1 psir c1 seminar / workshop: quantitative resource needs determination (1) moscow, november 28,...

11PSIR C1 Seminar / Workshop: Quantitative Resource Needs Determination (1)

Moscow, November 28, 2006

«Проблемы ресурсного обеспечения при разработке и внедрении административных

регламентов»

Часть 1: Описание использования ресурсов

Основа успешного внедрения административных регламентов

Москва, 28 ноябрь 2006Др. Аксель Дж. Коетц

Данный документ является полным только в сочетании с устными комментариями и последующим обсуждениемИзолированное чтение отдельных слайдов может привести к неверному пониманию

Methodology is intellectual property of KPI

Направляйте, пожалуйста, Ваши вопросы: Др. Акселю Дж. Коетцу, Managing Partner, KPI International Management and Policy Consultants

Аркадис БМБ, Машкова 16, Москва [email protected]; Tel +49 221 94 11801; +7 926 322 7544, +7 495 937 7527



Без предоставления соответствующих ресурсов административные регламенты обречены на

провал

Административный регламент

Успешное выполнение

Ресурсы(Персонал, ИТ, оборудование, средства)

Ресурсы(Персонал, ИТ, оборудование, средства)

предоставлениеОпределение

Накладывание ограничений



Как выявить потребность в ресурсах I:

Существующий процесс

Описание текущего процессаиспользования ресурсов

Описание процесса

Ресурсы посредством... Время + движениеАналитический подсчетАналитическая оценка

Разработкапроцесса

a) Стратегия и стандарты

b) Привлечение третьей стороны

c) ИТ-поддержкаd) Организационн

ая оптимизация

Структурно-потребностная модель

Описание нового процессаКачественная и количественная потребность в человеческих ресурсах

Группирование и новые структуры

Стоимость

Шаг 1 Шаг 2 Шаг 3



Как выявить потребность в ресурсах:

Новые процессы

Разработкапроцесса

a) Стратегия и стандарты

b) Привлечение третьей стороны

c) ИТ - поддержкаd) Организационн

ая оптимизация

Структурно-потребностная модель

Описание нового процессаКачественная и количественная потребность в человеческих ресурсах

Группирование иновые структурыстоимость

„С нуля“

Схожие процессы

Шаг 2 Шаг 3



Подобающим образом проведенный сбор информации – ключевой фактор

успешности процесса

• Соответствующее описание процесса и вовлеченных в него подразделений организации на каждом этапе

• Так как регламенты иногда описывают более одного процесса: необходимо определять и разделять отдельные процессы

• Выявление наслаивающихся друг на друга этапов в отдельных частях процессах

• Сбор информации по использованию ресурсов в подразделении организации (на основе отдельных процессов и поддающихся выявлению этапов процесса) при помощи соответствующего инструментария – анализируются все 100% деятельности подразделения организации

• Сбор дополнительной информации (внутренняя + потребитель)

• Анализ информации и количественное описание подразделения организации, а также процессов и стоимость «единицы продукции»



Шаг 1 - Как это сделать:Четко определенный процесс и цели

Моделированиепроцесса

Процессы/структуры

Бланк сбора информации

Сбор информации

АнализСтатистика

Определение процесса

Горячая линияТренинг

Инструкции/Справочник

Семинар



Шаг 1-11Определение процесса

A

1 2 3

11 12

111

112

113

21 22

21

22

211

222

223

224

221

222

223

31 32 33

321

322

331

332

4

A1

3331

3332

3333

Процесс A3333 (почта)1111111111213332 (касса)3333 (почта)

Процесс Б3333 (почта)333321113213332 (касса)3233 (почта)

Типичная ситуацияПочтовая служба, касса являются частью многочисленных процессовТакже возможноПроцесс Б требует содействия специалиста из другого Департамента (111) – например при регистрации



