10 steps to an award application
TRANSCRIPT
Adapted from
Even if you don’t win, the feedback is invaluable; and even if you don’t apply,
the self-assessment will do wonders for your organization
การเขยนรายงาน (Application Writing)
หลายองคกรทเขารวมโครงการ คนพบวา การเขยนรายงาน เปน
กระบวนการประเมนตนเองทยงใหญ
นอกจากน การสงรายงานสมครเขารบรางวล เปนวธทยอดเยยม
และราคาไมแพง ทจะไดรบขอเสนอแนะทมคณคา แทนทจะเสย
คาใชจายหลายพนดอลลารใหกบบรษททปรกษา
ดงนนค าถามจงกลายเปน "องคกรของเราควรสงรายงานเขา
สมครหรอไม?" และ "ถาเราเขยนรายงาน กลยทธทดทสดเพอ
เพมมลคาใหกบองคกรของเราจากกระบวนการน คออะไร?
ขอเสนอแนะ 10 ขอตอไปน จะชวยเรมตนใหกบคณ:
1. จดโครงสราง (Get organized)
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (Create an overall writing plan)
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (Write the performance results metrics as you go)
4. เนนปจจยส าคญทางธรกจ (Focus on business factors)
5. ท าความเขาใจแนวทาง และการน าไปปฏบต (Understand approach and deployment)
6. ท าความเขาใจเกยวกบการใหคะแนน ส าหรบแนวทางและการน าไปปฏบต (Understand the
scoring for approach and deployment)
7. เขาใจชวงคะแนนผลลพธ (Understand the scoring bands)
8. ท าความเขาใจเกยวกบบรณาการ การเชอมโยง และวฒภาวะ (Understand integration,
linkage and maturity)
9. จดจ าผชมของคณ (Remember your audience)
10. เรยนรใหมากทสดเทาทเปนไปได (Learn as much as possible)
1. จดโครงสราง (Get organized)
ทกคนในองคกรควรมสวนรวมในกระบวนการ ซงหมายความวา
ทกคนในองคกรควรจะรบร และใหความรวมมอในเรองขอมล
สารสนเทศ เมอไดรบการรองขอ
แตงตงทมแชมปหมวดตาง ๆ ในโครงการ การเขยนรายงาน
ผบรหารระดบสงทมความร ควรใหขอมล ชวยขจดอปสรรค อาน
เอกสารในขณะทถกจดเตรยม และใหการสนบสนนทมเขยน
1. จดโครงสราง (ตอ)
หลกเลยงการรอจนกวาเอกสารเสรจสมบรณ จงจะถามตวแทน
ของคณ (ทมแชมปของหมวดตาง ๆ) ในการอานและแสดงความ
คดเหน พวกเขาควรจะมสวนรวม ในขนตอนการเขยนดวย
ทมเขยนควรจะจ ากดทสามบคคล ทงสามคนควรจะเปนพนกงาน
ในระยะยาว ทมความรเกยวกบองคกร โครงสราง ประวตศาสตร
มอ านาจและต าแหนงทบคคลตาง ๆ ใหความเคารพมากพอทจะ
เขาถงผคนและขอมล
จะตองไดรบการจดสรร เวลาและทรพยากร เพอใหทมงาน
สามารถด าเนนการโครงการไดส าเรจ
เคลดลบการจดโครงสราง
ไมควรก าหนดใหบคคลทแตกตางกน เขยนแตละหมวดแยกกน
