1 heading 1 ap... · web viewกรณ ท 1 ใบขอเบ ก (ฏ กา) สำหร...

โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด

และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)

ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)

การจดทำาใบขอเบก ( ฏกา ) – คาใชจายทวไป

คำาอธบาย

โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) เปนโปรแกรมเพอใชสำาหรบควบคมการเบกจาย สำาหรบคาใชจายทวไป ในมหาวทยาลยมหดล ซงประกอบดวยการทำางานดงน

1. การสรางใบขอเบก (ฏกา) 2. การแสดงใบขอเบก (ฏกา) 3. การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) 4. การเปลยนแปลงสถานะใบขอเบก (ฏกา) 5. การเรยกดทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)

สงทตองปฏบตกอนการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)

- บนทกตงหน/ลดหน โดยอางองใบสงซอ (With PO) เลขทเอกสารทจะพมพมเลขทขนตนดวย 31 (บนทกรายการผาน T-Code MIRO) หรอ

- บนทกตงหน/ลดหน โดยไมอางองใบสงซอ (With PO) เลขทเอกสารทจะพมพมเลขทขนตนดวย 32 (บนทกรายการผาน T-Code FB60, F-43, F-51) หรอ

- คำาขอจายเงน เชน กรณเงนยม (บนทกรายการผาน T-Code F-47)

สงทตองปฏบตหลงการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)- กระบวนการจายเงน

Configuration Setting (ถาม)- ปรบปรงขอมลแหลงเงน - กำาหนดชวงเลขทใบขอเบก (ฏกา)- ปรบปรง Reference Type

บนทกรายการโดยใช : ZAPEN001

บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) เลอกฟงกชนการทำางานตามความตองการ

document.doc หนา 1 จาก 45




ในเอกสารฉบบน มการจดหวขอการทำางานบนระบบ MU-ERP ไวตามลำาดบหวขอ ดงตอไปน

หวขอ หนา

1. ZAPEN001_1: การสรางใบขอเบก (ฏกา)..................................................................5

2. ZAPEN001_2: การแสดงใบขอเบก (ฏกา)................................................................13

3. ZAPEN001_3: การแสดงใบขอเบก (ฏกา)................................................................16

4. ZAPEN001_4 การเปลยนสถานะใบขอเบก (ฏกา) กรณ ยกเลก, จายเงน และ เบกเกนสงคน...........19

5. ZAPEN001_5 แสดงรายงานทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)................................................29

6. การกำาหนด CONFIGURATION...........................................................................34

7. การ COPY ชวงเลขทใบฏกา:................................................................................39

8. ZAPEN004: ตรวจสอบ USER ID ทเปลยนแปลงขอมลใน FIELD “PAYMENT BLOCK”.......40





1. ZAPEN001_1: การสรางใบขอเบก (ฏกา)


ใบขอเบก (ฏกา) สำาหรบ คาใชจายทบนทกผานระบบบญชเจาหน ซงแยกไดเปน 2 กรณ ดงน

กรณท 1 ใบขอเบก (ฏกา) สำาหรบสวนงานททำางานในระบบ MU-ERP การจดทำาจะผานโปรแกรมยอย ZAPEN001_1 : การสรางใบขอเบก (ฏกา) ผใชงานตองระบเลขทเอกสารการบนทกบญช (FI Document No.) เพอสรางขอมล เชน เอกสารการตงหน เปนตน

กรณท 2 ใบขอเบก (ฏกา) สำาหรบสวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP ใบขอเบก (ฏกา) จดทำาจากระบบของสวนงาน เชน คณะทนตแพทยศาสตร, คณะแพทยศาสตรโรงพยาบาลรามาธบด เปนตน หลงจากนนสวนงานสงใบขอเบก (ฏกา) มาทกองคลง สำานกงานอธการบด พรอมไฟล ขอมลแสดงรายละเอยดของใบขอเบก (ฏกา) ตามทรปแบบทกำาหนด และกองคลง สำานกงานอธการบด upload ขอมล เพอสรางทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา) ผานโปรแกรมยอย ZAPEN001_1 : การสรางใบขอเบก (ฏกา) ในระบบ MU-ERP

