomendaciones deben ser
específicas y prácticas y tratar de que las mismas sean compartidas por
111
los posibles responsables de implementarlas. Sólo cuando se identifican
los factores internos y externos que afectaron la consecución de los
objetivos propuestos, es que se pueden proponer recomendaciones y
lecciones aprendidas útiles.
5.2.11 Comunicación de los resultados.
Los resultados de la evaluación deben ser presentados a todas las
personas que participaron en el proceso de evaluación aportando
información, en reuniones, en visitas de campo o que tuvieron alguna
participación en la fase de formulación, ejecución y operación; la
socialización de la evaluación se debe realizar promoviendo reuniones y
talleres para el análisis e implementación de las lecciones aprendidas.
Se debe colocar el texto completo de la evaluación en la intranet
institucional con el propósito de retroalimentar el proceso de aprendizaje
Institucional.
5. 3 Evaluación ex -post de término.
5.3.1 Ejecución de obra
Mide el porcentaje de obra ejecutada respecto a la definida en los
estudios de pre- inversión, ésta medición se efectúa en cada uno de los
componentes del sistema, de la siguiente forma:
Almacenamiento = Volumen de almacenamiento construido x 100Volumen de almacenamiento estimado
Tuberías = kilómetros de tuberías colocadas x 100Kilómetros de tuberías identificados en pre-inversión
Capacidad de = l/s de capacidad de tratamiento instalada x 100Tratamiento l/ s de capacidad de tratamiento identificada en pre-inversión.
112
Capacidad de = l/s de capacidad de bombeo instalada x 100Bombeo l/ s de capacidad de bombeo identificada en pre-inversión.
Edificaciones = metros cuadrados construidos x 100metros cuadrados identificados en pre-inversión.
5.3.2 Indicador de cumplimiento temporal (ICT)
Establece la relación porcentual entre el plazo programado para la
ejecución de la obra y el tiempo real utilizado.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
ICT = Plazo real - 1
Plazo programado
De tal forma que:
Si ICT = 0 el proyecto se ejecutó de acuerdo con lo programado.
Si ICT > 0 se utilizó más tiempo en la ejecución que el estimado en la
programación.
Si ICT < 0 la ejecución se adelantó a la programación.
5.3.3 Indicador de Costos (IC)
Establece la relación entre la estimación de costos inicial y la final, o sea,
la relación porcentual entre el presupuesto inicial y los desembolsos
reales.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
IC = Costos reales - 1Costos previstos
113
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los gastos
reales como el presupuesto a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
IC = 0 significa que el proyecto sé presupuesto bien en la etapa de
preinversión.
IC > 0 indica que el proyecto se ejecutó a un costo mayor al programado.
IC < 0 indica que el proyecto se ejecutó a un costo menor al programado.
5.3.4 Grado de desempeño de la Unidad ejecutora (GDUE)
Se evalúa de acuerdo con el cumplimiento del algunas actividades
responsabilidad de la Unidad Ejecutora durante el proceso de ejecución,
para ello debe de completarse las Guías Nº 3 y 4 “Guía de gestiyn de
proyecto” para proyectos de agua potable y para proyectos de agua
residual respectivamente, que para este efecto se presentan. Entre las
actividades identificadas para verificar el desempeño y sobre las que se
debe constatar el cumplimiento en tiempo, forma, gestión de registro y
archivo están: las estimaciones de pago, informes de inspección, órdenes
de cambios, acta de recibo de obra, acta de entrega de obra a
responsables de la operación y otras. Estas guías permiten identificar si la
información requerida se generó desde la pre.-inversión y está disponible
para la evaluación ex -post.
5.3.5 Tiempo de formalización de finiquito de obra (TFFO)
En toda obra de infraestructura que se ejecuta por la modalidad de
contrato se debe de firmar un finiquito una vez terminadas las obras y
recibidas a satisfacción, con la firma de este documento se liberan a las
parte de responsabilidades respecto al proyecto, quedando únicamente la
114
garantías, en la normativa se establece un plazo durante el cual debe
firmase el finiquito, con este indicador se valora el cumplimiento de
formalización del finiquito en el tiempo normado, el pazo real de finiquito
se empieza a contar desde la firma del acta de recibido conforme de la
obra.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
TFFO = PRF - 1
PNF
Donde:
PRF= Plazo real de formalización del finiquito.
PNF= Plazo normado para formalización del finiquito.
De tal forma que:
Si TFFO = 0 el contrato se finiquitó de acuerdo con lo programado.
Si TFFO > 0 no se cumplió el plazo establecido en la normativa para
finiquitar el contrato
Si TFFO < 0 se cumplió en un plazo menor al establecido en la normativa
el finiquito del contrato.
5.3.6 Tiempo de capitalización de obra (TCO)
Toda obra de infraestructura una vez terminadas y recibidas a
satisfacción, debe ser capitalizada, con el fin de que se incorporen
contablemente al patrimonio Institucional, en la normativa se establece un
plazo para proceder a capitalizar la obra. El tiempo real empleado en
formalizar la capitalización se empieza a contar a partir del cierre de la
115
orden de costos en la que se registran los costos del proyecto.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
TCO = TRCO - 1
TPCO
Donde:
TRCO= Plazo real de formalización del finiquito
TPCO= Plazo normado para formalización del finiquito.
De tal forma que:
TCO = 0 la obra sé capitalizó en el plazo programado.
TCO > 0 la obra no sé capitalizó en el plazo establecido en la normativa.
TCO < 0 la obra sé capitalizó en un plazo menor al establecido en la
normativa.
5.3.7 Elaboración de informe de término de proyecto (ITP)
Una de las responsabilidades de la Unidad Ejecutora de un proyecto es
confeccionar un “Informe de Término de Proyecto” en el cual se describan
y analicen los pormenores que se presentaron durante la ejecución, así
como identificar las lecciones aprendidas, se deben incluir todos los
documentos soportes y evaluaciones. La presentación de este informe
debe ser una de las actividades definidas en la programación de la unidad
ejecutora del proyecto.
Se calcula de la siguiente forma:
ITP = TRPITP - 1
TPPITP
116
Donde:
TRPITP = Plazo real de presentación de informe de Término de
proyecto.
TPPITP = Plazo programado de presentación de informe de
Término de proyecto
De tal forma que:
ITP = 0 el informe de Término de proyecto sé presentó en el plazo
programado.
ITP > 0 el informe de Término de proyecto sé presentó en un plazo
mayor al programado.
ITP < 0 el informe de Término de proyecto sé presentó en un plazo
menor al programado.
5.3.8 Grado de cumplimiento de la normativa ambiental.
Para toda obra de infraestructura se establece una serie de normativa
ambiental que la Unidad Ejecutora del proyecto debe velar por su estricto
cumplimiento. Este aspecto es de trámite particular ante la SETENA por lo
que los requisitos y obligaciones que son específicos para cada proyecto,
de manera que el cumplimiento de la normativa ambiental es parte de la
evaluación la calidad de ejecución de una obra, La evaluación se debe
realizar mediante el cotejo de los compromisos establecidos en la
viabilidad ambiental y los reportes de los informes de los regentes
ambientales. En la Guía Nº 11 “Control ambiental” se propone una lista
básica de cotejo de estos aspectos, sin embargo debe ser revisada para
cada proyecto.
117
5.3.9 Cumplimiento de las especificaciones técnicas
En la Guía Nº 9 “Control de calidad” se propone una lista básica de cotejo
que reúne algunos aspectos sobre la calidad de la obra que deben ser
controlados y documentados por la inspección del proyecto. Además, se
debe verificar el correcto archivo y conservación de la documentación,
que debe ser parte del informe de término del proyecto
5.3.10 Costo de la unidad ejecutora (CUE)
Establece la relación entre la estimación de inicial y final de los costos
operativos de la Unidad Ejecutora, o sea, la relación porcentual entre el
presupuesto inicial y los gastos reales incurridos en la administración e
inspección del proyecto, se debe entender que estos costos se refieren a
los gastos tales como: salarios, viático, gasolina, alquileres, compra de
equipo de transporte y de oficina, etc.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
CUE = CRUE - 1CPUE
Donde:
CRUE= Costos reales de unida ejecutora.
CPUE= Costos programados unidad ejecutora.
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los gastos
reales como el presupuesto a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
118
De tal forma que:
CUE = 0 significa que el costo de la unidad ejecutora del proyecto se
presupuestó bien en la etapa de pre-inversión.
CUE > 0 indica que el costo de la unidad ejecutora del proyecto fue
mayor al programado.
CUE < 0 indica que el costo de la unidad ejecutora del proyecto fue menor al programado.
5.4 Evaluación ex -post de operación (Impacto parcial)
5.4.1 Índice de producción de agua (IPA):
Este indicador se refiere a la relación entre el volumen de agua que se
proyectó producir entre el volumen de agua que efectivamente se
produce, como efecto del proyecto, mide si la proyección de producción
de agua calculada en el estudio de pre - inversión se está cumpliendo.
Se calcula de la siguiente forma:
IPA = (VAPR) X 100VAPP
Donde:
VAPR = Volumen de agua producido real-
VAPP = Volumen agua proyectado de producción.
De tal forma que:
IPA > 100 Producción real mayor a la proyectada
IPA = 100 Producción real igual a la proyectada
IPA < 100 Producción real menor a la proyectada.
119
5.4.2 Índice de dotación (ID):
La dotación de agua es la estimación de consumo de agua por habitante
por día expresado en litros por segundo, es un parámetro de diseño que
se utiliza para dimensionar las estructuras y calcular el caudal requerido
para abastecer a una población determinada. Este índice mostrará si el
consumo por habitante real se corresponde con los datos utilizados para
las proyecciones de demanda y contribuirá a la revisión de los criterios de
proyección en futuros proyectos.
Se calcula de la siguiente forma
ID = (DR) X100DP
Donde:
DR = dotación real
DP = dotación proyectada
De tal forma que:
ID >100 Dotación real mayor a la proyectada.
ID= 100 Dotación real igual a la proyectada.
ID< 100 Dotación real menor a la proyectada.
5.4.3 Agua no contabilizada (ANC):
Indica el porcentaje (%) de agua producida que no es facturada. Este
indicador debe analizarse solo, si en la fase de pre-inversión, se identificó
la reducción del agua no contabilizada (ANC), como un efecto del
proyecto. Los parámetros de evaluación dependerán de las metas de
reducción propuestas en el proyecto.
120
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% ANC = (VP- VF) x 100 VP
Donde:
VP= Volumen de agua producido
VF= Volumen de agua facturado
5.4.4 Población que recibe agua potable (PAP):
Indica el porcentaje de la población, abastecida por un sistema de agua,
que recibe agua de calidad potable de conformidad con las normas
nacionales y los reportes del Laboratorio Nacional de Agua (LNA).
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% PAP = Pap x 100 Pt
Donde:
Pap = Población abastecida con agua de calidad potable.
Pt = Población total abastecida por el sistema
5.4.5 Indicador de Cobertura (ICOBAP)
Con este indicador se establece la relación entre el número de personas
que se pretendía beneficiar con la ejecución del proyecto, según los
estudios de pre-inversión y el número de personas que efectivamente se
beneficiaron.
121
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
ICOBAP = PRBAP x 100 PPBAP
Donde:
PRBAP = Población real beneficiada, según datos del sistema
comercial
PPBAP = Población proyectada a beneficiar, según estudios de
pre -inversión
De tal forma que:
ICOBAP = 100 indica que el proyecto cubrió el número de personas que
estaba previsto.
ICOBAP > 100 significa que se atendió a más personas de las previstas
(mayor cobertura).
ICOBAP< 100 señala que se atendieron menos personas de las previstas
(menor cobertura).
5.4.6 Diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y el proyectado (DPC)
Indica la diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y
el crecimiento proyectado de la población servida con agua, con
respecto al año inicial de proyección.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% DPC = (Pr - Pp) x 100 Pi
Donde:
Pr = Población real abastecida con agua en el año de análisis.
Pp = Población proyectada a abastecer con agua en el año de
122
análisis.
Pi = Población inicial, base de cálculo en los documentos de pre-
inversión.
De tal forma que:
DPC> 0 indica que la población realmente creció más que la proyectada
en ese porcentaje.
DPC= 0 indica que la población realmente creció de acuerdo con las
proyecciones del estudio de pre-inversión.
DPC< 0 indica que la población realmente creció menos que la
proyectada en ese porcentaje
5.4.7 Volumen de agua recibida en el sistema. (VAR)
Este índice mide el porcentaje de agua residual que está ingresando al
sistema, en relación con el proyectado en el estudio de pre - inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% VAR = VRAR x 100 VPAR
Donde:
VRAR= Volumen real de agua recibida
VPAR= Volumen proyectado de agua recibida.
De tal forma que:
% VAR > 100 Volumen de agua que entra al sistema de tratamiento es
mayor al proyectado
%VAR = 100 Volumen de agua que entra al sistema de tratamiento es
igual al proyectado
%VAR < 100 Volumen de agua que entra al sistema de tratamiento es
menos al proyectado.
123
5.4.8 Agua residual tratada en el sistema (TRA)
Este índice mide el porcentaje de agua residual tratada a un nivel que
cumple las normas de vertido, con respecto al volumen total de agua
residual producida.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% TRA = VART x 100 VARP
Donde:
VART= Volumen de agua residual tratada
VARP= Volumen total de agua residual producido.
De tal forma que:
% TRA = 100 Toda el agua residual producida es tratada en el sistema
% TRA < 100 No toda el agua residual es tratada en el sistema.
5.4.9 Población conectada al alcantarillado (PCA)
Indica el porcentaje de la población que está conectado al servicio de
alcantarillado sanitario, con relación a la población que recibe el servicio
de agua potable en un área geográfica determinada, esta información es
parte de los registros del sistema comercial.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% PCA = PCSAR x 100 PSAP
Donde:
PCSAR = Población con servicio de alcantarillado sanitario.
PSAP = Población total abastecida con servicio agua potable.
124
5.4.10 Indicador de Cobertura (ICOBAR)
Con este indicador se establece la relación entre el número de personas
que se pretendía beneficiar, con el servicio de recolección de agua
residual con la ejecución del proyecto, según los estudios de pre-inversión y
el número de personas que efectivamente se beneficiaron.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
ICOBAR = PRBAR x 100 PPBAR
Donde:
PRBAR= Población real beneficiada, según datos del sistema
comercial.
PPBAR = Población proyectada a beneficiar, según estudios de
pre -inversión.
De tal forma que:
ICOBAR = 100 indica que el proyecto cubrió el número de personas que
estaba previsto.
ICOBAR > 100 significa que se atendió a más personas de las previstas
(mayor cobertura).
ICOBAR< 100 señala que se atendieron menos personas de las previstas
(menor cobertura).
5.4.11 Diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y el proyectado con servicio de recolección de agua residual (DPSAR)
Indica la diferencia porcentual entre el crecimiento real de la población y
el crecimiento proyectado de la población servida con servicio de
recolección de agua residual, con respecto al año inicial de proyección.
125
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% DPSAR = (PRAR - PPAR) x 100 Pi
Donde:
PRAR =Población real con servicio de recolección de agua residual
en el año de análisis.
PPAR = Población proyectada con servicio de recolección de agua
residual en el año de análisis.
Pi = Población inicial, base de cálculo en los documentos de pre-
inversión.
De tal forma que:
DPSAR > 0 indica que la población realmente creció más que la
proyectada en ese porcentaje.
DPSAR = 0 indica que la población realmente creció de acuerdo con las
proyecciones del estudio de pre-inversión.
DPSAR < 0 indica que la población realmente creció menos que la
proyectada en ese porcentaje
5.4.12 Ingresos de operación por servicio de agua potable (IOAP).
Este índice mide sí los ingresos reales por el servicio de agua potable,
corresponden a los ingresos proyectados en el estudio de pre - inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% IOAP = IORAP x 100 IOPAP
Donde:
IORAP = ingresos reales por el servicio de agua potable
IOPAP = ingresos proyectados por el servicio de agua potable
126
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los ingresos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
% IOAP > 100 Los ingresos por servicio de agua potable son mayores
a los proyectados.
% IOAP = 100 Los ingresos por el servicios de agua potable
corresponden a los proyectados.
% IOAP < 100 Los ingresos por el servicios de agua potable son
inferiores a los proyectados.
5.4.13 Ingresos de operación por servicio de agua residuales (IOAR).
Este índice mide sí los ingresos reales por el servicio de recolección,
tratamiento y disposición, de agua residual, corresponden a los ingresos
proyectados en el estudio de pre - inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% IOAR = IORAR x 100 IOPAR
Donde:
IORAR = ingresos reales por el servicio de agua residual
IOPAR = ingresos proyectados por el servicio de agua residual
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los ingresos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
127
De tal forma que:
% IOAR > 100 Los ingresos por servicio de agua residual son mayores
a los proyectados.
% IOAR = 100 Los ingresos por el servicios de agua residual
corresponden a los proyectados.
% IOAR < 100 Los ingresos por el servicios de agua residual son
inferiores a los proyectados.
5.4.14 Costos de operación para servicio de agua potable (COAP).
Este índice mide si los costos reales para la operación del servicio de
agua potable, corresponden a los costos proyectados en el estudio de pre
- inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% COAP = CROAP x 100 CPOAP
Donde:
CROAP = Costos reales para la operación del servicio de agua
potable
CPOAP = Costos proyectados para la operación del servicio de
agua potable
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los costos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
% COAP > 100 Los costos reales para la operación del servicio de
agua potable son mayores a los proyectados.
128
% COAP = 100 Los costos reales para la operación del servicios de
agua potable corresponden a los proyectados.
% COAP < 100 Los costos reales para la operación del agua potable
son inferiores a los proyectados.
5.4.15 Costos de operación para servicio de agua residuales (COAR).
Este índice mide si los costos reales para la operación del servicio de
agua residual, corresponden a los costos proyectados en el estudio de pre
- inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% COAR = CORAR x 100COPAR
Donde:
CORAR = Costos reales para la operación del servicio de agua residual
COPAR = Costos proyectados para la operación del servicio de agua
residual
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los costos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
% COAR > 100 Los costos para la operación del servicio de agua
residual son mayores a los proyectados.
% COAR = 100 Los costos para la operación del servicios de agua
residual corresponden a los proyectados.
% COAR < 100 Los costos para la operación del servicios de agua residual son inferiores a los proyectados.
129
5.4.16 Costos de mantenimiento para servicio de agua potable (CMAP).
Este índice mide si los costos reales por el mantenimiento del servicio de
agua potable, corresponden a los costos proyectados en el estudio de pre
- inversión.
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% CMAP = CRMAP x 100 CPMAP
Donde:
CRMAP = Costos reales por mantenimiento del servicio de agua
potable
CPMAP = Costos proyectados por mantenimiento del servicio de
agua potable
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los costos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
% CMAP > 100 Los costos reales por mantenimiento del servicio de
agua potable son mayores a los proyectados.
% CMAP = 100 Los costos reales por mantenimiento del servicios de
agua potable corresponden a los proyectados.
% CMAP < 100 Los costos reales por mantenimiento del agua potable
son inferiores a los proyectados.
5.4.17 Costos de mantenimiento por servicio de agua residuales (CMAR).
Este índice mide si los costos reales por mantenimiento del servicio de
agua residual, corresponden a los costos proyectados en el estudio de pre
- inversión.
130
Este indicador se calcula de la siguiente forma:
% CMAR = CMRAR x 100 CMPAR
Donde:
CMRAR = Costos reales por mantenimiento del sistema de agua
residual
CMPAR = Costos proyectados por mantenimiento del sistema de
agua residual.
El equipo de evaluación deberá de calcular tanto el flujo de los costos
reales como los proyectados a valor presente, aplicando una tasa
adecuada de actualización.
De tal forma que:
% CMAR > 100 Los costos por mantenimiento del servicio de agua
residual son mayores a los proyectados.
% CMAR = 100 Los costos por mantenimiento del servicios de agua
residual corresponden a los proyectados.
% CMAR < 100 Los costos por mantenimiento del servicios de agua
residual son inferiores a los proyectados.
5.4.18 Tiempo de conexión de un nuevo servicio agua potable (TCNSAP):
5.4.19 Tiempo de conexión de un nuevo servicio de agua residual (TCNSAR):
Estos indicadores muestran el tiempo promedio para instalar un nuevo
servicio, el OPEN (Sistema comercial integrado de AyA) calcula el tiempo
que transcurre entre la fecha de ingreso de la solicitud del cliente al
sistema, hasta que se reporta como realizada, el sistema calcula el tiempo
promedio que se tardó en realizar las conexiones instaladas en el mes.
131
Este es un indicador del nivel de servicio que se brinda.
5.4.20 Tiempo de atención de fugas en redes de agua potable (TFAP):
5.4.21 Tiempo de atención de obstrucciones en redes de agua residual (TOAR):
Estos indicadores muestran el tiempo promedio atención de fugas en
redes de agua potable y el tiempo atención de obstrucciones en redes de
agua residual respectivamente el OPEN (Sistema comercial integrado de
AyA) calcula el tiempo que transcurre entre la fecha de ingreso de la
solicitud del cliente al sistema, hasta que se reporta como realizada, el
sistema calcula el tiempo promedio que se tardó en atender las fugas y
desobstrucciones realizadas en el mes. Este es un indicador del nivel de
servicio que se brinda.
5.4.22 Nivel de ruido en instalaciones electromecánicas (NR):
Existe una normativa del MINSA que estable el nivel máximo de ruido
permitido, en las instalaciones donde exista equipo electromecánico
(bombas, generadores, etc.), debe controlarse el nivel de ruido generado
y se reporta mediante informes de salud ocupacional. El control de ruidos
forma parte de los compromisos ambientales establecidos en la pre-
inversión.
5.4.23 Registro de quejas por deficiencias del servicio:
Base de datos en el que se registran las distintas quejas o reportes por
problemas de calidad del servicio, falta de agua, baja presión, problemas
de continuidad o problemas de calidad de agua. Con el análisis de la
tendencia de aumento o disminución de las quejas se pude medir, de
forma indirecta, el nivel de servicio alcanzado por el proyecto.
