文档管理实施步骤与案例

主讲：陈永隆 博士 http://weibo.com/gogospeaker

http://www.office.com.tw

• 文档管理只是知识管理的一部分，不是全部。

• 文档管理的实施关键在：建立审核标准、审

核小组与审核流程。

微言微语

电子文件格式

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类 型 格 式 说 明

文本文件

XML 一、开放性标准。

二、电子公文传递交换格式。

PDF 一、业界认定可移植性文件格式，软件功能齐全。

二、文书及文文档管理作业规范所定文本文件格式。

图片文件 JPEG

一、如文档系以影像扫描制作，一律采全彩， 压缩质量为75%以上 ，分辨率300

DPI以上。

二、开放性标准。

声音档

MP3 开放性标准。

WAV 一、开放性标准。

二、文书及文文档管理作业规范所定声音文件格式。

视讯文件 MPEG-2

一、开放性标准。

二、文书及文文档管理作业规范所定动态影像格式。

AVI 专属软件。

工程图文件

IGES 美国国家标准（ANSI Y14.26M）。

DXF 开放性标准。

STEP 国际标准（ISO/IEC10303）。

文字图像文件

JPEG 一、彩色影像：采全彩， 压缩质量为75%以上，分辨率200 DPI以上。

二、开放性标准。

TIFF 灰阶影像：采分辨率200 DPI以上。

TIFF 一、黑白影像：采CCITT G4标准，分辨率300 DPI以上。

二、业界认定开放性标准。

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文

档

管

理

实

施

步

骤

与

案

例

文档管理 vs. 知识管理

文档管理(≠文字管理)

◦ 文字、图片、声音、影像

◦ 电子化文件、非电子化文件

知识管理(≠文档管理)

◦ 组织+流程 +科技

◦ 知识库 +知识社群+知识专家

◦ 内隐知识→外显知识→电子化知识

◦ 知识创造→整理→储存→扩散→应用→推演

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文

档

管

理

实

施

步

骤

与

案

例

文件价值审核的关键

订定文件价值审核标 准

组成文件价值审核小 组

建立文件价值审核流 程

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文

档

管

理

实

施

步

骤

与

案

例

文件管理案例─提供与审核流程

(数据源：裕隆日产─由移动价值链到知识价值链，管理杂志，2005年2月) 5

文

档

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理

实

施

步

骤

与

案

例

网络邻居与KM平台的功能分析

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网络邻居或资源管理器 知识管理系统－文件管理

功

能

分

析

仅具基本的文档新增、删除、编辑、备份功能

关键词搜寻如大海捞针

全文搜寻效率不彰，翻箱倒柜却不能将所有数据找齐

找到数据后，必须一一打开各种不同格式文件的应用程序来确认内容是否为需要的数据

数据库分类之树状结构，无法多维分类，弹性不足

无法设定主动通知或回馈机制

无法针对文件使用行为进行数据库统计与管理

无法定期主动提供统计报表

无法设定复杂的分享与权限

搜索引擎：

可全文检索或多条件多字段进阶搜寻

文件分类：

管理者可自定目录及索引字段之功能，利用多层树状的文件架构，提供使用者可依照多维分类逻辑找到目标信息

自动统计功能：

用户行为之统计数据库，并可定期自动提供统计结果与分析图表

Web-based界面供随地存取：

透过Internet与浏览器，可随时随地存取文件，达成行动知识库的功能

分享权限设定：

可依个人、群组设定分享权限(机密、打印等)

自动回馈机制：

结合电子报发送，可定期发送最新讯息

自动关联引擎：

利用Text mining，可自动建立或维护关键词/词，将搜寻结果实时依照适当的主题分类，让用户迅速找到需求文件 6

文

档

管

理

实

施

步

骤

与

案

例

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文

档

管

理

实

施

步

骤

与

案

例

• 文档管理只是知识管理的一部分，不是全部。

• 文档管理的实施关键在：建立审核标准、审

核小组与审核流程。

微言微语