TEMA 1 DATOS, INFORMACION Y CONOCIMIENTO.1)CUALES SON LAS DIFERENCIAS ENTRE DATOS, INFORMACION Y CONOCIMIENTO?Para empezar los DATOS son un conjunto de smbolos que representan objetos y acontecimientos como asi tambin sus atributos y cualidades.La INFORMACION es el procesamiento en forma significativa de esos datos para el receptor con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.El CONOCIMIENTO se produce cuando alguien ha volcado su experiencia, reflexin, sabidura y entendimiento contextualizando eficazmente una info e incorporndole interpretacin y significatividad propia.2) A PARTIR DE QU PROCESOS LOS DATOS PUEDEN CONVERTIRSE EN INFORMACION? TODO DATO PUEDE SER INFORMACION? QUE PROCESOS LLEVA A LA INFORMACION A CONVERTIRSE EN CONOCIMIENTO?Los DATOS en INFO se convierten a travs de los siguientes procesos: Condensacin: resumen de los datos. Contextualizacin: Se recopilan los datos sabiendo el propsito. Correccin: eliminacin de errores de los datos. Calculacin. Los datos pueden analizarse matemticamente. Categorizacin se conocen los componentes claves de los datos.Puede ser info, cada dato transformado, procesado.La INFO en CONOCIMIENTO se convierte a travs de los siguientes procesos: Comparacin: cotejo de la info de una situacin determinada con situaciones conocidas anteriores. Conexiones: conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento. Consecuencias: posibilidad de evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo de las decisiones y acciones actuales. Conversacin: acerca de lo q piensan otras personas de la info que se est dando.3) POR QUE CAUSA LA INFORMACION ES MAS QUE SIMPLES DATOS? POR QUE LO QUE ES INFO PARA UNA PERSONA, PUEDE NO SERLO PARA OTRA?La info es mas que simples datos porque pasan por el proceso de transformacin que justamente convierte esos datos sueltos en informacin contundente.Lo que es info para una persona puede no serlo para otra, porque la info se considera o no importante segn la decisin que se est tomando, segn como afecte a una accin o decisin a tomar, consecuentemente tiene diversos efectos sobre cada decisor.4) CUAL ES LA IMPORTANCIA DEL HOMBRE EN LA GENERACION DE UN NUEVO CONOCIMIENTO? COMO INFLUYE ESTO EN EL DISEO DE LOS SISTEMAS DE INFO?La importancia del hombre es fundamental puesto que es l quien genera este conocimiento a travs de la activacin de ciertos procesos mentales arriba descriptos.Esto influye significativamente puesto la importancia que tiene el conocimiento en el estudio de estos sistemas a travs de las ventajas competitivas de las organizaciones contemporneas, la productividad (es una medida de rendimiento que tiene una organizacin en el manejo de los recursos utilizados en sus gestin), la innovacin (proceso informacional en el cual el conocimiento es adquirido procesado y transferido transformando la info en un producto inteligente) y el capital intelectual. 5) COMO INFLUYE EL ESTILO COGNITIVO EN LA INTERPRETACION DE LA INFORMACION?INTERPRETACION DE LA INFORMACIONFACTORES SITUACIONALES Y PERSONALES: ante una misma situacin cada persona interpreta de distinta manera el problema.AMBIENTE ORGANIZACIONAL: tiene que ver con la cultura que en cada organizacin se desarrolla, en la cual se notan los modos de pensar, creer y hacer las cosas en el sistema de forma eficiente y adecuada. El estilo COGNITIVO influye en la interpretacin de una persona de manera total ya que la cognicin es la que se encarga de que las personas realicen una sntesis entre sus propias visiones y los estmulos procedentes del medio ambiente. Est determinado por la composicin gentica de cada persona y los factores del medio como educacin y experiencia. Adems existen 4 estilos cognitivos distintos segn:La recoleccin de la info: se refiere al proceso por el que una persona organiza los diferentes estmulos visuales y verbales de su medio ambiente. Aqu las personas con estilo cognitivo receptivo, concentran en los detalles de los datos, mientras que los perceptivos, se avocan a las relaciones elementales entre los datos elementales, para intentar generalizar sobre su medio ambiente. Evaluacin de la informacin se refiere al proceso por el cual las personas estudian e investigan datos. Aquellas con estilo analtico desintegran el problema en partes, indagando sistemticamente sobre ellas y llegando a soluciones adecuadas y aceptables. Las personas con estilo heurstico abarcan globalmente el problema.

