1.1. Analiza los métodos de operación de un área de la

organización de acuerdo al manual de organización y las

características del sistema administrativo.

El enfoque de Sistemas en Administración.

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques

administrativos existentes. Concibe a las empresas como

sistemas sociales inmersos en sistemas que se

interrelacionan y afectan mutuamente

Los orígenes de este enfoque se

remonta a las concepciones

aristotélicas de "causa y efecto", y

que todo entero forma parte de otro

mayor. La teoría moderna de

sistemas se desarrolló por los aportes

de Ludwing Von Bertalanffy, quién

indicó que no existe elemento físico o

químico independiente; todos los

elementos están integrados en

unidades relativamenteinterdependientes.

Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un

artículo titulado "La teoría general de sistemas y

la estructura científica". Este artículo es

considerado de gran relevancia porque revolucionó

el pensamiento científico y administrativo.

Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia del

hombre y desde hace mucho tiempo se han dado numerosas definiciones,

tales como:

Es una coordinación racional de actividades de un grupo de personas con el

propósito de alcanzar un objetivo (Lucas, 1976)

Es una combinación de medios humanos y materiales disponibles, en función

de la consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e

interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen” (Zerelli, 1976)

Russell Ackoff, pionero en la teoría de los sistemas, describe

un sistema como: “un todo que no puede subdividirse sin

perder sus características esenciales, y por lo tanto debe

estudiarse como un todo. Ahora, en vez de explicar un todo en

función de sus partes, las partes empezaron a ser explicadas

en función del todo”.

El sistema administrativo esta relacionado básicamente con la toma de

decisiones para planear, organizar, dirigir y controlar el esfuerzo del personal en

una organización.

La necesidad de aplicar la teoría de sistemas al campo organizacional, se debe

fundamentalmente a ciertos aspectos, que ya se han anotado como: el

crecimiento vertiginoso de las empresas, el grado de complejidad de las

operaciones, los cambios rápidos del medio y el grado de riesgo en la toma de

decisiones.

A continuación detallamos algunas definiciones Samuel Certo la define

“Aquel que esta formado por diversas partes, que funcionan sobre una base

de independencia para alcanzar un propósito “

F. E kart lo define así:” Es el medio para unir los subsistemas de metas y

valores técnicos y psicosocial y estructural de las organizaciones.”

Irene Place anota “Sistemas administrativo es un ensamble de partes unidas

por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr así los

objetivos de la misma”

Extrayendo las ideas comunes de todas las definiciones se puede

esquematizar lo que se comprende como sistema administrativo.

DEFINICIÓN DE LOS ELEMENTOS

DE LOS SISTEMAS EN LA EMPRESA

Insumo(s) o influjos: abastecen al sistema de lo necesario para que cumpla su

misión; por ejemplo, capital, personal, materia prima.

Proceso(s): es la transformación de los insumes, de acuerdo con ciertos métodos

propios, con sistemas que son subsistemas; ejemplo: producción, ventas, finanzas

y contabilidad; etcétera.

Producto(s): es el resultado del proceso y, a su vez, es un insumo de otros

sistemas (empresas, clientes, etcétera).

Retroalimentación(es):

Retro: proviene del latín y significa hacia atrás, atrás.

Administrativamente, retroalimentación —o retroinformación— significa recibir la

evaluación o aceptación de los productos o servicios por el medio ambiente para

corregir procesos; en la práctica, es el análisis de los resultados en relación con la

aceptación del usuario, cliente o consumidor respecto de lo que produce la

empresa.

Se utilizan varias retroalimentaciones, como auditorías externas, encuestas,

análisis de quejas, etcétera.

Todo sistema forma parte de otro mayor llamado macrosistema, suprasistema o

ecosistema, el cual es un subsistema de un suprasistema. Por ejemplo, una

planta es un sistema que forma parte del ecosistema vegetal, y éste, a su vez,

forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente.

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

•Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

•Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es

el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o

abiertos:

•Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el

medio ambiente que los rodea, son herméticos a

cualquier influencia ambiental. No reciben ningún

recursos externo y nada producen que sea enviado

hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se

da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas

cuyo comportamiento es determinístico y programado

y que opera con muy pequeño intercambio de energía

y materia con el ambiente. Se aplica el término a los

sistemas completamente estructurados, donde los

elementos y relaciones se combinan de una manera

peculiar y rígida produciendo una salida invariable,

como las máquinas.

•Sistemas abiertos: presentan

intercambio con el ambiente, a

través de entradas y salidas.

