16.4.2007 nürtingen. referent michael greth consultant und trainer sharepoint technologien...
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Workshop SharePointSharePoint DokumentenmanagementWorkshop SharePointSharePoint Dokumentenmanagement
1642007 Nuumlrtingen
Referent
Michael GrethConsultant und TrainerSharePoint TechnologienMicrosoft Most Valuable Professional MVP
SharePointCommunitydeWeblog und Podcast
weblogsmyhsarepointdemgrethSharePointPodcastde
mgrethSharePointCommunityde
Inhalt
In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden
Themen
Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools
Die VPC Umgebung
MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten
Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111
SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007
Demomaschine
User (Password fuumlr alle Password1+)AdministratorManfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessemBrain Cox ndash briancClaus Hansen ndash claush
Profile importiertMy Site
Manfred Oberbauer
Jesse Mariam
Brian Cox
Claus Hanse
n
Virtual PC 2007
Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen
Zustand speichern
Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
Informationsarten
Links
Websites
Weblogs
Dokumente
WhitePaper
Artikel
Nachrichten
Dateien
Webparts
Tools
Praumlsentationen
Folienvortraumlge
Multimedia
Webcasts
Podcasts
Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien
Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek
Wiki mit SharePoint
SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde
- Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
- Referent
- Inhalt
- Themen
- Die VPC Umgebung
- Demomaschine
- Virtual PC 2007
- Aufbau einer Wissensdatenbank
- Anforderung
- Personen
- Schritte der Reorganisation
- Ziel
- Analyse des IST-Zustandes
- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
- Umsetzung in SharePoint
- Planungshilfsmittel
- Projektmanagement
- Mindmap
- Umsetzung mit SharePoint
- OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
- OneNote
- OneNote 2007
- OneNote
- Migration Dateiablagen Dateisystem
- Filesystem
- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
- Dokumentbibliotheken
- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
- Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
- Migration Dateiablage SharePoint Migration
- Vergleich Filesystem - SharePoint
- Filesystem Migration
- Metadaten Management
- Metadaten Contenttypes
- Metadaten
- Artikel Contenttype
- Websitespalten und Inhaltstypen
- Informationsarten
- Wiki mit SharePoint
- wwwSharePointCommunityde
-
Referent
Michael GrethConsultant und TrainerSharePoint TechnologienMicrosoft Most Valuable Professional MVP
SharePointCommunitydeWeblog und Podcast
weblogsmyhsarepointdemgrethSharePointPodcastde
mgrethSharePointCommunityde
Inhalt
In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden
Themen
Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools
Die VPC Umgebung
MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten
Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111
SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007
Demomaschine
User (Password fuumlr alle Password1+)AdministratorManfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessemBrain Cox ndash briancClaus Hansen ndash claush
Profile importiertMy Site
Manfred Oberbauer
Jesse Mariam
Brian Cox
Claus Hanse
n
Virtual PC 2007
Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen
Zustand speichern
Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
Informationsarten
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Websites
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Dokumente
WhitePaper
Artikel
Nachrichten
Dateien
Webparts
Tools
Praumlsentationen
Folienvortraumlge
Multimedia
Webcasts
Podcasts
Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien
Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek
Wiki mit SharePoint
SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde
- Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
- Referent
- Inhalt
- Themen
- Die VPC Umgebung
- Demomaschine
- Virtual PC 2007
- Aufbau einer Wissensdatenbank
- Anforderung
- Personen
- Schritte der Reorganisation
- Ziel
- Analyse des IST-Zustandes
- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
- Umsetzung in SharePoint
- Planungshilfsmittel
- Projektmanagement
- Mindmap
- Umsetzung mit SharePoint
- OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
- OneNote
- OneNote 2007
- OneNote
- Migration Dateiablagen Dateisystem
- Filesystem
- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
- Dokumentbibliotheken
- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
- Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
- Migration Dateiablage SharePoint Migration
- Vergleich Filesystem - SharePoint
- Filesystem Migration
- Metadaten Management
- Metadaten Contenttypes
- Metadaten
- Artikel Contenttype
- Websitespalten und Inhaltstypen
- Informationsarten
- Wiki mit SharePoint
- wwwSharePointCommunityde
-
Inhalt
In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden
Themen
Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools
Die VPC Umgebung
MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten
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SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007
Demomaschine
User (Password fuumlr alle Password1+)AdministratorManfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessemBrain Cox ndash briancClaus Hansen ndash claush
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Manfred Oberbauer
Jesse Mariam
Brian Cox
Claus Hanse
n
Virtual PC 2007
Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen
Zustand speichern
Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
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IST-Situation Claus Hansen (User)
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Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
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OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
Informationsarten
Links
Websites
Weblogs
Dokumente
WhitePaper
Artikel
Nachrichten
Dateien
Webparts
Tools
Praumlsentationen
Folienvortraumlge
Multimedia
Webcasts
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Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien
Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek
Wiki mit SharePoint
SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde
- Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
- Referent
- Inhalt
- Themen
- Die VPC Umgebung
- Demomaschine
- Virtual PC 2007
- Aufbau einer Wissensdatenbank
- Anforderung
- Personen
- Schritte der Reorganisation
- Ziel
- Analyse des IST-Zustandes
- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
- Umsetzung in SharePoint
- Planungshilfsmittel
- Projektmanagement
- Mindmap
- Umsetzung mit SharePoint
- OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
- OneNote
- OneNote 2007
- OneNote
- Migration Dateiablagen Dateisystem
- Filesystem
- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
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- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
- Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
- Migration Dateiablage SharePoint Migration
- Vergleich Filesystem - SharePoint
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- Metadaten Management
- Metadaten Contenttypes
- Metadaten
- Artikel Contenttype
- Websitespalten und Inhaltstypen
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- wwwSharePointCommunityde
-
Themen
Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools
Die VPC Umgebung
MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten
Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111
SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007
Demomaschine
User (Password fuumlr alle Password1+)AdministratorManfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessemBrain Cox ndash briancClaus Hansen ndash claush
Profile importiertMy Site
Manfred Oberbauer
Jesse Mariam
Brian Cox
Claus Hanse
n
Virtual PC 2007
Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen
Zustand speichern
Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
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Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
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ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
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Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
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Brian Cox
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Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
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ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
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IST-Situation Claus Hansen (User)
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Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
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Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
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Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
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OneNote
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OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
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Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
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NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
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Beispiel 1 2 3 4
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Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
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Website-Spalten
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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
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Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
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Personen
Brian CoxAutor
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Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
