1. descripciÓn y justificaciÓn de la necesidad que...

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (ESTUDIOS PREVIOS) COMPONENTE ÁREA EJECUTORA

Objeto: Prestar los servicios logísticos para la realización de actividades de capacitación requeridas por la diferentes dependencias de la ESAP, en cumplimiento de su misión y funciones legales.

Versión Formato: 06 Fecha: 14/09/2012 Página 1 de 23 Código: RE-A-CT-46

FECHA DE ELABORACIÓN: 21de Junio de 2013 DEPENDENCIA RESPONSABLE: Subdirección de Proyección Institucional

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN (Especificar cuáles son los requerimientos de la Entidad, lo qué se pretende satisfacer con la contratación, explicando por qué con esta contratación en específico, y no con otras, se satisface dicha necesidad.) La Escuela Superior de Administración Pública tiene como misión formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo público para el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento del las capacidades de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio público; en los diferentes niveles de educación superior, educación para el trabajo y el desarrollo humano, investigación y asistencia técnica en el ámbito territorial, nacional y global, de manera directa y a través de convenios interadministrativos de cooperación con organismos y entidades de los distintos órdenes del Estado colombiano, con el propósito de crear sinergias y economías de escala que permitan optimizar el uso de los recursos en cumplimiento de las medidas de austeridad del gasto definidas en las normas correspondientes, al tiempo que se mejora el impacto de las políticas, programas y proyectos de la Esap y de las entidades cooperantes. De esta forma, en su condición de establecimiento público de carácter universitario, debe guardar armonía con las pautas definidas por el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para todos”, del cual se desprende la necesidad de contribuir institucionalmente para hacer posible “un país que confíe y sienta orgullo por las instituciones del Estado. Unas instituciones guiadas bajo los postulados del Buen Gobierno que cumplan a cabalidad compromisos ineludibles de gestión pública como la transparencia, la equidad, el pluralismo, la eficiencia, la eficacia, la austeridad, y la intolerancia absoluta con la corrupción. Un estado que procure la convergencia de las capacidades de desarrollo regional y abra y consolide espacios en que los ciudadanos participan en la construcción del bienestar de toda la sociedad”. En este sentido, la Esap debe aportar con su acervo académico a la materialización de la filosofía y postulados del Plan Nacional de Desarrollo mediante los procesos misionales de capacitación, asesoría y docencia procurando el desarrollo institucional de las entidades públicas en general, y muy especialmente de las entidades territoriales a través de procesos de transferencia de tecnología mejorando la capacidad de respuesta de servidores y entidades públicas frente a las demandas de la ciudadanía por los servicios a cargo del estado en todos sus órdenes. Es así, como la ESAP en aras de contribuir con el fortalecimiento de la capacidad organizacional y de gestión de las administraciones públicas en los ámbitos nacional y territorial, ha venido adelantando diferentes mecanismos de gestión, entre otros, la promoción y el establecimiento de alianzas estratégicas con diversas entidades públicas con las cuales se busca ampliar la cobertura y el alcance de las actividades que desarrolla en cumplimiento de su misión institucional. En consideración a la relevancia de la necesidad de sensibilizar, divulgar y socializar el tema de competencias laborales y su relación con la gestión de talento humano por competencias laborales para el sector pública en Colombia, la Subdirección de Proyección Institucional realizará el V Encuentro Internacional sobre “Gestión de Talento Humano por Competencias Laborales , Herramienta de Modernización del Estado para el Buen gobierno” y por tanto requiere la vinculación de prestación de servicios logísticos para la realización de los eventos adelantados por la ESAP en cumplimiento de sus funciones misionales.