หมายเหต- ไฟลขอมลทจะ Upload เขาสระบบตองอยในรปแบบ Text file (ไฟลนามสกล .txt)- Date Format กำาหนดเปน YYYYMMDD- จำานวนเงนตองไมมเครองหมาย (,) คน

ใบขอเบก (ฏกา) เมอบนทกสรางเขาสระบบแลวจะมสถานะเปน N (New)

รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน

11. บนทกรายการโดยใช :





เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN001_1

12. บนทกรายการโดยใชรหสผานรายการ - (T Code) หรอเลอกตามเมนจากหนาจอการใชงานหลก

การสรางใบขอเบก ( ฏกา ) สำาหรบสวนงานในระบบ MU-ERP

13. บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา ) – การสรางใบขอเบก (ฏกา) ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง :

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการสรางใบ

ขอเบก (ฏกา)ตองระบรหสสวนงานตามขอมลในเอกสารการบนทกบญช

Fiscal Year ปบญช R ระบปบญชทบนทกเอกสารCompany Code

รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบมหาวทยาลยมหดล

Document Number

เลขทเอกสาร R ระบเลขทเอกสารการบนทกบญชทตองการ

Reference Type

เอกสารทเรยกเกบจากเจาหน

R ระบขอมลเอกสารทเรยกเกบจากเจาหน ทงกรณจายผานบรการธนาคารและกรณเจาหนมารบเชคทมหาวทยาลย





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตประเภทใบขอเบก (ฏกา)ประเภทใบขอเบก (ฏกา)

เลอกประเภทใบขอเบก (ฏกา) ทตองการสราง

R เลอก กรณทสวนงานตองวางใบขอเบก (ฏกา) มาทกองคลง สำานกงานอธการบด

เลอก กรณทสวนงานไมตองวางใบขอเบก(ฏกา) มาทกองคลง สำานกงานอธการบด

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

14. กดปม เพอจำาลองขอมลใบขอเบก (ฏกา)

15. หากขอมลถกตอง กดปม เพอบนทกขอมลและสรางเลขทใบขอเบก (ฏกา) ในระบบ -MU ERP





เบองหลงการทำางาน

1. ระบบ MU-ERP กำาหนดเลขทใบขอเบก (ฏกา) ใหอตโนมตตามโครงสรางดงน X X XXX – XXXXXX / XXXX 18 หลก | | | | |_ _ _ _ _ ปงบประมาณ (Fiscal Year) | | | |_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ เลขลำาดบ (Running Number) | | |_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ สวนงาน (Profit Center) | |_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ แหลงเงน |_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ประเภทใบขอเบก

2. เลขทใบขอเบก (ฏกา) จะถกบนทกในเอกสารการบนทกบญชทอางอง (สามารถเรยกดไดจาก T-Code FB03)





16. กดปม เพอพมพใบขอเบก (ฏกา ) ออกเครองพพม (Printer)





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตOutputDevice ชอเครองพมพ R ระบชอเครองพมพ (Printer)Spool ControlPrint immediately

พมพทนท C ระบ กรณตองการสงพมพออกเครอง Printer ทนท

New Spool Request

สรางเบอร Spool C ระบ กรณตองการสราง Spool เพอจดเกบขอมลทสงพมพไวกอน


สญลกษณ คำาอธบายสงเอกสารออกเครองพมพทนท

ดเอกสารหรอแบบฟอรมกอนสงพมพ

17. กดปม เพอแสดงหนาจอใบขอเบก (ฏกา ) ดงตวอยาง

(สามารถสงพมพขอมลลง Spool Request โดยกดปม )





การสรางใบขอเบก ( ฏกา ) สำาหรบสวนงาน นอก ระบบ MU-ERP

18. บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา ) – การสรางใบขอเบก (ฏกา) ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง :

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตชอไฟล ชอไฟล R ระบชอขอมลใบขอเบก (ฏกา)

