,'Ô1*(0$,/ - vietinbankqjqjkËwhông tin - 1jkqkjqj70&3&{qj7kmkqj 9lËw1dp...

$: ,'Ô1*(0$,/ - VietinbankQJQJKËWhông tin - 1JkQKjQJ70&3&{QJ7KmkQJ 9LËW1DP HmßQJG¯QFkE QYÅ2XWORRNYjFiFOÛLWKmáQJJ»S Trang 2 1.5. TRYING TO CONNECT TO MICROSOF EXCHANGE - k\OjWU$
HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG EMAIL

MỘT SỐ LỖI CƠ BẢN VÀ CÁCH XỬ LÝ

M C L C

1. CÁC TR NG THÁI C A OUTLOOK ...............................................................1

1.1. CONNECTED TO MICROSOFT EXCHANGE. ............................................................... 1

1.2. NEED PASSWORD ....................................................................................................... 1

1.3. DISCONNECTED .......................................................................................................... 1

1.4. WORK OFFLINE ............................................................................................................ 1

1.5. TRYING TO CONNECT TO MICROSOF EXCHANGE .................................................. 2

1.6. TR NG H P KHÔNG K T N I Đ C MAIL SERVER HO C MS OUTLOOK TREO2

2. KHI HÒM TH B Đ Y, KHÔNG G I NH N Đ C .....................................8

2.1. MS OUTLOOK 2007 ...................................................................................................... 8

2.2. MS OUTLOOK 2010 .................................................................................................... 10

3. TỊM KI M MAIL TRONG MS OUTLOOK ..................................................... 12

3.1. MS OUTLOOK 2007 .................................................................................................... 12

3.2. MS OUTLOOK 2010 .................................................................................................... 13

4. T O RULE Đ QU N Lụ TH HI U QU .................................................. 14

4.1. MS OUTLOOK 2007 .................................................................................................... 14

4.2. MS OUTLOOK 2010 .................................................................................................... 17

5. THAY Đ I CH Đ GIAO DI N C A WEB MAIL ....................................... 20

6. KHÔI PH C TH ĐÃ XịA ........................................................................... 22

7. H NG DẪN SHARE MÀN HỊNH LYNC KHI C N H TR ..................... 23

Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công Th ơng Việt Nam

H ng dẫn cơ bản về Outlook và các lỗi th ng g p Trang 1

1. CÁC TR NG THÁI C A OUTLOOK

Trạng thái k t n i của outlook t i mail server đ c thể hiện góc d i màn hình bên phải khi m outlook. Các trạng thái và cách xử lý nh sau:

1.1. CONNECTED TO MICROSOFT EXCHANGE.

Đây là trạng thái thể hiện k t n i ổn định của MS Outlook t i mail server. trạng thái này việc gửi nhận mail bình th ng.

1.2. NEED PASSWORD

- Khi MS Outlook trạng thái Need Password: Việc gửi mail và nhận email bằng Outlook không thực hiện đ c. Thông th ng trạng thái này có thể xảy ra khi m i đổi mật khẩu AD.

- Cách xử lý: Click chuột vào trạng thái Need Password để nhập mật khẩu. Cửa sổ nhập mật khẩu hiện lên.

- Ng ời dùng c n l u Ủ: :

nhập user name/ password đúng định dạng Domain\user_name (domain: hq,

north, middle, south)

tắt ch đ gõ ti ng Vi t để tránh nhập sai mật khẩu

- Có tr ng h p ng i dùng gõ mật khẩu mà không chú ý sửa lại phần tên domain vì ô user name đư hiện s n thông tin user name dạng: MAIL\user_name nên vẫn không thể k t n i đ c, MS outlook chuyển sang trạng thái Disconected. Để k t n i lại ng i dùng cần sửa lại user name đúng định dạng nh trên: domain\user_name và nhập mật khẩu.

- N u đư thực hiện đúng các b c mà vẫn không thể k t n i đ c, ng i dùng kiểm tra đăng nhập bằng webmail https://mail.vietinbank.vn, n u cũng không đ c, và một s ch ơng trình khác nh Lync… Chứng t mật khẩu AD có thể đư bị quá hạn mà ch a đ c đổi lại. Lúc này ng i dùng có thể liên hệ v i bộ phận hỗ tr TTCNTT (email: [email protected] – nh ng i đ c ủy quyền gửi email) để đổi lại mật khẩu AD.

