15 prosedur mutu bidang kemahasiswaan
TRANSCRIPT
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
i
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
15 PROSEDUR MUTU
BIDANG KEMAHASISWAAN
Politeknik Negeri Nusa Utara
2019
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
i
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N KATA SAMBUTAN
Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas
perkenaanNya sehingga penyusunan Dokumen Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Politeknik Negeri
Nusa Utara dapat terselesaikan dengan baik.
Dokumen SPMI ini sangat penting fungsinya dalam
upaya untuk menjamin mutu pendidikan tinggi secara
internal. Berdasarkan Undang Undang Nomor 12
tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada pasal 52
telah menegaskan bahwa Penjaminan mutu
Pendidikan Tinggi wajib dilakukan secara sistimatis untuk meningkatkan mutu
Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan, dalam Permenristekdikti
no 44 tahun 2015 juga telah ditentukan Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang
meliputi Standar Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat yang
merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh Pendidikan Tinggi.
Sementara itu untuk menjamin sebuah perguruan tinggi dapat
melaksanakan kewajibannya maka pemerintah juga telah mengatur secara spesifik
dalam Permenristekdikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu
Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) yang terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Hal inilah menjadi dasar
bagi Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu
Internal secara mandiri guna mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu dan
berdaya saing.
Dalam pelaksanaannya Sistem Penjaminan Mutu Internal yang ada di
Politeknik Negeri Utara dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Pembelajaran dan
Penjaminan Mutu Pendidikan (P3MP) dimulai dari proses Penetapan,
Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian serta Peningkatan. P3MP telah melakukan
pengembangan dokumen SPMI yang ada sejak pertengahan tahun 2018 hingga
akhirnya telah disetujui Senat Polnustar dan ditetapkan oleh Direktur pada bulan
Desember 2018. Dengan demikian Politeknik Negeri Nusa utara telah memiliki
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
ii
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
dokumen SPMI sah untuk digunakan dalam proses penjaminan mutu pendidikan
tinggi sehingga diharapkan dapat menjamin Standar Nasional Dikti telah berjalan
dengan baik dan sesuai.
Saya selaku direktur Politeknik Negeri Nusa Utara menyambut baik
dokumen SPMI yang telah tersusun, serta menyampaikan ucapan terimakasih
kepada Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
(P3MP), Para Pimpinan dilingkungan Polnustar dan seluruh pihak yang terlibat
dalam penyusunan dokumen SPMI ini. Sambil terus menghimbau kepada seluruh
civitas akademika Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan standar,
prosedur serta kebijakan yang telah disahkan.
Akhirnya semoga apa yang tertuang dalam dokumen SPMI ini dapat
memberi manfaat bagi kita semua segenap civitas akademika Politeknik Negeri
Nusa Utara, terlebih dapat diaplikasikan secara sungguh-sungguh dalam
mewujudkan upaya peningkatan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi di
Indonesia.
Tahuna, Februari 2019
Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara
Prof. Dr. Ir. Frans G. Ijong, M.Sc
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
iii
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N KATA PENGANTAR
Puji syukur dihaturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karna anugerah-
Nya sehingga penyusunan buku Standar Opersional Prosedur (SOP) bidang
Kemahasiswaan Politeknik Negeri Nusa Utara (Polnustar) bisa diselesaikan
dengan baik. Pengelolaan kegiatan bidang kemahasiswaan yang baik dan optimal
dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi sebagai lembaga struktural
dan organisasi kemahasiswaannya.
Standar Oprasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
institusi berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasif dan prosedural
sesuai dengan dengan tata kerja. Tujuan penyusunan SOP Kemahasiswaan adalah
menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja bidang
kemahasiswaan di Politeknik Negeri Nusa Utara guna mewujudkan good
governance.
Untuk itu kami menyampaikan terima kasih untuk semua yang terlibat dalam
penyusunan SOP bidang kemahasiswaan ini. Semoga buku ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
Tahuna Agustus 2019
Wakil Direktur bidang Kemahasiswaan
Jefri A. Mandeno, S.Pi, M.Si
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
iv
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
PERATURAN DIREKTUR POLITEKNIK NEGERI NUSA UTARA
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
v
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
vi
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
DAFTAR ISI
KATA SAMBUTAN ................................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... iii
PERATURAN DIREKTUR POLITEKNIK NEGERI NUSA UTARA ...................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ vi
1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI ............................................................. 2
2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI ................................................................. 9
3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI ......................................... 13
4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK .............. 18
5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN .................................................................. 22
6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI...................................................................... 26
7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI .............................................. 31
8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN ........................... 34
9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA .......................................................... 38
10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA .............................................. 41
11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA ............................................................. 45
12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS KEMAHASISWAAN .............. 49
13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI ................................................... 53
14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT NASIONAL ............. 57
15. SOP PEMINJAMAN/PENGGUNAAN FASILITAS KEMAHASISWAAN ................. 61
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
1
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
2
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan
menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa
sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada
waktunya.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya
perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar.
