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1H E R RA M I E N TA S B Á S I C A S
ACTIVIDAD 1
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OBJETIVOS:
Repasar los conceptos básicos de Excel
Repasar los diferentes tipos de referencia y sus usosTrabajar con fórmulas y funciones sencillas
Utilizar gráficos sencillos
Estudiar las diferentes formas de ordenación de bases de datos
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Utilizar el Filtros básicos para manejar la información de una base de datos
Trabajar la herramienta de validación de datos
Estudiar las diferentes formas de resaltar datos a través de formatos
Revisar los comandos de impresión
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TEMÁTICAS:
Referencias (Relativas, Absolutas y Mixtas)
Formulas y Funciones
Gráficos Sencillos
Ordenar y Filtrar
Validación de Datos
Formatos Condicionales
Impresión
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1. TIPOS DE REFERENCIAS:
Una referencia es el nombre con que se
reconoce una celda
determinada. Ej: Z50000
Excel utiliza tres tipos de
referencias en sus cálculos,
dependiendo de la forma como
se comportan al momento de
copiar la fórmula, a saber:
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1.1 REFERENCIAS RELATIVAS:
A B C
1 15 10
2=A1 + B1
=B1 + C1=C1 + D1
3=A2 + B2
=B2 + C2=C2 + D2
• Si se copia hacia abajo aumenta el número de la fila• Si se copia hacia la derecha aumenta la letra de la
columna
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1.2 REFERENCIAS ABSOLUTAS:
A B C
1 15 10
2=$A$1+B1
=$A$1+C1
=$A$1+D1
3=$A$1+B2
=$A$1+C2
=$A$1+D2
• No importa hacia dónde se copie la referencia no cambia
• Se antepone el signo $ a la columna y a la fila para convertir la referencia en absoluta
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1.3 REFERENCIAS MIXTAS:
A B C
1 15 10
2=$A1+B$1
=$A1+C$1
=$A1+D$1
3=$A2+B$1
=$A2+C$1
=$A2+D$1
• Al copiar la fórmula una parte de la referencia cambia y la otra no cambia (la que tenga el signo $)
• Se antepone el signo $ a la columna o a la fila para convertir la referencia en mixta
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2. FÓRMULAS Y FUNCIONES:
Matemáticas
Fecha y Hora
Texto
Estadísticas
Lógicas
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2.1 MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS:
2.1.1 Suma()• Suma todo los números en un rango
de celdas ya sea continuas o discontinuas
• Sintaxis:• = Suma(A1:H50) Celdas continuas• = Suma(A1;B5;H50) Celdas
discontinuas
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112.1.2 Promedio()
• Promedia todos los números en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas. El promedio da un número que «más o menos» puede asignarse a todo el rango.
• Sintaxis:• = Promedio(A1:H50) Celdas
continuas• = Promedio(A1;B5;H50) Celdas
discontinuas
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122.1.3 Contar()
• Cuenta todos los datos numéricos en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas.
• Sintaxis:• = Contar(A1:H50) Celdas continuas• = Contar(A1;B5;H50) Celdas
discontinuas
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132.1.4 Contara()
• Cuenta todas las celdas ocupadas en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas.
• Sintaxis:• = Contara(A1:H50) Celdas continuas• = Contara(A1;B5;H50) Celdas
discontinuas
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2.2 FECHA Y HORA:
2.2.1 Hoy()
• Inserta la fecha actual. Esta fecha se actualiza todos los días
• Sintaxis:• = Hoy()
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2.2.2 Ahora()
• Inserta la fecha y hora actuales. Este dato se actualiza automáticamente
• Sintaxis:• = Ahora()
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162.2.3 Dia()
• Extrae el día del mes a que corresponde una fecha
• Sintaxis:• = Dia(fecha)
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172.2.4 Mes()
• Extrae el número correspondiente al mes de una fecha
• Sintaxis:• = Mes(fecha)
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182.2.5 Año()
• Extrae el número correspondiente al Año de una fecha
• Sintaxis:• = Año(fecha)
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2.3 TEXTO:
2.3.1 Izquierda()
• Extrae los n primeros caracteres de una celda
• Sintaxis:• = Izquierda(texto; cantidad de
caracteres)
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202.3.2 Derecha()
• Extrae los n últimos caracteres de una celda
• Sintaxis:• = Derecha(texto; cantidad de
caracteres)
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212.3.3 Extrae o Med()
• Extrae los n caracteres de una celda en cualquier posición
• Sintaxis:• = Extrae(texto; posición desde la que
se inicia la extracción; número de caracteres a extraer)
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222.3.4 Minusc()
• Convierte todo el texto de una celda en minúsculas
• Sintaxis:• = Minusc(celda o texto)
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232.3.5 Mayusc()
• Convierte todo el texto de una celda en mayúsculas
• Sintaxis:• = Mayusc(celda o texto)
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242.3.6 Nompropio()
• Convierte la primera letra de cada palabra del texto de una celda en mayúsculas
• Sintaxis:• = Nompropio(celda o texto)
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252.3.7 Concatenar()
• Une los textos de varias celdas• Sintaxis:• = Concatenar(celda o texto1; celda o
texto2; celda o texto3; …)
• Nota: también se puede unir textos con el carácter &
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2.4 LÓGICAS:
2.4.1 Y()
• El resultado es verdadero solo si TODAS las condiciones son verdaderas
• Sintaxis:• = Y(Condición1; Condición2; …)
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272.4.2 O()
• El resultado es verdadero si por lo menos UNA de las condiciones es verdadera
• Sintaxis:• = O(Condición1; Condición2; …)
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282.4.3 SI()
• Evalúa una o varias condiciones y realiza una tarea si el resultado es VERDADERO y otra tarea si el resultado es FALSO
• Sintaxis:• = SI(Condición(es); tarea si resultado
verdadero; tarea si resultado falso)
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3. GRÁFICOS SENCILLOS:
Tipo de gráfico Utilidad
Columnas Comparar grupos de datos
Barras Comparar grupos de datos
Líneas Mostrar tendencias en el tiempo
CircularCalcular la contribución o participación de cada dato en el total