ทตองการ Upload (หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

19. กดปม เพอจำาลองขอมลใบขอเบก (ฏกา)





110. หากขอมลถกตอง กดปม เพอเลอกรายการทตองการ Upload และ

กดปม เพอบนทกขอมลและสรางเลขทใบขอเบก (ฏกา) ในระบบ MU-ERP

หมายเหต

กอนบนทกขอมล Status จะเปน สเหลอง

หลงบนทกขอมล Status จะเปน สเขยว

กรณ Upload ขอมลซำา Status จะเปน สแดง





2. ZAPEN001_2: การแสดงใบขอเบก (ฏกา)


การแสดง, เรยกดเพอตรวจสอบ หรอ สงพมพใบขอเบก (ฏกา) ทสรางแลวในระบบ MU-ERP จะทำาไดเมอผใชงานไดบนทกขอมลในระบบ MU-ERP แลว

หมายเหต สามารถแสดงขอมลไดเฉพาะกรณใบขอเบก (ฏกา) ทสรางในระบบ MU-ERP เทานน


21. บนทกรายการโดยใช :


22. บนทกรายการโดยใชรหสผานรายการ - (T Code) หรอเลอกตามเมนจากหนาจอการใชงานหลกบนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา ) – แสดงใบขอเบก (ฏกา) ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการแสดง

ใบขอเบก (ฏกา)Company code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’

สำาหรบมหาวทยาลยมหดลเลขทใบขอเบก (ฏกา)

เลขทใบขอเบก (ฏกา)

C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ตองระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) หรอวนทสรางวนทสราง

ใบขอเบก (ฏกา)วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)

C ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)

สถานะใบขอเบก (ฏกา)

สถานะใบขอเบก (ฏกา) O ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)






23. กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา)/เบกเกนสงคน หรอสงพมพออกเครองพมพ (Printer)



New Spool Request





24. กดปม เพอแสดงหนาจอใบขอเบก (ฏกา ) ดงตวอยาง






3. ZAPEN001_3: การแสดงใบขอเบก (ฏกา)


บนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ของสวนงานโดยกองคลง สำานกงานอธการบด

1. การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ทำาไดโดย กองคลง สำานกงานอธการบด 2. กองคลง สำานกงานอธการบด บนทกรบวางตามเอกสารทวางเบกตามขอบงคบ/ประกาศของมหาวทยาลย

เมอบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ผานโปรแกรมยอย ZAPEN001_3: การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) แลว โปรแกรมจะบนทกสถานะการรบวางในทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)

3. ใบขอเบก (ฏกา) ทจะวางมาทกองคลงตองสรางเปนประเภท ใบขอเบกระหวางสวนงาน ( External) 4. ใบขอเบก (ฏกา) เมอบนทกรบวางเขาสระบบแลวจะมสถานะเปน A (Accepted)5. กรณทใบขอเบก (ฏกา) ทบนทกรบวาง มสถานะเปน A (Accepted) แลว แตพบในภายหลงวาขอมลผดพลาด

และ ตองการจะยกเลกฏกา กองคลงจะตองยกลกการรบวางใหสถานะเปน N (New) กอนจงจะยกเลกใบขอเบก (ฏกา) นนๆ ได

6. เมอรบวางฏกาแลว กองคลงจะตอง เมอกองคลงรบวางฏกาสวนงานแลว จะตองบนทกตงเจาหนสวนงาน (ยกเวน ฏกาสงใชเงนยม)ผานรายการตงเจาหนสวนงาน โดยใช T-Code FB60: การตงหนไมอางองใบสงโดยรายการบญช จะแตกตาง ตามแหลงเงนดงน

เงนรายได Dr. บญชพกรอรบจาย Cr. เจาหนระหวางกน ภาษหก ณ ทจายระหวางกน (ถาม) คาปรบระหวางกน (ถาม)

เงนงบประมาณอดหนน และ งบประมาณอดหนนเฉพาะ Dr. เงนรบจดสรรจากกรมบญชกลาง Cr. เจาหนระหวางกน ภาษหก ณ ทจายระหวางกน (ถาม) คาปรบระหวางกน (ถาม)

