101 學年度暑期行政人員成長研習課程

“ 會 計 常 見 業 務 異 常 宣 導 ”

課程日期： 102/07/04

課程時間： 14:00~16:00

參與對象：教職員、助理、工讀生

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說 明 項 目1. 認識憑證2. 免用統一發票收據說明3.MIS 一般費用報銷4.Notes 出差費用報銷5. 匯款帳戶登記表 6. 教學卓越計畫核銷注意要項

7. 教育部整體發展獎補助款8. 單據黏貼單公文之遞送順序

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取 得 支 出 後 憑 證 首要步驟1. 確認統編為 35701534 2. 抬頭 ( 買受人 ): 明志科技大學3. 二 . 三聯式發票廠商是否有蓋發票章。4. 免用統一發票應蓋免用統一發票專用章。5. 領據之領款人資料是否完整6. 憑證上是否清楚註明購買之品項 . 單價 . 數量

( 若無請經手人以原子筆補上 ) 並簽名7. 了解是哪個計畫的費用； EX ：校內預算、

國科會、產學合作、整體發展、特色典範、訓輔款、教學卓越…等

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免用統一發票收據說明免用統一發票收據，為免用 ( 統一 ) 發票廠商使用。

收據專用章為 : 免用 ( 統一 ) 發票專用章。 ( 正確範例如下 )

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免用統一發票收據錯誤案例錯誤範例 : 統一發票專用章廠商必須開立發票，

不可使用免用 ( 統一 ) 發票收據。

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免用統一發票收據錯誤案例錯誤範例 :並非蓋免用統一發票專用章

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免用統一發票收據錯誤案例錯誤範例 : 並非蓋免用統一發票專用章應至財政部網站查詢此廠商是否為使用統一發票廠商

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錯誤範例品項名稱不全 ( 應列清楚中文品項名

稱 ) ， 經手人應以原子筆補上後簽名

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憑證核對完畢後， 可至 MIS 輸入單據黏貼單

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支付方式支付方式 MIS 粘貼單 - 代號明志科大泰山出納領現 支付方式 1( 現金 )

出納別 F( 泰山 )

員工轉存 ( 含學生 ) 匯款廠商 ( 只能輸入受款人，不可輸入領款人，否則無法轉入銀行帳戶。若無法存檔，表示該學生或廠商未建立匯款帳號，學生請至學生網頁輸入學生本人之郵局帳戶，廠商請經辦人員填寫匯款帳戶資料登記表，並附上存摺影本，送至會計室薛小姐建檔 )

支付方式 2( 匯款 ) 出納別 A( 台北 )

開立支票 支付方式 6( 支票 ) 出納別 F( 泰山 )

PS. 支付方式只有上述三種，請不要自創，一定領不到錢

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憑證別

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MIS 欄位輸入說明1. 公司 :E 2. 經辦部門 : 輸入部門代號3. 員工轉存 : 員工及學生轉存選是，廠商選否4. 支付方式及出納別 : 1F 領現 2A 銀行轉帳 6F 開立支票5. 受款人 : 輸入受款人之員工代號 . 身分證號或廠商統編6. 輸入摘要說明 : 為何計畫 ( 教補案 OR 產學 )??活動項目 ??

7. 成本部門 : 輸入成本負擔部門8. 摘要 : 輸入正確之摘要代號9. 憑証編號 : 輸入發票號碼或收據號碼 ( 若為個人或無號碼可輸

入” /” 代替收據號碼 )10. 憑證 : 請輸入憑證別 C 發票 Y 收據 E 人事費11. 憑證廠商 : 輸入員工代號 . 身分證號或廠商統編12.進項金額 : 輸入憑證金額

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輸入完畢後請存檔Q ：是否列印單據黏貼單A ：選「是」出現表單後按表單上的列印，列印後發票及收據請按照單據黏貼單上單據順序，依序逐筆以膠水黏貼核對。三聯式發票 : 請將訂書針拔除(扣抵聯及收執聯先以膠水黏貼後，再黏於黏貼

單 )

教育部專款及校外經費憑證，需加附憑證影本( 請印清楚完整 )依序以訂書機訂於黏貼單後面。

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單據黏貼單範例

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單據黏貼單黏貼範例

摘要說明範例

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摘要代號錯誤範例會計科目 5122Z* 摘要代號 應為 ZZ

該單位輸入摘要代號 00 ，導致費用異常。

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→出差前已經由 NOTES系統填妥「出差單」 呈主管核准者→單據粘貼單免附 < 國科會、教育部計畫案仍要附出差單>

1. 出差單 2.短程出差車費補貼報銷單→出差前已經由 Notes系統填妥「出差單」並呈主管

核准者，核銷時會自動帶出差單編號，免附出差單紙本。→短程車資起迄地點已於系統報銷清單說明清楚者，

免另填「短程出差車費補貼報銷單」。→請於系統報銷清單之說明欄註明「出差起始時

間」如：年 月 日 時，及「出差結束時間」，以便作為會計審查餐費及雜費之依據。

NOTES 出差費用報銷 操作說明

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計程車費用已在表格內註明起迄地點，說明欄無須重複寫，若含有其他費用項目，仍需說明 ( 如末頁 )

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說明欄必須填寫項目 :1. 出差地點 .事由 ( 如藍色字體 )2.「出差起始及結束時間」年 月 日 時 至 月 日 時 例 A:100.03.18 上午 7 時至下午 9 時例 B:100.03.18 上午 7 時至 100.03.19 下午 2 時 ( 如綠色字體 )3. 計程車 (其他 ) 項目 .金額說明 ( 如橘色及粉紅色字體 )