Standar
Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan
oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan
berpotensi akademik dan non akademik yang baik
untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan
belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria
untuk menempuh pendidikan program
Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .
Prosedur 1. Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang
kuota penerima. beasiswa
2. Surat permohonan pembentukan Panitia
Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK
Direktur.
3. Direktur menetapkan nama-nama Panitia
Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK
4. Rapat Panitia Pengelolah untuk
menentukan jadwal serta syarat-syarat.
5. Pengelolah memberitahukan tawaran
beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah
dengan melakukan sosialisasi.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
3
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 6. Calon penerima melakukan pendaftaran
serta pemasukan berkas dengan mengisi
formulir dan melengkapi persyaratan.
7. Menginput daftar nama-nama calon
penerima beasiswa di Sim BidikMisi.
8. Proses Seleksi :
a. Verifikasi Berkas
b. Wawancara
c. Verifikasi/Survei lapangan
9. Rapat penetapan penerima beasiswa.
10. Pengumuman penetapan penerima beasiswa
melalui papan pengumuman, website
Ponustar dan radio RRI Tahuna.
11. Penerima beasiswa melakukan registrasi dan
pendaftaran ulang untuk kelengkapan
administrasi.
12. Surat permohonan pembuatan SK
Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur.
13. Direktur menetapkan nama-nama penerima
beasiswa melalui SK.
14. Menginput daftar nama-nama penerima
beasiswa di Sim BidikMisi.
15. Mahasiswa menerima pencairan dana
beasiswa langsung melalui rekening masing-
masing di setiap semester per triwulan.
16. Mahasiswa penerima beasiswa
menyerahkan fotocopy buku rekening ke
Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti
penerimaan beasiswa.
17. Mahasiswa penerima melakukan registrasi
dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu
Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
4
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
18. Pelaporan perkembangan akademik
penerima beasiswa.
Kualifikasi
Pejabat/ petugas
yang
menjalankan
SOP
1. Pengelola Pusat
2. Direktur
3. Wadir III
4. Pengelola Polnustar
5. Calon Penerima
6. Mahasiswa
7. Bank
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi 1. Surat edaran Kemenristekdikti tentang
beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
5
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N Flowchart
No
Aktivitas Pengelola Pusat
Direktur
Wadir III
Pengelola Polnustar
Calon
Penerima
Mahasiswa
Bank
1 Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang kuota penerima. Beasiswa
2
Surat permohonan pembentukan Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK Direktur.
3 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK
4 Rapat Panitia Pengelolah untuk menentukan jadwal serta syarat-syarat.
5 Pengelolah memberitahukan tawaran beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah dengan melakukan sosialisasi.
6 Calon penerima melakukan pendaftaran serta pemasukan berkas dengan mengisi formulir dan melengkapi persyaratan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
6
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
7 Menginput daftar nama-nama calon penerima beasiswa di Sim BidikMisi.
8 Proses Seleksi :
a.Verifikasi Berkas
b.Wawancara
c.Verifikasi/Survei lapangan
9 Rapat penetapan penerima beasiswa.
10 Pengumuman penetapan penerima beasiswa melalui papan pengumuman, website Ponustar dan radio RRI Tahuna.
11 Penerima beasiswa melakukan registrasi dan pendaftaran ulang untuk kelengkapan administrasi.
12 Surat permohonan pembuatan SK Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur.
13 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
7
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 14 Menginput daftar
nama-nama penerima beasiswa di Sim BidikMisi.
15 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.
16 Mahasiswa penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.
17 Mahasiswa penerima melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.
18 Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
8
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
9
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan :
Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan
menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa
sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada
waktunya.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan
biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa
Polnustar.
Standar -
Definisi istilah Beasiswa BidikMisi adalah beasiswa yang diberikan
oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu
dan berpotensi akademik dan non akademik yang
baik untuk dapat mendapatkan akses dan
kesempatan belajar di perguruan tinggi serta
memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan
program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat
waktu .
Prosedur 1. Surat permohonan pembuatan buku
rekening ke Bank terkait dengan
melampirkan SK penetapan penerima
beasiswa.
2. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening
sesuai daftar nama yang diajukan.
3. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian
daftar nama penerima.
4. Mengirim daftar nama-nama penerima
beasiswa dengan melampirkan nomor
rekening ke Pengelolah Pusat.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
10
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
5. Mengirim daftar nama-nama penerima
beasiswa dengan melampirkan nomor
rekening ke Bagian Keuangan.
Kualifikasi Pejabat/
petugas yang
menjalankan SOP
1. Pengelola Polnustar
2. Bank Terkait
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.-
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
11
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No
Aktivitas
Pengelolah
Pusat
Direktur
Wadir III
Pengelolah
Polnustar
Calon
Penerima
Mahasiswa
Bank
1 Surat permohonan pembuatan buku rekening ke Bank terkait dengan melampirkan SK penetapan penerima beasiswa.
2
Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai daftar nama yang diajukan.
3 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama penerima.
4 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.