Cabe señalar, que de conformidad con el artículo 113 de la Constitución Política, los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. En este contexto, teniendo en cuenta la misión y las funciones de otras entidades del Estado colombiano, la ESAP ha trabajado conjuntamente con estas, para fortalecer los procesos de inducción, y de actualización permanente de los funcionarios públicos, así como para prestar apoyo a la alta gerencia de la administración pública. Todo lo anterior en cumplimiento de las normas señaladas, de la misión institucional y conforme se encuentra programado en el Subproyecto de inversión del año 2013. Teniendo en cuenta la descripción de las necesidades que se requieren satisfacer y que igualmente se evaluó la capacidad institucional de la Esap para ofrecer los espacios y la atención de las necesidades requeridas para las actividades que se deben desarrollar en cumplimiento de los compromisos contraídos en virtud de la misión institucional, se encuentra que no hay capacidad suficiente de espacios en las condiciones requeridas, pues la disponibilidad de salones de la Esap Nacional está al límite para atender a la población de los distintos programas que imparte la Esap, tanto de formación como de capacitación, en igual sentido, no se cuentan con salones o auditorios en los lugares requeridos y/o con la capacidad para ciertas actividades de capacitación solicitadas, ni con los elementos de logística especial requeridos para la atención de los participantes en las actividades de capacitación. De igual forma se presenta escasa disponibilidad de personal para atender la totalidad de los eventos desde el punto de vista de programación, seguimiento, control y provisión de servicios relacionados con los meramente académicos, por lo que se hace necesario contratar los servicios de un operador logístico que permita contar con los servicios necesarios para la adecuada realización de las actividades de capacitación que favorezcan el proceso enseñanza – aprendizaje. Los servicios que se requieren corresponden al alquiler de los espacios físicos con las condiciones adecuadas para la realización de actividades académicas dentro de las condiciones de funcionalidad, seguridad y accesibilidad requeridos, también el acondicionamiento de los espacios académicos con el mobiliario y equipos, en calidad de alquiler, materiales y demás elementos que permitan el adecuado desarrollo de las actividades de capacitación conforme a las exigencias legales; igualmente se requieren servicios de soporte con alimentación (almuerzos y refrigerios) para los participantes y la provisión de materiales que, de acuerdo con las características de los eventos, permitan hacer más efectivo el proceso de enseñanza - aprendizaje. El operador logístico que se contrate debe contar con la capacidad y experiencia necesarias para brindar el soporte para el desarrollo de los programas de capacitación y actividades de bienestar de la ESAP en condiciones óptimas, para lo cual se debe contar con los recursos necesarios que permitan la operación integral de las actividades, teniendo en cuenta los principios de la administración y gestión públicas. Para el cabal desarrollo de los eventos académicos es fundamental garantizar que los servicios detallados a continuación, con su debida justificación, se presten en condiciones de calidad y oportunidad: Por lo expuesto, el contratista seleccionado deberá contar con experiencia para poner al servicio de la entidad la logística necesaria para la realización de los eventos académicos de capacitación y bienestar a nivel nacional, los cuales se han determinado en condiciones mínimas y suficientes.

Se prevé una suma mínima para imprevistos asumiendo los posibles ajustes o cambios “no previsibles” en la etapa de planeación de los eventos, y que según la experiencia con la que cuenta LA SUBDIRECCION DE PROYECCION INSTITUCIONAL en estas actividades, se presentan con alguna frecuencia, por lo que se busca




evitar afectaciones posteriores al contrato suscrito, lo cual no riñe con el principio de planeación sino que es resultado del mismo. El pago de cualquier imprevisto deberá ser autorizado por el supervisor del contrato, en el formato que determine el supervisor de la ESAP, el cual sustentará este reconocimiento en el tercer pago o pago final del contrato.

En relación con la cuantía del anticipo, es importante destacar que la misma se justifica por cuanto el porcentaje determinado pretende garantizar de manera razonable y conforme con los preceptos legales, la debida operación de las actividades pactadas en el objeto contractual y en cada uno de sus componentes en condiciones de calidad y oportunidad. Es decir, toma en consideración la inversión de recursos que debe hacerse con el fin de garantizar la prestación de los servicios y las condiciones previas que son requisito sine qua non para que se lleve a cabo cada una de las actividades previstas. El manejo del anticipo atenderá lo dispuesto en las normas sobre contratación estatal, en especial, lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011.

2.DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES

2.1 OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES:Prestar los servicios logísticos para la realización de

actividades de capacitación requeridas por la diferentes dependencias de la ESAP, en cumplimiento de su misión y funciones legales de acuerdo a la siguiente relación:

A continuación se hace la descripción técnica y completa del objeto a contratar, en condiciones mínimas y suficientes:

NOMBRE DEL EVENTO N°1

V ENCUENTRO INTERNACIONAL DE GESTION DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS LABORALES, HERRAMIENTA DE MODERNIZACION DEL ESTADO PARA EL BUEN GOBIERNO

LUGAR BOGOTA D.C.

FECHA TENTATIVA MIERCOLES 20 AL VIERNES 22 DE NOVIEMBRE DE 2013

NUMERO DE ASISTENTES 750 PARTICIPANTE

N° DE DIAS 3

DURACION 24 horas

Descripción Especificaciones Técnicas Cantidad Días Total

-

Personal de logística para la atención de este tipo de eventos, por 3 días para la recepción de participantes, información, control de asistencia,

Servicio de apoyo de ocho (8) personas de logística con excelente presentación personal, debidamente uniformadas, que cumpla con los requisitos establecidos en las obligaciones del contrato.

8 3 24 -




acreditación y entrega de materiales, orientación a los asistentes, atención a los conferencistas, atención de los requerimientos en el salón, funcionamiento de ayudas audiovisuales, evaluación y entrega de certificados. Alquiler Amplificación de Sonido

Equipo (Alquiler por 3 días) 1 3 3 -

Alquiler Micrófonos de sobremesa

Micrófono (Alquiler por 3 días) 3 3 9 -

Alquiler Micrófonos de solapa


Alquiler Micrófonos Inalámbricos


Alquiler Video beam de 5.600 lumens


Alquiler de Computadores portátiles (2 para conferencistas y 5 para área de acreditación), con sistema operativo Windows y Microsoft office 2010, con las respectivas licencias, puertos usb, hdmi y vga.