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Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
Informationsarten
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Wiki mit SharePoint
SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde
- Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
- Referent
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- Themen
- Die VPC Umgebung
- Demomaschine
- Virtual PC 2007
- Aufbau einer Wissensdatenbank
- Anforderung
- Personen
- Schritte der Reorganisation
- Ziel
- Analyse des IST-Zustandes
- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
- Umsetzung in SharePoint
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- OneNote 2007
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- Migration Dateiablagen Dateisystem
- Filesystem
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Virtual PC 2007
Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen
Zustand speichern
Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
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OneNote
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10 20 30
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Beispiel 1 2 3 4
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
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Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
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Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung
bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo
Personen
Brian CoxAutor
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ordnet Informationen
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Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
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IST-Situation Claus Hansen (User)
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Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
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Umsetzung mit SharePoint
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Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
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StrukturVersion
10 20 30
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ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
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SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde
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- Aufbau einer Wissensdatenbank
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- Schritte der Reorganisation
- Ziel
- Analyse des IST-Zustandes
- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
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- OneNote 2007
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- Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
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Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung
Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
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NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
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Beispiel 1 2 3 4
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
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Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
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IST-Situation Brian Cox (Autor)
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Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
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MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
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OneNote 2007OneNote 2007
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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
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Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
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Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
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Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
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Ziel
Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen
Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
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Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
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SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
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- Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
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- Aufbau einer Wissensdatenbank
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- Schritte der Reorganisation
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- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
- IST-Situation Claus Hansen (User)
- Umsetzung in SharePoint
- Planungshilfsmittel
- Projektmanagement
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- OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
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- OneNote 2007
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- Migration Dateiablagen Dateisystem
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Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen
IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform
Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
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Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
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Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
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Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
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Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
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OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
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OneNote
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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
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NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
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Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
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OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
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NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
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Beispiel 1 2 3 4
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Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAblaumlufe
Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
MindmapMindmap
Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
OneNote 2007OneNote 2007
OneNote
VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
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ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL
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Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen
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OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
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OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
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OneNote
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NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
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Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
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Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
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Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
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ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor
Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
Filesystem MigrationFilesystem Migration
Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen
Metadaten Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features
Metadaten
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ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip
hellip
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
Artikel Contenttype
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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
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Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
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- IST-Situation Jesse Mariam (KM)
- IST-Situation Brian Cox (Autor)
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- Migration Dateiablagen Dateisystem
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VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS
NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen
Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner
Filesystem
StrukturVersion
10 20 30
ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS
ThemaPortalPlattformSuchehellip
Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden
Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel 1 2 3 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20
Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen
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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox
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- IST-Situation Brian Cox (Autor)
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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung
Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau
Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten
Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht
Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden
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Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche
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Filesystem MigrationFilesystem Migration
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