DOKUMEN DAN KEBIJAKANMANAJEMEN KOMUNIKASI DAN

INFORMASISTANDAR I S/D X

dr. Nico A. Lumenta, K.Nefro, MM, MHKesKomisi Akreditasi Rumah Sakit

Agustus 2015

WORKSHOP DOKUMEN KEBIJAKAN & PROSEDUR MKI, KPS, TKP DAN PPK SERTA SELF ASSESSMENT AKREDITASI RS DENGAN PROGRAM IT

Surabaya 21-22 Agustus 2015

PENDIDIKAN Fakultas Kedokteran

Univ Kristen Indonesia, 1970Konsultan Nefrologi Perhimpunan Nefrologi Indonesia, 1982Magister Manajemen Sekolah Tinggi Manajemen PPM Jakarta, 1994Magister Hukum Kesehatan Univ Katolik Soegijapranata Semarang, 2013

Lahir :Magelang5 Nov 1943

Ketua Bidang Lit Bang – Mutu – Man Risiko KARS th 2014-2018

Wakil Ketua Komite Keselamatan Pasien RS – Kem Kes th 2012-2015

Ketua Institut Keselamatan Pasien RS – PERSI (tahun 2005-2012 & th 2012-2015)

Advisory Council Asia Pacific, Joint Commission International, sejak 2009

Kelompok Staf Medis Penyakit Dalam – Ginjal Hipertensi RS Mediros, Jakarta, sejak 1996

JABATAN SAAT INI

Surveyor Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) sejak 1996

Konsilor KARS sejak 2012 PJ SubPokja Model Akreditasi Baru, Pokja

Penyempurnaan Akreditasi RS, DitJen Bina Yan Med, DepKes, 2010-2011

Direktur Ketua RS PGI Cikini Jakarta 1983-1993 Dekan Fak Kedokteran UKI 1998-2001 Sekretaris Jenderal PERSI Pusat 1988–1990,

1990–1993, 1993–1996 Kepala Bagian Ilmu Penyakit Dalam FK-UKI,

Jakarta, 1992 – 1995 Kepala Renal Unit (Unit Ginjal) RS.PGI Cikini,

1973 – 1981

PENGALAMAN KERJA & ORGANISASI

No Standar Elemen Penilaian

Komunikasi dengan Masyarakat/Komunitas1 MKI.1 4Komunikasi dengan Pasien dan Keluarga2 MKI.2 33 MKI.3 3

Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan/Praktisi

di dalam dan di luar RS4 MKI.4 55 MKI.5 36 MKI.6 47 MKI.7 38 MKI.8 7

Kepemimpinan dan Perencanaan9 MKI.9 4

10 MKI.10 411 MKI.11 512 MKI.12 313 MKI.13 514 MKI.14 4

No Standar Elemen Penilaian

15 MKI.15 216 MKI.16 217 MKI.17 318 MKI.18 4

Rekam Medis Pasien19 MKI.19 220 MKI.19.1 521 MKI.19.1.1 422 MKI.19.2 623 MKI.19.3 324 MKI.19.4 7

Kumpulan Data dan Informasi25 MKI.20 326 MKI.20.1 227 MKI.20.2 428 MKI.21 5

28 std 109 ep

BAB MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI (MKI)

• RS asuhan pasien : suatu upaya yang kompleks dan sangat tergantung pada komunikasi dari informasi.

• Komunikasi kepada dan dengan Komunitas, Pasien & Keluarganya, dan Professional kesehatan lainnya.

• Kegagalan dalam berkomunikasi merupakan salah satu akar masalah yg paling sering menyebabkan insiden keselamatan pasien.

• Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pelayanan, RS memerlukan informasi tentang science of care, pasien secara individual, pemberian asuhan, hasil asuhan dan kinerja RS.

• Seperti halnya SDM, material dan finansial, maka informasi juga merupakan suatu SD yg harus dikelola secara efektif oleh pimpinan RS.

• RS berupaya mendapatkan, mengelola dan menggunakan informasi untuk meningkatkan/memperbaiki hasil asuhan pasien, demikian pula kinerja invidivual maupun kinerja RS secara keseluruhan.

