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Oficina del Inspector General Informe Anual e
Informe de Actividades 2006 CP/doc. 4248/07 y CP/doc.4247/07
Resumen Presentado por: Linda P. Fealing
Inspectora General
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Introducción
La auditoría interna es un control de administración que opera midiendo y evaluando la efectividad de otros controles administrativos.
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Mandato Orden Ejecutiva 95-05
Oficina del Inspector General Responsable ante los Estados Miembros y el Secretario General de: – Revisar sistemáticamente la efectividad de los controles
internos administrativos y contables. – Identificar áreas de Alto Riesgo y asistir en el fortalecimiento
de los controles. – Recomendar mejoras para la eficiencia de todas las oficinas
de la SG/OEA, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la Sede como en los Estados Miembros.
– Reportar sobre las actividades de auditoría.– Proveer acción de seguimiento a la implementación de
recomendaciones aprobadas.
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Linea de Acceso Directo Anti-Corrupción
Orden Ejecutiva 05-8 Corr. 1 Provee protección a los denunciantes e informantes.
Estimula el informe de conductas que violen las reglas financieras y administrativas de la OEA.
Las alegaciones pueden ser reportadas a la Inspectora General en persona, por teléfono, correo electrónico, fax, correo regular, anónimamente o identificándose personalmente.
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Resumen de Actividades Conducidas en el 2006
Anexo 1 de CP/doc. 4247/07
13 Auditorías – operacionales (8) y de cumplimiento (5)
incluyendo 16 proyectos
6 Investigaciones – incluyendo 4 proyectos FEMCIDI
1 Evaluación de Necesidades de Dotación de Personal
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2006: Auditorías de procesos Operacionales Sede
Portal Educativo de las Américas Subsidio de Educación Recuperación de Costos Indirectos (costo general fijo)
Oficinas de la SG/OEA Antigua y Barbuda Barbados
Secretaría Técnica del Instituto Interamericano del Niño Evaluaciones de Riesgo
Portal Educativo La evaluación de la información e integridad de datos de
OASES
Resumen de Actividades Conducidas en el 2006
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Actividades de las auditorías de Cumplimiento en el 2006 El Mecanismo de CPR Proyectos Administrados por DCTC:
CARANA (SG-TRD/008) Sistema de Información de Comercio Exterior (SICE) de la
Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral de la OEA ALCA (SG-TRD/002) Costo General Fijo de Administración y Gerencia
(SG-TRD/011)
Resumen de Actividades Conducidas en el 2006
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Resumen de Investigaciones Conducidas
Investigaciones del 2006: Gastos del programa de becas de la OEA en 2005 Transacciones fraudulentas procesadas en la Oficina de la
SG/OEA en Honduras
Cuatro proyectos financiados por FEMCIDI Jamaica: Ayudando el Desarrollo de la Industria de
Neutraceutical Honduras: Salvemos el Primer Grado México: Apoyo Pedagógico para la Integración de niños
discapacitados de 0 a 6 años de edad en el sistema escolar regular
Nicaragua: Iniciativa para el Desarrollo de Capacidad Técnica-Pedagógica en la Gestión de la Educación y el Desarrollo Local
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Todos los informes de la OIG fueron aprobados por el Secretario General.
74 recomendaciones fueron emitidas
• 34% relacionadas con la distribución de instrucciones escritas, cumplimiento de directivas, y enmiendas a procedimientos existentes.
• 35% relacionadas con procedimientos operacionales para mejorar los controles internos.
• 16% estaban relacionadas con Sistemas • 15% relacionadas con la recuperación de fondos, necesidad de
dotación personal, etc.
Recomendaciones
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Seguimiento a las Recomendaciones
Treinta y siete (50%) de las setenta y cuatro recomendaciones han sido implementadas y treinta y siete (50%) están todavía en varias etapas de implementación, de las cuales 27 fueron consideradas de Alto Riesgo.
19% de las recomendaciones de Alto Riesgo están relacionadas con la seguridad de los sistemas y procesos que requieren la actualización de OASES. La fecha estimada de implementación es Diciembre 2007.
81% de las recomendaciones pendientes de Alto Riesgo requieren mejoras en los procesos operacionales. Esas recomendaciones requieren la implementación de un Plan de Continuidad de Trabajo, mapas de las funciones de negocios, desarrollo de un plan de dotación de personal- incluyendo la identificación y clasificación de las necesidades de personal, apoyados por las debidas clasificaciones y descripciones de trabajo y un uso más efectivo del mecanismo de contrato por resultado.