เงนงบประมาณแผนดน และ ไทยเขมแขง Dr. พกลกหน เจาหนตามศนยกำาไร Cr. เจาหนระหวางกน

- บนทกรายการโดยใช Profit Center P99 และ กองทนตามจรง ยกเวนเงนรายไดใหระบกองทนเปน “10799999”

- ฎกานอกระบบ MU-ERP เชน คณะทนตแพทย จะไมม รายการ ภาษหก ณ ทจายระหวางกน และ คาปรบระหวางกน






3.1 บนทกรายการโดยใช:


3.2 บนทกรายการโดยใชรหสผานรายการ (T-Code) หรอเลอกตามเมนจากหนาจอการใชงานหลกบนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา ) – บนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection Optionsระบเงอนไขขอมลทรบวาง

R เลอก

หรอ

ConditionsProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการรบวาง




O ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา)



O ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)

Layout โครงรางการ O ระบโครงรางการแสดงขอมลทตองการ





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตแสดงขอมล


3.3 กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา) กอนบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ของสวนงาน

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตLot Lot R ระบเลขท Lot ซงเปนเลขทเอกสารตงลก

หนมหาวทยาลยของสวนงานNote หมายเหต O ระบอธบายประกอบการรบวางใบขอเบก(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

3.4 กดปม เพอบนทกขอมลการรบวางเขาระบบ MU-ERP






กอนบนทกขอมล Status จะเปน คาวาง


สามารถบนทกอธบายประกอบการรบวางใบขอเบก (ฏกา) ไดใน Field Note

3.5 กดปม เพอยกเลกการบนทกขอมลการรบวาง

4. ZAPEN001_4 การเปลยนสถานะใบขอเบก (ฏกา) กรณ ยกเลก, จายเงน และ เบกเกนสงคน


การเปลยนแปลงสถานะใบขอเบก (ฏกา) แยกไดเปน 3 กรณ ดงน

กรณท 1 การบนทกสถานะ ยกเลก ใบขอเบก (ฏกา) ในกรณทสวนงานสรางใบขอเบก (ฏกา) ในระบบ MU-ERP แลวพบวาขอมลไมถกตอง สามารถบนทกยกเลกใบขอเบก (ฏกา) ดงกลางได หลงจากบนทกสถานะยกเลกใบขอเบก (ฏกา) เขาสระบบแลวจะมสถานะเปน C (Cancelled)

กรณท 2 การบนทกสถานะ จายเงน ใบขอเบก (ฏกา)





เมอจายเงนใหเจาหนแลว สามารถบนทกปรบปรงสถานะใบขอเบก (ฏกา) โดยการเงน กองคลงสำานกงานอธการบด หรอ สวนงาน หลงจากบนทกสถานะจายเงนใบขอเบก (ฏกา) เขาสระบบแลวจะมสถานะเปน P (Paid)

กรณท 3 การบนทกสถานะเบกเกนสงคนใบขอเบก (ฏกา) กรณมรายการสงคน ผใชงานสามารถบนทกสถานะเบกเกนสงคน พรอมจดทำาแบบฟอรมเบกเกนสงคนได โดยอางองเอกสารการบนทกบญช (FI Document)


4.1 บนทกรายการโดยใช :


4.2 บนทกรายการโดยใชรหสผานรายการ (T-Code) หรอเลอกตามเมนจากหนาจอการใชงานหลก

การบนทกสถานะ ยกเลก“ ”

4.3 บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) – การเปลยนแปลงสถานะใบขอเบก (ฏกา) ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection OptionsProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการเปลยนแปลง




C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ระบเลขท หรอ สถานะใบขอเบก (ฏกา)สถานะใบขอเบก

(ฏกา)สถานะใบขอเบก (ฏกา)

C ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)

Deka External No.

เลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก ใชสำาหรบคนหาเลขทใบขอเบก (ฏกา) กรณททราบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

Deka External Item

รายการเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

C ระบรายการเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

Layout โครงรางการแสดงขอมล

O ระบโครงรางการแสดงขอมลทตองการ

สถานะใบขอเบกทตองการบนทก





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต C เลอก สถานะ ยกเลก“ ”


4.4 กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา) กอนบนทก ยกเลก“ ”

ระบบแสดงขอความเตอน คลก เพอยนยนการยกเลกฏกา

4.5 คลก เพอบนทกสถานะ "ยกเลก"






กอนบนทกขอมล Status จะเปน คาวาง

หลงบนทกขอมล Status จะเปน

กรณเลขทใบขอเบก (ฏกา) ใดบนทกยกเลกแลว จะไมสามารถแกไขรายการได Status จะเปน สแดง

การบนทกสถานะ จายเงน“ ”



ใบขอเบก (ฏกา)





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’



C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ระบเลขท หรอ สถานะใบขอเบก (ฏกา)สถานะใบขอเบก

(ฏกา)สถานะใบขอเบก (ฏกา)

C ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)

Deka External No.

เลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก ใชสำาหรบคนหาเลขทใบขอเบก (ฏกา) กรณททราบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

Deka External Item

รายการเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก

C ระบรายการเลขทใบขอเบก (ฏกา) ภายนอก



สถานะใบขอเบกทตองการบนทก C เลอก สถานะ จายเงน“ ”


4.7 กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา) กอนบนทก จายเงน“ ”

4.8 กดปม เพอบนทกขอมลเขาระบบ MU-ERP






กอนบนทกขอมล Status จะเปน สเหลอง


กรณใบขอเบก (ฏกา) ใด ยงไมบนทกจายเงน (เอกสารตงหน ยงไมม Clearing document)Status จะเปน คาวาง ซงจะบนทกสถานะจายเงนไมได

4.9 กรณทบนทกสถานะ “จายเงน ” ผดใบ และตองการยกเลกการบนทก ให กดปม เพอเปลยนจาก สถานะ “P” เปน “A”

กดปม

การบนทกสถานะ เบกเกนสงคน“ ”








สำาหรบมหาวทยาลยมหดลFI Document No.

เอกสารการบนทกบญช

C ระบเอกสารการบนทกบญช

Fiscal Year ปบญช C ระบปบญชLayout โครงรางการ

แสดงขอมลO ระบโครงรางการแสดงขอมลทตองการ

สถานะใบขอเบกทตองการบนทก C เลอก สถานะ เบกเกนสงคน“ ”


4.11 กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา) กอนบนทก เบกเกนสงคน“ ”

กรณไมพบขอมลโปรแกรมแสดงหนาจอดงน





กรณพบขอมลโปรแกรมขอมลใบขอเบก (ฏกา ) กอนบนทก “เบกเกนสงคน” ซงจะอางองเลขทใบขอเบก (ฏกา)ทมอยในระบบดงน

4.12 หากขอมลถกตอง กดปม เพอบนทกขอมลและบนทกสถานะเบกเกนสงคนของเลขทใบขอเบก (ฏกา) ทอางอง ในระบบ MU-ERP

เบองหลงการทำางาน

1. เลขทใบขอเบก (ฏกา) จะถกบนทกในเอกสารการบนทกบญชทอางอง (สามารถเรยกดไดจาก T-Code FB03)





4.13 กดปม เพอพมพใบเบกเกนสงคน ออกเครองพพม (Printer)







New Spool Request





4.14 กดปม เพอแสดงหนาจอใบเบกเกนสงคน ดงตวอยาง






5. ZAPEN001_5 แสดงรายงานทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)


1. ผใชงานสามารถเรยกดรายงานตามเงอนไขตาง ๆ เชน Profit Center, เลขทใบขอเบก (ฎกา), สถานะใบขอเบก (ฎกา), วนทสรางใบขอเบก (ฎกา) เปนตน

2. สามารถใชฟงกชนของโปรแกรมเพอจดรปแบบของรายงานตามตองการ เชน การจดเรยงลำาดบขอมล (Sorting) , การกำาหนดผลรวมขอมล (Summation) หรอ การกรองขอมล (Filter) เปนตน

