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PROCEDIMENTOS DE PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCUFISCALIZAÇÃO NO TCU
Tribunal de Contas da União
João Manoel da Silva Dionisio
Secretário de Controle Externo
Santa Catarina
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Tribunal de Contas da União
A INTRODUÇÃO1 Conceitos Gerais2 Plano de Fiscalização3 Normas de Fiscalização4 Ética em FiscalizaçãoB FISCALIZAÇÃO5 Planejamento6 Execução6.1 Técnicas de Fiscalização6.2 Evidência em Fiscalização6.3 Achado de Fiscalização7.0 Papéis de Trabalho8.0 Relatório de Fiscalização9.0 Técnicas de Entrevista em Fiscalizações10 Aspectos Comportamentais e Práticos dos
Trabalhos de Fiscalização
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FISCALIZAÇÃO NO TCU FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos GeraisConceitos Gerais
Tribunal de Contas da União
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AUDITORIAAUDITORIA
Aplicação de um conjunto de metodologias, procedimentos e técnicas, métodos de revisão e avaliação, aferição e análise com a finalidade de obtenção de informação e conhecimento acerca da regularidade ou dos resultados das finanças, atividades, projetos, programas, políticas e órgãos governamentais.
Tribunal de Contas da União
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Fiscalização no TCUFiscalização no TCU
Art. 230 do Regimento Interno “O Tribunal, no exercício de suas
atribuições, poderá realizar, por iniciativa própria, fiscalizações nos órgãos e entidades sob sua jurisdição, com vistas a verificar a legalidade, a economicidade, a legitimidade, a eficiência, a eficácia e a efetividade de atos, contratos e fatos administrativos.”
Tribunal de Contas da União
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Instrumentos de Fiscalização Instrumentos de Fiscalização do TCU do TCU
LevantamentosAuditorias InspeçõesAcompanhamentosMonitoramentos
Tribunal de Contas da União
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCULevantamentos - Objetivos: conhecer a organização e o funcionamento dos
órgãos e entidades da administração federal, incluindo fundos e demais instituições jurisdicionadas
conhecer sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais
avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações
Tribunal de Contas da União
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAuditoria Conformidade: examinar a legalidade e a
legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial
Natureza Operacional: avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados
Tribunal de Contas da União
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AUDITORIAAUDITORIACONFORMIDADE X OPERACIONALCONFORMIDADE X OPERACIONAL
AUDITORIA DE CONFORMIDADE AUDITORIA OPERACIONAL
LEGALIDADE
Tribunal de Contas da União
DESVIOS DE
RECURSOS
FRAUDE
ECONOMICIDADE
EFICÁCIA
DESPERDÍCIO
EFETIVIDADE
EQÜIDADE
QUALIDADE
EFICIÊNCIA
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUInspeção - Objetivo:
suprir omissões e lacunas de informações
esclarecer dúvidas ou apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade de fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à sua jurisdição
Tribunal de Contas da União
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAcompanhamento - Objetivos: examinar, ao longo de um período predeterminado,
a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial
avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados
Tribunal de Contas da União
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAcompanhamento - Meios: leis do plano plurianual, lei de diretrizes orçamentárias,
da lei orçamentária anual e da abertura de créditos adicionais
editais de licitação, dos extratos de contratos e de convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres, e atos sujeitos a registro
expedientes e documentos solicitados visitas técnicas ou participações em eventos promovidos
por órgãos e entidades da administração pública
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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCU
Monitoramento - Objetivo: verificar o cumprimento das deliberações
do Tribunal e os resultados delas advindos
Tribunal de Contas da União
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Tipologia de auditoria baseada Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizadaem área fiscalizada
•Auditoria de Tecnologia da Informação
•Auditoria de Obras
•Auditoria de Pessoal
•Auditoria Ambiental
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FISCALIZAÇÕESFISCALIZAÇÕES PORPOR
INSTRUMENTOINSTRUMENTO 2005 2005
Tribunal de Contas da União
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FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005
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NORMAS DE AUDITONORMAS DE AUDITORIARIA
Tribunal de Contas da União
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DEFINIÇÃODEFINIÇÃO
As normas de auditoria representam os requisitos básicos a serem observados no desempenho do trabalho de auditoria
William Attie
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FINALIDADE DAS NORMAS DE FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIAAUDITORIA
Registro do nível de conhecimento
Consistência metodológica
Garantia de qualidade dos trabalhos
Sobrevivência da atividade de auditoria
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FONTES DE NORMAS DE AUDITORIAFONTES DE NORMAS DE AUDITORIA
Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC) - Normas Internacionais de Auditoria (International Audit Standards - ISA)
Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)
Government Accountability Office (GAO) dos Estados Unidos - Normas de Auditoria Governamental (Government Auditing Standards, ou Yellow Book - Revisão 2003)
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FONTES DE NORMAS DE AUDITORIAFONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Conselho Federal de Contabilidade (CFC)
– Resolução CFC nº 820, de 17-12-97 - NBC T 11: Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis
– Resolução CFC nº 821, de 17-12-97 - NBC P 1: Normas Profissionais de Auditor Independente
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Dividem-se em quatro partes Princípios básicos Normas Gerais Normas de Trabalho de Campo Normas Para a Elaboração dos Relatórios
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Constituem uma orientação ao auditor que o ajudará a determinar a amplitude da sua atuação e os procedimentos que devem ser aplicados na auditoria
As normas de auditoria ou fiscalização constituem os critérios ou a medida de avaliação da qualidade dos resultados da auditoria
As EFS devem cumprir as Normas de Auditoria da INTOSAI, adaptáveis no caso de Tribunais de Contas
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas Gerais de Auditoria Governamental As EFS devem adotar políticas e procedimentos
para: Contratar pessoal com preparação adequada Formar seus funcionários de maneira que
executem suas tarefas com eficácia Elaborar manuais e outros tipos de guias e
instruções escritas referentes à realização das auditorias
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINormas Gerais de Auditoria Governamental
Aproveitar os meios técnicos e profissionais disponíveis e determinar os que são necessários
Distribuir adequadamente tais meios e designar o número suficiente de pessoas para a realização de cada tarefa
Planejar e supervisionar as auditorias de maneira apropriada a fim de alcançar os objetivos desejáveis com a diligência e o interesse devidos
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas do trabalho de campo
Planejamento
– O auditor deve planejar suas tarefas de maneira a assegurar uma auditoria de alta qualidade e que seja realizada com a devida economia, eficiência, eficácia e prontidão
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas do trabalho de campo
Supervisão– O trabalho realizado pelo pessoal da
auditoria, em cada nível e fase da fiscalização, deve ser adequadamente supervisionado
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas do trabalho de campo
Documentação
– A documentação obtida deve ser revisada por um membro experiente da equipe fiscalizadora
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas do trabalho de campo
Para fundamentar os pareceres e as conclusões do auditor relativas à organização, ao programa, à atividade ou à função fiscalizada, devem ser apontadas provas adequadas (evidências)provas adequadas (evidências), pertinentes e razoáveis
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas do trabalho de campo: Provas de Auditoria - Documentação
Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e detalhados, a fim de permitir a outro auditor, que não tenha tido contato prévio com a auditoria, constatar através desses documentos o trabalho desenvolvido para fundamentar as conclusões
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINormas para elaboração dos relatórios na
Auditoria Governamental Ao final de cada auditoria o auditor deve preparar