เพราะเกณฑรางวลคณภาพแหงชาต มการเชอมโยงกนตลอด
เชนเดยวกบองคกรของคณ
อยาเขยนหมวดหนงใดในเกณฑใหเสรจสมบรณกอน ถาคณ
พยายามใหเสรจหมวดหนงกอนทจะยายไปอกหมวดหนง คณจะ
พบวา ตวเองตองยอนรอย และแกไขสงทเขยนไวกอนหนาน
เอกสารควรพจารณาความคบหนาเปนทงหมด และยงคงเปนราง
เอาไว จนกวาจะมการสรป
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (Create an overall writing plan)
การสรางแผนโดยรวม ไมไดหมายความวา ใหแบงหนาทในการ
เขยน แตหมายถงมวธการหาขอมล และวธการทดทสดในการ
น าเสนอขอมลนน ๆ
การเรมตนคอ จดกจกรรมใหการศกษา ใหกบทมเขยนและทม
แชมปของหมวดตาง ๆ
ถาเปนไปได ควรด าเนนกจกรรมการนอกสถานท ในระยะเวลา
สองสามวน เพอหลกเลยงการรบกวน ชวยใหทมงานมความ
มงเนน และจดสรางแผนการเขยนไดอยางละเอยด
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (ตอ)
เรมตนดวย แนวคดและคานยมหลก 11 ขอ
เขยนรายชอแตละคานยมบนแผนพลกในกระดานแยกกนตางหาก
จากนนระดมความคดและพฒนารายการสงทเฉพาะเจาะจงของ
องคกรของคณ ทสะทอนใหเหนถงการสนบสนนแตละคานยม
คดเลอก 4-6 รายการทเฉพาะเจาะจง หรอกจกรรมส าหรบแตละ
คานยม (คาดวาจะใชเวลาหลายชวโมงในกจกรรมน)
เมอเสรจสน คณควรมรายการของกจกรรมทเฉพาะเจาะจง ทแสดง
ใหเหนถงวธการทองคกรของคณ สะทอนใหเหนถงคานยม ทจะใช
ประโยชนไดในการเขยนรายงานของคณ
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (ตอ)
ไมตองกงวลถาพบหลม (holes) ในรายการตางๆ เพราะคณจะหา
วธการเตมเตมในระหวางขนตอนการเขยน นอกจากน หลม
เหลาน ยงเปนโอกาสส าหรบการประเมนผลและการปรบปรง
ถดไป เขยนเกณฑทงเจดหมวดและหวขอ หนงหมวดตอหนง
แผนพลก
และอกครง ระดมสมองหารายการหรอกจกรรมเฉพาะ ทแสดงให
เหนถงวธการทองคกรของคณ ตอบสนองตามเงอนไขและ
ขอก าหนดของแตละหวขอ
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (ตอ)
หลายหวขอจากรายการคานยมหลก จะน ามาใชรายหมวดของ
เกณฑได แตในกจกรรมทสองน จะมรายการเพมเตมมากขน
บางรายการจากคานยมหลกอาจไมเหมาะสม และจะตองมทพกไว
กอน ส าหรบรวมความเปนไปได หรอลบออกในภายภาคหนา
กระบวนการน จะชวยหาทใสของแตละกจกรรมในรายงาน และ
หลกเลยงความซ าซอนในเอกสารสดทาย
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (ตอ)
ตลอดขนตอนการเขยนรายงาน ใหเพมหรอลบกจกรรมตาง ๆ
ออกจากทงสองรายการ
การท ากจกรรมพฒนารายการเหลาน เปนรากฐานส าหรบสวนท
เหลอของโครงการ เพอชวยใหกรอบการเขยนและการมงเนน
ความคด เปนภาษาของแนวคดและคานยมหลก