PENDAHULUAN

• RS harus meningkatkan kemampuan dalam : mengidentifikasi kebutuhan informasi; merancang suatu sistem manajemen informasi; mendefinisikan dan mendapatkan data dan informasi; menganalisis data dan mengolahnya menjadi informasi; mentransmisi/mengirim serta melaporkan data dan informasi; mengintegrasikan dan menggunakan informasi.

• Walaupun komputerisasi dan teknologi lainnya meningkatkan efisiensi, prinsip manajemen informasi yang baik tetap berlaku untuk semua metode, baik berbasis kertas maupun elektronik.

• Standar-standar ini dirancang menjadi kompatibel dengan sistem non-komputerisasi dan teknologi masa depan.

Adanya komunikasi dengan lingkungan setempat Adanya komunikasi dengan pasien dan keluarga Adanya komunikasi antar PPA Profesional Pemberi

Asuhan Adanya komunikasi antara RS dengan organisasi di

luar rumah sakit Kepemimpinan dan perencanaan Rekam medis pasien Pengumpulan data dan informasi

FOKUS AREA

Pertimbangan Umum Fokus Area

• Membuka pintu komunikasi adalah hal utama untuk meningkatkan keselamatan pasien

• Pertimbangan khusus tentang sistem manajemen informasi adalah prinsip kerahasiaan dan keamanan untuk pasien

• Rekam medis yang dengan format dan isi agar asuhan pasien bermutu, aman dan konsisten

• Memahami konsep pentingnya data & penggunaan data untuk meningkatkan kualitas & menjaga keselamatan pasien

Sistem Pelayanan Klinis

Asuhan Pasien / Patient Care

Quality & Safety

PASIEN

Standar ManajemenPMKP, PPI,TKP, MFK,KPS, MKI

Sasaran KP Sasaran

MDG’s

Std Yan Fokus Pasien

APK, HPK,AP, PP,

PAB, MPOPPK

Regulasi :• Kebijakan• Pedoman,• Panduan• SPO• Program Indikator :• Ind. Area Klinis• Ind Klinis• Ind SKP• Ind Upaya Manajemen

DokumenImplementasi

TataKelola RS & TataKelola Klinis dlm perspektif Std Akred 2012UU 44/2009 ttg RS, Peraturan

Per UU an lainnya

Sistem Manajemen

Sistem Kom

unikasi & Informasi Si

stem

Kom

unik

asi &

Info

rmas

iPCC

Sistem Pelayanan Klinis

Asuhan Pasien / Patient Care

Quality & Safety

PASIEN

GoodClinical

Governance

GoodHospital

Governance

GoodPatient

Care

• Good Patient Care Std Akreditasi RS 2012

• Good Hospital Governance & Good Clinical Governance ps 36 UU 44/2009

Sistem Kom

unikasi & Informasi Si

stem

Kom

unik

asi &

Info

rmas

i

Sistem Manajemen

STANDAR MKI 1 S/D/ MKI 10KEBIJAKAN – DOKUMEN – KEGIATAN

Ruang Lingkup MKI Komunikasi dengan Masyarakat / Komunitas

MKI 1 Komunikasi dengan Pasien dan Keluarga

MKI 2 – 3 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan/Praktisi

di dalam dan di luar RS MKI 4 – 8

Kepemimpinan dan Perencanaan MKI 9 – 18

Rekam Medis Pasien MKI 19 – 19.4

Kumpulan Data dan Informasi MKI 20 – 21

Standar MKI.1 : RS berkomunikasi dengan masyarakat untuk memfasilitasi akses ke pelayanan dan terhadap informasi tentang pemberian pelayanan kepada pasien.

Elemen Penilaian MKI.1 1. RS mengidentifikasi komunitas dan populasi yg dilayani (cakupan

pelayanan) 2. RS telah mengimplementasikan suatu strategi komunikasi dgn

populasi tsb.3. RS menyediakan informasi tentang jenis pelayanan, jam pelayanan

dan proses untuk mendapatkan pelayanan.4. RS menyediakan informasi tentang kualitas pelayanannya.