por escrito seu parecer ou relatório, manifestando de forma adequada os fatos descobertos
Compete à EFS decidir, em última instância, o que deverá ocorrer em relação às práticas fraudulentas ou às graves irregularidades constatadas pelos auditores
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Controle de Qualidade As EFS devem estabelecer sistemas e
métodos para confirmar que os procedimentos de controle de qualidade têm funcionado de maneira satisfatória
Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria
Garantir melhorias e evitar que as deficiências se repitam
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ÉTICA EM AUDITORIAÉTICA EM AUDITORIA
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Normas com Significado Ético
Independência Conflitos de interesses (evitar entre o
fiscalizador e a entidade fiscalizada) Competência profissional exigida Devida diligência (Due care)
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ÉTICA EM AUDITORIAÉTICA EM AUDITORIA
Um Código de Ética constitui um documento que engloba os valores e princípios que devem orientar o trabalho cotidiano dos auditores
Publicado pela Comissão de Normas de Auditoria no XVI Congresso da INTOSAI em 1998,em Montevidéu, Uruguai
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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético: Independência
Não deve ser indicado para fazer auditoria o auditor da EFS que tenha relações estreitas com membros da gerência da entidade auditada, sejam elas de amizade, parentesco ou de qualquer outro tipo, que possam vir a prejudicar sua objetividade, na mesma
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INDEPENDÊNCIAINDEPENDÊNCIA A independência dos auditores não deve ser
afetada por interesses pessoais ou externos:
– preconceito dos auditores em relação a pessoas, entidades fiscalizadas, projetos ou programas
– por haver o auditor trabalhado recentemente na entidade fiscalizada
– por relações pessoais ou financeiras que provoquem conflitos de lealdade ou de interesses
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COMPETÊNCIA PROFISSIONALCOMPETÊNCIA PROFISSIONAL
Os auditores não devem desenvolver trabalhos para os quais não possuam a competência profissional necessária
Devem também compreender, de maneira adequada, os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento da entidade fiscalizada
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OBJETIVIDADE E OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADEIMPARCIALIDADE
Objetividade e imparcialidade são requisitos de todo trabalho efetuado pelos auditores e, em particular, em seus relatórios, que deverão ser exatos e objetivos
Portanto, as conclusões contidas nos pareceres e relatórios devem basear-se exclusivamente nas provas obtidas e organizadas de acordo com as normas de auditoria da EFS
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SEGURANÇA, CONFIANÇA E SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADECREDIBILIDADE
Os auditores devem portar-se de maneira que seja promovida a cooperação e as boas relações entre eles e dentro da profissão
A cooperação recíproca e o apoio à profissão por parte de seus membros constituem elementos essenciais do profissionalismo
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INTEGRIDADEINTEGRIDADE
Os auditores são obrigados a cumprir normas superiores de conduta, como por exemplo a imparcialidade, durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal das entidades fiscalizadas
Tribunal de Contas da União
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42
INTEGRIDADEINTEGRIDADE
A integridade também exige que os auditores:
cumpram os princípios de objetividade e independência
tenham uma conduta profissional impecável tomem decisões de acordo com o interesse
público
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NEUTRALIDADE POLÍTICANEUTRALIDADE POLÍTICA
É importante que os auditores conservem sua independência em relação às influências políticas, a fim de desempenhar com imparcialidade suas responsabilidades de fiscalização
Tribunal de Contas da União
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44
CONFLITOS DE INTERESSESCONFLITOS DE INTERESSES
Os auditores deverão proteger sua independência e evitar qualquer possível conflito de interesses, recusando presentes ou gratificações que possam ser interpretados como tentativas de influir sobre a independência e a integridade do auditor
Tribunal de Contas da União
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45
CONFLITOS DE INTERESSESCONFLITOS DE INTERESSES
Os auditores deverão evitar todo tipo de relação com os diretores ou funcionários da entidade fiscalizada, bem como com outras pessoas que possam influenciar, comprometer ou ameaçar a capacidade de atuarem com independência
Tribunal de Contas da União
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46
CONFLITOS DE INTERESSESCONFLITOS DE INTERESSES
Os auditores não deverão utilizar informações recebidas no desempenho de suas obrigações como meio para obtenção de benefícios pessoais para eles ou para outros
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SIGILO PROFISSIONALSIGILO PROFISSIONAL
A informação obtida pelos auditores no processo de auditoria não deverá ser revelada a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo objetivando cumprir responsabilidades legais ou de outra classe que correspondam à EFS, como parte dos procedimentos normais desta, ou em conformidade com as leis pertinentes
Tribunal de Contas da União
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FASES DE FISCALIZAÇÃOFASES DE FISCALIZAÇÃO
PROCESSO DE AUDITORIA
PLANEJAMENTO EXECUÇÃO RELATÓRIO
Tribunal de Contas da União
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PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO
Tribunal de Contas da União
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PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA
Fixação antecipada do que se deseja atingir (objetivo) e DO QUE deve ser feito para alcançá-lo (estratégias, táticas, ações), com a definição do QUANDO (cronograma), em QUE SEQÜÊNCIA (encadeamento), COMO (metodologia), QUEM (responsabilidade), ONDE (localização), POR QUÊ (fundamentação)e A QUE CUSTO (orçamento)
Tribunal de Contas da União
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51
Tribunal de Contas da União
Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento:estratégico, tático e operacional
(relações com a auditoria)
Planejamento estratégico - mais amplo e abrangente. Homologado pela alta cúpula (O plano de auditorias está em nível estratégico). Planejamento tático - Feito em nível de Secretarias. Em termos que fiscalização é o conjunto de auditorias a serem realizadas pela Secretaria.Planejamento operacional - projetado para o curto prazo, e para o alcance de metas específicas. Em fiscalização, é aquele feito para cada missão fiscalizatória.
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52
PLANEJAMENTO DA PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO
etapa fundamental
tempo adequado
tempo problemas
Tribunal de Contas da União
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NORMAS DE AUDITORIA NORMAS DE AUDITORIA (PLANEJAMENTO)(PLANEJAMENTO)
INTOSAI - International Organization of Supreme Audit Institutions
IFAC - International Federation of Accountans
CFC - Conselho Federal de Contabilidade
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PADRÕES DE PLANEJAMENTO
UNIDADE TÉCNICA
COORDENADORA(item 9)
MATRIZ DE PLANEJAMENTO E MATRIZ DE PROCEDIMENTOS
(item 10)
VISÃO GERAL DO OBJETO
(itens 11 e 12)
Fontes de
Informação(item 11)
Conteúdo da
Informação(item 12)
Roteiro De Auditoria De Roteiro De Auditoria De ConformidadeConformidade
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55
Tribunal de Contas da União
MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA
Visão geral - informações gerais sobre o órgão a ser fiscalizado
Elaboração das matrizes de planejamento e procedimentos
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VISÃO GERAL DO OBJETOConteúdo da informação
(item 12)
Descrição do objeto- características -
Legislação aplicável
Objetivos institucionais do órgão/entidade
Setores responsáveis, competências e atribuições
Pontos críticos e deficiências do controle interno
- Conhecimento e compreensão do objeto- Ambiente organizacional
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VISÃO GERAL DO OBJETOFontes de informação
(item 11)
Sistemas informatizados
Cadastros
Legislação e normas específicas
Contas dos últimos exercícios
Fiscalizações anteriores
- papéis de trabalho -
Processos relacionados:- órgão/entidade auditado
- objeto da auditoria
Servidores do TCU
Órgãos de controle interno
Órgão/entidade auditado
Notícias
Trabalhos acadêmicos publicados
TCETCMMP
Possíveis ações
judiciais
Levantamentos anteriores
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Tribunal de Contas da União
MATRIZES DE AUDITORIA
Matrizes são ferramentas utilizadas nas três fases de auditoria, com o objetivo de executar os trabalhos segundo os princípios, técnicas e normas de auditoria geralmente aceitas.
• Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos.
• Fase de execução: matrizes de procedimentos, de achados e de responsabilização.
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Matriz de PlanejamentoMatriz de PlanejamentoObjetivos IObjetivos I
selecionar, de maneira prévia, as áreas ou questões mais relevantes em uma determinada auditoria
dar foco ao trabalhoampliar os potenciais resultados dos trabalhos.minimizar riscos de prorrogações na duração
dos trabalhos e desgastes com as chefias
Tribunal de Contas da União
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60
Matriz de PlanejamentoMatriz de PlanejamentoObjetivos IIObjetivos II
Equacionar expectativas e evitar surpresas ao final da execução, discutindo o trabalho previamente com as chefias imediatas
“... mas não era nada disso que era para ser feito!”
Tribunal de Contas da União
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MATRIZ DE PLANEJAMENTOMATRIZ DE PLANEJAMENTO
Questão de AuditoriaInformações RequeridasFontes de InformaçãoTécnicas de AuditoriaLimitaçõesPossíveis Achados
Tribunal de Contas da União
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62
OBJ ETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria
QUESTÕESDE
AUDITORI A
INFORMAÇÕESREQUERIDAS
FONTESDE
INFORMAÇÃO
TÉCNICASDE
AUDITORI A
LIMI -TAÇÕES
POSSÍVELACHADO
Apresentar,em forma deperguntas, osdiferentesaspectos quecompõem oescopo daauditoria eque devemserinvestigadoscom vistas àsatisfação doobjetivo
Identificar asinformaçõesnecessárias pararesponder aquestão deauditoria
Identificar asfontes de cadaitem deinformação.Estas fontesestãorelacionadascom astécnicas deauditoriaempregadas
Especificar astécnicas queserãoutilizadasparaobtenção etratamentodasinformações.
Especificaraslimitaçõesrelativas às:- técnicasadotadas,- fontes deinformação,- condiçõesoperacionaisdo trabalho.
Esclarecerprecisamenteque conclusõesou resultadospodem seralcançados apartir daestratégiametodológicaadotada
Q1Q2Qn
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Tribunal de Contas da União
OBJETIVO DE AUDITORIA
Define o escopo da auditoria, o que se pretende esclarecer com a fiscalização. Deve ser apresentado sob a forma declarativa. Deve, ainda, conter um verbo de ação e ser enunciado de forma clara e resumida.
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Tribunal de Contas da União
QUESTÕES DE AUDITORIA
As questões devem englobar os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados, com vistas à satisfação do objetivo. Deve limitar-se ao universo do escopo previsto.
Apresenta-se em forma de pergunta.
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Tribunal de Contas da União
INFORMAÇÕES REQUERIDAS
Nessa coluna são especificadas as informações necessárias para responder à questão de auditoria. As informações requeridas são escritas na forma afirmativa.
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Tribunal de Contas da União
FONTES DE INFORMAÇÃO
Para cada informação requerida, há pelo menos uma fonte para prestá-la. A fonte pode ser uma pessoa, local ou documento onde se deverá obter a informação (Ata, DRH, Anacleto).
Quanto à origem, a fonte pode ser:a) interna: situada na própria entidade auditada b) externa: sua origem é fora da entidade auditada
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Tribunal de Contas da União
TÉCNICAS DE AUDITORIA
Técnicas são formas de aplicar procedimentos de auditoria, para colher e/ou tratar informações.
Técnicas mais utilizadas: exame documental, inspeção física, conferência de cálculo, observação, entrevista, circularização, conciliação, análise de contas contábeis, revisão analítica, pesquisa em sistemas informatizados, etc
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Tribunal de Contas da União
LIMITAÇÕES
São restrições relativas à aplicação das Técnicas de Auditoria, ao acesso às Fontes de Informação ou às próprias condições operacionais. Só devem ser descritas caso não sejam mitigadas, como:
– “inexperiência em auditorias na área X”: a equipe poderá ser treinada para evitar a limitação;
– “vasta legislação”: a equipe poderá estudá-la com antecedência. Não havendo possibilidade de treinamento, permanece a limitação.
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Tribunal de Contas da União
EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:
a) quanto às técnicas:
– entrevista: ausência do responsável em território nacional durante a auditoria;
– circularização (pesquisa de preços): área de notória especialização;
– observação direta em obras subterrâneas concluídas.
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70
Tribunal de Contas da União
EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:
b) quanto às fontes de informação:
– manuais de operação escritos em idiomas pouco usuais (holandês, japonês);
– documentos arquivados em local remoto;
– órgãos que trabalham com informações sigilosas;
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Tribunal de Contas da União
EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:
c) quanto às condições operacionais:– locais de acesso difícil ou inseguro (catástrofes, zonas de violência, locais ermos);– não fornecimento de senha para acesso a sistemas;– inexistência de transporte ou alojamento na região da auditoria.
*Caso a limitação comprometa o êxito da auditoria, a Secretaria avalia a oportunidade e a conveniência de excluir ou não a questão ou de realizar a auditoria em outro momento
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Tribunal de Contas da União
LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS
Algumas limitações podem ser superados no decorrer da auditoria ou transformados em achados. Por exemplo:
inexistência ou subjetividade da justificativa para inexigibilidade/dispensa de licitação;
ausência de documentos e informações;
limitações de auditorias anteriores não sanadas após determinação do TCU.
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73
Tribunal de Contas da União
POSSÍVEIS ACHADOS
Achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões da auditoria.
A coluna “Possíveis achados” deve ser coerente com as questões de auditoria. Conterá hipóteses de achados.
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74
Construção de uma Matriz de Construção de uma Matriz de PlanejamentoPlanejamento
1. Discussão acerca do objetivo da fiscalização– delimitação do problema que a fiscalização aborda, ou
seja, qual o escopo da auditoria.– A discussão orientada pela matriz possibilita uma
equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.
Tribunal de Contas da União
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75
Construção de uma Matriz de Construção de uma Matriz de PlanejamentoPlanejamento
2. decomposição do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz) - Brainstorm
ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos (campo possíveis achados)
é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido.
Tribunal de Contas da União
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76
Construção de uma Matriz de Construção de uma Matriz de PlanejamentoPlanejamento
3. Explicitação: das informações necessáriasdas fontes dessas informaçõesde como buscá-las (utilizando quais técnicas), das limitações com que a abordagem adotada se
defronta. A cada um desses elementos necessários à
resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento.
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77
Matriz de ProcedimentosMatriz de Procedimentos
Detalhamento, passo a passo, da fiscalização na forma de itens de verificação a serem executados
Contém a previsão de custos do trabalho
Tribunal de Contas da União
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78
Matriz de ProcedimentosMatriz de ProcedimentosTC nº ___________ Fiscalis nº ___________ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.
QUESTÕES DEAUDITORIA
PROCEDIMENTOS OBJETO ACHADO
Correspondência com aQuestão de Auditoria(Qn) constante daMatriz de Planejamento
Descrição dos Itens deverificação ou check list
Onde serão efetuados osprocedimentos (ex.Contrato XX/2005;Convênio XXX/2004)
Usar a notação A1,A2,..., An (parapossibilitar acorrespondência com amatriz de achados) ou Nquando não houverachado
P11
P12
Q1
P1n
P21
P22
Q2
P2n
P31
P32
Qn
P3n
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79
Tribunal de Contas da União
PAPÉIS DE TRABALHO
São documentos, apontamentos, informações e provas reunidas pelo auditor, que subsidiam e
evidenciam o trabalho executado e fundamentam a sua opinião.