2. สรางแผนการเขยนโดยรวม (ตอ)
สดทาย เมอคณมความพงพอใจกบทงสองรายการจากการระดม
ความคด ใหระบคนภายในองคกร ทสามารถใหขอมล ตวชวด
และขอมลเกยวกบแตละกจกรรม
ตอนน คณพรอมทจะเรมด าเนนการสมภาษณ รวบรวมขอมล
และเขยนรางรายงาน ส าหรบแตละหมวดและหวขอ
เคลดลบการสรางแผนการเขยนโดยรวม
เปนทยอมรบในรายงาน ทคณจะเขยนวา จากการระดมความคด
ดงกลาว ไดมการระบโอกาสพฒนา ท าใหมการรเรมกจกรรมหรอ
โครงการใหม ๆ
และ ถาหากคณไมสามารถระบตวชวดกจกรรมได แสดงวาคณได
พบหลมในระบบของคณ หรอถากจกรรมนนจรงๆ แลว ไมได
เกยวของกบการด าเนนงานเชงกลยทธของคณ แสดงวามนไม
ส าคญเพยงพอทจะถกรวมอยในรายงานของคณ
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (Write the
performance results metrics as you go)
ผตรวจประเมน ไดรายงานประจ าวา องคกรท าผลงานไมดในสวน
น (ผลลพธตวชวดตาง ๆ ของกระบวนการ)
บางทอาจจะเปนไปได ทองคกรมเวลาท างานเพยงสน ๆ หรอไม
สามารถหาขอมลทจ าเปนได หรอไมไดวางแผนเพยงพอในสงท
ตองท า หรอขาดวธการทจะน าเสนอขอมลทด
ลกษณะส าคญของหมวดเจด มงเนนไปทผลลพธการด าเนนธรกจ
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (ตอ)
จ านวนหนา ทอนญาตมทงหมดของประเทศไทยม 100 หนา ใน
รายงานของคณ ดงนนคณควรอทศ 30-40 หนา ส าหรบหมวด
เจด
ใหใชประมาณสามแผนภม (กราฟ) รวมทงการบรรยาย
พยานหลกฐานตาง ๆ ตอหนงหนากระดาษ
หนงในสมาชกของทมเขยน ควรจะไดรบมอบหมายใหเปนผน า
ส าหรบหมวดเจดน ในการสรางแผนภมและการจดแสดง
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (ตอ)
กจกรรมทงหมดทอธบายไวในทงหกหมวดแรก ผลลพธแตละ
วตถประสงคของกจกรรม และประสทธภาพการท างานทส าคญ
จะรวมไวทแผนภมในหมวดเจด
ถาไมมขอมลของผลลพธ มนอาจจะไมคมคาในการเขยนเกยวกบ
กจกรรมนนไวในรายงาน
ทส าคญ ขอมลบางอยางทคณมความภาคภมใจ ไมควรใสหรอจด
แสดงในหมวดเจด ถาไมมความเกยวของหรอไมสนบสนนหก
หมวดแรก
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (ตอ)
ในโครงสรางหมวดเจด ถามถงการรายงานผลลพธโดยตรง
ดวยเหตผลบางอยาง ท าใหมนกเขยนรายงานหลายคนเขาใจผด
คดวา พวกเขาไมควรจะท าการอางองถงผลลพธ ไวในหกหมวด
แรกของรายงาน
เปนทยอมรบและเปนประโยชนในการตรวจประเมน ถาคณท า
การอางองผลลพธ จากแนวทางและการน าไปปฏบตของคณไป
ดวยกน (อธบายกวาง ๆ ไมตองอธบายอยางละเอยด)
3. เขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย (ตอ)
ในหกหมวดแรก คณสามารถอางองแผนภมหรอตวเลขทอยใน
หมวดเจดได ตวอยางเชน: "เราไดพบประสบการณวา มแนวโนม