6) CUALES SON LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE COMUNICACIN Y COMO FUNCIONA?Los componentes son un emisor, un canal de comunicacin, un mensaje, un codificador, decodificador y un receptor. El circuito comienza por el emisor que es quien trasmite la informacin y emite un mensaje a travs del codificador que transforma el mensaje en una seal (esto convierte las palabras en smbolos o grficos). Cuando el mensaje llega a destino es necesario decodificarlo para que sea entendido. Este proceso debe ser bidireccional de manera que permita la retroalimentacin.7) CUANDO SE DICE QUE UNA INFO ES RELEVANTE Y CUANDO QUE ES OPORTUNA?Es oportuna cuando la informacin se encuentra actualizada y disponible en el momento que la requieran (tiempo).Es relevante cuando se estima la importancia que adquiere en funcin de su aplicabilidad para determinada situacin (contenido).8)Por qu SE DICE QUE EL FILTRADO NO ES UN PROCESO NEUTRO? QUE SIGNIFICA TENER DISCRECIONALIDAD SOBRE LA INFO?El filtrado pertenece a uno de los procesos QUE SURGEN DEL FLUJO DE INFO DE ABAJO HACIA ARRIBA. 1-Demora en el mensaje: se utiliza para distorsionar el efecto que tendra transmitir la info cuando corresponde.2-Resumen de Informacion: Es la reduccin en la cantidad de data a transmitir, obviando detalles pero sin perder el sentido escencial del contenido original.3-Absorcion de la incertidumbre: se produce cuando se obtienen inferencias de un conjunto de hechos y luego se comunican estas inferencias mismas, y no los detalles de los hechos concretos.4-Sesgo en la presentacin: esclarece la influencia que se puede ejercer sobre una info por medio de su presentacin. Una manera de sesgar una presentacin es por medio del ordenamiento y agrupamiento de datos. 5-El filtrado no tiene un efecto neutro puesto que puede seleccionarse que informacin incorporar y cul no, se elije que info se muestra. CARACTERISTICAS DE LA INFO: son aquellas caractersticas que permitirn determinar la utilidad de la info.TIEMPOOPORTUNIDAD: cuando la info esta disponible en el momento en que se la necesita y sea de fcil acceso. PERIODO: tiene que ver con que si la info est orientada hacia perodos pasados (histrica) o futuros (predictiva) FRECUENCIA: se vincula con la produccin de informes, dentro de los cuales se encuentran los que satisfacen requerimientos de situaciones repetitivas.CONTENIDORELEVANCIA: tiene que ver con la importancia que adquiere la info en funcin de su aplicabilidad a una situacin determinada. Relevancia implica: pertinencia, integridad, brevedad.PRECISION: tiene que ver con la calidad de la info/ costo.ALCANCE: define su campo de accin.SINGULARIDAD: determina las diferencias ene l valor que existe entre diferentes elementos informativos.FORMAPRESENTACION: puede variar en funcin de la naturaleza de la info y en funcin de cada situacin particular. La info puede ser cualitativa o cuantitativa, adems se pueden incorporar grficos.DETALLE: esta info muestra la totalidad de los elementos reunidos, en tanto la resumida presenta solo el agrupamiento de esos detalles.MEDIO: impreso o visual.ATRACCION: para que resulte til para el usuario, la info debe llamar la atencin para que resulte til.ACCESIBILIDAD: se refiere a la dificultad o al tiempo requerido en la obtencin de la info y por otra parte, considera que la info debe estar estructurada de una manera que pueda ser entendida y que pueda recuperarse lo que de ella se necesite.

TEMA 2 CONCEPTOS SOBRE SISTEMAS1)POR QUE SE CONSIDERA QUE EN UN SISTEMA EL RESULTADO OBTENIDO ES MAYOR QUE LA SUMA DE LOS RESULTADOS EN PARTES?Se considera que los resultados en los sistemas son mayores puesto que en ellos un conjunto de elementos interrelacionados entre s y organizados, actan de manera conjunta entre sus atributos y su ambiente, adecundose a l persiguiendo un fin determinado. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS2) DEFINA ENTRADAS, PROCESOS, RETROALIMENTACION Y SALIDASENTRADAS: son aquellos elementos que ingresan a la organizacin proveniente del ambiente (imputs), pueden ser personas, energa etc. No cualquier imputs ingresa al sistema, sino que algunos sistemas tienen una corriente de control que detecta errores con anterioridad al ingreso.PROCESO: es la actividad que el sistema aplica sobre las entradas para producir las salidas, es el mecanismo de conversin. La caja negra se da cuando se analiza un sistema observando las entradas y salidas nicamente, puesto que no se conocen los procesos y actividades que se realizan dentro del sistema.RETROALIMENTACION: es la funcin del sistema que compara las entradas con las salidas. Se observan las salidas y se las compara con las salidas esperadas, admitiendo alguna diferencia y analizndola. Este proceso orienta hacia los objetivos. RETROALIMENTACION NEGATIVA: busca estabilidad en el sistema y busca mantener el sistema dentro de un margen crtico de operacin, dentro de los limites de control. RETROALIMENTACION POSITIVA: refuerza la operacin de un sistema, tendiendo a que contine