Шаг 1-12Понимание и моделирование

процесса



Шаг 1-13Опишите взаимоотношения процесса и

структуры

Отдел Процессы Этапы/Функции

1 A

11 A

111 A,Б A1, A2, A31, A32, ....

112 A

3 Б

32 Б

33 Б

321 Б

3332 A,Б

3333 A,Б

Распределение этапов процесса между отделамиШаг

Деятельность Отдел

1 Вскрытие почты 3333

2 Проверка журнала записей

111

3 Решение по процедуре

11

4 Подготовка документов

111

5 Изменение в журнале записей

111

6 Определение размера оплаты

111

7 Подготовка лицензии 112

8 Подписание 1

9 Выписка счета об оплате

3332

10 Отправление информации заявителю

3333

11

Процесс A

Описание процессов



Шаг 1-14Подготовка формы сбора

информацииОтдел Процессы Функции

1 A

11 A

111 A,Б A1, A2, A31, A32, ....

112 A

3 Б

32 Б

33 Б

321 Б

3332 A,Б

3333 A,Б

Распределение этапов процесса между отделами

Департамент 111

В.1Г.1Общее управлениеОбучениеВстречи

A.1A.2 A.31A.32 Б.1Б.2

Функции

Предварительная структура функции отдела 111

Комментарии



Шаг 1-15Анализ потребностей в ресурсах - основы

• Анализ потребностей в человеческих ресурсах может быть осуществлен посредством очень дорогостоящих процедур – Методы REFA (изучение трудовых движений и затрат времени)– Отдельный сбор информации с каждого рабочего места

• Сложные и дорогостоящие методы «аналитических расчетов» ограниченно используются в администрировании

• Легкие в применении методы „аналитической оценки“ основаны на вовлечении руководителей отделов, снижают стоимость и (тем не менее) относительно надежны

• Некоторые характеристики этих методов эффективны в предотвращении мошенничества



Шаг 1-15Анализ ресурсов – принципы работы

Базовый принцип: • Начальник самого низшего подразделения собирает

информацию об использованию ресурсов в своем подразделении, применяя электронную форму для сбора информации.

Для того, чтобы правильно это выполнить, консультант / эксперт

• проводит тренинги по методологии и предоставляет письменные инструкции/объяснения

• определяет вместе с руководителем подразделения направление работы

• основываясь на этом представляет подготовленные формы в электронном виде (EXCEL) для заполнения

• консультирует руководителя подразделения в течение всего процесса заполнения



Шаг 1-15Заполнение форм сбора

информации

Форма сбора информации отдела 111Департаментt 111


A.1A.2 A.31A.32 Б.1Б.2

Функции Комментарии



A.1A.2 A.31A.32 Б.1Б.2

Функции Число Итого S1 S2 S3 S4100 0,2 0,1 0,1100 0,5 0,1 0,2 0,2101 0,1 0,180 0.6 0,6



Шаг 1-16Перевод в количественные показатели и

анализ цены за единицу продукции

Шаг Деятельность Отдел

1 Вскрытие почты 3333

2 Проверка журнала записей 111

3 Решение по процедуре 11

4 Подготовка документов 111

5 Внесение изменений в журнал записей

111

6 Определение размера оплаты 111

7 Подготовка лицензии 112

8 Подписание 1

9 Выставление счета на оплату 3332

10 Отправление информации заявителю

3333

11

Процесс A Стоимость за единицу продукции

0,01

0,02

0,015

0,20

0,01

0,05

0,20

0,02

0,05

0,01

0,565


C.1D.1Gen MgmtTrainingMeetings

A.1A.2 A.31A.32 B.1B.2

Функции N Итого S1 S2 S3 S4

100 0,2 0,1 0,1101 0,5 0,1 0,2 0,2102 0,1 0,180 0.6 0,6

Затраты на одного сотрудника x число сотрудников ./. Кол-во единиц продукции



Шаг 2Реформирование

• Требования к оптимизированному рабочему процессу исходят из:– стратегических задач и потребностей

учреждения/потребителя – планов применять ИТ– нестратегической организационной оптимизации – финансовых и юридических ограничений

• Примененные методы:– SWOT анализ– Анализ стоимостных показателей– Методы моделирования– Контрольные показатели– Методы ИТ разработок

• Результат: оптимизированный рабочий процесс

Тема

отдельного

семинара



Шаг 3Новые процессы, потребность в ресурсах и

структуры

• Возможные результаты– Выработка рабочего процесса и стоимости единицы продукции

(новой)– Формулирование требований к ресурсам в части оборудования и

финансов – Сравнительный анализ старого/нового и оценка успеха– Предложение по новым отделам и ресурсам для них – Создание модели подсчета потребности в ресурсах, основанной на

спросе– Введение основанной на „разделе общего интереса“ оплаты- или

налоговой модели

• Методы– Сводный анализ процесса/структурная матрица– Методы подсчета стоимости

• Шанс / Риск:– Модель показывает предпосылки внедрения административного

регламента по персоналу, финансированию, ИТ – что может оказаться положительным или отрицательным.