132
5.4.24 Número de reportes por malos olores (RMO):
Con el registro de reportes o quejas presentados por la población sobre
malos olores percibidos y el análisis de la tendencia de aumento o
disminución de las quejas, se pude medir, de forma indirecta el nivel de
servicio alcanzado por el proyecto. El control de olores es parte
fundamental de todo proyecto de aguas residuales, existe una normativa
del Ministerio de Salud (MINSA) que regula esta situación.
5.4.25 Nivel de gases en instalaciones (NGI):
Existe una normativa del MINSA que estable los niveles máximo de gases
permitidos en las instalaciones de tratamiento o bombeo de agua residual,
debe controlarse el nivel de gases como una medida de salud ocupacional
y protección del entorno de las instalaciones y se reporta mediante
informes de salud ocupacional. El control de gases forma parte de los
compromisos ambientales establecidos en la pre-inversión.
133
5.5 Guías de evaluación
Para aplicar y estandarizar la metodología de evaluación ex -post descrita
anteriormente se presentan las guías que deben ser utilizadas para
recopilar la información y calcular loa indicadores que correspondan
según el tipo de proyecto a evaluar, las guías Nº 1 y 2 son para orientar al
evaluador sobre el tipo de documentación que debe revisar tanto en agua
potable como en agua residual respectivamente, las guías Nº 3 y 4 para
agua potable y agua residual respectivamente, son para realizar la
verificación de la información disponible y referenciar los documentos en
los cuales se encuentra, la guía Nº 5 es para realizar la evaluación ex -
post de término utilizando los indicadores descritos, la guía Nº 6 es para
realizar la evaluación ex -post de operación ( impacto parcial). Para
elaborar el programa de trabajo del equipo evaluador se presenta la guía
Nº7, con el uso de Project puede sustituirse ésta guía, la guía Nº 8
permite estandarizar y organizar la elaboración de las minutas de
reuniones de trabajo, tanto del grupo evaluador como de personas
externas a él, la guía Nº 9 permite efectuar una verificación del
cumplimiento del proceso de control de calidad efectuado durante la
ejecución del proyecto, facilitando el análisis de la información, la guía Nº
10 facilita una descripción general del proyecto, con miras a que los
evaluadores se apropien de la información en una forma resumida,
finalmente la guía Nº 11 permite efectuar una verificación del
cumplimiento del proceso de control ambiental efectuado durante la
ejecución del proyecto y la fase de operación.
En el cuadro Nº 13 se enlistan las guías mencionadas:
134
Cuadro 13
Lista de Guías para evaluación
Número
de guía
Nombre
Nº 1 Información requerida agua potable
Nº 2 Información requerida agua residual
Nº 3 Gestión de proyectos agua potable
Nº 4 Gestión de proyectos agua residual
Nº 5 Indicadores para evaluación ex -post de término
Nº 6 Indicadores para evaluación ex -post de operación
Nº 7 Para elaborar el programa de trabajo del equipo evaluador
Nº 8 Para confeccionar las minutas de reuniones de trabajo.
Nº 9 Control de calidad
Nº 10 Ficha de proyecto
Nº 11 Control de gestión ambiental
Nº 12 Control de calidad del servicio
En el apéndice Nº 4 se presentan las guías para realizar la evaluación ex
post de término y ex-post de operación (impacto parcial) de proyectos
para abastecimiento de agua potable y recolección de aguas residuales.
5.6 Propuesta de contenido del informe
5.6.1 Informe evaluación ex -post de término
El Informe de Evaluación de Término debe contener al menos los
siguientes apartados
135
Resumen:
Debe realizarse un resumen ejecutivo que contenga los principales
resultados de la evaluación, se debe indicar el nombre de los
integrantes de equipo evaluador
Introducción:
Se deben mencionar los objetivos de la evaluación indicando, el porqué se
realiza, como se realizó y cuando se efectuó.
Antecedentes:
Debe incluir una breve descripción Institucional y del entorno, una
descripción del proyecto, indicando la unidad responsable de la
preinversión, descripción de los principales productos, unidad responsable
de la ejecución, zona de influencia del proyecto todo de conformidad con
la guía Nº 10 del apéndice Nº 4.
Línea Base del proyecto:
Se debe identificar los parámetros técnicos, financieros, de mercado,
ambientales, operativos y cualquier otro definido en la fase de pre-
inversión del proyecto y sobre los cuales se realiza la evaluación de
conformidad con las guías 5, 9, 11 propuestas en el apéndice Nº4.
Gestión de la Unidad Ejecutora:
Hacer un análisis de la gestión de la Unidad Ejecutora en función del
diseño administrativo implementado, hacer un análisis de los
procedimientos de recopilación y registro documental. Este componente
de la evaluación debe apoyarse en la guía 5 del apéndice Nº 4, en este
apartado se debe presentar la información real de ejecución que será
contrastada con los parámetros definidos en la línea base.
136
Informes de seguimiento periódico:
Debe valorase la calidad y oportunidad de la presentación de los informes
de avance de obra, el control de calidad, seguimiento ambiental, avance
financiero, cumplimiento de tiempos programados, costos, para estas
valoraciones la propuesta incluye varias guías en el apéndice Nº 4.
Resultado y análisis de la evaluación:
Se presenta el análisis de la información con la interpretación de los
datos, los cuales no se presentarán solo como datos puros, sino que
debe desarrollarse una interpretación de las diferencias observadas entre
lo programado y lo alcanzado, hacer un ejercicio de valoración, analizar
los factores que dificultaron o contribuyeron en la ejecución.
Metodología o variable recomendadas para la evaluación ex -post de
operación.
En este apartado debe describirse las recomendaciones y las variables
sobre las que se basará la evaluación ex -post de operación del proyecto.
Lecciones aprendidas.
Deben identificarse los factores que contribuyeron o afectaron la ejecución
del proyecto, la calidad de ejecución, los costos, la programación, el
desempeño de la unidad ejecutora y la eficacia del diseño administrativo
utilizado por la unidad ejecutora, con el objetivo de plantear propuestas
para mejorar el proceso de formulación de proyectos.
Conclusiones y Recomendaciones.
Deben incluirse conclusiones y recomendaciones, evitando caer en
generalidades, deben ser específicas y prácticas y tratar de que las
mismas sean compartidas por los posibles responsables de
implementarlas. Sólo cuando se identifican los factores internos y
externos que afectaron la consecución de los objetivos propuestos, es
137
que se pueden proponer recomendaciones útiles.
5.6.2 Informe de evaluación ex -post de operación (Impacto parcial)
Los alcances de esta propuesta para una evaluación ex - post de la
operación (impacto parcial) no incluye la evaluación de indicadores de
impacto como los relacionados con la salud, generación de trabajo, entre
otros, ni de pertinencia, por lo que se excluyen estos temas del formato
para el contenido del informe de la evaluación ex -post de operación que
se presenta a continuación:
Resumen:
Debe realizarse un resumen ejecutivo que contenga los principales
resultados de la evaluación ex -post de operación, se debe indicar el
nombre de los integrantes de equipo evaluador
Introducción:
Se deben mencionar los objetivos de la evaluación indicando, el porqué se
realiza, como se realizó y cuando se efectuó.
Antecedentes:
Incluye una descripción del proyecto, los objetivos, información general
sobre la fase de ejecución, descripción de los componentes y propósitos
del proyecto.
Descripción de la organización operativa, de mantenimiento y
comercial del sistema:
En este apartado se debe indicar la unidad responsable de la operación del
sistema, la estructura organizacional y los recursos humanos, equipos
asignados para la operación y mantenimiento del proyecto.
138
Descripción del Sistema y zona de cobertura.
Aquí se indica una descripción de los componentes del sistema del cual
forma parte el proyecto a evaluar.
Desempeño del proyecto respecto a indicadores operativos.
Se debe identificar los parámetros técnicos, financieros, ambientales,
operativos, comerciales y cualquier otro definido en la fase de
preinversión del proyecto y los recomendados en el informe de término del
proyecto, comparándolos con datos reales de operación y sobre los
cuales se realiza la evaluación de conformidad con las guías 6, 11,12
propuestas en el apéndice Nº4.
Resultado y análisis de la evaluación:
Se presenta el análisis de la información con la interpretación de los
datos, los cuales no se presentarán solo como datos puros, sino que
debe desarrollarse una interpretación de las diferencias observadas entre
lo programado y lo alcanzado, hacer un ejercicio de valoración y análisis
de los factores que afectan la operación, mantenimiento y
comercialización del proyecto en función de la calidad del servicio y la
sostenibilidad, identificando los factores que inciden fueron o no
identificados en la pre -inversión.
Lecciones aprendidas.
Deben identificarse los factores que afectan la operación general del
proyecto, la calidad del servicio, los costos, la atención de los
compromisos ambientales, con el objetivo de plantear propuestas para
mejorar el proceso de formulación de proyectos.
Conclusiones y Recomendaciones.
Deben incluirse conclusiones y recomendaciones, evitando caer en
generalidades, deben ser específicas y prácticas y tratar de que las
mismas sean compartidas por responsables de la operación del proyecto.
Sólo cuando se identifican los factores internos y externos que afectaron
139
la consecución de los objetivos de operación propuestos, es que se
pueden proponer recomendaciones útiles.
5.7 Fortalecimiento del recurso humano
La institución debe de continuar con el programa de capacitación en
gerencia de proyectos, mejorando el proceso de selección del personal
que se beneficie con esta capacitación, de tal forma que se selecciones a
funcionarios directamente involucrados en alguna de las fases del
proyecto, principalmente en la pre- inversión y la evaluación.
La falta de aplicación de la Metodología del Marco Lógico en la fase de
pre-inversión es uno de los factores que más afectan la posibilidad de
realizar la evaluación ex -post de proyectos en AyA, no se determinó que
exista una cultura y conocimiento que favorezcan la aplicación de esta
metodología, por lo que proponemos que se implemente un programa
mediante el cual expertos externos en este campo, acompañen a los
funcionarios responsables de la pre -inversión en la aplicación de esta
metodología en algunos proyectos para generar el conocimiento y la
cultura. Igual estrategia debe seguirse para generar la cultura de
evaluación ex -post de proyectos.
5.8 Implementación
Para propiciar la implementación de la propuesta para realizar de
evaluaciones ex -post de proyectos dentro de AyA, como actividad
permanente dentro del desarrollo de ciclo de vida de proyectos se deben
tomar varias acciones dentro de las que proponemos las siguientes:
Realizar talleres para la revisión de la metodología propuesta con el fin
de someterla a una validación con los responsables de las fases de pre-
inversión, ejecución y operación de proyectos y generar un conceso sobre
140
la conveniencia de contar con una metodología institucional de evaluación
ex -post de proyectos, que permita mejorar la gestión de proyectos en el
Instituto.
Una segunda etapa de la implementación, comprende la validación
aplicada de la metodología en al menos dos proyectos de infraestructura
para valorar la pertinencia de la propuesta de evaluación.
La tercera acción es promover la aprobación de un acuerdo de Junta
Directiva, para implantar la práctica de la evaluación ex -post de
proyectos y para definir la unidad institucional responsable de promover y
realizar estas evaluaciones.
141
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
142
6. Conclusiones y recomendaciones
6.1 Conclusiones
De acuerdo con la información obtenida a través de las distintas
manifestaciones de los involucrados en las fases de formulación,
ejecución y operación de los proyectos queda evidenciada la necesidad
de realizar evaluaciones ex -post de los proyectos de infraestructura
para abastecimiento de agua potable y disposición agua residual.
Los funcionarios entrevistados reconocen posibilidad de mejora al
proceso de formulación y ejecución de proyectos, mediante el aporte que
pueda brindar la implementación sistemática de evaluaciones ex -
post.
La metodología empleada en este trabajo, permitió realizar un
diagnóstico adecuado de la situación del proceso de evaluación ex -
post que se realiza en AyA, identificándose que se debe mejorar la
definición de los indicadores que permitan evaluar los proyectos.
Actualmente no se utiliza ninguna metodología similar a la del Marco
Lógico para la planificación de los proyectos, más bien la formulación de
los mismos se ha limitado a definir la solución desde una perspectiva
técnica de ingeniería, obviando la identificación explicita de los objetivos
de ejecución, operación y resultados del proyecto.
Se determinó que los registros contables de costos operativos y de
mantenimiento no se registran a nivel de proyecto, estos registros se
efectúan por unidades operativas denominadas Cantonales, en donde se
consolidan los costos operativos de varios proyectos, lo que dificulta
contar con los datos necesarios para evaluar la operación y
mantenimiento de los proyectos en relación con la estimación realizada
143
en los estudios financieros de la fase de pre- inversión.
No es práctica institucional la elaboración de un informe de término de
proyecto en el que consten el historial de la fase de ejecución.
Se evidenció que no existe un proceso de retroalimentación entre los
responsables de la operación y los encargados de la ejecución, hacia los
funcionarios que laboran en la formulación de los proyectos.
Los encargados de la operación de los sistemas no reciben la
información que sustenta el proyecto, lo que no permite evaluar si la
fase de operación se está dando de acuerdo con los supuestos definidos
durante la fase de formulación o por el contrario informar sobre las
desviaciones presentadas con relación a lo establecido en los supuestos
que dieron origen al proyecto.
Aunque en el manual de la estructura funcional del AyA, se establece
cual es la unidad que debe realizar los estudios de pre- inversión, en la
práctica ésta responsabilidad está dispersa, sin una guía unificada que
defina una metodología de formulación de los proyectos.
A pesar de que existe una legislación que obliga a realizar la evaluación
ex -post de los proyectos, en AyA no se cumple.
No obstante la inversión realizada por el AyA para capacitar personal
profesional en el tema de gerencia de proyectos, se evidenció que la
Institución no ha desarrollado las instancias organizacionales para
aprovechar la capacitación del personal profesional, una nuestra de lo
anterior es que la mayoría de los funcionarios capacitados en gerencia de
proyectos, se encuentran laborando en áreas ajenas a los proyectos;
además, el personal que cuenta con conocimiento sobre evaluación de
proyectos, no tiene experiencia en este tema.
144
Si bien la metodología definió indicadores para evaluar aspectos de
eficiencia y eficacia y sostenibilidad, por las características particulares
de cada proyecto, es posible que se pueda identificar otros indicadores
y es esa una de las consideraciones que deben hacer los responsables
de realizar la evaluación ex -post.
6.2 Recomendaciones
Para realizar una evaluación ex -post es necesario contar con
información base que debe generarse en la fase de pre-inversión,
utilizando una metodología que permita identificar adecuadamente el
problema, definir los insumos , actividades, componentes, propósitos y el
fin del proyecto, definiendo la línea base para la evaluación de los
objetivos, costos, tiempos de ejecución, calidad, etc. de los proyectos,
para lograr esto se debe fortalecer el proceso de formulación de
proyectos en AyA, en el marco de la conceptualización del ciclo de vida
del proyecto.
Fomentar la aplicación de la Metodología del Marco Lógico como parte
integral del proceso de formulación de proyectos, para asegurar la
definición de los parámetros sobre los cuales evaluar el proyecto.
Se debe establecer una política Institucional que fomente la cultura y
desarrolle la capacidad Institucional de realizar evaluaciones a los
proyectos, particularmente la evaluaciones ex - post de término y de ex
- post de operación (impacto parcial), con el objetivo de retroalimentar
las diferentes fases el ciclo de vida del proyecto.
Asignar a la Dirección de Planificación Estratégica la responsabilidad de
realizar la evaluación ex -post de proyectos de infraestructura, fomentar
145
del desarrollo de capacidad institucional en evaluación de proyectos y
liderar los equipos de evaluación.
Es necesario promover la creación de un sistema de archivo unificado
(portafolio de proyecto) que contenga todos los documentos elaborados en
las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto.
Para que los costos reales de operación y mantenimiento de un proyecto
puedan ser identificados, se debe valorar la posibilidad de modificar la
forma de registrar los costos en la contabilidad; registrando de forma
independiente los asociados a un proyecto mediante el uso las ordenes
de costos.
El proceso de formulación de proyectos en AyA debe ser reformulado,
deben identificarse con claridad los responsables de las distintas fases,
debe ser un proceso sistematizado que cubra todos los estudios de la
fase de pre-inversión, debe documentarse todos los estudios del
proceso de pre-inversión que llevaron a la definición del proyecto.
Debe definirse un protocolo de entrega de los proyectos una vez
culminada la fase de ejecución, a los encargados de la operación, el
mismo debe contemplar los indicadores, metas y objetivos definidos
durante la formulación del proyecto, así como los compromisos
ambientales que deben cumplirse en la etapa de operación.
Los responsables de la fase de ejecución deben adoptar la práctica de
elaborar un Informe de Término de Proyecto (ITP), que debe contener
toda la documentación generada durante la ejecución, este informe
deberá incorporarse al “portafolio del proyecto” que debe elaborase
desde la fase de pre - inversión, en donde se incorporaran los estudios
y documentos que se generaron desde la identificación del problema.
Se debe emitir una directriz institucional para la aplicación de las guías
de evaluación de término y de evaluación de operación definidas en este
146
trabajo, con miras a mejorar el proceso de formulación, ejecución y
operación de los proyectos, fomentando el intercambio de experiencias
entre los distintos involucrados por medio del análisis de los resultados
de las evaluaciones.
Se deben establecer procedimientos de coordinación entre los
responsables de la ejecución de proyectos y la Dirección de
Planificación en lo relativo a asignación de recursos adicionales con
motivo de aumento de costos, con el objetivo de evaluar el incremento
en los costos del proyecto en relación con lo establecido en la fase de
pre-inversión.
147
APÉNDICE 1
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
Guión para la entrevista Nº 1
148
Entrevista dirigida a: James Phillips, Ronald Washman, German Mora,
Oscar Quesada; José Luis Arguedas, Francisco Valverde, William Chaves,
estos funcionarios laboran en alguna de la diferentes fases del ciclo de
vida de proyectos.
Objetivo: Realizar un diagnóstico para identificar el proceso de evaluación
ex-post que se realiza en AyA.
Variable: Metodología de evaluación ex-post.
Se realizará con una modalidad de entrevista con pregunta abierta y se
escogió a profesionales de área relacionadas con los proyectos.
1. En cual fase del ciclo de proyecto le corresponde participar? Pre-
inversión, Promoción- financiamiento- Negociación , diseño,
ejecución, operación
2. Conoce de si dentro de la práctica de AyA se realizan evaluación ex-
post de proyectos
3. Existe normativa para la aplicación de evaluación ex -post de
proyectos.
4. Indique en que proyectos se ha realizado este tipo de evaluación.
5. Podría usted mencionar el tipo de informe final que se emite como
producto de la evaluación , indique las características de su
contenido
6. ¿Ha participado usted en alguna evaluación ex-post de algún
proyecto?
149
7. ¿Se conforman equipos multidisciplinarios para realizar estas
evaluaciones , si es así , los equipos de evaluación son internos ,
externos o mixtos
8. ¿Qué beneficios cree usted que puede aportar este tipo de
evaluaciones al desarrollo de los proyectos?
9. ¿Cuáles son los indicadores que se utilizan para avaluar los
proyectos desde la perspectiva productos, de efectos y de impacto?
¿Se establece la línea base en la etapa de formulación.
10. ¿Conoce usted si como producto de la fase de pre-inversión se
prepara un informe final de la fase de formulación del proyecto;
contiene este informe los criterios sobre los que debe ser evaluado
el proyecto en las distintas fases?
11. ¿Conoce usted si al concluir la fase de ejecución de proyecto, se
prepara un expediente final que contenga los documentos
generados desde la fase de pre- inversión hasta los documentos de
ejecución y la evaluación de término?
12. ¿Describa las características que tiene este informe y comente si en
él se comparan los datos reales de la fase de ejecución, con los que
se plantearon durante la etapa de formulación? Por ejemplo en
cuanto a plazo, costo, cantidades.
150
Guión de entrevista Nº 2
Entrevista al Lic. Max Gutiérrez Director de la UEN de Capital Humano,
sobre política de capacitación en evaluación de proyectos y seguimiento
del personal capacitado (Selección, Ubicación, funciones, número de
personal capacitado).
Objetivo: Realizar un diagnóstico para identificar el proceso de evaluación
ex-post que se realiza en AyA.
Variable: capacitación profesional para la evaluación.
Se realizará con una modalidad de entrevista con preguntas abiertas, se
escogió al Director de la UEN Capital Humano por ser el responsable de
la unidad de capacitación Institucional.
1. Comentar la política de capacitación de AyA en los últimos 5 añosrelacionada con el área de proyectos.
2. ¿Cuántos profesionales se han capacitado en este tema en losúltimos 5 años?
3. ¿Qué criterios de selección fueron utilizado para definir el personalque fue capacitado?
4. ¿Tiene la Dirección de Capital Humano un inventario de la ubicación laboral del personal que ha sido capacitado en el tema de proyectos? ¿Si es así considera que está bien ubicado dentro de la estructura para aprovechar la capacitación recibida?
5. ¿Han evaluado si la capacitación ha impactado en la ejecución delos proyectos de infraestructura en AyA?
6. ¿Se continuará brindando capacitación en el área de proyectos a losfuncionarios?
7. Algún comentario sobre la capacitación, frutos del mismo, ubicación del personal u alguna otra aspecto que estime pertinente
151
Guión para la entrevista Nº 3
Entrevista dirigida a: Oscar Quesada, Ronald Washman, German Mora,
Francisco Valverde, James Phillps, estos funcionarios laboran en alguna
de la diferentes fases del ciclo de proyectos.
Objetivo: Diseñar un instrumento basado en indicadores y guías para
realizar la evaluación Ex-post a Término de proyectos de las obras de
infraestructura desarrolladas por AyA.
Variables: programación de obra, ejecución de la inversión y calidad de
la ejecución.
Se realizará con una modalidad de entrevista con pregunta abierta y se
escogió a profesionales de área relacionadas con los proyectos.
1. Indagar sobre cómo se controla y reporta el avance de las obras, tanto
a lo interno de AyA como con los entes externos.
2. Comente sobre el tipo de evaluación y reportes que se realizan una
vez concluido el proyecto.