ลดลงในขอรองเรยนของลกคา ทมผลโดยตรงจากโปรแกรมการ
ดแลลกคาของเรา (รปท 7.2-4)"
ผตรวจประเมนจะมองหาผลลพธทพวกเขาคาดหวงจากการอาน
ในหกหมวดแรกของคณ และสงเหลานเปนตวช (pointers) ทจะ
ชวยใหพวกเขาคนหาขอมลเหลานไดโดยตรง
เคลดลบการเขยนตวชวดผลการปฏบตงานตามไปดวย
แผนภมและกราฟ ควรจะเตรยมไปพรอมกบหกหมวดแรก ใน
ระหวางการพฒนาการเขยนรายงาน
วธการจดระเบยบงานของคณในระหวางขนตอนการเขยน ให
ก าหนด XXX ส าหรบตวเลขและการจดแสดง จนกวาจะท าเปน
เอกสารขนสดทาย
จากนนใชโปรแกรม "คนหา" ท าการคนหาและใสทกหมายเลข
อางองแผนภมทเหมาะสม
4. เนนปจจยส าคญทางธรกจ (Focus on business factors)
ใหสรป และด าเนนการปรบปรงปจจยส าคญ (ในโครงสราง
องคกร) ระหวางทคณตอบเกณฑทงเจดหมวด
ปจจยส าคญทางธรกจ (Key Factors) เปนสงส าคญทผตรวจ
ประเมน ใชเปนปจจยในการประเมนรายงานของผสมคร
ปจจยส าคญเหลาน พรอมกบประสบการณ บวกกบคานยมหลก
และความตองการเกณฑ ชวยใหผตรวจประเมนเขาใจองคกร
สภาวะการแขงขนและการตลาด ในขณะทพวกเขาตรวจประเมน
รายงาน
4. เนนปจจยส าคญทางธรกจ (ตอ)
ยกตวอยางเชน บรษทขนาดเลก บรษทดานเทคโนโลยชนสง หรอ
อตสาหกรรมทมการควบคมอยางมาก หรอบรษททด าเนนงาน
ภายใตการแขงขนสง แตละองคกรอาจจะใชวธการทแตกตางกน
ในการตความและการใชเกณฑ
ค าอธบายของปจจยทส าคญทางธรกจ คอปจจยส าคญทท าให
ผตรวจประเมนสามารถเขาใจวสยทศนขององคกร
เมอคณท าเสรจทงเจดหมวด ใหกลบไปปรบแตงปจจยส าคญใน
โครงรางองคกร (Organizational Profile)
5. ท าความเขาใจแนวทาง และการน าไปปฏบต (Understand
approach and deployment)
แนวทาง (Approach) เปนค าอธบายของกรอบ โครงสราง และ
แผนการ ทใชในการจดการองคกร
คณควรจะอธบายวธทองคกรของคณ มวธการทเปนทยอมรบใน
การด าเนนการกระบวนการประจ าวน และวธทใชเพอบรรลผลงาน
แนวทางคอ "แผน"; การน าไปปฏบต (deployment) คอ "ท า"
การน าไปปฏบต เปนวธการทแนวทางถกน ามาใชทวทงองคกร ท
เปนทงความลกและความกวาง (depth and breadth) มการใชทวทก
แผนกและทวทกระดบ
5. ท าความเขาใจแนวทาง และการน าไปปฏบต (ตอ)
ผตรวจประเมน รายงานประจ าวา ผสมครมงเนนไปทแนวทาง แต
ไมไดอธบายการน าไปปฏบตอยางเพยงพอ
ทแยกวานนคอ ผสมครยกหนงหรอสองตวอยาง ของกจกรรมท
เกดขน โดยไมไดอธบายกรอบหรอวธคดของกจกรรมนน ๆ
เนองจากขอจ ากดของหนากระดาษ เปนการยากทจะยกหลาย ๆ
ตวอยาง ในการประมวลผลการท างาน
5. ท าความเขาใจแนวทาง และการน าไปปฏบต (ตอ)
ดงนน คณตองอธบายวา แนวทางมการใชงานและไดรบการ
