1 gestión de proyectos con la nueva iso 21500 pm

Gestión de Proyectos con ISO 21500 Project Management Conferencias y seminarios

José María Núñez Araque, ICCyP, PMP®, CEO de AGIPCI Consultores, www.agipci.com, [email protected], Tfno.: 670 75 7028



SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT SYSTEM)

Estándares o normas de Gestión/Dirección de Project (Project Management) • Los conocimientos sobre la Gestión de Proyectos (Project Management) se han ido

agrupando en estándares o normas, en base a recoger las «buenas prácticas», reconocidas de manera generalizada, porque su aplicación de forma consistente ha demostrado su influencia en la MEJORA DE LOS RESULTADOS de los Proyectos.

• Dentro de los estándares más reconocidos en la Gestión de Proyectos (Project Management), se pueden citar: – El PMBoK® Guide, Fourth Edition (A Guide to the Project Management Body of

Knowledge) de PMI® (Project Management Institute), que es Norma ANSI. – PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments, que en español es: Proyectos en

Entornos Controlados) de la OGC (Office of Government Commerce). – ICB 3.0 (IPMA Competence Baseline 3.0) de IPMA (International Project

Management Association) – ISO 21500 (Project Management – Guide to Project Management) de ISO

(International Organization for Standardization): NORMA aprobada en septiembre de 2012. Constituye el estándar o norma internacional de referencia sobre G/DP (PM) y aunque en su elaboración se han considerado todos los estándares anteriores, se puede decir que su estructura coincide en más del 90% con el Capítulo 3 del PMBoK del PMI.

Estándares o normas: El PMI ®, la Guía PMBoK ® y la certificación PMP ®

• El Project Management Institute (PMI)®es una de las mayores asociaciones de membresía profesional del mundo, con más de medio millón de miembros y personas certificadas en más de 185 países. Es una organización sin fines de lucro que promueve la profesión de gestión de proyectos a través de estándares mundialmente reconocidos y certificados, las comunidades de colaboración, un extenso programa de investigación y oportunidades de desarrollo profesional.

• PMBoK® Fourth Edition 2008. Referencia básica reconocida internacionalmente por el American National Standard Institute (ANSI) para la profesión de Gestión de Proyecto. La guía describe el conocimiento y las técnicas universalmente aceptadas y necesarias para completar con éxito cualquier Proyecto.

• La certificación como Project Management Professional (PMP)® del Project Management Institute (PMI)®, está reconocida internacionalmente como un estándar para acreditar el conocimiento y experiencia de los profesionales en los principios, metodologías y técnicas de Gestión/Dirección de Proyectos.

• Otras certificaciones de PMI son: - Asociado Certificado en Gestión de Proyectos (CAPM)

®

- Programa de Gestión Profesional (PgMP) ®

- PMI Agile Certificado Profesional (PMI-ACP) SM

- PMI de Gestión de Riesgos Profesionales (PMI-RMP) ®

- PMI Scheduling Professional (PMI-SP)



Estándares o normas: PRINCE 2

• PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency: Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones) después renombrada como la OGC (Office of Government Commerce: Oficina Gubernamental de Comercio).

• La versión más reciente de PRINCE2 fue publicada 2009 por la OGC, y es un estándar de facto ampliamente usado por el gobierno del Reino Unido y muy reconocido y utilizado en el sector privado británico.

• La estructura del método PRINCE2 está organizada principalmente en tres partes: componentes (8), procesos(8 y 45 subprocesos) y técnicas(3). Los componentes son áreas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto cuando corresponda, los componentes son implementados mediante los procesos, que son los elementos que explican qué debe ocurrir y cuándo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las técnicas ofrecidas son métodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable.

• La APM (Association for Project Management, en español: Asociación para la Administración de Proyectos), es la responsable de velar por las certificaciones de PRINCE2 que son: PRINCE2 Foundation y PRINCE2 Practitioner

Estándares o normas: IPMA

• IPMA se funda en 1965 como una federación de asociaciones nacionales de Project Management, representando a mas de 55 asociaciones de todos los continentes.

• ICB 3.0 (IPMA Competence Baseline 3.0) de IPMA representa la integración de todos los elementos de la gestión de proyectos como se han visto a través de los ojos del Jefe de Proyecto en la evaluación de una situación específica. Consta de 46 elementos de competencia que cubren:

o las técnicas de gestión de proyectos (20) o el comportamiento profesional del personal de gestión de proyectos (15) o las relaciones con el contexto del proyecto (11)

o Los niveles de certificación de profesionales son: o IPMA Nivel-A ® (Certified Director de Proyectos) o IPMA Nivel-B ® (Administrador Certificado de Programa o Administrador

Certificado de Proyecto Senior) o IPMA Nivel-C ® (Administrador Certificado de Proyecto) o IPMA Nivel-D ® (Project Management Certified Associate)



Estándares o normas: ISO <Presentación 1> ¿Quién es ISO (International Organization for Standardization)?

