11 predavanje vodjenje sastanaka
DESCRIPTION
Vođenje sastankTRANSCRIPT
Vođenje sastanakaVođenje
sastanaka
Vrste sastanaka
Postoji više vrsta sastanaka, i o tome o kojoj je vrsti sastanka riječ ovisi uloga voditelja, uloga sudionika i način vođenja sastanka.
Vrste sastanaka prema broju sudionika
- vrlo mali (do 30)- mali (30-50)- srednji (50-100)- veliki (100-200)- vrlo veliki (više od 200)• način rada ovisi o broju sudionika• sastanci s većim brojem sudionika imaju
informativni ili manifestacijski karakter• sastanci s manjim brojem sudionika su
učinkovitiji za rješavanje problema
Vrste sastanaka prema broju i vrsti sudionika
Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemiTimski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaciSjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljajuKonferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključakaSabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih problema širem broju ljudi.
Vrste sastanaka prema načinu rada
• formalni sastanci – propisano je tko prisustvuje, koliko članova
• neformalni sastanci – nemaju strogo propisana pravila
Vrste sastanaka prema ciljevima
Informativni sastanci I tip: informiranje podređenih od strane rukovodstva
Informativni sastanci II tip: prikupljanje informacija od podređenih
Redovni-obvezni sastanciUključuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.
Vrste sastanaka prema ciljevima
Eksplorativni-timski sastanciSvrha je dolaženje do novih spoznaja, mogu nalikovati procesu znanstvenog rada (izbor i definiranje problema, definiranje ciljeva israživanja, postavljanje hipoteza, identifikacija i operacionalizacija varijabli, utvrđivanje nacrta, razrada metoda prikupljanja podataka, obrada podataka, analiza i pisanje izvještaja). Do ideja se može doći na više načina, od kojih su poznatiji: oluja mozga (brainstorming), Zapisivanje misli (ukrug, svatko zapiše 2-3 misli), Morfološka analiza (definira se problem, analiziraju prijašnja iskustva i prikupljaju podaci, poredbenom analizom prijedloga dolazi do rješenja).
Vrste sastanaka prema ciljevima
Poslovni sastanciPoslovni sastanci su specifični jer se njima pokreće poslovna aktivnost, traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u praksi.
Vrste poslovnih sastanaka: • sastanci stručnog tima (operativno radni)• inicijativni sastanci na početku izrade projekte ili planova• redovni sastanci tijekom realizacije nekog projekta • periodični kontrolni satanci• izvanredni sastanci – zbog nastale situacije ili problema
Tijek poslovnih sastanaka
I priprema sastankaII sastanakIII analiza sastanka
Tijek poslovnih sastanakaI Priprema
Tehnička priprema
Vrijeme, Mjesto,
Prostorija, Sjedala,
Tehnička pomagala,
Osvježenje, Poziv,
Materijali,
Zapisnik, Obavještavanje
Sadržajna priprema
Cilj sastanka,
Problem,
Način rada,
Moguća rješenja,
Stručne osobe,
Izvršitelji i rokovi,
Kontrolni mehanizmi
Tijek poslovnih sastanaka:II sastanak
• otvaranje sastanka (otvaranje, utvrđivanje kvoruma, dnevni red, verifikacija zaključaka i odluka s prethodnog sastanka, kontrola izvršenja zaključaka i odluka s prethodnog sastanka)
• uvodna riječ (kratka, jasna, zanimljiva)• iznošenje podataka potrebnih za raspravu• ponuda ideja i prijedloga• rasprava – argumentacija• sintetiziranje prijedloga• vrednovanje konačnih prijedloga• donošenje odluka• imenovanje izvršitelja i određivanje rokova
Tijek poslovnih sastanakaIII Analiza
• analizira se prezentacija i rad voditelja• analizira se diskusija, reakcije sudionika i
intervencije voditelja• analizira se ishod i uspješnost sastanka
Dobri i loši sastanci
• Loš tijek sastankaI______I_______________________I_________Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja odluka• Dobar tijek sastankaI___________I___________I_________________Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja odluka
Rasprava na sastanku
Rasprava je javno iznošenje pojedinačnog mišljenja u pomirljivu ili polemičnom tonu, kojim se daje podrška prijedlozima ili se iznose suprotni prijedlozi i mišljenja i stavovi (V. Gnjato)
Rasprava na sastanku
• Rasprava može biti cjelovita ili u dijelovima
• Način vođenja rasprave može biti neposredan (sudionici neposredno raspravljaju bez posredovanja voditelja) i posredan (uz posredovanje voditelja)
Rasprava na sastanku
Cilj rasprave je:
- razmjena mišljenja i iskustava među sudionicima- izbor najboljeg između prijedloga- dobiti podršku sudionika za akcije
Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?
Trebate znati što želite reći!
