1. Общие сведения о quick sales

[email protected], 8-800-250-65-58

mailto:[email protected]


Общие сведения

Функции Quick Sales

Quick Sales - это CRM-система (Customer Relationship Management), кото-

рая предназначена для управления взаимодействием с клиентами.

Разработчик системы – компания «ЭкспертСистемс». Программа и сервис

предоставляется Школой Продашь!

Quick Sales обеспечивает решение следующих задач:

ведение клиентской базы данных,

планирование и выполнение работы с клиентом,

контроль работы менеджеров по продажам,

получение аналитических отчетов.

Система Quick Sales полностью интегрирована с 1С.

Терминология Quick Sales

В Quick Sales используется несколько терминов:

карточка клиента (компании),

работа (сделка),

план,

заметка,

группа,

пакет.

Карточка клиента

Карточкой клиента (компании) в системе Quick Sales называется вся информация

о клиенте и работе с ним.



В карточке содержится:

название фирмы и ее адрес,

направление деятельности,

имена и фамилии сотрудников, с которым можно поддерживать контакт,

телефоны и электронные адреса контактных лиц.

Кроме того, в карточке компании хранится:

информация обо всех контактах с клиентом и всех проведенных с ним

работах (сделках),

информация обо всех запланированных делах,

дата регистрации компании,

фамилия куратора компании (сотрудника, лично отвечающего за ра-

боту с клиентом),

источник, из которого клиент узнал о Вашей компании и т.д.

Работа (сделка)

Взаимоотношения с клиентом с определенной заранее целью называются в си-

стеме Quick Sales работой (или сделкой)1.

Наиболее типичными целями работы являются:

продажа определенного товара или услуги,

заключение договора.

По каждой сделке в системе хранится детальная информация о типе работы,

ее начале, окончании, сумме продажи, дате отгрузки товара и т.д.

Проведение работы, независимо от ее конкретной цели, обычно предпола-

гает выполнение определенной последовательности более мелких действий –

этапов сделки. Типовыми этапами для сделок, целью которых является продажа,

являются привлечение покупателя, демонстрация товара и собственно продажа2.

1 В программе Quick Sales Free (бесплатная версия программы на 1 рабочее место) используется

термин «Работа», в платной версии программы и демоверсиях используется термин «сделка». Здесь

используются как синонимы.

2 Этапы работы/сделки настраиваются и могут быть изменены Вашей компанией.



План

Все виды взаимодействия с клиентом с целью заключения сделки называются в

Quick Sales планами (действиями).

Примеры планируемых дел: проведение рекламных акций, встреча с кли-

ентом, посещение выставок, проведение демонстраций системы, рассылка ре-

кламных материалов, звонки клиенту и т.д.

Система Quick Sales автоматизирует планирование конкретных дел и предо-

ставляет удобный механизм для контроля их выполнения.

Информация о проведенных ранее делах, хранящаяся в базе данных, дает

возможность другим пользователям знакомиться с историей взаимодействия с

клиентом, проводить анализ работы менеджеров по продажам и т.п.

Заметка

Описание Ваших действий по ходу работы с клиентом в системе Quick Sales назы-

ваются заметками.

Например, это могут быть любые Ваши записи о ходе работы с клиентом

(проблемы, удачи, звонки, история переговорного процесса и т.п.), которые Вы

хотели бы зафиксировать.

Группы

При работе с клиентами часто бывает нужно сгруппировать их по одному или

нескольким важным признакам. Например, клиенты, интересующиеся опреде-

ленным товаром или группой товаров, или клиенты – участники одной выставки.

Система Quick Sales позволяет создавать и вести различные группы клиентов. С

помощью групп можно упростить планирование однотипных или массовых меро-

приятий, а также проводить оценку эффективности проведенных действий.

Группой в Quick Sales называется набор (группа) компаний, которые объ-

единяются по определенному признаку с целью одновременного проведения

различных операций (например, отсылка писем, планирование, экспорт и т.д.).

Группы в системе Quick Sales делятся на:

«Общие группы» – формируются Администратором системы3 и могут из-

меняться тоже только Администратором. Общие группы доступны всем

пользователям.

3 Администратор системы – это специалист в Вашей компании, который отвечает за настройку про-

граммы Quick Sales.



«Личные группы» - формируются лично каждым пользователем и ему

же только и доступны.