5 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Bagian Keuangan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
12
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
13
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan : Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada waktunya.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar..
Standar -
Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan berpotensi akademik dan non akademik yang baik untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .
Prosedur 1. Mengacu pada Pedoman Bidik Misi dan Peraturan Akademik.
2. Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan.
3. Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan. 4. Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke
Direktur. 5. Direktur menetapkan nama pengganti penerima
beasiswa dengan SK. 6. Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan
permohonan pembukaan rekening bagi mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait.
7. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai dengan surat permohonan.
8. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.
9. Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.
10. Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.
11. Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.
12. Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
14
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
13. Pelaporan perkembangan akademik penerima
beasiswa.
Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP
1. Direktur 2. Wadir III 3. Ketua Jurusan 4. Pengelolapolnustar 5. Calon Penerima 6. Mahasiswa 7. Bank
Bagan alir Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
15
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N Flowchart
No
Aktivitas Pengelolapolnustar
Direktur
Wadir III
Ketua Jurus
an
Calon
Penerima
Mahasiswa
Bank
1 Mengacu pada Pedoman BidikMisi dan Peraturan Akademik.
2 Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan.
3 Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan.
4 Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke Direktur.
5 Direktur menetapkan nama pengganti penerima beasiswa dengan SK.
6 Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan permohonan pembukaan rekening bagi mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait.
7 Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai dengan surat permohonan.
8 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
16
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
9 Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.
10 Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.
11 Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.
12 Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.
13 Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
17
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
18
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK
Tujuan
Prosedur
SOP ini bertujuan :
1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam
pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi
mahasiswa yang berprestasi.
2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan
beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses
dan administrasi dan seleksi pengusulan penerima
beasiswa PPA.
Standar
Definisi istilah Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) adalah
beasiswa bagi mahasiswa POLNUSTAR yang kurang
mampu dan berprestasi untuk meringankan biaya
pendidikan.
Prosedur 1. Bagian Kemahasiswaan menyampaikan informasi
lewat papan pengumuman dengan beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa.
2. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa
Wadir III dengan menyerahkan berkas
persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian
Kemahasiswaan.
3. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan
menyerahkan daftar usulan nama-nama
mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai
penerima beasiswa kepada Wadir III .
4. Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa
yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK
Direktur.
5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan
penerima beasiswa ke Direktur.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
19
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 6. Direktur menetapkan nama-nama penerima
beasiswa melalui SK.
7. Pengumuman penerima beasiswa dan proses
pencairan dana.
8. Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang
kurang ke Bagian Kemahasiswaan.
9. Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa
langsung melalui rekening masing-masing.
Kualifikasi
Pejabat/
petugas yang
menjalankan
SOP
1. Direktur
2. Wadir III
3. Staf Kemahasiswaan
4. Mahasiswa
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
20
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Flowchart
No
Aktivitas
Staf
Kemahasiswaan
Mahasiswa
Wadir III
Direktur
1 Bagian Kemahasiswaan menyampaikan informasi lewat papan pengumuman dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa.
2 Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa Wadir III dengan menyerahkan berkas persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian Kemahasiswaan.
3 Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan menyerahkan daftar usulan nama-nama mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai penerima beasiswa kepada Wadir III
4 Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK Direktur.
5 Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.
6 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK.
7 Pengumuman penerima beasiswa dan proses pencairan dana.
8 Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang ke Bagian Kemahasiswaan.
9 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
21
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
22
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan :
1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam
pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi
mahasiswa yang berprestasi.
2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan
beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam
proses dan administrasi dan seleksi pengusulan
penerima beasiswa
Standar -
Definisi istilah Beasiswa BUMN adalah beasiswa bagi mahasiswa
Polnustar yang diberikan oleh pihak luar kampus
untuk membantu mahasiswa sesuai syarat yang telah
ditentukan.
Prosedur 1. Menerima surat tawaran Beasiswa dari pihak
BUMN.
2. Bagian Kemahasiswaan memberikan surat
kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi
calon mahasiswa penerima.
3. Kaprodi memberikan rekomendasi calon
mahasiswa penerima.
4. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi
rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan
ke Wadir III untuk ditetapkan.
5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan
penerima beasiswa ke Direktur.
6. Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa
penerima dengan SK.
7. Pengumuman penerima beasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
23
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 8. Mahasiswa penerima beasiswa mengurus
penerimaan beasiswa.
9. Mengirim daftar nama-nama penerima ke
BUMN.
10. Mahasiswa menerima pencairan dana
beasiswa langsung melalui rekening masing-
masing.
11. Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan
dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan
12. Pelaporan.
Kualifikasi Pejabat/
petugas yang
menjalankan SOP
1. Direktur
2. Wadir III
3. Kaprodi
4. Bagian Kemahasiswaan
5. Mahasiswa
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi -
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
24
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Flowchart
No Aktivita Direktur
Wadir III
Kaprodi
Bagian Kemahasiswa
an
Mahasiswa
1 Menerima surat tawaran Beasiswa dari pihak BUMN.
2 Bagian Kemahasiswaan memberikan surat kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi calon mahasiswa penerima.