con los mismos rendimientos sin modificar sus actividades. Confirma y refuerza la direccin en la cual el sistema se est moviendo.SALIDAS: es la consecuencia del proceso de transformacin sobre las entradas. Es todo elemnto que luego de haber ingresado y transformado es volcado al ambiente.3) ELEMENTOS ESCENCIALES EN EL PROCESO DE CONTROLOBJETIVO: ya esta establecido: una meta, propsito, norma que los elementos del sistema, interactan para lograrlo. Se llama teleologa a la bsqueda permanente de objetivos. SENSOR: efecta la medicin del rendimiento. COMPARADOR: determina las diferencias con relacin al objetivo.ACTIVANTE: quien corrige y ajusta.LIMITES DE CONTROL: Es el lmite de tolerancia que hay entre las variaciones tolerables de lo estimado y la consecuencia. Este elemento es muy subjetivo, puesto que cada uno lo defiene en virtud de sus creencias en el momento de la determinacin. 4) DEFINA LOS DEMAS ELEMENTOS.INTERRELACION: son los enlaces que vinculan a los elementos entre si. Esto a su vez, origina interdependencia. Dentro de un sistema pueden encontrarse, comnmente, las siguientes relaciones.RELACIONES SIMBIOTICAS: son aquellas relaciones en la que los elementos se necesitan mutuamente para seguir funcionando, sino no podran funcionar.RELACIONES SINERGICAS: cuando la accin conjunta de los elementos dan mayores resultados que las acciones individuales de cada uno.RELACIONES SUPERFLUAS: generan un mecanismo de control diseado para que el sistema funcione aun en condiciones distintas.RECURSOS: son los medios que poseen los sistemas para realizar las actividades necesarias para cumplir con sus propsitos.ATRIBUTOS: son las propiedades y carateristicas que pueden reconocerse de los elementos y de sus vinculaciones.ENTROPIA: es un movimiento interno del sistema en el cual entra en crisis y tiende a su degeneracin y deformacin tanto estructural como funcional. La informacin disminuye la entropa puesto que disminuye la incertidumbre.HOMEOSTASIS: es la capacidad de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno, que tiene un sistema.SINERGIA: es la que comprueba que los sistemas actan mejor que los elementos x separado. EQUIFINALIDAD: trata sobre que los objetivos finales pueden obtenerse a partir de diferentes condiciones iniciales, y utilizando medios y condiciones diferentes a los originalmente pensadosCOMPLEJIDAD: es la condicin que presenta un sistema cuando manifiesta al menos una de estas 4 situaciones 1) interaccin de varios elementos no simples; 2) efectos, causas y estructuras desconocidos; 3) mucha demanda para ser manejado; 4) produce a la vez efectos deseados e indeseados.ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA: la organizacin tiene que ver con el conjunto de reales o potenciales interrelaciones que puedan darse entre lo elementos. La estructura es la forma en la que los elementos se vinculan y relacionan con el sistema.TIPOS DE SISTEMASABIERTOS: son aquellos que intercambian con el ambiente. Se adapta al medio con el fin de preservar su existencia. Funcionan con el equilibrio dinmico.CERRADOS: no tienen ambientes, son hermticos a cualquier cambio en el medio. La tendencia natural de estos sistemas es hacia la entropa puesto a que no se adaptan al medio.PREDICTIBLES: son sistemas que en los que se conocen la interaccin de sus elementos con certeza y puede determinarse su evolucin a partir del conocimiento actual y de sus operaciones.PROBABILISTICOS: es aquel en el que no se conoce con certeza su comportamiento lo que implica asumir los desvos que esto puede ocasionar.HOMBRE-MAQUINARIA: implica que algunas actividades son realizadas x hombres y otras por maquinas.SISTEMAS CON PROPOSITOS Y SIN PROPOSITOS: por propsitos implica considerar si en 2 o mas ambientes el sistema tiene libertad para elegir medios y fines. Adems del sistema, tambin, debe considerarse si sus elementos particulares tienen propsitos.DETERMINISTA: son sistemas que no poseen propsitos propios, por lo cual estn determinadosANIMADOS: son sistemas que realizan funciones importantes para el funcionamiento del sistema, pero individualmente carecen de propsitos propios.SOCIALES: poseen tanto propsitos propios como del total del sistema.ECOLOGICOS: las partes poseen propsitos, pero no as el todo.4) A PARTIR DE QUE ELEMENTOS EVALUARIA LA COMPLEJIDAD DE UN SISTEMA.Los evaluara en funcin de 1) los efectos que produce en el sistema 2) la demanda de recursos 3) de la interaccion de los elementos (si son simples o no) y 4) a partir de los efectos, causas y estructuras.5) POR QUE CUANDO UN SISTEMA SE SEPARA SE PIERDEN SUS CARACTERISTICAS ESCENCIALESPorque pierde la interrelacion las partes y no logran los resultados conjuntos. No lograra la idea de totalidad6) CUAL SERIA EL ENFOQUE CORRECTO Q HABRIA QUE UTILIZAR PARA REALIZAR UN ESTUDIO DE SISTEMAS.El enfoque sera generar una visin amplia, compresiva y total de la complejidad y la interrelacion que los caracteriza a travs de una perspectiva que lo considere de manera organizada. Totalidad.