Komunikasi dengan Masyarakat/Komunitas

IDENTIFIKASI KOMUNITAS DAN POPULASI

STRATEGI KOMUNIKASI

MENYEDIAKAN INFORMASI

1.jenis pelayanan, 2.jam pelayanan 3.proses untuk

mendapatkan pelayanan4.kualitas pelayanannya.

Komisi Akreditasi Rumah Sakit

• PMK 004/2012 Tentang Petunjuk Teknis Promosi Kesehatan Rumah Sakit

• Rumah Sakit : Menentukan Komunitas dan Populasi Mengimplementasikan Strategi Komunikasi dgn

populasi Menyediakan Informasi Pelayanan dan Kualitas

Pelayanan• Kebijakan ttg Komunikasi kepada Pasien & Keluarga• Kebijakan Marketing, target “pasar” ( pinjam marketing

)• SPO Media Informasi ( Minta ke marketing)• Penetapan unit kerja yang mengelola edukasi dan

informasi/PKRS ( dr Deffy )

• Pedoman pengorganisasian dan pedoman pelayanan unit kerja tersebut/PKRS ( dr Deffy)

• RKA Rumah Sakit ( bu Lestari)• Program kerja unit kerja/PKRS ( Dr Deffy )• Dokumen Analisis pasar ( ika )• Papan Informasi pelayanan ( ada )• Web site RS ( ada ) • TV diarea publik, pasien ( ada )• Customer relation ( ika )• Brosur, Leaflet( Ika )• Call centre ( Ika )• Manajemen komplain ( ika )

Standar MKI.2 : RS memberikan informasi kepada pasien dan keluarga ttg jenis asuhan dan pelayanan , serta bagaimana akses untuk mendapatkan pelayanan.Elemen Penilaian MKI.21. Informasi untuk pasien dan keluarga tentang asuhan dan pelayanan

diberikan oleh RS. 2. Informasi untuk pasien dan keluarga tentang bagaimana akses

terhadap pelayanan diberikan oleh RS.3. Informasi tentang altenatif asuhan dan pelayanan lain diberikan

apabila RS tidak dapat menyediakan asuhan dan pelayanan yang dibutuhkan.

Rumah Sakit : Menyediakan informasi mengenai asuhan pasien dan fasilitas

pelayanan yang disediakan Menyediakan informasi mengenai cara mengakses pelayanan Menyediakan pelayanan alternatif bila pelayanan yg dibutuhkan

tidak tersedia Kebijakan Patient Centered Care

Komunikasi dengan Pasien & keluarga

Standar MKI.3 : Komunikasi dan pendidikan kepada pasien dan keluarga diberikan dalam format dan bahasa yang mudah dimengerti. Elemen Penilaian MKI.3 1. Komunikasi dan pendidikan (edukasi) pasien dan keluarga

menggunakan format yang mudah dipahami.2. Komunikasi dan pendidikan (edukasi) pasien dan keluarga diberikan

dalam bahasa yang dimengerti.3. Anggota keluarga, khususnya penerjemah anak, digunakan sebagai

penerjemah hanya sebagai upaya akhir.

• Kebijakan Pemberian Edukasi-Informasi kepada Pasien & Keluarga• SPO Pemberian Edukasi-Informasi kepada Pasien & Keluarga• SPO Media Informasi• Buku, Leaflet Jenis Pelayanan• Form Pemberian Edukasi-Informasi• Informed consent : 2 bagian Pemberian Info & Persetujuan

Standar MKI.4 : Komunikasi efektif di seluruh RS    

Elemen Penilaian MKI.41. Pimpinan menjamin proses pemberian informasi yang relevan secara

tepat dalam waktu yang tepat di seluruh RS. 2. Komunikasi efektif terlaksana antar program-program di dalam RS.3. Komunikasi efektif terlaksana dengan pihak luar RS. 4. Komunikaksi efektif terlaksana dengan pasien dan keluarga.5. Pimpinan mengkomunikasikan misi dan kebijakan penting, rencana,

tujuan dan sasaran RS kepada semua staf.

Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan/Praktisi

di dalam dan di luar RS

• Kebijakan : Visi, Misi, Nilai RS• Kebijakan Patient Centered Care• Kebijakan ttg Komunikasi Intern dan Ekstern RS• SPO tentang Pertemuan/Rapat, Pergantian

shift/”Operan”, Surat Edaran• Case Manager / Manajer Pelayanan Pasien

Panduan Pelaksanaan DPJP & Case Manager• Kegiatan :

Laporan Jaga/Pagi : Klinis, Manajemen Presentasi Kasus Komunikasi saat “Operan” Ronde Kasus, Ronde “Besar”, Ronde Kasus Sulit Ronde Eksekutif Keselamatan Pasien

Standar MKI.5 : Pimpinan menjamin bahwa ada komunikasi efektif dan koordinasi diantara individu dan departemen yang bertanggung jawab memberikan pelayanan klinik. Elemen Penilaian MKI. 51. Pimpinan menjamin komunikasi yang efektif dan efisien antara

departemen klinik dan non klinik, pelayanan dan anggota staf secara indvidu.

2. Pimpinan membantu mengembangkan komunikasi dalam memberikan pelayanan klinik.

3. Tersedia pengembangan saluran (channels) komunikasi reguler antara pemerintah dengan manajemen.

• Kebijakan ttg Komunikasi Intern dan Ekstern RS• SK Pembentukan Komite, Panitia, KSM : Komite Medis,

Komite Keperawatan, Komite Mutu, Komite/Tim Keselamatan Pasien RS dsb

• Tim Terpadu, Kelompok Kerja

Standar MKI. 6 : Informasi ttg pelayanan pasien dan respon terhadap pelayanan dikomunikasikan antara tenaga medis, tenaga keperawatan dan tenaga kesehatan lainnya selama bekerja dalam shift dan antara shift.

Elemen Penilaian MKI. 6 1. Tersedia suatu proses komunikasi informasi pasien diantara pemberi

asuhan berdasarkan pada proses yg sdg berjalan atau pada waktu penting ttt dlm proses pelayanan.

2. Informasi dikomunikasikan termasuk status kesehatan pasien 3. Informasi dikomunikasikan termasuk ringkasan pelayanan yang telah

diberikan.4. Informasi dikomunikasikan termasuk perkembangan pasien.

(Profesional Pemberi Asuhan = PPA)

Pasien,Keluarga

Perawat/Bidan Apoteker

NurisionisDietisien

PsikologiKlinis

DPJP

Lainnya

KARS Dr.Nico Lumenta

Profesional Pemberi Asuhan

TerapisFisik

Teknisi MedisPenata Anestesi

PPATugas Mandiri,

Tugas Kolaboratif,Tugas Delegatif

Edisi 1 April 2015

1. Profesional Pemberi Asuhan sebagai Tim Interdisiplin/Klinis

2. Kolaborasi Interprofesional, dan Kompetensinya. Kontribusi profesinya yg setara dlm fungsi profesinya

3. Kompetensi masing2 PPA memadai4. DPJP sebagai Clinical Leader, sbg “motor”

Integrasi asuhan pasien5. @ Tugas Mandiri, Tugas Kolaboratif, Tugas

Delegatif6. Asuhan pasien dgn pola IAR7. Rekam Medis : CPPT Catatan

Perkembangan Pasien Terintegrasi8. PCC juga dgn BPIS : Bila Pasien Itu Saya

PPA

KARS Dr.Nico Lumenta

D P J P adalah Ketua Tim PPA / Interdisiplin / Klinis

Clinical Leader Fungsi DPJP sebagai Clinical Leader :

1. Merencanakan/mengarahkan kerangka pokok asuhan2. Koordinasi asuhan pasien – individual PPA3. Kolaborasi semua PPA terkait4. Sintesis semua IAR terkait5. Interpretasi asesmen6. Review rencana semua PPA lainnya, buat catatan/notasi di

CPPT, sehingga terlaksana asuhan pasien terintegrasi serta kontinuitas asuhannya memenuhi kebutuhan pasiennya.

