1 gestão em unidades de informação: introdução
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CONTEÚDO 1MATERIAL ELABORADO PELAS PROFAS. ROSANE BEATRIZ A. BORGES E LETÍCIA STREHL
Disciplina Gestão de Recursos em Sistemas de Informação – Profa. Letícia Strehl
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Sumário
Apresentação da disciplina e de seus conteúdos
Conceitos introdutórios de administração e de seus processos
Concepções e conceitos de gestão de recursos humanos
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Apresentação da disciplina e de seus conteúdos
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Disciplinas de gestão - Biblioteconomia
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TGA – diferentes formas de conceber esses processos
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Processos de administração
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Funções em unidades de informação
Maciel, A. C.; Mendonça, M. A. R. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2000
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Ênfase da nossa disciplina (BIB03017): administração dos RECURSOS
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Esquema de relacionamento entre funções unidades e sistemas de informação, processos gerenciais e recursos
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Problema!
Vocês conhecem os processos, técnicas e
atividades relacionadas com essas funções?
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Dilema!
Falar de recursos sem saber das funções em unidades e sistemas de informação
Falar das funções sem saber de recursos
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Só nós enfrentamos esse problema?
Todos (ou quase todos) os administradores são formados sem saber exatamente o que irão gerenciar
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Plano de ensino: sumula e objetivos
Sumula: administração de recursos humanos, financeiros e materiais
em sistemas de informação Objetivos:
proporcionar conhecimentos básicos sobre processos de administração para gestão dos recursos existentes nas diferentes organizações;
introduzir os alunos no estudo da Administração de recursos, mostrando a aplicação e suas funções básicas às Ciências da Informação;
apresentar as novas tendências gerenciais e perfis dos profissionais;
desenvolver nos alunos suficiente juízo crítico para permitir melhores opções futuras quanto à abordagem mais adequada ao tratamento de problemas administrativos.
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Plano de ensino: competências
Compreensão do processos de administração aplicados à gestão de recursos em sistemas de informação;
Capacidade de elaborar, discutir e propor questões sobre os conteúdos tratados na disciplina.
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Plano de ensino:enumeração dos conteúdos
Conteúdo 1 – Apresentação da disciplina e de seus conteúdos; conceitos introdutórios de administração e de seus processos; concepções e conceitos de gestão de pessoas.
Conteúdo 2 – Processo de planejar: revisão de aspectos fundamentais.
Conteúdo 3 – Processo de organizar: estrutura organizacional; projeto de trabalho; administração de recursos financeiros e materiais.
Conteúdo 4 – Processo de dirigir: motivação; liderança; comunicação.
Conteúdo 5 – Processo de controlar
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Plano de ensino: mapa dos conteúdos
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Plano de ensino: cronograma
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Plano de ensino: experiências de aprendizagem
Compreender os assuntos tratados em aula por intermédio de leituras, discussões, exercícios e elaboração de trabalhos.
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Plano de ensino : Procedimentos de avaliação: participação nos trabalhos e em aula Participação em aula e entrega das
atividades solicitadas em relação às leituras Análise dos conceitos tratados aplicados à
realidade de unidades de informação Proposta de questões para discussão
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- Organizem-se em grupos de até quatro pessoas- Escolham uma unidade de informação que será objeto do trabalho. O trabalho se constituíra nas seguintes
partes:
1 Identificação da unidade da informação1.1 Missão da organização1.2 Objetivos1.3 Setor de atuação e características gerais da comunidade atendida1.4 Produtos e serviços que a unidade de informação oferece para realizar a missão2 Projeto organizacional
2.1 Enumeração das atividades desenvolvidasObservação: elaborar um fluxograma para uma das atividades2.2 Combinação das tarefas por setor (departamentalização)Observação: elaborar um organograma funcional2.3 Descrição dos mecanismos de coordenação de atividades realizadas em diferentes setores2.4 Identificação dos mecanismos de monitoração de desempenho3 Projeto de trabalhoEscolha um funcionário e descreva todas as suas atividades no setor, bem como seu perfil em termos de
habilidades e qualificações. Posteriormente, caracterize as atividades realizadas por este mesmo funcionário
4 Instrumentos de avaliação de desempenho
Descreva possíveis instrumentos de que possam ser utilizados para avaliar o desempenho da unidade de informação
Plano de ensino : Procedimentos de avaliação: trabalho final (orientações no Moodle)
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Pontos fundamentais da disciplina
Solução: convergência Problema: divergência
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Perguntas para a análise dos recursos existentes
Quais são os recursos necessários para o funcionamento de uma determinada unidade/sistema de informação?