Примеры групп: «важные клиенты», «бюджетные организации», «потенци-

альные клиенты».

Пакеты

Пакетом в системе Quick Sales называется группа информационных материалов,

собранная в одно электронное письмо и предназначенная для отправки контакт-

ным лицам клиента.

Использование пакетов в системе Quick Sales позволяет:

обеспечить быстрое доведение большого объема информации до мно-

жества адресатов,

существенно повысить эффективность электронной почты как инстру-

мента проведения рекламных и маркетинговых мероприятий.

В качестве информационных материалов могут выступать различные прайс-

листы, демонстрационные версии программ, рекламные буклеты, справочные

материалы и т.п.

Общие правила работы

Запуск Quick Sales

Для того, чтобы Вы могли войти в систему, Ваша фамилия (имя) должна

быть занесена в список лиц, допущенных к работе в системе. Работу по занесе-

нию фамилии в список должен выполнить Администратор при установке системы.

Это обязательное требование4. Кроме того, вход в систему Quick Sales выполня-

ется по паролю (пароль может отсутствовать).

Для запуска системы Quick Sales щелкните мышкой на ярлычок . На

экране появится окно:

4 Речь идет о платной версии программы, в бесплатной версии – нет такого требования.



Вход в систему

Для входа в систему Вам необходимо:

выбрать свою фамилию в раскрывающемся списке,

если пароль не задан, то сразу нажать ОК,

если у Вас есть пароль, то ввести пароль и нажать ОК.

Помните, пароль надо вводить точно так же, как он был задан – с соблюдением

больших и малых букв.

Если Вы все ввели корректно, то появится главное окно системы, которое

выглядит так:

Вы успешно вошли в систему.



Что делать, если я не могу войти в систему?

Этому может быть пара причин:

Вашей фамилии нет в списке пользователей системы,

пароль не подходит.

Тогда появляется сообщение:

Вы можете еще раз попытаться войти в систему, выбрав пункт меню

«Файл/Авторизация».

Сообщения при входе в систему

При входе в Quick Sales Вы можете получать информационные сообщения

двух видов:

список контактных лиц, у которых сегодня наступил день рождения,

о невыполненных на сегодняшний день планах.

Для того, чтобы при входе в систему получать сообщения о днях рождения,

необходимо в личных настройках установить флажок (Раз-

дел «Сервис», подраздел «Личные настройки»).

Для того, чтобы получать сообщения о невыполненных планах, необходимо

просто планировать свою работу (руководство «Модуль Клиенты. Часть 1», раз-

дел «Клиенты/ Закладка «Заметки и Планы»). Ничего дополнительно делать не

нужно. Система будет отслеживать Ваши планы и, если найдет мероприятия,

срок выполнения которых истек вчера или еще раньше, выдаст окно с предло-

жением перенести их на сегодня. Например:



Выход из Quick Sales

Для выхода из системы воспользуйтесь пунктом меню «Файл/Выход» или

просто закройте окно, нажав на «крестик» в правом верхнем углу экрана.

Навигация

Главное меню программы Quick Sales выглядит следующим образом:

Слева вверху находится главное меню системы. Работа с меню самая обыч-

ная - Вы переходите по пунктам меню (стрелками или мышкой) и выбираете нуж-

ный пункт.

Внизу экрана находится строка состояния системы.

Слева находится инструментальная панель, на которую вынесены наиболее

частые используемые в системы функции (части системы). В Quick Sales эти ча-

сти называются «Модули». С помощью инструментальной панели можно быстро

переключаться от одного модуля к другому.

Убрать инструментальную панель можно, щелкнув мышью по узкой серой

полоске (см. рисунок ниже). Рабочее пространство в результате расширится, а

полоска сместится к левому краю окна:

Инструментальная па-

нель Модули

Закрыть/открыть па-

нель

Главное меню си-

стемы

Строка состояния

системы



Для того, чтобы вернуть инструментальную панель, нужно опять «щелк-

нуть» мышью по полоске – и панель вновь появится.

Назначение пунктов главного меню

Пункт

меню Подпункт меню Назначение

Файл Вход в систему и Выход из системы

Авторизация Позволяет войти в систему под другим

именем.

Выход (клавиши

Alt+F4)

Выход из системы.

Модуль Основные функциональные части (модули) системы

Клиенты

(клавиша F5)

Модуль предназначен для работы с базой

данных клиентов.