152
3. Consultar sí existen procedimientos escritos que definan requisitos,
tiempos, ruta y responsables para:
Matriz de evaluación sobre procedimientos escritos
Requisitos Tiempos Ruta Responsables
Si No Si No Si No Si No
Apertura deobra
Trámite depagos
Aprobaciónde
ampliacionesde obra
Gestión delarchivo deproyecto
Finiquito de laobra
Recibo deobras
4. Consultar sí existe un protocolo para la entrega de las obras concluidas a la unidad operadora que incluya los parámetros de operación para la evaluación ex -post.
5. Indagar sí se revisa modelo de evaluación económica de la fase de pre-inversión en relación con los costos de oferta recibidos.
6. Identificar si los aumentos de costo o de ampliaciones a proyectos se valoran en su relación con el modelo de evaluación de la pre-inversión.
7. Consultar si existe un protocolo de control de calidad de: tuberías, rellenos, concreto, etc.
8. ¿Existe un formato estandarizado para la presentación de informessobre el avance de obras?
9. En caso de que no exista el anterior formato ¿Que componentes considera que debe de tener este informe?
153
Guión de entrevista Nº 4
Entrevista dirigida a: Gerardo Ramírez, Director UEN Ambiental
Objetivo: Diseñar un instrumento basado en indicadores y guías para
realizar la evaluación Ex-post a Término de proyectos de las obras de
infraestructura desarrolladas por AyA.
Variables: programación de obra, ejecución de la inversión y calidad de
la ejecución.
1. Durante la formulación de los proyecto, ¿se definen los
parámetros para realizar la evaluación ambiental ex-post del
proyecto?
2. Verificar si conocen los compromisos ambientales asumidos, en la
etapa de formulación del proyecto con SETENA.
3. Verificación sí se cumple con la presentación de informes del
regente ambiental a SETENA durante la ejecución de proyectos y
al finalizar el mismo.
4. Verificar si los responsables de la operación conocen los
compromisos ambientales asumidos con SETENA para la etapa de
operación.
5. Consultar si se elabora un informe ambiental al término de
proyecto.
154
Guión de entrevista Nº5
Entrevista dirigida a: Álvaro Araya García, Sergio Núñez, Guillermo
Sánchez, William Chaves.
Objetivo: Diseñar un instrumento basado en indicadores y guías que
permita la evaluación ex-post de la fase de operación de obras de
infraestructura desarrolladas por AyA.
Variable: Agua Potable
1. Al entregar un sistema recién construido a una unidad operadora,
¿se le brinda información relacionada con los volúmenes de
producción y las dotaciones que se utilizaron para el diseño de la
obra?
2. ¿Se establece alguna línea base de este indicador (ANC) cuando se
entrega o recibe un sistema recién construido.
3. ¿Se comparte con la unidad operadora de un nuevo sistema la
información relacionada con los índices de cobertura y las
proyecciones respecto al crecimiento poblacional estimado que se
utilizó en el diseño de la obra?
4. ¿Conocen los operadores los supuestos de costos e ingresos
operativos con los que se formuló el proyecto?
Variable: agua residual
1. Al entregar un sistema recién construido a una unidad operadora,
¿se le brinda información relacionada con los volúmenes de agua
155
residual que recibirá y tratará el sistema, de conformidad con los
parámetros que se utilizaron para el diseño de la obra?
2. ¿Se comparte con la unidad operadora de un nuevo sistema la
información relacionada con los porcentajes de cobertura y las
proyecciones respecto al crecimiento poblacional estimado que se
utilizó en el diseño de obras de recolección, tratamiento y
evacuación de aguas residuales?
3. Verificar si los responsables de la operación conocen los
compromisos ambientales asumidos con SETENA para la etapa de
operación en relación con cuerpos receptores, olores, disposición de
sólidos.
4. ¿Conocen los operadores los supuestos de costos e ingresos
operativos con los que se formuló el proyecto?
156
Formulario Nº1 para la revisión de informes
Variable: Ingresos y costos de operación y mantenimiento.
Chequear para cada uno de los proyectos sujetos de estudio, las memorias del
proyecto, identificando la siguiente información:
Modelo de estimación de ingresos proyectados
Proyecciones de población beneficiada
Estimaciones de costos de operación y mantenimiento proyectados
1. Recurso Humano
Salario
Asignación de personal
2. Servicios personales
3. Servicios no personales.
Electricidad
Químicos.
4. Activos
Reposición
Evaluaciones financieras
1. Fuentes de financiamiento
2. Tasas de interés
3. Periodo del financiamiento
4. TIR, VAN.
Costos de operación y mantenimiento reales.
1. Registros contables y presupuestarios.
157
2. Recurso Humano
Salario
Asignación de personal
3. Servicios personales
4. Servicios no personales.
Electricidad
Químicos.
5. Activos
Reposición
158
Formulario Nº 2 para la revisión de informes
Variable: Calidad de servicios.
1. Revisar en las menorías de los proyectos si se efectuaron estimación
sobre la mejora en los indicadores de servicios, como producto de la
ejecución de mismo, con miras a alcanzar la normativa Institucional.
2. Se deben de revisar los reportes que emite el Sistema OPEN
Tiempo de conexión de un nuevo servicio
Tiempo de atención de reportes
Tiempo de atención de fugas.
3. Se deben de revisar los reportes operacionales e informes enviados a la
ARESEP.
Tiempo de atención de una obstrucción en las redes.
Número de reporte por malos olores.
4. Se deben de revisar reportes operacionales en UEN de Aguas
Residuales, Direcciones Regionales y MINSA.
Nivel de ruido en IEM
Nivel de gases en instalaciones
Revisión de memoria de proyecto para verificar si se establece los
niveles de estos parámetros en la etapa de formulación.
159
Encuesta Nº 1
Encuesta a profesional de UEN de Administración de Proyectos, Dirección
de Planificación, UEN de Programación y Control, sobre capacitación en
evaluación de proyectos, estos funcionarios laboran en alguna de las
diferentes fases del ciclo de vida de proyectos.
Objetivo: Realizar un diagnóstico para identificar el proceso de evaluación
ex-post que se realiza en AyA.
Variable: Capacitación profesional para realizar evaluación de proyectos.
Se realizará con una modalidad de encuesta con pregunta cerrada, se
escogió a profesionales de área relacionadas con los proyectos, la
encuesta se pasara por correo electrónico Institucional.
Nota de remisión del correo
Estimados compañeros:
Dentro del marco de la investigación para nuestro trabajo de graduación
en el ICAP nos hemos planteado la necesidad de realizar un diagnóstico
para identificar el proceso de evaluación ex-post en los proyectos que se
realizan en AyA, una de las variables a medir es la capacitación
profesional que tiene el personal relacionado con las diferentes fases del
ciclo de proyectos, para realizar evaluaciones ex-post.
En ese sentido les solicitamos respetuosamente que nos colaboren
respondiendo una pequeña encuesta conformada de 7 preguntas de
respuesta rápida.
De antemano les agradecemos la colaboración que nos puedan brindar
llenado una pequeña encuesta que permite recabar la información que
requerimos.
160
Nivel académico:
Bachillerato______ Licenciatura._______Maestría._______
Doctorado ______ Otros_____
Área de especialidad
Ingeniería____ Administración_____ Otra______
Área de laboral: (Fase del proyecto)
Pre-inversión______ Promoción- financiamiento-Negociación ____
Diseño_____ Ejecución________ Operación______
Ha participado en programas formales de capacitación en el tema de
evaluación de proyectos.
Si____ No _____
En caso de ser afirmativa la respuesta 4, indicar si en el programa se
trató el tema de la evaluación ex- post de proyectos.
Si_____ No _____
Ha participado en alguna evaluación ex-post de algún proyecto de
infraestructura en AyA.
Si_____ No _____
Si su respuesta a la pregunta 6 fue afirmativa, indicar el nombre del
proyecto y año de la evaluación.
Le reiteramos el agradecimiento por su colaboración.
161
APÉNDICE 2
RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS
162
Guión Nº 1
En esta sección se incluyen las repuestas a los guiones Nº 2 y Nº 3, se
han agrupado las respuestas por pregunta para facilitar el análisis.
Pregunta Nº 1
En cual fase del ciclo de proyecto le corresponde participar?
Preinversión, Promoción- financiamiento- Negociación, diseño,
ejecución, operación
Entrevistado Nº 1: La labor esta estrictamente en ejecución entendida
ésta como la revisión y soporte para generar un cartel asociado a un
proyecto que luego se ejecuta hasta la recepción y el finiquito, en la
revisión de cierta forma se aborda el diseño el mejor cartel es el que
contiene el detalle más amplio de lo que se va a hacer, referenciado a las
especificaciones técnicas. En el futuro deberá realizarse la labor de
contraparte de los diseños en los proyectos llave en mano, por otra parte
en algunos proyectos debe ampliarse la labor más allá del finiquito por si
hay vicios ocultos, detectados en la etapa de operación, gestionar los
reclamos correspondientes.
Entrevistado Nº 2: Todas hasta la ejecución.
Entrevistado Nº 3: Mi participación es a partir del financiamiento, la
formulación económica y financiera, participo en la negociación de los
créditos y en definir las prioridades.
PROPUESTA
Entrevistado Nº 3: A planificación le debería de corresponde la
evaluación ex-post y participar en el proceso para propiciar que AyA
tenga la información necesaria para la toma de decisiones
Entrevistado Nº 4: Negociación y ejecución.
Entrevistado Nº 5: Pre-inversión y financiamiento, sin embargo participa
en todas las fases del ciclo de proyecto de alguna u otra forma. En la fase
de pre-inversión, considerando que el diseño se considera parte de ésta,
163
en los últimos años se ha entrado directamente al estudio técnico y de ahí
al diseño.
Entrevistado Nº 6: En la fase de pre-inversión, considerando que el
diseño se considera parte de ésta, en los últimos años se ha entrado
directamente al estudio técnico y de ahí al diseño.
Entrevistado Nº 7: En la etapa de operación del proyecto o de
funcionamiento.
PROPUESTAS
Entrevistado Nº 3: A planificación le debería de corresponde la
evaluación ex-post y participar en el proceso para propiciar que AyA
tenga la información necesaria para la toma de decisiones.
Pregunta Nº 2
Conoce de si dentro de la práctica de AyA se realizan evaluación
expost de proyectos
Entrevistado Nº 1: No , las únicas son los de los organismos
internacionales porque son parte de las condiciones contractuales , al
hacerlas quieren verificar que lo que se pactó se hizo y funciona bien, si
los conceptos de la inversión es fallida, se comunica en el informe de
evaluación y puede ser motivo de sanción
Entrevistado Nº 2: Solo la que genera la UEN de Administración de
Proyectos que se hace en todos los proyectos, corresponde más a una
gestión de la UEN y no de proceso de desarrollo que ayude a
retroalimentar la gestión de proyectos.
Entrevistado Nº 3: No se realizan, solo conozco el caso de las
evaluaciones que realizó el Banco de Cooperación Japonés.
Entrevistado Nº 4: No existe no se hace, no tiene conocimiento de una
sistematización para realizar la evaluación.
Entrevistado Nº 5: No se realizan.
Entrevistado Nº 6: No conozco , puede ser que existan esfuerzos
individuales , lo que ocurre es que al principio los sistemas funciona bien,
pero en el tiempo se ven nuevas necesidades que se deben valorar, solo
164
se revisa las proyecciones para ver si se cumplen en la realidad, sin que
esto este sistematizado ni programado.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUESTAS
Entrevistado Nº 3: A planificación le debería de corresponde la
evaluación ex-post y participar en el proceso para propiciar que AyA
tenga la información necesaria para la toma de decisiones.
Entrevistado Nº 4: No solo se debe realizar la evaluación ex-post, sino
también la ex-ante, definir una metodología de sistematización de
experiencias como metodología que CR debe de utilizar para facilitar la
reflexión, documentar y el análisis de los resultados mediante la
retroalimentación de los servicios continuos de un proyecto, una vez que
se institucionaliza hay un apoyo documental que nutre las experiencias.
Entrevistado Nº 6: En caso de que se lleguen a efectuar, deben ser
comunicadas a Estudios y Proyectos para la retroalimentación.
Pregunta Nº 3
¿Existe normativa para la aplicación de evaluación ex -post de
proyectos?
Entrevistado Nº 1: no hay, hace poco a solicitud de la Contraloría se
generó un manual de gestión de proyecto y al tema de la evaluación no
se le dio importancia.
Entrevistado Nº 2: el manual de gestión tiene líneas generales, no tiene
procedimientos, no tiene indicadores, no indica como retroalimentar el
proceso, etc.
Entrevistado Nº 3: Los bancos de financiamiento Internacional lo exigen
como requisito de los préstamos, sin embargo orientado hacia la gestión
del banco y no a la evaluación del proyecto, por otra parte, Mideplan está
haciendo un esfuerzo por normar esta práctica.
Entrevistado Nº 4: No existe.
Entrevistado Nº 5: No existe.
Entrevistado Nº 6: No conoce, solo hace referencia a lo que se indica en
los textos de estudio de este tema.
165
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUESTA
Entrevistado Nº 4: No es por decreto que se logra implementar una
cultura de evaluación, se debe dar una sensibilización sobre el tema.
Entrevistado Nº 5: Esta en idea de elaborar una normativa.
Pregunta Nº 4
Indique en qué proyectos se ha realizado este tipo de evaluación?
Entrevistado Nº 1: La evaluación del emisario Submarino lo contrató el
BID, también en los proyectos de rehabilitación en Limón
Entrevistado Nº 2: El caso del emisario submarino aunque no en
recuerda detalle.
Entrevistado Nº 3: No recuerda alguno.
Entrevistado Nº 4: Existe une experiencia de un préstamo del BID en el
cual el banco contrato un consultor para que realizara una evaluación
pero con un enfoque de informe directamente al BID.
Entrevistado Nº 5: Una que elaboraron los Japoneses como un requisito
del préstamo. Considera que por la cultura institucional no se realiza por
falta de recursos y al personal le falta conocimiento, también la falta de
rigurosidad en la formulación de los proyectos no permite elaborar una
evaluación porque no se definen los parámetros sobre los cuales va a ser
evaluado el proyecto.
Entrevistado Nº 6: No se han realizado, solo se colaboró con la
evaluación que efectuaron los japoneses en el tema de los edificios que se
construyeron, siendo esta una parte muy pequeña.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUESTA
Entrevistado Nº 1: Tal y como está el sistema en la institución, se diseña
por parte de DEP, se ejecuta por parte de Obras y concluidas las obras se
trasladan a operación, pero nadie evalúa (interno o externo), si lo que se
hace tiene un beneficio, técnico, de salud, si se cumplen los alcance, lo
166
que genera un ambiente de comodidad dentro de AyA, o sea no hay
lecciones aprendidas, se repiten errores sin un análisis profundo de lo
actuado.
Pregunta Nº 5
Podría usted mencionar el tipo de informe final que se emite como
producto de la evaluación, indique las características de su
contenido
Entrevistado Nº 1: Lo que hacen es confirmar los indicadores de la
evaluación ex -ante qué y de las justificaciones de la inversión, valorar los
temas financieros relacionados con por ejemplo si el número de servicios
aumenta, entonces aumentan los ingresos, se revisa caudales y la
cobertura, la evaluación se hace en lo físico, lo operativo y lo financiero.
Entrevistado Nº 2: No, a mis manos no han llegado, ni siquiera el que
prepara la UEN de Administración de Proyectos, no hay
retroalimentación.
Entrevistado Nº 3: En el préstamo de los japoneses se hizo la evaluación
de los edificios, la metodología Japonesa está definida para que las
evaluaciones se efectúen por quinquenios. Los informes reportan que el
recurso asignado se aplique donde se tiene programado, que las
condiciones contractuales se cumplan, estos informes están orientados
para analizar la aplicación de los recursos.
Entrevistado Nº 4: No existe
Entrevistado Nº 5: No existe
Entrevistado Nº 6: Aunque no los recibe actualmente, si existiera este
tipo de informe por ejemplo en cambio de redes se debería de incluir la
macro medición y los resultados de la micromedición para ver los
resultados en cuanto a agua no contabilizada. Si es cambio de redes se
debe de hacer un diagnóstico previo que defina los parámetros como
agua no contabilizada, presión, continuidad, nivel de quejas, fugas por
mes, para hacer la evaluación posterior. Para tanques se debe evaluar
las quejas por falta de servicio, medir en general el nivel de servicio. En
167
proyecto de aumento de producción, los datos de producción, los de
eficiencia de los motores, revisar los caudales que se reportan en las
líneas. Una vez construida la obra, se debe de recibir los resultados de los
costos de las ofertas para evaluar la confección del presupuesto se
reconoce un margen de más menos 10%, como aceptable, caso contrario
se revisa
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUESTA
Entrevistado Nº 4: Se debe conformar el documento de evaluación en el
mismo formato de los documentos de pre-inversión de tal forma que los
estudios de esta etapa debe ser el soporte de documento de evaluación y
lo contenidos deben ser los mismos: estudio de mercado, estudio técnico,
estudio legal, estudio ambiental, etc. que definen los indicadores y
parámetros.
Entrevistado Nº 5: Considera que si debe realizarse porque es parte del
proceso de planificación y de retro- alimentación.
Entrevistado Nº 6: El informe debe de contener una evaluación de los
aspectos técnicos sobre los que se basó el proyecto, en el informe de
término deben de evaluarse los aspectos generales de diseño, calidad,
caudales, cambios realizados en el proyecto, costos finales.
Pregunta Nº 6
¿Ha participado usted en alguna evaluación ex-post de algún
proyecto?
Entrevistado Nº1: En las evaluaciones de los japoneses y la del BID, la
participación más bien fue como contraparte, generando la información
que se pide.
Entrevistado Nº 2: No, aquí no ha llegado ni una.
168
Entrevistado Nº 3 No ha participado.
Entrevistado Nº 4: No.
Entrevistado Nº 5: No existe.
Entrevistado Nº 6: Solo en el caso del proyecto financiado por los
japoneses, sin embargo se trató de una evaluación para verificar los
interese del banco y no de una evaluación del proyecto en sí. La
participación fue brindando información.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto.
Pregunta Nº 7
¿Se conforman equipos multidisciplinarios para realizar estas
evaluaciones, si es así, los equipos de evaluación son internos,
externos o mixtos ?
Entrevistado Nº 1: Lo que hacen es confirmar los indicadores de la
evaluación ex -ante qué y de las justificaciones de la inversión, valorar los
temas financieros relacionados por ejemplo si el número de servicios
aumenta, entonces aumentan los ingresos, se revisa caudales y la
cobertura, la evaluación se hace en lo físico, lo operativo y lo financiero.
Entrevistado Nº 2: No, a mis manos no han llegado, ni siquiera el que
prepara la UEN de Administración de Proyectos, no hay
retroalimentación.
Entrevistado Nº 3: En el préstamo de los japoneses se hizo la evaluación
de los edificios, la metodología Japonesa está definida para que las
evaluaciones se efectúen por quinquenios.
Entrevistado Nº 3: Los informes reportan que el recurso asignado se
aplique donde se tiene programado, que las condiciones contractuales se
cumplan, estos informes están orientados para analizar la aplicación de
los recursos.
Entrevistado Nº 4: Ver lo que comentó respecto a los informes en
preguntas anteriores, por otra indica que esta estandarizado pero
fraccionado (ej. en financiero. Obras, unidad ejecutora), comenta que en
rurales no se hace, son esfuerzos aislados y no esta sistematizado.
169
Entrevistado Nº 5: Solo se recibe avance financiero y se confíe en el
reporte de avance de obra.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto.
PROPUESTA
Entrevistado Nº 3: Plantea que esto se puede iniciar contratando la
ejecución unas dos evaluaciones con personal externo para crear
conocimiento y luego continuar con personal del Instituto.
Pregunta Nº 8
¿Qué beneficios cree usted que puede aportar este tipo de
evaluaciones al desarrollo de los proyectos?
Entrevistado Nº 1: Aprender de los errores, puede generar obras más
eficientes, tecnológicamente más cercana al momento de la ejecución, por
ejemplo, ahora no se acepta equipo con proceso de manufactura mayor
a dos años, esto se pone en los carteles y es el producto del nuevo
conocimiento que se adquirió en un proyecto , todas las evaluaciones
aportan nuevo conocimiento.
Entrevistado Nº 2: Nos ayuda conocer las condiciones del mercado de
la construcción, a valorar la oferta de la calle versus las intenciones de
demanda por servicio de construcción que requiere AyA, con lo que se
podrá afinar mejor los presupuestos de las obras sin que se presentan las
desviaciones que actualmente estamos observando, indica que no
estamos midiendo el mercado. La evaluación contribuiría a un afinamiento
técnico en el tema de equipamiento, retroalimentando el proceso de pre
inversión, esto no se da en AyA.
Entrevistado Nº 3: El beneficio es enorme, integralmente a todo el ciclo
se puede mejorar, se pueden mejorar las especificaciones, las
tecnologías, los procesos constructivos, se da una retroalimentación
integral de lo que estamos haciendo ahora.
Entrevistado Nº 4: Sirve para retro-alimentar el proceso de inversiones.
Entrevistado Nº 5: Contribuye a la planificación.
170
Entrevistado Nº 6: Los beneficios que se pueden obtener es que se
mejora el proceso de pre-inversión de futuros proyectos, así como los
diseños, los procedimientos de programación y presupuestación de obras.
PROPUESTA
Entrevistado Nº 1: Recomienda la implantación de las evaluaciones ex -
post como parte de la cultura de la institución.
Entrevistado Nº 7: Ahorro de los cursos, optimizar los procesos, acortar
los tiempos de duración de cada uno de ellos, medir los impactos del
proyecto a nivel de beneficiarios directos e indirectos, impactos a nivel de
políticas de gobierno para conocer los logros propuestos. Controlar la
malversación de fondos.
Pregunta Nº 9
¿Cuáles son los indicadores que se utilizan para avaluar los
proyectos desde la perspectiva productos, de efectos y de impacto?
¿Se establece la línea base en la etapa de formulación?