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80
Tribunal de Contas da União
FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO
•Auxílio aos exames e à elaboração do relatório
•Registro do trabalho e das conclusões
•Suporte do relatório
•Supervisão e revisão (qualidade).
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TÉCNICAS DE TÉCNICAS DE FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União
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Técnicas de AuditoriaTécnicas de Auditoria Definição Definição
Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações
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83
Técnicas de AuditoriaTécnicas de Auditoriaexame documental inspeção físicaconferência de cálculosobservaçãoentrevistacircularizaçãoconciliaçõesanálise de contas contábeis revisão analítica
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EXAME DOCUMENTALEXAME DOCUMENTAL
Procedimento mais usado
Confundido com a própria auditoria
Deve ser opção deliberada e não por desconhecimento de outras técnicas
Exame de Edital, Prestação de Contas de Convênio, Nota Fiscal
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INSPEÇÃO FÍSICAINSPEÇÃO FÍSICA
Constatação “in loco”– Localização de bens (desaparecidos,
inexistentes, estoques, obras)– Identificação de servidores ou contratados
fantasmas– Bens danificados (escolas, hospitais)– Existência de empresas contratadas
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CONFERÊNCIA DE CÁLCULOSCONFERÊNCIA DE CÁLCULOS
Indispensável para conferência de operações
que envolvam cálculos, transposição de
valores
Privatização do Banespa (omissão de crédito
tributário na planilha de avaliação)
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OBSERVAÇÃOOBSERVAÇÃO
Sempre que possível deverá ser realizada por mais de um membro da equipe
Registrar os fatos observados concomitantemente à sua ocorrência
Comparar atividade prevista em norma com a sua efetiva realização (análise de prestação de contas de convênio)
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ENTREVISTAENTREVISTA
Elaboração de perguntas objetivando respostas para quesitos previamente definidos
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CIRCULARIZAÇÃOCIRCULARIZAÇÃO
Confirmação, junto a terceiros, de fatos apresentados pela entidade– Cartas p/ confirmação de saldos em bancos– Confirmação do pagamento a fornecedores – Escola recebeu merenda escolar– Alegados licitantes foram realmente
convidados– Verificações de Notas Fiscais junto ao Fisco
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CONCILIAÇÃOCONCILIAÇÃOCompatibilidade entre o saldo das contas
sintéticas com aqueles das contas analíticas
Confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos de fontes externas
Conciliação bancária dos pagamentos em convênios
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ANÁLISE DE CONTASANÁLISE DE CONTAS
Exame das transações que geraram lançamentos na conta contábil
Parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam
Lançamento de investimento como custeio
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REVISÃO ANALÍTICAREVISÃO ANALÍTICAObjetiva verificar o comportamento de valores
significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas.
Inferências lógicas ou estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão
demonstração de “jogo de planilha” em licitação de obras, equilíbrio econômico financeiro
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TRIANGULAÇÃOTRIANGULAÇÃOComparação de informações obtidas em
diferentes fontes, por intermédio da utilização de mais de uma técnica
Dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas.
Fortalece, aumenta e corrobora a consistência das evidências
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EVIDÊNCIA EVIDÊNCIA EM EM
FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO
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DefiniçãoDefinição
Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe
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Evidências x IndíciosEvidências x IndíciosIndícios - Discordância entre a situação
encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria.
Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.
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EVIDÊNCIASEVIDÊNCIAS (item 22)(item 22)
Suficientes e completas
Adequadas e fidedignas: - autenticidade - confiabilidade - exatidão da fonte
Pertinentes ao temaRelacionadas com o achado
(evitar a acumulação indiscriminada de papéis)
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Adequação e FidedignidadeAdequação e Fidedignidade
Fonte da Informação
– interna
– externa
Tribunal de Contas da União
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Classificação das EvidênciasClassificação das Evidências
Física
Documental
Oral (testemunhal)
Analítica
Corroborativa
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Evidência FísicaEvidência Física
Obtida pela inspeção ou observação direta
Deve ser documentada : fotografias, amostras, filmes, etc.
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101
Evidência DocumentalEvidência Documental
Tipo mais comum
Documentos internos e externos
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OralOral
Obtida por intermédio de entrevistas ou
questionários
Valor limitado como prova
Fornece pistas
Tem de ser confirmada por outras evidências
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103
Evidência AnalíticaEvidência Analítica
Cálculos, comparações, raciocínio lógico
etc.
Depende de fatores como exatidão dos
cálculos e tamanho da amostra
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104
ANÁLISE DE CONTAS
REVISÃO ANALÍTICA
CONFERÊNCIA DE CÁLCULOSANALÍTICA
ENTREVISTAORAL
EXAME DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
INSPEÇÃO FÍSICAFÍSICA
TÉCNICAEVIDÊNCIA
CIRCULARIZAÇÃO
CONCILIAÇÕES
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DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS EVIDÊNCIAS (item 23)(item 23)
originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria
cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado
fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos
extratos de entrevista (Anexo VI) respostas a questionários planilhas de cálculo, quadros comparativos,
demonstrativos
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Organização das Evidências no Organização das Evidências no Processo de FiscalizaçãoProcesso de Fiscalização
As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria
Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal
Cada anexo - em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas
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ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIA
Tribunal de Contas da União
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108
DefiniçãoDefinição
Um achado de auditoria é uma descoberta do
auditor que fundamentará as conclusões e recomendações da
auditoria.
Tribunal de Contas da União
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ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIAATRIBUTOS ATRIBUTOS (Glossário)(Glossário)
Situação encontrada
Critério
Causa
Efeito
Tribunal de Contas da União
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Tribunal de Contas da União
ATRIBUTOS DO ACHADOSituação Encontrada (Condição)É a situação existente, determinada e documentada durante os trabalhos. Reflete o grau de atingimento dos critériosCritérioÉ a norma ou o padrão adotado, por intermédio do qual o auditor mede ou valora a condiçãoCausaÉ a razão pela qual a condição ocorreu. Sua menção é necessária para a contextualização do achado e formulação de sugestões para resolução dos problemasEfeito (Conseqüência)É o resultado adverso (ou não) da situação encontrada. Se possível deve estar devidamente quantificado
Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
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111
ITEM SITUAÇÃO
ENCONTRADA
CRITÉRIO CAUSA EFEITO
1 Atraso no
cronograma de
execução das obras
Conclusão das obras
dento dos prazos
acordados e
detalhados no
cronograma físico-
financeiro
Atraso no
pagamento das
empreiteiras
a) termos aditivos
de prorrogação
de prazos
b) deterioração
dos serviços
executados
c) aumento do
custo final das
obras
Exemplo de um Achado
Tribunal de Contas da União
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ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIAREQUISITOS BÁSICOSREQUISITOS BÁSICOS
Relevância
Fundamentação em evidências
Objetividade
Respaldo às propostas de encaminhamento
Consistência
Tribunal de Contas da União
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MATRIZ DE ACHADOSMATRIZ DE ACHADOS
Achado Situação Encontrada Critério Evidência Causa Efeito Encaminhamento Benefício da Proposta
Tribunal de Contas da União
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OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria
ACHADO SITUAÇÃOENCONTRADA
CRITÉRIO EVIDÊNCIA CAUSA EFEITO ENCAMINHA-MENTO
Correspon-dência com oAchado (An)constante daMatriz deProcedi-mentos
Situaçãoexistente,identificada edocumentadadurante a fase deexecução daauditoria
Legislação,norma,jurisprudênciaentendimentodoutrinário oupadrão adotado
Informaçõesobtidas durante aauditoria nointuito dedocumentar osachados e derespaldar asopiniões econclusões daequipe
O quemotivou aocorrênciado achado
Conse-quências doachado
Propostas daequipe deauditoria. Deveconter aidentificação do(s)responsável (eis)
A1A2Na
Tribunal de Contas da União
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115
Processo de desenvolvimento dos Processo de desenvolvimento dos achadosachados
Consiste no acúmulo organizado de
informações (ou evidências) apropriadas e
necessárias para esclarecer e sustentar os achados
Tribunal de Contas da União
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116
Tribunal de Contas da União
Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Processo de Análise de um achadoProcesso de Análise de um achado
Estimar o benefício das propostas de encaminhamento
Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento
Determinar as causas e os efeitos do achado
Achado – decorre da comparação de “o que é”, com “o que deveria ser”, comprovado por evidências
Situação encontrada – o que é
Critério de auditoria – o que deveria ser
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Tribunal de Contas da União
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Sua descrição deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a ocorrência.