Alquiler Astas para banderas con los respectivos soportes

Alquiler por 3 días de astas 3 3 9 -

Alquiler Dispositivo Semáforo temporizador para auditorio de control de tiempo para los conferencistas

Semáforo temporizador para control de tiempo auditorio (Alquiler por 3 día)

1 3 3 -

Alquiler Impresora láser color de alta resolución (mínimo 600 X 600 ppm) 16 páginas por minuto o más.


Suministro hasta de 2.000 copias

Servicio de fotocopiado x 1 día 750 3 2250 -

Alquiler de auditorio debidamente dotado, con acomodación de sillas y mesas para 750 asistentes, con tarima, mesa principal para 7 personas, 2 pantallas para proyección y atril x 3 días, ubicado en Bogotá, en un hotel cinco (5) estrellas o en un centro de convenciones que brinde las condiciones óptimas de calidad, comodidad, facilidad de

Alquiler de Auditorio dotado y con área para acreditación.

1 3 3 -




acceso, seguridad y demás características que faciliten el adecuado proceso de aprendizaje de los asistentes. El auditorio deberá contar con un área al ingreso, destinada a la acreditación, registro e información permanente del evento, con capacidad para atender 750 personas. Dotada con ocho puestos de trabajo, con las respectivas conexiones eléctricas y de red internet, con servicio de teléfono y fax para llamadas nacionales y Wi – Fi, Con Puerta de Salida de Emergencia. Proveer procesos de evacuación en caso de emergencia ya sea individual o colectiva. Facilidad de ingreso para discapacitados de acuerdo con la




demanda.

Alquiler de área para almuerzos con capacidad para 750 participantes y 30 personas de apoyo por 3 días, debidamente dotada.

Alquiler de Área para Servicio de Almuerzos 1 3 3 -

Alquiler de área para refrigerios en las horas de la mañana y tarde, con capacidad para 750 participantes y 30 personas de apoyo de la ESAP el DAFP y la CNSC y conferencistas, por 3 días, debidamente dotada.

Alquiler de Área para Servicio de Refrigerios 1 3 3 -




Alquiler de tres lectores de código de barras con su respectivo software (que cuente con licencia), X 3 día, para la elaboración de escarapelas y control diario de asistencia y consolidado para la elaboración de certificados de asistencia, en los formatos que para el efecto establezca la Esap.

Alquiler de lectores de código de barras. 1 3 3 -

Suministro, diseño y elaboración de certificados de participación en papel Kimberly de 220 gr. con Logo del Evento, ESAP, y demás especificaciones que determine la ESAP.

Certificados 780 1 780 -

Suministro de refrigerios en la mañana y en la tarde, con el respetivo servicio, según opciones: Bebida Caliente/Fría (jugo natural o gaseosa) y sólido de dulce o de sal, según alternativas de

Refrigerios en la mañana y tarde (750 para participantes + 30 para personal de apoyo ESAP, DAFP y CNSC)

1560 3 4680 -




menús detallado en el Anexo No, 1 de este documento.

Suministro de Almuerzos tipo Buffet (menú del día), con su respectivo servicio, según alternativas de menús detallado en el Anexo No, 1 de este documento.

Almuerzos tipo buffet (750 participantes + 30 para personal de apoyo ESAP, DAFP y CNSC)

780 3 2340 -

Suministro de Estación de Café y agua Permanente. Infusiones, Crema, Azúcar, galletas surtidas y Edulcorante por 3 días

Estaciones 3 3 9 -

Alquiler Tableros Acrílicos

Unidad 2 3 6 -

Suministro de Marcadores Borraseco y borradores de tablero acrilico

Unidad 20 de cada uno 20 3 60 -

Suministro, diseño y elaboración de pendón y backing horizontal de tamaño proporcional al auditorio con logos del evento, contenido especifico de la actividad. El diseño será previamente

Unidad 2 3 6 -




aprobado por la ESAP.

Suministro, diseño y elaboración de agenda académica del evento, de 12 páginas interiores como máximo, tamaño media carta, impresas a 3X0 tintas, grapada al caballete.