ÁreasEnfatizar diferencias entre conjuntos de datos
Dispersión Mostrar la relación entre dos variables
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3.1 ELEMENTOS COMPONENTES DE UN GRÁFICO:
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DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO
1 El área del gráfico
2 El área de trazado del gráfico.
3 Los puntos de datos de la serie de datos
• Puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos.
• Serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico excepto en los gráficos circulares que sólo tienen una serie de datos.
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DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO4 Ejes horizontal (categorías) y vertical (valores)• El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos.• El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías.
5 Leyenda• Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las
series de datos o categorías de un gráfico.
6 Títulos de eje y de gráfico
7 Etiqueta de datos• Etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información
adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.
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333.2 Procedimiento para realizar un gráfico sencillo:
• Establecer el objetivo del gráfico: comparar datos, medir participación, mostrar tendencias…
• Seleccionar los datos a graficar• Ir a Menú insertar – Grupo gráficos• Elegir el tipo y subtipo de gráfico de acuerdo con el objetivo• Resaltar datos importantes• Colocar información adicional: títulos, etiquetas…
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4. ORDENAR:
• Ubicarse en la columna por la que se desea ordenar
• Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar ascendente u ordenar descendente
4.1 Para un ordenamiento simple:
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• Ubicarse en cualquier parte de la tabla
• Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar
• En ordenar por elegir la primera columna por la que se desea ordenar
• Agregar niveles según se necesite
4.2 Para un ordenamiento compuesto
o personalizad
o:
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5. FILTROS:
DefiniciónFiltrar permite concentrar la atención en un conjunto de datos de interés ocultando las filas que, de momento,
no son necesarias
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• Revisar que todas las columnas estén rotuladas
• Ubicarse en la tabla • Ir al menú Datos – Grupo ordenar y
filtrar – Clic en filtro• Ir a la columna por la que se desea
filtrar y hacer clic en la flecha• Activar la casilla correspondiente al dato
que se desea filtrar o• Ir a la opción filtros de número, texto o
fecha• Elegir la comparación necesaria• Llenar el cuadro• Repetir el proceso para cada filtro que
se desee
Procedimientos para filtrar:
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6. VALIDACIÓN DE DATOS:
Validar datos es restringir el tipo y tamaño de los datos que se ingresarán a la celda de Excel
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396.1 Procedimiento para validar:• Ubicarse en la celda• Ir a menú datos – Grupo herramientas de
datos – Validación de datos
En la ficha configuración:• Elegir el tipo de datos que se va a
permitir• Seleccionar los límites (igual a, mayor
que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que, no igual a, entre, etc.), escribir los datos o el rango que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación
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40En la ficha configuración (continua)• Elegir el tipo de datos que se va a permitir• Seleccionar los límites, escribir los datos o el rango
que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación
En la ficha Mensaje de entrada:• Escriba mensajes o instrucciones que se deban
tomar en cuenta al llenar la celda
En la ficha Mensaje de error:• Escriba el mensaje que aparecerá en caso de que
se ingrese un dato erróneo, dicho mensaje debe permitir al usuario identificar el error cometido y corregirlo
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6.2 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR
• Es el valor por defecto de la validación• Implica que el usuario puede escribir lo que
desee en la celda
1. Cualquier valor
• Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS
• Dichos números NO pueden tener decimales
• Ej: puede restringir el salario que se ingresará a una celda a un valor entero entre uno y 10 millones
2. Número entero
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EJ: NÚMERO ENTERO
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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS
• Dichos números deben ser DECIMALES• Ej: puede restringir el valor del IVA de un
producto a un número menor o igual que 0,35 (35%)
3. Decimal
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EJ: NÚMERO DECIMAL
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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el valor a ingresar a la celda a un conjunto de datos
• La celda muestra un listado con los datos posibles que puede tomar la celda
• Los valores que componen la lista pueden tomarse de un rango (nombrado o no) o escribirse directamente en la configuración
4. Lista
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EJ: LISTA SELECCIONANDO UN RANGO
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EJ: LISTA ESCRIBIENDO LOS DATOS
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EJ: LISTA TOMANDO UN NOMBRE DE RANGO
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49
OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el valor a ingresar a la celda a una fecha válida
• El dato se restringe a un período de tiempo• También se puede escribir en la
configuración una fórmula que devuelva como resultado una fecha
• Ej: sólo se reciben fechas de nacimiento para niños que den una edad menor o igual a 7 años
5. Fecha
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EJ: FECHA PARA EDADES MENORES O IGUALES A 7 AÑOS
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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el valor a ingresar a la celda a una hora válida
• El dato se restringe a un período de tiempo• También se puede escribir en la
configuración una fórmula que devuelva como resultado una hora
• Ej: Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno a las 8 de la mañana.