สนบสนนทวทงองคกร ส าหรบทกกจกรรมหลก โดยใหอธบาย
หนงหรอสองประโยค ถงวธการทน าไปใชงานทงทงองคกร
หนงในสลกษณะส าคญของเกณฑคอ "มความสอดคลอง
(alignment) กบเปาหมายองคกร " ดงนนควรอธบายวธการทคณ
ปรบใชแนวทาง เพอใหทกคนท างานในการตอบสนอง
วตถประสงคและแผนขององคกร
เคลดลบการท าความเขาใจแนวทาง และการน าไปปฏบต
ถาคณไดรบการเยยมชมสถานท ผตรวจประเมนจะพดคยกบ
บคคลทวทงองคกรของคณ (จากการสมตวอยาง) และคาดหวงวา
บคลากรจะมความเขาใจ และสนบสนนแนวทางการน าไปปฏบต
ของคณ
6. ท าความเขาใจเกยวกบการใหคะแนน ส าหรบแนวทางและการ
น าไปปฏบต (Understand the scoring for approach and deployment)
ผตรวจประเมน ผานโปรแกรมการฝกอบรมเรยนร วธการเขยน
ความคดเหน และการใหคะแนน
แมวาระบบการใหคะแนน จะไมไดเปนวธการทางวทยาศาสตร
อยางเครงครด เกณฑทก าหนดไวและผตรวจประเมน จะมการ
ประชมการลงมตเปนเอกฉนท (consensus) อกครง กบชวง
คะแนน (เปอรเซนต) ทจะให ในแตละหวขอของรายงาน
6. ท าความเขาใจเกยวกบการใหคะแนน ส าหรบแนวทางและการ
น าไปปฏบต (ตอ)
มสหวขอยอยของชวงเปอรเซนตในแตละแนวทางการใหคะแนน
รายการแรกเกยวกบแนวทาง (approach) รายการทสองอธบายวธ
น าไปปฏบต (deployed)
วธการทมประสทธผล เปนระบบ มการใชงานทวทงองคกร และ
ตอบสนองตอเกณฑในระดบขอก าหนดยอย (multiple
requirements) เปนสงจ าเปนส าหรบองคกรทจะไดรบคะแนนท
สงขน
เคลดลบการท าความเขาใจเกยวกบการใหคะแนน ส าหรบแนวทาง
และการน าไปปฏบต
เพอการไดคะแนนในชวงทสงขน ใหแนใจวา การเขยนมความ
สมดลทมงเนนทงแนวทางและการน าไปปฏบต ส าหรบแตละ
กจกรรมและกระบวนการทไดอธบายไวในรายงาน
7. เขาใจชวงคะแนนผลลพธ (Understand the scoring bands)
เรมจากการไดรบรายงานเรองผลลพธและแนวโนม จากแนวทาง
และการน าไปปฏบตของคณ
ไมเพยงแตคณจะตองรายงานผลลพธและแนวโนมทด คณยง
จะตองแสดงใหเหนวา คณมการประเมนผลและใชขอมลเหลานน
เพอขบเคลอนการปรบปรงแนวทางและการน าไปปฏบตในของ
องคกรของคณ
7. เขาใจชวงคะแนนผลลพธ (ตอ)
ถาคณแสดงผลลพธและแนวโนมทด คะแนนจะอยในชวง 30 ถง
40%
ถาจะยายขนไปอยท 50% และสงกวา คณตองแสดงใหเหนวา คณ
มการด าเนนการเปรยบเทยบทเกยวของ และมการเทยบเคยง
เพอใชผลกดนความพยายามพฒนาอยางตอเนอง
การเขยนหมวดผลลพธมกจะตนตา และในบางกรณ เปน
ประสบการณซงท าใหหมดก าลงใจ
7. เขาใจชวงคะแนนผลลพธ (ตอ)
องคกรเชอตวเลขของพวกเขา ทแสดงใหเหนวาพวกเขาท าไดด
บางครงกตกใจทจะเรยนรวา พวกเขาไมสามารถเชอมโดยตรง
ระหวางผลลพธกบวตถประสงคของพวกเขา และไดใชความ
พยายามไปสผลลพธนน ๆ