TEMA 4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOSDEFINICIONEl sistema administrativo es aquel que intenta lograr el objetivo de la organizacin a travs de un conjunto integrado de procedimientos (eslabonamiento de procedimientos) que incluyen tareas, informacin y decisin.

TAREAS (trab q se ejecutan en un puesto determ)OPERACIONES (trabajo q en conj forman una tarea)PROCEDIMIENTOS (secuencia de tareas) FUNCIONES Trasmite, registra y conserva los soportes de la informacin. Captacin, elaboracin y transmisin de la informacin. Deber facilitar el desarrollo (aptitud cualitativa, se lo vincula con calidad y no con la cantidad) de la organizacin, de todos los integrantes de la organizacin. Ser capaz de aprender (adquirir info y conocimientos y ante situaciones estables, mejorar) y adaptarse (responder a los cambios tanto internos, como externos a fin de adaptarse al medio). Captar info del exterior relevante para la supervivencia (oportunidades y amenazas). Tomar las decisiones que sean necesarias.SISTEMAS ADMINISTATIVOS EFICIENTES La eficacia debe estar presente siempre en un sistema administrativo, ya que debe obtener los resultados previstos, alcanzar los objetivos planeados. De no ser eficaz, pone en peligro la supervivencia de la organizacin.REGLA MEMOTECNICA: eficacia=farmacia (resultados ptimos)La eficiencia tiene que ver con que el costo de obtener la informacin, es inferior a los resultados que produce la adquisicin de la misma. REGLA MEMOTECNICA: eficiencia=lo que busca la gerencia (optimizar costos)Para que un sistema opere con la mxima eficiencia debe 1) posibilitar la realizacin de tareas dentro de un plazo adecuado con un costo compatible a la naturaleza del trabajo. 2) obtener una estructura de datos resumida para proveer a la organizacin de la info que necesite. 3) promover y alentar los objetivos de la organizacin y de los integrantes de la misma.Para evaluar la eficiencia deben darse los siguientes parmetros: CAPACIDAD: velocidad de procesamiento, volumen de trabajo COMUNICACIN: trasmisin de la info, coordinacin entre sectores. COSTOS: relacin costo-beneficio. COMPETITIVIDAD: buscar y mantener clientes, alejar competidores CONTROL INTERNO: promover la adecuada proteccin de activos, generar info confiable Los procesos administrativos estn compuestos de un conjunto de tareas organizados de manera secuencial invariable, abarcando varios sectores y personas ejecutando tareas distintas. El procedimiento define qu tarea debe ser efectuada, quin lo har y cundo.COMPONENTESi) CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS: son una secuencia de tareas que se realizan bajo distintos puestos de trabajo reunidos bajo una misma finalidad.ii) PERSONAS: son quienes llevan adelante la mayora de las labores administrativas.iii) SISTEMAS DE INFORMACION: la info necesaria para la realizacin de operaciones rutinarias.iv) RECURSOS: actualmente la PC. ELEMENTOSCONJUNTO DE PROCEDIMIENTO, SISTEMA DE INFO, PERSONAS, RECURSOS.TEMA 5 SISTEMAS DE INFODEFINICIONSistema formal de personas, equipos y procedimientos que en forma integrada y coordinada capturan datos, los transforman en info, los almacenan y distribuyen a fin de apoyar las operaciones, control, administracin, decisiones, para desarrollar estrategias y lograr los objetivos planeados.PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (PED)Es la automatizacin del proceso que permite realizar las transacciones fundamentales y rutinarias de las operaciones de la organizacin.COMPONENTES SISTEMA DE INFO RECURSOS DE HARDWARE: incluye desde maquinas hasta aquellos medios tangibles en los cuales se graban datos, como las hojas de papel. RECURSOS DE SOFTWARE: es el programa de sistema de una pc y tambin puede ser de aplicacin como las plataformas que habilitan para una accin especfica. RECURSOS HUMANOS: representan a los usuarios que son aquellas personas que interactan de alguna manera con el sistema RECURSOS DE REDES: redes de telecomunicaciones. RECURSOS DE DATOS: conjunto integrado de datos procesados y organizados, almacenados en diferentes tipos de registros. FUNCIONES DE LOS SIST DE INFOENTRADA DE LOS RECURSOS DE LOS DATOS: recoleccin de data que incumbe a la organizacin.RECOLECCION DE DATOS: captar aquellos que se relacionan con lo q incumbe a la organizacin. Esta etapa consta de la captacin de datos, que debe efectuarse lo ms pronto posible tanto en tiempo como en espacio para evitar errores; el registro de acuerdo con el equipo utilizado por el sistema y el volumen de datos recolectados.ALMACENAMIENTO DE LOS RECURSOS DE DATOS: tiene que ver con la creacin, mantenimiento de arhivos y recuperacin de archivos. Los archivos es fundamental que estn protegidos contra perdidas o destrucciones, adems de tener identificados los datos para facilitar la recuperacin posterior, deben estar clasificados para poder agruparlos en funcin de su uso posterior PROCESAMIENTO DE DATOS EN INFO: el procesamiento incluye la transformacin del dato de entrada en salida de info. SALIDA DE LOS PRODUCTOS DE INFO: toda salida debe alcanzar los siguientes objetivos: expresar info, sealar eventos importantes, iniciar una accin, confirmar una accin. Dentro de las salidas se realizan las sig funciones: transmisin, comprensin y exposicin de datos.CONTROL DE DESEMPEO DEL SISTEMA: este funcin tiene que ver con la retroalimentacin que se origina de los procedimientos de entradas, procesos, salidas y almacenamiento para lograr supervisar si sus funciones se estn ejecutando bien.MODALIDADES DE PROCESAMIENTOPROCESAMIENTO EN LOTES: Se renen todas las transacciones de un mismo tipo durante un perodo y se procesan como un conjunto de transacciones; todos los datos y transacciones se codifican y renen en grupos antes de ser procesados. Por ej los pagos de sueldos.PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES EN LINEA: cuando se procesa la transaccin en el mismo momento que est ocurriendo.CLASIFICACION DE SIST DE INFOSISTEMAS DE INFO ORIENTADOS HACIA LAS ACTIVIDADES ORGANIZACIONALES Y LA TOMA DE DECISIONES:SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (SPT) Mejorar la eficiencia y eficacia de las actividades rutinarias de una organizacin. Es el principal generador de info para los otros sistemas. Al mismo tiempo que procesa las transacciones, rene los datos que la organizacin considera ms importante. Los datos reunidos durante el procesam de las transacciones permite que estos archivos se utilicen posteriormente como entradas de los SPT. Proveen dos salidas: la confeccin de documentos y los informes de operaciones. Proveen los archivos maestros que es un registro completo, actualizado de todas las transacciones de ese perodo, adems, estos archivos son de gran utilidad para la preparacin de informes. Objetivo principal: satisfacer las necesidades a nivel operativo utilizando capacidad y velocidad del Procesamiento Electrnico de Datos para procesar y almacenar datos. Puede existir SPT sin PED, pero no lograr tanta eficiencia. El PED no constituye por si solo un sistema de info. Realizan adems: operaciones matemticas, clasificacin de datos segn alguna condicin particular, ordenamiento segn alguna secuencia, sntesis para poder obtener info ms breve y concisa y almacenamiento.

CICLO DE ACTIVIDADES BASICAS DEL SPTINTERIOR O EXTERIORACTUALIZACIONSALIDA DE LA INFO GENERAC DE INF Y DOCUMPROCESAM DE ARCHIVOS Y BASE DE DATOSPROCESAM DE CONSULTASPROCESAM DE TRANSINGRESO DE DATOS

SISTEMA DE INFORMACION ADMIMISTRATIVA (SIA) Objetivo: Sistema que realiza el manejo de datos orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores para lo cual recurren a datos almacenado y otros archivos para evaluar alterativas. Se pueden obtener informes peridicos, en un momento exacto con forma y contenido preestablecido, frecuencia solicitada y con los detalles que cada ocasin requiera. Ante decisiones frecuentes, la utilizacin de los informes de SIA, se los nombra decisiones programadas.

INFORMESINFORMESDE C I S I ONE SFUENTES EXTERIORESPROCESAMIENTOINFORMACION INFORMAL INT Y EXTARCHIVOS DE TRANSACCIONESARCHIVOS DE INFO DE EXTERIOR IMPARCHIVOS MAESTROS ESPECIALARCHIVOS MAESTROS

SISTEMA DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES (SAD).

Se dirige a aquellas decisiones que no son de naturaleza recurrente, que ocurren excepcionalmente. No es posible establecer las fuentes a utilizar, debido a su excepcionalidad. Es un sistema flexible y adaptable en comparacin al SPT y SIA en lo referido al acceso a la base de datos y a las fuentes externas de datos. Por lo que requiere que esta sean adaptables y flexibles. Este sistema permite al usuario recuperar datos y probar soluciones alternativas durante el proceso de solucin del problema. NUNCA reemplaza el criterio del decisor. Las soluciones se logran en la interaccin conjunta entre computadora y decisor. Debe tratar de potenciar la creatividad y juicio crtico del decisor tanto en la etapa de formulacin y seleccin de problemas como en la de elaboracin y evaluacin de alternativas. Crea nueva info, analizando la que se posee e incorporado datos proporcionados por otras fuetes.