• La historia ISO (Organización Internacional de Normalización) comenzó en 1946, cuando delegados de 25 países se reunieron en el Instituto de Ingenieros Civiles de Londres y decidieron crear una nueva organización internacional "para facilitar la coordinación internacional y la unificación de las normas industriales. En febrero de 1947, la nueva organización, ISO, comenzó oficialmente sus operaciones.

• Desde entonces, se han publicado más de 19.000 normas internacionales que abarcan casi todos los aspectos de la tecnología y la fabricación. Actualmente, ISO cuenta con miembros de 164 países y 3.335 organismos técnicos para cuidar de elaboración de normas.

¿Cómo se desarrollan las normas ISO?

• Los estándares ISO son desarrollados por las personas que los necesitan, a través de un proceso de consenso. Expertos de todo el mundo desarrollan los estándares ISO que son requeridos por su sector. Esto hace que en ellos se refleja un gran conocimiento y experiencia internacional. <Comités Técnicos (TC), Comités Espejo Nacionales (CMN) y Grupos de Trabajo (GT)>

¿Qué es una norma?

• Una norma es un documento que establece los requisitos, especificaciones, directrices o características que se pueden usar de manera constante para garantizar que los materiales, productos, procesos y servicios sean adecuados para su propósito.

Estándares o normas: ISO <Presentación 2> ¿Cuáles son los beneficios de las Normas Internacionales ISO?

• Las Normas Internacionales ISO garantizan que los productos y servicios sean seguros, fiables y de buena calidad.

¿Qué aportan las normas ISO a los negocios ?

• Las Normas internacionales ISO son herramientas estratégicas y directrices para ayudar a las empresas hacer frente a algunos de los retos más exigentes de los negocios modernos. Se aseguran de que las operaciones comerciales sean lo más eficientes posibles, de aumentar la productividad y ayudan a las empresas acceder a nuevos mercados.

• Los beneficios incluyen: – Ahorro de costes - Las normas internacionales ayudan a optimizar las

operaciones y por lo tanto mejorar la línea de negocio. – Mayor satisfacción del cliente - Las normas Internacionales ayudan a mejorar

la calidad, aumentar la satisfacción del cliente y aumentar las ventas. – Acceso a nuevos mercados - Las normas Internacionales ayudan a prevenir las

barreras al comercio y a abrir los mercados mundiales. – El aumento de cuota de mercado - Las normas internacionales ayudan a

aumentar la productividad y las ventajas competitivas. – Beneficios ambientales - Las normas internacionales ayudan a reducir los

impactos negativos sobre el medio ambiente.



Estándares o normas: ISO <Presentación 3> • ESTÁNDARES DE MAYOR DIFUSIÓN Y UTILIZACIÓN:

– ISO 9000 - Gestión de la calidad

– ISO 14000 - Gestión ambiental – ISO 18001 – Gestión de la PRL (OHSAS) – ISO 31000 - Gestión del riesgo

– ISO 21500- GESTION DE PROYECTOS (Aprobada: Septiembre 2012) – ISO 27001 - Gestión de seguridad en la información

– ISO 26000 - Responsabilidad social – ISO 50001 - Gestión de la Energía

– ISO 20000 – Gestión de Servicios TI

Estándares o normas: ISO <Certificación>

Certificación a las normas ISO de sistemas de gestión

• Las organizaciones y empresas a menudo quieren obtener la certificación de las normas ISO de sistemas de gestión (por ejemplo, ISO 9001 o ISO 14001) aunque la certificación no es un requisito. La mejor razón para querer aplicar esas normas es mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de la empresa.

• Una empresa puede decidir buscar la certificación por muchas razones, como la certificación podrá:

– ser un requisito contractual o reglamentaria, – necesario para satisfacer las preferencias de los clientes, – caen dentro del contexto de un programa de gestión de riesgos, y

– ayudar a motivar al personal mediante el establecimiento de un objetivo claro para el desarrollo de su sistema de gestión.

ISO no realiza la certificación

• ISO desarrolla normas internacionales, incluidas las normas de sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 31000. Sin embargo, no está involucrado en la certificación de cualquiera de las normas que elabore. La certificación es realizada por organismos de certificación externos, que son en gran parte privados. Por lo tanto, una empresa u organización no puede ser certificada por ISO.

Estándares o normas: ISO 21500 GP/PM. Desarrollo

• Desarrollo cronológico de la Norma ISO 21500 Gestión/Dirección de Proyectos: 1) Octubre 2007, constitución Comité internacional “ISO/PC236 “Project

Management”

2) Septiembre 2011, borrador de norma ISO DIS 21500 (Draft International Standard), “Guidande on Project Management”.

3) Marzo 2012, ISO FDIS 21500 (Final Draft International Standard), “Guidande on Project Management”.