หรอเมอเปรยบเทยบกบองคกรอน ๆ พวกเขาคนพบวา พวกเขา
ยงมถนนอกยาวและยากล าบาก เพอใหบรรลระดบทตองการคอ
ความเปนเลศ
7. เขาใจชวงคะแนนผลลพธ (ตอ)
ส านกงานรางวลคณภาพแหงชาตไมไดเปดเผยคะแนน (บอกเปน
ชวงของคะแนน ไมไดบอกเจาะจง) แตคณและทมงานของคณ
ควรสามารถใหคะแนนในรายงานของคณเองได
หากคณมความตรงไปตรงมา ถาไดรบ 150 จาก 450 คะแนน
ประมาณ 30% ของหมวดเจด ในครงแรกทคณกรอกใบสมคร
แสดงวาองคกรของคณท าไดเปนอยางด
เคลดลบการเขาใจชวงคะแนนผลลพธ
บอยครงทผตรวจประเมนจะใหคะแนนต า เพราะผสมครไม
สามารถแสดงแนวโนมทดขน
ถาคณไมสามารถแสดงใหเหนแนวโนมส าหรบกระบวนการใหม
ใหอธบายวามนคอการปรบปรงกระบวนการ และแสดงขอมลจาก
กระบวนการเกาโดยเปรยบเทยบผลกบกระบวนการใหมดวย
แมวาอาจไมมความสมพนธโดยตรงระหวางขอมลทงสองชด แตก
สามารถท าใหการแสดงผลลพธดดขน
8. ท าความเขาใจเกยวกบบรณาการ การเชอมโยง และวฒภาวะ
(Understand integration, linkage and maturity)
ในรายงานจะตองน าเสนอภาพขององคกรทเปนหนงเดยว โดย
การเชอมโยงแนวทาง การน าไปปฏบต และผลลพธความ
พยายามในการพฒนา ทมทงความลกและความกวางขององคกร
ในขณะทคณจดท าเอกสาร ใหมองหาโอกาสทจะอธบายความ
เชอมโยงเหลาน และวธทวธการเหลานน สนบสนนวตถประสงค
เชงกลยทธ
8. ท าความเขาใจเกยวกบบรณาการ การเชอมโยง และวฒภาวะ
(ตอ)
ทมงานควรศกษาและท าความเขาใจการใหคะแนนท 70% หรอ
ดกวา ของแนวทางและการน าไปปฏบต ทตองใชการบรณาการท
ตอบสนองตลอดทงองคกร และขามหมวดของเกณฑ
วฒภาวะ ทเกยวของกบการใหคะแนนในการประเมนผลการ
ปฏบตงานและผลลพธ ควรแสดงถงผลลพธแนวโนมทดขน
และควรแสดงการน าผลลพธมาใชประโยชนในการพฒนาและ
ปรบปรงแนวทางและการน าไปปฏบต เพอสนบสนนวตถประสงค
เชงกลยทธ
8. ท าความเขาใจเกยวกบบรณาการ การเชอมโยง และวฒภาวะ
(ตอ)
ตวอยางเชน ถาคณไดรเรมโครงการใหม ใหแสดงการประเมนผล
การปฏบต โดยการอธบายวธการทคณคนพบความจ าเปนในการ
คดรเรมใหม และวธการทโปรแกรมใหมมววฒนาการมาจาก
กระบวนการทมอย
หากคณเพยงรายงานโปรแกรมใหม ผตรวจประเมนจะไมเขาใจ
วธการหรอเหตผลทคณใชตดสนใจ ในการน ากลยทธใหมนมาใช
แตถาคณแสดงการประเมนผล กอนทจะน าไปสความคดรเรม
ใหม ผตรวจประเมนสามารถใหคะแนนทสงขนได
9. จดจ าผชมของคณ (Remember your audience)
รางวลคณภาพแหงชาต ไดพงพาอาสาสมครทมความมงมนใน
คณภาพ และกระบวนการความเปนเลศ
ผตรวจประเมน มกจะใชเวลาท างานของบรษท ในการเขารวม
การฝกอบรม ถงแมวาบางครงจะเปนวนหยด
พวกเขามกจะท ารายงานปอนกลบ โดยการแสดงความคดเหน