Entrevistado Nº 1: Estos indicadores son muy variados, y dependen de
la característica muy particular de cada proyecto, inclusive se puede decir
que hay particularidades para cada componente de un proyecto (hace
referencia a una propuesta de indicadores que él ha hecho, aunque no es
oficial lo aporta para la consideración de este trabajo)
Entrevistado Nº 2: Producto indicadores físicos de cumplimiento de obra,
registrar los activos adecuadamente mejorar los estados financieros,
respalda el apalancamiento, efecto todos los que usamos, servicio, horas,
incremento de producción, vida útil del sistema, volumen de tratamiento,
incremento del volumen, población beneficiada, costos de energía,
incremento de ingresos, población afectada y disminuir el riesgo y los de
acatamiento obligatorio, impacto de salud, económico sociales.
Entrevistado Nº 3: Se refirió más a una a una propuesta orientada a
evaluar los servicio que se brindan en los sistemas, en la etapa de
formulación no se establece línea base.
171
Entrevistado Nº 4: No conozco que se elaboren estos indicadores.
Entrevistado Nº 6: Producto Obra terminada , costo, tiempo, calidad a
partir de las normas, estanqueidad , resistencia de concreto , pruebas de
presión, pruebas de caudal, inspección de rellenos, vida útil de equipos
Efectos ingresos, presión, calidad del agua continuidad, costos
operativos, agua no contabilizada. Impacto: Índices de salud,
mejoramiento de servicio, disponibilidades otorgadas, desarrollo urbano,
empleo.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: Propone que los indicadores deben basarse en la
evaluación del servicio desde la perspectiva del cliente.
Entrevistado Nº 5: Debe evaluarse costo, tiempo y calidad con la
variable de riesgo de la administración del proyecto.
Pregunta Nº 10
¿Conoce usted si como producto de la fase de pre-inversión se
prepara un informe final de la fase de formulación del proyecto;
contiene este informe los criterios sobre los que debe ser evaluado el
proyecto en las distintas fases?
Entrevistado Nº 1: No se confecciona este documento, recomienda ver
el informe de la Contraloría General de la República, ninguno de los
proyectos de aquí en adelante se hace sin que exista documento de
preinversión, en todo proyecto antes de ser adjudicado han pasado al
menos de dos años desde que se plantea el tema a consideración para la
preinversión, un ejemplo de las razones para decir este tiempo es el que
se debe de usar para los estudios de impacto ambiental.
Entrevistado Nº 2: No
Entrevistado Nº 3: Si, he conocido varios realizados por consultorías
externas por ejemplo el alcantarillado del área metropolitana, San Ramón
Jacó-Parrita.
172
Entrevistado Nº 4: No existe, en estos momentos se gestiona un
aumento del préstamo con el BCIE pero MIDEPLAN no autoriza la gestión
si no se presentan los documentos correspondientes a la pre-inversión por
lo que se está gestionando la contratación de una consultoría para realizar
los estudios.
Entrevistado Nº 5: No se elabora este tipo de informe.
Entrevistado Nº 6: Como no se realiza el proceso de pre-inversión, se
parte de una necesidad y una posible solución planteada por la parte
operativa se hace una evaluación y si la propuesta es adecuada se sigue
con el proyecto, pasa al diseñador, se programa para ejecución. En caso
contrario se para y se cierra esa alternativa, se replantea a partir de
nuevos estudios El documento que queda no está sistematizado, sino que
es más propio de la iniciativa de cada profesional que esté a cargo del
proyecto. Incluso la memoria de cálculo no está estandarizada y no queda
en el expediente, no se definen los parámetros ni los tiempos en los que
debe de ser evaluado el proyecto una vez que este en operación.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto
PROPUESTA
Entrevistado Nº 4: Propone que se debe hacer una lista de los estudios
que se deben realizar en la fase de factibilidad y enumera los siguientes:
de pre-inversión, mercado, técnico, social, económico, ambiental, etc., no
indicó si se formulan los indicadores contra los que debe evaluarse el
proyecto.
Entrevistado Nº 5: Debe contener los distintos estudio que conforman la
etapa de pre-inversión, mercado, técnica, social, económico, ambiental,
etc.
Entrevistado Nº 6: Confeccionar una memoria del proyecto que
contenga, antecedentes ,descripción, la necesidad, el diagnóstico, los
resultados de una primera evaluación, debe de incluir el estudio de
mercado, análisis de población, propuesta y alternativas de
componentes, formulación de propuesta, estudio técnico con los cálculos
respectivos , análisis de riesgo (pasos de río, etc. ), análisis de
173
alternativas, legalidad para la compra de terrenos y servidumbres,
viabilidad ambiental, memoria estructural, información de estudios
hídricos, hidrológicos y de hidrogeología, geotecnia, de geología entre
otros.
Pregunta Nº 11
¿Conoce usted si al concluir la fase de ejecución de proyecto, se
prepara un expediente final que contenga los documentos generados
desde la fase de pre- inversión hasta los documentos de ejecución y
la evaluación de término?
Entrevistado Nº 1: No se prepara en los términos de la pregunta, la
dirección hace un informe de rendición de cuentas, se incluye en él todo lo
que pasó en el proyecto, ordenes de cambio, incluye los costo, lo hace
como una acción de rendición de cuentas no como una evaluación.
Entrevistado Nº 2: Todo está disperso, no hay un expediente único,
recomienda que desde la idea misma, desde que se conceptualiza y se
desarrolla todo el proceso, se debe tener una persona que lleve el
seguimiento. Puede ser un coordinador del proyecto o una persona de
formulación junto con otra de la ejecución o una mezcla de ambos, o sea
un padrino que lo impulse, que le lleve el pulso al proyecto, que sea
responsable del proyecto en cualquier parte de él, se piensa en que esto
sea de parte de los operadores ya que son los que tienen la necesidad
encima, se puede generar un esquema para este trabajo.
Entrevistado Nº 3: Indica que existe un archivo en Estudios y Proyectos y
es posible que ahora no se lleve con igual rigurosidad que antes.
Entrevistado Nº 4: No existe, si lo hay es un esfuerzo aislado, no está
institucionalizado, se incurre en los mismos problemas de forma
sistemática, no hay procedimientos escritos.
Entrevistado Nº 5: Se realiza un finiquito de proyecto pero no un
expediente que contenga toda la documentación de la fase de
preinversión y los documentos de la fase de ejecución con el análisis de
todas las vicisitudes que ocurrieron en esta etapa.
174
Entrevistado Nº 6: No se produce un documento de ese tipo.
Entrevistado Nº 7: No conozco del asunto.
PROPUESTA
Entrevistado Nº 1: Se debe de trabajar bajo el esquema de portafolio de
proyectos, el expediente debe de contener desde los bosquejos, hasta
cualquier detalle del proyecto, por ejemplo, las pruebas de control de
calidad de los materiales utilizados, esto se puede observar en un
expediente de las obras de la represa de Arenal es producto de una
cultura y nosotros en AyA fallamos en eso. Si no hay una directriz no se
va a hacer, se debe de garantizar que la documentación este al 100 % en
el archivo.
Entrevistado Nº 4: Hay que crear la cultura de formulación y la
sistematización para la elaboración de los documentos de formulación
que permitan la planificación posterior del proyecto y que permita
determinar el impacto y los beneficios del proyecto , pero además de
lecciones aprendidas, hacer las modificaciones para proyectos futuros.
Entrevistado Nº 5: recomienda que el informe contenga un análisis de
todas las circunstancias que rodearon el proyecto con los análisis de los
problemas y cambio que ocurrieron durante a ejecución.
Entrevistado Nº 6: Recomienda que se confeccione este tipo de
documento para retroalimentar el proceso de formulación de proyectos.
Pregunta Nº 12
¿Describa las características que tiene este informe y comente si en
él se comparan los datos reales de la fase de ejecución, con los que
se plantearon durante la etapa de formulación? Por ejemplo en
cuanto a plazo, costo, cantidades.
Entrevistado Nº 1: Los encargados de la construcción deben de estar en
todas las etapas del proyecto para transmitir las experiencias a los
diseñadores, mejorar la estimación de costos , identificar las rutas más
adecuadas , que no necesariamente es la más corta , sino la menos
175
vulnerable ,el aprendizaje hay que trasmitirlo. Debe de tener estudios
básicos , justificación el proyecto, estudios de mercado, financieros , de
riesgo, ambiental, memoria de cálculo, todo el proceso de licitación,
estudios de viabilidad operativa y técnica, planos, proceso de
construcción, fotografías, finiquito , estudio de ofertas, estudio legal, de
pre-inversión , manuales, las evaluaciones, los reporte de control de
calidad, informes de pagos, informes de programas de trabajo, originales
y los reales, órdenes de cambio, informe de recepción y puesta en marcha
y especificaciones técnicas.
Entrevistado Nº 2: Plazo, montos final de obras, pruebas del sistema, en
ejecución algunas cosa se pueden medir en la ejecución casi lo que es
físico , otras deben de ser medidas luego en una evaluación pero ya en
operación, no es un informe a la terminación de un proyecto, el
expediente se debe de ir construyendo desde la idea, toda la pre-
inversión, la necesidad, la factibilidad, o se debe de seguir la huella del
proyecto, esto no se debe ver como el informe de una constructora, cada
una de las fases debe quedar debidamente documenta y es parte del
informe final del proyecto.
Entrevistado Nº 3: Desde la idea del proyecto , las alternativas
estudiadas, la que se escogió , los planos; en la ejecución , las bitácoras
administrativas, los problema con el contratista, las especificaciones, los
problemas con los material, los métodos constructivos, los plazos, los
costos, un resumen ejecutivo de lo ejecutado.
Entrevistado Nº 6: Existe información pero no en forma sistematizada,
Entrevistado Nº 7 No conozco del asunto.
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: En el expediente se debe incluir el tema de las
evaluaciones tal como la ex-post, de ser posible por medio electrónico
para el acceso inmediato que apoye las evaluaciones y la toma de
decisiones.
Entrevistado Nº 6: Reitera la recomendación de la pregunta anterior.
176
Guión 2
Este guión de trabajo con un solo funcionario especialista de la Dirección
de Capital Humano, dada la especificidad de las preguntas la decisión
para la recolección de la información, fue la contar con un criterio experto
al entrevistado número 10.
1. Comentar la política de capacitación de AyA en los últimos 5
años relacionada con el área de proyectos.
Existen varios acuerdos de J.D. en los cuales se definen las áreas
prioritarias de capacitación, se solicitó en el 2006 por parte de Junta
Directiva, la formulación de una política en este sentido, se presentaron
dos propuestas, pero no fueron aprobadas por la Junta Directiva. A
finales del 2009 se aprueba la política de becas para grado y post- grado,
esta política se solicita en razón de que anteriormente no se establecían
área prioritaria y se concedían becas en todas las área sin que
necesariamente fueran sectores que se requerían en AyA, antes de esta
propuesta se identificó que la capacitación fue una forma de aumento de
salarios, o sea no se direccionaba de acuerdo con las necesidades de
AyA, , no se evaluaba y se utilizó como una forma de promover el
acenso del personal sobre todo en el área administrativa, dejando de
lado la capacitación en área técnicas . RRHH presentó a la JD del en el
2009 una nueva una política mediante la cual se priorizan área técnicas,
como ingeniería, ambiental, ciencias medicas, estadística y economía.
Sin embargo no ha sido aprobada. La prioridad de capacitación de RRHH
es la operación, los proyectos, el manejo de herramientas informáticas.
Se detectó una debilidad en el tema de formulación de proyectos por lo
que desde el 2005 se han incentivado las becas en el campo de gerencia
de proyectos. Por otra parte la política de aumentar la escolaridad del
área técnica, establecida en 1986, ha sido exitosa para apoyar el cambio
tecnológico, sin embargo debe ser redireccionada, evaluada. Se ha
establecido una base que permitirá dar un salto hacia el desempeño por
competencias.
177
2. ¿Cuántos profesionales se han capacitado en este tema en
los últimos 5 años?
Se han capacitado 21 funcionarios en el ICAP y 2 en la UNA en el área de
gerencia de proyectos
3. ¿Qué criterios de selección fueron utilizado para definir el
personal que fue capacitado?
La selección del personal para la capacitación en gerencia de proyectos
respondió a un interés personal de los funcionarios participantes, no se
establecieron criterios de selección, no se identificaron las unidades que
requerían que el personal se capacitara en este tema.
En adelante la Institución ha definido orientar los recursos de
capacitación hacia el campo sustantiva de quehacer institucional:
ingeniería ambiental economía, estadística, ciencias médicas, gerencia de
proyectos
4. ¿Tiene la Dirección de Capital Humano un inventario de la
ubicación laboral del personal que ha sido capacitado en el tema de
proyectos? ¿Si es así considera que está bien ubicado dentro de la
estructura para aprovechar la capacitación recibida?
No se ha realizado una evaluación, si se sabe donde están los
funcionarios, si se sabe quiénes son y al ser la capacitación voluntaria, no
se definieron obligaciones a los beneficiarios en cuanto a la ubicación
dentro de la estructura organizacional, si se ha detectado que la mayoría
no están donde está la ejecución de proyectos, solo 9 de 23 se
encuentran laborando en área relacionadas con proyecto, 6 en
formulación ejecución y 3 en operación.
Respecto a una posible reubicación del personal capacitado hacia área
acordes con la formación recibida, no es fácil, de acuerdo con el marco
normativo para el traslado del personal, por lo que la propuesta sería que
para las próximas becas se procederá a la selección de acuerdo con el
178
área que debe ser reforzada, de acuerdo con el interés institucional y se
les exigirá que se desempeñen en esas labores por un tiempo
determinado.
5. ¿Han evaluado si la capacitación ha impactado en la
ejecución de los proyectos de infraestructura en AyA?
No se ha evaluado y además la mayoría del personal capacitado por AyA
en estos temas, no está destacado en el área de gestión de proyectos
6. ¿Se continuará brindando capacitación en el área de
proyectos a los funcionarios?
Si, focalizada en área prioritarias.
Como una propuesta se presentó a la Junta Directiva del en el 2009,
una nueva una política mediante la cual se priorizan área técnicas, como
ingeniería, ambiental, ciencias medicas, estadística y economía. Sin
embargo no ha sido aprobada formalmente. La prioridad de capacitación
ahora es la operación, los proyectos y el manejo de herramientas
informáticas.
7. Algún comentario sobre la capacitación, frutos del mismo,
ubicación del personal u alguna otro aspecto que estime pertinente.
La decisión de aumentar la escolaridad del área técnica ha sido exitosa,
sin embargo debe ser re direccionado y evaluar su planteamiento, se ha
establecido una base que permitirá dar un salto hacia el desempeño por
competencias, por lo que ahora lo que corresponde es aprovechar la
base que se tiene de educación formal en el área operativa para potenciar
la capacitación en aspectos técnicos orientados hacia el labor
institucional.
179
Guión Nº 3
Pregunta Nº 1
Indagar sobre cómo se controla y reporta el avance de las obras,
tanto a lo interno de AyA como con los entes externos.
Entrevistado Nº 1: A lo interno los ingenieros presentan un informe
mensual, este informe está compuesto por diferente puntos, compone el
programa de trabajo de la empresa, la unidad de programación y control
lo filtra y se incorpora en un sistema ZEUS (red interno) ahí se puso como
parte del control interno para conocimiento de todos los actores del
proceso, cualquiera puede observar el avance y lo que se ha pagado,
cualquiera que pida acceso electrónico se le da, en este control está el
estatus de todos los proyectos. El control se inicia con el recibo de los
documentos del proyecto de parte de DEP, solo se controla el avance por
medio de los pagos.
Entrevistado Nº 2: Por avance físico y financiero aunque el primero no
es muy detallado y no se le pide a las empresas, si esto se diera se
puede, por ejemplo, medir rendimiento, solo se da la distancia no las
características del tramo, el tema del control es más presencial de
ingeniero en proyecto que controla que el trabajos se haga bien, no resta
merito a la inspección que se hace, más no queda bien documento.
Entrevistado Nº 3: Solo cuando planificación pide algo se informa, no
existe un sistema de información que permita contar con esto datos de
manera sistemática y periódica, no se verifica los datos informados y se
dan por correctos.
Entrevistado Nº 4: Tratándose de un programa de financiamiento
externos tienen condiciones que obligan a la presentación de informes en
plazos definidos, es normal esta presentación, también organismos
nacionales como ARESEP, MIDEPLAN requieren la presentación de
informes de avance de proyecto sin embargo no se compara contra una
línea base, a lo largo del proyecto se presentan modificaciones continuas.
180
Entrevistado Nº 5: No existe una metodología institucional para definir el
avance de un proyecto
Pregunta Nº 2
Comente sobre el tipo de evaluación y reportes que se realizan una
vez concluido el proyecto.
Entrevistado Nº 1: Para finiquito se tiene que hacer un informe que
contenga todos lo incidente, atrasos, explicaciones, si hay multas o no, si
se aplicó clausulas legales, no se hace con la intención de generar las
lecciones aprendidas, de cómo se puede mejorar el proceso
Entrevistado Nº 2: No, solo la rendición de cuentas una vez al año,
además, los informes que sean solicitados por alguna instancia en
particular y solamente se ve el nivel de gasto.
Entrevistado Nº 3: En los reporte de fin de proyecto hay un sesgo y
énfasis en los aspectos financieros, de capitalización y temas asociados
derivados de las estimaciones de pago. Cree que se prepara un informe
más amplio, pero no sabe si es así.
Entrevistado Nº 4: Se emite un documento que se llama “recibo a
satisfacciyn de las obras”, hay un documento de finiquito, y otro de
capitalización de las obras, el recibo de las obras se firma con la empresa
contratista, el de finiquito es físico y financiero, para la capitalización se
dan seis meses. Ninguno de los documento es suficiente para una
evaluación posterior. No se emite un documento de término de proyecto
en el cual se hacen los análisis de los distintos problemas que se
presentaron a lo largo de la ejecución.
Entrevistado Nº 5: No se informa a Planificación.
PROPUETA
Entrevistado Nº 1: Hacer un taller con los operadores, los formuladores,
los diseñadores y los ejecutores cada vez que se concluya un proyecto
para evaluar las distintas incidencias que ocurrieron en el mismo, con esto
se podrá lograr una mejor gestión en la preparación de los proyecto
eliminando el problema actual de proyecto que vienen incompletos, con
181
presupuestos mal calculados; promover que los diseñadores visiten los
sitios, que conozcan de la vulnerabilidad de la zona, qué mejores los
trazados, que identifiquen mejor el sistema constructivo de acuerdo con
las características del terreno, generar discusiones para identificar
situaciones de probables problemas para el proyecto antes de que estas
ocurran en la realidad.
Entrevistado Nº 4: Se debe de cambiar y dar el carácter de “protocolo” y
dar más énfasis a la evaluación de término, con las pruebas
correspondientes y con la documentación que compruebe y respalde
estas pruebas.
Entrevistado Nº 5: Se está montando el “project server” para darle
seguimiento a los proyectos.
Pregunta 3. Consultar sí existen procedimientos escritos que definan
requisitos, tiempos, ruta y responsables para:
Matriz de evaluación sobre procedimientos escritos
Requisitos Tiempos Ruta Responsables
si no si no si no si noApertura de
obra xx xx xx xxTrámite de
pagos xx xx xx xxAprobación
deampliaciones
de obra xx xx xx xxGestión delarchivo deproyecto xx xx xx xx
Finiquito de laobra xx xx xx xx
Recibo deobras xx xx xx xx
182
Pregunta Nº 4
Consultar sí existe un protocolo para la entrega de las obras
concluidas a la unidad operadora que incluya los parámetros de
operación para la evaluación ex -post.
Entrevistado Nº 1: No.
Entrevistado Nº 2: Creo que existe pero no considera los parámetros, ni
considera la evaluación ex -post.
Entrevistado Nº 3: No conoce
Entrevistado Nº 4: No existe
Entrevistado Nº 5: No conoce.
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: El informe de evaluación debe de contener el
chequeo de que las necesidades o requerimientos para operar el
proyecto las que debieron ser definidas en la etapa de pre-inversión, se
han asignado adecuadamente y están dadas las condiciones necesarias
para una correcta operación.
Pregunta Nº 5
Indagar sí se revisa modelo de evaluación económica de la fase de
pre-inversión en relación con los costos de oferta recibidos.
Entrevistado Nº 1: No, no se conoce el modelo de evaluación
económica.
Entrevistado Nº 2: No se ha llegado a bajar, se tiene claro el problema
de las diferencia, pero no se ha visualizado como atacarlo, no se mide el
mercado, las evaluaciones ex-post, ayudaría en alguna medida, no en
todo pero puede orientar, ya que el resultado de las obras es una
consecuencia de los cambios que se dan en el país, por ejemplo los
cambios de precios de la canasta de construcción afecta el proyecto.
Entrevistado Nº 3: No se revisa.
Entrevistado Nº 4: No existe esta relación formal, pero se puede indicar
que se ha evidenciado que el 70% de proyectos adjudicados difieren en
183
mucho en cuanto el monto que se estiman en los presupuestos, en
muchos casos los presupuestos son mayores a los precios de las ofertas.
Entrevistado Nº 5: No se realiza una revisión de los supuestos de
planificación.
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: Los sistemas de información son urgentes para tener
la posibilidad de gestionar con información actualizada sin tener que
recurrir a contratar más personal que se dedique a recopilar y procesar la
información. Implementar estos sistemas es vital.
Pregunta Nº 6
Identificar si los aumentos de costo o de ampliaciones a proyectos
se valoran en su relación con el modelo de evaluación de la pre-
inversión.
Entrevistado Nº 1: No.
Entrevistado Nº 2: No se da una evaluación es más un asunto de
oportunidad, si se pude hacer algo más se aprovecha para ampliar obras,
cundo es más caro, no hay retroalimentación, en general el proceso de
pre-inversión no ha variado porque no se retroalimenta, porque nunca se
revisa internamente si está logrando el objetivo, no hay interrelación entre
todo el proceso, la prioridades de las parte andan por cada lado, no hay
autocrítica no hay alineamiento y para ser más eficientes.
Entrevistado Nº 3: No tengo conocimiento de si se hace.
Entrevistado Nº 4: No se da este análisis, inclusive no se dan empates en
los cálculos de los presupuestos y los costos reales, inclusive la
dimensión de la obra no se corresponde con lo que se planifico
originalmente, hay problemas con la memoria de cálculo de de pre
inversión y de las ofertas.
Entrevistado Nº 5: Estas ampliaciones no vienen a Planificación.