6. Hora
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EJ: HORA
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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el valor a ingresar a la celda a un dato con un número determinado de caracteres
• Ej: Por ejemplo, se puede exigir que el número de la cédula no contenga menos de 8 ni más de 10 caracteres.
7. Longitud de texto
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EJ: LONGITUD DE TEXTO
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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)
• Restringe el valor a ingresar a la celda a aquellos donde determinada comparación o fórmula de como resultado VERDADERO
• Ej: Por ejemplo, se puede exigir que los datos ingresados sean mayores a 2 veces el valor de otra celda.
8. Personalizada
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EJ: PERSONALIZADAEl crédito solicitado no debe exceder a 5 veces el excedente (ingresos menos egresos)
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7. FORMATOS CONDICIONALES:
Sirven para resaltar datos importantes o poco
frecuentes en la base de datos.
Procedimiento:• Seleccionar las celdas que
llevarán el formato• Ir a menú inicio – grupo estilos –
formato condicional.
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OPCIONES DE FORMATO CONDICIONAL:
7.1 Resaltar reglas de celdas:
el formato se aplica de
acuerdo a los datos
seleccionados.
Para números están «es
mayor que», «es menor que», etc.
Para textos están «es igual a» y «texto que contiene».
Para fechas se pueden
utilizar los mismos
numéricos o «una fecha»
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• se utiliza para resaltar los datos más altos o mas bajos de la selección.
7.2 Reglas superiores e inferiores:
• Coloca en las celdas seleccionadas una gráfica de barras donde el tamaño de la barra lo da el valor de la celda.
7.3 Barras de datos:
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• Coloca en las celdas seleccionadas un color degradado donde el color y el tipo de degradado lo da el valor de la celda.
7.4 Escalas de color:
• asigna un dibujo (ícono) de acuerdo con el valor de la celda. Normalmente debe editarse (por la opción administrar reglas) para asignar los valores a cada ícono.
7.5 Conjuntos de íconos:
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PROCEDIMIENTO UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL
Seleccionar el rango a formatear
Menú inicio
Grupo estilos
Formato condicional
Nueva regla
Elegir "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato«
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PROCEDIMIENTO UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL
En el cuadro "Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera"
Escribir la fórmula. Ej: =MES(D2)=mes(HOY()) (Es decir, que el mes del cumpleaños sea el mes correspondiente a la fecha actual)
Hacer clic en formato
Elegir los formatos deseados
Aceptar
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EJEMPLOS DE FÓRMULAS PARA FORMATOS CONDICIONALES
Ejemplos con fecha FórmulaQuienes cumplen años en septiembre =MES(D2)=9Quienes cumplen años en el mes actual =MES(D2)=MES(HOY())
Quienes cumplen años hoy=y(MES(D2)=mes(hoy());dia(D2)=dia(hoy()))
Quienes cumplen años el mes entrante =MES(D2)=MES(HOY())+1
Fecha actual =HOY()
Días festivos - hay varias formas de hacerlo
=NO( ESERROR( COINCIDIR( B8; "nombre del rango donde están las fechas de los festivos"; 0 ) ) )
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8. IMPRESIÓN:
Las opciones de impresión se encuentran en el menú diseño de Página.
Principales opciones de impresión:
• Área de impresión: debe seleccionarse lo que se quiere imprimir y establecer el área de impresión, de lo contrario Excel imprimirá todo lo que encuentre en la hoja activa
• Tamaño de papel
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Orientación: Horizontal o vertical
Márgenes
Saltos: para establecer qué información debe ir en otra página
Imprimir títulos: permite seleccionar las filas y/o columnas que se repetirán en todas las hojas impresas
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• Botón configurar página: Muestra opciones adicionales como encabezados y pies de página
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