1.3. DISCONNECTED

- trạng thái này MS outlook không thể gửi, nhận email. Cũng gi ng nh trạng thái need password ng i dùng click chuột vào đó để nhập mật khẩu. Các l u ý t ơng tự nh m c 1.2.

- Ngoài ra n u nhập mật khẩu vẫn không đ c thì xem cách xử lý m c 1.6.

1.4. WORK OFFLINE

MS Outlook 2007:

Trên menu Outlook 2007 vào File -> Click b dấu tích chọn ch độ work offline đi. Khi đó Outlook s tự connect lại v i mail server, trạng thái sau đó n u k t n i đ c s là Connected to Microsoft Exchange.

MS Outlook 2010:

Trên menu Outlook 2010 vào tab Send/Receive -> Click b chọn ch độ work offline. Khi đó Outlook s tự connect lại v i mail server, trạng thái sau đó n u k t n i đ c s là Connected to Microsoft Exchange.

mailto:[email protected]



1.5. TRYING TO CONNECT TO MICROSOF EXCHANGE

- Đây là trạng thái thể hiện MS Outlook đang c gắng k t n i t i máy chủ mail. Có thể diễn ra khi vừa m MS Outlook, và thông th ng chỉ sau th i gian ngắn (1-2 phút) MS Outlook phải chuyển sang trạng thái Connected to Microsoft Exchange. N u th i gian Trying to connect diễn ra quá lâu thì chứng t k t n i t i mail server ch a đ c.

- Cách xử lý: xem m c 1.6

1.6. TR NG H P KHÔNG K T N I Đ C MAIL SERVER HO C MS OUTLOOK TREO

Cách 1: Thay đ i ch đ k t nối c a MS Outlook sang https:

- M control panel, N u Control Panel ch độ category view nh hình d i thì click vào Switch to Classic View. (N u ch độ Classic View thì không qua b c này)

- Click chọn Mail: Cửa sổ Mail Setup chọn E-mail Accounts

- Cửa sổ Account setting: click vào địa chỉ email nh hình d i:



- Cửa sổ Change Accounts: click vào More Setting nh hình:

- Cửa sổ Microsoft Setting chọn Tab Connection:



- Trong cửa sổ Microsof Exchange, m Tab Connection cấu hình nh sau: Click chọn vào ô check Connect to Microsof Exchange using HTTP. Sau đó click vào Exchange Proxy Settiong

- Trong cửa sổMicrosoft Exchange Proxy Settings cấu hình nh sau:

- Click OK -> Cửa sổ Microsoft Exchange chọn Apply sau đó click OK:



- Cửa sổ Change Account click vào Next:

- Cửa sổ Change Account click Finish.



- Sau đó m lại ch ơng trình Outlook, chú ý có thể Outlook có thể s h i mật khẩu, ng i dùng

nhập đúng định dạng nh m c 1.2.

Cách 2: T o profile m i (trong tr ng h p đổi sang https outlook cũng không hoạt động đ c):

MS Outlook 2010:

- Vào Start -> Control Panel, N u Control Panel ch độ category view Switch to Classic View. (N u ch độ Classic View thì không qua b c này)

- M m c Mail -> Chọn Show profile -> Chọn Add để tạo profile m i-> cửa sổ New Profile nhập tên của Profile vào nh hình d i rồi click OK.

- Cửa sổ Add New Account: click Next



- - Cửa sổ Add New Account: Sau khi tự động k t n i thành công v i server s hiện ra thông báo

thành công nh hình d i. Click Finish.

- Cửa sổ Mail: chọn Always use this profile (phía d i cửa sổ chọn tên profile m i tạo) - > Click

Apply -> Click Ok để hoàn thành tạo profile m i.



- M lại MS outlook và ch một khoảng th i gian để ch ơng trình k t n i t i mail server và load

mail về. - Tr ng h p tạo profile m i cũng xảy ra lỗi không đ c, có thể nguyên nhân do phần mềm bị lỗi.

Ng i dùng có thể g office và cài đ t lại.