Unidad (750 para participantes + 30 para personal de apoyo ESAP, DAFP y CNSC)

780 1 780 -

Suministro, diseño y elaboración de escarapelas de participantes con código de barras, según participantes. 750 Preimpresas y 30 con el nombre en blanco

Unidad (750 para participantes y 30 para personal de apoyo ESAP, DAFP y CNSC)

780 1 780 -

Suministro de 750 Portaescarapelas con cordón


780 1 780 -

Suministro de Identificadores de sobremesa

Unidad 7 3 21 -

Suministro de 750 Esferos retractiles con logo ESAP


780 1 780 -

Suministro, diseño y elaboración de 750 cuadernos tamaño 1/16, pasta dura plastificada, a 3X0 tintas en la portada y contraportada, con


780 1 780 -




diseño del evento, 80 hojas interiores cuadriculadas en bond de 75 grs. Las hojas deben llevar el sello de agua con logo de la ESAP. Las caras interiores de la portada y de la contraportada llevarán impreso un mensaje que será entregado por la ESAP. El cuaderno irá anillado en dos cuerpos, argollados. Suministro de bolsas ecológica de fuelle en Kambrel 100 grs. De 46 cm. De ancho por 36 cm de alto por 10 cm de fuelle, 2 asas para colgar al hombro impresa a full policromía en sistema digital textil por dos caras con el logo del encuentro internacional


780 1 780

0 Garantizar el desplazamiento de conferencistas dentro de la ciudad, lo que incluye el Unidad (4 conferencistas) 4 3 12 0




desplazamiento del aeropuerto al hotel y viceversa, del hotel al sitio del evento y viceversa. Garantizar el alojamiento en acomodación doble, habitaciones separadas, en hotel 5 estrellas, incluyendo el suministro de alimentación a los conferencistas internacionales Unidad (4 conferencistas) 4 3 12 0 Suministro de memorias del evento en una USB


750 1 750 0 Garantizar la entrega de grabación del evento debidamente editado. Unidad ( los necesarios DVD) 1 3 3 0 Montaje de la Pagina Web con información del evento (agenda, introducción de conferencistas internacionales, y demás especificaciones que determine la ESAP), registro de los participantes por la página y Diseño de la Imagen del Evento

Página Web para ser integrado dentro de la Página de la ESAP con información, que permita la inscripción de participantes e

imagen del evento. 1 3 3 0




Garantizar la convocatoria y participación de las personas a convocar.

A través de herramientas tecnológicas, envío de comunicaciones físicas, vía mail y telefónicamente. Garantizando la participación de 750 personas 1 1 1 0

Suministrar bases de datos actualizadas con los jefes de personal, secretarios de despacho, directores, subdirectores, gerentes, de las entidades públicas del orden nacional y territorial Unidad (una base de datos) 1 1 1 Tiquetes aéreos de los conferencistas internacionales (EUROPA-LATINOAMERICA) Unidad (4 tiquetes ida y regreso) 4 1 4 Disposición espacios debidamente adecuados para desarrollo de talleres Mesas de trabajo por 15 personas 1 1 1

Promoción del Evento en un medio de comunicación reconocido

Un medio masivo de comunicación de alto reconocimiento, radio, prensa o televisión 1 1 1

Presentadora de Alto Nivel

Profesional y reconocida en los medios de comunicación 1 3 3

2.2 OBLIGACIONES

2.2.1 OBLIGACIONES POR PARTE DEL CONTRATISTA: 1. El contratista se compromete a ejecutar el objeto del presente contrato, en las mejores condiciones de

calidad, cumplimiento y seguridad, atendiendo la provisión de todos los servicios, insumos y recursos que son requeridos, incluyendo los servicios de apoyo (humanos y técnicos), en cumplimiento del objeto




contractual. 2. Garantizar, verificando con la adecuada anticipación a cada uno de los eventos, que los insumos,

servicios y recursos de soporte técnico, logístico y humano se encuentren disponibles y operando conforme a las especificaciones técnicas y tecnológicas requeridas para la realización del evento respectivo.

3. El contratista deberá entregar a la ESAP un plan de trabajo para ejecutar el contrato, de acuerdo con

cada uno de los componentes establecidos en el presente documento, en el que se incluya el cronograma de actividades. Si se presentan cambios en el plan de trabajo presentado por el contratista, éstos se ajustarán dentro del contrato sin afectar el presupuesto total establecido.

4. Coordinar con la ESAP la información que de conformidad con los registros del Sistema de Gestión de

Calidad - Proceso de Capacitación, deberá recogerse en el proceso de inscripción y evaluación de cada uno de los participantes de los eventos, lo cual será verificado por el supervisor del contrato.

5. Entrega de Informes Semanales sobre la confirmación de los participantes que se vayan inscribiendo. 6. Entregar al supervisor de la ESAP, cuando este lo requiera, los informes de asistencia de los

participantes, para elaborar los respectivos certificados. Este informe debe entregarse junto con los respectivos soportes: la base de datos de asistentes y las evaluaciones diligenciadas por los mismos, las que serán aplicadas con la colaboración del personal de logística que acompañe los eventos.