SISTEMAS DE INFO ORIENTADOS A LAS FUNCIONES ORGANIZACIONALES

Subsistemas de info que cubren las funciones que se han asumido como tpicas en un organiz industrial:SUBS DE APOYO DE COMERCIALIZACION: promocin, planeacin y ventas de productos. Tambin investigacin de mercado, y el desarrollo de nuevos productos y mercados.SUBS DE APOYO DE PRODUCCION: incluye los procesos de fabricacin y produccin de productos.SUBS DE APOYO DE COMPRAS: adquisicin de materias primas, componentes y reparaciones. Prepara los pedidos de compras y establece y mantiene modelos de control de existencias.SUBS DE APOYO DE RECURSOS HUMANOS: reclutamiento, contratacin, entrenamiento, capacitacin y evaluacin. Pagos, mantenimiento de legajos.SUBS DE APOYO DE FINANZAS: trata de asegurar el financiamiento adecuado de sus actividades al costo mas bajo, administra el flujo de efectivo y valores.SUBS DE APOYO DE CONTABILIDAD: confeccionan los informes financieros y los estados de situacin patrimonial.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFO.EL ORIENTRADO HACIA FCIONES ORGANIZACIONALES: es una asociacin de subsistemas funcionales cada uno de los cuales cuenta con aplicaciones referidas al procesamiento de transacciones y sistemas de apoyo.

TEMA 6 ESTUDIO DE SISTEMA

DEFINICION

Se refiere al proceso x el cual se examina una organizacin o parte de ella con el fin de lograr eficiencia, eficacia y efectividad estableciendo modificaciones en sus procedimientos.

ENFOQUE DE ESTUDIO: ANALTICO

El objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes separadamente. Se trata de conocer o explicar las conductas de cada una de las partes integrantes. Los conocimientos parciales obtenidos se agregan, estructuran y combinan para tratar de conocer el objeto bajo estudio. Genera conocimiento.

ENFOQUE DE ESTUDIO: SISTEMICO Este enfoque utiliza tanto el anlisis analtico (parcial, por partes) como el sistmico (todo). Esta metodologa se basa en la sntesis. Ve las cosas conjuntas como paso previo al anlisis. Los pasos de esta metodologa consiste en: Identificar el sistema (suprasistema). Se considera el objeto bajo estudio en funcin de su inclusin en el sistema. Explicar la conducta, propiedades o funciones del sistema del que forma parte el objeto. Explicar la conducta, propiedades o funciones del objeto bajo estudio, en trmino de sus funciones dentro del sistema. Comienza el anlisis, el objeto se toma como un todo a ser dividido. La sntesis genera entendimiento.MEJORAMIENTO/REDISEOMEJORAMIENTO: Persigue el propsito de ajustar su funcionamiento en busca de un comportamiento que se acerque al determinado en su diseo original. Acepta y considera el diseo establecido tal como est definido, revalidando sus normas de operacin con el fin de asegurar que funcione de acuerdo a las expectativas. El elemento impulsor son las desviaciones producidas en los estndares de funcionamiento como asi tambin buscar la manera de lograr mayor eficiencia.PROCESO DEL MEJORAMIENTO

RECONOCIMIENTO PARTES DEL SISTEMADEFINIR CORRECTAMENTE EL PROBLEMA

TECNICA DE ANALISIS P/ DETERMINAR LAS OPERACIONES INEFICIENTESOBSERVAR FCIONES, CONDUCTAS O PROPIEDADES

DIAGNOSTICO

FUNCIONAMIENTO ESPERADOSOLUCIONES P/ CADA PARTE DEL SISTEMAREDISEO: En contrario al mejoramiento, cuestiona los supuestos sobre los cuales se disearon los sistemas estudiados, con el fin de volcar sobre ellos soluciones innovadoras. Comienza cuestinando la interaccin con los sistemas mayores. El rediseo acta sobre los sistemas buscando la efectividad primero, y luego la eficiencia. La reingeniera, tiene que ver con esto, puesto que este nuevo mecanismo impulsa a eliminar todo lo que no agrega valor a los procesos, como las demoras y dems que surgen como consecuencia de las fragmentaciones de los procesos. La reingeniera aprovecha al mximo la tecnologa y las comunicaciones. Adems busca integrar todos los integrantes de la misma unidad de trabajo en un mismo sector, midindose el desempeo sobre resultados.

ETAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS (ENFOQUE SISTEMICO, BASE METODOLOGIA DE VIDA)

1 SINTESIS: permitir delimitar el marco terico para el estudio del sistema. Adems se definir aqu si se encamina hacia un mejoramiento o hacia el rediseo.

2 RECOLECCION DE INFO: En esta etapa se deber clasificar y procesar la info.

3 ANLISIS: Aqu se realizan exmenes, diagnostico e interpretacin de las situaciones, las que luego permitirn efectuar el mejoramiento/rediseo. Aqu se determinar qu hace o qu debera hacer el sistema.

4 DISEO: Aqu se idean y redisean mtodos y procedimientos con el fin de reemplazar o complementar los existentes. Aqu se determinar como realizar el objetivo.