Планы

(клавиша F6)

Помогает планировать различные меро-

приятия.

Работа/Сделки

(клавиша F7)

Служит для просмотра и выборки сделок

с клиентом.



Пакеты

(клавиша F8)

Осуществляет формирование и отправку

информационных материалов клиентам

по электронной почте.

Отчёты

(клавиша F9)

Позволяет формировать отчеты в различ-

ных разрезах (товары, регионы и т.д.)

для анализа эффективности маркетинго-

вых мероприятий.

База знаний Предназначен для накопления в компа-

нии информации о различных проблемах

и способах их решения, чтобы эти знания

могли использовать другие сотрудники.

Воронка Позволяет оценивать эффективность де-

ятельности сотрудников, отделов или

компании в целом на каждом этапе

сделки.

Сервис С помощью этого меню осуществляется доступ к различным

сервисным функциям системы Quick Sales

Личные настройки… Настройки для конкретного пользователя

системы.

Общие настройки… Настройки всей системы в целом. Доступ

только для Администратора.

Справочники… Настройка, изменение справочников си-

стемы. Доступ только для Администра-

тора.

Пользователи… Сервисные функции для Администратора

по добавлению пользователей, настрой-

кам прав доступа.

Импорт базы QS… Позволяет «подгрузить» базу данных

Quick Sales к уже имеющейся. Доступ

только для Администратора.

Интеграция Служит для связи системы Quick Sales с

системой 1С.

Дополнительные

поля компании…

Позволяет создавать дополнительные

текстовые поля в карточке клиента. До-

ступ только для Администратора.



Импорт компаний и

контактов…

Добавление в существующую базу ком-

паний и контактной информации из

внешнего файла.

Справка Предназначено для получения справочной информации

Справка: Quick

Sales

Открывает структурированный файл

справки по работе с программой, можно

использовать клавишу F1.

Домашняя страница Открывает обозреватель Интернета на

официальной странице компании-разра-

ботчика системы Quick Sales

(http://www.crmpartner.ru).

Запрос в службу

поддержки

Позволяет отправить запрос по электрон-

ной почте в службу поддержки компа-

нии-разработчика системы в случае раз-

личных технических проблем, решение

которых вызывает затруднение.

О программе Открывает информационное окно с коор-

динатами компании-разработчика си-

стемы Quick Sales.



Инструментальная панель

Инструментальная панель повторяет подпункты пункта «Мо-

дуль» главного меню системы.

Основное назначение панели – обеспечение удобства и быст-

роты Вашей работы. Для того, чтобы обратиться к тем или иным

функциям системы, достаточно просто нажать на соответствующий

значок на панели.

Обратите внимание, что некоторых модулей может не быть на

Вашей инструментальной панели (в меню «Модуль» этот подпункт

будет светло-серым цветом). Это происходит, потому что Админи-

стратор запретил Вам доступ к этим модулям. На рисунке слева,

например, нет модуля «Планы».

Если «скрытый» модуль Вам нужен для работы, а его в списке

нет, то Администратор может изменить соответствующие настройки.

Интерфейс системы

Давайте посмотрим на работу системы на примере модуля «Клиенты» (Вы-

бирайте пункт меню «Модуль/Клиенты» или воспользуйтесь пиктограммой

на Инструментальной панели «Модули»).

Вы видите, что информация из базы данных в Quick Sales выдается в таб-

личном виде: на экране представлен список клиентов. В верхней строке (под

именем модуля) располагаются кнопки, определяющие действия.



Для работы с конкретным клиентом (с отдельной строкой таблицы) необхо-

димо 2 раза «щелкнуть» мышкой на выбранной строке и перейти к другому (бо-

лее детальному) виду - «Карточке компании». Посмотрите внимательно на при-

веденный ниже рисунок – это карточка компании «Пчелка, ООО».

В «Карточке компании» Вы видите так называемые «закладки» (Главное,

Контакты, Реквизиты и др.). Переходя от одной закладки к другой (для этого

необходимо щелкнуть по закладке мышкой), можно вводить, корректировать или

просматривать информацию.

Аналогичным образом работает и другой основной модуль системы, называ-

емый «Работы» (или «Сделки»):

На экран выдается список сделок (таблица) делаете двойной щелчок

на определенной работе переходите к карточке компании и списку

сделок.