3 Kaprodi memberikan rekomendasi calon mahasiswa penerima.
4 Bagian Kemahasiswaan menyeleksi rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan ke Wadir III untuk ditetapkan.
5 Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.
6 Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa penerima dengan SK.
7 Pengumuman penerima beasiswa.
8 Mahasiswa penerima beasiswa mengurus penerimaan beasiswa.
9 Mengirim daftar nama-nama penerima ke BUMN.
10 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.
11 Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan
12 Pelaporan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
25
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
26
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam
mengikuti kegiatan Porseni.
2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti
kegiatan Porseni.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Ormawa Polnustar.
Standar Proposal Porseni
Definisi istilah Pekan Olahraga dan Seni (PORSENI) Politeknik Se-
Indonesia merupakan puncak dari ajang kegiatan
program Kemahasiswaan Politeknik Se-Indonesia
di bidang Olahraga dan Seni, sebagai salah satu bentuk
partisipasi Politeknik se-Indonesia dalam mendukung
pembangunan sumber daya manusia Indonesia yang
diharapkan mampu meningkatkan reputasi Indonesia di
kancah global.
Prosedur 1. Penentuan cabang olahraga/ seni dan nomor
pertandingan yang akan diikuti.
2. Penandatanganan kontrak kerja dengan pelatih.
3. Membuat surat edaran/ Pengumuman ke
Ormawa untuk melakukan rekrutmen
mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/
peserta kontingen Polnustar.
4. Seleksi calon atlet/ peserta oleh tim pelatih di
masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor
pertandingan yang akan diikuti.
5. Pengumuman nama-nama atlet/ peserta yang
dinyatakan lolos seleksi.
6. Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos
seleksi.
7. Sarana dan Prasarana latihan.
8. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke
Direktur.
9. Pendaftaran ke Panitia Pelaksana :
a. Kontingen.
b. Cabang olahraga/ seni dan nomor
pertandingan.
c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial.
d. Pembayaran biaya kontribusi
keikutsertaan kontingen, atlet/ peserta dan
offisial.
10. Pembentukan Kontingen Polnustar :
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
27
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N a. Surat ijin atlet/ peserta yang akan
mengikuti Porseni ke Kabag Akademik.
b. Surat tugas, SPPD dan dokumen
persyaratan keabsahan altet/ peserta serta
Offisial.
c. Penyediaan Transportasi dan Akomodasi
selama mengikuti kegiatan.
Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP
1. Direktur
2. Wadir III
3. BAUK
4. Ormawa
5. Staf Kemahasiswaan
6. Tim Pelatih
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus
berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan
dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta aktif dalam
kegiatan Kemahasiswaan.
Referensi Buku Panduan Porseni
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
28
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Flowchart
No Aktivitas Wadir
III
Staf Kemahasiswaan
Direktur
BAUK Orma
wa Tim
Pelatih
1 Penentuan cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.
2 Penandatanganan kontrak kerja dengan pelatih.
3 Membuat surat edaran/ Pengumuman ke Ormawa untuk melakukan rekrutmen mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/ peserta kontingen Polnustar.
4 Seleksi calon atlet/ peserta oleh tim pelatih di masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.
5 Pengumuman nama-nama atlet/ peserta yang dinyatakan lolos seleksi.
6 Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos seleksi.
7 Sarana dan Prasarana latihan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
29
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 8 Proposal
Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.
9 Pendaftaran ke Panitia Pelaksana :
a. Kontingen.
b. Cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan
c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial.
d. Pembayaran biaya kontribusi keikutsertaan kontingen, atlet/ peserta dan offisial.
10 Pembentukan Kontingen Polnustar :
a.Surat ijin atlet/ peserta yang akan mengikuti Porseni ke Kabag Akademik.
b.Surat tugas, SPPD dan dokumen persyaratan keabsahan altet/ peserta serta Offisial.
c.Penyediaan Transportasi dan Akomodasi selama mengikuti kegiatan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
30
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
31
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan untuk menjamin masa orientasi pengenalan program studi dan pengenalan Kampus di lingkungan Politeknik Negeri Nusa Utara terlaksana dengan baik, lancar, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Mahasiswa baru Politeknik Negeri Nusa Utara dan Mahasiswa Lama yang belum mengikuti OPPS
Standar SK Panitia OPPS, Jadwal Pelaksanaan OPPS
Definisi istilah Orientasi Pengenalan Program Studi adalah suatu kegiatan yang memberikan pembekalan kepada mahasiswa tentang kehidupan kampus baik dari segi akademik maupun non akademik.
Prosedur 1. Surat permohonan pembentukan Panitia dengan SK Direktur.
2. Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK.
3. Proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur.
4. Pelaksanaan Kegiatan : a. Pembukaan; b. Penutupan.
5. Pelaporan.
1. Direktur 2. Wadir III
3. Wadir II
4. Panitia pelaksana
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah Catatan
Referensi Buku Panduan Polnustar
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
32
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Flowchart
Ket No Aktivitas Wadir III Direktur
Wadir II
Panitia Pelaksa
na
1
Surat permohonan pembentukan Panitia dengan SK Direktur.