OU A quantidade de recursos existentes é
compatível com o volume de atividades realizadas pela organização?
A qualidade dos recursos disponíveis possibilita que os produtos e serviços satisfaçam as necessidades da comunidade a ser atendida ?
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A luz e a sombra das organizações
Aspectos analisados
mais exaustivament
e durante o semestre
Aspectos que os alunos
desenvolveram no trabalho
final
MOSCOVICI, F. Renascença organizacional. Rio de Janeiro: J. Olympio, 1995.
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Conceitos introdutórios de administração e de seus processos
CONTEÚDO 1
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Organizações
O que é uma Organização? Coordenação racional das atividades de
algumas pessoas que procuram chegar a algum objetivo comum e explícito
Ações organizacionais idealmente orientadas para a solução de problemas
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Definições de Administração
“É o ato de trabalhar com e através das pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros” (MONTANA, 1999)
“Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz”. (CHIAVENATO, 1999)
“A administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais previamente estabelecidos” (STONER, 1994)
Ênfase nos aspectos humanos
Ênfase na competênci
a e desempenh
oÊnfase
integrada nos
resultados e recursos como um todo (não somente
humanos)
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Definição holística de administração para a disciplina
“A administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos previamente estabelecidos, tanto da organização quanto de seus membros, de maneira eficiente e eficaz” (STONER, 1994; MONTANA, 1999; CHIAVENATO, 1999)
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Conceitos inerentes à competência e desempenho da administração
Mesmo prefixo mas significados bem distintos
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Eficiência e Eficácia: definições
Virtude de produzir determinado efeito
Segurança de um bom resultado
Fazer a coisa certa Relaciona-se com os
resultados: um sistema de informação é eficaz quando fornece aos usuários a informação de que necessitam, com a rapidez e precisão desejadas FIM
Característica de quem ou do que cumpre as suas obrigações e funções quanto a normas e padrões
Os resultados obtidos estão à altura dos recursos disponíveis
Fazer certo as coisas Relaciona-se ao processo: um
sistema de informação é eficiente quando seus procedimentos são corretos MEIOS
Eficácia Eficiência
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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Eficiência e Eficácia: comparação
Fazer as coisas necessárias; Preocupar-se com os fins; Enfatizar objetivos e
resultados; Atingir alvos e objetivos; Saber e conhecer; Ganhar a partida de
futebol; Ganhar a guerra; Agregar valor e riqueza à
organização.
Fazer corretamente e bem as coisas;
Preocupar-se com os meios;
Enfatizar métodos e procedimentos;
Cumprir os regulamentos internos;
Treinar e aprender; Saber batalhar; Ser pontual no trabalho.
EFICÁCIA EFICIÊNCIA
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Reflexão sobre competência e desempenho da administração
Reavalie seus métodos. Descubra um jeito melhor de fazer as
coisas. Isto poderá gerar economia de tempo,
material, equipamento e poderá traduzir-se em um diferencial em sua carreira ou empresa.
Faça certo e da maneira certa. Não fique preso somente ao fazer, mas fazer da melhor maneira possível.
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O Administrador
Responsável pelo desempenho de uma ou mais pessoas.
Obtém resultados através de sua organização e das pessoas com quem trabalha.
Pessoas: funcionários, trabalhadores, colaboradores, parceiros, empreendedores internos.
Responsabilidade básica: ajudar a organização a atingir elevado desempenho através das pessoas e da utilização dos recursos organizacionais.
Dá a direção e rumo da organização.
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Perfil do Administrador
Formação humanística e visão global que o habilite a compreender os meios social, econômico, político e cultural onde está inserido e a tomar decisão em um mundo diversificado e interdependente.