5 IMPLEMENTACION Y 6 SEGUIMIENTO.

CARACTERISTICAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS ESTUDIO DE SISTEMAS Y LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION TRABAJO EN EQUIPO IMPLEMENTACION ALCANCE DEL TRABAJO DE LOS HOMBRES DE SISTEMAS CUESTION DE LIMITES

FUNCION DEL ESTUDIO DE SISTEMAS: Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organizacin en la forma ms eficaz, eficiente y efectiva posible. Adems es una actividad de apoyo que debe ser ejercida para toda la organizacin logrando mejorar la coordinacin entre reas.Algunas actividades que se desarrollan en el estudio de sistemas son:1) Entender situaciones en las que se sospecha que puede aumentarse la eficiencia o efectividad. Ede poder evaluarse a priori el valor que tiene realizar este estudio.2) Determinar las necesidades y caractersticas de info que los centros de decisiones requieren para el proceso de toma de decisiones.3) Establecer tipos de informes y reportes.4) Obtener info de los procedimientos y procesos rutinarios con el fin de conocer cmo trabajan.5) Otras

AMPLITUD DE ACTIVIDADES DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

ACTIV RELACIONADAS CON LA ESTRUCTURA: La estructura queda definida por los estatutos de la organizacin, reglas, procedimientos, descripciones de puestos etc. Los MANUALES DE ORGANIZACIN son un instrumento administrativo que describe la organizacin formal. Se describe entre otras cosas, la estructura jerrquica general de la empresa, puestos y ubicacin de stos, de cada puesto se describe las funciones. Tambin se incluye un organigrama de la organizacin.Pueden realizarse un ESTUDIO ESTRUCTURAL que se enfoca en el estudio de las relaciones de la estructura jerrquica y el ESTUDIO FUNCIONAL sobre la base de las reas fijadas en la estructura organizativa, pueden establecerse las funciones y las misiones respectivas.ACTIV RELACIONADAS CON LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS DECISIONES: son el conjunto de actividades que responden a una operatoria especfica y que relaciona distintos sectores. En los MANUALES DE PROCEDIMIENTOS se encuentran definidas cada procedimiento en particular: los sectores responsables, etc. Tambin info relacionada con el flujo de info, almacenamiento y archivo, cursogramas, diagramas. Algunas organizaciones cuentan tambin con MANUALES DE POLITICAS, que describe pautas a ser seguidas por los administradores en la toma de decisiones.

RAZONES PARA COMENZAR UN ESTUDIO DE SISTEMAS.

RESOLUCION DE PROBLEMAS DETECCION DE AMENAZAS, amenazas es cualquier acontecimiento originado en la organizacin que de acontecer, generara consecuencias negativas y directa sobre la organizacin. Detectadas a tiempo, se pueden corregir. APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES MOTIVACIONES DE LA DIRECCION, valores normas internas o intereses que resulten de importancia para el interior de la organizacin.

PARAMETROS A UTILIZAR EN EL ESTUDIO DE SISTEMAS

CAPACIDAD: Tiene que ver con la capacidad de la organizacin de operar con rapidez y seguridad sobre las transacciones y procedimientos. Adems de la aptitud que tiene el sistema en su conjunto para alcanzar los objetivos bsicos que justifican el funcionamiento. Se relacionan los siguientes conceptos: velocidad de procesamiento (la info que no es procesada oportunamente, pierde su valor), volumen de trabajo (tiene que ver con la capacidad de procesamiento), seguridad en la captacin de datos, recuperacin de la info.COMUNICACIN: Se vincula con la trasmisin de info, la coordinacin entre sectores.COSTOS: Se refiere a la relacin COSTO-BENEFICIO (obtener el resultado esperado a travs del medio mas econmico) y al CONOCIMIENTO DE LOS COSTOS. COMPETITIVIDAD: Tiene que ver con generar una ventaja competitiva a travs del tiempo y sostenerla.CONTROL INTERNO: es el conjunto de normas realizadas/organizadas por el encargado de la organizacin que tienden a resguardar la proteccin de activos, generacin de info confiable y la promocin de eficiencia operativa.

POLITICA DE EVALUACION, PROMOCION, Y REMUNERACIONPcipios Relativos a ESTRUCTURAENTRENAMIENTO Y CAPACITACIONROTACION PERIODICACONTRATACION DE PERSONALCORRECTA CAPTACION Y ENTRADAS DE DATOS. DEFINICION DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSSEPARACION DE FASES DE UNA OPERACPROTECCION DE BIENESESTABLEC DE SECTORES/FCIONES DE CONTROLASIGNACION DE ATRIBUTOS Y RESPONSABDIVISIN DE FCIONESControl InternoPcipios Relativos a PERSONASPcipios Relativos a PROCEDIMIENTOSEN PROCEDIMIENTOS MANUALES es necesario adoptar otras medidas, tales como: Adecuadas y claras normas de preparacin de documentos y formularios. Soportes de datos que presentan un diseo que guie el llenado Permanente capacitacin y entrenamiento. Verificacin mediante pruebas peridicas.

TEMA 7 HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE SISTEMA

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS PARA EL RELEVAMIENTO DE INFO

ENTREVISTAS: Se da cuando el hombre de sistemas conversa con 1 o mas personas para reunir info, cualitativa o cuantitativa en relacin con polticas, procedimientos y normas. Por si sola no proporciona un resultado eficaz, puesto que muchas personas no saben expresarse del todo con claridad, pudiendo brindar info desacertada, por lo que se sugiere que sea completada con otra herramienta. Algunas condiciones para obtener ptimos resultados son: 1) tener info correspondiente de la persona entrevistada, 2) preparacin de una gua de temas y pregunta, 3) concertacin de la entrevista x anticipado. Hay varios tipos de entrevistas aquellas estructuradas, en las que las preguntas se encuentran estandarizadas para cualquier entrevistado y las no estructuradas, donde las preguntas surgen libremente.

CUESTIONARIOS: son utilizadas cuando se requiere entrevistar mucha gente, utilizando preguntas directas y concisas que brinden respuestas breves y fciles de evaluar. Hay dos tipos, los abiertos en los que el encuestado se expresa sin limitaciones y los cerrados, en las que las respuestas se limitan a la eleccin de una o varias alterativas.

REVISION DE REGISTROS Y DOCUMENTACION: la info provista en los registros es de gran utilidad ya que ayuda al hombre de sistemas a aproximarse al conocimiento de actividades y operaciones con las que no se encuentra familiarizado.

OBSERVACION PERSONAL: es aquella que el hombre de sistema visualiza con el objetivo de obtener info en la misma fuente y en el mismo momento que la info se produce.