และใหคะแนน โดยใชในเวลาสวนตว ในการท ารายงาน
9. จดจ าผชมของคณ (ตอ)
นนหมายถง ผตรวจประเมนโดยทวไป จะนงลงเพออานรายงาน
แสดงความคดเหนและใหคะแนน หลงการท างานเตมวน หรอ
หลงกจกรรมครอบครวในตอนเยน บางทหลงจากเดกอยในเตยง
หรอในขณะทคสมรสท าการซกรด ดดฝ น หรอท าการจายคาบล
ตาง ๆ
ผตรวจประเมนมกจะใชเวลา 20 ชวโมงหรอมากกวา ในการ
ท างานคนเดยว ทจะเขยนความคดเหนและใหคะแนน
9. จดจ าผชมของคณ (ตอ)
นอกจากน พวกเขาจะใชเวลาอก 10 ชวโมงหรอมากกวา เพอ
พฒนาความคดเหนรวมกน (consensus) กบสมาชกอน ๆ ในทม
เพอจดท ารายงานขนสดทาย
ทงหมดนมกจะท าใน เวลาวาง (spare time)
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
การเขยนรายงานทไมซบซอน ใชประโยคบอกเลา ชดเจน รดกม
เพอไดรบความชนชม และเขาใจไดอยางงายดาย
หลกเลยงศพทแสง และใหระบศพทเฉพาะทงหมดและค ายอ ใน
หนากระดาษรายการทใหไว
ท างานอยางระมดระวง ดวยการตอบค าถามทงหมด และไมปลอย
ใหผตรวจประเมนสงสยเกยวกบค าถามใด ๆ ทยงไมไดตอบ
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ตอบทกค าถามทงหมดทอยในหวขอ
ผตรวจประเมนจะถกขอใหยกเครดตใหคณ ถาคณใสขอมลผดท
ในรายงานของคณ แตคณไมควรพงพาผตรวจประเมน เพอหา
ขอมลทอยผดทผดทาง
ใหแนใจวา คณเขาใจค าถามอยางชดเจนวา ค าถามในหวขอนน
หมายถงอะไร และใหตอบค าถามถกท ในแตละหมวดดวย
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ใหหลกเลยงความซ าซอน ถาคณตองอธบายเกยวกบกจกรรมหนง
ในสองหวขอทแตกตางกน ใหอางองไปยงขอมลทเกยวของได ไม
ตองเขยนซ าอก
ใหเลอกขอมลอางองทจะใชขามหวขออยางระมดระวง หลกเลยง
การอางองมากจนเกนไป ทจะท าใหผอานตองพลกไปพลกมา
หลายๆ รอบในรายงาน เพอคนหาขอมล
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ลบขอมลทไมจ าเปน และกลนกรองกบสงทจ าเปนอยางยง ปมลบ
ของคณคอเพอน โดยไมตองค านงถงวธการหรอกจกรรมทคณม
ความภาคภมใจ ใหเนนทการตอบค าถามหวขอนน ๆ
มความสมดลของสงทคณเขยน ระหวางค าถามและคะแนนทจะ
ไดในหวขอนน
อยาเขยนค าอธบายยาวเกนไป ในหวขอใดหวขอหนง
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ใหตอบสนองตอค าถามในหมวดนน ความคดนอาจดเหมอนงาย
แตมนเปนสงส าคญทผตรวจประเมนตองการจะอานในแตละ
หวขอ เพอความเขาใจโปรแกรมหรอวธการทคณใชอย
ใชภาษาประเภทของเกณฑ อธบายกระบวนการของคณ ในแง
ของแนวทาง และอธบายวธการทองคกรของคณน าแนวทางนนไป
ปฏบต
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
คณไมควรตกอยในกบดกในการน าประโยคจากเกณฑมาตอบอก