Formação técnica e científica para atuar na administração das organizações, além de desenvolver atividades específicas da prática profissional.
Internalização de valores e de responsabilidade social, justiça e ética profissional.
Competência para empreender ações, analisando criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas transformações.
Compreensão da necessidade do contínuo aperfeiçoamento profissional e do desenvolvimento da autoconfiança.
Atuação de forma interdisciplinar.
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Administradores e trabalhadores: Ontem X Hoje
PASSADO DO TERCEIRO MILÊNIO
Aprendiam quando alguém lhes ensinava
Procuram deliberadamente aprender
Achavam que o aprendizado ocorria principalmente na sala de aula
Reconhecem o poder do aprendizado decorrente da experiência de trabalho
Responsabilizavam o chefe pela carreira
Sentem-se responsáveis pela sua própria carreira
Não eram considerados responsáveis pelo próprio desenvolvimento
Assumem a responsabilidade pelo seu próprio desenvolvimento
Acreditavam que sua educação estava completa ou só precisava de pequenas reciclagens
Encaram a educação como uma atividade permanente para a vida toda
Não percebiam a ligação entre o que aprendiam e os resultados profissionais
Percebem como o aprendizado afeta os negócios
Deixavam o aprendizado a cargo da instituição
Decidem intencionalmente o que aprender
Fonte: Wick & León (1997)
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Papéis do administrador de Mintzberg
Papel: padrão de comportamento que se espera de alguém dentro de uma unidade funcional (ou setor da organização). Assim, os papéis são inerentes às funções
Os papéis são divididos em três categorias: Interpessoal Informacional decisório.
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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Papéis do administrador de Mintzberg (cont.)
Papel Descrição
Interpessoais Representam as relações com outras pessoas e estão relacionados com habilidades humanas. Interação do administrador com as pessoas e a influência em relação aos subordinados.
Informacionais Descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Mostra como o administrador processa e troca a informação.
Decisórios Envolvem todos os eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção. Requer tanto habilidades humanas quanto conceituais. Mostra que o administrador utiliza a informação para tomar decisões.
CHIAVENATO
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O profissional da informação como administrador
“(...) o processo de administração de uma biblioteca no contexto mutuante e economicamente instável exige do bibliotecário conhecimentos e habilidades diversas.” (p. 41)
“(...) a nenhum profissional bibliotecário, atuando em qualquer nível da organização, é permitido ignorar as questões e os problemas de ordem gerencial.” (p. 42)
MACIEL, A. C.; MENDONÇA, M. A. R. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2000.
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40Processos de administração
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Processos de administração
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Revendo nossa definição holística de administração para a disciplina
“A administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos previamente estabelecidos, tanto da organização quanto de seus membros, de maneira eficiente e eficaz” (STONER, 1994; MONTANA, 1999; CHIAVENATO, 1999)
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Processos de administração 1 : Planejar
"(...) significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los."
Os planos dão as linhas mestras pelas quais: a organização obtém e aplica os recursos necessários ao
alcance de seus objetivos; os membros da organização realizam atividades
consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos;
o resultado e o desempenho é monitorado e medido, de modo que possam ser feitos os devidos ajustes para o alcance dos objetivos pretendidos.
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
(1)Planejar
(2)Organiza
r
(4)Controla
r
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Processos de administração 2 : Organizar
É o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização de modo que eles possam alcançar os objetivos da mesma.
Os administradores devem adequar a estrutura da organização aos seus objetivos e recursos, um processo chamado de projeto organizacional.
Organizar uma linha de produção de roupas é diferente de organizar uma equipe de desenvolvimento de software. A organização do trabalho deverá corresponder às peculiaridades específicas dos objetivos e das características de trabalho.
A organização pode ser entendida como uma correlação de deveres ou funções para a consecução de objetivos específicos.
(2)Organiza
r
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.LUPORINI, Carlos Eduardo M. Sistemas Administrativos: uma moderna abordagem de O&M. São Paulo: Atlas, 1985.
