1 la comunicazione organizzativa alfea faion direzione generale ufficio scolastico regionale venezia...
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LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA
Alfea Faion
DIREZIONE GENERALE
Ufficio scolastico regionale Venezia
339-1561377
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PREMESSA
La legge 150/2000 pone alle PA il problema del
MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA’
DEI RAPPORTI TRA
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
E CITTADINI
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NON PIU’
SUDDITANZA
MA
CITTADINANZA
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IL CITTADINO ha il diritto:
• Di essere ascoltato da parte dei soggetti pubblici
• Di capire ciò che fa la PA
• Di ricevere risposte rapide e chiare
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La PA deve quindi dotarsi di:
• STRUTTURE DI SPORTELLO EFFICIENTI
• FLUSSI DI COMUNICAZIONE INTERNA RAPIDI E CONDIVISI
• PERSONALE QUALIFICATO E MOTIVATO
• COMPETENZE SPECIFICHE
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LA COMUNICAZIONE
La COMUNICAZIONE ha un ruolo
fondamentale in tutte le organizzazioni in
quanto è attraverso la COMUNICAZIONE
che tutte le attività vengono convogliate al
conseguimento degli obiettivi
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MODELLO TAYLORISTICO/governo di pochi tecnici
MODELLO DI GESTIONE ATTUALE/partecipazione e motivazione di tutte le componenti
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Nel nuovo modello gestionale assumono grande importanza i
PROCESSI COMUNICATIVI
• Per coinvolgere emotivamente i collaboratori e il personale tutto
• Per diffondere la mission e le strategie dell’organizzazione
• Per raccogliere tutti gli stimoli innovativi di tutti i partecipanti all’organizzazione
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LA COMUNICAZIONE e’ integrazione tra interno ed esterno dell’organizzazione
ogni organizzazione comunica oggi anche
con molti pubblici esterni (comunità locale,
PA, opinion leader, sindacati, media,
sistema economico, mercato, movimenti di
opinione ecc) e questo provoca impatto sui
pubblici interni
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LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA
è dunque la comunicazione che
coinvolge tutti i partecipanti
di una organizzazione: i collaboratori
interni, quelli esterni e tutti i soggetti
esterni in qualche modo partecipanti
alla vita dell’organizzazione
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SETTORI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA
• Comunicazione funzionale
• Comunicazione informativa
• Comunicazione formativa
• Comunicazione creativa
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La comunicazione funzionale
è costituita da informazioni di tipo
operativo che servono
a) ai diversi processi interni
b) alle attività di front office
c) ai processi di cooperazione esterna
(comunicati interni-tra scuole e altre
organizzazioni)
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La comunicazione informativa
serve per dare visibilità all’ organizza-
zione: vanno esplicitati e comunicati
mission, strategie, politiche e le attività
che si debbono rendere note sia
all’interno che all’esterno
(Carta dei servizi-Regolamento-POF)
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La comunicazione formativa
è costituita da tutte le modalità di con-
divisione delle strategie, della mission,
dei valori dell’organizzazione utili per
coinvolgere i destinatari e renderli capaci
di coinvolgere a loro volta collaboratori
e utenti
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La comunicazione creativa serve a vari scopi: -per generare e trasmettere “sapere innovativo” (dipartimento) -per cooperare e scambiare esperienze o innovazioni (dipartimento-consiglio di classe) -per la soluzione di problemi n.b. è comunicazione professionale, non gerarchica
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Comunicazione e organizzazione
• L’esigenza di comunicare è dunque strategica per l’organizzazione
• La comunicazione organizzativa è dunque complessa
• La struttura comunicativa va pianificata, organizzata e resa operativa gradualmente, ma sistematicamente
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Situazioni complesse