3. สามารถ Download ขอมลจากระบบในรปแบบตาง ๆ ไดแก - Unconverted หรอ TEXT (ไฟลนามสกล .TXT)- Spreadsheet หรอ EXCEL (ไฟลนามสกล .XLS)- Rich text format หรอ WORD (ไฟลนามสกล .RTF)- HTML format หรอ HTML (ไฟลนามสกล .HTM)




5.2 บนทกรายการโดยใชรหสผานรายการ (T-Code) หรอเลอกตามเมนจากหนาจอการใชงานหลก





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection OptionsFiscal Year ปงบประมาณ R ระบปงบประมาณใบขอเบก (ฏกา)Company code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’

สำาหรบมหาวทยาลยมหดลProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการแสดงใบ

ขอเบก (ฏกา)เลขทใบขอเบก (ฏกา)


O ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา)



O ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)

วนทรบวางใบขอเบก (ฏกา)

วนทรบวางใบขอเบก (ฏกา)

O ระบวนทวนทรบวางใบขอเบก (ฏกา)

วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)

วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)

O ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)

แหลงเงน แหลงเงน O ระบแหลงเงน เชน 1 : เงนรายได2 : เงนงบประมาณ3 : เงนงบประมาณปกต4 : เงนงบประมาณไทยเขมแขง

กองทน กองทน O ระบกองทนประเภทใบขอเบก (ฏกา)

ประเภทใบขอเบก (ฏกา)

O ระบประเภทใบขอเบก (ฏกา)





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตLot No. Lot No. O ระบ Lot No.ของเลขทฏกาประเภทฏกา ประเภทฏกา O ระบประเภทฏกา

D: ฏกาR : เบกเกนสงคน




5.3 กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา)

5.4 สามารถ Download ขอมลได ไปทเมน List -> Export -> Local File





5.5 เลอกรปแบบไฟลขอมลทตองการ Download

5.6 ตงชอไฟลขอมลทตองการ Download





กดปม เพอบนทกไฟลขอมลใหม หรอ เพอบนทกไฟลขอมลทมอยแลว

5.7 สำาหรบคณะทนตแพทย (P03) เมอเรยกดทะเบยนคมใบขอเบกฏกา จะมปม

5.8 คลกปม และ ตงชอไฟลขอมลทตองการ Download

กดปม เพอบนทกไฟลขอมลใหม





แสดงผลการสรางไฟล

6. การกำาหนด Configuration

6.1 บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) ” เลอกรายการเพอกำาหนด Configuration





6.2 กดปม เพอกำาหนดคาใหระบบ

คลก เพอเปลยนแปลงขอมล





6.3 การ Mapping Fund กบ ชอแบบฟอรม ดบเบลคลก

1. กดปม และระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany Code รหสบรษทในระบบ

MU-ERPR ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบ

มหาวทยาลยมหดลจากกองทน (Fund Form)

กองทน R ระบกองทนตงตน

ถงกองทน(Fond To)

กองทน R ระบกองทนสนสด

รหส รหสแหลงเงน R ระบรหสแหลงเงน1 เงนรายได2 เงนงบประมาณทวไป (BG)

คำาอธบาย คำาอธบาย R ระบชอแบบฟอรมตามกองทน(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

2. กดปม เพอบนทกขอมล





6.4 ดบเบลคลก


ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตYear ปงบประมาณ R ระบปงบประมาณType ประเภทใบขอเบก

(ฏกา)R ระบประเภทใบขอเบก (ฏกา)

EXT : ใบขอเบก (ฏกา) ระหวาง สวนงานEXT : ใบขอเบก (ฏกา) ภายใน

สวนงานProfit Center รหสสวนงาน R ระบสวนงาน เชน P01





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตFund Cocde รหสแหลงเงน R ระบรหสแหลงเงน ตามทกำาหนดใน