Deve ser indicado o período das ocorrências irregulares, para fins de identificação dos responsáveis e a vinculação às contas.
Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
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Tribunal de Contas da União
CRITÉRIOS
São parâmetros com que se avalia a regularidade ou não das ocorrências identificadas na auditoria. Exemplos: textos legais/normas, projetos e planos, editais, contratos, acordos, termos em geral, jurisprudência e determinações do TCU, orientações emanadas de órgãos e entidades superiores, padrões usados no setor etc.
* No uso de jurisprudência do TCU como critério, serão informadas as Decisões/Acórdãos que se referem ao fato.
Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
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Tribunal de Contas da União
EVIDÊNCIAS
Evidência é o elemento essencial e comprobatório dos achados de auditoria e servirá para a sustentação das conclusões do auditor.
Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
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120Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
CAUSA
Características
a) não é de determinação obrigatória, mas apenas se relevante e de possível identificação
b) podem ser objetivas (deficiências de controle, riscos que se materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia)
c)deve ser conclusiva, para permitir imputar, ou não, responsabilidades aos gestores (causas subjetivas) e fornecer elementos para o TCU determinar medidas corretivas (causas objetivas)
d) não é uma hipótese ou possibilidade
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121Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
CAUSA e) não deve ser confundida com o fato irregular em si,
como:– descumprimento de normativos– inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo TCU– utilização de critérios subjetivos
f) a causa seria a determinação dos motivos que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos etc.
g) a informação prestada pelo responsável como causa não basta. A equipe deve buscar também evidências da causa para firmar sua convicção
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122Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
EFEITOS
• São as conseqüências para o órgão, erário ou sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Podem ser reais (efetivos) ou potenciais (riscos) – estes podem ou não se concretizar
• Não devem ser confundidos com o fato irregular em si. Por exemplo:
– ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito, mas sim “o prejuízo ao erário gerado pelos pagamentos indevidos”
– inobservância da legislação em licitação não é efeito, mas sim, “o prejuízo ao erário pela não-escolha da proposta mais vantajosa”
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123Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
É o conjunto de medidas legais que a equipe de auditoria propõe ao final do Relatório, com o intuito de corrigir as irregularidades detectadas, recompor os danos ao erário, apenar os infratores e divulgar boas práticas administrativas encontradas
A Matriz de Achados e o Relatório estão vinculados. As mesmas propostas de encaminhamento devem constar em ambos
Quando da proposição de audiência ou de conversão em TCE para fins de citação, os responsáveis devem estar identificados pelo nome, cargo e CPF
O preenchimento da matriz, antes da redação do relatório, facilita a elaboração e a discussão do trabalho com o supervisor
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124
IMPORTANTEIMPORTANTE
De acordo com o Roteiro de Auditoria de Conformidade, a estrutura dos achados é transportada integralmente para o relatório da equipe, consistindo na sua essência
Essa definição otimiza o prazo de elaboração do Relatório
É de fundamental importância que a Matriz de Achados seja rascunhada no decorrer dos trabalhos de campo
Tribunal de Contas da União
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RELATÓRIO DE RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União
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126
PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO (itens 26 a 65)
Conceito(item 26)
Requisitos da palavra “CERTO”
(item 27)
Estrutura (itens 28 a 65)
Tribunal de Contas da União
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127
RELATÓRIO - CONCEITORELATÓRIO - CONCEITO
Instrumento formal e técnico Comunicar aos leitores:
– objetivo e questões de auditoria– metodologia– achados de auditoria– conclusões– proposta de encaminhamento
Tribunal de Contas da União
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128
REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”
CCCE
TO
Clareza
Convicção
Concisão
Exatidão
RelevânciaRTempestividade
Objetividade
Tribunal de Contas da União
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129
ClarezaClareza
Linguagem deve ser simples
Ordem direta dos termos da oração
Evitar erudição, preciosismo, jargão, coloquial e ambigüidade
Mensagem deve ser entendida por qualquer pessoa
Termos e abreviaturas devem estar definidos
Tribunal de Contas da União
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130
ConvicçãoConvicção
Apresentação de maneira convincente das observações
Evitar expressões do tipo: smj; parece que.
Tribunal de Contas da União
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131
ConcisãoConcisão
Evitar o desperdício de idéias
Parágrafos curtos
Relatórios muito extensos tendem a não ser lidos (30 pg = ideal p/máximo em auditorias de conformidade)
Tribunal de Contas da União
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132
ExatidãoExatidão
Apresentar as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações
Tribunal de Contas da União
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133
ExatidãoExatidão
Exatidão dos dadosPrecisão das colocações
Erros
credibilidade
• dúvidas sobre a validade do exame
• desviam a atenção do essencial
• põem em risco todo o trabalho
Solução revisão de todo o trabalho
Tribunal de Contas da União
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134
RelevânciaRelevânciaAssuntos importantes mantêm a atenção do leitor
Temas de baixa relevância desviam a atenção do
leitor do mais importante
Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as
conclusões
Tribunal de Contas da União
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135
ObjetividadeObjetividade
Omitir a vontade, emoção ou interesse de
quem elaborou o relatório
Enfoque no assunto evitar digressões
Tribunal de Contas da União
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• Os problemas das fases anteriores Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório.trabalho, etc.) vão se refletir no relatório.