Intercambian energía y materia con

el ambiente. Son adaptativos para

sobrevivir. Su estructura es óptima

cuando el conjunto de elementos

del sistema se organiza,

aproximándose a una operación

adaptativa. La adaptabilidad es un

continuo proceso de aprendizaje y

de auto-organización.

Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones

primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

•Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.

Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras

funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para

suplir sus necesidades.

•Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser

transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción

es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no

sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.

•Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para

sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando

sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede

alterar el producto, el proceso o la estructura.

•Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con

materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa

pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de

compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma

de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de

la empresa.

•Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se

enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en

el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se

desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como

máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal

y de mantenimiento.

•Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones

para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen

cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso

central, donde las funciones de producción, compras, comercialización,

recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de

constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el

desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer

ajustes.

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de

cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las

actividades administrativas pueden fluir normalmente.

La utilización de los sistemas administrativos parece ser la metodología

más adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier

organización.

Henry Fayol fue quien determinó que: “nadie es tan eficiente que puede

hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre". De allí que nace la

necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuenciales (Principio

de la división del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes

para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegación de

responsabilidades).

La empresa en su organización esta integrada por los subsistemas

administrativos, estos pueden referirse a las funciones del proceso

administrativo como sistemas de planeación, sistemas de organización,

sistemas de dirección, y sistemas de control, pero también dentro de la

empresa pueden mencionarse como subsistemas las divisiones que

permiten administrarla como seria sistemas de finanzas, sistemas de

producción y sistemas de ventas, etc.

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de

cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las

actividades administrativas pueden fluir normalmente.

Los sistemas administrativos son un conjunto de elementos (recursos

humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.;

recursos técnicos: métodos procedimientos, actividades) que se

interrelacionan entre si con un orden sinérgico de manera que se lleven a

cabo actividades del proceso administrativo aplicado a las aéreas

funcionales de la empresa como producción, finanzas, mercadotecnia, etc.

para que de manera integral la empresa sobreviva, evolucione y se

desarrolle.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

La aplicación de los sistemas administrativos tiene una función sinérgica la

cual consiste en favorecer la acción simultánea de las partes separadas

produciéndose un efecto total mayor que el de los efectos considerados

independientes.

Los procedimientos, buscan evitar el caos y la

incongruencia propia de la actividad fortuita o

improvisada, el control y la coordinación de las

actividades de una institución. Ayudan a dirigir y a

imponer en un nivel de consistencia todas las

actividades. Los procedimientos a través del tiempo,

buscan la economía, permitiendo evitar gastos en

estudios periódicos y delegar autoridad a los

subordinados.

Los sistemas y procedimientos deben ser diseñados para

asegurar que la información pertinente fluya a las

personas que necesitan esos datos y que cada uno de

los involucrados en el proceso entienda qué es lo que va

a hacer con ellos.

La transferencia y manejo de la información escrita

puede coordinarse y simplificarse por medio del uso de

formas, políticas y procedimientos estandarizados. Las

formas, a su vez, conducen a la estandarización de los

medios de almacenamiento o archivo de la información.

Los procedimientos permiten establecer la

secuencia para efectuar las actividades

rutinarias y específicas; se establecen de

acuerdo con la situación de cada

institución, de su estructura organizacional,

clase del producto (bien o servicio) turno

de trabajo, disponibilidad del equipo y

material, incentivos y otros factores.

El procedimiento determina el orden en

que debe realizarse un conjunto de

actividades, pero no indica la manera en

que deben realizarse los métodos, mismos

que van implícitos en el procedimiento.

Tanto los métodos como los

procedimientos están íntimamente

relacionados, ya que los procedimientos

determinan la secuencia lógica que debe

seguir una serie de actividades, y los

métodos indican cómo realizar dichas

actividades, por lo tanto, los métodos son

parte de los procedimientos.

Dadas las características de los

procedimientos, en lo que se refiere a que

son muy específicos y detallados, su

establecimiento básicamente debe

iniciarse en el nivel operativo de las

organizaciones. Cada unidad orgánica de

las que conforman la unidad de trabajo,

tendrán diversos procedimientos

específicos.

Los procedimientos correctamente

diseñados e implantados generan diversos

provechos. En todo tipo de organizaciones

(públicas o privadas), por medio del

establecimiento de sistemas y

procedimientos administrativos, se logran

ciertas ventajas, como son las siguientes:

Conservar el esfuerzo administrativo.

Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la organización.

Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad.

Conducir al desarrollo de métodos más eficientes de operación.

Permitir importantes economías de personal.

Facilitar la acción de controlar.

Ayudar a lograr la coordinación de actividades.