Unaprijed se pripremiteRazmislite prije nego ćete govoritiBudite svjesni poruke koju želite prenijetiBrzo pređite na poantuTrebate znati kakav ishod rasprave želitePrakticirajte uvjeravanjeRaspitajte se i saznajte nešto o drugoj strani
Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?
Budite uvjerljivi!Govorite s uvjerenjem i entuzijazmomKoristite podatke, činjenice, argumenteBudite konkretniKoristite primjere i humorIzražavajte se da vas svi razumiju (izbjegavanje
žargona, stranih riječi...)Naučite ispravno i razgovjetno izgovarati riječiPrilagodite tempo i ton govora sadržaju (poantu
sporije, stanke)
Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?
Budite uvjerljivi!
Sagledajte uzročnike neke pojaveOdgovorite na tuđe argumenteUvažavajte duh vremenaPratite poruku govorom tijelaPonovite glavne točke
Kako biti uspješan u izlaganju svojeg stanovišta u raspravi?
Prava umjetnost konverzacije je govorenje i slušanje!
Dozvolite i drugima da dođu do riječiPoštujte tuđe stavoveKoristite otvorena pitanja
Uloga voditelja sastanka
Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o voditelju sastanka koji mora znati pripremiti, voditi i analizirati sastanak
Vođenje sastanka odnosi se na:- vođenje formalnog procesa sastanka
- vođenje socijalno-komunikacijskih procesa
Uloga voditelja sastanka: prilagodba sudionicima sastanka
• kakvi su njihovi interesi i potrebe• imaju li dovoljno stručnog znanja• kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka• što misle o problemu/ misle li drugačije od
voditelja• kako ih navesti da se zainteresiraju za problem• govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe• kako potaknuti šutljive na djelovanje• kako će glasati šutljiva većina• kako izaći na kraj s teškim sudionicima
Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka
Diktatorski stilVoditelj se ne obazire na sudionike, on je autoritarni
autoritet, sugestivan, sudionici se radije ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni. Može biti prihvatljiv stil samo za informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.
Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka
Konfuzni stilOčit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.
Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti.
Uloga voditelja sastanka: Stilovi vođenja sastanaka
Demokratski stilRadni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na
sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski raspravlja, svatko ima pravo reći svoje mišljenje, vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među jednakima, odluke su izraz volje većine.
Uloga voditelja: Ophođenje s teškim diskutantima
Vrlo sklon dokazivanju
Kontrolirajte reakcije sebe i grupeNastojte u izlaganju naći nešto vrijednoNađite pogrešne dokaze i izložite grupiRazgovarajte s njim izvan sastanka
Govori izvan predmeta rasprave
Kad uzima dah zahvalite mu, te na pristojan način upozorite da se udaljio od teme
Nije u pravu “Shvaćam da tako mislite, no pogledajmo je li to u skladu sa stvarnom situacijom”
Uloga voditelja: Ophođenje s teškim diskutantima
Pita vas kao voditelja za mišljenje
Izbjegavajte dati rješenje umjesto grupe.
Sukob ličnosti Naglasite točke slaganja i tako umanjite neslaganje. Otvoreno zatražite da ne diskutira osobno.Prekinite ga izravnim pitanjem o problemu.
Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste rekli...” i ponovite to jasnije. Ne mijenjajte misao, nego ju bolje izrazite.
Neučinkoviti sastanci: Znakovi
• članovi kasne na dogovore• sastanci predugo traju• sastanci su dosadni• prisutni ne pridonose mnogo raspravi• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog
reda, a ona se brzo kroz sve ostale• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano,
iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja vremena
Neučinkoviti sastanci: Znakovi
• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)
• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim sastankom
• sastanci se koriste kao forum na kojem se skupljaju „osobni bodovi“ kod šefa
• odluke se ne donose ili su nametnute od voditelja nakon što rasprava nije urodila zaključkom
• sudionici ne slušaju što se govori
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
I Slaba priprema sastanka- tehnička- stručna- sadržajna- nepravodobno upoznavanje sudionika s temom
sastanka- preopširan dnevni red- smanjena pozornost zbog okolnosti
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka- čitanje teza - preopširne teze- čitanje izlaganja- slabo izražavanje
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
III Slabo vođena diskusija- voditelj gubi konce, diskutanti ne
diskutiraju u vidu rješenja, niti argumentirano
- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja- odluta se od teme- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili
autoritarna atmosfera
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
IV Slabo određene odgovornosti
- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi- nisu određeni kontrolni mehanizmi
Neučinkoviti sastanci: Kako ih popraviti
- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red- sastanci počinju i završavaju na vrijeme- vođenje sastanka se dobro pripremi- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i
kriterijima provjerenjihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka
i pojašnjavanju dogovora
Neučinkoviti sastanci: Kako ih popraviti
- uvođenje procesa rješavanja problema kao sastavnog dijela donošenja odluka
- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj. opažati kako grupa radi, kako se članovi osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni odnosi