ใหใชชอประเดนพจารณาและตวเลขในรายงานของคณไดเลย
การเขยนรายงาน จะตองมงเนนและอธบายถงวธการและ
กจกรรมของคณ วาสนบสนนและสะทอนใหเหนถงแนวคดและ
คานยมหลก อยาคดวา ใหเปนหนาทของผตรวจประเมนพยายาม
ท าการเชอมตอเอาเอง
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ใชชอ ค าอธบาย การระบ กราฟ แผนภม ตาราง และตวเลข
ทงหมดทชดเจน ผตรวจประเมนควรจะเขาใจไดทนท ถง
ความหมายของขอมลจากกราฟและแผนภม แลวมความรสกทด
ตอการออกแบบทดของคณ
เพอเปนการแกไขเอกสารสดทายของคณ ใหจางหรอรองขอใหคร
ดานภาษาในโรงเรยนมธยมของคณ ทเกษยณหรอยงท างานอย
ชวยพสจนอกษรและแกไขเอกสารสดทาย
คณสามารถชวยผตรวจประเมนอานและใหคะแนนรายงานของคณ:
(ตอ)
ใหแกไขและเตรยมเอกสารสดทายอยางระมดระวง
ลกษณะทางกายภาพของเอกสาร เปนตวแทนขององคกรของคณ
ควรเปนตวอกษรทสมบรณแบบ (ไมมค าผด) และดด โปรแกรม
ภาษาทไดมาตรฐาน เปนทยอมรบได ในการจดท ารายงาน
ผตรวจประเมนบางคน อาจมขอสงสยในรายงาน ทดราวกบวาม
การจดท ากนโดยใชบรษทประชาสมพนธจดท าให
10. เรยนรใหมากทสดเทาทเปนไปได (Learn as much as possible)
ทรพยากรทดมอยมาก ส าหรบการเรยนรวธการเขยนรายงาน
นอกจากหนงสอ หลกสตรอบรม ทปรกษา และเวบไซตของรางวล
คณภาพแหงชาต ยงมสองวธทไมแพงคอ อาสาสมครทจะเปน
ผตรวจประเมนรางวลคณภาพแหงชาต หรอลงมอเขยนรายงาน
ส าหรบองคกรของคณเอง
10. เรยนรใหมากทสดเทาทเปนไปได (ตอ)
หลายองคกรสนบสนนการมสวนรวมของพนกงาน ในโปรแกรม
ของรางวลคณภาพแหงชาต ซงเปนวธทพนกงานจะไดเรยนร
เพมเตมเกยวกบกระบวนการ และวธการเขยนรายงาน
อยาลงเลทจะเปนอาสาสมคร แมวาคณจะเพงเรมเรยนรเกยวกบ
การปฏบตทมคณภาพ ความเปนเลศ และขนตอนการรบรางวล
10. เรยนรใหมากทสดเทาทเปนไปได (ตอ)
หากคณตดสนใจทจะเขยนรายงาน วางแผนในการใหคนสามคน
ใชเวลาประมาณ 20 ถง 25% ของเวลาของพวกเขา ในชวงสาม
หรอสเดอน รวมระยะเวลาประมาณ 1,500 ชวโมง
การเขยนรายงาน ท าใหไดประโยชนจากการประเมนตนเอง และ
มการเทยบมาตรฐานกบองคกรระดบโลก สามารถชวยคณก าหนด
ทศทางในอนาคตขององคกรของคณ และเปนบรรทดฐานน าไปส
ความส าเรจ
เคลดลบการเรยนรใหมากทสดเทาทเปนไปได
1. มหลายคน รวมทงในองคกรทคณจดท ารายงาน และสมาชกใน
ทมผตรวจประเมน ทขนอยกบการท างานของคณ
2. การท าหนาทเปนผตรวจประเมน ใชเวลานาน เปนการท างานท
ยากล าบาก มการฝกอบรม การเขยนแสดงความคดเหน การให
คะแนน การประชมฉนทามต และเยยมชมสถานท ตองใชเวลา
120 ชวโมง หรอประมาณสามสปดาหของการท างาน
Abraham Lincoln
16th president of US (1809 - 1865)