• Por essa razão é necessário o maior Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatadosproblemas quando forem constatados
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137
ESTRUTURAESTRUTURA
Folha de RostoResumo
Sumário
Introdução
Achados de Auditoria
Outros Fatos Relevantes
Conclusão
Proposta de Encaminhamento
Documentos Juntados
Lista de figuras e tabelas
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138
FOLHA DE ROSTOFOLHA DE ROSTO
Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho:– Fiscalização– Órgão/entidade auditado– Processo(s) conexo(s)
Tribunal de Contas da União
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139
RESUMORESUMO
Conciso e seletivo– objetivo e questões de auditoria– metodologia utilizada– achados de auditoria– volume de recursos fiscalizados– benefícios potenciais– conclusões – propostas mais importantes
Pode ser adotado para divulgação na imprensa
Tribunal de Contas da União
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140
SUMÁRIOSUMÁRIO
Listagem das principais divisões do trabalho
Inclui apenas títulos e subtítulos
Tribunal de Contas da União
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141
Deliberaçãoe razões Visão geral
do objeto
Objetivo e questões de auditoria
Metodologia - descrever:-procedimentos, técnicas e papéis de trabalho utilizados no planejamento e na execução- folha que contém a relação dos atos, contratos e processos incluídos na amostra- limitações e justificativas
INTRODUÇÃO (item 37)
Volume dos recursos fiscalizados
Análise dos processos conexos
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142
ACHADOS DE AUDITORIAACHADOS DE AUDITORIASITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é
CRITÉRIO - o que deveria ser
EVIDÊNCIAS - as provas da situação
CAUSAS e EFEITOS do achado
CONCLUSÕES e PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO
Estimativa do BENEFÍCIO da proposta de encaminhamento
Tribunal de Contas da União
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143
EVIDÊNCIAS)
Remissão às folhas do processo
Nas folhas, destacar os termos que a equipe deseja ressaltar
Tribunal de Contas da União
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144
Avaliação dos EFEITOS
Relatar os fatos ocorridos Relatar eventuais riscos
de que o resultado venha a ser agravado
por falta de providências do órgão/entidade
Tribunal de Contas da União
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145
Se situação encontrada = irregularidade com proposta de audiência ou citação
Responsáveis devidamente identificados
Avaliação da culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca de sua punibilidade:
redigidas com base na Matriz de Responsabilização
Tribunal de Contas da União
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146
Débito
Apuração:- verificação: possibilidade de quantificação exata- estimativa: quantia que não exceda o real valor devido
Data da ocorrência
Tribunal de Contas da União
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147
BOAS PRÁTICASBOAS PRÁTICAS
Achados positivos:– relatados se forem significativos– desde que possam ser registrados como
propostas de encaminhamento para serem adotados como exemplo
Tribunal de Contas da União
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148
CONCLUSÃO CONCLUSÃO
Respostas às questões da Matriz de Planejamento:síntese dos principais achados
Referências aos achados: número do(s) item(ns) em que são tratados no relatório
Conclusões: indicar o impacto dos achados nas contas - identificar as responsabilidades e
o estado das respectivas contas
Formulação da conclusão: considerar os efeitos dos achados (avaliação da diferença entre situação encontrada e critério)
Tribunal de Contas da União
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149
PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTOPROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Proposições de medidas saneadoras para cada achado de auditoria
Proposta completa (audiência, conversão em TCE para citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas)
Referência aos achados: indicar número do item (relatório)
Redigir a proposta de modo a ser utilizada na comunicação aos responsáveis
Redação da proposta: identificação dos responsáveis e dispositivo violado (constitucional, legal ou regulamentar)
Tribunal de Contas da União
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150
DOCUMENTOS JUNTADOSDOCUMENTOS JUNTADOS
OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização
- Rol de Responsáveis- Relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra- Ofícios de apresentação (com o recibo do gestor) e de requisição (com as respostas) - Evidências
Tribunal de Contas da União
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151
PAPÉIS DE TRABALHO
TRANSITÓRIO- período limitado- arquivados ou descartados
PERMANENTE- comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria- controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria- evidenciar os achados de auditoria- classificados em:
evidências dos achadosregistros do trabalho executado
Tribunal de Contas da União
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152
TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIASTRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS
EVIDÊNCIAS – organizadas, preferencialmente, em anexos
ao processo principal– em cada anexo: folha inicial com sumário das
evidências juntadas e indicação das respectivas folhas
Tribunal de Contas da União
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TÉCNICAS DE TÉCNICAS DE ENTREVISTAENTREVISTA
Tribunal de Contas da União
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154
Características de um bom Características de um bom EntrevistadorEntrevistador
Boa interaçãoObservadorDisciplinadoDiscretoCapacidade de ImprovisaçãoAtento
Tribunal de Contas da União
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155
Modos de Condução de uma Modos de Condução de uma EntrevistaEntrevista
Contato diretoPelo telefoneGrupo FocalEntrevista em um caso de fraudeEntrevista em auditoria operacional
Tribunal de Contas da União
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156
Fases de uma EntrevistaFases de uma Entrevista
Determinação da Necessidade de Informações Seleção dos Entrevistados Determinação dos Objetivos da Entrevista Pesquisa Prévia sobre o tema e o entrevistado Preparação da Logística Aproximação Introdução ao Tema Interação Fechamento Atividades Posteriores
Tribunal de Contas da União
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157
O conjunto de informações necessárias à realização de uma auditoria pode ser obtido mediante:– Exame documental– Entrevista– Revisões Analíticas– Inspeção Física
Determinação das Informações Determinação das Informações a Serem Obtidasa Serem Obtidas
Tribunal de Contas da União
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158
InformaInformações obtidas por ções obtidas por entrevistaentrevista
Não estão em documentos;Fornecem caminhos ou indícios;Na pesquisa social e em auditorias
operacionais constitui evidência;Na auditoria de conformidade não pode ser
usada como prova; Podem ser registradas em gravadores ou
apontamentos.
Tribunal de Contas da União
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159
Seleção dos EntrevistadosSeleção dos Entrevistados
De acordo com as informações consideradas necessárias
Ordem dos entrevistados:– Necessidade vai surgindo– Em função dos conhecimentos que se queira obter
Tribunal de Contas da União
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160
Determinação dos objetivos da Determinação dos objetivos da EntrevistaEntrevista
Só há sentido em realizar uma entrevista se houver necessidade de obtenção de informações;
Para cada entrevista são estabelecidas as informações que deverão ser obtidas;
Geralmente as entrevistas são utilizadas para:– Esclarecer determinadas questões ou
funcionamento da área auditada;– Fornecer indícios que serão confirmados;
Tribunal de Contas da União
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161
Pesquisa Prévia sobre o Tema e Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistadoo Entrevistado
Estudar ao máximo o tema, de acordo com o objetivo pretendido;
Verificar se há dados disponíveis sobre o entrevistado;
Fonte: auditorias anteriores, outros entrevistados, documentos examinados;
Elaborar um Roteiro de Entrevista a ser obedecido.