LA COMPLESSITA’ OGGI VA
SOSTENUTA CON GLI STRUMENTI
CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE:
ORGANIZZAZIONE/TECNOLOGIE
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ESEMPI di strumenti e fonti per la comunicazione organizzativa
1 Dichiarazione sulla MISSION
dell’organizzazione
destinatari: interni ed esterni
esigenze: coerenza-responsabilità-motivazione-trasparenza
modalità : tradizionali/tecnologiche
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2 FOGLIO GUIDA PER CHI ENTRA
Spiegazione della struttura organizzativa,
delle regole e dei meccanismi di
funzionamento (chi fa-che cosa-come-quando)
destinatari: interni ed esterni
esigenze: trasparenza-efficienza-efficacia
modalità: tradizionali/tecnologiche
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3 OPUSCOLO DI ACCOGLIMENTO
Documento di identità dell’organizzazione (storia-servizio offerto-regole per ottenere il
servizio-organigramma funzionale-organigramma per processi-identificazione dei responsabili dei processi)
destinatari: interni ed esterniesigenze: visibilità-coerenza-trasparenzamodalità: tradizionali/tecnologiche
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4 CODICE ETICO dell’organizzazione
In cui si esplicitano i principi di riferimento e le regole comportamentali
destinatari: interni
esigenze: trasparenza-coordinamento
modalità: tradizionali/tecnologiche
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5 POSTA ELETTRONICArapida-simile al telefono nel linguaggio-non interrompe il ritmo dell’interlocutore-rimanecome documento-costi inferiori-perdono di significato i riferimenti gerarchici-lavoro è flessibile-l’informazione può correre sia all’interno all’esterno dell’organizzazionedestinatari: interni/esterniesigenze: rapidità-efficienza-efficaciamodalità: intranet-internet
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6 DATA BASE ON LINE le informazioni devono essere disponibili
velocemente e facilmente per:
fare scelte intenzionali come risultato di
una comparazione fondata su elementi obiettivi
destinatari: interni ed esterni
esigenze: efficienza-efficacia
modalità: on line/intranet-internet
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7 INFOPOINT
Informazioni sulle varie attività dell’organiz-
zazione
destinatari: interni-esterni
esigenze: dare visibilità-sviluppo senso di
appartenenza
modalità: tradizionali/tecnologico
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8 MANUALE DELLA QUALITA’
Per informare in modo dettagliato su
specifiche aree dell’organizzazione
e finalizzato al miglioramento del servizio
reso (politiche-regole-direttive-procedure)
destinatari: interni-esterni
esigenze: soddisfazione degli utenti
modalità: tradizionali/tecnologiche
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9 OSSERVATORIO ISTITUZIONALEImportante perché gli attori
dell’organizzazione capiscano l’evoluzione del contesto
istituzionale in cui operano(attività parlamentare-esecutivo-processi PA-
giurisprudenza significativa)destinatari: interni ed esterni
esigenze: compresione della realtàmodalità: tradizionali/tecnologiche
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10 SVILUPPO DI UNA INTRANET
trasmissione di tutti i tipi di informazione: politiche-procedure operative-dati-news-progetti ecc.)
assistenza e supporto tecnico allo sviluppo professionale e alla formazione
accesso a data basepossibilità di collaborare a gruppi di lavoro (ac-cesso a documenti in modo interattivo)invio di posta elettronica
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11 SVILUPPO DI UNA INTRANEWS
Esempi di sezioni:
News-strumenti di lavoro (recapiti
comunicazioni organizzative-organigrammi-
informazioni sulle decisioni della dirigenza
ecc.)-biblioteca (rassegne-discorsi-relazioni-
Presentazioni ecc)-formazione (corsi di
Formazione erogati o a distanza)-attività-forum
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altro
Videoconferenza
Position paper
Kit dell’organizzazione
Fact book
Advertising book
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Comunicazione in senso lato, ovvero Benchmarking
Ogni organizzazione deve confrontarsi con
chiunque abbia qualcosa da insegnare e
sforzarsi ad adattare le MIGLIORI
PRATICHE di altre organizzazioni alla
propria. Il Benchmarking può essere anche
interno alla organizzazione stessa.