184
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: Actualmente los cambios y ampliaciones en los
proyectos durante la etapa de ejecución, que impliquen aumento en los
costos, no son presentados a Planificación para la debida verificación de
la asignación de recursos y de impacto en el programa de inversiones,
aspecto que creo debe de ser incorporado en los procedimientos.
Pregunta Nº 7
Consultar si existe un protocolo de control de calidad de: tuberías,
rellenos, concreto, etc.
Entrevistado Nº 1 Si, en la UEN se dan charla al grupo de ingenieros
residente e inspectores sobre este tema.
Entrevistado Nº 2: La referencia es el volumen IV de los documentos de
contratación que utiliza AyA, la obligación de la práctica profesional obliga
a realizar las pruebas, por ejemplo el traslado de los cilindros debe
garantizarse, ahora se está exigiendo más trabajo documental y dejarlo en
bitácora, más compromiso profesional y aplicación del conocimiento, pedir
el diseño de mezclas, hay muchas pruebas en las que se debe mejorar.
Entrevistado Nº 3: Si, como las pruebas de presión, pero no sé cómo
se archiva esta información, aunque supongo que la unidad responsable
si lo hace. El rigor de la aplicación y protocolizar todo lo que se debe
hacer.
Entrevistado Nº 4: No existe un protocolo estrictamente dicho, pero si
existen los procedimientos y las normas que respalde el control de
calidad, se sabe qué tipo de pruebas y están documentados los
resultados que se obtienen en ellas.
Entrevistado Nº 5: No conoce que existan.
PROPUETA
Entrevistado Nº 3: En la etapa de la programación de la ejecución de la
obra se deben de establecer los criterio para la evaluación ex -post como:
programación de ejecución, contenidos de las actividades, recursos
asignados, etc.; y estarse comparando con lo real a lo largo del proyecto
185
y al final hacer una evaluación de lo real con lo programado con los
análisis correspondientes de las desviaciones.
Pregunta Nº 8
¿Existe un formato estandarizado para la presentación de informes
sobre el avance de obras?
Entrevistado Nº 1: Lo que hacen es confirmar los indicadores de la
evaluación ex -ante qué y de las justificaciones de la inversión, valorar los
temas financieros relacionados con por ejemplo si el número de servicios
aumenta, entonces aumentan los ingresos, se revisa caudales y la
cobertura, la evaluación se hace en lo físico, lo operativo y lo financiero.
Entrevistado Nº 2: No, a mis manos no han llegado, ni siquiera el que
prepara la UEN de Administración de Proyectos, no hay
retroalimentación.
Entrevistado Nº 3: En el préstamo de los japoneses se hizo la evaluación
de los edificios, la metodología Japonesa está definida para que las
evaluaciones se efectúen por quinquenios.
Entrevistado Nº 3: Los informes reportan que el recurso asignado se
aplique donde se tiene programado, que las condiciones contractuales se
cumplan, estos informes están orientados para analizar la aplicación de
los recursos.
Entrevistado Nº 4: Ver lo que comentó respecto a los informes en
preguntas anteriores, por otra indica que esta estandarizado pero
fraccionado (ej. en financiero. Obras, unidad ejecutora), comenta que en
rurales no se hace, son esfuerzos aislados y no esta sistematizado.
Entrevistado Nº 5: Solo se recibe avance financiero y se confía en el
reporte de avance de obra.
Pregunta Nº 9
En caso de que no exista el anterior formato ¿Que componentes
considera que debe de tener este informe?
186
Entrevistado Nº 1: Una evaluación del programa de trabajo, las
cantidades de obra a pagar, una justificación de cada rubro de pagos
reportes de control de calidad correspondientes y un análisis de las
vicisitudes presentadas durante el periodo.
Entrevistado Nº 2: Debería estar en línea actualizado por semana, a la
institución le falta una rutina , es un asunto dinámico, debe de haber un
registro que esté en la base de datos y se genere el informe del proyecto ,
debe incluir pormenores, externalidades, retrasos, se debe de cambiar el
estilo de dar órdenes verbales a girar instrucciones por escrito, debe
quedar constancia de todas las pruebas , de todo lo que sea calidad de
obra para que no sea un ejercicio numérico únicamente, se debe incluir las
horas profesional y las horas técnico.
Entrevistado Nº 3: Entregó un borrador de la propuesta de manual de
gestión de proyectos, aunque a la fecha de la entrevista no es oficial.
Entrevistado Nº 4: Dentro de un enfoque sistémico para analizar la
evaluación ex -post, cobra importancia las etapas anteriores, que den los
insumos para que la evaluación sea beneficioso, de otra forma no puede
ser hecha. Sin la sistematizan de experiencias de las lecciones
aprendidas no es posible hacerlo, no se puede hacer solo con base en
informes, deben de documentarse todos eventos al momento de que
ocurran, mediante una descripción , interpretación o reflexión, después
analizar y finalmente documentar y divulgar.
Entrevistado Nº 5: Planificación está elaborando un documento en el
cual se define el contenido que debe tener este tipo de informe con el fin
de estandarizar los reportes y a la vez facilitar los reportes hacia
MIDEPLAN.
187
Guión 4
1. Durante la formulación de los proyecto, ¿se definen los
parámetros para realizar la evaluación ambiental ex-post del
proyecto?
Hoy no se hace este procedimiento, porque nunca se ha visto el tema de
inversiones como conjunto con las actividades ambientales, este aspecto
se ha visto casi a nivel personal. Estima que ahora con el plan de
inversiones que se está desarrollando, es posible que se dé un cambio
radical y se integre la planificación del recurso hídrico desde la
perspectiva regional, institucional y de país
Propone que al hacer la pre inversión se definan los parámetros,
variables, factores y elementos que condicionan la investigación de una
área biótica y humana que permitan sustentar la realización del proyecto,
no solo considerando las variables tradicionales de finanzas, de mercado
y otras , sino que incorporar las ambientales y lo que corresponda al
riesgo, de forma que la suma de estas variables sirva para orientar la
decisión de hacer (priorizar) proyectos y también sirva para las
evaluaciones posteriores y retroalimentar los nuevos proyectos.
2. Verificar si se conocen los compromisos ambientales asumidos,
en la etapa de formulación del proyecto con SETENA.
No se conocen, las gestiones ante SETENA son meros trámites, está
establecido el ligamen con SETENA pero el cumplimiento se debe de dar
en todas las fases, por ejemplo los formularios D1 y D2 se empiezan a
tramitar cuando ya el proyecto está en ejecución, esto es típico en los
proyectos de rurales
Propone más fiscalización, por ejemplo del caso del proyecto de
estabilización de taludes en Orosi, en donde se tramitó los documentos
cuando ya se estaba construyendo las obras, no hay ordenanza para que
tanto las regiones, como a nivel central, deban cumplir el ordenamiento
ambiental en tiempo y forma, no hay alineamiento Institucional en esto,
cuando se da la inspección la empresa constructora ya tiene más del 50
188
% de avance, se requiere que esto se planifique antes de asignar el
regente y las inspecciones que pide SETENA. Propone que se deben de
definir el número y los funcionarios que actúan como regentes
ambientales, esto no está claro en la Institución.
3. Verificación sí se cumple con la presentación de informes del
regente ambiental a SETENA durante la ejecución de proyectos y al
finalizar el mismo.
No conoce de la presentación de esos informes ante SETENA, conoce que
existe una bitácora de cada proyecto, pero no sabe sobre los reportes de
los avances y no tiene información de si al final de los proyectos se
presentan dichos informe.
Propone que los informes de regencia se deben ver en la región o área
donde se ejecuta el proyecto, junto con el ingeniero residente y la
empresa constructora, con informes periódicos a las subgerencias
respectivas. Se debe de fortalecer el registro documental de estas
gestiones.
4. Verificar si los responsables de la operación conocen los
compromisos ambientales asumidos con SETENA para la etapa de
operación.
No creo que esa información sea conocida por los operadores, porque los
gestores de los proyectos solo ven esta gestión como un trámite, eso no
se ha interiorizado dentro de los funcionarios de AyA, no existe una
formalización de política ambiental que sea de conocimiento de todo el
personal.
Propone mejor la presencia técnica de AyA en SETENA y la
obligatoriedad que le personal relacionado con proyectos conozca esta
materia.
189
5. Consultar si se elabora un informe ambiental al término de
proyecto.
El entrevistado indica que no se hace, ni al final, ni en las diferentes
etapas constructivas del los proyectos, referidas estas etapas a las que se
definen en la programación de la obra, en conjunto con la propuesta de
trabajo de las empresas contratadas para su ejecución.
Indica que estos informes no solo se deben de presentar al final de cada
proyecto, sino que en las diferentes etapas de la ejecución, como un
control de la contraparte institucional.
Plantea que se debe dar atención a la situación de la urgencia que existe
para gestionar algunos ciertos proyectos, urgencia que reconoce, pero
que trae como consecuencia que esta gestión sea de forma rápida, que
no se da el control ambiental a cada una de la etapas del cada proyecto.
190
Guión 5
Diagnóstico Propuesta
Variable: Agua Potable
1. Al entregar un sistema recién construido a una unidad
operadora, ¿se le brinda información relacionada con los volúmenes
de producción y las dotaciones que se utilizaron para el diseño de la
obra?
No sé si hace, tengo entendido que no, el operador debe participar o estar
informado de todas las etapas de los proyectos y los supuestos y
consideraciones para los sistemas que opera
2. ¿Se establece alguna línea base de este indicador (ANC)
cuando se entrega o recibe un sistema recién construido.
No; ni siquiera se incluye en la infraestructura de los sistemas los
elementos necesarios para un IANC confiable y considero que desde la
concepción de los sistemas debería hacerse.
3. ¿Se comparte con la unidad operadora de un nuevo sistema
la información relacionada con los índices de cobertura y las
proyecciones respecto al crecimiento poblacional estimado que se
utilizó en el diseño de la obra?
No sé si hace, tengo entendido que no, el operador debe participar o estar
informado de todas las etapas de los proyectos y los supuestos y
consideraciones para los sistemas que opera.
191
4. ¿Conocen los operadores los supuestos de costos e
ingresos operativos con los que se formuló el proyecto?
No sé si hace, tengo entendido que no, el operador debe participar o estar
informado de todas las etapas de los proyectos y los supuestos y
consideraciones para los sistemas que opera.
Variable: agua residual
1. Al entregar un sistema recién construido a una unidad
operadora, ¿se le brinda información relacionada con los volúmenes
de agua residual que recibirá y tratará el sistema, de conformidad
con los parámetros que se utilizaron para el diseño de la obra?
Se entrega memoria de cálculo y se capacita a los operadora a partir del
manual de operación y mantenimiento, no se han aplicado a proyectos
construidos por AYA manuales de operación específicos con análisis de la
planta particular, la parte de memoria de cálculo debe de tener criterios de
diseño que sirvan para la evaluación durante la operación.
2. ¿Se comparte con la unidad operadora de un nuevo sistema la
información relacionada con los porcentajes de cobertura y las
proyecciones respecto al crecimiento poblacional estimado que se
utilizó en el diseño de obras de recolección, tratamiento y
evacuación de aguas residuales?
No.
3. Verificar si los responsables de la operación conocen los
compromisos ambientales asumidos con SETENA para la etapa de
operación en relación con cuerpos receptores, olores, disposición de
sólidos.
No.
4 ¿Conocen los operadores los supuestos de costos e ingresos operativos con los que se formuló el proyecto? No
192
Enc
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Resultado de encuesta Nº 1
Resultado de encuesta Nº 1
Encuesta sobre formación académica relacionada con Evaluación ex -post
Nivel AcadémicoÁrea
EspecialidadÁrea Laboral
Capacitaciónen
Evaluación
Conoci-miento
EvaluaciónEx -post
Particip.en Evalua-
ciones
Si No Si No Si No
1 1 1 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1
3 1 1 1 1 1 1
4 1 1 1 1 1 1
5 1 1 1 1 1 1
6 1 1 1 1 1 1
7 1 1 1 1 1 1
8 1 1 1 1 1 1
9 1 1 1 1 1 1
10 1 1 1 1 1 1
11 1 1 1 1 1 1
12 1 1 1 1 1 1
13 1 1 1 1 1 1
14 1 1 1 1 1 1
15 1 1 1 1 1 1
16 1 1 1 1 1 1
17 1 1 1 1 1 1
18 1 1 1 1 1 1
19 1 1 1 1 1 1
Total 0 10 9 0 0 15 4 0 6 2 4 3 4 12 7 9 10 2 17
Porcen-taje
0% 53% 47% 0% 0% 79% 21% 0% 32% 11% 21% 16% 21% 63% 37% 47% 53% 11% 89%
193
APÉNDICE 3
RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LAS GUÍAS DE REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
194
Matriz de procesamiento de la formulario Nº1 para la revisión de informes
Variable: Ingresos y costos de operación y mantenimiento.
Chequear para cada uno de los proyectos sujetos de estudio, las memorias del proyecto, identificando la siguiente información:
proyectos en los cuales se revisaron los expedientes
variable a verificarCambio tubería Bajo
BarrantesHone Creek
Se localizó en expediente Se localizó en expediente
si no si no
Modelo de estimación de ingresos proyectados x X
Proyecciones de población beneficiada x X
Estimaciones de costos de operación y
mantenimiento proyectados
Salario x X
Estudio de personal para asignar a nuevo proyecto x x
servicios personales x x
Servicios no personales. x xActivos para operación
Activos Nuevos x x
Reposición de activos x xEvaluaciones financieras
Fuentes de financiamiento recursos propios AyA x
Tasas de interés recursos propios AyA donación parcial y
Periodo del financiamiento recursos propios AyA aporte AyA
TIR, VAN. x x
Costos de operación y mantenimientoreales.
Registros contables x xRecurso Humano x x
Salario x x
Servicios personales x x
Servicios no personales. x x
Electricidad x xQuímicos. x x
Activos x x
Reposición x x
195
Matriz de procesamiento de la formulario Nº1 para la revisión de informes
Variable: Ingresos y costos de operación y mantenimiento.
Chequear para cada uno de los proyectos sujetos de estudio, las memorias del proyecto, identificando la siguiente información:
proyectos en los cuales se revisaron los expedientes
variable a verificar Cambio tubería Pérez Zeledón
Tanques y redes GAM
Se localizó en expediente Se localizó en expediente
si no si no
Modelo de estimación de ingresos proyectados
Proyecciones de poblaciónbeneficiada
x
x
x
x
Estimaciones de costos de operación y mantenimiento
proyectados
Salario x xEstudio de personal para asignar a nuevo proyecto x x
servicios personales x x
Servicios no personales. x xActivos para operación
Activos Nuevos x xReposición de activos x x
Evaluaciones financierasFuentes de financiamiento x x
Tasas de interés x x
Periodo del financiamiento x x
TIR, VAN. x x
Costos de operación ymantenimiento reales.
Registros contables x x
Recurso Humano x x
Salario x x
Servicios personales x x
Servicios no personales. x x
Electricidad x x
Químicos. x x
Activos x x
Reposición x x
196
Matriz de procesamiento del formulario Nº 2 para la revisión deinformes
Variable a verificarSe genera la información
en el proceso
si no
De la revisión de los reportes que emite el Sistema OPEN se determinó que:
Tiempo de conexión de un nuevo servicio x
Tiempo de atención de reportes x
Tiempo de atención de fugas. x
De la revisión de los reportes operacionales e informes enviados a la ARESEP sedeterminó que:
Tiempo de atención de una obstrucción en las redes. x
xNúmero de reporte por malos olores.
De la revisión de los reportes operacionales en UEN de aguas residuales, direccionesregionales y MINSA se determinó que:Nivel de ruido en IEM x
Nivel de gases en instalaciones x
De la revisión de memoria de proyectos para verificar si seestablece los niveles de estos parámetros en la etapa deformulación se determinó que
x
197
198
APÉNDICE 4
GUÍAS PARA REALIZA LA EVALUACIÓN EX - POST DE
TÉRMINO Y EVALUACIÓN EX - POST DE OPERACIÓN
(IMPACTO PARCIAL) DE PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA PARA EL ABASTECIMEINTO DE
AGUA POTABLE Y DISPOSICIÓN DE AGUA RESIDUAL
199
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Fin proyecto
Se refiere al fin último del proyecto, el cual debe estarconsignado en los documentos de pre-inversión y debeser producto de un proceso o metodología similar a la delMarco Lógico
PropósitoSe refiere a la descripción de los impactos directos quegenerará el proyecto, es un detalle narrativo de losbeneficios de la aplicación de los componentes.
Componentes
Se refiere a un descripción detallada de los componentedel proyecto, indicando las características másimportantes de cada uno, por ejemplo; estación debombeo, red de distribución, planta de tratamiento, tanquede almacenamiento, etc.
Antecedentes.Los antecedentes referidos a la población o comunidadque se benefició con el proyecto y la situación antes de laejecución del mismo.
Justificación.
Se refiere a cuales fueron las razones que incidieron enla decisión de realizar la obra. Se debe identificar elalineamiento con el Plan Nacional de Desarrollo y lasestrategias institucionales
Motivación de priorización.
Se refiere a los aspectos de la metodología depriorización institucional que le dieron a este proyecto laposibilidad de ejecución.
Descripción de la obra.Se refiere a una descripción detallada de las obras y elentorno en que fue desarrolladas
Información técnica depre-inversión
Se refiere a la verificación de que exista un documento enel cual se consigna la información técnica y criterios dediseño que se utilizaron en la formulación del proyecto.
Apertura de obra de pre-inversión
Se refiere al documento mediante el cual se dio la ordende apertura de obra, con lo cual se inicio el proceso depre-inversión.
200
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Información de fuente deproducción a utilizar.
Se refiere a la verificación de la información sobre lafuente de agua que se utilizó en el proyecto en cuanto a laproducción y calidad el agua
Costos de operación ymantenimientoproyectados.
Se refiere a los estudios de pre-inversión en los que seestimaron y proyectaron los costos de operación ymantenimiento, tanto en las cuentas de serviciospersonales y no personales así como activos.
Producción de aguaproyectada.
Se refiere a los estudio de mercado en los que debenestar consignadas las proyecciones de producción quesustentan el proyecto.
Requerimiento derecursos humanos para
operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se definela organización y necesidades de recurso humano que elnuevo proyecto requerirá para la operación, por ejemplouna planta potabilizadora requiere al menos de 4operadores (dependiendo de la tecnología, tamaño), unaampliación a la red puede que requiera de algunacuadrilla adicional, etc.
Requerimiento de equipopara la operación y
mantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se definelas necesidades de equipo que el nuevo proyectodemandará para el mantenimiento y operación de lasnuevas obras.
Planos de catastro yescrituras de terrenos y
servidumbres.
Como parte del proceso de pre-inversión debenidentificarse los terrenos y servidumbres que senecesitan para la ejecución de las obras, este punto serefiere a la recopilación de los planos de catastro yescrituras de los mismos.
Datos de proyección de lademanda.
Se refiere a los estudio de mercado en los que debenestar consignadas las proyecciones de demanda de aguaque sustentan el proyecto.
Proyección de facturaciónen metros cúbicos por
año.
Se refiere a los estudio de mercado en los que debenestar consignadas las proyecciones de facturaciónutilizadas para la estimación de los ingresos del proyecto.
201
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Análisis financiero delproyecto.
Se refiere a los estudios financieros realizados en la fasede pre-inversión en los que deben estar consignados losindicadores financieros que sustentan el proyecto. VAN,TIR, etc.
Presupuesto de obrasSe refiere al estudio técnico de la pre-inversión en el cualdebe estar consignado el presupuesto de las obras.
Memoria de cálculo.
Se refiere al documento en el cual están consignadostodos los supuestos técnicos en los que se basa el diseñodel proyecto y que debe ser parte del documento de pre-inversión.
Área de cobertura.Un mapa con el contorno de la zona de influencia ocobertura del proyecto, con la ubicación de cada uno delos componentes de la infraestructura que se ejecutó.
Estudio de impactoambiental.
Se refiere al documento presentado a la SETENA con elfin de tramitar la viabilidad ambiental del proyecto, en elcual se consigna los compromisos asumidos por AyA.
Resolución de SETENA.
Se refiere al documento emitido por SETENA mediante elcual otorgó la viabilidad ambiental al proyecto y en el quese consignan las obligaciones ambientales que debecumplir el AyA.
Programación inicial deobras.
Se refiere a la programación del proyecto, que debe estaren los documentos de pre-inversión.
Expediente de capítulo depre-inversión.
Se refiere al documento en el cual deben estarconsignados todos los documentos generados en la fasede pre-inversión
Expediente de lacontratación.
Se refiere al documento en el cual deben estarconsignados todos los documentos generados en la fasede contratación: cartel, ofertas, estudio de las ofertas,adjudicación, entre otros.
Reserva presupuestaria.
Se refiere al documento mediante el cual se procedió areservar los recursos presupuestarios necesarios para laejecución de las obras.
202
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Solicitud de inicio deproceso de contratación.
Se refiere al documento mediante el cual se solicita iniciarel proceso de contratación, en este documento seconsigna la justificación de la contratación de la obra, elpresupuesto estimado y la unidad que la supervisará.
Cartel de licitación.Documento en el cual se consignan todas las bases de lacontratación, requisitos, especificaciones, plazo, etc.
OfertaDocumento en el cual se consigna la oferta de la empresaque construyó la obra a ser evaluada.
AdjudicaciónDocumento mediante el cual la Comisión de licitacionespresenta informe técnico para la adjudicación para laconstrucción de la obra.
Acuerdo de Gerencia oJunta Directiva
Documento mediante el cual la gerencia o JD adjudica laconstrucción de la obra.
Contrato refrendadoDocumento en el cual se reflejan todas las obligacionesde las parte, del contratista y de AyA.
Orden de inicio de obras
Se refiere al documento mediante el cual se da la ordende inicio de obras al contratista, en este documento seconsignan las fechas de inicio y término del proyecto.
Expediente capitulo decontratación
Se refiere al documento en el cual deben estarconsignados todos los documentos generados durante lafase de contratación de las obras.