Тема отдельного

семинара



Приложение



Шаг 1Анализ ресурсов: выбор уровень

сложности

• Полный метод: Комплексный анализ правительства, министерств, крупных агентств

• Упрощенный метод: Анализ простых структур (департаментов с ограниченной структурой задач) с ограниченной потребностью в информации

• Альтернативный метод: Ограниченная модель для быстрого анализа очень простых и небольших структур/процессов

С тем, чтобы не создавать дополнительные трудности начальникам отделов, уровень сложности работы, а также применяемых средств отвечают требованиям последнего анализа



Шаг 1Полная опросная форма (1ая часть)



Шаг 1 Полная опросная форма (2ая часть)



Шаг 1Полная опросная форма Часть 1

• Номер задания. Предпочтительно задания нумеруются в соответствии с соответствующими разделами, используйте десятичную систему классификации (1., 1.1., 1.1.1.)

• Название задания. Выберите краткое имя для обозначения задания.

• Описание задания. Если задание, требует более подробного описания, то используйте для этого до 250 знаков.

• Относящиеся к делу основные процессы. Основные рабочие процессы или процессы, направленные на выполнение соответствующей задачи (не обязательно заполнять все потенциальные процессы)

• Результат. Типичным результатом по выполнению задачи является, например: отчеты, решения, лицензии, статистика и тд.)




• Количество случаев. Напишите число случаев, которое было в прошлом году, либо среднее число по этому году (как Вы предполагаете)

• Ожидаемое развитие. ++ ожидается намного большая рабочая нагрузка, + ожидается большая рабочая нагрузка, o нагрузка в большей или меньшей степени останется неизменной, - ожидается меньшая нагрузка, - - ожидается гораздо меньшая рабочая нагрузка.

• Клиент / пользователь. Адресат, пользователь или бенефициар полученного результата

• Ответственное учреждение. Учреждение, которое несет полную ответственность за выполнение задачи. Например, отел организации или другой отдел (министерство или агентство).

• Вовлечение в работу другого отдела. Здесь нужно указать название отделов, которые вносят свой вклад в выполнение задачи, но не являются отделом, который несет ответственность.

• Другие отделы (министерства/агентства). Здесь нужно указать другие министерства, агентства, палаты, ассоциации и тд. , которые вносят свой вклад в работу по осуществлению задачи или вовлечены в процесс.




• Основной тип функции. Все задачи представляют основные типы функций. Можно отметить более чем одну графу, если задача представляет более чем один функциональный тип.

• Объем работы. Здесь необходимо написать сколько от объема работы было потрачено на выполнение соответствующей задачи, что измеряется эквивалентом полной занятости. Один эквивалент полной занятости равняется объему нагрузки сотрудника, занятого полный рабочий день. Подробности подсчета объема нагрузки представлены в следующей главе.

• Комментарии. Все Ваши замечания и комментарии, имеющие отношение к задаче.



Шаг 1 Упрощенная опросная форма



Шаг 1Альтернативная опросная форма



Шаг 1 Элементы, оказывающие помощь

• профиль организации• имеющийся в наличии персонал

– решение относительно сверхурочного времени– решение относительно длительной болезни – решение относительно предусмотренного бюджетом, но не

имеющегося в наличии персонала (или имеющегося в наличии, но не учтенного в бюджете)

• особые формы сбора информации для руководителей высшего звена и секретарей (только «многослойные»

• помощник калькуляции времени– Как работать с проектами?– Как быть с периодичной работой?

• инструкции по применению



Шаг 1 Профиль отдела

Name of DepartmentName of Division:

Mission of the Unit

Management Specialists Secretarial Total

Number of Staff (Plan)Number of Staff (Actual)

Orgsheet with Names of Staff Members

Key Activities in 2004 Peak Period Quantity

Key Partners - inside ministryKey Partners - other ministries/agenciesKey Partners - Private SectorKey Partners - Associations

Comments

Key Problems and topics to discuss

Clients Sources of Work



Шаг 1 Список персонала



Шаг 1 Помощник калькуляции времени



END

KONETZ

1 psir c1 seminar / workshop: quantitative resource needs determination (1) moscow, november 28,...

Documents