1 wir sind eine modellregion. das neue sitzungsmanagementsystem allris © in der region hannover...
TRANSCRIPT
![Page 1: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/1.jpg)
1
Wir sind eine Modellregion.
Das neue
Sitzungsmanagementsystem
ALLRIS©
in der Region Hannover
DIKOM 16./17.02.2011
Anja Schipplick
![Page 2: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Region Hannover
Die Region Hannover ist als
kommunale Gebietskörperschaft
mit ihren weitreichenden
Kompetenzen bundesweit einmalig.
Die innere Struktur entspricht dem
gängigen Modell eines
Gemeindeverbandes (Landkreis)
![Page 3: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Die Region Hannover - geografisch!
Region Hannover
21 Städte und Gemeinden
rd. 1,2 Millionen Menschen
2.300 Quadratkilometer Fläche
Drei Landschaftstypen
Weser-Aller-Flachland
Die Börden
Weser-Leine-Bergland
![Page 4: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Ziel der Region: Politik aus einem Guss
Regional bedeutsame Politikfelder bündeln Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Umwelt und Planung Jugend und Soziales Gesundheit und Verbraucherschutz Sicherheit und Verkehr (ÖPNV &
Regionsstraßen) Berufsschulen
Region Hannover
![Page 5: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Die Struktur der Regionsversammlung
Region Hannover
Regionsausschuss & 12 Fachausschüsse
Die Sitzverteilung
Regionspräsident 1 SPD: 33 CDU: 30 Grüne: 9 FDP: 6 Linksbündnis: 3 Bürgerforum: 2 Fraktionslos: 1
![Page 6: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Immer wieder ein Erlebnis !
Projekt:
„Einführung eines neuen
Sitzungsmanagementsystems“
Beteiligte:
- Fachabteilung „Gremienbetreuung“
- HannIT als Dienstleister
![Page 7: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Ausschreibung im November 2009• Lastenheft • Realisierung von 2 Musterprozessen• Referenzkundenbefragung• Live-Präsentation
Bewertung und Beurteilung durch:
Fachabteilung, Anwender, Gremienmitglieder, Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen, Datenschutzbeauftragten, Personalrat und HannIT als Dienstleiter zur technischen Unterstützung
Anschließend zwei Wochen Testinstallation
Zuschlagserteilung im April 2010
![Page 8: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Start von ALLRIS®
• Zur neuen Sitzungsperiode ab 01. August 2010
• Vorgabe von der Verwaltung:– Programm über Citrix Terminal Server– Abläufe bleiben bestehen– Elektronischer Workflow für Vorlagen – Papierarmes Arbeiten/Papierfluteindämmung– Komplette Altdatenübernahme – (Dokumente seit 01.08. 2004)– Automatische Internet-Bürgerinformation
![Page 9: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Schulungen
für 350 Personen in den Bereichen:– Vorlagenerstellung– Ausschussbetreuung– Bearbeitung, Mitzeichnung und Freigabe
für ca. 90 Regionsabgeordnete und Mitarbeiter Fraktionsgeschäftsstellen
![Page 10: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Statistik
• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr
• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr
• Papierverbrauch
![Page 11: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/11.jpg)
11
![Page 12: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Amtsinformations-system
Rats-informations-
system
Bürger-informations-
system
![Page 13: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Statistik
• Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr
• Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr
• Papierverbrauch:– ca. 115.000 Dokumente pro Jahr– x Anzahl der Seiten!– Druckkosten ungef. 43.000,-- Euro pro Jahr
![Page 14: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Elektr. Workflow
• papierlose Vorlagenerstellung erfordert die Veränderung der Ablaufprozesse mit neuer Dienstanweisung
• Übersicht und Kontrolle: wo ist welche Vorlage mit welchem Bearbeitungsstand
• Autom. Benachrichtigung über Eingang des elektr. Workflows über Outlook
![Page 15: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Ausschussbetreuung
• Möglichkeit Laptops in den Sitzungen zu nutzen
• dabei kompletter Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System und im Internet
• Mit weiterem Rechner können alle Unterlagen über Beamer jedem Sitzungsteilnehmer dargestellt werden
![Page 16: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Ratsinformationssystem
• Einstellung des Papierversands mit der neuen Sitzungsperiode ab 11/11 (elektr. Einladung inkl. Sitzungsdokumente)
• Keine Hardware durch die Verwaltung aber während der Sitzung WLAN in den Sitzungsräumen
• Kompletter Zugriff in den Sitzungen auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System
![Page 17: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/17.jpg)
17
![Page 18: 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062404/55204d7149795902118c3101/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Besuchen Sie uns auf dem Stand I 04
CC e-gov GmbHCC e-gov GmbH
Anja [email protected]