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS PARA LA REGISTRACION DE LA INFO

ACCIONESNETOSPROD PRECEDHASTA $500ARBOLES DE DECISION: Es un diagrama que se presenta bajo una sucesin encadenada de condiciones (situaciones variables que se pueden presentar) y acciones (opciones, alternativas y conductas). Se llama rboles puesto que a partir de un punto inicial de decisin (raz) surgen diferentes alternativas que a medida que se van originando nuevas condiciones se bifurcan mas y mas (ramas)

CONDICIONESDESCUENTOCONTADOHASTA $200

NETOSHASTA $100

NO PRECED

DESCUENTOSHASTA $300

TABLAS DE DECISION: Son matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las condiciones y las acciones.

LENGUAJE ESTRUCTURADO: es una forma de presentar declaraciones de rpida construccin y aplicacin logrndose una clara definicin de reglas de decisin.

DIAGRAMAS: Son representaciones simblicas de los sistemas de las organizaciones. Representan las principales caractersticas de los sistemas reales con una simplificacin tal que luego, permite sobre ellos realizar un anlisis detectando errores o fallas que afecten su efectividad o eficiencia. Existe distintas clases de diagramas que depende su utilizacin de la necesidad que se quiera satisfacer1) Bloque: se disea mostrando los elementos que componen el sistema (se describen las entradas, los procesos, los archivos y las salidas) y de la manera que funcionan. No utilizan simbolos especiales, solo rectngulos unidos por flechas.

SALIDASOrden de CompraPROCESOSSeleccin de proveedorENTRADASControl de Inventarios

ARCHIVOSLegajo de proveedores

2) OPERACIN: representa una actividad o un conjunto de ellas.Diagrama de encadenamiento sectorial: Es la representacin de circuitos o rutina administrativa. Su exposicin es til en aquellos casos en los que se necesita una exposicin resumida de procedimientos, poniendo de manifiesto los elementos ms representativos. Se construye con los siguientes elementos:

FORMULARIO: Sin identifar cantidad de copias.

FLUJO DE INFO: Encadena secuencia de operaciones.

3) Cursogramas Administrativos: son la representacin grfica de las rutinas o procedimientos administrativos. Representan la secuencia sistemtica de acciones que se efectan para satisfacer las finalidades de la organizacin. Se indican la cantidad de formularios, cmo se ordenan y de qu tipo son cmo se distribuyen los formularios y hacia donde se dirigen. Permite evaluar qu errores, deficiencia, falta de controles y donde existen problemas que afecten el control interno de la organizacin. Se grafican siguiendo convenciones preestablecidas IRAM. Tiene una simbologa determinada. 4) Diagramas de sistemas: Son propios de aquellos sistemas que utilizan PED. Utiliza un conjunto de smbolos que unidos, permiten seguir la descripcin lgica y los pasos del procesamiento en la solucin del problema. Pueden representar distintos grados de detalle segn esto, se llamar diagramas de sistema (panorama general que describa los principales aspectos de una solucin) o diagrama de programa (describe la lgica interna de cada paso de un programa de sistemas). Se lo puede definir como un grfico que muestra los procesos del sistema, exponiendo la funcin bsica de los programas que lo integran mostrando la secuencia en la que deben ejecutarse.

MANUALES ADMINISTRATIVOS: Es un cuerpo sistemtico de informacin que seala las actividades que deben realizarse por los integrantes de la organizacin, detallando la forma de su realizacin. Cuentan con algunas ventajas como, que es una fuente permanente de info sobre prcticas habituales, sirven para fijar estndares y para normalizar las prcticas organizacionales aprobadas por la direccin, entre otras, pero tambin cuentan con algunas limitaciones como los inconvenientes originados por la mala o confusa redaccin, el costo de actualizacin y realizacin, la obsolescencia por falta de actualizacin, al ser rgido no permite el incentivo personal. Existen diferentes tipos de manuales administrativos, entre los que se encuentran los manuales de organizacin, de poltica, de procedimientos, etc. La elaboracin de estos manuales constan de 5 etapas. 1) Definir el objetivo a cumplir; 2) definir los responsables de la confeccin la presencia de los empleados es insustituible, definir la cantidad y calidad de info a recolectar; 3) Recogida la info, se proceder con la redaccin la cual debe ser clara y concisa que no permita falsas interpretaciones; 4) debe definirse su diagramacin; 5) distribucin al personal; 6) Seguimiento y mantenimiento del manual.

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS DE ANLISIS

TECNICA DEL INTERROGATORIO: Permite efectuar un examen crtico y sistmico de las actividades, permitiendo establecer aquello que funciona bien o presenta inconvenientes. Consiste en realizar una batera de preguntas que realizadas en un orden determinado, indagan sobre el propsito (objetivo de la actividad), el lugar (el espacio fsico donde se desarrolla la tarea), oportunidad, personas (se analiza si la persona que est ene l puesto es la ms adecuada para hacerlo) y medios de cada tarea dentro de la organizacin.

PREGUNTAR POR QUE 5 VECES: Analiza las causas mas evidentes de los problemas. SE pregunta por qu hasta que aparezca la explicacin mas adecuada a la causa del problema.

ANLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS: Por medio del anlisis de una situacin en la que se quieren introducir cambios, permite identificar las fuerzas que los favorecen o que los entorpecen. Esta tcnica procede as: 1) Definicin objetiva de la situacin actual; 2) definicin del resultado final buscado; 3) identificacin de las fuerzas positivas y negativas; 4) ponderacin de fuerzas definidas; 5) anlisis de fuerzas; 6) elaboracin de un plan para aumentar las fuerzas que estn a favor y reducir las que estn en contra.

ACTIVIDADES Y HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN

DIAGRAMA HORIZONTAL DE BARRAS: Tambin conocido como grfico de GANTT. Se lo utiliza para programar en el tiempo todo tipo de tareas entre distintos recursos, posibilitando el control posterior de los plazos.

tareas

Tiempo

DIAGRAMA DE RED: Los ms conocidos son los CPM y los PERT. Sealan las interacciones entre las actividades de un proyecto en el tiempo sealado inicio y finalizacin de cada actividad. Permiten programar proyectos que tengan numerosas tareas, tareas en serie se las llaman programacin por el camino crtico. Este mtodo comienza con el listado de tareas que componen el proyecto, luego debe establecerse la correlacin necesaria para cubrir las tareas sucesivas.