7. Una vez culminado cada evento, el contratista deberá entregar a la ESAP:

- Las bases de datos de los asistentes, conforme a los registros que utiliza la ESAP. - El material de apoyo utilizado, luego del respectivo desmontaje - Todo aquel documento relacionado con la ejecución del objeto contratado y los materiales o

elementos que sean de propiedad de la ESAP. - La grabación en video del evento.

8. Presentar el informe final en soporte físico y magnético, en el que se detalle la prestación de los

servicios en cada uno de los eventos relacionados en el punto No. 3 de este documento, discriminando características y atributos de los bienes y servicios contratados. El informe final deberá contener el detalle de los servicios efectivamente prestados.

9. El contratista tendrá en cuenta que el pago de cualquier imprevisto deberá ser autorizado por el

supervisor del contrato, de manera previa a la ejecución de cualquier gasto por este concepto, lo cual quedará registrado en el formato que determine el supervisor de la ESAP, el cual sustentará este reconocimiento en el tercer pago o pago final del contrato. No se autorizará ningún pago por este concepto, sin el lleno de los requisitos señalados en esta obligación.

10. El contratista deberá garantizar que los salones o auditorios que él suministrará para la realización de

todos y cada uno de los eventos, cuenten con el servicio de seguridad requerido, así como los respectivos Planes de Evacuación, Emergencia y Contingencia, según las normas vigentes. Estos




salones deberán contar además del mobiliario y equipos necesarios y requeridos, con suministro alterno de energía y aire acondicionado, lo mismo que baterías de baños aledañas al lugar del evento, dotadas con los implementos necesarios.

11. El contratista deberá disponer de un Coordinador logístico cuyo perfil y requisitos fueron acreditadospor

el Contratista en la propuesta presentada. Este Coordinador Logístico vigilará por cuenta del contratista la buena prestación de todos los servicios durante los eventos y permanecer la totalidad del tiempo que dure cada evento y el necesario durante la planificación, ejecución y el post evento. Por lo anterior tendrá a su cargo la correcta operación y ejecución de los eventos de conformidad con los parámetros fijados por la ESAP en el contrato. Este coordinador verificará además la correcta prestación del servicio de transporte requerido en los Evento que se requieran. Es obligación del coordinador logístico mantener comunicación permanente con el supervisor del contrato y con elsupervisor que designe el LA SUBDIRECCION DE PROYECCION INSTITUCIONAL, a fin de reportar el estado de avance, ejecución de actividades y novedades. Para tal efecto, será el enlace permanente con la institución. El coordinador logístico será el encargado, entre otros temas de coordinación, de disponer las actividades, organizar y hacer seguimiento al personal de logística detallado para los eventos relacionados en este documento. El Contratista deberá informar por escrito, al Supervisor del Contrato, la identificación y datos de contacto del Coordinador Logístico. En caso de reemplazo, el nuevo coordinador deberá cumplir con igual o superior perfil y experiencia a la del mínimo requerido por la ESAP y debe contar con la previa aprobación del supervisor del contrato.

12. El contratista deberá disponer del personal de logística detallado para los eventos, citados en este

documento, cuyo perfil y requisitos fueron acreditadospor el Contratista en la propuesta presentada, quienes apoyarán el cabal desarrollo de las actividades, entre otras, la recepción, registro de participantes, información, acreditación, entrega de materiales, control de asistencia, orientación a los asistentes, atención a los conferencistas, atención de los requerimientos en el salón, funcionamiento de ayudas audiovisuales, evaluación y entrega de certificados. Este personal deberá prestar sus servicios durante todo el tiempo que dure cada evento, conforme a las fechas programadas por la ESAP. Este personal deberá estar debidamente uniformado y tener excelente presentación personal.

13. Con el fin de llevar un estricto control a la aplicación de los recursos del Estado, el Supervisor del

Contrato por parte de la ESAP, confirmará al Contratista, ocho (8) días calendario antes a la fecha de cada evento, su realización y el número de participantes confirmado, con el fin de suministrar los bienes y servicios requeridos en relación directa con la asistencia, por lo cual la ESAP descontará del pago final, los valores correspondientes a los servicios contratados y no prestados, para lo cual tendrá como base, la consulta a los precios del mercado.

14. Asistir a las reuniones de coordinación y planificación requeridas por la ESAP. 15. Realizar los pagos a terceros que se requieran para el desarrollo del contrato. 16. Acatar las sugerencias y recomendaciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato y que

estén en estrecha relación con las actividades contratadas. 17. En el caso de que sea necesario realizar cualquier modificación o adición al contrato objeto del presente

estudio, se firmarán los respectivos actos contentivos de dichas modificación, los cuales deberán estar




firmados por las partes intervinientes o por quien ellas designen para tal efecto, siempre y cuando no se encuentren incursos de ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad y demás prohibiciones contenidas en la Ley.