2 Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK.
3 Panitia mengajukan proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur.
Jika disetujui, disposisi permohonan anggaran ditujukan ke Wadir II. Jika tidak disetujui, permohonan anggaran dikembalikan ke Panitia.
4 Pencairan anggaran melalui Wadir II.
5 Pelaksanaan Kegiatan :
a. Pembukaan;
b. Penutupan.
6 Pelaporan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
33
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
34
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN
1. Tujuan
Prosedur
SOP ini bertujuan:
Sebagai acuan Ormawa/ panitia pelaksana kegiatan
yang dibentuk oleh Ormawa untuk
meminjam/menggunakan sarana dan prasarana dalam
pelaksanaan kegiatan.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.
3. Standar SK ormawa,. Permohonan kegiatan
4. Definisi istilah Peminjaman/penggunaan sarana dan prasarana adalah
suatu kegiatan yang dilakukan oleh Ormawa/ panitia
pelaksana kegiatan yang dibentuk oleh Ormawa
untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan.
5. Prosedur 1. Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat
permohonan peminjaman/ penggunaan sarana
dan prasarana kepada Direktur.
2. Direktur mendisposisikan surat peminjaman
kepada bidang kemahasiswaan.
3. Direktur memberikan tanggapan dan
mendisposisikan kepada WADIR III .
4. WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan
tanggapan Direktur dan memberitahukan
kepada Ormawa/ Panitia pelaksana.
5. Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka
Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat
meminjam/ menggunakan sarana dan
prasarana.
6. Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan
sarana dan prasarana yang telah dipinjam/
digunakan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
35
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 6. Kualifikasi
Pejabat/
petugas yang
menjalankan
SOP
1. Direktur
2. Wadir III
3. BAUK
4. Staf Kemahasiswaan
5. Ormawa
6. Tim Pelatih
7. Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
8. Catatan
9. Referensi
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
36
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Diagram Alir
No Aktivitas Wadir III
Staf Kemahasiswa
an
Direktur
BAU Orma
wa Tim
Pelatih
1 Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat permohonan peminjaman/ penggunaan sarana dan prasarana kepada WADIR III.
2 WADIR III mendisposisikan surat peminjaman kepada staf kemahasiswaan.
3 Direktur memberikan tanggapan dan mendisposisikan kepada WADIR III .
4 WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan Direktur dan memberitahukan kepada Ormawa/ Panitia pelaksana.
5 Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat meminjam/ menggunakan sarana dan prasarana.
6 Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan sarana dan prasarana yang telah dipinjam/ digunakan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
37
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
38
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA
1. Tujuan Prosedur
SOP ini bertujuan: 1. Sebagai acuan untuk proses pelayanan pengajuan
legalitas ormawa.
2. Memberikan kepastian hukum tentang
keberadaan Ormawa di lingkungan Polnustar
khususnya Ormawa yang telah membentuk
struktur kepengurusan yang baru..
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Mulai dari prosedur pengajuan ijin, syarat-syarat pengurusan legalitas ormawa yang wajib dilengkapi.
3. Standar surat pengantar kepada Direktur. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa
4. Definisi istilah Ormawa adalah Organisasi Kemahasiswaan yang bertanggungjawab langsung kepada Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan (Wadir III). Ormawa Politeknik Negeri Nusa Utara terdiri dari, BEM, DEMAH dan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa).
5. Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III.
2. WADIR III mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.
3. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur.
4. Direktur merekomendasikan/ menolak pengurusan legalitas ormawa.
5. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima
pengurusan legalitas ormawa
6. Kualifikasi
Pejabat/
petugas yang
menjalankan
SOP
1 Direktur 2 WADIR III
3 Staf Kemahasiswaan
4 Ormawa
7. Bagan alir Prosedur
Dapat dilihat di bawah
8. Catatan
9. Referensi -
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
39
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No Aktivitas Orma
wa WADIR
III
Staf Kemahasiswaan
Direktur
1 Ormawa mengajukan surat permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III.
2 WADIR III mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.
3 Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur.
4 Direktur merekomendasikan/ menolak pengurusan legalitas ormawa.
5 Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
40
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
41
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
Sebagai acuan bagi mahasiswa dan unit kerja terkait
dalam proses pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa
(KTM).
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Prosedur ini mengatur semua proses pembuatan KTM
baik untuk mahasiswa baru atau habis masa berlaku.
Standar PDPT Mahasiswa dan kartu rencana studi
Definisi istilah Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu tanda
pengenal sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Nusa
Utara yang wajib dimilik oleh setiap mahasiswa yang
masih aktif dan harus dapat menunjukkan sewaktu-
waktu dibutuhkan.