7. Verifikasi telah melakukan review, paraf.8. Komunikasi dengan Case Manager agar terjaga kontinuitas

pelayanan pasien memenuhi kebutuhan pasiennya

NB. Terkait Std AP 4, AP 4.1, PP 2, PP 2.1.

35

DJPJGambaran kegiatan Clinical Leader,

sbg “motor” integrasi asuhan

1. Kegiatan terkait kolom Verifikasi DPJP integrasi asuhan, kolaborasi interprofesional

2. Secara rutin DPJP membaca semua info dari semua PPA, terkait asesmen, pelaksanaan pelayanan, perkembangan pasien dalam CPPT, juga dari form lain a.l. “Nurse’s note”, form gizi dsb.

3. Melakukan review, interpretasi, sintesis dari rencana dan pelaksanaannya, menyusun skala prioritas (Std AP 4, 4.1., PP 2)

4. Memberi catatan / notasi pd CPPT utk a.l. perhatian, koreksi, arahan, instruksi dsb sebagai wujud integrasi (Std PP 2.1. EP 5)

5. Atau cukup memberi paraf (= verifikasi) pada setiap lembar CPPT, bila asuhan sudah sesuai dgn rencana & pencapaian sasaran, paraf pd pojok kanan bawah tiap lembar CPPT

36

Tgl, JamProfesional

Pemberi Asuhan

HASIL ASESMEN PASIEN DAN PEMBERIAN PELAYANAN

(Tulis dengan format SOAP/ADIME, disertai Sasaran. Tulis Nama, beri Paraf pada akhir catatan)

Instruksi PPATermasuk Pasca

Bedah(Instruksi ditulis

dgn rinci dan jelas)

VERIFIKASI DPJP

(Tulis Nama, beri Paraf, Tgl, Jam)

(DPJP harus membaca/merevi

ew seluruh Rencana Asuhan)

2/2/2015Jm 8.00 2/2/2015Jm 8.30

Perawat Dokter

S : Nyeri akut lutut kiri sejak 1-2 jamO : skala nyeri VAS : 7TD 165/90, N 115/m, Frek Nafas : 30/mA : Nyeri akut arthritis gout P : Mengatasi nyeri dalam 2 jam dgn target VAS <4

Paraf.. S : Nyeri lutut kiri akut sejak pagiO : Lutut kiri agak merah, nyeri tekan, skala NRS 7-8, hangat pd palpasi.A : Gouty Arthritis - flare Genu SinistraP : inj steroid xx mg , tab colchicine 2 X 0,6 mg/hari.

Paraf …

Dst….

• Monitoring nyeri tiap 30’

• Lapor DPJP• Kolaborasi

pemberian anti inlamasi & analgesic

*Lapor 2 jam lagi skala nyeri *Foto Ro Lutut hari ini bila nyeri mereda/toleransi cukup

CATATAN PERKEMBANGAN PASIEN TERINTEGRASI

DPJPClinical LeaderIntegrasi -asuhan

PPAAsuhan PasienSOAP

• Kebijakan dan Prosedur Asuhan Pasien Terintegrasi (AP 4, PP 2)

• Form Transfer intra RS• Komunikasi Pergantian Shift / “Operan”• Form Pemberian Edukasi-Informasi• Form Discharge Planning• Form Gizi Lanjutan Terintegrasi• Form Resume Pasien Pulang• Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi• Form Resume Rawat Jalan / Summary List• Pedoman Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien• SPO Pemberian Hasil Asuhan termasuk KTD

Asuhan Pasien Terintegrasi6 Elemen

A. PPA sbg Tim Interdisiplin dan DPJP sebagai Clinical Leader

B. Asuhan Gizi TerintegrasiC. Integrated Clinical PathwayD. Integrated Discharge PlanningE. Case Manager / Manajer

Pelayanan PasienF. Keterlibatan Pasien – Keluarga

Integrasi asuhan Kolaborasi video

Standar MKI. 7 : Berkas rekam medis pasien tersedia bagi pemberi asuhan utk memfasilitasi komunikasi informasi penting.