ขอมลแหลงเงนFrom No. เลขทใบขอเบก (ฏกา) R ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ตงตนTo No. เลขทใบขอเบก (ฏกา) R ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) สนสดCurrent No. เลขทใบขอเบก (ฏกา) เลขทใบขอเบก (ฏกา) ลาสด

ท Running จากโปรแกรม ผใชงานไมตองกำาหนด

Ext สวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP

C ระบ X สำาหรบสวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP



6.5 ดบเบลคลก เพอกำาหนดประเภทเอกสารทเรยกเกบจากเจาหน

กดปม และระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตRef. Type รหส R ระบรหส ประเภทเอกสารทใหธนาคาร

เรยกเกบจากเจาหนเมอมารบเชคตองอางองรหสของธนาคารไทยพาณชย

Descreiption คำาอธบาย R ระบคำาอธบายประเภทเอกสาร(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)






6.6 ดบเบลคลก เพอกำาหนดรปแบบ File Format


ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCoCd รหสบรษท R ระบรหสบรษท “1000”Fund Code รหสแหลงเงน R ระบรหสแหลงเงนModule Module R ระบ Module(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)






6.7 ดบเบลคลก เพอระบรหสบญชแยกประเภท ทจะใหโปรแกรม Update เลขท Assignment ใหโดยอตโนมต เมอ update status เปนจาย


ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCoCd รหสบรษท R ระบรหสบรษท “1000”G/L Account รหสบญชแยกประเภท R ระบรหสบญชแยกประเภท(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)


7. การ Copy ชวงเลขทใบฏกา:

7.1 บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) ” เลอกรายการ Copy ชวงเลขทใบฏกา เพอสรางเลขทฏกาสำาหรบปงบประมาณใหม





7.2 บนหนาจอ “Copy Number Range” ระบขอมลตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSource Fiscal Year

ปงบประมาณตนแบบ R ระบปงบประมาณตนแบบ ทตองการใชคดลอก

Type ประเภทเลขทฎกา O ระบประเภทเลขทฎกาEXT: ระหวางสวนงานINT: ภายในสวนงาน

Profit Center รหสสวนงาน O ระบรหสสวนงานTarget Fiscal Year

ปงบประมาณเปาหมาย R ระบปงบประมาณทตองการคดลอกเลขทฎกาไป

คลก เพอคดลอกเลขทฎกา

8. ZAPEN004: ตรวจสอบ User ID ทเปลยนแปลงขอมลใน Field “Payment Block”






การบนทกตงหนในระบบ MU-ERP เอกสารทกรายการจะกำาหนด Payment Block เปน P: Payment request ใหอตโนมต ซงเอกสารการตงหนตด Block for Payment จะมผลใหไมสามารถผานรายการจายเงนแบบดวยฟงกชน Automatic Payment (T-Code F110)

ดงนนกอนบนทกจายเงนจะตองปลด Block form Payment โดยผทมสทธเทานน และเมอปลด Block form Payment หากมการแกไขเอกสาร โดย User ID ทไมไดกำาหนดสทธไวจะไมสามารถบนทกรายการเขาสระบบได สงทตองทำา ผใชงานจะตองกำาหนด Payment Block เปน P: Payment request กอนบนทกขอมลเขาระบบ

User ID ทจะทำาหนาทรบวางฎกา ตองกำาหนดสทธใหสามารถปลด Block form Payment ได

สงทตองปฏบตกอนการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)- N/A

สงทตองปฏบตหลงการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)- N/A

Configuration Setting (ถาม)- กำาหนด User ID ทสามารถแกไข Payment Block ในเอกสาร

รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : กำาหนด User ID


เมน N/Aรหสผานรายการ ZAPEN004T

8.2 บนหนาจอ “Change View “Table for AP User Exit” : Overivw ” กดปม และระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตUser User ID R ระบ User ID ทสามารถแกไขขอมลใน

Field Payment Block ได(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

8.3 กดปม เพอบนทกขอมล

หมายเหต : เพมเตมคมอเมอโปรแกรมพฒนาเสรจ


1 heading 1 ap... · web viewกรณ ท 1 ใบขอเบ ก (ฏ กา) สำหร...

Documents