2. KHI HÒM TH B Đ Y, KHÔNG G I NH N Đ C

Khi hòm th đầy việc gửi, nhận th s bị lỗi không thực hiện đ c. Tr c khi bị đầy hòm th bạn s nhận đ c email cảnh báo từ Exchange (Your mailbox is full ). Để sử d ng hòm th bạn cần xóa b t các mail không cần thi t (Phải xóa kể cả trong Deleted Items thi dung l ng hòm th m i đ c giải phóng), ngoài ra bạn cần thực hiện l u các th cũ về máy tính để giảm dung l ng trên server bằng tính năng AutoArchive của ch ơng trình Microsoft Outlook. Tính năng AutoArchive của Ms Outlook cho

phép chúng ta quản lý đ c dung l ng hộp th của mình một cách tự động bằng cách tải các e-mail

đã quá hạn lưu trên server (thời hạn lưu do người dùng xác lập) và lưu về máy Local PC. Để ch ơng trình Outlook tự động chuyển các mail quá hạn l u trên Mailbox về máy PC local, ng i dùng

làm theo các b c sau:

2.1. MS OUTLOOK 2007

- B c 1: M ch ơng trình Ms Outlook 2007, trên thanh công c chọn Tools Options Others AutoArchive nh hình minh họa d i đây:



- B c 2: Trong cửa sổ AutoArchive, cấu hình các thông s sau phù h p v i việc sử d ng email của mình:

Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đ t 1 ngày)

Thi t lập th i hạn l u mail trên server (hình minh họa: 30 ngày, n u quá 30 ngày, email s đ c xóa trên mailbox và l u về máy Local PC).

Các cấu hình khác nh hình minh họa



Kích chọn Apply these settings to all folders now chọn OK để hoàn tất cấu hình.

- B c 3: Đ ti n hành ch y Archive ngay M ch ơng trình Ms Outlook 2007, trên thanh công c chọn File Archive.

Chọn Archive all folders according to their Auto Archive settings và nhấn OK. Ch ơng trình s thực hiện Archive và lấy các mail cũ về máy ng i dùng. Các mail cũ s đ c hiển thị trong Microsoft Outlook trong th m c Archive và có cấu trúc bên trong gi ng hệt nh cấu trúc trên mailbox của ng i dùng.


- B c 1: M ch ơng trình Ms Outlook 2010, trên thanh công c chọn File OptionsAdvance AutoArchive Settings nh hình minh họa d i đây:



- B c 2: Trong cửa sổ AutoArchive cấu hình các thông s sau phù h p v i việc sử d ng email của mình:

Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đ t 14 ngày)

Thi t lập th i hạn l u mail trên server (hình minh họa: 6 tháng, n u quá 6 tháng, email s đ c xóa trên mailbox và l u về máy Local PC).

Các cấu hình khác nh hình minh họa

Kích chọn Apply these settings to all folders now chọn OK để hoàn tất cấu hình.

- B c 3: Đ ti n hành ch y AutoArchive ngay: M ch ơng trình Ms Outlook 2010, trên thanh công c chọn File Info Cleanup tools Archive.



Chọn Archive all folders according to their Auto Archive settings và nhấn OK. Ch ơng trình s thực hiện Archive và lấy các mail cũ về máy ng i dùng. Các mail cũ s đ c hiển thị trong Microsoft Outlook trong th m c Archive và có cấu trúc bên trong gi ng hệt nh cấu trúc trên mailbox của ng i dùng.

3. TÌM KI M MAIL TRONG MS OUTLOOK


- Chọn th m c cần tìm ki m (Inbox, sent items…) bằng cách click vào đó, sau đó gõ nội dung tìm ki m vào ô Search và Enter để bắt đầu quá trình tìm ki m (Outlook s tìm ki m theo cả địa chỉ email, theo tên hiển thị, tiêu đề, nội dung)

- Để tìm ki m mail gửi t i ch a đọc: ng i dùng có thể tìm ki m trong m c Unread mail menu trên outlook. Click vào m c Unread mail và gõ c m từ cần tìm ki m vào Search forder nh hình d i rồi nhấn Enter.