Información de avance deobra
Se refiere a los informes de los ingenieros inspectores delos proyectos donde se detallen los análisis del avancedel proyecto y las actualizaciones de los cronogramas detrabajo
Estimaciones de pagomensuales y final (costo
real )
Se refiere a los reportes de pagos mensuales por lafacturación del avance de las obras y la estimación depago final en la cual se consignan el monto final pagado,así con las cantidades finales de obra ejecutada.
203
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Ordenes de cambio.
Se refiere a toda la documentación que justifique loscambios realizado en el proyecto durante la fase deejecución que entre otros puede ser de plazo o decantidades.
Especificaciones técnicas.
Se refiere a los documentos en los cuales se definen lasespecificaciones con las que se ejecutó el proyecto, tantola obra civil como los equipos que se incorporaron a lasobras. (Bombas, tuberías, etc.)
Informe de control decalidad.
Se refiere al documento en el cual se mantiene losreporten de control de calidad que se realizaron durante laejecución del proyecto.
Informes de regenciaambiental.
Se refiere al documento en el cual se mantienen losinformes preparados por el regente ambiental delproyecto, así como los informes enviados a la SETENA.
BitácorasSe refiere a la verificación de la existencia de lasbitácoras de proyecto.
Planos finales.
Se refiere a los planos finales de obra que deben serpreparados por el contratista, que incluyen todos loscambio ocurridos a los largo de la etapa de ejecución.
Manuales de operaciónDocumento en el cual se consigna la entrega de losmanuales de operación a los encargados de la operacióndel proyecto.
equipos
Documento en el cual se consigna la entrega de losManuales de maquinaria ymanuales de mantenimiento y operación de los equipos alos encargados de la operación del sistema.
Acta de recibo de obras.
Documento en el cual se consigna el recibo a satisfacciónde la obra al contratista, en este documento se consignala fecha de término de las mismas.
Finiquito
Documento de cierre de la relación contractual, donde esestablece la conclusión de responsabilidades de laspartes, excepto por las garantías que estén vigentes.
204
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Acta de entrega aoperaciones.
Documento en el cual se haga constar la entrega de lasobras a los responsables de la operación, en estedocumento constan las pruebas operativas realizadas alas obras y equipos y se consigna el recibido asatisfacción o se indican las objeciones quecorrespondan.
Capitalización de obras.
Toda obra una vez concluida debe capitalizarse para queforme parte de los activos institucionales, para esto existeun procedimiento definido por el área financiera delinstituto, se refiere al documento en el cual conste laejecución del proceso de capitalización de las obras.
Informe de término deproyecto
Documento en el cual se realiza un resumen de todas lasvicisitudes presentadas durante la ejecución del proyecto,en este documento están consignadas las experienciasque se consideraron como “lecciones aprendidas” para laretro- alimentación de la organización en relación con laformulación y ejecución de proyectos.
Expediente capítulo deejecución.
Expediente en el cual se mantiene todos los documentos,informes, estudios, fotografías, estimaciones de pago,correspondencia, planos, etc. que se produjeron durantela ejecución del proyecto
Información técnica deoperación
Expediente donde se consigne la documentaciónrelacionada con el proyecto desde que el mismo fuerecibido y puesto en operación, debe constar: informes,correspondencia, fotografías, etc.
Costos de operaciónreales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquenlos costos operativos reales del proyecto, tanto deservicios personales como no personales, activos y otros,por ejemplo: salarios, electricidad, reactivos químicos,etc.; en algunos proyectos este tipo de información no seconsiga en la contabilidad de forma particular, sino comoparte del sistema al que pertenece, por lo que se deberárecurrir a estimaciones del área operativa.
205
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Costos de mantenimientoreales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquenlos costos de mantenimiento reales del proyecto enoperación, tanto de servicios personales como nopersonales, activos y otros, por ejemplo: salarios,electricidad, reactivos químicos, etc.; en algunosproyectos este tipo de información no se consiga en lacontabilidad de forma particular, sino como parte delsistema al que pertenece, por lo que se deberá recurrir aestimaciones del área operativa.
Volumen de aguaproducida.
Reportes de producción mensual generado por elresponsable de la operación del sistema
Ingresos de operación
Reportes del sistema comercial para calcular los ingresosproducidos por la entrada en operación del proyecto, esposible que para contar con esta información se debaestablecer algunos supuestos ya que solamente en elcaso de un proyecto en una comunidad que no contabacon sistema de acueducto antes de la ejecución delproyecto, se podrá identificar los ingresos de formadirecta.
Facturación en metroscúbicos por año.
Reportes del sistema comercial para calcular elincremento de los metros cúbicos facturados por laentrada en operación del proyecto.
% de potabilidad del agua.Información de los reportes de calidad de agua.
Número de servicios poraño.
Información del sistema comercial con el que se podráidentificar el incremento anual en el número de servicioque se han producido desde que se puso en operación elproyecto.
Zona de cobertura.
Un mapa con el contorno de la zona que efectivamente sebeneficio por la ejecución del proyecto, indicando laubicación de cada uno de los componentes de lainfraestructura que se realizó.
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Guía Nº 1
Información requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Potable Agua Potable
Información Descripción
Información sobre calidad del servicio
Tiempo de conexión denuevos servicios
Reporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
Tiempo de atención defugas.
Reporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
Datos de presión en elsistema.
Información de reportes de presiones en la red dedistribución en la zona del proyecto, debe contar con porlo menos datos de tres meses con presiones en tres díasde la semana y en tres horas distintas del día en al menoscinco puntos del sistema.
Datos de continuidad delservicio.
Reportes de suspensión del servicio en la zona deinfluencia del proyecto.
Dotación facturada.Reporte del sistema comercial ( volumen facturado ynúmero de servicios)
Agua no contabilizada(ANC)
Información que debe ser suministrada por el operadorcon base a los registros de producción y de facturación.
Análisis de ruido enInstalaciones
Electromecánicas.
Informes sobre el nivel de ruido producido en lasinstalaciones electromecánicas por la operación de losequipos.
Personal asignando a laoperación y
mantenimiento.
Inventario del personal asignado para la operación ymantenimiento de la infraestructura desarrollada por elproyecto.
Equipo asignado para laoperación y
mantenimiento.
Inventario del equipo asignado para la operación y elmantenimiento de la infraestructura desarrollada por elproyecto.
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Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información Descripción
Fin proyecto
Se refiere al fin último del proyecto, el cual debe estarconsignado en los documentos de pre-inversión y debe serproducto de un proceso o metodología similar a la del MarcoLógico
PropósitoSe refiere a la descripción de los impactos directos quegenerará el proyecto, es un detalle narrativo de los beneficiosde la aplicación de los componentes.
Componentes
Se refiere a un descripción detallada de los componentes delproyecto, indicando las características más importantes decada uno, por ejemplo; estación de bombeo, red dedistribución, planta de tratamiento, tanque dealmacenamiento, etc.
Antecedentes.Los antecedentes referidos a la población o comunidad que sebenefició con el proyecto y la situación antes de la ejecución
Justificación.
Se refiere a cuales fueron las razones que incidieron en ladecisión de realizar la obra. Se debe identificar elalineamiento con el Plan Nacional de Desarrollo y lasestrategias institucionales
Motivación depriorización.
Se refiere a los aspectos de la metodología de priorizacióninstitucional que le dieron a este proyecto la posibilidad deejecución
Descripción de laobra.
Se refiere a una descripción detallada de la obras y el entornoen que fue desarrolla
Información técnica depre-inversión
Se refiere a la verificación de que exista un documento en elcual se consigna la información técnica y criterios de diseñoque se utilizaron en la formulación del proyecto.
Apertura de obra depre- inversión
Se refiere al documento mediante el cual se dio la orden deapertura de obra, con lo cual se inicio el proceso de pre-inversión
Caracterización decuerpo receptor-
Se refiere a los estudios de caracterización del cuerporeceptor de las aguas residuales tratadas.
Costos de operación ymantenimientoproyectados.
Se refiere a los estudios de pre-inversión en los que seestimaron y proyectaron los costos de operación ymantenimiento, tanto en las cuentas de servicios personales yno personales así como activos.
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Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información DescripciónVolumen de agua
tratada que cumplenormas
Se refiere a los estudio de mercado y técnico en los quedeben estar consignadas las proyecciones del volumen deagua que deberá tratar el sistema.
Volumen de agua queno cumple normas.
Se refiere a los estudio de mercado y técnico en los quedeben estar consignadas las proyecciones del volumen deagua que no podrá ser tratada en el sistema.
Requerimiento derecursos humanospara operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se define laorganización y necesidades de recurso humano que el nuevoproyecto requerirá para la operación, por ejemplo una plantade tratamiento requiere al menos de 4 operadores(dependiendo de la tecnología, tamaño), una ampliación a lared puede que requiera de alguna cuadrilla adicional, etc.
Requerimiento deequipo para la
operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se definenecesidad de equipos que el nuevo proyecto demandará parael mantenimiento y operación de las nuevas obras.
Caracterización delagua residual a tratar.
En el estudio técnico debe estar definido el tipo de agua quellegará al sistema de tratamiento.
Planos de catastro yescrituras de terrenos
y servidumbres.
Como parte del proceso de pre-inversión deben identificarselos terrenos y servidumbres que se necesitan para laejecución de las obras, este punto se refiere a la recopilaciónde los planos de catastro y escrituras de los mismos.
Datos de proyecciónde la demanda del
servicio derecolección de agua
residual.
Se refiere a los estudio de mercado en los que deben estarconsignadas las proyecciones de demanda del servicio derecolección de agua residual que sustentan el proyecto.
Proyección defacturación en metros
cúbicos por año
Se refiere a los estudio de mercado en los que deben estarconsignadas las proyecciones de facturación utilizadas para laestimación de los ingresos del proyecto.
Análisis financiero delproyecto.
Se refiere a los estudios financieros realizados en la fase depre-inversión en los que deben estar consignados losindicadores financieros que sustentan el proyecto. VAN, TIR,etc.
Presupuesto de obrasSe refiere al estudio técnico de la pre-inversión en el cualdebe estar consignado el presupuesto de las obras.
Memoria de cálculo.Se refiere al documento en el cual están consignados todoslos supuestos técnicos en los que se basa el diseño delproyecto y que debe ser parte del documento de pre-
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Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información Descripcióninversión.
Área de cobertura.Un mapa con el contorno de la zona de influencia o coberturadel proyecto, con la ubicación de cada uno de loscomponentes de la infraestructura que se ejecutó.
Estudio de impactoambiental.
Se refiere al documento presentado a la SETENA con el fin detramitar la viabilidad ambiental del proyecto, en el cual seconsigna los compromisos asumidos por AyA.
Resolución deSETENA.
Se refiere al documento emitido por SETENA mediante el cualotorgó la viabilidad ambiental al proyecto y en el cual seconsignan las obligaciones ambientales que debe cumplir elAyA.
Programación inicialde obras.
Se refiere a la programación del proyecto, que debe estar enlos documentos de pre-inversión.
pre-inversión.Expediente de fase deSe refiere al documento en el cual deben estar consignadostodos los documentos generados en la fase de pre-inversión
Expediente de lacontratación.
Se refiere al documento en el cual deben estar consignadostodos los documentos generados en la fase de contratación:cartel, ofertas, estudio de las ofertas, adjudicación, entre otros.
Reservapresupuestaria.
Se refiere al documento mediante el cual se procedió areservar los recursos presupuestarios necesarios para laejecución de las obras.
Solicitud de inicio deproceso de
contratación.
Se refiere al documento mediante el cual se solicita iniciar elproceso de contratación, en este documento se consigna lajustificación de la contratación de la obra, el presupuestoestimado y la unidad que la supervisará:
Cartel de licitación.Documento en el cual se consignan todas las bases de lacontratación, requisitos, especificaciones, plazo, etc.
OfertaDocumento en el cual se consigna la oferta de la empresa queconstruyó la obra a ser evaluada.
Informe deadjudicación
Documento mediante el cual la Comisión de licitacionespresenta informe técnico para la adjudicación para laconstrucción de la obra.
Acuerdo de JuntaDirectiva
Documento mediante el cual la gerencia o JD adjudica laconstrucción de la obra.
Contrato refrendadoDocumento en el cual se reflejan todas las obligaciones de lasparte, del contratista y de AyA.
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Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información Descripción
Orden de inicio deobras
Se refiere al documento mediante el cual se da la orden deinicio de obras al contratista, en este documento se consignanlas fechas de inicio y término del proyecto.
Expediente deproceso de
contratación.
Se refiere al documento en el cual deben estar consignadostodos los documentos generados durante la fase decontratación de las obras.
Información técnica deejecución
Se refiere a los informes de los ingenieros inspectores de losproyectos donde se detallen los análisis del avance delproyecto y las actualizaciones de los cronogramas de trabajo
Estimaciones de pagomensuales y final
(costo real )
Se refiere a los reportes de pagos mensuales por lafacturación del avance de las obras y la estimación de pagofinal en la cual se consignan el monto final pagado, así conlas cantidades finales de obra ejecutada.
Ordenes de cambio.Se refiere a toda la documentación que justifique y autorizanlos cambios realizado en el proyecto durante la fase deejecución, entre otros puede ser de plazo o de cantidades.
Especificacionestécnicas.
Se refiere a los documentos en los cuales se definen lasespecificaciones con las que se ejecutó el proyecto, tanto dela obra civil como de los equipos que se incorporaron a lasobras (bombas, tuberías, etc.)
Informe de control decalidad.
Se refiere al documento en el cual se mantiene los reportende control de calidad que se realizaron durante la ejecucióndel proyecto.
Informes de regenciaambiental.
Se refiere al documento en el cual se mantienen los informespreparados por el regente ambiental del proyecto, así comolos informes enviados a la SETENA.
BitácorasSe refiere a la verificación de la existencia de las bitácoras deproyecto.
Planos finales.Se refiere a los planos finales de obra que deben serpreparados por el contratista que incluyen todos los cambioocurridos a los largo de la etapa de ejecución.
Manuales deoperación operativos
Documento en el cual se consigna la entrega de los manualesde operación a los encargados de la operación del proyecto.
Manuales demaquinaria y equipos
Documento en el cual se consigna la entrega de los manualesde mantenimiento y operación de los equipos a losencargados de la operación del sistema
Acta de recibo deobras.
Documento en el cual se consigna el recibo a satisfacción dela obra al contratista, en este documento se consigna la fecha
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Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información Descripciónde término de las mismas.
FiniquitoDocumento de cierre de la relación contractual, donde esestablece la conclusión de responsabilidades de las partes,excepto por las garantías que estén vigentes.
Acta de entrega aoperaciones.
Documento en el cual se haga constar la entrega de las obrasa los responsables de la operación, en este documentoconstan las pruebas operativa realizadas a las obras yequipos y se consigna el recibido a satisfacción o se indicanlas objeciones que correspondan
Capitalización deobras.
Toda obra una vez concluida debe capitalizarse para queforme parte de los activos institucionales, para esto existe unprocedimiento definido por el área financiera del instituto, serefiere al documento en el cual conste la ejecución delproceso de capitalización de las obras.
Informe de término deproyecto
Documento en el cual se realiza un resumen de todas lasvicisitudes presentadas durante la ejecución del proyecto, eneste documento están consignadas las experiencias que seconsideraron como “lecciones aprendidas” para la retro-alimentación de la organización en relación con la formulacióny ejecución de proyectos
Expediente de la fasede ejecución.
Expediente en el cual se mantiene todos los documentos,informes, estudios, fotografías, estimaciones de pago,correspondencia, planos, etc. que se produjeron durante laejecución del proyecto
operación
Expediente donde se consigne la documentación relacionadaInformación técnica decon el proyecto desde que el mismo fue recibido y puesto enoperación, debe constar: informes, correspondencia,
Costos de operaciónreales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquen loscostos operativos reales del proyecto, tanto de serviciospersonales como no personales, activos y otros, por ejemplo:salarios, electricidad, reactivos químicos, etc.; en algunosproyectos este tipo de información no se consiga en lacontabilidad de forma particular, sino como parte del sistemaal que pertenece, por lo que se deberá recurrir a estimacionesdel área operativa.
212
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS YALCANTARILLADOS
Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información Descripción
Costos demantenimiento reales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquen loscostos de mantenimiento reales del proyecto en operación,tanto de servicios personales como no personales, activos yotros, por ejemplo: salarios, electricidad, reactivos químicos,etc.; en algunos proyectos este tipo de información no seconsiga en la contabilidad de forma particular, sino como partedel sistema al que pertenece, por lo que se deberá recurrir a
Volumen aguaresidual tratada.
Reportes de producción mensual generado por el responsablede la operación del sistema
Reportes del sistema comercial para calcular los ingresosproducidos por la entrada en operación del proyecto, esposible que para contar con esta información se debaIngresos de operaciónestablecer algunos supuestos ya que solamente en el caso deun proyecto en una comunidad que no contaba con sistemade acueducto antes de la ejecución del proyecto, se podrá
cúbicos por año.
Reportes del sistema comercial para calcular los metrosFacturación en metroscúbicos facturados por la entrada en operación del proyecto,se calcula como un porcentaje del consumo de agua potable.
% de agua tratada. Información de los reportes operacionales del sistema
Número de serviciospor año.
Información del sistema comercial con el que se podráidentificar el incremento anual en el número de servicio que sehan producido desde que se puso en operación el proyecto.
Población en zona decobertura.
Un mapa con el contorno de la zona que efectivamente sebeneficio por la ejecución del proyecto, indicando la ubicaciónde cada uno de los componentes de la infraestructura que serealizó.
Información sobre Calidad del Servicio
Reporte deobstrucciones
Información de reportes de obstrucciones en la red derecolección y de quejas por derrames de agua residuales enla zona del proyecto
Tiempo de conexiónde nuevos servicios
Reporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
desobstruir detuberías.
Tiempo promedio paraReporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
213
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS YALCANTARILLADOS
Guía Nº 2
Información a requerida para Evaluación Ex -post
Proyectos Disposición de Aguas Residuales
Información DescripciónAnálisis de ruido en
instalacioneselectromecánicas
Informes sobre el nivel de ruido producido en las instalacioneselectromecánicas por la operación de los equipos.
Personal asignando ala operación y
mantenimiento.
Inventario del personal asignado para la operación y elmantenimiento de la infraestructura desarrollada por elproyecto.
Equipo asignado parala operación y
mantenimiento.
Inventario del equipo asignado para la operación ymantenimiento de la infraestructura desarrollada por elproyecto.
Reportes por malosolores.
Reportes de quejas de usuarios por malos olores en la zonade influencia del proyecto o en los sitios en que se construyóinfraestructura. (estaciones de bombeo, sistemas detratamiento, puntos de disposición final)
Nivel de gases en lasinstalaciones.
Informes de estudios sobre la emisión de gases en los sitiosen que se construyó infraestructura(estaciones de bombeo,sistemas de tratamiento, puntos de disposición final)
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Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )
Fin proyectoSe refiere al fin último del proyecto, el cual debe estar consignado enlos documentos de pre-inversión y debe ser producto de un procesoo metodología similar a la del Marco Lógico
PropósitoSe refiere a la descripción de los impactos directos que generará elproyecto, es un detalle narrativo de los beneficios de la aplicación delos componentes.
Componentes
Se refiere a un descripción detallada de los componente delproyecto, indicando las características más importantes de cada uno,por ejemplo; estación de bombeo, red de distribución, planta detratamiento, tanque de almacenamiento, etc.
Antecedentes.Los antecedentes referidos a la población o comunidad que sebenefició con el proyecto y la situación antes de la ejecución delmismo.
Justificación.Se refiere a cuales fueron las razones que incidieron en la decisiónde realizar de la obra. Se debe identificar el alineamiento con el PlanNacional de Desarrollo y las estrategias institucionales
Motivación depriorización.
Se refiere a los aspectos de la metodología de priorizacióninstitucional que le dieron a este proyecto la posibilidad de ejecución.
Descripción de laobra.
Se refiere a una descripción detallada de las obras y el entorno enque fue desarrolladas
Información técnicade pre-inversión
Se refiere a la verificación de que exista un documento en el cual seconsigna la información técnica y criterios de diseño que se utilizaronen la formulación del proyecto.
Apertura de obrade pre- inversión
Se refiere al documento mediante el cual se dio la orden de aperturade obra, con lo cual se inicio el proceso de pre-inversión.
Información defuente deproducción autilizar.
Se refiere a la verificación de la información sobre la fuente de aguaque se utilizó en el proyecto en cuanto a la producción y calidad elagua
Costos deoperación ymantenimientoproyectados.
Se refiere a los estudios de pre-inversión en los que se estimaron yproyectaron los costos de operación y mantenimiento, tanto en lascuentas de servicios personales y no personales así como activos.
Producción deagua proyectada.
Se refiere a los estudio de mercado en los que deben estarconsignadas las proyecciones de producción que sustentan elproyecto.
Requerimiento derecursos humanospara operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se define laorganización y necesidades de recurso humano que el nuevoproyecto requerirá para la operación, por ejemplo una plantapotabilizadora requiere al menos de 4 operadores (dependiendo de latecnología, tamaño), una ampliación a la red puede que requiera dealguna cuadrilla adicional, etc.
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Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )
Requerimiento deequipo para laoperación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en el cual se define la ynecesidades de equipo que el nuevo proyecto demandará para elmantenimiento y operación de las nuevas obras.
Planos de catastroy escrituras deterrenos yservidumbres.
Como parte del proceso de pre-inversión deben identificarse losterrenos y servidumbres que se necesitan para la ejecución de lasobras, este punto se refiere a la recopilación de los planos decatastro y escrituras de los mismos.
Datos deproyección de lademanda.
Se refiere a los estudio de mercado en los que deben estarconsignadas las proyecciones de demanda de agua que sustentan elproyecto.
Facturación enmetros cúbicos poraño.
Se refiere a los estudio de mercado en los que deben estarconsignadas las proyecciones de facturación utilizadas para laestimación de los ingresos del proyecto.
Análisis financierodel proyecto.
Se refiere a los estudios de financieros realizados en la fase de pre-inversión en los que deben estar consignados los indicadoresfinancieros sustentan el proyecto. VAN, TIR, etc.
Presupuesto deobras
Se refiere al estudio técnico de la pre-inversión en el cual debe estarconsignado el presupuesto de las obras.