Как вести информацию

Если Вам нужно ввести какую-либо информацию в конкретное поле, напри-

мер, номер в поле «Телефона»

Закладки

Значение поля

Название поля

Закладки

Название просматри-

ваемой компании



то нужно «щелкнуть» по полю «Телефон», оно выделится более темным

цветом, и можно вводить в него значение:

Чтобы изменить ранее введенное значение, следует поступить аналогично

– выделить поле (оно станет более темным) и изменить данные в поле.

Перемещаться по полям ввода значений можно с помощью клавиши Tab

(прямой порядок движения) или Shift+Tab (обратный).

Раскрывающийся список для выбора значений в системе Quick Sales тоже

сначала не выделяется цветом и выглядит так:

При щелчке левой клавишей мышки на список «раскрывается»:

5

Выбранное значение списка принимается клавишей Enter, отменяется - Esc.

Для указания дат на всех закладках системы удобно использовать «Календарь».

5 Приведен пример, статус может быть изменен в ходе использования Вами программы Quick Sales.



Календарь раскрывается щелчком мыши по кнопке возле поля «Дата».

«Передвигаться» по месяцам можно, нажимая мышкой значки «»,«». Выбран-

ную дату нужно щелкнуть мышкой.

Пример:

Если Вы хотите пользоваться клавишами, то раскрыть календарь можно кла-

вишами Alt+. Двигаться по датам можно стрелками , а для выбора месяца

использовать клавиши PageUp, PageDown.

Запись введенной информации выполняется в Quick Sales одинаково на всех

закладках.

- можно в любой момент сохранить информацию,

- можно удалить все изменения, сделанные на всех полях закладки

до нажатия кнопки .



Сервис

Пункт меню «Сервис» предназначен Администратору Quick Sales для зада-

ния системных настроек. Описание работы Администратора с пунктом «Сервис»

приведено в документе «Инструкция по установке и настройке Quick Sales».

Для пользователя в меню «Сервис» доступен только один пункт - «Личные

настройки». Ниже изложены правила работы с личными настройками.

Личные настройки

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Личные настройки…»

Пользователь самостоятельно может настроить:

личный пароль на вход в систему, личный электронный адрес, флажок оповещения невыполненных планов,

флажок оповещения дней рождений контактных лиц.

Личные настройки пользователь может изменить в любой момент своей ра-

боты в Quick Sales. Настройки начинают действовать сразу же после их ввода

или изменения.

Порядок работы с настройками:

Для задания (или изменения) личных настроек следует войти в систему под

своим именем.

В меню «Сервис» выбрать пункт «Личные настройки…» - откроется окно:

Фамилия поль-

зователя

Электронный адрес

пользователя

Пароль пользо-

вателя

Отобразить па-

роль

Включить/выключить ав-

томатическую проверку

оповещений

Интервал автоматиче-

ской проверки оповеще-

ний

Включить/выключить про-

верку дней рождений

контактов при входе в си-

стему



В этом окне Вы можете:

В поле «Пароль» - задать или изменить свой пароль. Пароль отобража-ется в скрытом виде (символами «*»). Чтобы сделать его видимым,

установите флажок . При входе в систему пароль необхо-

димо набирать в том же регистре и языке, что и при назначении пароля. В поле «E-mail» - указать свой электронный адрес, который будет ис-

пользоваться как обратный при рассылке различных электронных мате-

риалов.

Установить флажок для того, чтобы автоматически

получать оповещения о невыполненных планах через указанный проме-жуток времени. Подробнее о назначении оповещений см. в разделе «Модуль Клиенты/Кнопки», п. 6. «Клиенты/Сервис», п.п. «Проверить

оповещения». Для отключения автоматических оповещений необходимо сбросить флажок.

Установить флажок для того, чтобы при входе в си-стему автоматически получать список Ваших контактных лиц, у которых сегодня день рождения. Подробнее см. в разделе «Общие правила ра-

боты», п. 1. «Запуск Quick Sales», п.п. «Сообщения при входе в си-стему». Для отключения автоматического информирования о днях рож-дениях контактов необходимо сбросить флажок.

Для принятия изменений и закрытия окна следует нажать кнопку «OK».

Напоминаем, что личные настройки Вы можете всегда изменить.

Замечание. За Администратором сохраняется право изменить Ваш пароль.


1. Общие сведения о quick sales

Business