NOTA No. 1: LAS FECHAS PREVISTAS PODRÁN SER MODIFICADAS POR LA ESAP, POR RAZONES DEBIDAMENTE JUSTIFICADAS, LO MISMO QUE LAS CIUDADES SEDES DE LOS EVENTOS, LAS TEMÁTICAS A DESARROLLAR Y LA POBLACIÓN OBJETIVO, DE LO CUAL, EL SUPERVISOR DEL CONTRATO INFORMARÁ POR ESCRITO AL CONTRATISTA, QUINCE DÍAS CALENDARIO ANTES DE LAFECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO. NOTA No. 2: LOS HOTELES, AUDITORIOS, SALONES E INSTALACIONES OBJETO DE ESTE CONTRATO DEBEN CONTAR CON SUMINISTRO ALTERNO DE ENERGIA; AIRE ACONDICIONADO, SERVICIOS SANITARIOS Y DEMÁS DISPOSICIONES DE SEGURIDAD Y EVACUACIÓN, SEGÚN LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA. NOTA No. 3: EL CONTRATISTA SE COMPROMETE A REALIZAR LA REPOSICIÓN INMEDIATA DE LOS COMPUTADORES, VIDEO BEAM O CUALQUIER OTRO EQUIPO CONTRATADO QUE PRESENTE FALLAS DURANTE EL TRANSCURSO DE LOS EVENTOS. NOTA No. 4: LAS OPCIONES DE ALMUERZOS Y REFRIGERIOS DEBERAN SER CONSULTADAS Y ACORDAS CON EL SUPERVISOR. NOTA No. 5: EL CONTRATISTA DEBERÁ APORTAR COPIA DE LA LICENCIA DEL SOFTWARE UTILIZADO PARA EL PROCESO DE REGISTRO, CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN EL EVENTO Y CERTIFICACIÓN. NOTA No. 6: LOS CONTENIDOS PARA EL DISEÑO DE LAS PIEZAS COMUNICATIVAS O MATERIALES DE APOYO Y DE LAS AGENDAS O PROGRAMAS ACADÉMICOS SERÁN ENTREGADOS POR EL SUPERVISOR DEL CONTRATO. NOTA No. 7: TODOS LOS MATERIALES DEBERÁN IMPRIMIRSE SEGÚN LAS ESPECIFICACIONES RELACIONADAS PARA CADA EVENTO Y DEBERÁ SER APROBADO PREVIAMENTE POR LA ESAP. NOTA No. 8: EL CONTRATISTA SE ENCARGARÁ DE REALIZAR EL MONTAJE Y DESMONTAJE DE LOS BACKINGS, PENDONES Y DE LA SEÑALIZACIÓN, DE CONFORMIDAD CON LAS DIRECTRICES QUE ENTREGUE EL SUPERVISOR DEL CONTRATO. EL MATERIAL QUE SE UBIQUE EN LAS ÁREAS UTILIZADAS EN LOS EVENTOS A FIN DE HACER EL MEJOR USO DE ESTOS MATERIALES. NOTA No. 9: POR NINGÚN MOTIVO LA ESAP ASUMIRÁ GASTOS RELACIONADOS CON: LAVANDERÍA, BAR, LLAMADAS TELEFÓNICAS INTERNACIONALES O LLAMADAS TELEFÓNICAS A CELULAR, PROPINAS, LICORES, SERVICIOS DE CÓMPUTO O INTERNET, PLATOS A LA CARTA O CUALQUIER OTRO GASTO ADICIONAL NO ESPECIFICADO EN ESTE DOCUMENTO. NOTA No. 10: LA ESAP NO SERÁ RESPONSABLE POR DAÑO O PÉRDIDA DE OBJETOS O ELEMENTOS DEL CONTRATISTA, NI DE LAS PERSONAS QUE ESTE VINCULE PARA LA EJECUCIÓN DE ESTE CONTRATO, NI DE LOS OBJETO O EQUIPOS DE PROPIEDAD DE LOS PARTICIPANTES EN LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN QUE SE EJECUTEN EN DESARROLLO DEL OBJETO CONTRACTUAL.




NOTA No. 11: LA ESAP NO ASUMIRÁ NINGÚN GASTO RELACIONADO CON EL PERSONAL QUE INTEGRE EL GRUPO DE TRABAJO DEL CONTRATISTA. 2.2.2 OBLIGACIONES POR PARTE DE LA ESAP:

1. Cancelar al contratista el valor del presente contrato en las formas establecidas en el mismo.

2. Permitir el acceso y entregar la documentación e información que el contratista requiera para el desarrollo de las obligaciones.

3. Convocar a reuniones periódicas para mantener una fluida y acertada comunicación que facilite las actividades para el buen desarrollo del objeto del contrato.

La ESAP no tendrá responsabilidad civil, contractual o extracontractual con terceros que vincule el contratista para realizar cualquier actividad derivada de este contrato.