 Elemen Penilaian MKI. 71. Ditetapkan kebijakan (policy) siapa pemberi pelayanan yang

mempunyai akses pada berkas rekam medis.2. Berkas rekam medis tersedia bagi semua pemberi pelayanan yg

membutuhkannya utk pelayanan pasien.3. Data berkas rekam medis di perbaharui (up date) untuk menjamin

komunikasi dengan informasi mutakhir.

• Kebijakan hak akses bagi PPA (Profesional Pemberi Asuhan)

• Form Asesmen Awal• Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi• Form Integrated Clinical Pathway• “Nurses note” / Catatan Tindakan Keperawatan,

Form Pengawasan khusus• Form Transfer intra RS• Komunikasi Pergantian Shift / “Operan”• Form Pemberian Edukasi-Informasi• Form Discharge Planning• Form Gizi Lanjutan Terintegrasi• Form Resume Pasien Pulang• Form Resume Rawat Jalan / Summary List

Standar MKI. 8 : Informasi yg berkaitan dengan pelayanan pasien ditransfer bersama dengan pasien.

Elemen Penilaian MKI. 81. Berkas rekam medis atau resume/ringkasan informasi pelayanan pasien

ditransfer bersama pasien ke unit pelayanan lain di dalam RS.2. Resume/ringkasan berisi alasan masuk rawat inap3. Resume/ringkasan berisi temuan yang signifikan4. Resume/ringkasan berisi diagnosis yang telah ditegakkan ( dibuat)5. Resume/ringkasan berisi tindakan yang telah diberikan6. Resume/ringkasan berisi obat- obatan atau pengobatan lainnya.7. Resume/ringkasan berisi kondisi pasien saat dipindah ( transfer) • SPO Rujukan, Transfer • Form Rujukan (APK 4.2.)• Form Resume Pasien Pulang (APK 3.2.1.), Form

“Pesanan Pulang”• Form Resume Rawat Jalan / Summary List• Form Monitoring Pasien di Ambulans• Transfer intra & ekstra RS

Standar MKI. 9 : RS merencanakan dan merancang proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi baik internal dan maupun eksternalElemen Penilaian MKI. 91. Proses perencanaan kebutuhan informasi memperhatikan pemberi

pelayanan klinik. 2. Proses perencanaan kebutuhan informasi memperhatikan pengelola RS3. Proses perencanaan kebutuhan informasi memperhatikan persyaratan

individu dan agen pihak luar RS4. Perencanaan disesuaikan dengan besar dan kompleksitas RS Perencanaan RS untuk merancang proses manajemen informasi menggabungkan masukan dari berbagai sumber, termasuk :

Para praktisi kesehatan Para pimpinan dan manajer RS Pihak luar rumah sakit yang membutuhkan data atau informasi tentang

operasional dan pelayanan RS

Kepemimpinan dan Perencanaan

Standar MKI. 10 : Kerahasiaan dan privasi informasi dijaga

Elemen Penilaian MKI. 101. Ada kebijakan tertulis mengenai privasi dan kerahasiaan informasi

berdasarkan peraturan dan perUUan yang berlaku.2. RS mempunyai kebijakan yang mengindikasikan bahwa pasien

mempunyai hak akses terhadap informasi kesehatan mereka dan proses ijin untuk mendapatkan informasi tsb

3. Kebijakan tersebut dilaksanakan.4. Kepatuhan terhadap kebijakan dimonitor.

• Kebijakan Privasi dan Kerahasiaan Informasi• SPO terkait : Hak Akses Rekam Medis, Komunikasi dgn

Pasien-Keluarga (yang tepat)• SPO Monev – Tindak Lanjut kepatuhan pelaksanaan

kebijakan• Data kegiatan Riset

Dr. Nico A. Lumenta, K.Nefro, MM, MHKesKomisi Akreditasi Rumah Sakit

Terima kasih