Penyusunan SOP Perusahaan : SDM

Internal vs Konsultan

Source : http://bit.ly/1QmAeRy

© PT Inti Logika Cipta | 2015 1

[ARTIKEL]

Penyusunan SOP Perusahaan : SDM Internal vs

Konsultan

Link Artikel

Beberapa klien Excelogic seringkali meminta review atau redesign Standard Operating

Procedure, Working Instructions serta form di Perusahaan mereka. Menurut kami

penyusunan SOP Perusahaan dapat dilakukan menggunakan SDM Internal di Perusahaan,

meskipun banyak Perusahaan juga membutuhkan jasa Konsultan Manajemen (dalam hal ini

Konsultan SOP) untuk membantu pembuatan SOP. Kami mencoba secara singkat

melakukan perbandingan kedua hal tersebut pada artikel ini.

Sumber : http://bit.ly/1Qf1Vuj

PENDAHULUAN

Standar Operating Procedure (atau

selanjutnya disingkat dengan SOP)

menurut

situs divestopedia.com merupakan

proses dokumentasi yag dilakukan

perusahaan untuk memastikanbahwa

jasa dan/atau produk dihasilkan

dengan konsisten setiap saat.

SOP juga menunjukkan bahwa suatu

perusahaan mengontrol setiap proses

yang terjadi dalam perusahaan.

Menurut businessdictionary, SOP

merupakan prosedur tertulis yang

digunakan terus-menerus dengan

spesifikasi yang telah ditentukan yang

ditujukan untuk mencapai hasil yang

diinginkan.

Sedangkan SOP menurut Tjipto

Atmoko, SOP merupakan

suatu pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai

dengan fungsi dan alat penilaian kinerja

berdasarkan indikator teknis,

administratif, dan prosedural sesuai tata

kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja

pada unit kerja yang bersangkutan.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 2

Contoh SOP di atas merupakan SOP

untuk persiapan audit internal di sebuah

perusahaan. Dapat diperhatikan bahwa

setiap proses yang harus dilakukan

dalam internal audit dijelaskan secara

terperinci dan tersusun dari awal proses

hingga akhir proses.

SOP dibuat untuk para pelaksana

pekerjaan agar dapat melakukan proses

yang sama sehingga dapat

menghasilkan hasil yang sama.

SOP akan berbeda untuk tiap

pekerjaan, baik itu pekerjaan yang

dilakukan sendiri dengan pekerjaan

yang dilakukan secara tim dan untuk

pengawas pekerjaan (supervisor)

PEMAPARAN

Keberadaan SOP adalah untuk

memastikan pekerjaan dilakukan

dengan proses yang sama, dengan

asumsi tersebut maka suatu pekerjaan

diasumsikan akan memberikan output

yang sama.

Berdasarkan hal tersebut maka sistem

manajemen kualitas (seperti ISO 9001,

14001, dsb) mensyaratkan SOP dengan

pertimbangan bahwa suatu sistem yang

diatur dengan prosedur akan

menghasilkan output sesuai standard.

SOP sebaiknya sudah ada sebelum

suatu pekerjaan dilakukan. Sehingga

SOP dapat berguna untuk memberikan

panduan pekerjaan, apabila memang

ada gap antara SOP yang ditentukan

dengan praktik lapangan, maka tentu

Perusahaan diharuskan melakukan

revisi atas SOP tersebut.

Revisi dari SOP dapat dilakukan setiap

saat jika terdaat perubahan langkah

kerja yang diakibatkan adanya mesin

baru, peralatan baru, tambahan

pekerja, lokasi pekerjaan yang berbeda,

dan apapun yang mempengaruhi

lingkungan kerja.

Berikut adalah beberapa tujuan utama

dalam pembuatan SOP di perusahaan.

1. Memastikan setiap tahap dalam

setiap aspek dalam operasional,

termasuk quality control,

procurement, K3 dan semua

eksekusi yang terjadi di lapangan

berjalan secara sistematis dan

terstandarisasi

2. Memperjelas alur tugas, wewenang,

dan tangguung jawab dari setiap

pegawai perusahaan

3. Menjadi pedoman bagi pelaksana,

menjadi alat komunikasi dan

pengawasan serta menjadikan

pekerjaan diselesaikan secara

konsisten

4. Membuat setiap karyawan akan

lebih memiliki percaya diri dalam

bekerja dan tahu apa yang harus

dicapai dalam pekerjaan

© PT Inti Logika Cipta | 2015 3

Penyusunan SOP dapat dilakukan

dengan SDM internal perusahaan

ataupun eksternal.

Penyusunan SOP oleh internal

perusahaan dapat dilakukan dengan

meminta pendapat dan saran dari pekerja

yang melakukan pekerjaan tersebut yang

kemudian direview oleh internal

perusahaan.

Biasanya dalam pembuatan SOP dengan

menggunakan SDM Internal akan

dipimpin olehmanagement

representative (MR) dari department QA

(Quality Assurance), BI (Business

Improvement), atau department HRD.