TEMA 8 SISTEMAS APLICADOS

ACTIVIDADES DE VENTAS: Tienden a ubicar los productos entre los compradores de la empresa. Algunos principios relativos al control interno son:PRINCIPIO RELATIVOS A LA ESTRUCTURA Establecimiento de sectores o funciones de control Proteccin de bienes.

PRINCIPIO RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS Separacin de fases de una operacin y divisin de funciones: debe verificarse que exista esta separacin de manera que se verifique la existencia por control de intereses. Definicin de normas y procedimientos: debe contemplar la elaboracin de un manual de procedimientos. Correcta captacin y entrada de datos: deben existir normas claras sobre preparacin de documentos y formularios. Cada uno de ellos debe contener numeracin pre-impresa, correlativa, ascendente y tener custodia.

ACTIVIDADES DE COBRANZAS: son aquellas operaciones que se realiza para que la organizacin perciba los derechos que tiene contra 3ros, por las ventas que se efecta y que se instrumentan a travs de documentos, o bien, saldos en cuenta corriente. Intervendrn en esta rutina tesorera, contadura y cobranzas. Los principales aspectos de control interno a considerar son:

PRINCIPIO RELATIVOS A LA ESTRUCTURA: Proteccin de Bienes: la caja debe estar restringida solo a las personas autorizadas. Los recibos que no estn utilizndose deben quedar a la custodia de personal externo al sector.

PRINCIPIO RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS: Separacin de fases de una operacin y divisin de funciones. Definicin de normas y procedimientos. Correcta captacin y entrada de datos.

PRINCIPIOS RELATIVOS AL PERSONAL Entrenamiento, capacitacin y rotacin peridica.

ACTIVIDADES DE COMPRAS: estn orientadas hacia la obtencin de recursos que la organizacin necesita para su normal desenvolvimiento. Algunas caractersticas son de conseguir el menor costo con la mejor calidad asociada y en el momento que la organizacin lo necesite. Los principales aspectos del control interno:PRINCIPIO RELATIVOS A LA ESTRUCTURA: Establecimiento de sectores o funciones de control: evitar que exista conexin entre el proveedor y la persona que este custodiando los bienes. Proteccin de bienes: verificacin de los bienes tanto en cantidad como calidadPRINCIPIO RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS Separacin de fases de una operacin y divisin de funciones. Definicin de normas y procedimientos. Correcta captacin y entrada de datos.ACTIVIDADES DE PAGO: Cancelan las obligaciones asumidas por la organizacin, tambin se la llama cuentas a pagar. Algunas consideraciones de control Interno:PRINCIPIOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA Proteccin de bienes: la custodia y manejo de fondos debe estar concentrado en una sola persona (tesorero).PRINCIPIO RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS Separacin de fases de una operacin y divisin de funciones: Definicion de normas y procedimientos. Correcta captacin y entrada de datosPRINCIPIO RELATIVOS AL PERSONAL Rotacin de personal.

TEMA 9 METODOLOGIA DEL CICLO DE VIDA AMPLIADADEFINICION: Es la metodologa tradicional para el estudio de sistemas. Las partes que lo componen son estudio preliminar, relevamiento de info, anlisis, diseo e implementacin. Cada etapa est bastante bien definido teniendo una clara identificacin de las tareas individuales, resultados intermedios, retroinformacin y control.ETAPAS Y FASESETAPA DE SINTESIS, INVESTIGACION SISTEMICA: OBJETIVO: buscara entender el sistema, identificar el suprasistema, explicar sus conductas y propiedades, definir las funciones del sistema estudiado y una vez esclarecido esto, se aplicara un mejoramiento o rediseo. Durante esta estapa se deben desarrollar actividades que satisfagan los siguientes objetivos: IDENTIFICAR Y DEFINIR EL OBJETO DEL ESTUDIO, esto permitir definir si se mejora o residea. Si se eligiera este ltimo caso, debera continuarse con la formulacin del Panorama Sincrtico sin exepcin. Cuando el objeto ya est bien definido, se realiza una aproximacin de su alcance y profundidad definiendo metas y expectativas ademsde estudiar el impacto social entre otras. INTEGRAR EL EQUIPO, seleccionar quienes llevaran a cabo la tarea movilizarlos y estimularlos. FORMULAR EL PANORAMA SINCRTICO, aqu se identifica y entiende el suprasistema que lo contiene, adems de estudiarse las tendencias del ambiente, funcionamiento organizacional a largo plazo, entre otras. Aqu se necesita info que permita entender y NO analizar. Es necesario investigar sobre 1) identificacin y entendimiento del ambiente, 2) identificacin y entendimiento del proceso, (se aboca a aquellas actividades que relacionan al sistema con el suprasistema); 3) identificacin y entendimiento de la organizacin, (a travs de la estructura de la organizacin, objetivos polticas y estilo administrativo, tipo de organizacin, actuacin pasada y presente); 4) visualizacin del proceso ideal. EVALUAR LA FACTIBILIDAD DEL ESTUDIO: se evalan 4 tipos que aclaran tanto los beneficios como los riesgos en el desarrollo e implementacin 1)Factibilidad tcnica (valorar la implementacin de lo planificado con los medios tecnolgicos vigentes); 2) Factibilidad operativa (responde a la pregunta, el sistema que se implemente, ser utilizado por la organizacin?); 3) Factibilidad econmica (trata de calcular si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores que los costos); 4) Factibilidad organizativa (supone interpretar el clima y la cultura reinante). ACEPTAR O RECHAZAR EL ESTUDIOLas herramientas que se utilizan en el desarrollo de esta etapa son las entrevistas, observacin y visitas, revisin de documentos y antecedentes e informacin del ambiente y programacin del trabajo.ETAPA DE RELEVAMIENTO DE LA INFOOBJETIVO: Tiene como fialidad conocer su estructura, su flujo de actividades, interaccin con otros sistemas.