Tribunal de Contas da União
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162
Preparação da LogísticaPreparação da LogísticaLocal
– Reservado– Sem interrupções, barulhos ou distrações– Sem pessoas se movimentando ao redor– Restringir o telefone, se possível
Tempo– Entrevistado não pode ficar esperando a
entrevista (pontualidade)– Não pode exceder a 50 minutos
Tribunal de Contas da União
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163
Logística IILogística II
Participante (s)– Marcar entrevistas com antecedência
Equipe– atribuição do papel de cada membro da equipe na
entrevistaquem formula as perguntasquem registraquem observa
Tribunal de Contas da União
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164
POSICIONAMENTO FPOSICIONAMENTO FÍSICOÍSICOentrevistadorentrevistado
CONFRONTO
Tribunal de Contas da União
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165
POSICIONAMENTO FÍSICO IPOSICIONAMENTO FÍSICO Ientrevistadorentrevistado
COMPREENSIVA
Tribunal de Contas da União
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166
AproximaçãoAproximaçãoEm muitos casos o entrevistado e o
entrevistador não se conhecem (a primeira impressão é a que fica)
Cria-se o clima propício para o fluxo de informações
O entrevistador tem a chance de observar o entrevistado em seu estado normal
Tribunal de Contas da União
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167
Apresentação - AtitudesApresentação - Atitudes
Sorriso – facilita o estabelecimento de uma melhor relação
Aperto de mão firmeCoordenador se apresenta e aos demais
membros da equipe que forem participar da entrevista
Não se estender muito
Tribunal de Contas da União
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168
Introdução ao TemaIntrodução ao Tema
O tema é contextualizado e introduzidoExplica-se, quando possível, o objetivo da
entrevistaNão demonstrar excesso de conhecimentoNão demonstrar desconhecimento do temaRessaltar a importância da colaboração do
entrevistado
Tribunal de Contas da União
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169
Interação com o EntrevistadoInteração com o Entrevistado
É o corpo da entrevista– Saber Ouvir– Saber Perguntar– Saber Observar
Nunca entrar em conflito com o entrevistado
Tribunal de Contas da União
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SABER OUVIRSABER OUVIR
Tribunal de Contas da União
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171
A habilidade de ouvirA habilidade de ouvir
Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida
Ao contrário das outras (falar, ler, escrever), não é trabalhada ao longo da vida
Negligenciada
Ouvir Escutar
Tribunal de Contas da União
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172
OUVIRCOM
EFICÁCIA
CAPACIDADEDE
COMPREENSÃO
ATENÇÃO
Tribunal de Contas da União
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173
OUVIROUVIRHabilidade negligenciada
– Instruções mal interpretadas– Mensagens distorcidas a medida que são
transmitidasAudição Seletiva
– Concentramos naquilo que parece importanteDiferença nos ritmos: fala x pensamento
– Ritmo da Fala: 125 palavras p/min– Ritmo do Pensamento: 500 palavras p/min– Pensamos enquanto o outro fala
Tribunal de Contas da União
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174
Saber OuvirSaber Ouvir
Não interromper o entrevistado a toda hora Não permanecer numa atitude inteiramente
passiva Não presumir o que o entrevistado quis dizer,
esclareça Não monopolizar a conversação Não ficar pensando na próxima questão enquanto
o entrevistado está respondendo a pergunta corrente
Tribunal de Contas da União
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175
Saber Ouvir IISaber Ouvir IISuprima hábitos que podem distrair (bater
com a caneta, os dedos etc.)Não comece a ler os documentos
eventualmente fornecidos pelo entrevistadoNão deixe que vieses interfiram com a
mensagem do entrevistadoNão conclua de imediato, escute o
entrevistado
Tribunal de Contas da União
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SABER PERGUNTARSABER PERGUNTAR
Tribunal de Contas da União
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177
Tipos de PerguntasTipos de Perguntas
Introdutórias Informativas Conclusivas
Abertas Fechadas A serem evitadas
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178
Perguntas AbertasPerguntas Abertas
Vantagem– Estimulam a livre exposição de idéias pelo
entrevistado;Desvantagem
– O entrevistado pode falar demais e sair do tema da entrevista
Tribunal de Contas da União
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179
Perguntas FechadasPerguntas Fechadas
Objetivo:– fornecer informações específicas– introduzir perguntas abertas
Tipos– sim/não– objetivas
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180
Perguntas Fechadas ExemplosPerguntas Fechadas Exemplos
Sim/Não– vocês fizeram isso mesmo?– Sim!– Por que? (Pergunta aberta)
Objetivas– Quantas pessoas se reportam a você?
Tribunal de Contas da União
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181
Perguntas IntrodutóriasPerguntas Introdutórias
Utilizadas na fase de aproximaçãoApresentação Entrevistador/EntrevistadoEstabelecer o ClimaEsclarecer o TemaObservar Reações
Tribunal de Contas da União
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182
Perguntas Introdutórias ExemplosPerguntas Introdutórias Exemplos
“O senhor é Carioca?”“Trabalha há muito tempo aqui?“Deve ser um esforço muito grande conduzir
esse departamento, não?
Não existe um cardápio pré-definido, o importante é a capacidade de improvisação
de acordo com a situação
Tribunal de Contas da União
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183
Perguntas ConclusivasPerguntas Conclusivas
Usadas para confirmação de fatos
– Me corrija se eu estiver errado...?– O que você está dizendo é...?– Se eu compreendi direito...?
Tribunal de Contas da União
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184
Perguntas a serem evitadasPerguntas a serem evitadas
As que dificultam o correto fluxo de informações
– Indutivas– Retóricas– Ambíguas
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185
Pergunta IndutivaPergunta Indutiva
Já sugere a resposta– Não é um fato que...?– Você tem de concordar que....
Obs:– Você usa perguntas indutivas em uma
entrevista? (Fechada)– Você não usa perguntas indutivas em uma
entrevista, usa? (Indutiva)
Tribunal de Contas da União
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186
Pergunta RetóricaPergunta Retórica
Respondidas pelo próprio entrevistador– O Departamento verificou isso? Lógico que
não, uma vez que...
Tribunal de Contas da União
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187
Pergunta AmbíguaPergunta Ambígua
Confundem o entrevistado
O que você tem a dizer sobre o orçamento?
Tribunal de Contas da União
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OBSERVAÇÕES DURANTE A OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTAENTREVISTA
Tribunal de Contas da União
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O que observar em uma O que observar em uma entrevistaentrevista
VozEscolha das palavrasTomRitmoLinguagem corporal
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190
AnotaçõesAnotações
Um membro deve ser encarregado de anotar
não escrever tudo que é ditoevitar fazer anotações quando o
entrevistado trata de um ponto sensívelanotar pontos-chave, idéias-chaveanotações legíveis
Tribunal de Contas da União
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191
Condução da EntrevistaCondução da Entrevista
plano da entrevista é flexível em função das respostas do auditado e suas reações não verbais
analisar a relevância de seguir em outra linha que não a planejada
conduzir como uma conversação e não como um interrogatório
Tribunal de Contas da União
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192
Uso do GravadorUso do GravadorNem sempre as pessoas se sentem à vontade
sendo gravadasDeterminados tipos de informações são
melhor obtidas sem o seu usose for usar, combinar antes com o entrevistadoAtentar para baterias, disponibilidade de
espaço na fita ou na memória do gravadorA degravação deverá ser efetuada,
preferencialmente, logo após a entrevista
Tribunal de Contas da União
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193
FechamentoFechamento
Agradeça o entrevistado Relembre o entrevistado sobre qualquer
documento que ele tenha prometidoNão esqueça de recolher eventuais
documentos repassados pelo entrevistado
Tribunal de Contas da União
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194
Atividades PosterioresAtividades Posteriores
Dispor de alguns minutos após a entrevista para:– Tomar notas– Discutir as respostas do entrevistado – Discutir as reações do entrevistado– Analisar que elementos adicionais deverão ser
obtidos (técnicas a serem utilizadas)
Tribunal de Contas da União
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195
Extrato de entrevistaExtrato de entrevista
Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado
Tribunal de Contas da União
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196
E X T R A T O D E E N T R E V IS T A
T C n º _ _ __ _ __ _ __ _ F isca lis n º _ _ __ _ __ _ __ _Ó R G Ã O /E N T ID A D E : D ec la ra r o no m e d o (s) p rinc ip a l(is) ó rgão (s)/en tid ad e(s) aud itad o (s)O B JE T IV O : E nunc ia r d e fo rm a c la ra e resu m id a o o b je tivo d a aud ito ria .