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Processos de administração 3: Dirigir
Processo de guiar as atividades dos membros da organização em função dos rumos desejados
Interpretar os planos organizacionais para as pessoas e proporcionar a orientação necessária sobre executá-los e garantir o alcance dos objetivos
CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
(3)Dirigir
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Processos de administração 4:Controlar (ou Avaliar)
Significa que o administrador deve se certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em direção aos objetivos estabelecidos.
(4)Controla
r
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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Processos de administração 4:Controlar (cont.)
O processos de controle é constituído dos seguintes elementos: estabelecer padrões de desempenho; medir o desempenho atual; comparar esse desempenho com os padrões
estabelecidos caso sejam detectados desvios, executar ações
corretivas. O controle possibilita os meios para que o
administrar se mantenha no caminho escolhido.
(4)Controla
r
STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
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A integração dos processos de administração às atividades UI
Os processos de administração devem estar presentes no desenvolvimento de TODAS as atividades de uma unidade de informação!
Todavia, muitos profissionais, envolvidos nas tarefas de rotina, executam procedimentos de forma desordenada, com base naquilo que consideram as necessidades mais prementes, e os processos de administração parecem constituir uma simples peça teórica na formação dos profissionais de informação.
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Diagnóstico dos processos BÁSICOS de administração de uma UI As atividades e os recursos da UI se
desenvolvem de modo planejado? As atividades são realizadas de forma
organizada de acordo com políticas e planos claramente definidos?
A equipe de trabalho realiza suas atividades de forma compatível com as competências identificadas e claramente definidas pela administração da UI?
O desempenho da UI é acompanhado e medido pelo administrador e equipe de trabalho?
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Concepções e conceitos de gestão de recursos humanos
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Diferentes denominações e suas conotações
Administração de Recursos Humanos (ARH) Administração Estratégica de Recursos Humanos (AERH) Gestão de Pessoas (GP)
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Fases evolutivas da gestão de pessoal - características das fases, segundo Tosen
CONTÁBIL (antes de 1930)
Trabalhadores eram vistos como vendedores da sua força de trabalho.
LEGAL (de 1930 a 1950)
Surge a CLT e trabalhadores possuem lei própria.
TECNICISTA (de 1950 a 1965)
RH passa a ter Status de gerência, operacionalizando serviços como: treinamento e seleção, cargos e salários, higiene e segurança do trabalho, benefícios, outros.
ADMINISTRATIVA(de 1965 a 1985)
Cargo passa a ser RECURSOS HUMANOS (fase sindicalista)
ESTRATÉGICA(1985 à atual)
Introdução dos primeiros programas de planejamento estratégico de RH, atrelados ao planejamento estratégico das organizações. Passa ao nível de diretoria.
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53Administração de Recursos Humanos (ARH)
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Administração de Recursos Humanos
As pessoas dependem do seu trabalho para a sua realização pessoal e profissional e a organização depende direta e irremediavelmente das pessoas para poder operar, produzir seus bens e serviços e atender seus clientes.
Relação de MÚTUA dependência
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Estilos de administração e concepção de homem: tradicional (1) Paradigma burocrático-mecanicista: ênfase
nas tarefas e na estrutura. Organização percebida como “máquina”. Administração rígida e autocrática. As pessoas são preguiçosas por natureza e
são motivadas exclusivamente por recompensas materiais.
As pessoas não querem responsabilidades e preferem ser dirigidas e dependentes.
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Estilos de administração e concepção de homem: tradicional (2) Por sua natureza intrínseca, o ser
humano é resistente à mudança. As atividades devem ser padronizadas e
as pessoas devem ser persuadidas, controladas, recompensadas e coagidas para cumprir seu papel.
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Estilos de administração e concepção de homem: flexível (1)
A preocupação desloca-se da estrutura para os processos, bem como para as dinâmicas organizacionais.
Estilo aberto, flexível e participativo, que dá oportunidades de crescimento individual.
Descentralização e participação nas decisões Delegação de responsabilidades. Enriquecimento do cargo, substituindo a
especialização estrita pela ampliação de tarefas e responsabilidades.