4. PLAZO DE DURACIÓN Y/O EJECUCIÓN DELCONTRATO El plazo de ejecución del presente contrato será a partir del acta de inicio sin exceder del 20 de Diciembre de 2013

5. PRESUPUESTO ESTIMADO Y FORMA DE PAGO Para los efectos legales el valor del presente Contrato asciende a la suma de TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS CUARENTA Y UN PESOS M/CTE ($369.834.741.oo).Distribuidos de la siguiente manera TRESCIENTOS SESENTA Y NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS CUARENTA Y UN PESOS M/CTE, que correspondientes a los eventos y VEINTE MILLONES DE PESOS M/CTE ($20.000.000.oo) a los imprevistos. Que corresponde a imprevistos que se puedan presentar, que no incluye los gravámenes tributarios a que haya lugar y demás costos relacionados con la ejecución del contrato. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA para cada pago deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. (El valor a pagar aplica para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o de contratos de servicios personales no profesionales). Para el cumplimiento del objeto del presente proceso, se tendrá como presupuesto oficial estimado, la suma de TRESCIENTOS SESENTAY NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SETECIENTOS CUARENTA Y UN PESOS M/CTE ($369.834.741.oo), incluido IVA y todos los impuestos, tasas y gastos que se generen. La ESAP pagará al contratista, el valor del contrato que llegare a suscribirse en moneda legal, de la siguiente manera: PRIMER PAGO: Cincuenta por ciento (50%) como anticipo una vez se cumplan los requisitos de la firma y perfeccionamiento del contrato, la suscripción del acta de inicio, la entrega y aprobación del plan de trabajo para ejecutar el contrato, la constitución de la fiducia de que trata el artículo 91 de la ley 1474 de 2011 y la aprobación




del plan de manejo del anticipo por parte del supervisor. SEGUNDO PAGO: Treinta y cinco por ciento (35%) dentro de la semana siguiente a la finalización y realización a satisfacción del 70% de los eventos a ejecutar, en cumplimiento del objeto contractual y una vez se presente informe parcial de actividades. TERCER PAGO O PAGO FINAL: Quince por ciento (15%) al cumplimiento de la totalidad de las actividades previstas en el objeto y a la entrega del informe final, contra acta de liquidación donde se realizará el cruce de cuentas. El pago de cualquier imprevisto deberá ser autorizado por el supervisor del contrato, de manera previa a la ejecución de cualquier gasto por este concepto, lo cual quedará registrado en el formato que determine el supervisor, el cual sustentará este reconocimiento en el tercer pago o pago final del contrato. No se autorizará ningún pago por este concepto, sin el lleno de los requisitos señalados en esta obligación. Para cada uno de los pagos se exigirá la expedición de certificado de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato y la certificación sobre el cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales sujeto al PAC. En relación con la cuantía del anticipo, es importante destacar que conforme a la Ley, el porcentaje determinado pretende garantizar de manera razonable y conforme los preceptos legales, la debida operación de la actividad pactada en el objeto del contrato y en cada uno de los eventos, en condiciones de calidad y oportunidad. Es decir, toma en consideración la inversión de recursos que debe hacerse con el fin de ofrecer los servicios y las condiciones previas que son requisito sine qua non para que se lleven a cabo los eventos. El manejo del anticipo atenderá lo dispuesto en las normas sobre contratación estatal, en especial, lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 734 de 2012.

6. RUBRO PRESUPUESTAL510-1000-005-01-4-02-01-01-21-2- Apoyo Logístico

7. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO: El lugar de ejecución será la ciudad de Bogotá en especial en la Sede Can de la ESAP ubicadas en la calle 44 53 37 CAN JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES TÉCNICOS DE SELECCIÓN: (Especificar las razones de elección de los factores de selección, argumentando el por qué, desde el punto de vista técnico, permiten identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. Por ejemplo: Perfil del contratista, tiempo de experiencia mínimo, certificaciones técnicas, etc.) Para la verificación de la oferta más favorable, se analizará si el proponente cumple o no cumple con los requisitos y especificaciones mínimas obligatorias exigidas por la entidad y de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 0734 de 2012, se evaluarán los siguientes factores de selección:

RESUMEN DE FACTORES DE CALIFICACION PARÁMETROS PUNTOS

Propuesta económica 900




Estímulo a la industria nacional - Ley 816 de 2003

100

PUNTAJE TOTAL

1000

Requisitos Experiencia: Experiencia Mínima del Proponente: Como requisitos mínimos obligatorios de verificación, los proponentes interesados en participar deberán cumplir con las siguientes condiciones: Las personas naturales, jurídicas nacionales o extranjeras, los consorcios o uniones temporales que deseen participar, deberán acreditar como mínimo tres (3) y máximo cinco (5) certificaciones con sus respectivos contratos cuyo objeto esté relacionado con la ejecución y realización de eventos académicos, congresos, foros, seminarios, talleres, cursos, diplomados. Deberá acreditar con las certificaciones respectivas, contratos celebrados con entidades públicas, privadas u otros clientes, dentro de los tres (3) años anteriores al cierre del proceso de selección.