T rib u n a l d e C o n ta s d a U n ião E X T R A T O D E E N T R E V IS T A
O B J E T IV O D A E N T R E V IS T A
O q ue a eq u ip e p re tend e esc la rece r p o r m eio d a en trev istaL O C A L D A E N T R E V IS T A D A T A /H O R Á R IO
E N T R E V IS T A D O (S )
N o m e(s), ca rgo (s), fu nção (õ es)
E N T R E V IS T A D O R (E S )
S ÍN T E S E D A S IN F O R M A Ç Õ E S O B T ID A S
R esu m ir nesta co luna a s p e rgun ta s e fe tuad as e as resp o stas d ad as p e lo (s)en trev istad o (s) q ue fo re m co ns id erad as re leva n tes p a ra o d esenvo lv im en to d o sachad o s e d as co nc lu sõ es d a aud ito ria .
E V ID Ê N C IA S
F azer re fe rênc ia às e v id ênc ia sq ue co rro bo rem asin fo rm açõ es o b tid as (seho u ver)
A S S IN A T U R AL O C A L /D A T A E N T R E V IS T A D O R
M e m b ro d a eq u ip e d e aud ito riaresp o nsáve l p e la e lab o ração d o ex tra tod e en trev ista
E N T R E V IS T A D O (S )
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197
Avaliar após a EntrevistaAvaliar após a Entrevista
O objetivo foi atingido?
São necessárias mais informações?
É necessária a investigação de outras questões?
Tribunal de Contas da União
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ASPECTOS ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E COMPORTAMENTAIS E
PRÁTICOS DOS TRABALHOS PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃODE FISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União
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199
COMPETÊNCIAS DO SUPERVISORCOMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR
orientar a equipe quanto a:– vinculação ao objetivo– aderência aos padrões de auditoria vigentes no TCU
aprovar as matrizes de Planejamento e de Procedimentos acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos analisar, com a equipe, as matrizes de Achados e de
Responsabilização realizar concomitantemente o controle de qualidade da
auditoria preencher e assinar o formulário de controle de qualidade participar da reunião de encerramento
Tribunal de Contas da União
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200
COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)
promover discussões: escopo, procedimentos e técnicas
– prevalecerá a proposta do coordenador no caso de divergência de opiniões
representar a equipe perante o órgão/entidade auditado zelar pelo cumprimento dos prazos entregar e revisar a versão final do relatório, com a
anuência dos demais membros assegurar o preenchimento e assinatura do formulário de
controle de qualidade se julgar relevante, registrar eventuais discordâncias
quanto à aprovação da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo Supervisor
Tribunal de Contas da União
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201Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
MODELO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃOPORTARIA DE FISCALIZAÇÃO Nº ___, DE DD DE MMMMMMM DE AAAA
O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no Estado de Honestilândia, no uso de suas atribuições regulamentares, resolve:
Art. 1º Designar os(as) servidores(as) abaixo relacionados(as) para, sob a coordenação do(a) primeiro(a), realizarem Auditoria de Conformidade, Registro Fiscalis nº , no(s) seguinte(s) órgão(s): , no período de __/ __ / 2005 a __ / __ / 2005, com o objetivo de apurar irregularidades na ______ . A auditoria é decorrente de deliberação constante no(a) ________________ nº ____ / AAAA - Colegiado (TC-XXX.XXX/AAAA-D).
MATRÍCULA NOME CARGO LOTAÇÃO PERÍODO(S)
Art. 2º O trabalho será supervisionado pelo(a) ACE, Diretor, Diretoria Técnica - SECEX, e deverá observar o seguinte cronograma:
FASE(S) DO TRABALHO PERÍODO(S) DURAÇÃOPlanejamento __ / __ / _____ __ dias úteisExecução __ / __ / _____ __ dias úteisElaboração do Relatório __ / __ / _____ __dias úteis
Art. 3° Para viabilizar a execução dos trabalhos, serão autorizadas as despesas nas formas constantes do anexo a esta Portaria.
FULANO BELTRANO DA SILVA
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202Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa
Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização
Tribunal de Contas da União
NOMECARGO/FUNÇÃO
DATASAÍDA
DATARETORNO
QTDE.DIÁRIAS
VALORUNIT.(R$)
ADIC.EMB/DES
(R$)
DESC. AUX.ALIM. (R$)
TOTAL(R$)
ANEXO À PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO-SECEX, DE DE DE 2005CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADICIONAL DE EMBARQUE E DESEMBARQUE
(Art.14 e 14-A, da Portaria TCU nº 625-GP/96 e Memo. nº 057/Segedam/GS-Circular, de 29/3/2001)
CONCESSÃO DE RESSARCIMENTO DE DESPESA COM TRANSPORTE POR KM RODADO(EM EQUIPE) - inciso II do art. 28 c/c art. 30 da Portaria TCU nº 625-GP/96
NOMEMATR.
NºTRAJETO
DISTÂNCIA KM(IDA/VOLTA)
VALORTOTAL (R$)
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203
se a surpresa não for essencial ao trabalho
após a emissão da Portaria de Fiscalização o titular da Unidade Técnica encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade (Anexo V do Roteiro)
AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO?AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO?
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204
LOGÍSTICALOGÍSTICA
disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe
senha para acesso aos sistemas informatizados
designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V
Ofício de Comunicação ou de Apresentação telefone e computador
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205
REUNIÃO DE APRESENTAÇÃOREUNIÃO DE APRESENTAÇÃO
Reunião de Apresentação
Ofício de Apresentação
Primeiro Ofício de Requisição
Tribunal de Contas da União
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206
OFÍCIO DE APRESENTAÇÃOOFÍCIO DE APRESENTAÇÃO
escopo e os objetivos do trabalho ambiente reservado e seguro para a instalação da
equipe senha de acesso designação de uma pessoa de contato do
órgão/entidade previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos
ou sonegação de informações
Tribunal de Contas da União
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207
REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕESINFORMAÇÕES
fixar prazo para seu atendimento sempre que possível e desde que não comprometa o
prazo de execução, em comum acordo com o auditado ofício de requisição, datado e numerado
seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII
– atestado de recebimento na segunda via– papel de trabalho da auditoria
Tribunal de Contas da União
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208
DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIADOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA
o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência
original entregue na reunião de apresentação.
Tribunal de Contas da União
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209
DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEMDOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM
identificar
– quem os elaborou – quem os forneceu – qual a fonte da informação
ser legíveis, datados e assinados ser identificados, correlacionando-os ao item do
ofício de requisição a que se referem
Tribunal de Contas da União
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210
REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTO
Ao final da fase de execução A equipe apresenta verbalmente os achados de
auditoria
– ao gestor do órgão/entidade auditado – a outros responsáveis, cuja participação seja
considerada oportuna– ou a representantes por eles designados
Tribunal de Contas da União
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211
REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTOO QUE ABORDAR:O QUE ABORDAR:
achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se:
– a situação encontrada, – o critério de auditoria, – e por decisão da equipe, as causas (se forem
relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos.
Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento
Tribunal de Contas da União
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212
REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTOQUANDO DISPENSARQUANDO DISPENSAR
A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.
Tribunal de Contas da União
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ASPECTOS COMPORTAMENTAISASPECTOS COMPORTAMENTAIS
Apresentação pessoal– imagem
Roupas Conduta do auditor
– evitar atitude policialesca– responsabilidade sobre os documentos– “roupa suja se lava em casa”
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CUIDADOS ADICIONAISCUIDADOS ADICIONAIS
Conversa em lugares públicos
Possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado em casos que envolvam fraude
hotéis em lugares suspeitos
Tribunal de Contas da União
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215
Secretaria de Controle Externo em Santa Catarina - SECEX-SC
Rua São Francisco, 234 - Centro
CEP 88015-140 - Florianópolis - SC
Tel.: (48) 3952-4600 [email protected]