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基于内容管理的电子文件管理基于内容管理的电子文件管理

EMC 信息智能部门顾伟+8613916570130william.gu@emc.com

EMC公司介绍

• EMC公司于1979年成立

• 公司营业额连续6年达到双位数增长

• 全球42,000多名员工

• 在50多个国家设有分公司在50多个国家设有分公司

• 2011年– 总收入198亿美元

– 利润17亿美元

– 研发投入超过18亿美元

– 88亿美元现金和投资

EMC 在中国

• 15 家分公司，近2,000 名员工

– 900 多名销售和服务人员

– 1,000多名研发人员

北京

上海

广州

成都

南京

武汉

沈阳

西安

香港台湾

济南

福州杭州

乌鲁木齐

昆明

• 上海、北京和成都设有卓越研发中心

• 通过EMC学院计划，与超过50家大学合作，推出“信息基础架构”学分课程，已有超过1000名学生完成课程

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议题• 电子文件管理的实质

• 电子文件管理 IT 系统建设的思路

• 国内外电子文件管理系统实施的现状与案例

• 基于内容管理建设电子文件管理系统• 基于内容管理建设电子文件管理系统

2020年的 数字星球数字星球35Zb大量的信息

大量的信息由个人产生 >70%

需要治理的信息 30-50% 信息信息50%

每年通过云服务存取的信息比例

67

信息信息

2009年的统计结果：创建和复制的数字信息量比2008年增长了62%

文件数量的增长倍数

>1/3

Source: IDC, The Digital Universe Decade – Are You Ready?, May 2010

对于许多组织来说，信息治理越来越成为一个关键性的问题… 电子取证和法规遵从的风险、成本使得信息治理和信息长期保存成为信息化建设的焦点问题

Source: 451 Group, 2009

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如何治理信息？

为什么需要电子文件 (Records)？

利用

•内容具有业务价值•内容具有知识价值

•大量重复、过期的信息清理 •存储空间带来的困惑

法规要求

• DoD, Moreq, ERMS...•《银行会计档案管理办法》...

Records Management的实质

保存 删除更好的

保存 删除保存

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议题• 电子文件管理的实质

• 电子文件管理 IT 系统建设的思路

• 国内外电子文件管理系统实施的现状与案例

• 基于内容管理建设电子文件管理系统• 基于内容管理建设电子文件管理系统

完整的内容生命周期对象转变为电子文件

作者控制

电子文件管理

组织控制

法律要求法规遵从业务规则度

申明

和分

类

文件创建协作元数据工作流版本

归档

消耗

访问控制

时效性

处置

文件 Records

时间

活跃

度

物理记录管理

电子文件管理

文件和时效性管理

安全和访问控制

通知 SOA

报表

存储管理

记录规划

联邦式记录管理

Documentum Platform

WEB客户端

内容安全

统一架构

保管期限服务

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业务系统业务系统

业务处

ERMSERMS

数据捕获

数据

元数据管理

分类

鉴定和处置

TDRTDR

保存规划：迁移、转换、定义模板

数据接收

数据管理

数据访问

SIP

公众利用公众利用

政务利用政务利用DIP

电子文件管理建设思路

处理模块

据捕获接口

审计

检索利用

文件共享与协作 系统综合管理

接收 访问

档案存储

AIP AIP

馆内利用馆内利用

形成办理形成办理 电子文件管理电子文件管理 电子档案移交与接收电子档案移交与接收

ERMS系统建设

形成与办理

捕获登记

存储与保管

检索 利用 处置

数据和业务基础

数字化

分类表

案卷管理

保管期限表

全流程需求

元数据

安全管理

审计追踪

工作流

系统管理

法规遵从

性能要求

协同管理

易用性

议题• 电子文件管理的实质

• 电子文件管理 IT 系统建设的思路

• 国内外电子文件管理系统实施的现状与案例

• 基于内容管理建设电子文件管理系统• 基于内容管理建设电子文件管理系统

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加拿大联邦政府的RDIMS

Records and Document Information Management System（RDIMS）加拿大联邦政府机构所使用的一套关于电子文件管理的共同平台

•National Defence

•Fisheries and Oceans

•Transport Canada

•Canadian Food Inspection

•电子文件管理(records management)

•文档管理(document management)

•影像处理(imaging)

•全文索引及检索(full-text indexing and•Canadian Food Inspection Agency

•Indian and Northern Affairs

•Finance and Treasury Board Secretariat

•Privy Concil

•Industry Canada

•Canadian Transportation Agency

全文索引及检索(full text indexing and retrieval)

•工作流程(workflow)

•统计报表(reporting)等功能

加拿大联邦政府的RDIMS整合OA软件

存储电子文档

建立电子文档分类

记录元数据

文档的版本控制

文档的存取控制

文档的协作

文档的流程

纸质文件扫描及识别

电子文件的分类规划

电子文件的存储及安全机制

电子文件的元数据

电子文件报表

电子文件的保管及借阅

电子文件的鉴定与处置

档案文件的长期规划

档案文件的永久保存

档案文件的安全

……

内容管理平台

ERMS TDREDMS

纸质文件扫描及识别

文件索引

文档搜索

杭州市电子文件中心的服务

• 提供专业的文件管理服务建立文件管理的相关制度、标准

和规范

精细化的文件管理

安全稳定的文件存储

提供文件归档的Web服务

电子文件的长久保存

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ERMS功能点

杭州市电子文件中心

•• 基于基于DocumentumDocumentum建设建设

•• 第一个基于第一个基于《《电子文件管理系统需求规范电子文件管理系统需求规范》》进行实施的进行实施的

ERMSERMS系统系统

•• 浙江省电子文件管理试点浙江省电子文件管理试点

•• 国家档案局数字档案馆试点国家档案局数字档案馆试点

杭州市档案局电子文件中心

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议题• 电子文件管理的实质

• 电子文件管理 IT 系统建设的思路

• 国内外电子文件管理系统实施的现状与案例

• 基于内容管理建设电子文件管理系统• 基于内容管理建设电子文件管理系统

采用内容管理软件实现电子文件中心

成熟的平台支持成熟的平台支持

归档文件管理 Records management

保管期限策略 Retention Policy

自动分类技术 Automatic Classification

内容存储服务 C t t St内容存储服务 Content Storage

电子邮件归档 Email Archive

XML 数据库 XML Database

纸质档案采集

基本内容服务

信息权限管理

统一搜索自动信息分类

时效性保护

记录管理 打印控制邮件归档

多媒体管理

SAP 归档

访问控制

生命周期管理

数字签名

业务流程

XML支持

符合标准的优势

Documentum已经包含了

元数据管理、XML管理、格式转换、安全权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从

EMC参与了ISO 15489 和 ISO 14721标准制定

EMC参与了DoD 5015.2 要求的制定

Documentum已经符合了

ISO 15489, DoD 5015.2, MoReq2, VERS

EMC是OAIS参考模型的开发者之一

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海量存储的优势

每天新增电子档案

1010亿个电子文件亿个电子文件

超过200万份劳动就业资料

2000万份

全国用户

30,000人每年新增电子档案

12001200万份万份

THANK YOU