- Chọn th m c cần tìm ki m (Inbox, sent items…) bằng cách click vào đó, sau đó gõ nội dung tìm ki m vào ô Search và Enter để bắt đầu quá trình tìm ki m (Outlook s tìm ki m theo cả địa chỉ email, theo tên hiển thị, tiêu đề, nội dung)

- Để tìm ki m mail gửi t i ch a đọc: ng i dùng có thể tìm ki m trong m c Unread mail menu trên outlook. Click vào m c Unread mail và gõ c m từ cần tìm ki m vào Search forder nh hình d i rồi nhấn Enter.



4. T O RULE Đ QU N Lụ TH HI U QU

MS Outlook có tính năng tạo rule để quản lý hòm th một cách hiệu quả: cho phép tạo các th m c con để quản lý th một cách dễ dàng: ví d những th từ cùng một địa chỉ đ n ho c cùng thuộc tính s nằm một th m c riêng (th quảng cáo có thể để vào một th m c là Quang Cao) tiện cho việc tìm ki m tra cứu và xử lý thông tin. Cách tạo rule nh sau:


- Tạo th m c con để chứa th theo rule (Ví d tạo th m c Quang Cao cho các th quảng cáo): Click chuột phải vào th m c Inbox, chọn New Folder. cửa sổ New folder điền tên folder (Quang Cao), chọn th m c chứa folder (th m c con của Inbox) nh hình d i rồi click OK để tạo folder.

- Trên cửa sổ ch ơng trình MS Outlook, chọn Tools -> chọn Rules and Alerts. cửa sổ Rules

and Alerts chọn New Rule:



- cửa sổ Rules Wizard: Chọn Move message from someone to a folder trong Step1, trong

step 2 là b c lựa chọn địa chỉ gửi đ n (people or public group) đ c chuyển t i folder nào (Specified) nh hình d i. Click vào đó để nhập vào các thông tin đó để hoàn thành việc tạo rule.



- Click vào people or public group để chọn địa chỉ th gửi t i. cửa sổ Rule Address: điền địa chỉ gửi mail quảng cáo vào m c From. N u có nhiều địa chỉ thì cách nhau bằng dấu chấm phẩy và 1 dấu cách nh hình d i. Sau đó click OK.

- Click vào Specified để lựa chọn folder chứa th cho rule này rồi click OK

- cửa sổ Rule and Winzard, click Next-> Next-> Next-> Next. Đ n cửa sổ cu i cùng chọn Run this rule now on messages already in “Inbox” để thực hiện rule đ i v i tất cả các th đư nằm s n trong Inbox. Sau đó click Finish để k t thúc việc tạo rule.




- Tạo th m c con để chứa th theo rule (Ví d tạo th m c Quang Cao cho các th quảng cáo gửi t i): Chuột phải vào th m c Inbox, chọn New Folder. cửa sổ New folder điền tên folder (Quang Cao), chọn th m c chứa folder (th m c con của Inbox) nh hình d i rồi click OK để tạo folder.

- Vào tab File -> Info -> Chọn Rules and Alerts. cửa sổ Rules and Alerts chọn New Rule:



- cửa sổ Rules Wizard: Chọn Move message from someone to a folder trong Step1, trong

step 2 là b c lựa chọn địa chỉ gửi đ n (people or public group) đ c chuyển t i folder nào (Specified) nh hình d i. Click vào đó để nhập vào các thông tin đó để hoàn thành việc tạo rule.

- Click vào people or public group để chọn địa chỉ th gửi t i. cửa sổ Rule Address: điền địa

chỉ gửi mail quảng cáo vào m c From. N u có nhiều địa chỉ thì cách nhau bằng dấu chấm phẩy và 1 dấu cách nh hình d i. Sau đó click OK.



- Click vào Specified để lựa chọn folder chứa th cho rule này rồi click OK

- cửa sổ Rule and Winzard, click Next-> Next-> Next-> Next. Đ n cửa sổ cu i cùng chọn Run this rule now on messages already in “Inbox” để thực hiện rule đ i v i tất cả các th đư nằm s n trong Inbox. Sau đó click Finish để k t thúc việc tạo rule.