Memoria decálculo.
Se refiere al documento en el cual están consignados todos lossupuestos técnicos en los que se basa el diseño del proyecto y quedebe ser parte del documento de pre-inversión.
Área de cobertura.Un mapa con el contorno de la zona de influencia o cobertura delproyecto, con la ubicación de cada uno de los componentes de lainfraestructura que se ejecutó.
Estudio de impactoambiental.
Se refiere al documento presentado a la SETENA con el fin detramitar la viabilidad ambiental del proyecto, en el cual se consignalos compromisos asumidos por AyA.
Resolución deSETENA.
Se refiere al documento emitido por SETENA mediante el cual otorgóla viabilidad ambiental al proyecto y en el que se consignan lasobligaciones ambientales que debe cumplir el AyA.
Programacióninicial de obras.
Se refiere a la programación del proyecto, que debe estar en losdocumentos de pre-inversión.
Expediente decapítulo de pre-inversión.
Se refiere al documento en el cual deben estar consignados todoslos documentos generados en la fase de pre-inversión
Expediente de lacontratación.
Se refiere al documento en el cual deben estar consignados todoslos documentos generados en la fase de contratación: cartel, ofertas,estudio de las ofertas, adjudicación, entre otros.
Reservapresupuestaria.
Se refiere al documento mediante el cual se procedió a reservar losrecursos presupuestarios necesarios para la ejecución de las obras.
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Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )
Solicitud de iniciode proceso decontratación.
Se refiere al documento mediante el cual se solicita iniciar el procesode contratación, en este documento se consigna la justificación de lacontratación de la obra, el presupuesto estimado y la unidad que lasupervisará.
Cartel de licitación.Documento en el cual se consignan todas las bases de lacontratación, requisitos, especificaciones, plazo, etc.
OfertaDocumento en el cual se consigna la oferta de la empresa queconstruyó la obra a ser evaluada.
Adjudicación Documento mediante el cual la Comisión de licitaciones presentainforme técnico para la adjudicación para la construcción de la obra.
Acuerdo deGerencia o JuntaDirectiva
Documento mediante el cual la gerencia o JD adjudica laconstrucción de la obra.
Contratorefrendado
Documento en el cual se reflejan todas las obligaciones de las parte,del contratista y de AyA.
Orden de inicio deobras
Se refiere al documento mediante el cual se da la orden de inicio deobras al contratista, en este documento se consignan las fechas deinicio y término del proyecto.
Expediente capitulode contratación
Se refiere al documento en el cual deben estar consignados todoslos documentos generados durante la fase de contratación de lasobras.
Información deavance de obra
Se refiere a los informes de los ingenieros inspectores de losproyectos donde se detallen los análisis del avance del proyecto y lasactualizaciones de los cronogramas de trabajo
Estimaciones depago mensuales yfinal (costo real )
Se refiere a los reportes de pagos mensuales por la facturación delavance de las obras y la estimación de pago final en la cual seconsignan el monto final pagado, así con las cantidades finales deobra ejecutada.
Ordenes decambio.
Se refiere a toda la documentación que justifique los cambiosrealizado en el proyecto durante la fase de ejecución que entre otrospuede ser de plazo o de cantidades.
Especificacionestécnicas.
Se refiere a los documentos en los cuales se definen lasespecificaciones con las que se ejecutó el proyecto, tanto la obracivil como los equipos que se incorporaron a las obras. (Bombas,tuberías, etc.)
Informe de controlde calidad.
Se refiere al documento en el cual se mantiene los reporten decontrol de calidad que se realizaron durante la ejecución delproyecto.
Informes deregencia ambiental.
Se refiere al documento en el cual se mantienen los informespreparados por el regente ambiental del proyecto, así como losinformes enviados a la SETENA.
BitácorasSe refiere a la verificación de la existencia de las bitácoras deproyecto.
Planos finales.Se refiere a los planos finales de obra que deben ser preparados porel contratista, que incluyen todos los cambio ocurridos a los largo dela etapa de ejecución.
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Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )
Manuales deoperación
Documento en el cual se consigna la entrega de los manuales deoperación a los encargados de la operación del proyecto.
Manuales demaquinaria yequipos
Documento en el cual se consigna la entrega de los manuales demantenimiento y operación de los equipos a los encargados de laoperación del sistema.
Acta de recibo deobras.
Documento en el cual se consigna el recibo a satisfacción de la obraal contratista, en este documento se consigna la fecha de término delas mismas.
FiniquitoDocumento de cierre de la relación contractual, donde es establecela conclusión de responsabilidades de las partes, excepto por lasgarantías que estén vigentes.
Acta de entrega aoperaciones.
Documento en el cual se haga constar la entrega de las obras a losresponsables de la operación, en este documento constan laspruebas operativa realizadas a las obras y equipos y se consigna elrecibido a satisfacción o se indican las objeciones que correspondan.
Capitalización deobras.
Toda obra una vez concluida debe capitalizarse para que forme partede los activos institucionales, para esto existe un procedimientodefinido por el área financiera del instituto, se refiere al documentoen el cual conste la ejecución del proceso de capitalización de lasobras.
Informe de términode proyecto
Documento en el cual se realiza un resumen de todas las vicisitudespresentadas durante la ejecución del proyecto, en este documentoestán consignadas las experiencias que se consideraron como“lecciones aprendidas” para la retro- alimentación de la organizaciónen relación con la formulación y ejecución de proyectos.
Expediente capítulode ejecución.
Expediente en el cual se mantiene todos los documentos, informes,estudios, fotografías, estimaciones de pago, correspondencia,planos, etc. que se produjeron durante la ejecución del proyecto
Información técnicade operación
Expediente donde se consigne la documentación relacionada con elproyecto desde que el mismo fue recibido y puesto en operación,debe constar: informes, correspondencia, fotografías, etc.
Costos deoperación reales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquen los costosoperativos reales del proyecto, tanto de servicios personales comono personales, activos y otros, por ejemplo: salarios, electricidad,reactivos químicos, etc.; en algunos proyectos este tipo deinformación no se consiga en la contabilidad de forma particular, sinocomo parte del sistema al que pertenece, por lo que se deberárecurrir a estimaciones del área operativa.
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Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )
Costos demantenimientoreales.
Reporte de la contabilidad de costos donde se indiquen los costos demantenimiento reales del proyecto en operación, tanto de serviciospersonales como no personales, activos y otros, por ejemplo:salarios, electricidad, reactivos químicos, etc.; en algunos proyectoseste tipo de información no se consiga en la contabilidad de formaparticular, sino como parte del sistema al que pertenece, por lo quese deberá recurrir a estimaciones del área operativa.
Volumen de aguaproducida.
Reportes de producción mensual generado por el responsable de laoperación del sistema
Ingresos deoperación
Reportes del sistema comercial para calcular los ingresos producidospor la entrada en operación del proyecto, es posible que para contarcon esta información se deba establecer algunos supuestos ya quesolamente en el caso de un proyecto en una comunidad que nocontaba con sistema de acueducto antes de la ejecución delproyecto, se podrá identificar los ingresos de forma directa.
Facturación enmetros cúbicos poraño.
Reportes del sistema comercial para calcular los metros cúbicosfacturados por la entrada en operación del proyecto, es posible quepara contar con esta información se deba establecer algunossupuestos ya que solamente en el caso de un proyecto en unacomunidad que no contaba con sistema de acueducto antes de laejecución del proyecto, se podrá identificar los metros cúbicosfacturados de forma directa de forma directa.
% de potabilidaddel agua.
Información de los reportes de calidad de agua.
Número deservicios por año.
Información del sistema comercial con el que se podrá identificar elincremento anual en el número de servicio que se han producidodesde que se puso en operación el proyecto.
Un mapa con el contorno de la zona que efectivamente se beneficioZona de cobertura.por la ejecución del proyecto, indicando la ubicación de cada uno delos componentes de la infraestructura que se realizó.
Información sobre calidad del servicio
Tiempo deconexión denuevos servicios
Reporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
Tiempo de atenciónde fugas.
Reporte del sistema OPEN relacionado con este indicador
Datos de presiónen el sistema.
Información de reportes de presiones en la red de distribución en lazona del proyecto, debe contar con por lo menos datos de tresmeses con presiones en tres días de la semana y en tres horasdistintas del día en al menos cinco puntos del sistema.
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Nombre del proyecto a evaluar :
Información DescripciónSi se localizóinformación
No se localizóinformación
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información )Datos decontinuidad delservicio.
Reportes de suspensión del servicio en la zona de influencia delproyecto.
Dotación facturada.Reporte del sistema comercial ( volumen facturado y número deservicios)
Agua nocontabilizada(ANC)
Información que debe ser suministrada por el operador con base alos registros de producción y de facturación.
Análisis de ruido enInstalacionesElectromecánicas.
Informes sobre el nivel de ruido producido en las instalacioneselectromecánicas por la operación de los equipos.
Personalasignando a laoperación ymantenimiento.
Inventario del personal asignado para la operación y mantenimientode la infraestructura desarrollada por el proyecto.
Equipo asignadopara la operación ymantenimiento.
Inventario del equipo asignado para la operación y el mantenimientode la infraestructura desarrollada por el proyecto.
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)
Fin proyecto
Se refiere al fin último del proyecto, elcual debe estar consignado en losdocumentos de pre-inversión y debe serproducto de un proceso o metodologíasimilar a la del Marco Lógico
Propósito
Se refiere a la descripción de los impactosdirectos que generará el proyecto, es undetalle narrativo de los beneficios de laaplicación de los componentes.
Componentes
Se refiere a un descripción detallada delos componentes del proyecto, indicandolas características más importantes decada uno, por ejemplo; estación debombeo, red de distribución, planta detratamiento, tanque de almacenamiento,etc.
Antecedentes.
Los antecedentes referidos a la poblacióno comunidad que se benefició con elproyecto y la situación antes de laejecución del mismo.
Justificación.
Se refiere a cuales fueron las razones queincidieron en la decisión de realizar de laobra. Se debe identificar el alineamientocon el Plan Nacional de Desarrollo y lasestrategias institucionales
Motivación depriorización.
Se refiere a los aspectos de lametodología de priorización institucionalque le dieron a este proyecto laposibilidad de ejecución
Descripción de laobra.
Se refiere a una descripción detallada dela obras y el entorno en que fue desarrolla
Información técnica de
pre-inversión
Se refiere a la verificación de que existaun documento en el cual se consigna lainformación técnica y criterios de diseñoque se utilizaron en la formulación delproyecto.
Apertura de obra depre- inversión
Se refiere al documento mediante el cualse dio la orden de apertura de obra, conlo cual se inicio el proceso de pre-inversión
Caracterización decuerpo receptor-
Se refiere a los estudios decaracterización del cuerpo receptor de lasaguas residuales tratadas.
Costos de operación ymantenimientoproyectados.
Se refiere a los estudios de pre-inversiónen los que se estimaron y proyectaron loscostos de operación y mantenimiento,tanto en las cuentas de serviciospersonales y no personales así comoactivos.
Volumen de aguatratada que cumple
normas
Se refiere a los estudio de mercado ytécnico en los que deben estarconsignadas las proyecciones delvolumen de agua que deberá tratar elsistema.
Volumen de agua queno cumple normas.
Se refiere a los estudio de mercado ytécnico en los que deben estarconsignadas las proyecciones delvolumen de agua que no podrá ser
221
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)tratada en el sistema.
Requerimiento derecursos humanospara operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en elcual se define la organización ynecesidades de recurso humano que elnuevo proyecto requerirá para laoperación, por ejemplo una plantapotabilizadora requiere al menos de 4operadores (dependiendo de latecnología, tamaño), una ampliación a lared puede que requiera de algunacuadrilla adicional, etc.
Requerimiento deequipo para la
operación ymantenimiento.
Se refiere al estudio de pre-inversión en elcual se define necesidad de equipos queel nuevo proyecto demandará para elmantenimiento y operación de las nuevasobras.
Caracterización delagua residual a tratar.
En el estudio técnico debe estar definidoel tipo de agua que llegará al sistema detratamiento.
Planos de catastro yescrituras de terrenos
y servidumbres.
Como parte del proceso de pre-inversióndeben identificarse los terrenos yservidumbres que se necesitan para laejecución de las obras, este punto serefiere a la recopilación de los planos decatastro y escrituras de los mismos.
Datos de proyecciónde la demanda del
servicio derecolección de agua
residual.
Se refiere a los estudio de mercado enlos que deben estar consignadas lasproyecciones de demanda del servicio derecolección de agua residual quesustentan el proyecto.
Facturación en metroscúbicos por año.
Se refiere a los estudio de mercado enlos que deben estar consignadas lasproyecciones de facturación utilizadaspara la estimación de los ingresos delproyecto.
Análisis financiero delproyecto.
Se refiere a los estudios de financierosrealizados en la fase de pre-inversión enlos que deben estar consignados losindicadores financieros que sustentan elproyecto. VAN, TIR, etc.
Presupuesto de obrasSe refiere al estudio técnico de la pre-inversión en el cual debe estarconsignado el presupuesto de las obras.
Memoria de cálculo.
Se refiere al documento en el cual estánconsignados todos los supuestos técnicosen los que se basa el diseño del proyectoy que debe ser parte del documento depre-inversión.
Área de cobertura.
Un mapa con el contorno de la zona deinfluencia o cobertura del proyecto, con laubicación de cada uno de loscomponentes de la infraestructura que seejecutó.
Estudio de impactoambiental.
Se refiere al documento presentado a laSETENA con el fin de tramitar la viabilidadambiental del proyecto, en el cual seconsigna los compromisos asumidos por
Resolución deSETENA.
Se refiere al documento emitido porSETENA mediante el cual otorgó la
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)viabilidad ambiental al proyecto y en elcual se consignan las obligacionesambientales que debe cumplir el AyA.
Programación inicialde obras.
Se refiere a la programación del proyecto,que debe estar en los documentos de pre-inversión.
Expediente decapitulo de pre-
inversión.
Se refiere al documento en el cual debenestar consignados todos los documentosgenerados en la fase de pre-inversión
Expediente de lacontratación.
Se refiere al documento en el cual debenestar consignados todos los documentosgenerados en la fase de contratación:cartel, ofertas, estudio de las ofertas,adjudicación, entre otros.
Reservapresupuestaria.
Se refiere al documento mediante el cualse procedió a reservar los recursospresupuestarios necesarios para laejecución de las obras.
Solicitud de inicio deproceso de
contratación.
Se refiere al documento mediante el cualse solicita iniciar el proceso decontratación, en este documento seconsigna la justificación de la contrataciónde la obra, el presupuesto estimado y launidad que la supervisará:
Cartel de licitación.Documento en el cual se consignan todaslas bases de la contratación, requisitos,especificaciones, plazo, etc.
OfertaDocumento en el cual se consigna laoferta de la empresa que construyó laobra a ser evaluada.
Informe deadjudicación
Documento mediante el cual la Comisiónde licitaciones presenta informe técnicopara la adjudicación para la construcciónde la obra.
Acuerdo de JuntaDirectiva
Documento mediante el cual la gerencia oJD adjudica la construcción de la obra.
Contrato refrendadoDocumento en el cual se reflejan todaslas obligaciones de las parte, delcontratista y de AyA.
Orden de inicio deobras
Se refiere al documento mediante el cualse da la orden de inicio de obras alcontratista, en este documento seconsignan las fechas de inicio y términodel proyecto.
Expediente capitulode contratación.
Se refiere al documento en el cual debenestar consignados todos los documentosgenerados durante la fase de contrataciónde las obras.
Información técnica de
ejecución
Se refiere a los informes de los ingenierosinspectores de los proyectos donde sedetallen los análisis del avance delproyecto y las actualizaciones de loscronogramas de trabajo
Estimaciones de pagomensuales y final
(costo real )
Se refiere a los reportes de pagosmensuales por la facturación del avancede las obras y la estimación de pago finalen la cual se consignan el monto finalpagado, así con las cantidades finales deobra ejecutada.
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)
Ordenes de cambio.
Se refiere a toda la documentación quejustifique y autorizan los cambiosrealizado en el proyecto durante la fasede ejecución, entre otros puede ser deplazo o de cantidades.
Especificacionestécnicas.
Se refiere a los documentos en los cualesse definen las especificaciones con lasque se ejecutó el proyecto, tanto de laobra civil como de los equipos que seincorporaron a las obras (bombas,tuberías, etc.)
Informe de control decalidad.
Se refiere al documento en el cual semantiene los reporten de control decalidad que se realizaron durante laejecución del proyecto.
Informes de regenciaambiental.
Se refiere al documento en el cual semantienen los informes preparados por elregente ambiental del proyecto, así comolos informes enviados a la SETENA.
BitácorasSe refiere a la verificación de la existenciade las bitácoras de proyecto.
Planos finales.
Se refiere a los planos finales de obra quedeben ser preparados por el contratistaque incluyen todos los cambio ocurridosa los largo de la etapa de ejecución.
Manuales deoperación operativos
Documento en el cual se consigna laentrega de los manuales de operación alos encargados de la operación delproyecto.
Manuales demaquinaria y equipos
Documento en el cual se consigna laentrega de los manuales
demantenimiento y operación de los equiposa los encargados de la operación del
Acta de recibo deobras.
Documento en el cual se consigna elrecibo a satisfacción de la obra alcontratista, en este documento seconsigna la fecha de término de lasmismas.
Finiquito
Documento de cierre de la relacióncontractual, donde es establece laconclusión de responsabilidades de laspartes, excepto por las garantías queestén vigentes.
Acta de entrega aoperaciones.
Documento en el cual se haga constar laentrega de las obras a los responsablesde la operación, en este documentoconstan las pruebas operativa realizadasa las obras y equipos y se consigna elrecibido a satisfacción o se indican lasobjeciones que correspondan
Capitalización deobras.
Toda obra una vez concluida debecapitalizarse para que forme parte de losactivos institucionales, para esto existe unprocedimiento definido por el áreafinanciera del instituto, se refiere aldocumento en el cual conste la ejecucióndel proceso de capitalización de las obras.
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)
Informe de término deproyecto
Documento en el cual se realiza unresumen de todas las vicisitudespresentadas durante la ejecución delproyecto, en este documento estánconsignadas las experiencias que seconsideraron como
“leccionesaprendidas” para la retro- alimentación dela organización en relación con la
Expediente capitulode ejecución.
Expediente en el cual se mantiene todoslos documentos, informes, estudios,fotografías, estimaciones de pago,correspondencia, planos, etc. que seprodujeron durante la ejecución delproyecto
operación
Expediente donde se consigne ladocumentación relacionada con elInformación técnica deproyecto desde que el mismo fue recibidoy puesto en operación, debe constar:informes, correspondencia, fotografías,
Costos de operaciónreales.
Reporte de la contabilidad de costosdonde se indiquen los costos operativosreales del proyecto, tanto de serviciospersonales como no personales, activos yotros, por ejemplo: salarios, electricidad,reactivos químicos, etc.; en algunosproyectos este tipo de información no seconsiga en la contabilidad de formaparticular, sino como parte del sistema alque pertenece, por lo que se deberárecurrir a estimaciones del área operativa.
Costos demantenimiento reales.
Reporte de la contabilidad de costosdonde se indiquen los costos demantenimiento reales del proyecto enoperación, tanto de servicios personalescomo no personales, activos y otros, porejemplo: salarios, electricidad, reactivosquímicos, etc.; en algunos proyectos estetipo de información no se consiga en lacontabilidad de forma particular, sinocomo parte del sistema al que pertenece,por lo que se deberá recurrir aestimaciones del área operativa.
Volumen de tratada.Reportes de producción mensualgenerado por el responsable de laoperación del sistemaReportes del sistema comercial paracalcular los ingresos producidos por laentrada en operación del proyecto, esposible que para contar con estainformación se deba establecer algunosIngresos de operaciónsupuestos ya que solamente en el casode un proyecto en una comunidad que nocontaba con sistema de acueducto antesde la ejecución del proyecto, se podráidentificar los ingresos de forma directa.
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:Descripción
Si se No se ( referenciarInformación Descripción localizó localizó documentos y
información información transcribirinformación)
Reportes del sistema comercial paracalcular los metros cúbicos facturados porla entrada en operación del proyecto, esposible que para contar con estainformación se deba establecer algunos
Facturación en metrossupuestos ya que solamente en el caso
cúbicos por año.de un proyecto en una comunidad que nocontaba con sistema de acueducto antesde la ejecución del proyecto, se podráidentificar los metros cúbicos facturadosde forma directa de forma directa.Información de los reportes
% de agua tratada.operacionales del sistemaInformación del sistema comercial con elque se podrá identificar el incremento
Número de serviciosanual en el número de servicio que se
por año.han producido desde que se puso enUn mapa con el contorno de la zona queefectivamente se beneficio por la
Población en zona de ejecución del proyecto, indicando lacobertura. ubicación de cada uno de los
componentes de la infraestructura que serealizó.
Información sobre Calidad del ServicioInformación de reportes de obstrucciones
Reporte de en la red de recolección y de quejas porobstrucciones derrames de agua residuales en la zona
del proyectoTiempo de conexión Reporte del sistema OPEN relacionadode nuevos servicios con este indicador
Tiempo promedio paraReporte del sistema OPEN relacionadodesobstruir de con este indicador
tuberías.Análisis de ruido en Informes sobre el nivel de ruido producido
instalaciones en las instalaciones electromecánicas porelectromecánicas la operación de los equipos.
Inventario del personal asignado para laPersonal asignando a
operación y el mantenimiento de lala operación y
infraestructura desarrollada por elmantenimiento.
proyecto.Inventario del equipo asignado para la
Equipo asignado paraoperación y mantenimiento de la
la operación yinfraestructura desarrollada por el
mantenimiento.proyecto.Reportes de quejas de usuarios por malosolores en la zona de influencia del
Reportes por malos proyecto o en los sitios en que seolores. construyó infraestructura. (estaciones de
bombeo, sistemas de tratamiento, puntosde disposición final)Informes de estudios sobre la emisión degases en los sitios en que se construyó
Nivel de gases en las infraestructura(estaciones de bombeo,instalaciones. sistemas de tratamiento, puntos de
disposición final)
226
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Guía Nº 5
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de término
Nombre del proyecto a evaluar:
Indicador Variables Valor FormulaValor delindicador
CriterioAnálisis y
comentarios
Almacenamiento
Volumen dealmacenamiento
construido (A)
(A/B) x 100 #¡DIV/0!