Prosedur 1. Mahasiswa mengisi data pada formulir
pendaftaran untuk pembuatan kartu
mahasiswa yang disediakan oleh Bagian
Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti
slip pembayaran semester dan menyerahkan
kepada Staf Kemahasiswaan.
2. Staf Kemahasiswaan memeriksa formulir
pendaftaran dan bukti pembayaran serta
kelengkapan data dan melakukan
pengambilan foto mahasiswa.
3. Staf Kemahasiswaan mencetak Kartu Tanda
Mahasiswa.
4. Bagian Kemahasiswaan menyerahkan Kartu
Tanda Mahasiswa kepada mahasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
42
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
5. Mahasiswa menerima Kartu Tanda
Mahasiswa.
Kualifikasi Pejabat/
petugas yang
menjalankan SOP
1. Mahasiswa
2. Staf Kemahasiswaan
3. Bagian Kemahasiswaan
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah
Catatan - Mahasiswa dapat mengambil Kartu Tanda
Mahasiswa 1 minggu setelah melakukan
pendaftaran.
- Kartu mahasiswa berlaku selama mahasiswa
tersebut masih aktif di program studi tersebut.
Referensi Buku Pedoman Mahasiswa Berprestasi Diploma
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
43
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No Aktivitas Maha
siswa
Staf
Kemahasiswaan
Bagian
Kemahasiswaan
1 Mahasiswa mengisi data
pada formulir pendaftaran
untuk pembuatan kartu
mahasiswa yang disediakan
oleh Bagian
Kemahasiswaan dengan
menunjukan bukti slip
pembayaran semester dan
menyerahkan kepada Staf
Kemahasiswaan.
2 Staf Kemahasiswaan
memeriksa formulir
pendaftaran dan bukti
pembayaran serta
kelengkapan data dan
melakukan pengambilan
foto mahasiswa.
3 Staf Kemahasiswaan
mencetak Kartu Tanda
Mahasiswa.
4 Bagian Kemahasiswaan
menyerahkan Kartu Tanda
Mahasiswa kepada
mahasiswa.
5 Mahasiswa menerima Kartu
Tanda Mahasiswa.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
44
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
45
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
Untuk memfasilitasi dalam proses pencairan dana
guna memperlancar kegiatan dalam menunjang proses
belajar mengajar dan pengembangan serta untuk
peningkatan mutu pendidikan.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.
Standar SK Direktur pengurus ormawa/ kontrak kegiatan/
undangan kegiatan dengan proposal kegiatan di
ajukan dengan proposal kegiatan ke Direktur
Definisi istilah Bagian kemahasiswaan merupakan bidang yang
menyelenggarakan dan memfasilitasi kegiatan
kemahasiswaan.
Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan
dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada
Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)
2. Wadir III menyetujui kegiatan dan
mendisposisikan pencairan dana ke Staf
Kemahasiswaan.
3. Staf Kemahasiswaan mengajukan surat
permohonan pencairan dana ke Direktur disertai
lampiran proposal kegiatan.
4. Direktur menyetujui / menolak surat permohonan
pencairan dana.
5. Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan
kepada Wadir II.
6. Wadir II mengoreksi anggaran kegiatan.
7. Mencairkan dana kegiatan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
46
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
8. Mempertanggungjawabkan dana dan membuat
laporan kegiatan.
Kualifikasi Pejabat/
petugas yang
menjalankan SOP
1. Direktur
2. Wadir III
3. Bendahara
4. Tim Pelatih
5. Staf Kemahasiswaan
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi -
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
47
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No Aktivitas Wadir III
Staf Kemahasiswaan
Direktur
Bendahara
Ormawa
Tim Pelatih
1 Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)
2 Wadir III menyetujui kegiatan dan mendisposisikan pencairan dana ke Staf Kemahasiswaan.
3 Staf Kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pencairan dana ke Direktur disertai lampiran proposal kegiatan.
4 Direktur menyetujui / menolak surat permohonan pencairan dana.
5 Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan kepada Wadir II.
6 Wadir II mengoreksi anggaran kegiatan.
7 Mencairkan dana kegiatan.
8 Mempertanggungjawabkan dana dan membuat laporan kegiatan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
48
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
49
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS
KEMAHASISWAAN
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
Sebagai acuan mahasiswa untuk meminjam barang
inventaris kemahasiswaan dalam pelaksanaan
kegiatan mahasiswa.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Prosedur dan tata cara peminjaman barang inventaris
kemahasiswaan
Standar BEM menandatangani formulir permohonan
peminjaman barang inventaris kemahasiswaan, Staf
Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan
pengantar kepada Satpam serta mengisi buku
peminjaman.
Definisi istilah Peminjaman barang inventaris kemahasiswaan adalah
mekanisme yang dilakukan oleh Ormawa atau
individu mahasiswa untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan.
Prosedur 1. Mahasiswa (yang mewakili
UKM/Himaju/Himapros dibuktikan
dengan memo dari pengurus) mengisi
formulir permohonan peminjaman barang
inventaris kemahasiswaan di Sekretariat
BEM.
