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Gestión Automática de FacturasGestión Automática de Facturas

lunes, 10 de abril de 2023

Digitalización Certificada y Destrucción de Papel

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Contenido

Perfil de Compañía

Automatización de Documentos

Digitalización Certificada de Facturas recibidas

en papel

Gestión Automática de Facturas

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Perfil de Compañía…

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Perfil de Compañía

Fundada en Suecia en 1991

Empresa cotizada en bolsa de Estocolmo desde 1999

Más de:400 Partners y 5.500 clientes en todo el mundo

20 Partners y 350 clientes en España

Oficina en España desde 1997

Equipo de soporte técnico local

Soluciones en 9 idiomas

Soluciones certificadas por los principales fabricantes de ERP (SAP, Oracle y Microsoft)

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Automatización de Documentos

Capacidad de leer e interpretar la información (letra manuscrita, letra impresa, marcas y códigos de barra):

De diferentes documentos (facturas, albaranes, encuestas, etc.)

En diferentes soportes (papel, Internet, Email, fax)

Y transferirla a un sistema de destino (ERP, WF, CRM, etc.)

Archivo imágenes Sistema de gestión

Procesamiento e Intercambio de Documentos

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Algunos de nuestros clientes en España...

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Digitalización Certificada de Facturas…

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Normativa

Orden EHA/962/2007, del 10 de abril de 2007

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Normativa

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas que conserven en papel que tengan el carácter de originales

Las facturas así digitalizadas permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel

La digitalización certificada es el proceso que permite, mediante un escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a algunos de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT

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Normativa

Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

a)Que sea realizado por el propio obligado tributario o por un tercero prestador de servicios de digitalización, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado

b)Que garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización

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Normativa

c) Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos que exige el RD 1624/1992 (por el que se aprueba el IVA), además de un campo con la imagen binaria del documento

d)Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:- Firma de la base de datos que garantice la integridad

de datos e imágenes- Acceso completo y sin demora a la base de datos

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ReadSoft Documents for Invoices

INVOICES: escaneo y digitalización de facturasipsCA: servidor de firma digitalVISOR: repositorio documentalINVOICES: captura OCR de datos básicos requeridos por la normativa (fecha, número, proveedor, bases imponibles, cuotas, etc.), así como aquellos otros necesarios para contabilización (líneas de detalle, etc.)

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Digitalización Certificada y Captura Automática de Datos

Interpretación

Control de Calidad

Transferencia

Scan Servidor de Firma BB.DD. Documental

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Gestión automática de facturas...

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Gestión Automática de Facturas

Flujo de Aprobación Pagos

Imagen

Factu

ras

Captura

Clasificación e Identificación

Transferencia

VerificaciónValidación

Email

Internet

Sistema Financiero

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¿Cómo funciona Invoices?...

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¿Cómo funciona Invoices?

¿Quién la envía?

Cualquier campo único (Logo,

C.I.F, teléfono o Fax) puede

ser usado como identificador.

¿Está completa?

Búsqueda dentro de la

factura de los palabras

clave, previamente

definidas.¿Es correcta?

Cada campo capturado

puede ser cotejado y

verificado contra un ERP,

una base de datos externa,

tablas locales, etc.

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Clasificación Automática de Facturas

Factura MonopáginaFactura Multipágina

Factura(s) Anexos

Identificación

por Página

Identificación

de Proveedor

Identificación

de Comprador

Identificación

de Factura

Buzones de

Recepción

Maestro deProveedores

Maestro deCompradores

Factura GEFactura PO

Abono

Ordenación:Proveedor

Comprador Tipo

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Extracción Automática de Información

Campos del ProveedorCampos de Cabecera

Número FacturaFecha FacturaBase ImponibleTipo de IVATotal IVATotal Factura

Número y líneas de Pedido

CódigoDescripciónUnidadesPrecio UnitarioTipo de IVAImporte

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Validación Automática, Aprobación y Envío

Validaciones

Reglas de negocio locales

Cálculos matemáticos

Validaciones contra BB.DD y/o tablas locales

Aprobación y Envío

Transferencia al Sistema Financiero

Todas las facturas (si no existe WF o integración con ERP con módulo de pedidos)

WorkFlow

Facturas generales

Todas la facturas (si no existe integración con ERP y módulo de pedidos)

Integración automática con ERP

Facturas con pedidos validadas

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Fernando Hurtado AznarPartner Sales Manager

ReadSoft España, S.L. | Avda. de la Vega, 15. Edificio III. 2º Izqda. | 28108 | Alcobendas (Madrid)

Directo: +34 91 383 69 73 | Móvil: +34 628 123 624

Fax: +34 91 766 98 13

[email protected] | www.readsoft.es

Tarjeta de Visita

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Tipo de Documentos

Documentos EstructuradosSe conoce qué tipo de información se está buscandoSe conoce qué diseño tiene el documentos

Formularios de pedido, Cuestionarios, Pruebas de laboratorio, etc.

Documentos Semi EstructuradosSe conoce qué tipo de información se está buscando por el contextoSe desconoce qué diseño tiene el documento

Facturas, Facturas con líneas de pedido, Albaranes, etc.

Documentos No EstructuradosSe desconoce qué tipo de información se está buscandoSe desconoce qué diseño tiene el documento

Escrituras hipotecarias, citas judiciales, etc.