< 100 volumen construido menorque estimado
Volumen dealmacenamiento
estimado (B)
> 100 volumen construido mayorque estimado
Tuberías
kilómetros detuberías colocadas
(C)(C/D) x 100 #¡DIV/0!
< 100 Longitud de tuberías instaladamenor que estimado
kilómetros detuberías
identificados enpre-inversión (D)
> 100 longitud de tubería instaladamayor que estimado
Capacidad detratamiento
l/s de capacidadde tratamientoinstalada (E)
(E/F) x 100 #¡DIV/0!
< 100 capacidad de tratamientomenor que estimado
l/ s de capacidadde tratamiento
identificada en pre-inversión (F)
> 100 capacidad de tratamientomayor que estimado
227
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas ResidualesRecopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar:
Información DescripciónSi se
localizóinformación
No selocalizó
información
Descripción( referenciar
documentos ytranscribir
información)
Cacidad deBombeo
l/s de capacidad debombeo instalada
(G )
(G/H) x 100 #¡DIV/0!
<100 capacidad instalada debombeo menor que estimado
l/ s de capacidad debombeo identificadaen pre-inversión (H)
> 100 capacidad instalada debombeo mayor que estimado
Edificaciones
metros cuadradosconstruidos ( I )
(I/J) x 100 #¡DIV/0!
< 100 metros cuadrados construidosmenor que estimado
metros cuadradosidentificados enpre-inversión (J)
> 100 metro cuadrados construidosmayor que estimado
Indicador decumplimiento
temporal (ICT)
Plazo real(K)
(k/L) - 1 #¡DIV/0!
ICT = 0 el proyecto se ejecutó deacuerdo con lo programado
Plazo programado( L )
Si ICT > 0 se utilizó más tiempo enla ejecución que el estimado en laprogramación
Si ICT < 0 la ejecución se adelantóa la programación.
Indicador deCostos (IC)
Costos reales( M )
(M/N) - 1 #¡DIV/0!
IC = 0 significa que el proyecto sépresupuesto bien en la etapa de pre-inversión.
Costos previstos( N )
IC > 0 indica que el proyecto seejecutó a un costo mayor alprogramado.
228
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Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas Residuales Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar: Descripción
Si se No se ( referenciarInformación Descripción localizó localizó documentos y
información información transcribirinformación)
IC < 0 indica que el proyecto se ejecutó a un costo menor al programado.
Tiempo deformalización
de finiquito deobra (TFFO)
Plazo real deformalización del
finiquito(PRF).
(PRF/PNF) -1 #¡DIV/0!
TFFO = 0 el contrato se finiquitó deacuerdo con lo programado.
Si TFFO > 0 no se cumplió el plazoestablecido en la normativa parafiniquitar el contrato
Plazo normadopara formalización
del finiquito(PNF).
Si TFFO < 0 se cumplió en un plazomenor al establecido en la normativael finiquito del contrato.
Tiempo decapitalización
de obra(TCO )
Plazo real deformalización del
finiquito(TRCO)
(TRCO/TPCO) -1
#¡DIV/0!
TCO = 0 la obra sé capitalizó en elplazo programado.
TCO > 0 la obra no sé capitalizóen el plazo establecido en la
normativa.
Plazo normadopara formalización
del finiquito (TPCO)
TCO < 0 la obra sé capitalizó enun plazo menor al establecido
en la normativa
Elaboraci-ón de
informe detérmino deproyecto
(ITP
Plazo real depresentación de
informe de Términode proyecto. (
TRPITP)
(TRPITP/TPPITP) -1
#¡DIV/0!ITP = 0 el informe de Término deproyecto sé presentó en el plazo
programado.
229
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 4 Proyectos Disposición de Aguas Residuales Recopilación de Información para Evaluación Ex -post
Nombre del proyecto a evaluar: Descripción
Si se No se ( referenciarInformación Descripción localizó localizó documentos y
información información transcribirinformación)
ITP > 0 el informe de Término de proyecto sé presentó en un plazo
mayor al programado.
Plazoprogramado de presentación de
informe de Términode proyecto (TPPITP)
ITP < 0 el informe de Término de proyecto sé presentó en un plazo
menor al programado.
Costo de launidad
ejecutora(CUE)
Costos realesunidad ejecutora
(CRUE) (CRUE/CPUE)-1
#¡DIV/0!
CUE = 0 significa que el costo de launidad ejecutora del proyecto de
presupuesto bien en la etapa de pre-inversión.
CUE > 0 indica que el costo de launidad ejecutora del proyecto fue
mayor al programado.Costos
presupuestadosunidad ejecutora
(CPUE).
CUE < 0 indica que el costo de launidad ejecutora del proyecto fue
menor al programado.
230
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 6
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de operaciónNombre del proyecto a evaluar:
Indicadores para la evaluación ex -post de operaciónValor del Análisis y
Indicador Variables Valor Formula Criterioindicador comentarios
IPA >100 Producciónreal mayor a la
Volumen de agua proyectadaÍndice de producido (VAPR) IPA = 100 Producción
producción (VAPR / VAPP) x 100 #¡DIV/0! real igual a la
(IPA): proyectadaVolumen proyectado IPA < 100 Producciónde producción de real menor a la
agua (VAPP) proyectada
Índice dedotación (ID)
dotación real (DR)(DR/DP) x 100 #¡DIV/0!
ID > 100 Dotación realmayor a la proyectada.
ID = 100 Dotación realigual a la proyectada.
dotación proyectada(DP)
ID < 100 Dotación realmenor a la proyectada
Agua nocontabilizada
(ANC)
Volumen de aguaproducido (VP)
((VP-VF)/VP) x 100 #¡DIV/0!comparar contra lameta de reducciónestablecida en el
proyectoVolumen de aguafacturado (VF)
Población querecibe agua
potable (PAP):
Población abastecidacon agua de calidad
potable.(Pap) (Pap/Pt) x 100 #¡DIV/0!
comparar contra lameta institucional decobertura con agua
potablePoblación total
abastecida por elsistema (Pt)
Indicador deCobertura
(ICOB
Población realbeneficiada, segúndatos del sistemacomercial (PRB)
(PRB/PPB) x 100 #¡DIV/0!
ICOB = 100 indica queel proyecto cubrió elnúmero de personasque estaba previsto.
ICOB <100señala quese atendieron menos
personas de lasprevistas (menor
cobertura
Poblaciónproyectada a
beneficiar, segúnestudios de pre -inversión (PPB)
ICOB > 100 significaque se atendió a más
personas de lasprevistas (mayor
cobertura).
231
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 6
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de operaciónNombre del proyecto a evaluar:
Indicadores para la evaluación ex -post de operaciónValor del Análisis y
Indicador Variables Valor Formula Criterioindicador comentarios
DCP > 0 indica que laPoblación real
población realmenteabastecida con
creció más que laagua en el año de
proyectada, en eseDiferencia análisis. (Pr ) porcentaje.porcentual Población DCP = 0 indica que la
entre el proyectada a población realmentecreció de acuerdo con
crecimiento real abastecer con ((PR-Pap)/P Î ) x100 #¡DIV/0!las proyecciones del
de la población agua en el año de estudio de pre-y el proyectado análisis. (Pap) inversión.
(DPC) Población inicial, DCP < 0 indica que lapoblación realmente
base de cálculo encreció menos que la
los documentos de
Volumen deagua recibidaen el sistema.
(VAR)
Volumen real deagua recibida
(VRAR)
(VRAR/VPAR) x 100 #¡DIV/0!
% VAR > 100Volumen de agua que
entra al sistema detratamiento es mayor al
proyectado
%VAR = 100Volumen de agua que
entra al sistema detratamiento es igual al
proyectado
Volumenproyectado de
aguarecibida.(VPAR)
%VAR < 100Volumen de agua que
entra al sistema detratamiento es menos
al proyectado.
Agua residualtratada en elsistema (TRA
Volumen de aguaresidual tratada
(VART)(VART/VARP) x100 #¡DIV/0!
% TRA = 100 Toda elagua residual producidaes tratada en el sistema
Volumen total deagua residual
producido.(VARP)
% TRA < 100 No todael agua residual es
tratada en el sistema.
Poblaciónconectada alalcantarillado
(PCA):
Población conservicio de
alcantarilladosanitario(PCSAR)
(PCSAR/PSAP) x 100 #¡DIV/0!
Comparar contra lameta institucional de
cobertura derecolección de agua
residual.Población total
abastecida por elservicio de aguapotable (PSAP)
232
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 6
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de operaciónNombre del proyecto a evaluar:
Indicadores para la evaluación ex -post de operaciónValor del Análisis y
Indicador Variables Valor Formula Criterioindicador comentarios
ICOBAR = 100 indicaque el proyecto cubrióel número de personas
Población real que estaba previsto.beneficiada, con
servicio AR, segúndatos del sistema ICOBAR <100señala
Indicador de comercial (PRBAR) que se atendieron
Cobertura (PRBAR/PPBAR) x 100 #¡DIV/0! menos personas de lasprevistas (menor
(ICOBAR)cobertura
PoblaciónICOBAR > 100
proyectada asignifica que se atendió
beneficiar cona más personas de las
servicio de AR,previstas (mayor
Población real DPSAR > 0 indica queabastecida con la población realmente
servicio de AR en creció más que lael año de análisis. proyectada, en ese
Diferencia (PRAR) porcentaje.
porcentualentre el Población DPSAR = 0 indica que
la población realmentecrecimiento real proyectada con
((PRAR-PPAR)/P Î ) x100 #¡DIV/0! creció de acuerdo conde la población servicio de AR en las proyecciones del
el año de análisis. estudio de pre-y el proyectado
(PPAR) inversión.con servicio deAR (DPSAR) DPSAR < 0 indica que
Población inicial,la población realmente
base de cálculo encreció menos que la% IOAP > 100 Los
ingresos por servicio deagua potable son
ingresos reales mayores a lospor el servicio de proyectados.
Ingresos de agua potable % IOAP = 100 Los
operación por (IORAP) ingresos por el
servicio de (IORAP/IOPAP) x100 #¡DIV/0! servicios de aguapotable corresponden
agua potablea los proyectados.
(IOAP).ingresos % IOAP < 100 Los
ingresos por elproyectados por el
servicios de aguaservicio de agua
potable son inferiores a
233
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 6
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de operaciónNombre del proyecto a evaluar:
Indicadores para la evaluación ex -post de operaciónValor del Análisis y
Indicador Variables Valor Formula Criterioindicador comentarios
% IOAR > 100 Losingresos por servicio de
agua residual soningresos reales mayores a los
por el servicio de proyectados.agua residual % IOAR = 100 Los
Ingresos de (IORAR) ingresos por eloperación por servicios de agua
servicio de (IORAR/IOPAR) x100 #¡DIV/0! residual corresponden
agua residual a los proyectados.
(IOAR).% IOAR < 100 Los
ingresosingresos por el
proyectados por elservicios de agua
servicio de aguaresidual son inferiores a
residual (IOPAR) los proyectados.
Costos deoperación para
servicio deagua potable
(COAP).
Costos reales parala operación delservicio de aguapotable (CROAP)
(CROAP/CPOAP) x100 #¡DIV/0!
% COAP > 100 Loscostos reales para laoperación del serviciode agua potable son
mayores a losproyectados.
% COAP = 100 Loscostos reales para la
operación del serviciosde agua potable
corresponden a losproyectados.
Costosproyectados para la
operación delservicio de aguapotable (CPOAP)
% COAP < 100 Loscostos reales para laoperación del agua
potable son inferiores alos proyectados
Costos deoperación para
servicio deagua residual
(COAR).
Costos reales parala operación delservicio de agua
residual (CROAR)
(CROAR/CPOAR) x100 #¡DIV/0!
% COAR> 100 Loscostos reales para laoperación del serviciode agua potable son
mayores a losproyectados.
% COAR = 100 Loscostos reales para la
operación del serviciosde agua potable
corresponden a losproyectados.
Costosproyectados para la
operación delservicio de agua
residual (CPOAR)
% COAR < 100 Loscostos reales para laoperación del agua
potable son inferiores alos proyectados
234
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 6
Recopilación de Información para Evaluación Ex -post de operaciónNombre del proyecto a evaluar:
Indicadores para la evaluación ex -post de operaciónValor del Análisis y
Indicador Variables Valor Formula Criterioindicador comentarios
Costos demantenimientopor servicio deagua potable
(CMAP)
Costos reales pormantenimiento del
servicio de aguapotable (CRMAP)
(CRMAP/CPMAP) x100 #¡DIV/0!
% CMAP > 100 Loscostos reales por elmantenimiento del
servicio de aguapotable son mayores a
los proyectados.
% CMAP = 100 Loscostos reales por elmantenimiento delservicios de agua
potable correspondena los proyectados.
Costosproyectados por
mantenimiento delservicio de aguapotable (CPMAP)
% CMAP < 100 Loscostos reales por elmantenimiento delagua potable son
inferiores a losproyectados.
Costos demantenimientopor servicio deagua residual
(CMAR)
Costos reales pormantenimiento del
servicio de aguaresidual (CRMAR)
(CRMAR/CPMAR) x100 #¡DIV/0!
% CMAR > 100 Loscostos reales por elmantenimiento del
servicio de aguaresidual son mayores a
los proyectados.
% CMAR = 100 Loscostos reales por elmantenimiento delservicios de agua
residual correspondena los proyectados.
Costosproyectados por
mantenimiento delservicio de agua
residual (CPMAR)
% CMAR < 100 Loscostos reales por elmantenimiento delagua residual son
inferiores a losproyectados.
235
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOSGuía Nº 7 Cronograma de trabajo
Nombre de Proyecto a evaluar :
Código deactividad
Nombre Descripción Objetivo DuraciónFechan de
inicioFecha detérmino
Nombre delresponsable del
equipo evaluador
236
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Guía Nº 8 Para la elaboración de minutas de reuniones de trabajo
Nombre de proyecto a evaluar :
Nombre de la actividad:
Fecha: Hora de inicio: Minuta Nº
Lugar : Hora de término:
Coordinador de la actividad: Firma del coordinador:
Nombre de los asistentes Dependencia Firma
Nombre de los ausentes Dependencia
Tema 1:Comentarios Nº de acuerdo Acuerdo Responsable
A1.1A1.2A1.3
Tema 2:Comentarios Nº de acuerdo Acuerdo Responsable
A2.1A2.2A2.3
Tema 3:Comentarios Nº de acuerdo Acuerdo Responsable
A3.1A3.2
237
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 9 Para evaluar el control de calidad del proyectoNombre de proyecto a evaluar :
Unidad responsable de las ejecución:
Ingeniero residente de proyecto:
Aspecto a evaluar
Norma utilizadasegún
especificaciones técnicas de
A y A
Documentorespaldo de
verificación decumplimiento de
la Norma
Responsable Observaciones
Control de materialesTuberíasAgregados paraconcreto
VarillaCementoConcretoAditivosPinturasOtros
Pruebas de aceptación de equipos que se incorporaron a la obra
Generador deenergía alterna
Equipos dedesinfección
Equipos dedosificadores
Válvulas
Equipos de bombeoTableros de controlEquipo variosEquipo delaboratorioOtros
Pruebas de aceptación de instalaciones
Pruebas de presiónen tuberíasinstaladas
Pruebas deresistencia delconcreto
Instalacioneseléctricas
238
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 9 Para evaluar el control de calidad del proyectoNombre de proyecto a evaluar :
Unidad responsable de las ejecución:
Ingeniero residente de proyecto:
Aspecto a evaluar
Norma utilizadasegún
especificaciones técnicas de
A y A
Documentorespaldo de
verificación decumplimiento de
la Norma
Responsable Observaciones
Iluminación exterior
Colocación ycalidad de asfalto
Compactación derellenos
Pruebas deestanqueidad detanques yestructuras
Pruebas de suelos
Pruebas deinfiltración detuberías
Otros
Pruebas de puesta en marcha de los sistemas
Elaboración de unprotocolo para lapuesta en marcha.
Pruebas defuncionamiento deequiposelectromecánicos
Pruebas defuncionamiento deequipos detelemetría
Capacitación aoperadores
239
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 9 Para evaluar el control de calidad del proyectoNombre de proyecto a evaluar :
Unidad responsable de las ejecución:
Ingeniero residente de proyecto:
Aspecto a evaluar
Norma utilizadasegún
especificaciones técnicas de
A y A
Documentorespaldo de
verificación decumplimiento de
la Norma
Responsable Observaciones
Entrega demanuales deoperación aoperadores
Entrega de planosfinales aoperadores
Entrega decatálogos de losequipos a losoperadores
Pruebas defuncionamiento delas conducciones,redes, tanques,planta.
Pruebas de puesta en marcha de los sistemas
Pruebas defuncionamiento desistemaspotabilizadores
Pruebas defuncionamiento desistemas detratamiento de aguaresidual
Pruebas defuncionamiento deestaciones debombeo
otros
240
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 10 Descripción de proyectoNombre de proyecto a evaluar :Unidad responsable de las ejecución:
Fin último del proyecto
Componentes
Antecedentes.
Justificación.
Motivación de priorización.
Descripción de la obra.
Población proyectada a beneficiarse con el proyecto
Presupuesto asignado original Costo Final Fuente de financiamiento
Responsable de la pre- inversión
Nombre de la unidad Nombre del profesional
Responsables institucionales de la ejecución
Nombre de la unidadNombres de profesionales a
cargo de la inspecciónNombre del regente
ambiental
Empresa a cargo de construir las obras
Nombre de evaluador que recopilóinformación Fecha de evaluación
241
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS
Guía Nº 11 Control AmbientalNombre del proyecto a evaluar :
Ubicación geográficaProvincia Cantón Distrito / Comunidad
Fecha de inicio de ejecución de las obrasFecha de término de ejecución de las
obras
Nombre del regente ambiental delproyecto:
Resolución de SETENA Número: Fecha:
Compromisos AmbientalesNº Descripción Cumplimiento Comentario
si no123456
Informes a SETENA de seguimiento durante ejecución del proyectoNúmero de
oficio depresentacióndel informe
Fecha depresentación
Nº Aspectos relevantes del informe
1
2
3
4
5 Informe a SETENA de cierre del proyecto
Comunicación a los operadores de los compromisos ambientales para la fase deoperación.
Nº Compromisos asumidos para la fase de operación
Númerode oficio
depresentación delinforme
Fecha depresen-tación
1234
5
242
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS YALCANTARILLADOS
Guía Nº 12 Para evaluar el control de calidad del servicio
Nombre de proyecto a evaluar :Unidad responsable de las ejecución:Ingeniero residente de proyecto:
Aspecto a evaluar
Documentorespaldo de
verificación demeta
Indicadorinstitucional de
referencia
Indicadorinstitucio
nalalcanzad
o
Observaciones
Agua PotableTiempo de conexiónde nuevo servicio(TCNSAP)Tiempo de atenciónde fugas en redes(TFAP)Nivel de ruidos eninstalacioneselectromecánicas(NR)Registro de quejaspor deficiencias delservicio
Agua Residual
Tiempo de conexiónde nuevo servicio(TCNSAR)
Tiempo de atenciónde obstrucciones(TOAR)Nivel de ruidos eninstalacioneselectromecánicas(NR)Registro de quejaspor deficiencias delservicioNúmero de reportepor malos olores(NRO)
Nivel de gases eninstalaciones (NGI)
243
Bibliografía
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Prácticos para la Evaluación de Proyectos, Japón, JICA.
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proyectos y programas, Santiago, Chile, ILPES, p 52.
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Identificación, Preparación y Evaluación de Proyectos de Inversión
Pública, Santiago, Chile, ILPES, p.11.
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de Proyectos: Teoría y práctica, Revista Espacios, Volumen 23 No. 2
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28. Verstraete, L; (1993) Explicación del informe de término de proyecto
ITP y evaluación ex-post, Santiago, Chile; ILPES, p 19.
247
Índice de cuadros
Cuadro 1 Lista de proyectos regionales.
Cuadro 2 Clasificación y tipo de proyectos.
Cuadro 3 Matriz del Marco Lógico.
Cuadro 4 Subprocesos de la pre-inversión.
Cuadro 5 Subprocesos de la Promoción negociación y financiamiento.
Cuadro 6 Sub-procesos de inter-fase de diseño final.
Cuadro 7 Subprocesos de la fase de inversión o ejecución.
Cuadro 8 Subprocesos de la fase de operación o funcionamiento.
Cuadro 9 Evaluación a lo largo del ciclo del proyecto visión del BID.
Cuadro 10 Datos porcentuales comparativos de los diferentes tipos de
acceso al agua: situación de Costa Rica, de América Latina y
el mundo 2008.
Cuadro 11 Datos porcentuales de acceso a instalaciones de
saneamiento mejoradas: situación de Costa Rica, de
América Latina y el mundo 2008.
Cuadro 12 Matriz de evaluación sobre procedimientos escritos.
Cuadro 13 Lista de Guías para evaluación.
248
Índice de figuras
Figura 1 Producto del Marco Lógico.
Figura 2 Ciclo de vida del proyecto.
Figura 3 Proceso de evaluación en el ciclo de vida del proyecto.
Figura 4 Estructura Organizacional de AyA.
249
Siglas
AP Autoridad Presupuestaria
ARESEP Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
ASADAS Asociación administradora de acueducto y saneamiento
AyA Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados
BCIE Banco Centroamericano de Integración Económica
BID Banco Internacional de Desarrollo
BIRF Banco Mundial
CGR Contraloría General de la República
DEP Dirección de Estudios y Proyectos
ESPH Empresa de Servicios Públicos de Heredia
GAM Gran Área Metropolitana
ICT Índice de control de tiempo
ILPES Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación
Económica y Social
J.D. Junta Directiva de AyA
JICA Agencia de Cooperación Internacional del Japón
L.N.A. Laboratorio Nacional de Aguas
MINSA Ministerio de Salud Pública
OCDE Organización de Cooperación y Desarrollo Económico
OPEN Sistema Comercial Integrado
UEN Unidad Estratégica de Negocios
250