2. BEM menandatangani formulir
permohonan peminjaman barang
inventaris kemahasiswaan.
3. Mahasiswa membawa formulir
permohonan peminjaman barang
inventaris kemahasiswaan ke bagian
kemahasiswaan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
50
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
4. Staf Kemahasiswaan mengecek formulir
dan memberikan pengantar.
5. Mahasiswa memberikan pengantar kepada
Satpam serta mengisi buku peminjaman.
6. Satpam mendampingi mahasiswa untuk
mengambil barang inventaris di gudang
Kemahasiswaan.
7. Satpam mengontrol buku peminjaman dan
menghubungi mahasiswa apabila belum
dikembalikan.
8. Mahasiswa mengembalikan barang
inventaris yang telah dipinjam kepada
satpam dan mengisi buku peminjaman
serta bersama satpam mengembalikan
barang yang telah dipinjam ke gudang
kemahasiswaan.
Kualifikasi
Pejabat/ petugas
yang menjalankan
SOP
1. Staf Kemahasiswaan
2. BEM
3. Mahasiswa
4. Satpam
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi -
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
51
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N Diagram Alir
No Aktivitas Mahasiswa
BEM Staf
Kemahasiswaan
Satpam
1 Mahasiswa (yang mewakili UKM/Himaju/Himapros dibuktikan dengan memo dari pengurus) mengisi formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan di Sekretariat BEM.
2 BEM menandatangani formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan
3 Mahasiswa membawa formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan ke bagian kemahasiswaan.
4 Staf Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan pengantar.
5 Mahasiswa memberikan pengantar kepada Satpam serta mengisi buku peminjaman.
6 Satpam mendampingi mahasiswa untuk mengambil barang inventaris di gudang Kemahasiswaan.
7 Satpam mengontrol buku peminjaman dan menghubungi mahasiswa apabila belum dikembalikan.
8 Mahasiswa mengembalikan barang inventaris yang telah dipinjam kepada satpam dan mengisi buku peminjaman serta bersama satpam mengembalikan barang yang telah dipinjam ke gudang kemahasiswaan.
v
v
v
v
v
v
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
52
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
53
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
Sebagai pedoman untuk memberikan keterangan
tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa
berprestasi.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Mahasiwa Polnustar yang berprestasi.
Standar SK Panitia Pemilihan Mawapres dari direktur; Karya
Tulis Mahasiswa
Definisi istilah Mahasiswa Berprestasi adalah mahasiswa yang
berhasil mencapai prestasi tinggi, baik kurikuler,
kokurikuler, maupun ekstrakulikuler sesuai dengan
kriteria yang ditentukan.
Prosedur 1. Prodi melaksanakan seleksi untuk memilih
mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di
tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis,
IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan
yang diunggulkan.
2. Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa
beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia
Pelaksana.
3. Informasi dari Dikti.
4. Bidang kemahasiswaan mengajukan surat
permohonan pembentukan Panitia Pemilihan
Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK
Direktur.
5. Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia
Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar
melalui SK
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
54
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
6. Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di
tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK,
Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya
Tulis dan Wawancara.
7. Juara tingkat perguruan tinggi diikutkan untuk
mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan
mengunggah video yang berisi tentang rekaman
penyampaian ringkasan secara lisan ke laman
Youtube dengan mencantumkan alamat (URL)
video yang diunggah.
Kualifikasi
Pejabat/ petugas
yang menjalankan
SOP
1. Dikti
2. Wadir
3. Direktur
4. Panitia pelaksana
5. Prodi
6. Mahasiswa
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi 1. Buku Pedoman Mahasiswa Berprestasi
Diploma
2. Standart Penilaian Pembelajaran Politeknik
Negeri Nusa Utara Tahun 2018
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
55
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Diagram Alir
NO Aktivitas Dik
ti Wadir
III Direk
tur
Panitia Pelaks
ana Prodi
Mahasiswa
1 Prodi melaksanakan seleksi untuk memilih mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis, IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan yang diunggulkan.
2 Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia Pelaksana.
3 Informasi dari Dikti.
4 Bidang kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pembentukan Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK Direktur.
5 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar melalui SK
6 Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK, Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya Tulis dan Wawancara.
7 Juara tingkat perguruan tinggi diikutkan untuk mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan mengunggah video yang berisi tentang rekaman penyampaian ringkasan secara lisan ke laman Youtube dengan mencantumkan alamat (URL) video yang diunggah.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
56
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
57
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT
NASIONAL
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam
mengikuti kegiatan MTQ.
2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti
kegiatan MTQ.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Mahasiwa Polnustar yang memiliki kemampuan
untuk mengikuti MTQ
Standar Seleksi tingkat Polnustar. Pemenang tingkat
polnustar akan mengikuti MTQMN
Definisi istilah MTQ mahasiswa tingkat nasional antar perguruan
tinggi merupakan salah upaya dalam peningkatan
pemahaman, penghayatan serta pengamalan isi
kandungan Al-Qur’an dan juga untuk
mengaktualisasikan nilai-nilai kandungan Al-Qur’an
dalam kehidupan mahasiswa.