5. THAY Đ I CH Đ GIAO DI N C A WEB MAIL

Chú ý: ng i dùng th ng nhầm lẫn giao diện web mail ch a đ c nâng cấp

Giao diện webmail của Exchange 2010 có 2 ch độ:

- Ch độ outlook web access đầy đủ. - Ch độ Outlook Web Access Light ít tính năng hơn và đơn giản hơn. Dùng trong tr ng h p

t c độ đ ng truyền thấp. Để lựa chọn ch độ này, ngay trang màn hình login mail: https://mail.vietinbank.vn/owa , ng i dùng tích vào m c s d ng outlook web access light. Sau đó login bình th ng.

- Giao diện outlook web access light s có dạng nh sau:



- Khi ng i dùng thấy giao diện login webmail của mình dạng này thì th ng nhầm t ng là do ch a đ c nâng cấp lên phiên bản m i. Để chuyển sang ch độ giao diện đầy đủ thực hiện nh sau:

+ V i giao diện ti ng Anh: Vào m c Options góc phải phía trên màn hình giao diện sau khi login. Sau đó chọn tab Accessibility. Click chọn vào ô check Use the blind and low vision experience nh hình d i v i giao diện. Sau đó click vào nút Save phía trên để l u lại. Ti p theo ng i dùng log out ra và login lại s nhận đ c giao diện đầy đủ.

+ V i giao diện ti ng Việt: Vào m c Tùy chọn góc phải phía trên màn hình giao diện sau khi login. Sau đó chọn tab Kh năng truy c p đ c. Click chọn vào ô check S d ng tr i nghi m c a ng ời khi m th . Sau đó click vào nút L u phía trên để l u lại. Ti p theo ng i dùng log out ra và login lại s nhận đ c giao diện đầy đủ.



6. KHÔI PH C TH ĐÃ XịA

- N u giao diện login đang ch độ outlook web access light ng i dùng cần chuyển sang ch độ giao diện đầy đủ (m c 3) để thực hiện việc khôi ph c các th bị xóa.

- L u ý: các th sau khi bị kh i các th m c s chui vào Deleted Items. N u nh ch a bị xóa kh i Deleted Items thì ng i dùng có thể m th m c này ra để move th cần thi t về lại th m c g c. Tuy nhiên n u ng i dùng l tay xóa cả trong Deleted Items thì Exchange 2010 vẫn cho phép ph c hồi những th sau khi xóa kh i Deleted items 14 ngày.

- Thực hiện nh sau: login bằng giao diện web mail, click chuột phải vào th m c Deleted Items và

chọn Ph c h i cá m c đư xóa nh hình d i:

- Lựa chọn các email mình cần khôi ph c, sau đó chuột phải vào mail đó chọn Ph c h i.



- Chọn th m c để ph c hồi th (ví d Inbox), sau đó click vào nút Ph c h i. Khi đó th đư xóa

mà bạn chọn đư đ c khôi ph c.

7. H NG DẪN SHARE MÀN HÌNH LYNC KHI C N H TR

- Khi ng i dùng cần sự tr giúp của cán bộ quản trị hệ th ng email, ng i dùng có thể liên hệ bộ phận hỗ tr TTCNTT ([email protected]) để nêu tình hu ng ho c sự c mail cần hỗ tr . Công c để cán bộ quản trị hệ th ng sử d ng một cách hiệu quả để hỗ tr ng i dùng là thông qua hệ th ng Lync (chat nội bộ).

- Việc share màn hình thực hiện nh sau: cửa sổ chat Lync click vào tab Share, chọn Desktop

mailto:[email protected]



- Khi đó ch ơng trình Lync s ti n hành share desktop. Sau đó ng i bên kia s accept nhận chia

sẻ màn hình. Để cán bộ hỗ tr có thể thao tác trên máy ng i dùng, ng i dùng cần cung cấp cho cán bộ hỗ tr quyền Control. Thực hiện nh sau: nhìn phía trên màn hình máy tính có nút

Give Control. Click vào Give control và chọn tên cán bộ đang chat để trao quyền Control (Ví d ServicesDesk03) nh hình d i:

,'Ô1*(0$,/ - vietinbankqjqjkËwhông tin - 1jkqkjqj70&3&{qj7kmkqj 9lËw1dp...

Documents