4) Septiembre 2012, ISO 21500 “Project Management – Guide to Project Management”



Estándares y normas: Diferencias con reglamentos • El uso o utilización de los estándares y normas es voluntario, sin embargo los

reglamentos son de obligado cumplimiento. • Habitualmente, los estándares son generados por asociaciones profesionales y/o

empresariales relacionadas con el área o sector de la actividad que se unifica. A medida que se generaliza el uso o utilización de un estándar, surge el interés de los organismos normalizadores a nivel nacional o internacional por refundir y unificar los estándares relacionados en una o varias normas. Por último, las Administraciones y Organismos Públicos son las encargadas de incluir en su legislación y reglamentos que las desarrollan toda o parte de la normativa existente sobre cualquier tipo de actividad, convirtiéndolas en obligatorias. Evidentemente, cualquier entidad privada puede incluir en sus contratos el uso obligatorio de un estándar o norma, aunque no sea obligatorio en la legislación vigente, ni la incumpla.

• La ISO 21500 PM se reduce a menos de 50 páginas, lo que la hace accesible y asimilable desde todos los puestos de una organización. Sus 39 procesos directivos se reducen a la definición y relación entre procesos de entrada y salida con su documentación correspondiente, pero no desarrolla las herramientas y técnicas aplicables a cada proceso. Por eso, constituye una norma de principios y directrices como competencias de Gestión y Dirección de Proyectos, y no entra en los requisitos y exigencias sobre herramientas y técnicas a emplear para realizar cada proceso. Esto hace que inicialmente, sea una norma no certificable, pues al no explicitar requisitos y exigencias sobre los procesos, no se dispone de criterios explícitos para auditar su aplicación metodológica.

• El PMBoK es el estándar que, dentro de los estándares que han participado en la elaboración de habiendo la norma ISO 21500 PM, tiene una estructura casi idéntica, es más, podríamos decir, que la ISO 21500 PM equivale al capítulo 3 del PMBoK, y que de los capítulos 4 al 12 se desarrollan las herramientas y técnicas que habitualmente se aplican a cada proceso. Esto se consigue a base de añadir 450 páginas, que sirven de «prontuario» imprescindible para la aplicación y desarrollo de la ISO 21500 PM.



CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN/DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT) Conceptos básicos (1): Proyectos Vs. Operaciones y G. de P.

• PROYECTO: es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto y/o servicio también únicos.

– Temporal: porque tiene un principio y un final. – Único: porque no es una operación de rutina. – Progresivo: porque se desarrolla mediante procesos simultáneos y/o

sucesivos. • Ejemplos de proyectos son:

– Desarrollar un nuevo producto o servicio. – Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de la

organización. – Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado. – Construir un edificio o una infraestructura. – Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

• Los PROYECTOS son iniciativas eventuales y específicas, a diferencia de las OPERACIONES que son continuas y repetitivas:

– Proyecto =Producto y/o Servicio+ Plazo+ Presupuesto.(«CAMBIAR/MEJORAR») – Operación = Capacitación + Calidad + Coste. («REPETIR / ABASTECER»)

• GESTIÓN DE PROYECTOS: es la disciplina (conocimientos, habilidades y técnicas) de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el Proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.



Conceptos básicos (2): Director de P. y Competencias en G.P. • El DIRECTOR DE PROYECTO debe ser capaz de visualizar el Proyecto completo, desde el

principio hasta el final, y tener la habilidad de que esa visión se haga realidad, desarrollando el Proyecto en las mejores condiciones de EFICIENCIA (recursos) y EFICACIA (resultados).

• El Director de Proyecto tiene que INVERTIR (¡no utilizar: perder o gastar!) una gran cantidad de su tiempo comunicándose con el Equipo de Proyecto, con el Patrocinador, con el Cliente y con los demás Actores interesados.

• La Gestión de Proyectos tiene como cometidos principales, la INTEGRACIÓN Y COORDINACIÓN de todos los Agentes intervinientes, además de la supervisión (seguimiento y control) del cumplimiento de los plazos, presupuestos, requisitos y calidad.

• La Gestión de Proyectos desarrolla los PROCESOS DIRECTIVOS para integrar y coordinar los PROCESOS PRODUCTIVOS (y directivos).

• La GESTIÓN DE PROYECTOS es una COMPETENCIA DIRECTIVA para los profesionales y una COMPETENCIA ESTRATÉGICA para las organizaciones, que les permite vincular los resultados del Proyecto a los objetivos de negocio de la Empresa, y por tanto, competir mejor en sus mercados. (COMPETENCIA: conjunto de comportamientos que favorecen el éxito en el desempeño de las actividades).

• Ciclo de vida del Proyecto = conjunto de fases en que se divide el proyecto. A su vez,

cada fase puede tratarse como un proyecto específico (subproyecto del proyecto

principal).

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