Dalam penyusunan SOP dengan

menggunakan SDM internal perusahaan

ada beberapa kelemahan yang dapat

dilihat yakni :

1.Subjektivitas pembuatan SOP yang

menguntungkan satu pihak tertentu

2.Membutuhkan resources yang tidak

sedikit baik dalam hal waktu, tenaga, dan

konsentrasi dari pegawai

3.Jika dikerjakan oleh yang tidak ahli

dalam hal SOP, maka bisa dipastikan

bahwa SOP tersebut tidak dapat

dimengerti dan dipahami oleh semua

pihak di dalam perusahaan,

Sedangkan penyusunan SOP dengan

menggunakan SDM eksternal

perusahaan adalah dengan

menggunakan jasa Konsultan

Manajemen yang mengerti dan

memahami pembuatan SOP dengan baik

seperti Konsultan SOP, Konsultan

ISO atau Konsultan Business Proses.

Penggunaan Konsultan yang datang dari

perspektif eksternal perusahaan bertujuan

untuk meminta saran tentang langkah-

langkah yang tertuang di dalam SOP. Isu

yang mungkin muncul adalah

ketidakmampuan Konsultan SOP untuk

mendefinisikan proses bisnis Perusahaan

secara terperinci.

Secara garis besar SOP dapat dibedakan

menjadi 3 bagian besar sesuai dengan

tingkat keterikatannya terhadap proses

pekerjaan yakni.

1. Guidelines/Pedoman. Guidelines atau

pedoman merupakan cara-cara yang

dapat digunakan dalam mencapai

outcome atau hasil yang diinginkan.

2. Operating Instructions/Instruksi

Operasional. Operating instructions atau

instruksi operasional merupakan instruksi

yang harus dilakukan pekerja dalam

melakukan suatu proses pekerjaan dan

pekerja tidak dapat melakukan pekerjaan

tanpa instruksi yang diwajibkan pada

bagian ini. Instruksi operasional biasanya

bertujuan untuk membuat proses

pekerjaan menjadi bebas dari kesalahan

(error free)

3. Mandatory Instructions/Instruksi

Wajib. Mandatory instructions atau

instruksi wajib merupakan instruksi yang

digunakan oleh pekerjaan saat

melakukan proses pekerjaan.

Menggambarkan cara kerja yang paling

efektif dan efisien dalam menjalankan

proses pekerjaan.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 4

Dalam pembuatan SOP

dengan Konsultan Manajemen

(SOP) akan lebih terarah dan terukur.

Hal ni dipengaruhi oleh pemahaman

serta pengalaman dari konsultan. Salah

satu tools dariKonsultan SOP untuk

melakukan penyusunan serta

implementasi SOP adalah Plan Do Check

Action (PDCA) .

Konsultan SOP biasanya akan

menyarankan metode PDCA dalam

mengimplementasikan SOP. Tahapan

dalam PDCA adalah sebagai berikut.

1. Plan – Pada tahap Plan/Perencanaan

kita menentukan apa jenis SOP yang

ingin dibuat. Dalam hal ini kita membuat

draft SOP yang mungkin masih berbentuk

template akan proses suatu pekerjaan

dalam perusahaan.

2. Do – Tahap kedua merupakan tahap

dimana kita menguji implementasi SOP

yang masih berbentuk draft dan melihat

gap yang ada dalam SOP yang dibuat

dengan pekerjaan di lapangan

3. Check – Tahap ini dikerjakan setelah

kita menelaah gap yang ada di dalam

SOP dan memperbaiki tahapan yang

masih terdapat perbedaan dalam

pengerjaan proses pekerjaan di lapangan.

Ada baiknya jika kita meminta masukan

dari pekerja yang melakukan proses

pekerjaan sehingga lebih mudah saat

diimplementasikan.

4. Action – Tahap akhir ini kita

mengimplementasikan SOP yang telah

diperbaiiki dan telah direvisi dan disetujui

oleh pihak perusahaan

IMPLIKASI

Peran seorang Konsultan Manajemen

(Konsultan SOP) dalam membantu

Perusahaan membuat SOP cukup vital.

Sebagai pihak independen, Konsultan

dapat membuat SOP dengan efektif dan

efisien sehingga bisa menguntungkan

semua pihak, baik pihak manajemen

perusahaan maupun pekerja.

Berikut merupakan tabel perbandingan

penyusunan SOP dalam perusahaan

dalam menggunakan SDM internal dan

dengan menggunakan jasa Konsultan

SOP.

Perbandingan tersebut tidak berlaku

mutlak dan dapat berbeda antara satu

Perusahaan dengan yang lainnya. Lebih

dari sekedar sebuah dokumen, SOP akan

lebih dibutuhkan untuk memberi dampak

operasional secara langsung kepada

Perusahaan seperti tertib pencatatan,

tertib dokumentasi, tertib administrasi dan

tertib prosedur.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 5

CONTACT US

Follow us :

@excelogic Excelogic

Excelogic Consulting and Training

Excelogic Consulting and Training

Our Office : Beltway Office Park Tower B Lantai 5 Jl. TB Simatupang, No 41 Jakarta 12550

Our Website : www.excelogic.info | Email : admin@excelogic.info | Phone : +62 21 2985 7383

PT INTI LOGIKA CIPTA

CONSULTING & TRAINING

Logistics & Supply Chain | Quality (ISO & OHSAS) | Business Management

Download Excelogic Profile Presentation