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Junta de Auditores Externos Determinó que el ambiente de Control Interno de la SG/OEA era
efectivo. Se emitieron opiniones limpias “sin reserva”. No se reportaron debilidades materiales.
Se han reembolsado montos significativos que se adeudaban a la OEA y que fueron identificados en informes de la OIG.
Varios procedimientos fueron enmendados y/o desarrollados para corregir anomalías y fortalecer controles internos, incluyendo: Manuales de Fondos Específicos y Misión Especial Manual de Procedimientos de Becas Recuperación de Costos Indirectos Procesos Financieros y Operacionales
Resultados
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Otras funciones de la OIG
La OIG observa reuniones de la OEA para evaluar el efecto en el ambiente de los controles internos.
La Inspectora General se reúne con directores de la
Secretaría General para discutir asuntos que pueden impactar los controles internos y los riesgos inherentes, tales como propuestas de procesos de trabajo, revisión de borrador de procedimientos, implementación de recomendaciones y otras áreas de interés.
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Calidad de Trabajo e Independencia
• Calidad de Trabajo – La OIG desempeña sus actividades de auditoria de acuerdo con sus mandatos, reglas y directivas de la Secretaría General y los Normas para la Practica Profesional de Auditoria Interna aprobados por el Instituto de Auditores Internos (IIA). Todos los funcionarios profesionales son miembros del IIA.
• Independencia - La Oficina del Inspector General se reporta al Secretario General y desempeña sus funciones con entera autonomía técnica y la mas amplia autonomía gerencial posible.
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Personal • Posiciones de la OIG en el Fondo Regular, al día
Inspector General – 1 P03 – 3(Actualmente dos
vacantes) P02 – 1 P01 (en entrenamiento) – 2
Técnico de Auditoría (G05) pagado con Fondos Específicos.
La OIG utiliza el Mecanismo de Contratos por Resultado según las necesidades de recursos sumplementarios.
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Junta de Auditores Externos
La Junta de Auditores Externos continúa expresando su preocupación por la dotación de personal inadecuada, y recomienda que se asignen recursos adicionales a la Oficina del Inspector General para el debido control de auditoria, entrenamiento y revisión por pares.
La Inspectora General y el Departamento de Recursos Humanos, han sometido un Plan de Dotación de Personal, para la consideración de la gerencia por recomendación de la Junta.
EfectoLa insuficiencia de recursos afecta adversamente la puntualidad de losinformes de auditoria, así como el campo de aplicación de las auditorias.
“El Control Interno constituye una línea de defensa para salvaguardar activos y prevenir y detectar errores.”
30 de marzo de 2007 – Cita textual de la Junta de Auditores Externos
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Inquietudes de la Inspectora General
Integridad de la Data e Informes Financieros Control de los Sistemas de Seguridad Actualización de OASES NICSP (IPSAS en Ingles) Oficinas Nacionales- OASES, Controles Internos Necesidad de consolidar algunos procesos operacionales para
eliminar la duplicación, redundancia y promover el costo de efectividad
Políticas y Procedimientos Operacionales Necesidades de Dotación de Personal y el Mecanismo de CPR La Implementación del Proceso de recuperación de costos
indiretos (ICR) Gerencia de Proyectos y Funcionamiento basados en Resultados
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Plan de Trabajo 2007 Anexo 3 de CP/doc.4248/07
El Plan de Trabajo de la OIG se enfoca en áreas Significativas de (Alto) Riesgo y recomendaciones de la Junta de Auditores Externos.
Actividades de Auditoria en el 2007 incluye: Evaluación de riesgo de los procesos de Nóminas, Cuentas por Pagar, Desembolsos
y Adquisiciones Adelantos de Fondos Inventario Caja Chica Controles de Seguridad de Sistemas SG/OEA, Oficina en Venezuela y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Suriname y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guyana y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guatemala y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Nicaragua y Proyectos Seleccionados Proyectos Seleccionados administrados por el Departamento de Desarrollo
Sostenible
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A los Estados Miembros, el Secretario General y la Secretaría General por su continuo apoyo a la Oficina del Inspector General.
A mi equipo por su dedicación, arduo trabajo y compromiso.
Información de contacto de la OIG
(202) 458-3468
Línea de acceso directo
202-458-6888
202-458-3757 (fax)
Gracias
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Preguntas