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車票黏貼範例※金額部份勿覆蓋

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多受款對象 - 受款人 2 人以上，僅可用於員工轉存 (含學生 )

請輸入員工代號或

學生身分證字號

C 發票 Y 收據

人事費 (y→ 校內專任教職員 領據 (E→ 學生、校外人士

MIS多受款對象費用 報銷操作說明

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多受款對象正確範例

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單據黏貼單公文之擺放方式

右方放置MIS 黏貼單

請夾訂於此處

左方可放置公文簽辦單影本 .活動成果報告書 .國科會直式黏貼單

等等

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記住 : 單據黏貼單遞送流程校長後一定要送給會計 ( 不是出納 )

所有款項之支付，於核簽流程完成後均要送會計室開立傳票，出納才能依據電腦轉出來之待付款資料辦理付款。

付款流程：單據黏貼單經單位主管核簽完成後→會簽單位 (視需要 )

→ 會計室李小姐 (審查及預算管制 )-(總金額20,000元以上 . 教育部 . 國科會及產學合作專款 )→送校長核簽→送會計室經辦。

廠商、個人匯款帳戶登記表

102-103 教學卓越計畫核銷注意要項一、成本部門 : 0GD0二、會計科目 : 5132N*三、摘要說明 : (102 教卓 )活動代碼 院系 -活動日期 -活動名稱四、核簽流程 : 系院教學資源中心 ( 教學資源組 ) 會計室 (莊 )

校長室會計室 (莊 )退回經辦 ( 出差請於會計室前增簽人事室 )

五、單據黏貼單輸出方式，請上會計室網站下載一般費用報銷 操作說明。

102-103 教學卓越計畫 單據黏貼單範例

教育部整體發展獎補助款　 項目 明細 　 項目 明細

1 編纂教材 補助編製數位教材 14 進修 教師學位進修補助

2 製作教具 補助編製實務教材 15

著作

研究績效評核獎勵 (A1-A5 、 A6展演 )

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改進教學

教學績效評核獎勵16 研究著作補助

4 補助遠距教學

5 補助全英文教學17 升等送審 教師升等補助

6 補助專題研究競賽

7 研究績效評核獎勵 (A6)18 行政人員相關業務研習及進修

行政人員進修8

研究

研究績效評核獎勵 (A7-A13)

9 補助產學合作19 行政人員研習

10 補助啟動學術研究

11 補助學術研究 20學生事務與輔導相關經費

外聘社團指導教師鐘點費

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研習教師國內短期進修

21 其他學輔工作經費

13 教師出席國際學術會議22 其他 新聘教師薪資

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整體發展經常門注意事項1. 部門 :0AD0( 技合處校外預算 )2. 會計科目 : (1) 人事費 :5131I* (2) 業務費 :5132N*3.依「支出憑證處理要點」規定，發票上應列明採購名稱、 金額及數量。若發票上未註明，經辦應以原子筆在發票 上註明清楚採購項目 . 單價 . 數量 ( 不得廣義填寫電腦週邊 耗材或文具 )4. 非本國文支出憑證，應由經手人擇要譯註本國文5. 支出憑證列有其他貨幣數額者，除有特殊情形者外，應附 兌換水單或其他匯率證明 (信用卡帳單 ) 。6. 核銷時，請檢附憑證影本一份，釘在單據黏貼單後方。

核銷時，請檢附 :1. 報名費、註冊費憑證2.交通費 : (1) 憑證 (2) 出差單 (3) 計程車收據 (4)短程出差車費補貼報銷單

* 公文遞送流程

國內短期進修 ( 教職員 )

短期進修費用流程1　 系主任2　 院長3　 人事室4　 教務處

5　 會計室 (李小姐 )

6 會計主任7　 校長室

8　 會計室 (黃小姐 )

9　 退回 XXXX系

教師出席國際學術研討會 核銷時，請檢附 : 1.機票部分 : (1)機票票根或電子機票 (2) 國際線航空機票購票證明單 或旅行業代收轉付收據 (3) 登機證存根 2. 註冊費憑證 3. 出差旅費報告表 4. 出差單 5. 出差旅費應以出國前一日 （如逢假日往前順推）臺灣銀行 賣出即期美元參考匯價為依據 辦理報支。 公文遞送流程 :

國外出差費用流程1　 系主任2　 院長3　 技合處4　 教務處5　 人事室

6　 會計室 (李小姐 )

7　 校長室

8　 會計室 (黃小姐 )

9　 退回 XXXX系

研究 項目 :102- 學術研究補助102- 產學102-啟動學術研究

公文遞送順序 :

學術研究補助 流程1　 系主任2　 院長3　 技合處4　 會計室 (李小姐 )

5 會計主任6　 校長室7　 會計室 (黃小姐 )

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核銷費用公文遞送順序

→送會計室陳鍵滄主任 分機 4041 ( 全校性費用審核 )→送會計室薛妃娟小姐 分機 4045 ( 校本部、教育部專款、技服案 )→送會計室李素珍小姐 分機 4046 ( 育成中心、伙食團、福利會 )→送會計室黃佩雯小姐 分機 4042 ( 預算、請購單審核、整體發展 )→送會計室莊雅婷小姐 分機 4048 ( 教學卓越、訓輔專款、技職再造 )→送會計室陳品如小姐 分機 4043 ( 國科會、產學合作案、薄膜中心、學海築夢 )

※各會計經辦負責之核銷項目

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謝謝~~

報告完畢