1. Cada certificación debe demostrar experiencia en la realización de eventos con un número igual o superior a 500 asistentes o participantes.

2. Como mínimo uno (1) de los contratos y/o certificaciones, debe haber sido celebrado con una entidad pública. Cuando se trate de contratos con prórrogas sucesivas se entenderá como fecha de inicio la del contrato principal, es decir el que es objeto de adición o prórroga

3. Los contratos y/o certificaciones, restantes deben haber sido celebrados con entidades públicas y/o privadas. Cuando se trate de contratos con prórrogas sucesivas se entenderá como fecha de inicio la del contrato principal, es decir el que es objeto de adición o prórroga. La Entidad solo tendrá en cuenta las certificaciones relacionadas en el formato que la ESAP determine y en el orden que sean enunciadas, esto es, de la primera hasta la quinta certificación referenciada en el formato, las demás certificaciones no serán tenidas en cuenta.

4. La sumatoria de los contratos y/o certificaciones acreditadas deberá ser superior o igual a las certificaciones o contratos deben contener como mínimo:

1. Nombre o razón social de la firma contratante. 2. Objeto que relacione la prestación de los servicios logísticos para la ejecución y realización de eventos

académicos, congresos, seminarios, encuentros, actividades de capacitación o foros. 3. Fecha de inicio y terminación del contrato. No mayor a tres (3) años anteriores a la fecha de cierre de la

presente solicitud de oferta. No se considerarán aquellos que estén por fuera de las fechas indicadas. 4. Valor total del contrato y/o valor discriminado si es un objeto global. 5. Fecha de expedición de la certificación. 6. Nombre y cargo del funcionario que expide la certificación. 7. Teléfonos y dirección de la entidad contratante.




8. Número de asistentes o participantes de los eventos certificados 9. Que se acredite cumplimiento a satisfacción del contrato




Como un soporte o herramienta para la evaluación, el proponente deberá diligenciar un anexo indicando allí los contratos y/o certificaciones que pretende acreditar prevaleciendo en todo caso la información que repose en los contratos y/o certificaciones que se encuentren en la propuesta. No se aceptan contratos, ni certificaciones de contratos en ejecución. En caso que la experiencia requerida se encuentre englobada en un contrato y/o certificación general con un objeto más amplio, se deberá discriminar el objeto específico de la experiencia acreditada y los servicios objeto de la contratación. Se aceptará la certificación y/o contrato, siempre y cuando en ella se discrimine por parte de la entidad o persona que contrató los servicios, qué monto de éste corresponde al objeto del presente documento. Cuando el oferente presente certificaciones de experiencia y/o contratos en los cuales conste que participó en la ejecución bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, éstas deberán expresar su porcentaje de participación en dicho consorcio o unión temporal el cual será tenido en cuenta para la determinación de la experiencia en este proceso de contratación. En caso que no cumpla con las exigencias aquí señaladas, la experiencia certificada con la siguiente información, no será tenida en cuenta como experiencia mínima del proponente. Una vez que se haya verificado la presentación y acreditación de todo el componente de experiencia por parte del proponente, se considerará habilitado por experiencia. La no subsanación en la acreditación de la experiencia no permitirá habilitar por experiencia la propuesta. El valor de las certificaciones que presente el proponente, se proyectará al valor presente, considerando su valor inicial SMMLV, multiplicado por el valor del SMMLV del presente año. La ESAP no aceptará copia de los contratos por sí solos, relación de contratos, referencias comerciales, actas de liquidación o certificaciones que no se relacionen con el objeto del presente proceso. La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. En caso de requerirse aclaraciones sobre los datos contenidos en las certificaciones la ESAP podrá solicitar al proponente tales aclaraciones quien las deberá suministrar en el plazo señalado para el efecto en el cronograma. En el evento de advertirse información presuntamente ilegal, la Esap la pondrá inmediatamente a órdenes de las autoridades competentes.

8. ANÁLISIS Y ESTIMACIÓN DE RIESGOS: (Soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, de conformidad con el Documento CONPES No. 3714 “Del Riesgo Previsible en el marco de la política de Contratación Pública” del 1 de diciembre de 2011 y el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012.).




9. FUNCIONARIO(S) O CONTRATISTA(S) QUE PODRÍAN ADELANTAR LA SUPERVISIÓN

Nombre: Martha Lucia Vanegas Castañeda Cargo: Profesional Especializado SPI

Revisó: Flor Mireya Murcia Gonzalez Profesional Especializado SPI ZULLY DAVID HOYOS Subdirectora de Proyección Institucional

1. descripciÓn y justificaciÓn de la necesidad que...

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