Prosedur 1. Menerima informasi kegiatan MTQMN
2. Membuat surat ke Badan Tadzkir untuk
melakukan perekrutan calon peserta
untuk diseleksi.
3. Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar.
4. Pengumuman nama-nama peserta yang
dinyatakan lolos seleksi.
5. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke
Direktur.
6. Pelaksanaan Kegiatan
a. Surat ijin peserta yang akan mengikuti
MTQ ke Kabag Akademik.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
58
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
b. Surat tugas, SPPD dan dokumen
persyaratan keabsahan peserta serta
Offisial.
c. Penyediaan Transportasi dan
Akomodasi selama mengikuti
kegiatan.
Kualifikasi Pejabat/
petugas yang
menjalankan SOP
1. Panita pelaksana
2. Kabag Akademik
3. Staf Kemahasiswaan
4. Badan Tadzkir
5. Mahasiswa
Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah
Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus
berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan
dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta terdapat di
PDPT aktif dalam kegiatan Kemahasiswaan.
Referensi Buku Panduan MTQ
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
59
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No Aktivita Panita pelaks
ana
Staf Kemahasiswaan
Badan Tadzkir
Kabag Akademi
k
Mahasiswa
1 Menerima informasi kegiatan MTQMN
2 Membuat surat ke Badan Tadzkir untuk melakukan perekrutan calon peserta untuk diseleksi.
3 Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar.
4 Pengumuman nama-nama peserta yang dinyatakan lolos seleksi.
5 Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.
6 Pelaksanaan Kegiatan
a. Surat ijin peserta yang
akan mengikuti MTQ
ke Kabag Akademik.
b. Surat tugas, SPPD dan
dokumen persyaratan
keabsahan peserta
serta Offisial.
c. Penyediaan
Transportasi dan
Akomodasi selama
mengikuti kegiatan.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
60
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
61
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N 15. SOP PEMINJAMAN/PENGGUNAAN FASILITAS KEMAHASISWAAN
Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:
1. Sebagai acuan prosedur peminjaman dan
penggunaan fasilitas
2. kemahasiswaan kepada pihak terkait dari luar
lingkungan Polnustar.
Sebagai tahapan dalam mengatur peminjaman dan
penggunaan fasilitas kemahasiswaan Polnustar.
Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
Tata cara proses peminjaman dan penggunaan fasilitas
oleh pihak-pihak terkait yang terlibat dalam proses
peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan.
Standar
Definisi istilah Fasilitas kemahasiswaan adalah fasilitas berupa
Lapangan olahraga, alat-alat musik (beserta
soundsystem, bola (voli, sepakbola, futsal), net voli
beserta rods, kaostim yang merupakan aset Polnustar.
Prosedur 1. Peminjam mengajukan surat permohonan
peminjaman/ penggunaan fasilitas
kemahasiswaan kepada Direktur.
2. WADIR III mendapatkan disposisi dengan
Direktur mengenai permohonan
peminjaman/ penggunaan fasilitas
kemahasiswaan.
3. WADIR III memberikan tanggapan setelah
berkoordinasi dengan Direktur dan
mendisposisikan kepada Staf
Kemahasiswaan untuk ditindaklanjuti.
4. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti sesuai
dengan tanggapan WADIR III dan
menyampaikan surat kepada pengguna.
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
62
15 PROSEDU
R MU
TU KEM
AHASISW
AAN
5. Apabila disetujui maka Peminjam dapat
meminjam/ menggunakan fasilitas
kemahasiswaan sesuai dengan batas waktu
yang telah ditentukan.
6. Peminjam mengembalikan fasilitas
kemahasiswaan yang telah dipinjam/
digunakan.
Kualifikasi
Pejabat/ petugas
yang menjalankan
SOP
1. Direktur
2. WADIR III
3. Staf Kemahasiswaan
4. Peminjam
Bagan alir
Prosedur
Dapat dilihat di bawah
Catatan
Referensi Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang
Pengelolaan Barang milik Negara Jo. No. 38 Tahun
2008 tentang Perubahan Pengelolaan Barang Milik
Negara
Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara
63
15 P
ROSE
DUR
MU
TU K
EMAH
ASIS
WAA
N
Flowchart
No Aktivitas Peminjam
WADIR III
Direktur Staf
Kemahasiswaan
1 Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman/ penggunaan fasilitas kemahasiswaan kepada Direktur.
2 WADIR III berkoordinasi dengan Direktur mengenai permohonan peminjaman/ penggunaan fasilitas kemahasiswaan.
3 WADIR III memberikan tanggapan setelah berkoordinasi dengan Direktur dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindaklanjuti.
4 Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan WADIR III dan menyampaikan surat kepada pengguna.
5 Apabila disetujui maka Peminjam dapat meminjam/ menggunakan fasilitas kemahasiswaan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
6 Peminjam mengembalikan fasilitas kemahasiswaan yang telah dipinjam/ digunakan.