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Estilos de administração e concepção de homem: flexível (2)
O trabalho pode ser um fonte de prazer para o ser humano
O homem tem motivação, potencial de desenvolvimento e capacidade de assumir responsabilidades;
As experiências negativas podem causar falta de ambição, fuga à responsabilidade e preocupação excessiva com segurança
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Estilos de administração e concepção de homem: flexível (3)
A criatividade é uma fonte de solução para os problemas organizacionais
As pessoas podem atingir objetivos pessoais ao mesmo tempo que perseguem os objetivos organizacionais.
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60
Principal vantagem competitiva das organizações
Por muito tempo pensou-se que o maior obstáculo ao desenvolvimento fosse o capital e não a força de trabalho.
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São as pessoas que:
Produzem Vendem Servem ao cliente Tomam decisões Lideram Motivam Comunicam Supervisionam Gerenciam Geram e fortalecem a inovação
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62Administração Estratégica de Recursos Humanos
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Administração Estratégica de Recursos Humanos (AERH)
Entende-se AERH a gestão que privilegia como objetivo fundamental a: otimização dos resultados finais da
empresa qualidade dos talentos que a compõem.
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Motivos da transformação de ARH para AERH (1)
Globalização dos mercados Internacionalização da economia Competitividade das empresas
multinacionais A revolução da Qualidade Total Forma de vida virtual no século XXI Maior velocidade e quantidade de
informações
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Pessoas: recursos ou parceiros?
Pessoas como recursos Pessoas como parceirosEmpregados isolados nos cargos Colaboradores agrupados em equipes
Horário rigidamente estabelecido Metas negociadas e compartilhadas
Preocupação com normas, regras Preocupação com resultados
Subordinação ao chefe Atendimento e satisfação do cliente
Fidelidade à organização Vinculação à missão e à visão
Dependência da chefia Interdependência entre colegas, equipes
Alienação em relação à organização Participação e comprometimento
Ênfase na especialização Ênfase na ética e na responsabilidade
Executores de tarefas Fornecedores de atividades
Ênfase nas destrezas manuais Ênfase no conhecimento
Mão-de-obra Inteligência e talento
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66 Gestão de Pessoas
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Gestão de Pessoas
Organizações são conjuntos de pessoas e para as pessoas
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3 aspectos fundamentais para a Gestão de Pessoas
As pessoas são vistas como: seres humanos, possuem personalidade própria,
são diferentes entre si, têm histórias de vida e habilidades diferentes.
elementos impulsionadores da organização, capazes de dotá-la de inteligência. São elas que fazem com que a empresa mude, concorra, dinamize sua estrutura e contexto.
parceiros da organização: investem seus esforços, talentos, dedicação, responsabilidade e comprometimento na expectativa de receber retorno (profissional, financeiro e pessoal).
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Ter atenção
com
•Problemas•Preocupações•Necessidades
dos colaboradores
Atividades Principais:
• ouvir• responder• encontrar maneiras de dotar os colaboradores
com os recursos que atendam a suas demandas variáveis
• ajudar a manter o contrato psicológico entre os colaboradores e a empresa
Administração da contribuição dos trabalhadores
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Paradoxos inerentes aos múltiplos papéis do gestor de pessoas
Parceiro estratégico versus defensor dos Funcionários
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Novas práticas em recursos humanos
Qualidade de vida no trabalho Educação corporativa Responsabilidade sócio-ambiental Espiritualidade nas organizações Diversidade Remuneração por competências e
habilidades Organizações que aprendem
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Referências
CHIAVENATO, I. Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 1994. ______. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos
humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999. COSTA, S. Tendências em Recursos Humanos. Disponível em:
www.fadepe.com.br/restrito/conteudo_pos/8_gestaopessoas_tendencias_recursos_humanos.ppt. Acesso em: abr. 2008.
RIBEIRO, A. L. Gestão de Pessoas. São Paulo: Saraiva, 2006. VASCONCELOS, O. Recursos Humanos. Disponível em:
www.sobral.ce.gov.br/sec/d_eco/telecentro/downloads/rh.ppt. Acesso em: abr. 2008.
VIEIRA, E. Recursos Humanos: uma abordagem interativa. SãoPaulo: CEDAS, 1994.